Servizi Postali
Tipologia
SCHEDA TECNICA PRODOTTO
Titolo
GUIDA ALLESTIMENTO DELLA RACCOMANDATA INCITTÀ
Codice
Versione 01
Data 15/05/2015
GUIDA ALLESTIMENTO DELLA
RACCOMANDATA INCITTÀ
Proprietà di Poste Italiane S.p.A.- Tutti i diritti riservati a termine di legge
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SCHEDA TECNICA PRODOTTO
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GUIDA ALLESTIMENTO DELLA RACCOMANDATA INCITTÀ
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INDICE
1
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE................................................................................................ 3
2
TERMINI E DEFINIZIONI ...................................................................................................................... 3
3
DOCUMENTI ALLEGATI ...................................................................................................................... 3
4
GENERALITA’....................................................................................................................................... 4
4.1
CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO ...................................................................................... 4
4.1.1
Servizio base ................................................................................................................. 4
4.1.2
Servizi opzionali/aggiuntivi .......................................................................................... 5
4.2
TEMPI DI CONSEGNA ............................................................................................................. 5
5
CONDIZIONI DI ACCESSO .................................................................................................................. 6
5.1
COSA SPEDIRE ....................................................................................................................... 6
5.2
COSA NON SPEDIRE .............................................................................................................. 6
5.3
DOVE SPEDIRE ....................................................................................................................... 6
6
MODALITÀ DI AFFRANCATURA E PAGAMENTO ............................................................................ 6
7
CARATTERISTICHE DELL’INVIO ........................................................................................................ 7
7.1
FORMATI E DIMENSIONI ........................................................................................................ 7
7.2
CARATTERISTICHE DEGLI INVII ........................................................................................... 7
7.3
LAYOUT DELL’INVIO .............................................................................................................. 8
7.4
ZONA AFFRANCATURA ......................................................................................................... 8
7.4.1
Affrancatura con modalità SMA .................................................................................. 9
7.5
BLOCCO INDIRIZZO .............................................................................................................. 11
7.5.1
Posizionamento Blocco Indirizzo .............................................................................. 11
7.5.2
Specifiche Tipografiche del Blocco Indirizzo .......................................................... 12
7.5.3
Zona di rispetto del Blocco Indirizzo ........................................................................ 13
7.5.4
Blocco indirizzo mittente............................................................................................ 13
7.6
CODICE A BARRE 2 DI 5 INTERLEAVED .................................................................................. 14
7.6.1
Blocco Codice a barre invio – Posta Raccomandata inCittà .................................. 15
8
SERVIZI AGGIUNTIVI ......................................................................................................................... 15
8.1.1
LAY-OUT DELL’INVIO CON ATTESTAZIONE DI CONSEGNA................................. 16
8.1.1
LAY-OUT DELL’INVIO CON ATTESTAZIONE DI CONSEGNA DA STAMPA IN
PROPRIO ..................................................................................................................................... 17
9
AUTORIZZAZIONE ALLA STAMPA IN PROPRIO ............................................................................ 18
10
ACCETTAZIONE E CONTROLLO DELLE SPEDIZIONI ................................................................... 19
10.1
DISTINTE DI SPEDIZIONE ..................................................................................................... 20
11
MODALITÀ DI ALLESTIMENTO E PRELAVORAZIONE SPEDIZIONI ............................................ 20
11.1
CODICE DI AVVIAMENTO POSTALE ................................................................................... 20
11.2
CRITERI DI AGGREGAZIONE DEGLI INVII .......................................................................... 21
12
SPECIFICHE TECNICHE DI PRODOTTO .......................................................................................... 21
12.1
MATERIALE BUSTA .............................................................................................................. 22
12.2
ADESIVI E LEMBI DI CHIUSURA .......................................................................................... 22
12.3
SPECIFICHE BUSTE CON FINESTRE .................................................................................. 22
12.4
COME ATTIVARE IL SERVIZIO DI INFODELIVERY LIGHT ................................................. 22
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SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Scopo del presente documento è quello di descrivere le caratteristiche tecniche e le modalità di
allestimento del nuovo prodotto Posta Raccomandata incittà.
