La Balanced Scorecard (BSC) applicata a un Dipartimento di Medicina di Laboratorio RIMINI 30 ottobre 2008 Bruno Milanesi Azienda Ospedaliera di Desenzano del Garda L’Azienda Ospedaliera di Desenzano viene costituita con decorrenza 1 Gennaio 1998 come previsto dalla Legge n.31 del Luglio 1997. In essa si accorpano gli Ospedali di Desenzano/Lonato Gavardo/Salo’ Manerbio/Leno Bruno Milanesi GAVARDO SALO’ DESENZANO LONATO MANERBIO LENO Bruno Milanesi L’Azienda Ospedaliera di Desenzano del Garda ed in particolare la propria Organizzazione sanitaria risulta attualmente strutturata ed articolata nei: Presidi Ospedalieri aventi valenza gestionale Dipartimenti con valenza funzionale o tecnico scientifica 4 ¾ PRESIDI OSPEDALIERI ( Desenzano-Lonato, Manerbio-Leno, GavardoSalò ) sedi organizzative deputate alla gestione delle Strutture Ospedaliere e Poliambulatori afferenti. Le Direzioni dei Presidi Ospedalieri dell’Azienda gestiscono in modo integrato le unità di offerta sanitarie, nel rispetto della “ mission “ aziendale, per il conseguimento degli obiettivi prefissi ed attraverso un budget assegnato 5 ¾ DIPARTIMENTI FUNZIONALI strumenti organizzativi attraverso i quali si realizza l’integrazione funzionale di Strutture Operative tra loro affini, omogenee o complementari anche se afferenti a contesti organizzativi diversi, con la finalità di raggiungere obiettivi comuni non altrimenti realizzabili. Le Strutture Operative che costituiscono il Dipartimento sono tra loro interdipendenti pur mantenendo la propria autonomia e responsabilità professionale. 6 DIPARTIMENTI FUNZIONALI o o o o o o o o o o Dipartimento di Medicina Dipartimento di Chirurgia Dipartimento di Riabilitazione Dipartimento Materno-Infantile Dipartimento di Salute Mentale Dipartimento di Medicina di Laboratorio Dipartimento di Radiologia DEA Desenzano DEA Manerbio Dipartimento Amministrativo ( Dr. W.Piubello ) ( Dr. F.Puccio ) ( Dr. W.Piubello ) ( Dr. PG. Tassi ) ( Dr. FM. Saviotti ) (Prof. B.Milanesi) (Prof. B.Milanesi) ( Dr. W.Iacovelli ) ( Dr. G.Tomasoni ) ( Dr. A.Vaini ) 7 DIPARTIMENTO DI MEDICINA DI LABORATORIO LABORATORIO DI PATOLOGIA CLINICA IMMUNOEMATOLOGIA E MEDICINA TRASFUSIONALE ( Resp. Prof. B.Milanesi ) ( Resp. Dr. P.Perini ) • Desenzano •Manerbio •Gavardo • Desenzano •Manerbio •Gavardo ANATOMIA PATOLOGICA • Desenzano ( Resp. Dr. P.Fontana ) • Leno ( Resp. Dr. M.Favret ) 8 DIPARTIMENTO DI MEDICINA DI LABORATORIO COMPONENTI ¾ Direttore Generale, Direttore Sanitario, Direttore Amministrativo e Direttori di Presidio ¾ Responsabili P.O Desenzano-Lonato, Manerbio-Leno, ¾ Dirigenti Medici P.O Desenzano-Lonato, Manerbio-Leno ¾ Responsabile U.O Laboratorio di Patologia Clinica ¾ Responsabili U.O Anatomia Patologica ¾ Responsabile U.O Immunoematologia e Medicina Trasfusionale ¾ Responsabili U.O Semplici Laboratorio di Patologia Clinica ¾ Responsabili U.O Semplici Immunoematologia e Medicina Trasfusionale ¾ Responsabile U.O Semplice Anatomia Patologica ¾ Responsabile Servizio Farmacia Aziendale ¾ Referente Dipartimentale Ufficio Qualità Aziendale ¾ Coordinatori Tecnici Sanitari 9 Finalità ed obiettivi del Dipartimento – Assicurare il Governo Clinico “ Obiettivo : monitorare l’intero Sistema in modo da integrare Qualità ed Efficienza dell’organizzazione – Migliorare i livelli di servizio “ Obiettivo : Migliorare continuamente il servizio nei confronti dei pazienti e dei clinici” Individuare e promuovere innovazioni in campo organizzativo, professionale e tecnologico, favorendo l’adozione di nuove modalità operative – Contenimento dei costi “ Obiettivo : reale controllo dei flussi di spesa e corretta valutazione dei costi; - Appropriatezza “ Obiettivo : Collaborare con i Clinici nel perseguire insieme questo obiettivo” che coinvolge l’intero processo diagnostico, dalla richiesta all’interpretazione del risultato; implementazione di percorsi diagnostici basati su linee guida nazionali ed internazionali – Comunicazione “ Obiettivo : Individuare linguaggi idonei in grado di captare le reali esigenze dell’utente e in grado di far conoscere I servizi offerti ” – Gestione del Rischio “ Obiettivo : rilevare, valutare, correggere i rischi attuali e potenziali nei confronti del paziente e dell’operatore e gli errori in ambito sanitario IL GOVERNO CLINICO Ad un doveroso consolidamento delle attività diagnostiche per finalità di efficienza produttiva, si deve associare la necessità di governare il sistema con sinergie tra organizzazione e professionalità Utilizzo di uno strumento (Cruscotto) che mi dia costantemente il “polso” della mia realtà •BALANCE SCORECARD ( BSC ) • MONITORAGGIO DEI FLUSSI OPERATIVI Qualità ed Efficienza Binomio Inscindibile in un Dipartimento di Medicina di Laboratorio” La gestione di un Dipartimento di Medicina di Laboratorio non deve prescindere da una scelta “Ragionata” dove la risultante è una “Ricetta” che prende tutti gli ingredienti orientati alla soddisfazione delle attuali necessità. E’ fondamentale avere uno strumento che monitorizzi la direzione e che ci permetta di intervenire immediatamente. In questo modo crediamo si possano ben