Conferenze di Servizio
Il Magazzino Centrale
18 novembre 2005 - Biblioteca di Scandiano
Fausto Branchetti
Servizi bibliotecari della Provincia di Reggio Emilia – http://biblioteche.provincia.re.it
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Magazzino Centrale
Nuova importante biblioteca per tutto il
sistema con propria sede, personale, modalità di
acquisizione del patrimonio, di eliminazione e di
prestito
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Condizioni che rendono attuabile e vantaggiosa la realizzazione del
magazzino centrale
acquisto libri consistente
rotazione intensa dei documenti (con scarto sistematico)
cataloghi collettivi informatizzati
efficace sistema di movimentazione
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I benefici del progetto
aumento delle potenzialità informative di ogni biblioteca
(il MC è una biblioteca a disposizione di tutti)
condivisione e uso di risorse informative a volte poco utilizzate
la biblioteca ha sugli scaffali al pubblico solo il patrimonio
librario vivo e aggiornato
risparmi su strutture e arredi
risparmio su gestione fondi e logistica
vendita copie in esubero
creazione di una grossa biblioteca provinciale di circolazione a
costo di incremento delle raccolte pari a zero
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La quantificazione degli spazi
Da alcune indagini condotte negli scorsi anni (Bergamo) si può ipotizzare
che il prestito dei materiali delle biblioteche sia costituito:
A - per l'80% con i documenti acquisiti negli ultimi 5 anni
B - per il 18% con i documenti acquistati da 6 a 10 anni addietro
C - per il 2% con la parte rimanente della collezione
Si potrà quindi ipotizzare che a Magazzino Centrale possano essere collocati
oltre agli attuali documenti collocati a magazzino da ogni singola biblioteca
anche il 90% di C e il 30% di B
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La quantificazione degli spazi
Dai dati che usciranno da questo primo conteggio andrà tolta la percentuale
di sovrapposizione dei diversi patrimoni locali con la Biblioteca Panizzi e tra
loro: su questo si procederà per campioni e per stime.
Il numero di documenti che rimarranno sarà la quota indicativa di pezzi che
potrebbero interessare una ipotesi di Magazzino Unico
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Procedure per l’uso del magazzino centrale
Ogni biblioteca dovrà verificare se i documenti del patrimonio da afferire al
MC, individuato attraverso il conteggio di cui sopra o in una prima fase
anche solo il patrimonio attuale a magazzino, siano già presenti nei
cataloghi della Provincia e della Panizzi.
Se sono presenti, i documenti potranno essere eliminati/alienati/donati e i
record relativi dovranno essere eliminati dal catalogo locale.
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Procedure per l’uso del magazzino centrale
In relazione alle procedure di cui sopra si ritiene che unitamente al progetto
per il MC vadano definite precise modalità per la gestione delle procedure
per l'eliminazione, l'alienazione e il dono al fine di garantire alle biblioteche
lo smaltimento completo dei documenti di scarto e/o a magazzino
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Procedure per l’uso del magazzino centrale
Nel caso in cui invece i documenti non fossero presenti nei cataloghi della
Provincia e della Panizzi, vanno inviati con il Prestito interbibliotecario al MC
unitamente ai loro record
Per quanto riguarda la proprietà, l'ipotesi è che rimanga del Comune da cui
proviene il documento; in subordine si valuterà il deposito o la donazione.
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Procedure per l’uso del magazzino centrale
La collocazione dei materiali sarà definita in accordo con la Biblioteca
Panizzi e si ipotizza di integrare i materiali provenienti dai comuni con il
patrimonio esistente (inserendo una nuova collocazione)
I documenti che arriveranno al MC saranno ricollocati e integrati nel
patrimonio gia esistente e i record relativi inseriti nel catalogo del
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I costi per la realizzazione del magazzino
centrale
Per rendere possibile l'avvio del progetto, a partire dal 2006 e non rinviarlo
a tempi economicamente più felici, è necessario che ogni soggetto
interessato al progetto faccia la sua parte
la Provincia si accollerà gli oneri relativi a: progetto, gestione aspetti
informatici, costo degli spazi del magazzino occupati dai libri che le
biblioteche comunali invieranno al MC, percentuale del costo di personale
necessario alla gestione del MC
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I costi per la realizzazione del magazzino
centrale
i Comuni (le biblioteche) dovranno effettuare a loro carico la verifica se
almeno una copia dei documenti che intendono scartare sia presente in
provincia.
Predisporre l'invio dei libri e dei record.
Dare attuazione alle correlate pratiche di scarto (vendita, dono,
eliminazione)
la Panizzi dovrà mettere a disposizione il suo magazzino e collaborare
fattivamente alla soluzione dei problemi che il progetto di MC comportano
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I tempi previsti
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Altre questioni relative al progetto
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Schedario elettronico della Panizzi
• http://cataloghi.comune.re.it/schede