Gruppo Buffetti SpA – Direzione e Coordinamento Dylog Italia SpA
GUIDA AL BILANCIO
Sommario
Premessa......................................................................................................................................................2
Elementi fondamentali .................................................................................................................................2
Parametri azienda ........................................................................................................................................3
Schema di Riclassificazione ...........................................................................................................................4
Piano dei Conti .............................................................................................................................................7
Periodi..........................................................................................................................................................9
Gestione Chiusura Bilanci ...........................................................................................................................13
Società con contabilità esterna ...................................................................................................................13
Generazione Fascicolo ................................................................................................................................14
RICLASSIFICAZIONE.....................................................................................................................................14
Associazione conto-schema ........................................................................................................................14
Problemi di squadratura .............................................................................................................................18
NOTA INTEGRATIVA....................................................................................................................................22
Gestione Documenti...................................................................................................................................28
FASCICOLO .................................................................................................................................................29
XBRL ...........................................................................................................................................................29
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Premessa
La presente Guida è rivolta a tutti gli utenti che si apprestano ad adempiere all’obbligo del deposito
di Bilancio delle Società di Capitali in CCIAA e pertanto, trascorso un anno dall’ultimo utilizzo
hanno bisogno di rivedere i passi principali del programma. La linea Bilancio è in grado, e ci tengo
a sottolinearlo, di fornire ulteriori strumenti utili al consulente, che possono essere utilizzati nel
corso dell’esercizio, ma che riguardano un utilizzo avanzato della procedura. Alcuni argomenti sono
stati quindi tralasciati volutamente in quanto la Guida deve essere snella e di veloce consultazione.
Spero di riuscire nell’intento e di aggiornare il documento via via negli anni.
Elementi fondamentali
Per una Gestione semplice del modulo bilancio eBridge è necessario che siano presenti e/o
compilati correttamente i seguenti elementi:
-
Parametri aziendali
Schema di riclassificazione
Piano dei conti
Periodo/i di elaborazione
Vediamoli nel dettaglio partendo dalla creazione Azienda:
Per creare una nuova azienda oggetto di elaborazione è necessario cliccare sul
Menù Immissione Azienda e scegliere con F5 un’anagrafica già presente in Anagrafica Unica,
oppure inserire manualmente, nel relativo campo, la Partita Iva/Codice Fiscale della Società ed il
programma effettuerà l’inserimento della nuova anagrafica
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Ricordo che nell’Anagrafica Unica esistono dei dati importanti per la compilazione del Fascicolo di
Bilancio e se correttamente inseriti possono essere ripresi in automatico in particolare:
-
Il numero iscrizione Registro Imprese
Il numero di Iscrizione alla CCIAA /REA
Il valore del capitale sociale
Parametri azienda
Dall’Anagrafica Unica si passa al completamento dei Parametri societari
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E’ consigliabile controllare e inserire tutti i dati correttamente (in realtà obbligatori sono la natura
giuridica, il codice dello schema e la scelta se esiste un Intermediario per il deposito o meno) in tal
modo la “chiusura della pratica” fascicolo sarà più veloce e la formazione del file Xbrl sarà corretto.
Schema di Riclassificazione
La scelta dello schema è fondamentale. Ricordo che gli schemi gestiti sono riferiti a Società di tipo
Imprese con Principi contabili italiani. D.L. 127/91
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La scelta si limita alle seguenti:
-
per le società di tipo Spa e Srl e con Pdc di tipo 9999 o 9995 schema numero 2
per le società di tipo Spa e Srl e con Pdc Blindato 10000 schema numero 5
Per le cooperative o Consorzi schema numero 4
Per le società estere residenti schema numero 6 in lingua Inglese
Nella sezione Altri dati è obbligatorio decidere se il Deposito viene effettuato dall’Intermediario
(Professionista o Agenzia) oppure direttamente da un Legale Rappresentante Societario
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Se la scelta è sull’utilizzo dell’intermediario è necessario selezionarlo dall’apposita tabella
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Se risulta vuota è necessario l’inserimento dei dati dell’intermediario dall’apposito menù:
archivi/tabelle di base /Dati intermediario
Piano dei Conti
Al salvataggio, se l’azienda non è presente nella Linea Contabilità Ordinaria (normalmente
denominata ditta esterna), viene proposto il Form per la scelta del Piano dei Conti. Di default la
scelta ricade sul piano Blindato (tipo A) ma si possono comunque scegliere anche altri piani dei
conti (Tipo B) compatibilmente con lo schema, come detto in precedenza.