integrare: QUALITA’ ED EFFICIENZA Bruno Milanesi Sviluppo di una Balance Scorecard COSTRUZIONE DELLO STRUMENTO BSC ANALISI DI SCENARIO mediante Metodologia METAPLAN F D O R V PUNTI DI FORZA PUNTI DI DEBOLEZZA OPPORTUNITA’ RISCHII VINCOLI DEFINIZIONE OBIETTIVI E INDICATORI DEFINIZIONE OBIETTIVI 15 16 17 CRUSCOTTO PER CONTROLLO GESTIONE con BSC Gli Indicatori selezionati appartengono a 5 diverse tipologie e sono articolati in 4 prospettive : INDICATORI DI PERFORMANCE O DI RISULTATO •Area formazione INDICATORI DI QUALITA’O DI TENDENZA •Area processi •Area economica INDICATORI DI APPROPRIATEZZA •Area soddisfazione INDICATORI DI RISCHIO O EVENTI SENTINELLA cliente INDICATORI ECONOMICI Bruno Milanesi Balanced Scorecard Prospettiva Indicatore Obiettivo Ind. di Qualità Migliorare la condivisione dell’informazione e la discussione dei problemi relativi ai Servizi nell’ottica del miglioramento continuo Riunioni periodiche DSC / DSS Area Formazione Ind. di Qualità Riunioni periodiche Personale Laureato Migliorare la condivisione dell’informazione e la discussione dei problemi relativi al Servizio Migliorare la comunicazione attraverso la discussione dei problemi e la divulgazione di quanto necessario Ind. di Qualità Riunioni periodiche Personale Governare l’acquisizione dei crediti ECM da parte del personale e, attraverso una costante valutazione, contenere i corsi non pertinenti Ind. di Qualità Gestione e monitoraggio aggiornamento Ind. di Qualità Predisposizione “regole di settore” Individuare in ciascun settore del Dipartimento le attività ritenute necessarie per la corretta organizzazione e gestione dello stesso Bruno Milanesi Balanced Scorecard Prospettiva Indicatore Obiettivo Ind. di Performance (Lab) Verificare il rispetto dei tempi di attesa definiti per gli Utenti esterni ed individuare eventuali criticità legate a particolari fasce orarie Verifica tempi di attesa Area Processi Ind. di Performance (Lab) Verifica TAT urgenze Ind. di Performance Verifica precisione Ind. di Performance Verifica accuratezza Bruno Milanesi Verificare il rispetto dei tempi definiti nello Standard per le urgenze Misurazione della precisione della seduta analitica per ogni settore Misurazione dell’accuratezza della fase analitica in ogni settore. Per Anatomia accuratezza esami citologici cervico vaginali, cito istologici revisionati e esami estemporanei Balanced Scorecard Prospettiva Area Processi Indicatore Obiettivo Ind. di Performance (CT) Unità di emocomponenti eliminati per motivi sanitari e tecnici Migliorare l’efficienza nella raccolta e nella lavorazione del sangue Ind. di Performance (CT) Unità di emazie concentrate eliminate per scadenza Ind. di Performance (CT) Verifica restituzione moduli di avvenuta trasfusione dai Reparti utilizzatori dopo trasfusione Ind. di Performance (CT) Verifica temperature di trasporto emocomponenti in range Migliorare l’efficienza nella gestione del sangue tra i SIMT Aziendali e all’interno di ciascun SIMT con riduzione dei GRC eliminati per scadenza Monitorare l’efficienza dei reparti nel trasmettere al SIMT la documentazione relativa all’avvenuta trasfusione Monitorare l’efficacia del sistema di trasporto emocomponenti interpresidi tramite frigobox a T° controllata Bruno Milanesi Balanced Scorecard Prospettiva Area Processi Indicatore Obiettivo Ind. di Performance (CT) Donatori pervenuti al SIMT e non salassati per motivi sanitari rispetto ai salassati Monitorare l’efficacia di selezione del Donatore ( in base ai decreti Ministeriali ) nei SIMT Ind. di Performance (CT) Donatori Sangue intero/Plasmaferesi presentatisi rispetto ai convocati Ind. di Performance (CT) Verifica restituzione moduli di avvenuta trasfusione dai Reparti utilizzatori dopo trasfusione Ind. di Performance (CT) Verifica temperature di trasporto emocomponenti in range Bruno Milanesi Monitorare l’efficacia delle convocazioni da parte delle Associazioni di volontariato ( Avis ) Monitorare l’efficienza dei reparti nel trasmettere al SIMT la documentazione relativa all’avvenuta trasfusione Monitorare l’efficacia del sistema di trasporto emocomponenti interpresidi tramite frigobox a T° controllata Balanced Scorecard Prospettiva Indicatore Obiettivo Evento sentinella (Lab) Individuare “l’evento indesiderato” per attuare le opportune azioni correttive e preventive Risk managementì pre-analitica Errata identificazione Paziente Evento sentinella (Lab) Area Processi Risk management pre-analitica Errore inserimento esami richiesti per Pazienti esterni Evento sentinella (Lab) Risk management pre/post-analitica Anomalie di trasferimento campioni/esami tra Presidi Evento sentinella (Lab-A.P) Risk management post-analitica Individuare “l’evento indesiderato” per attuare le opportune azioni correttive e preventive Individuare “l’evento indesiderato” per attuare le opportune azioni correttive e preventive Verificare il rispetto dei tempi di risposta definiti nello Standard Tempo di refertazione eccessivo Evento sentinella (A.P) Risk management Non conformità in accettazione Individuare “l’evento indesiderato” per attuare le opportune azioni correttive