Il prodotto nasce per soddisfare le esigenze di recapito in ambito locale dei piccoli e medi
speditori business e Pubbliche Amministrazioni Locali.
2
TERMINI E DEFINIZIONI
Sigla
Descrizione
ASTM
CMP
Condensati
(caratteri)
Fincatura
Fronte dell’invio
Gloss
Haze
Interlinea
ISO
American Society for Testing and Materials
Centro di Meccanizzazione Postale
Pantone
PTL
Retro dell’invio
SMA
SP
Trasmittanza
UNI EN
CGC
3
Spaziatura ridotta dei caratteri che compongono una parola
Griglia, tratteggio, reticoli o taglio tratteggiato
Lato dell’invio dove è presente l’indirizzo del destinatario
Misura della riflessione
Misura della opacità
Spazio tra le righe dell’indirizzo
International Organisation for Standardisation
Sistema di riferimento internazionale per la selezione, la specifica,
l'individuazione e il controllo dei colori
Portalettere
Lato dell’invio opposto al fronte
Senza Materiale Affrancatura
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Frazione di luce di una determinata lunghezza d’onda che attraversa
un materiale
Ente Nazionale Italiano di Unificazione
Centro Grandi Clienti
DOCUMENTI ALLEGATI
Alla presente scheda tecnica sono allegati i seguenti documenti:
1. Distinte di spedizione Posta Raccomandata incittà
• Analitica (da compilare a cura del cliente)
2. Scheda tecnica “attestazione di Consegna”
3. layout materiali di consumo
4. Processo e Procedura di autorizzazione stampa in proprio
5. Modello ASP per la stampa in proprio,
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GENERALITA’
Raccomandata incittà è il nuovo servizio di Poste Italiane che permette al Cliente di spedire,
in raccomandazione, documenti con peso fino a 2 Kg nell’ambito dello stesso Comune.
Il servizio prevede il ritiro presso il domicilio del Cliente, la tracciatura con consegna in 2 giorni
lavorativi dal giorno di accettazione e relativa rendicontazione degli esiti di consegna tramite il
servizio di InfoDelivery Light.
Il nuovo prodotto, tracciato e a firma, avrà come ambito territoriale specifico i comuni riportati
nell’Elenco Comuni Serviti (pubblicato sul sito www.poste.it)
Il prodotto non rientra nel perimetro del Servizio Postale Universale ed è assoggettato ad IVA
(aliquota ordinaria).
Il prodotto si compone di un servizio di base integrabile con una serie di servizi opzionali, di cui
il cliente può usufruire a pagamento così come descritto nel paragrafo successivo.
4.1
CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO
4.1.1
Servizio base
Il servizio base prevede le seguenti caratteristiche:
•
Ritiro a domicilio tramite rete PTL.
•
Ritiro: programmato fino ad un massimo di 2gg/settimana (a scelta da Lunedi al
Venerdì)
•
Giorni e tempi di ritiro: Lun-Ven in orario mattutino tramite PTL.
•
Accettazione presso il cliente tramite PTL (vedi tabella sotto riportata)
Tipo
affrancatura
SMA
Modalità di
pagamento
Modalità di accettazione
Contestuale Accettazione e pagamento tramite Portalettere
•
Tipologia di Affrancatura: stampa su busta, etichette adesive, timbri.
•
Allestimento richiesto: gli invii devono essere presentati al PTL suddivisi nei 3 porti di
peso e per attestazione di consegna.
•
Tipologia di consegna: consegna tracciata previa firma per ricevuta del destinatario o
soggetto abilitato.
•
Tempi di consegna: Lun-Ven in orario mattutino tramite PTL.