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Nella sezione Quote Capitale Sociale è possibile inserire il capitale scomposto tra numero di quote e
valore unitario. (tale modalità non viene più utilizzata da quando non si presenta più l’elenco soci
con la pratica di bilancio)
oppure direttamente il valore dell’intero capitale sociale nel campo Valore
La tabella di cui sopra verrà riportata in Nota Integrativa come tabella con codice 2000, pertanto la
sua valorizzazione è importante.
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NB: La differenza di importo tra Capitale sociale e capitale versato è importante in quanto avrà un
impatto sulla formazione del file Xbrl (interamente versato i.v. o meno)
Periodi
Ultimo elemento fondamentale, come detto all’inizio, è il periodo di lavoro.
Il modulo Bilanco eBridge lavora per periodi e tutto ciò che si “effettua” (Bilanci, Nota integrativa,
fascicolo, simulazione imposte ecc.) viene memorizzato e bloccato all’interno della cartella relativo
al periodo. Il periodo di lavoro è visualizzato sulla barra di stato in basso al video
Inoltre è possibile cambiare periodo di lavoro cliccando sul pulsante “Cambia Periodo” posto in alto
sulla barra degli strumenti
Per periodo si intende
- intero esercizio contabile: solare (01/01/2011- 31/12/2011) caso più frequente o a cavallo
d’anno
- periodi intermedi di esercizio esempio 01/01/2011 – 30/06/2011 (vengono creati per
simulazioni)
il periodo di lavoro viene creato in automatico nel momento in cui si procede con la
riclassificazione da contabilità Ordinaria
Le modalità sono 2, in base alla scelta sottostante:
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Se si sceglie da piano dei conti i periodi creati saranno prelevati dall’impostazione presente nei
parametri azienda della contabilità e cmq sempre di 12 mesi
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Se si sceglie da Prima Nota è l’utente che sceglie le date di riclassificazione ed anche inferiori ai 12
mesi, ma mai oltre:
L’archivio dei periodi è presente all’interno del menù Archivi/tabelle azienda corrente/periodi.
E’ possibile creare dei periodi manualmente inserendo un codice (alfa numerico di 4 caratteri)
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E poi compilando gli altri dati.
NB: inserire dei periodi manualmente è necessario quando l’azienda non è presente nel modulo
contabile. Oppure nonostante l’azienda sia presente si vogliono inserire gli importi di Bilancio
manualmente, sia come bilancio di verifica che come Bilancio IV CEE.
Nel caso in cui ci sono 2 periodi identici è l’utente che decide qual è quello ufficiale con la Gestione
Chiusura Bilancio all’interno del menù Bilancio
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Gestione Chiusura Bilanci
Nel Menù Bilancio è presente la Gestione Chiusura Bilanci.
Tale gestione permette di scegliere i periodi da mettere a confronto e di chiuderli. In tal modo
verranno proposti (nelle stampe, nella Nota Integrativa, Fascicolo) sempre insieme e non si possono
modificare gli importi di Bilancio se prima non si procede con l’apertura.
Dall’immagine su indicata si nota che per il 2011 sono presenti 2 periodi, ma si è scelto di chiudere,
e quindi presumibilmente rendere “ufficiale”, il periodo 0003 comparato con il 0002.
Si è constatato in questi anni che tale casistica è molto frequente fra gli utenti e di conseguenza si
può comprende l’utilità di tale gestione.
Società con contabilità esterna
Per gestire tale tipologia è possibile dopo aver selezionato il periodo
-
immettere il bilancio di verifica manualmente dal menù Bilancio/Bilancio di verifica
-
immettere gli importi direttamente nello schema dal menù Bilancio/Bilancio IV CEE
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Se si inseriscono gli importi nel bilancio di verifica è necessario successivamente effettuare la
Riclassificazione dal menù Bilancio/Riclassificazione da Bilancio di Verifica
Generazione Fascicolo
Per predisporre il Fascicolo di Bilancio da depositare in CCIAA tramite invio telematico è
necessario seguire i seguenti passaggi.
Ricordiamo che l’obiettivo è ottenere una cartella con all’interno i file così predisposti:
-
XBRL (contiene lo Stato patrimoniale e il conto economico secondo la tassonomia in
vigore) in Forma Abbreviata o Ordinaria
Nota Integrativa in PDF/A
Eventuale Relazione sulla Gestione in PDF/A
Eventuale Verbale sulla Gestione in PDF/A
Eventuale Relazione del Collegio Sindacale in PDF/A
Eventuale Procura in PDF/A
RICLASSIFICAZIONE
Se l’azienda è presente nel modulo contabile si possono riprendere i saldi dal piano dei conti della
contabilità ordinaria.