e preventive Bruno Milanesi Balanced Scorecard Prospettiva Indicatore Obiettivo Evento sentinella (CT) Monitorare gli errori identificati secondo D.L 207/2007 correlati alle fasi di : raccolta, validazione, distribuzione e utilizzo materiali/reagenti Risk management Incidenti gravi verificatisi nel Processo Trasfusionale segnalati all’autorità regionale competente Area Processi Evento sentinella (CT) Risk management Effetti indesiderati di imputabilità 2 e 3 segnalati all’autorità regionale competente Evento sentinella (CT) Risk management Richieste trasfusionali e campioni biologici non conformi Evento sentinella (CT) Risk management Richieste trasfusionali inappropriate Bruno Milanesi Monitorare gli eventi trasfusionali gravi secondo D.L 207/2007 Monitorare la conformità della richiesta trasfusionale ( correttezza e completezza di compilazione ) e dei campioni biologici associati rispetto ai requisiti di legge Valutare l’appropriatezza delle richieste trasfusionali Balanced Scorecard Prospettiva Area Economica Indicatore Obiettivo Indicatore di Rischio operativo Valutare il grado di reazione dell’utile alla variazione di fatturato Grado di leva operativa (margine di contribuzione lordo/ Utile operativo Indicatore di redditività Ricavi / Personale Indicatore di Produttivita’ Costo medio test Indicatore di appropriatezza (Lab) Appropriatezza della richiesta esami Quantificare e monitorare il valore economico per unità di Personale Valutare l’efficineza del buon uso delle risorse Valutare l’appropriatezza della richiesta esami e la variazione delle operazioni amministrative Bruno Milanesi Balanced Scorecard Prospettiva Indicatore Obiettivo Indicatore di Performance (Lab) Valutare la soddisfazione degli Utenti esterni e la fidelizzazione verso le strutture sul territorio Tendenza Punti Prelievi esterni / ospedalieri Area Soddisfazione Cliente Indicatore di Qualità (CT) Customer Donatori Indicatore di Qualità Customer “ Clima interno “ Indicatore di Qualia’ N° Reclami (da rapporto URP ed eventuali reclami anche verbali ) Bruno Milanesi Valutare la soddisfazione dei Donatori relativamente agli aspetti generali, alla qualità percepita del Servizio e dei servizi accessori alla donazione Valutare la soddisfazione degli operatori relativamente agli aspetti comunicazione, lavoro di gruppo, leaderscip, relazioni interne, stile e comportamenti Valutare e gestire eventuali criticità del Cliente esterno per migliorare la qualità del Servizio Finalità ed obiettivi del Dipartimento – Assicurare il Governo Clinico “ Obiettivo : monitorare l’intero Sistema in modo da integrare Qualità ed Efficienza dell’organizzazione – Migliorare i livelli di servizio “ Obiettivo : Migliorare continuamente il servizio nei confronti dei pazienti e dei clinici” Individuare e promuovere innovazioni in campo organizzativo, professionale e tecnologico, favorendo l’adozione di nuove modalità operative – Contenimento dei costi “ Obiettivo : reale controllo dei flussi di spesa e corretta valutazione dei costi; - Appropriatezza “ Obiettivo : Collaborare con i Clinici nel perseguire insieme questo obiettivo” che coinvolge l’intero processo diagnostico, dalla richiesta all’interpretazione del risultato; implementazione di percorsi diagnostici basati su linee guida nazionali ed internazionali – Comunicazione “ Obiettivo : Individuare linguaggi idonei in grado di captare le reali esigenze dell’utente e in grado di far conoscere I servizi offerti ” – Gestione del Rischio “ Obiettivo : rilevare, valutare, correggere i rischi attuali e potenziali nei confronti del paziente e dell’operatore e gli errori in ambito sanitario Assicurare la Qualità dei risultati Obiettivo : “Assicurare la massima Qualità nei risultati forniti, riducendo il più possibile ogni errore” Approntare dei processi che mi garantiscano la Sicurezza nelle fasi pre-analitica e postanalitica (LIS, Automazione) Scegliere Tecnologie e sistemi che mi consentano di di avere la miglior garanzia di accuratezza ed integrità del risultato finale (Sistema di sicurezza al letto del Paziente, Catena del freddo in radiofrequenza ) Perseguire l’ottenimento della Certificazione Bruno Milanesi Migliorare i Livelli di Servizio Obiettivo : Migliorare continuamente il servizio nei confronti dei pazienti e dei clinici” Significa principalmente migliorare il TAT • Significa poter gestire i flussi di lavoro • Significa scegliere metodologie che ti permettano di avere il più basso FTE (Full Time Equivalent) • Migliore FPY (First Pass Yeld) – Validazione del risultato alla prima esecuzione Bruno Milanesi Ottimizzazione del lavoro Obiettivo : Migliorare l’efficacia del mio laboratorio scegliendo un appropriato modello organizzativo Significa, sulla base dei carichi di lavoro, della complessità diagnostica, della composizione -complessità delle richieste (case mix), individuare la soluzione tecnologica CONSOLIDAMENTO - INTEGRAZIONE che possa fornire le maggiori garanzie in termini di - TPT (total processing time) - TAT (turn around time) - TTFR (time to first result) - FTE (full time equivalent) Bruno Milanesi SOLUZIONE