•
SLA di consegna: J+2 dalla data di ritiro/accettazione (giorni lavorativi lun-venì)
•
Giacenza in caso di destinatario assente: 30 gg solari dalla data successivo al primo
tentativo di recapito, presso l’ufficio di giacenza indicato nell’avviso.
•
Peso max per invio: 2 kg.
•
Porti di Peso: 3 scaglioni di peso (0-100gr / 100gr-350gr / 350gr-2000gr)
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•
Dimensione max per invio: L353mmxH250mmxS25mm.
•
Rendicontazione Esiti tramite il servizio di infoDelivery Light: il servizio consente di
consultare gli esiti ed estrarre report attraverso chiavi di ricerca quali periodo di
spedizione, esito di lavorazione/consegna, codici degli invii.
il servizio consente al cliente di acquisire, in modalità elettronica, le informazioni relative
agli esiti di lavorazione e di consegna.Modalità di pagamento: Contestuale a mezzo
POS tramite Postamat, PostePay o con carte di debito a PIN del circuito Maestro .
•
Restituzione al mittente presso l’indirizzo di restituzione riportato sull’invio dal Cliente
degli invii non recapitati con indicazione delle relative motivazioni: “Compiuta giacenza,
Indirizzo insufficiente, Indirizzo inesatto, Indirizzo inesistente, Destinatario sconosciuto,
Destinatario trasferito, Destinatario irreperibile, Destinatario deceduto, Invio rifiutato” (nei
casi in cui non è possibile la restituzione al mittente, l’invio è soggetto ad un ulteriore
periodo di giacenza di 30 giorni presso gli sportelli inesitate. Esaurito tale termine gli invii
vengono distrutti).
4.1.2
Servizi opzionali/aggiuntivi
I servizi aggiuntivi sono i seguenti:
•
Servizio di attestazione di consegna: l’attestazione di consegna prevede la firma del
destinatario all’atto della ricezione dell’invio e la restituzione della stessa al mittente quale
prova dell’avvenuta consegna della spedizione al destinatario.
•
Materiali di consumo: al fine di allestire le spedizioni il cliente può rifornirsi, secondo le
modalità definite, di
4.2
o
rulli di etichette con codice a barre (su richiesta incluso nel prezzo)
o
rulli di etichette con logo affrancatura raccomandata incittà (su richiesta incluso nel
prezzo)
o
cartoline per “attestazione di consegna” (su richiesta incluso nel prezzo)
TEMPI DI CONSEGNA
Per il prodotto Posta Raccomandata inCittà la consegna è prevista dal Lunedì al Venerdì in
orario mattutino, secondo i seguenti livelli di servizio (dove j è il giorno di accettazione).
o
j+2 al 90%;
o
j+4 al 98%.
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CONDIZIONI DI ACCESSO
Il Cliente può utilizzare i servizi Posta Raccomandata inCittà a seguito di sottoscrizione tramite
le strutture commerciali di Poste Italiane degli specifici contratti previsti e nel rispetto delle
seguenti condizioni minime di accesso, previste per il prodotto in termini di:
o
Specifiche tecniche di prodotto e lay-out (7);
5.1
o
Modalità di accettazione (4.1 e 10)
o
Specifiche di confezionamento e allestimento (11);
o
Generazione delle distinte di accettazione (10.1)
o
Destinazioni intracomunali degli invii
COSA SPEDIRE
Gli invii devono contenere esclusivamente comunicazioni in forma scritta, anche generate
mediante l'ausilio di mezzi telematici, su supporto cartaceo.
5.2
COSA NON SPEDIRE
Gli invii non possono contenere merci in generale, denaro, oggetti preziosi, titoli e carte di
valore eseguibili al portatore, oggetti osceni e pornografici, carboni e diamanti industriali,
materiale riconoscibile come potenzialmente dannoso o la cui spedizione, comunque, risulti in
contrasto con qualsiasi legge o regolamento.
5.3
DOVE SPEDIRE
ll Cliente può presentare le proprie spedizioni presso la propria
preventivamente concordata in fase di contrattualizzazione.