Il principio di riclassificazione eBridge con gli schemi di riclassificazione a Voci, si basa
sull’abbinamento di ogni conto con lo schema IV CEE in vigore come indicato negli artt 2424 –
2425 C.c..(Schema Obbligatorio per tutte le Società)
Associazione conto-schema
L’associazione conto – schema si effettua all’interno del Pdc
Ipotizziamo di inserire un conto Nuovo “Spese per servizi generali”. Dopo aver definito che trattasi
di Conto Economico; Analitico e Costo, si entra nella Bilancio per effettuare l’aggancio allo
schema.
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Cliccando con F4/F5 sul campo Codice della voce si apre il Form per la scelta della voce IV CEE di
riferimento. Nel nostro caso verrà scelto B7a corrispondente al parametro identificativo 078.
In realtà si poteva operare anche in modo diverso e cioè in fase di immissione del conto esiste un
pulsante Copia da…(F7)
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Come si può notare l’utente può copiare tutti i riferimenti di un conto già esistente simile, sia dal
modello blindato che all’interno del pdc dell’azienda stessa. In questo modo il programma eredita
anche la voce IV CEE dal conto scelto per la copia
Per essere sicuri che tutti i conti siamo stati associati allo Schema, oltre alla stampa del piano dei
conti, esiste un lavoro di servizio che può aiutare l’utente: associazione voce /schema presente nel
menù di Archivi /azienda corrente /Associazione voci e conti
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Dall’immagine si notano i conti non associati con icona gialla e basterebbe, anche con l’aiuto del
trascinamento trascinamento, posizionarli all’interno dello schema.
I campi Voce IV CEE e Controvoce IV CEE hanno il seguente significato: esempio il conto Banca
selezionato, indicato con tipo A Conto Attivo, avrà una voce dello schema CIV1 (Attivo CircolanteDisponibilità Liquide) equivalente all’elemento 003 e come controvoce la voce del passivo D4
(Debiti v/banche) equivalente all’elemento 026. Quindi se il conto ha un saldo attivo l’importo
arriverà in CIV1 altrimenti in D4.
Dopo aver effettuato e controllato l’esattezza delle associazioni a tutti conti movimentati, basta
entrare nel menù Bilancio/ riclassificazione da Contabilità Ordinaria.
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In tale fase, vengono comunque effettuati dei controlli sui conti e in particolare sulla presenza delle
voci. Eventualmente l’utente può correggere l’anomalia, quelle identificate con l’icona X rossa
devono essere corrette per poter continuare
Problemi di squadratura
Se alla fine della riclassificazione si hanno dei messaggi di squadrature fare le seguenti verifiche:
-
Controllare che i conti di chiusura siano con saldo a zero. In particolare i conti di chiusura
sono i primi 4 presenti nella sezione Fine Anno nei parametri azienda della contabilità
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-
Controllare la presenza, nel bilancio di verifica di esercizio, del conto Imposte Anticipate.
Per impostare correttamente tale conto di seguito è previsto apposito paragrafo
IMPOSTE ANTICIPATE
Uno dei motivi di squadratura in fase di riclassificazione, utilizzando lo schema 2 Nuovo Dir Soc
2004, è la presenza delle imposte anticipate nel bilancio di verifica (per il piano dei conti blindato e
lo schema 5 il problema non si presenta).
Il conto imposte anticipate, normalmente è impostato dagli utenti in questo modo:
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Ossia è un costo, agganciato al piano dei conti blindato 43.10.4 che a sua volta è un costo e “punta”
al rigo del USC RF44.
Contabilmente la scrittura per registrare le imposte anticipate è:
Crediti per imp. Anticip. CII4ter------a ---------Imposte Anticipate E22c
Pertanto il saldo è in Avere e l’esposizione nello schema IV CEE dev’essere insieme alle imposte
correnti e differite ma in diminuzione. Così facendo in fase di riclassificazione si avrà una
squadratura.
Per eliminare la squadratura è necessario creare un’altra voce in Archivi/tabelle di base/voci
(impostata come ricavi)
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Agganciare tale nuova voce allo schema in archivi/tabelle di base/schema IV CEE numero 2
Fare attenzione ad utilizzare l’operazione somma.