TECNOLOGICA PIU’ IDONEA Bruno Milanesi SOLUZIONE TECNOLOGICA PIU’ IDONEA Sistema di sicurezza al letto del Paziente Il Sistema BBS è costituito da : •Palmare portatile con lettore di impronta digitale e codice a barre •Set di etichette prestampate con codice a barre univoco •Server BBS per trasmissione dei dati via GPRS/GSM ( telefonia mobile ) che trasmette poi i dati a EMONET Bruno Milanesi SOLUZIONE TECNOLOGICA PIU’ IDONEA Sistema di sicurezza al letto del Paziente Il Sistema Gricode è costituito da : • Braccialetto • Set 2 tipi di etichette prestampate con codice univoco a barre • Palmare portatile con lettore di codice a barre • Sofware per la conservazione dei dati trasfusionali Bruno Milanesi SOLUZIONE TECNOLOGICA PIU’ IDONEA Sistema di gestione “ Catena del freddo “ in radiofrequenza Bruno Milanesi Certificazione I Laboratori di Patologia Clinica e il Servizio di Immunoematologia e Medicina Trasfusionale dell’Azienda Ospedaliera di Desenzano del Garda hanno ottenuto l’Attestazione di Conformità secondo la norma ISO 15189 : 2003 in data 10.12.2007 I Servizi afferenti al Dipartimento, Laboratori di Patologia Clinica, Servizio di Immunoematologia e Medicina Trasfusionale e Anatomia Patologica, avevano già raggiunto l’obiettivo della Certificazione UNI EN ISO 9004 nel 2001 UNI EN ISO 9001 : 2000 nel 2003 Finalità ed obiettivi del Dipartimento – Assicurare il Governo Clinico “ Obiettivo : monitorare l’intero Sistema in modo da integrare Qualità ed Efficienza dell’organizzazione – Migliorare i livelli di servizio “ Obiettivo : Migliorare continuamente il servizio nei confronti dei pazienti e dei clinici” Individuare e promuovere innovazioni in campo organizzativo, professionale e tecnologico, favorendo l’adozione di nuove modalità operative – Contenimento dei costi “ Obiettivo : reale controllo dei flussi di spesa e corretta valutazione dei costi; - Appropriatezza “ Obiettivo : Collaborare con i Clinici nel perseguire insieme questo obiettivo” che coinvolge l’intero processo diagnostico, dalla richiesta all’interpretazione del risultato; implementazione di percorsi diagnostici basati su linee guida nazionali ed internazionali – Comunicazione “ Obiettivo : Individuare linguaggi idonei in grado di captare le reali esigenze dell’utente e in grado di far conoscere I servizi offerti ” – Gestione del Rischio “ Obiettivo : rilevare, valutare, correggere i rischi attuali e potenziali nei confronti del paziente e dell’operatore e gli errori in ambito sanitario CONTENIMENTO DEI COSTI ¾ Interazione con il Controllo di Gestione ¾ Interazione con il Servizio Rilevazione Prestazioni Ambulatoriali ¾ Interazione con il Provveditorato ¾ Monitoraggio dei flussi operativi Bruno Milanesi CONTENIMENTO DEI COSTI Contenimento dei costi IMPOSTAZIONE DI IDONEE POLITICHE DI ACQUISTO in grado di : a) Non dar luogo a restrizioni della concorrenza e al possibile rischio di posizioni dominanti b) Permettere all’Azienda Sanitaria di cogliere in pieno le opportunità del mercato c) Non pregiudicare la qualità complessiva della fornitura sia in fase di definizione che di attuazione della stessa Bruno Milanesi Contenimento dei costi La scelta deve contemplare tutti i costi operativi Costo unitario (per ogni singola analisi, cosa comprende ?) Lo smaltimento dei rifiuti. La necessita di personale dedicato. Manutenzione Pronta disponibilità del sistema. Facilità di utilizzo. Scadenza dei reattivi. Durata della calibrazione. Calibratori e controlli. Tipologia del campione biologico. Costi non dichiarati, non calcolati nell’ offerta Bruno Milanesi Monitoraggio dei flussi operativi Elaborazione Verifica Raccolta dati trimestrale Report trimestrale Benchmarking Analisi di scenario Data repository Bruno Milanesi Monitoraggio dei flussi operativi La visione dei processi Il management del Laboratorio identifica i propri percorsi organizzativi • in maniera semplice ma corretta • in modo da avere una visione chiara delle relazioni che legano i vari processi • focalizzando sulle modalità di consumo delle risorse, soprattutto su quelle di tempo degli operatori. La comprensione dei propri processi è la base per il miglioramento e per impostare correttamente le azioni di monitoraggio dei flussi operativi Monitoraggio dei flussi operativi L’elaborazione dei dati Fornisce gli indicatori per una auto-valutazione della qualità gestionale dei propri flussi operativi: Analisi quantitativa delle attività reali del processo Determinazione della “driver quantity” per ciascuna attività Indice di saturazione delle attività (activity index) Analisi dinamica dei costi per gruppo omogeneo di esami Analisi dinamica dei costi per stazione di lavoro Calcolo della produttività e della redditività Il Controllo di Qualità dei Processi Diagnostici aiuta a conoscere come si modificano le attività del personale Finalità ed obiettivi del Dipartimento – Assicurare il Governo Clinico “ Obiettivo : monitorare l’intero Sistema in modo da integrare Qualità ed Efficienza dell’organizzazione – Migliorare i livelli di servizio “ Obiettivo : Migliorare continuamente il servizio nei confronti