6
sede/abitazione,
MODALITÀ DI AFFRANCATURA E PAGAMENTO
Le modalità di affrancatura previste per l’attivazione del servizio Posta Raccomandata inCittà,
previo rilascio della relativa autorizzazione da parte delle strutture commerciali, è:
• SMA (Senza Materiale Affrancatura)
La modalità di pagamento abbinata alla modalità di affrancatura SMA è solo contestuale al
momento del ritiro.
Si riporta di seguito le caratteristiche del processo in base alla modalità di pagamento e di
affrancatura
Affrancatura SMA
•
Contestuale:
L’accettazione viene fatta tramite PTL per ogni singola Raccomandata incittà
presso la sede del cliente.Il pagamento contestuale solo tramite Postamat,
PostePay o con carte di debito a PIN del circuito Maestro . Il PTL rilascia una
ricevuta fiscale solo nei casi in cui venga richiesta la relativa fattura.
Il ritiro viene fatto tramite bolgetta dedicata con all’interno le raccomandate
incittà, la distinta analitica e la ricevuta della distinta riepilogativa stampata dal
palmare.
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7
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CARATTERISTICHE DELL’INVIO
7.1
FORMATI E DIMENSIONI
Ogni invio deve rispettare le seguenti caratteristiche in termini di Formato, Dimensioni e Peso.
Formati ammessi
DIMENSIONI
L ≥ 1,4 H
Min
Max
L lunghezza (mm)
140
353
H altezza (mm)
90
250
S spessore (mm)
0,15
25
3
2000
P peso (g)
Sono ammessi solo invii di forma rettangolare.
Il rapporto lunghezza/altezza dell’invio deve essere maggiore o uguale a 1,4.
E’ possibile spedire invii con peso disomogeneo all’interno dello stesso ritiro.
7.2
CARATTERISTICHE DEGLI INVII
Di seguito si riporta una tabella di sintesi all’interno della quale sono indicate le caratteristiche
degli invii:
Materiale
Carta
Buste: bianche o comunque chiare.
Blocco indirizzo e
Logo affrancatura
Posizionamenti indirizzi ed aree di affrancatura come da
immagine sotto riportata.
Codice a barre
Sul fronte dell’invio deve essere apposto il codice a barre
coerente con le specifiche definite da Poste Italiane.
Formato
Indirizzo dattiloscritto o manoscritto.
Posizionamento
In basso a destra rispettando la zona bianca.
Struttura
Un indirizzo deve contenere da tre a cinque righe.
- 1° riga: destinatario
- 2° riga: facoltativa per informazioni aggiuntive sul
destinatario
- 3° riga: facoltativa per informazioni aggiuntive sull'edificio
(scala, piano, interno)
- 4° riga: via nome della via numero civico (in alternativa
CASELLA POSTALE)
- 5° riga: CAP località sigla provincia
E’ necessario rispettare l’ordine delle righe.
Layout
Requisiti
indirizzo
Contenuto degli
invii
Cartaceo.
Ogni invio deve essere perfettamente chiuso su tutti i lati.
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Gli invii, confezionati in busta cartacea bianca o comunque chiara devono essere perfettamente
chiusi in modo da garantire l’integrità e l’inaccessibilità al contenuto ed il confezionamento non
deve deteriorarsi durante il processo di recapito.
7.3
LAYOUT DELL’INVIO
Sul fronte dell’invio dovranno essere presenti:
•
•
•
•
7.4
Riquadro per l’affrancatura;
Blocco indirizzo destinatario;
Blocco indirizzo mittente con eventuale Logo;
Codice a barre e numero in chiaro per la tracciatura.
ZONA AFFRANCATURA
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La zona di affrancatura è un’area (sul fronte dell’invio) di dimensioni mm 80 x 40 misurata a
partire dall’angolo in alto a destra dell’invio; a seconda della modalità di affrancatura scelta dal
cliente tra quelle disponibili (SMA, Affrancaposta) si hanno differenti caratteristiche tecniche
dell’affrancatura, come riportato nei paragrafi 7.4.1 e Errore. L'origine riferimento non è stata
trovata., che deve essere contenuta all’interno ella zona di affrancatura stessa.