Infine legare la voce nuova al conto 58.5.7 come controvoce
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NOTA INTEGRATIVA
La composizione della Nota Integrativa, a differenza dello Schema, non ha una struttura
obbligatoria e fissa, il Codice civile si limita, nell’art. 2427 a indicare solo una serie di punti da
completare liberamente con testi e tabelle. Nel successivo art 2435 bis definisce come dev’essere
rappresentata la Forma Ordinaria e la Forma Abbreviata.
(Probabilmente nel futuro ci sarà una Tassonomia obbligatoria anche per la Nota Integrativa.)
Gli utenti spesso incontrano difficoltà in tale elaborazione in realtà il programma è molto aperto e
flessibile per ogni necessità, basta capire che è dotato di una serie di testi e tabelle standard gestibili
e modificabili dall’utente e non resta che metterli insieme in base ai punti previsti dal C.c e dalla
Forma di esposizione (Ordinaria o Abbreviata).
Gestione Testi di Base
tramite il menù Archivi/tabelle di base/Gestione testi di base, si possono visualizzare i testi, ed
eventualmente modificarli e aggiungerli
I testi si dividono tra Testi Fissi Nota Integrativa dove sono presenti la premessa e le conclusioni
e Testi Nota integrativa dove sono presenti tutti gli altri che saranno abbinati successivamente ai
vari punti previsti dal Codice civile (Criteri di valutazione; Immobilizzazioni materiali, Imm, ecc)
E’ possibile anche inserire dei testi personalizzati liberamente, cliccando sul pulsante dx e poi
scegliere Nuovo
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Tabelle
Oltre ai testi, il programma è dotato di una serie di tabelle “popolate” automaticamente con gli
importi provenienti dalla Riclassificazione. (Menù Nota Integrativa/Impostazione Tabelle)
Si consiglia di non entrare in tale gestione e non modifcare le impostazioni
Gestione Leasing
Le tabelle del leasing così come voluto dal punto 22 dell’art. 2427 del c.c, vengono predisposte in
automatico se si utilizza l’apposita Gestione Leasing prevista nel menù
Il lavoro che rimane da fare non è altro che mettere insieme i vari elementi: Testi e tabelle e per
farlo si possono seguire più modalità di composizione, in base alle esigenze
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Le modalità sono le seguenti:
-
Copiare la Nota Integrativa dell’anno precedente. In tal modo verranno copiati i testi e le
tabelle dell’anno selezionato con gli importi della riclassificazione dell’esercizio corrente.
Quindi la strutture è la stessa, ma con importi nuovi. Ovvio che se si ha necessità di inserire
punti, testi e tabelle che l’anno precedente non erano previsti si può sempre fare.
-
Da modello predefinito. Tale composizione prevede la scelta di un modello, mi spiego
meglio. Testi e tabelle sono già stati messi insieme ossia sono stati creati modelli
preconfezionati standard completi (sia per l’ordinaria che per l’abbreviata). Per visualizzarli
si può entrare nel menù Gestione modelli. E’ possibile anche creare dei modelli aggiuntivi
personalizzati, partendo dallo standard.
-
Gestione automatica punti e tabelle. Il programma in automatico metterà insieme la
premessa le tabelle e le conclusioni
-
Copia da altra azienda il programma chiederà da quale azienda copiare e per quale periodo
-
Immissione manuale. L’utente in tal caso inserirà i punti le tabelle e i testi che ritiene
opportuno manualmente
Facciamo un esempio di Generazione automatica punti e tabelle
Dopo aver scelto la modalità il programma chiede la Forma
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N.B.: alla Forma della Nota Integrativa sono legati i Punti e di conseguenza tutto il resto (testi e
tabelle). Non bisogna stupirsi se con la Forma abbreviata non vengono fuori i movimenti delle
Immobilizzazioni in quanto il punto 2 dell’art. 2427 non è previsto per tale forma.
I punti possono comunque essere gestiti dal menù Archivi /Tabelle di Base /punti, ma anche in
questo caso si consiglia di non modificare le impostazioni predefinite, in quanto successivamente è
possibile inserire liberamente tutto ciò che manca.
Nel passo successivo, l’utente effettua una serie di scelte
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E’ importante la terza opzione. Se l’azienda è presente nel modulo dei Beni Strumentali della Linea
Contabilità ed è stato effettuato il calcolo automatico degli ammortamenti del periodo, la Nota
Integrativa è in grado di attingere tutti i movimenti nel dettaglio. Se non si desidera tale riporto è
necessaria la scelta Non riportare tabelle beni strumentali
Cliccando su Fine
verrà esportata la Nota Integrativa con possibilità di integrarla e concluderla tramite un editor di
testo
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Come si vede dall’immagine di cui sopra, sulla parte dx è presente la struttura della Nota Integrativa
(Indice documento) con possibilità di modificare, eliminare punti e tabelle inserire testi e tabelle,
attingendo dagli appositi archivi.