dei pazienti e dei clinici” Individuare e promuovere innovazioni in campo organizzativo, professionale e tecnologico, favorendo l’adozione di nuove modalità operative – Contenimento dei costi “ Obiettivo : reale controllo dei flussi di spesa e corretta valutazione dei costi; - Appropriatezza “ Obiettivo : Collaborare con i Clinici nel perseguire insieme questo obiettivo” che coinvolge l’intero processo diagnostico, dalla richiesta all’interpretazione del risultato; implementazione di percorsi diagnostici basati su linee guida nazionali ed internazionali – Comunicazione “ Obiettivo : Individuare linguaggi idonei in grado di captare le reali esigenze dell’utente e in grado di far conoscere I servizi offerti ” – Gestione del Rischio “ Obiettivo : rilevare, valutare, correggere i rischi attuali e potenziali nei confronti del paziente e dell’operatore e gli errori in ambito sanitario Appropriatezza Obiettivo : Collaborare con i Clinici nel perseguire insieme questo obiettivo” ¾Sviluppare protocolli diagnostici condivisi (esami pre-operatori, follow-up pazienti oncologici, diabetici, “buon uso” del sangue, etc.) ¾Monitoraggio dell’efficacia delle azioni intraprese con eventuali azioni correttive Bruno Milanesi Dipartimento di Medicina di Laboratorio LAB PT 100 PROTOCOLLO DI RICHIESTA ESAMI URGENTI Pag.: 1 di 5 Laboratorio di Patologia Clinica INDICE: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Rev. 0 SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE E MODALITA’ PERSONALE COINVOLTO ESAMI EXTRA ELENCO NOTE ORGANIZZATIVE ELENCO ESAMI ALTRI ESAMI SOLO PER I REPARTI DI OSTETRICIA (PRONTO SOCCORSO) ALTRI ESAMI SOLO PER I REPARTI DI PEDIATRIA, PATOLOGIA NEONATALE, NIDO (PRONTO SOCCORSO) ALTRI ESAMI SOLO PER PUNTURA ACCIDENTALE (MEDICO COMPETENTE - PRONTO SOCCORSO) ALTRI ESAMI SOLO PER PRELIEVO CORNEE (PRONTO SOCCORSO) ALTRI ESAMI SOLO PER I REPARTI DI U.T.I.C. (PRONTO SOCCORSO) Data Emissione Approvazione Descrizione 20/04/06 Dr. Giorgio Cocchi Dr. Marco Tani Dr. Giancarlo Montresor Dr. Giorgio Cocchi Dr. Marco Tani Dr. Giancarlo Montresor R.U.O. o suo delegato prima emissione Dr. Giorgio Cocchi Dr. Marco Tani Dr. Giancarlo Montresor R.U.O. o suo delegato 1 08/05/06 2 26/06/07 Firma: prof.B.Milanesi R.U.O. o suo delegato Aggiunta barbiturati; altri esami per Pronto Soccorso; Firma: prof.B.Milanesi Firma: prof.B.Milanesi Bruno Milanesi Modifica allegato Dipartimento di Medicina di Laboratorio LAB PT 101 RACCOMANDAZIONI PER L’IMPIEGO OTTIMALE DEI BIOMARCATORI CARDIACI Pag.: 1 di 5 01/12/2006 Laboratorio di Patologia Clinica 1.SCOPO 2.CAMPO DI APPLICAZIONE E MODALITA’ 3.ESAME DELLA SITUAZIONE ATTUALE 4.ELIMINAZIONE DEGLI ESAMI OBSOLETI 5.ESAMI DA GARANTIRE NELLE DIVERSE SITUAZIONI CLINICHE 5.1DIAGNOSI DI IMA 5.2PRECOCE ESCLUSIONE DI IMA IN PRONTO SOCCORSO 5.3QUANTIFICAZIONE DELL’AREA DI NECROSI 5.4DIAGNOSI DELLA DISPNEA ACUTA IN P.S. 6.RIFERIMENTI Rev. 0 Data 01/12/06 Approvazione Resp. Dipa.. Med. Laborat. Prof. Bruno Milanesi Emissione Dr. Giorgio Cocchi Descrizione Prima emissione 1 2 Bruno Milanesi PROTOCOLLO SPECIFICO DEL SISTEMA QUALITA’ ACCETTAZIONE, VALUTAZIONE APPROPRIATEZZA E REGISTRAZIONE RICHIESTE DI SANGUE ED EMOCOMPONENTI Cod. STF PT 41 Rev. 9 Pag. 1 di 4 INDICE 1.. SCOPO 2.. CAMPO DI APPLICAZIONE 3.. RIFERIMENTI 4.. RESPONSABILITÀ' 5.. MODALITÀ' DI GESTIONE 6.. LISTA DI DISTRIBUZIONE 7.. ALLEGATI: 1. Modalita’ gestione scorta minima Unita’ valide e disponibili ( Desenzano-Gavardo ) 2. Flusso attivita’ Trasfusionali presso il Settore urgenze del Laboratorio di Patologia Clinica ( P.O Manerbio ) 3. Flusso attività trasfusionali presso il Lab.Analisi dell’Ospedale S.Pellegrino di Castiglione 4. Registrazione richieste emocomponenti con metodica Type and Screen 5. Accettazione richieste emocomponenti con metodica Type and Screen 6. Istruzioni di lavoro per Type and Screen e compatibilità eseguite in Laboratorio di Patologia Clinica ( P.O Manerbio ) 7. Tabella allarmi Emonet Data Emissione Approvazione Descrizione 0 31/01/2001 Servizio Trasfusionale prima emissione 1 20/08/2001 Servizio Trasfusionale 2 3 4 13/02/2003 28/05/2003 7/11/2003 Servizio Trasfusionale Servizio Trasfusionale Servizio Trasfusionale 5 30/06/2004 Servizio Trasfusionale 6 20/08/2006 Servizio Trasfusionale 7 18/07/2007 Servizio Trasfusionale 8 28/09/2007 Servizio Trasfusionale 9 04/02/2008 Servizio Trasfusionale DSC Firma DSC Firma DSC DSC DSC Firma DSC Firma DSC Firma DSC Firma DSC Firma DSC Firma Rev modificato punto 5.3 Modificato punto 5 Introdotto allegato 1 Modificato allegato 1 numero unità in scorta minima Introdotto allegato2 Introdotto flusso attività Settore urgenze Manerbio Introdotte specifiche relative ad appropriatezza richiesta e nuovi riferimenti normativi -Introdotti nuovi allegati -Introdotti nuovi allegati -Introdotto allegato 8 Appropriatezza Obiettivo : Individuare linguaggi idonei in grado di captare le reali esigenze dell’utente e in grado di far conoscere ” ¾ La Guida per gli Utenti del Dipartimento di Medicina di Laboratorio dell’Azienda Ospedaliera di Desenzano, raccoglie tutte le notizie utili per la