Non possono essere utilizzati francobolli.
7.4.1
Affrancatura con modalità SMA
Il Cliente che effettua spedizioni di Raccomandata inCittà utilizzando come modalità di
affrancatura la SMA deve riportare il logo del prodotto (pubblicato sul sito www.poste.it), nella
zona riservata all’affrancatura, mediante:
1.
2.
3.
4.
stampa sulla busta
stampa su etichetta “logo affrancatura” adesiva da apporre sulla busta
apposizione timbro amovibile
apposizione etichetta logo affrancatura Raccomandata incittà (etichette su rulli richiesti
tramite il modulo scaricabile dal sito di Poste nella sezione dedicata di Raccomandata
incittà.)
I dati relativi all’autorizzazione rilasciata da Poste, al momento della stipula del contratto,
(numero di autorizzazione e data di validità) devono essere riportati, obbligatoriamente
sull’invio, in una delle due possibili modalità alternative:
•
•
all’interno del logo (solo per stampa in proprio su busta o su etichetta adesiva e timbro);
all’interno del blocco indirizzo come prima riga, preferibilmente separato da una riga
bianca. In questo caso si suggerisce di utilizzare il font Times New Roman 8pt. Questa
modalità è obbligatoria se nell’affrancatura non sono presenti i relativi codici di
autorizzazione. (es modalità 4 del precedente elenco)
Il logo SMA di prodotto indicato nell’immagine sottostante deve essere realizzato in una delle
seguenti dimensioni:
•
•
•
70 mm x 40 mm
45 mm x 26 mm
35 mm x 20 mm
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Il logo può essere riportato sia nella versione in positivo che in negativo.
Il colore nero deve avere un’elevata carica di intensità cromatica, non inferiore al 30% del
colore del fondo, tale da garantire la sicura leggibilità del logo e degli eventuali altri testi
(autorizzazione).
Il logo deve essere sempre collocato sul medesimo lato del blocco indirizzo nell’angolo in alto a
destra dell’invio.
Il logo in formato elettronico viene fornito dalle Aree Commerciali Territoriali insieme
all’autorizzazione SMA a seguito della sottoscrizione del contratto e registrazione dei sistemi di
Poste Italiane.
In alternativa, la sola autorizzazione può essere riportata come prima riga del blocco indirizzo
destinatario, preferibilmente separato da una riga bianca. In questo caso si suggerisce di
utilizzare il font Times New Roman 8pt, come di seguito indicato:
Poste Italiane su richiesta, fornisce dell’etichetta logo affrancatura da apporre sugli invii:
L’etichetta logo affrancatura dovrà essere apposta sull’invio secondo le specifiche di
posizionamento descritte nella figura 1.
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Figura 1 - Posizionamento logo con all’interno n. autorizzazione SMA
7.5
BLOCCO INDIRIZZO
Si definisce “blocco indirizzo” l’insieme delle righe che compongono l’indirizzo.
Per comodità, nel seguito ci riferiamo al blocco indirizzo come al rettangolo che circoscrive le
righe dell’indirizzo, come mostrato negli esempi seguenti:
MARIO ROSSI
SPETT. ARCHITETTO
SALVATORE VERDI CN0005/2007
VIALE EUROPA 175 LUIGI BIANCHI
VIALE EUROPA 175
MARIO ROSSI
00144 ROMA RM
VIA PAISIELLO 32
00144 ROMA RM
VIALE EUROPA 175
74012 MARTINA FRANCA TA
00144 ROMA RM
Gli standard per la composizione indirizzi sono riportati sul sito di Poste Italiane.
7.5.1
Posizionamento Blocco Indirizzo
Il blocco indirizzo può essere:
• stampato direttamente sull’invio;
• stampato su opportuna etichetta.