Nella parte centrale è visualizzata la Nota con possibilità di scrivere testi liberamente, cambiare il
font, i colori, la dimensione dei caratteri e inserire tabelle proprio come Office Word, indicando il
numero delle righe e delle colonne e popolandole manualmente.
Una volta ultimata la composizione del documento è necessario Salvarla, con apposito pulsante
“Salva Nota Integrativa” ed eventualmente, a discrezione, creare un modello predefinito (pulsante
Salva come Modello) per far sì che la stessa Nota Integrativa sia disponibile per altre aziende.
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N.B: La scritta in grassetto in alto “Nota Integrativa” non può essere cancellata in quanto
necessaria al programma per effettuare tutta una serie di azioni fondamentali, così come la struttura
delle tabelle.
Pertanto tutto il lavoro “di precisione” e di perfezionismo è rimandato alla formazione del fascicolo
prima dell’invio, oppure salvando la Nota Integrativa con nome e modificarla esternamente.
Riteniamo comunque che tutto ciò che serve per comporre una Nota per il deposito in CCIAA, sia
presente, tenendo anche conto che Infocamere consiglia di non appesantire il documento con
immagini e metadati in quanto la conversione in PDF/A non li supporta e tenendo anche conto che
presto si dovrebbe passare ad una file Xbrl con struttura standardizzata.
Per stampare la Nota Integrativa è presente un apposito pulsante “Versione Stampabile”, ove è
possibile salvare la Nota cliccando su File /salva con nome e poi lavorarla con altro editor presente
nel PC esempio Office, Open Office ecc.ecc.
Gestione Documenti
La Gestione documenti presente nel menù Documenti serve per predisporre tutti i documenti del
fascicolo.
Quindi sono presenti dei modelli di
-
Verbale
Relazione sulla gestione
Relazione collegio sindacale
Procura
Ecc.ecc..
In tale gestione è possibile comporre i documenti, importarli dall’esterno, esportarli all’esterno,
stamparli, convertirli in PDF/A
Inoltre poter elaborare
Nota Integrativa
Bilancio + Nota Integrativa
File Xbrl
Libro inventario
Rendoconto Finanziario
Relazione sulla gestione in excel con indici e grafici
La gestione documenti quindi rappresenta un “area” da utilizzare per parcheggiare i documenti e
poterli ritrovare nell’anno successivo. Possibilità data sia per chi farà il fascicolo con il modulo
Bilancio eBridge e sia per chi non farà il fascicolo con la procedura, anzi in tale caso l’utente dopo
aver elaborato i documenti li esporterà per concludere il deposito con altri software o altri
intermediari.
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FASCICOLO
Tralasciando tutte le altre informazioni da inserire, semplici e intuitive, nella parte relativa a
Bilancio e Nota Integrativa
è necessario allegare la Nota e il file Xbrl (a seguire un apposito paragrafo). Le possibilità sono
-
Cliccare su elabora. Il programma prepara tutto in automatico non resta che visualizzare i
file per controllare ed eventualmente ritoccare, e firmare digitalmente.
Attingere i documenti dalla Gestione documenti
Attingere i file dall’esterno
Stesso discorso vale per la sezione dedicata ai Documenti fascicolo
XBRL
Xbrl è un file da allegare alla pratica ed è composto con delle specifiche ufficiali e con linguaggio
Xml.
Consigliamo all’utente, prima del deposito, di effettuare delle verifiche sulla corretta validità
Esiste quindi un apposito menù Xbrl ove è possibile, dopo aver riclassificato i valori contabili,
poter effettuare un Anteprima
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Questa funzione permette di controllare se ci sono anomalie (Validazione): ossia se è conforme alle
specifiche e se ci sono squadrature.
Quando si clicca su Valida e si abilita il pulsante Anomalie
vuol dire che c’è qualcosa che non và, altrimenti se rimane disabilitato vuol dire che è conforme.
Consigliamo comunque all’utente di effettuare un ulteriore controllo tramite il servizo on line
TEBE di validazione predisposto da Infocamere (solo per maggior sicurezza)
Per formare il file entrare nel menù successivo Elaborazione Istanza.
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