programmazione, la raccolta e l’invio dei campioni biologici alle diverse U.O. afferenti al Dipartimento. Vuole dare una risposta alle domande che più frequentemente sono state rivolte in questi ultimi anni in merito ad informazioni su esami, modi alternativi di definire gli stessi, tipi di contenitori da usare, modalità di preparazione del paziente all’esame, ecc. Non rappresenta quindi, non un punto di arrivo, ma una base di partenza su cui continuare a lavorare nell’ottica di successivi miglioramenti SITO WEB DEL DIPARTIMENTO DI MEDICINA DI LABORATORIO A.O. DESENZANO DEL GARDA Necessità di elaborare una guida Aggiornabile in tempi brevi Flessibile e di facile consultazione Consultabile da tutti i nostri Utenti Che coinvolgesse tutti i servizi afferenti al Dipartimento di Medicina di Laboratorio 50 SITO WEB DEL DIPARTIMENTO DI MEDICINA DI LABORATORIO A.O. DESENZANO DEL GARDA TAPPE PRINCIPALI DELLA SUA MESSA IN OPERA ¾ ¾ luglio 2004 - Istituzione del Gruppo di Lavoro luglio 2004 - Inizio lavori (definizione obiettivi – sviluppo standard – riesame) dicembre 2005 – Completamento Presentazione Medici di base e Pediatri: 03 dicembre 2005 - Desenzano – Salò – Gavardo 28 gennaio 2006 - Manerbio – Leno Presentazione utilizzatori interni: aprile 2006 51 IL GRUPPO DI LAVORO DEL SITO WEB DEL DIPARTIMENTO DI MEDICINA DI LABORATORIO A.O. DESENZANO PROF. BRUNO MILANESI RESP. DIPARTIMENTO RESP. LABORATORI PATOLOGIA CLINICA AZIENDALI DR. PIETRO PERINI RESP. SIMT AZIENDALE DR. PAOLO FONTANA RESP. ANATOMIA PATOLOGICA P.O DESENZANO DR. GIORGIO COCCHI RESP. U.O.S LABORATORIO PAT. CLINICA DES. COORDINATORE QUALITA’ LABORATORI DR.SSA ELISABETTA BERNARDI RESP.SIEROLOGIA-URGENZE E REF.QUALITA’ DR.SSA LUISA TIRRENO RESP.IMMUNOMETRIA E REF. QUALITA’ DR.SSA NICA DALE’ RESP.EMATOLOGIA E REFERENTE QUALITA’ DR.SSA ANNA COMINOTTI MEDICO A.PATOLOGICA E REFERENTE QUALITA’ DR.SSA ADRIANA LAMA DR.SSA MARUSCA VIGANO’ RESP.SELEZIONE DONAT. E S. INFORMATICO 52 RESP.VIROLOGIA E REF. QUALITA’ SIG L CASTEGNERO E M COMAROLI SERVIZIO INFORMATICA AZIENDALE Costituzione Gruppo di Lavoro Dipartimentale Il Dipartimento di Medicina di Laboratorio, nell’ambito del Programma di miglioramento dell’appropriatezza della richiesta dei test ha istituito nel Luglio 2004 un “Gruppo di Lavoro“ avente lo scopo di redarre una Guida per gli Utenti (Ospedalieri e non) che descrivesse le caratteristiche dei Prodotti forniti 53 ORGANIZZAZIONE ED ATTIVITA’ Costituzione Gruppo di Lavoro Dipartimentale, Riunioni periodiche, Pianificazione metodo di lavoro, Ricerche e confronti per lo sviluppo del progetto Riesame e verifica dell’attività, Validazione dell’attività Presentazione agli utilizzatori esterni Presentazione agli utilizzatori interni 54 Costituzione Gruppo di Lavoro DESENZANO •Personale Laureato Laboratorio, S.Trasfusionale, A.Patologica GAVARDO •Personale Laureato Labor. STANDARD di Reparto/Prodotto LENO •Personale Laureato A.Patologica MANERBIO •Personale Laureato Laboratorio , S.Trasfusionale •Servizio di Informatica Aziendale •Supporto Ufficio Qualità Aziendale 55 ORGANIZZAZIONE ED ATTIVITA’ Costituzione Gruppo di Lavoro Dipartimentale, Riunioni periodiche, Pianificazione metodo di lavoro, Ricerche e confronti per lo sviluppo del progetto Riesame e verifica dell’attività, Validazione dell’attività Presentazione agli utilizzatori esterni Presentazione agli utilizzatori interni 56 Riunioni periodiche DEFINIZIONE OBIETTIVI RICERCA 07/07/04 04/08/04 E 18/10/2004 03/11/2004 SVILUPPO STANDARD 30/11/04 20/12/04 17/01/05 28/02/05 RIESAME 06/05/05 30/05/05 07/09/05 28/11/05 LABORATORIO DI PATOLOGIA CLINICA IMMUNOEMATOLOGIA E MEDICINA TRASFUSIONALE ANATOMIA PATOLOGICA 57 ORGANIZZAZIONE ED ATTIVITA’ Costituzione Gruppo di Lavoro Dipartimentale, Riunioni periodiche, Pianificazione metodo di lavoro, Ricerche e confronti per lo sviluppo del progetto Riesame e verifica dell’attività, Validazione dell’attività Presentazione agli utilizzatori esterni Presentazione agli utilizzatori interni 58 Pianificazione metodo di lavoro 4 .Sito internet Aziendale www.aod.it, presentazione Ai Medici di base, Pediatri e ai Clinici ospedalieri FORMA DI PRESENTAZIONE 3. Presentazione per Presidio e per Unità operativa. Contenuto: STRUTTURA DELLO STANDARD scopi,descrizione servizio, orario, settori, personale, accesso, tipologia di prestazioni e prodotti 2. Tutte le attività delle Unità afferenti al Dipartimento dal punto CONTENUTO DELLO STANDARD di vista organizzativo, produttivo e strutturale 1. Medici di base, Pediatri, Clinici e Personale sanitario ospedaliero, Pazienti modificato da Balanced Scorecard InsIL CLIENTE 59 ORGANIZZAZIONE ED ATTIVITA’ Costituzione Gruppo di Lavoro Dipartimentale, Riunioni periodiche, Pianificazione metodo di lavoro, Ricerche e confronti per lo sviluppo del progetto Riesame e verifica dell’attività, Validazione dell’attività Presentazione agli utilizzatori esterni Presentazione agli utilizzatori interni modificato da Kaplan & Norton: the B 60 Ricerche e confronti per lo sviluppo del progetto Il progetto è stato realizzato utilizzando anche lo strumento del Analisi sul prodotto