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Il blocco indirizzo deve essere posizionato sull’invio (vedi figura sotto):
•
•
•
nell’area di dimensioni 140x140 mm a partire dall’angolo in basso a destra nel caso sia
parallelo al lato lungo dell’invio;
nell’area di dimensioni 140x140 mm a partire dall’angolo in alto a destra nel caso sia
parallelo al lato corto dell’invio;
ad una distanza di almeno 15 mm dai bordi.
min 15 mm
min 15 mm
140 mm
140 mm
140 mm
POSTE ITALIANE S.p.A.
VIALE EUROPA 175
00144 ROMA RM
140 mm
POSTE ITALIANE S.p.A.
VIALE EUROPA 175
00144 ROMA RM
min 15 mm
min 15 mm
7.5.2
Specifiche Tipografiche del Blocco Indirizzo
Di seguito sono riportate le specifiche tipografiche del blocco indirizzo destinatario:
• L’indirizzo deve essere preferibilmente dattiloscritto con inchiostro nero su area bianca.
• Stile carattere: è ammesso esclusivamente lo stile “normale”.
• Non si possono utilizzare altri stili quali:
o grassetto, sottolineati o condensati;
o giganti, grafici, gotici, corsivi o simili;
o con abbellimenti (grazie o serif).
• Il blocco indirizzo deve essere libero da logotipi o scritte estranee (marchi di fabbrica,
fincature, scritte in microcaratteri, referenti commerciali, codici etc).
• La distanza tra due parole successive deve essere compresa tra 1 e 3 caratteri.
• L’interlinea deve essere singola e costante per tutte le linee dell’indirizzo.
• Le righe dell’indirizzo devono essere parallele.
• Le righe dell’indirizzo devono essere allineate a sinistra.
• L’inclinazione delle righe indirizzo rispetto alla base della lettera deve essere contenuta
entro un angolo di 5°.
• Carattere (font) utilizzabili:
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7.5.3
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Zona di rispetto del Blocco Indirizzo
Per garantire l’individuazione del blocco indirizzo da parte dei sistemi di lettura automatica, è
necessario mantenere delle zone di rispetto di:
• almeno 15 mm di larghezza sul lato destro e sul lato sinistro del blocco indirizzo;
• almeno 5 mm di larghezza sul lato superiore e sul lato inferiore del blocco indirizzo.
Queste zone devono essere di colore bianco.
7.5.4
Blocco indirizzo mittente
Il blocco indirizzo mittente va apposto sul fronte dell’invio nell’angolo in alto a sinistra.
La composizione dell’indirizzo segue le medesime regole riportate nei paragrafi precedenti per il
blocco indirizzo destinatario.
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7.6
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CODICE A BARRE 2 DI 5 INTERLEAVED
Su ogni invio deve essere riportato il codice a barre identificativo dell’invio, le cui numerazioni
sono appartenenti al prodotto Raccomandata incittà, secondo le specifiche (vedi link
http://www.poste.it. ) e le numerazioni rilasciate da Poste. Il codice a barre deve essere riportato
sulla busta come da figura seguente:
Poste Italiane offre 2 modalità alternative di apposizione del blocco codice a barre sugli invii:
• su richiesta, Poste Italiane fornisce dell’etichetta logo codice a barre da apporre sugli
invii. L’etichetta con codice a barre dovrà essere apposta sull’invio considerando le
specifiche sotto riportate.
•
stampando in proprio il codice a barre, rispettando le modalità di autorizzazione di
seguito riportate. In tal caso il cliente deve rispettare tassativamente il range assegnato
da Poste e le specifiche tecniche riportate sulla pagina web dedicata a raccomandata
incittà tramite link http://www.poste.it. Questa ultima modalità è possibile solo dopo aver
avuto autorizzazione alla stampa in proprio (capitolo 9)
Gli invii devono essere obbligatoriamente dotati del codice a barre.
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Il blocco del codice a barre comprende:
- la lettera identificativa del prodotto.
- l’area rettangolare minima che circonda le barre e gli spazi e le informazioni in chiaro
(caratteri alfanumerici) poste appena al di sotto.
Il blocco codice a barre deve essere riportato:
• sullo stesso lato del blocco indirizzo del destinatario
• ad una distanza di almeno 15 mm dal bordo sinistro e almeno 25 mm dal bordo inferiore
della busta
• rispettando le zone di rispetto dell’indirizzo, della zona affrancatura e della zona del
mittente
• con orientamento parallelo all’indirizzo del destinatario.
7.6.1
Blocco Codice a barre invio – Posta Raccomandata inCittà
Sull’invio deve essere presente un codice a barre, che riporta la lettera “R” e una
personalizzazione con la scritta “raccomandata incittà”. banda di colore blu Pantone 2728u
(oppure Nero) di mm L 70 x 10 h con scritta bianca “raccomandata incittà” lettering rilasciato da
Poste.
Il lettering in formato elettronico viene fornito dalle Aree Commerciali Territoriali ai clienti che
desiderano effettuare la stampa in proprio.
8
SERVIZI AGGIUNTIVI
Qualora si sia richiesto il servizio aggiuntivo dell’attestazione di consegna, sul retro dell’invio
dovrà essere apposta la cartolina di attestazione avvenuta consegna.
La cartolina deve essere applicata tassativamente senza ricorrere a fermagli o spille metalliche
ed in maniera che risulti visibile il lato retro, dove è presente la dicitura “Firma per esteso del
ricevente” (Figura 2 e Figura 3 - retro).
Si riporta di seguito il relativo layout della cartolina fornita da Poste Italiane (figura:2) e il relativo
layout della cartolina per la stampa in proprio (figura 3).
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Data 15/05/2015
LAY-OUT DELL’INVIO CON ATTESTAZIONE DI CONSEGNA
Con il layout di seguito indicato:
Figura 2 - Attestazione di Consegna (Fronte)
Figura 2 - Attestazione di Consegna (retro)
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Tipologia
SCHEDA TECNICA PRODOTTO
Titolo
GUIDA ALLESTIMENTO DELLA RACCOMANDATA INCITTÀ
8.1.1
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LAY-OUT DELL’INVIO CON ATTESTAZIONE DI CONSEGNA DA STAMPA IN
PROPRIO
La stampa in proprio del modello presenta delle caratteristiche tecniche di dettaglio con un
layout dedicato riportate nell’ allegato scheda tecnica prodotto “attestazione di consegna”.
Figura 3 - Attestazione di Consegna (Fronte)
Figura 3 - Attestazione di Consegna (Retro)
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9
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AUTORIZZAZIONE ALLA STAMPA IN PROPRIO
I Clienti che intendono stampare in proprio gli invii di Posta Raccomandata incittà con gli
eventuali servizi accessori (Attestazione consegna,) devono attenersi alla “Procedura di
Autorizzazione Stampa in Proprio Posta Raccomandata incittà”.
La Procedura di Autorizzazione ha lo scopo di verificare in via preventiva il rispetto degli
standard di Prodotto definiti da Poste Italiane e potrà essere attivata secondo le modalità
previste nel documento:
• Processo e Procedura di Autorizzazione alla stampa in proprio Posta Raccomandata
incittà contenuta nell’allegato della presente scheda tecnica.
A completamento del processo di autorizzazione il COP rilascia:
-
il codice di autorizzazione alla stampa in proprio, che obbligatoriamente deve
essere riportato in maniera chiara e leggibile:
o Preferibilmente all’interno del logo prodotto (vedi par. 7.4.1), appena al di sotto
del numero di autorizzazione SMA, come evidenziato nella figura seguente:
Numero di autorizzazione SMA
Codice di autorizzazione stampa in proprio
Il codice all’interno del logo deve essere stampato in caratteri maiuscoli, nel quarto in
basso a sinistra del logo, con contrasto nero su bianco e una clear zone di almeno 1mm
e può essere riportato solo nella versione in positivo.