e/o sui prodotti concorrenti per evidenziare fattori critici e d’interesse per il lancio di nuovi prodotti o la revisione di prodotti esistenti 61 Ricerche e confronti per lo sviluppo del progetto Spesso sistemi statici, sottoforma di Procedura cartacea o comunque con informazioni non sempre utili per un utilizzo condiviso da parte degli utilizzatori ( Medici e Pazienti ). Poco frequenti Standard di Prodotto / Servizio a carattere Dipartimentale con metodologia di impostazione comune alle Unità afferenti Poco frequenti Standard di Prodotto / Servizio che diano la possibilità di stampare in tempo reale note per i Pazienti ( es. per preparazione all’esame o come raccogliere i campioni ) 62 ORGANIZZAZIONE ED ATTIVITA’ Costituzione Gruppo di Lavoro Dipartimentale, Riunioni periodiche, Pianificazione metodo di lavoro, Ricerche e confronti per lo sviluppo del progetto Riesame e verifica dell’attività, Validazione dell’attività Presentazione agli utilizzatori esterni Presentazione agli utilizzatori interni 63 Riesame e verifica dell’attività Dal 07/09/2005 al 27/11/2005 il sito aziendale relativo allo Standard di Servizio / Prodotto è andato progressivamente completandosi sia in termini quantitativi che in termini qualitativi di immagine. Ciascuna Unità Operativa ha collaborato in questo periodo direttamente con il Servizio di Informatica Aziendale nella verifica del contenuto e, piu’ volte, lo stesso è stato soggetto ad adeguamenti, modifiche e valutazioni da parte dei Responsabili di Unità Operativa 64 ORGANIZZAZIONE ED ATTIVITA’ Costituzione Gruppo di Lavoro Dipartimentale, Riunioni periodiche, Pianificazione metodo di lavoro, Ricerche e confronti per lo sviluppo del progetto Riesame e verifica dell’attività, Validazione dell’attività Presentazione agli utilizzatori esterni Presentazione agli utilizzatori interni 65 Presentazione agli utilizzatori esterni ( Medici di base e Pediatri ) 03-12-2005 Desenzano-Gavardo-Salò 28-01-2006 Manerbio-Leno 66 ORGANIZZAZIONE ED ATTIVITA’ Costituzione Gruppo di Lavoro Dipartimentale, Riunioni periodiche, Pianificazione metodo di lavoro, Ricerche e confronti per lo sviluppo del progetto Riesame e verifica dell’attività, Validazione dell’attività Presentazione agli utilizzatori esterni Presentazione agli utilizzatori interni 67 Presentazione agli utilizzatori interni Nel mese di Aprile dell’anno 2006 il sito dello Standard di Prodotto / Servizio del Dipartimento di Medicina di Laboratorio, nella parte di interesse specifico, è stato presentato alle/ai Caposala dei Reparti dell’A.O sostituendo così la Guida ai Reparti Clinici dal 2002 fornita in forma 68 cartacea ELENCO ESAMI 81 82 83 84 85 86 89 90 91 92 93 Finalità ed obiettivi del Dipartimento – Assicurare il Governo Clinico “ Obiettivo : monitorare l’intero Sistema in modo da integrare Qualità ed Efficienza dell’organizzazione – Migliorare i livelli di servizio “ Obiettivo : Migliorare continuamente il servizio nei confronti dei pazienti e dei clinici” Individuare e promuovere innovazioni in campo organizzativo, professionale e tecnologico, favorendo l’adozione di nuove modalità operative – Contenimento dei costi “ Obiettivo : reale controllo dei flussi di spesa e corretta valutazione dei costi; - Appropriatezza “ Obiettivo : Collaborare con i Clinici nel perseguire insieme questo obiettivo” che coinvolge l’intero processo diagnostico, dalla richiesta all’interpretazione del risultato; implementazione di percorsi diagnostici basati su linee guida nazionali ed internazionali – Comunicazione “ Obiettivo : Individuare linguaggi idonei in grado di captare le reali esigenze dell’utente e in grado di far conoscere I servizi offerti ” – Gestione del Rischio “ Obiettivo : rilevare, valutare, correggere i rischi attuali e potenziali nei confronti del paziente e dell’operatore e gli errori in ambito sanitario Comunicazione “ Obiettivo: Individuare linguaggi idonei in grado di captare le reali esigenze dell’utente, di far conoscere i servizi e migliorare l’offerta” • Customer Satisfaction per gli Utenti Ambulatoriali, i Reparti Ospedalieri e Donatori • Corso interno per personale Laureato del Dipartimento di Medicina di Laboratorio “Comunicazione con l’Utente in Medicina di Laboratorio” 95 96 97 98 99 100 101 102 Finalità ed obiettivi del Dipartimento – Assicurare il Governo Clinico “ Obiettivo : monitorare l’intero Sistema in modo da integrare Qualità ed Efficienza dell’organizzazione – Migliorare i livelli di servizio “ Obiettivo : Migliorare continuamente il servizio nei confronti dei pazienti e dei clinici” Individuare e promuovere innovazioni in campo organizzativo, professionale e tecnologico, favorendo l’adozione di nuove modalità operative – Contenimento dei costi “ Obiettivo : reale controllo dei flussi di spesa e corretta valutazione dei costi; - Appropriatezza “ Obiettivo : Collaborare con i Clinici nel perseguire insieme questo obiettivo” che coinvolge l’intero processo diagnostico, dalla richiesta all’interpretazione del risultato; implementazione di percorsi diagnostici basati su linee guida nazionali ed internazionali – Comunicazione “ Obiettivo : Individuare linguaggi idonei in grado di captare le reali esigenze dell’utente e in grado di far conoscere I servizi offerti ” – Gestione del Rischio “ Obiettivo : rilevare, valutare, correggere i rischi attuali e potenziali nei confronti del paziente e dell’operatore e gli errori in ambito sanitario La Gestione del Rischio Clinico è una delle aree di attività per il miglioramento continuo della qualità assistenziale e prevede la capacità di rilevare, valutare, correggere gli errori in ambito sanitario nei confronti del Paziente e dell’Operatore. E’ un Processo sistematico di identificazione, valutazione,trattamento dei rischi attuali e potenziali. A partire dal gennaio 2007 il Dipartimento di Medicina di Laboratorio è stato coinvolto nel: “Progetto di Gestione del Rischio dell’A.O. di Desenzano del Garda” 104 SCOPO DEL PROGETTO: ¾aumentare la sicurezza dei pazienti e degli operatori ¾sviluppare la conoscenza e l’analisi dell’errore ¾individuare e correggere le cause dell’errore ¾attivare un sistema di monitoraggio delle misure di prevenzione migliorando i risultati 105 ATTUAZIONE DEL PROGETTO: ¾Individuazione dei referenti in tutte le U.O. dell’Azienda, a cura dell’Ufficio Gestione del Rischio Clinico e della Qualità; questi vengono inseriti in un ¾Percorso formativo (da gennaio ad aprile) sviluppato in due fasi: 1 ) di carattere generale finalizzata ad una maggiore sensibilizzazione sui temi della sicurezza 2 ) di carattere pratico indirizzata all’individuazione di “eventi potenzialmente avversi” e all’utilizzo di una Scheda Informatica di segnalazione spontanea e anonima di evento (Incident Reporting). 106 SCHEDA CARTACEA DI INCIDENT REPORTING Numerazione Interna NOTA N.1 BIANCO VERDE GIALLO ROSSO Codice Evento (Inserire necessariamente una delle voci indicate nella nota n. 1) Presidio/Distretto Unità Operativa/Ubicazione Danni apparenti a Data Accadimento Cose - Persone - Entrambe - Evento Potenzialmente Dannoso alle ore Data Rilevamento Nome del danneggiato NOTA N.2 ALTRO DIPENDENTE AZIENDA DIPENDENTE U.O. ESTRANEO FORNITORE PAZIENTE SCONOSCIUTO UTENTE ESTERNO VISITATORE PAZIENTE NOTA N.3 ALTRO CADUTA ACCIDENTALE CONSEGUENZA ATTO CHIRURGICO CONSEGUENZA ATTO MEDICO CONSEGUENZA ERRORE ANALISI STRUMENTALE CONSEGUENZA ERRORE DIAGNOSTICO DANNO AI FABBRICATI DANNO ALLE STRUTTURE ERRATA IDENTIFICAZIONE PAZIENTE ERRATA TRASCRIZIONE DATI ERRORE DI LATO ERRORE FARMACOLOGICO ERRORE INFERMIERISTICO EVENTO ACCIDENTALE FUGA FURTO INFEZIONE NOSOCOMIALE MALFUNZIONAMENTO DISPOSITIVI MEDICI MALPRACTICE PROVETTA SPORCA DI SANGUE SCAMBIO FARMACI SCAMBIO REFERTI SMARRIMENTO OGGETTI SOSPETTA REAZIONE AVVERSA DA FARMACI SOSPETTA REAZIONE AVVERSA DA TRASFUSIONE Oggetto o persona danneggiato Presente all’evento per il seguente motivo (Inserire necessariamente una delle voci indicate nella nota n. 2) Personale interno presente all’evento Terzi presenti all’evento Procedure eventualmente messe in atto Tipologia evento (Inserire necessariamente una delle voci indicate nella nota n. 3) Descrizione analitica dell’evento Attrezzatura coinvolta Sistemi di controllo presenti Erano attivati SI NO Hanno funzionato SI NO NOTA N.4 AFD ALTRO DIRETTORE DIRIGENTE RESPONSABILE RISK MANAGEMENT UFFICIO RISK MANAGEMENT Redattore del modello 107 Qualifica (Inserire necessariamente una delle voci indicate nella nota n. 4) Al termine del percorso formativo, ad ogni referente è stata assegnata una password personale per il collegamento al sito internet dove si trova il programma per la segnalazione dell’evento: dell’evento 1) 2) 3) 4) Omissione Ritardo Inesattezza/Inadeguatezza Altri tipi di eventi 108 Le “Schede di Incident Reporting“ o di rilevazione evento, sono a disposizione, in formato cartaceo, di tutto il personale; compilate in forma anonima, vengono riposte in una apposita cassetta chiusa a chiave che viene gestita personalmente dal referente che a sua volta, periodicamente, dopo averne valutato l’appropriatezza, provvede a riportare i dati attraverso un Percorso Informatico di segnalazione di Incident Reporting, segnalando anche con un codice colore la gravità dell’evento. . 109 L’Ufficio Gestione del Rischio Clinico e della Qualità analizzerà a sua volta ciascuna segnalazione e valuterà l’eventuale necessità di intraprendere o meno idonei percorsi correttivi Il referente può seguire in qualsiasi momento lo stato della segnalazione sul sistema informatico 110 111 112 113 114 115 116 RIFLESSIONI E RACCOMANDAZIONI Ci è sembrato importante lavorare ad un Progetto che mediante il coinvolgimento di quanti più collaboratori possibile tende ad attuare una strategia che, abbracciando i vari livelli dell’organizzazione, crea valore e porta ad un miglioramento della qualità del Servizio erogato e fornisce uno strumento operativo di semplice utilizzo a chi, come noi, lavora per la salute dell’utenza 117 ECM in Lombardia: Principi e modalità attuative ZE EN C OS ON C +80% E OV U ON PP U IL SV +30% 5 10 CONOSCENZA -20% PE RD ITA M. Zanetti, 1994 - Italy DI CO -40% NO SC EN ZE AC QU ISIT E anni GRAZIE PER L’ATTENZIONE [email protected]