I caratteri che compongono il codice di omologazione devono avere una spaziatura
intercarattere compresa tra 0.25 mm (2 pixel) e 0.5 mm (4 pixel) e un’altezza compresa
tra 1.5 mm (12 pixel) e 2.5 mm (20 pixel), come evidenziato nella figura seguente:
o
In alternativa può essere stampato all’interno del blocco indirizzo destinatario
preferibilmente separato da una riga bianca dallo stesso; in questo caso si
suggerisce di utilizzare il font Times New Roman 8pt.
Codice di autorizzazione stampa in proprio
DCO XXXXXXXXX
MARIO ROSSI
VIALE EUROPA 175
00144 ROMA RM
•
Il range numerico necessario alla personalizzazione del codice a barre che identifica
univocamente ciascun invio.
L’autorizzazione alla stampa in proprio, il relativo codice di Omologazione saranno validi
per un anno a decorrere dalla data di rilascio.
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La struttura di Poste Italiane a cui rivolgersi per attivare la procedura è il Centro Omologazione
L’indirizzo del COP è:
Poste Italiane
Posta, Comunicazione e Logistica - Engineering e Operations
Centro Omologazione Prodotto
Viale Europa 175
00144 ROMA RM
Ulteriori informazioni in merito ai prototipi da realizzare potranno essere richieste a:
Tel:
06 5958 4012 (lunedì – giovedì 09.00 – 17.00; venerdì 09.00 – 15.00)
Fax: 06 5958 8678
Email: [email protected]
10 ACCETTAZIONE E CONTROLLO DELLE SPEDIZIONI
Tutte le spedizioni saranno sottoposte in fase di accettazione a controlli da parte di Poste
Italiane. I controlli in fase di ingresso saranno finalizzati alla verifica della rispondenza della
spedizione ai requisiti necessari per l’accesso al servizio e per la corretta applicazione del
prezzo.
In particolare, ciascuna spedizione sarà sottoposta alle seguenti verifiche:
• verifiche di conformità della destinazione;
• verifiche di conformità delle caratteristiche di prodotto;
• verifica dei quantitativi consegnati rispetto a quanto dichiarato;
• verifiche di corretto allestimento delle spedizioni;
• verifiche di tipo amministrativo (corretta applicazione del prezzo);
• verifiche di conformità delle spedizioni alle norme e requisiti in vigore.
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10.1
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DISTINTE DI SPEDIZIONE
La spedizione deve essere accompagnata dalle seguenti distinte per in base alla modalità di
pagamento e di affrancatura:
Tipo di distinta
Modalità di
affrancatura e
pagamento
Compilata da
Distinta analitica di posta registrata, prodotta
dal cliente in duplice copia, con l’indicazione
dei codici di bar-code utilizzati per l’intero ritiro.
La distinta deve essere compilata in ordine di
porto di peso e di numero progressivo del
relativo barcode.
Ricevuta di Accettazione
SMA – Contestuale
Cliente, in doppia
copia
SMA – Contestuale
Stampa palmare in
doppia copia
La distinta è contenuta nell’Allegato 3 alla presente Scheda Tecnica.
11 MODALITÀ DI ALLESTIMENTO E PRELAVORAZIONE SPEDIZIONI
Per garantire che il prodotto venga lavorato correttamente e con la massima velocità in tutte le
fasi di attraversamento della catena logistica è necessario che i Clienti adottino le modalità di
preparazione delle spedizioni di seguito indicate.
11.1
CODICE DI AVVIAMENTO POSTALE
Tutti gli invii devono riportare la corretta indicazione del CAP desumibile dal Codice di
Avviamento Postale in vigore e devono essere raggruppati in scatole e pallet secondo i criteri
specificati nella sezione relativa all’allestimento delle spedizioni.
Il CAP è consultabile gratuitamente:
• nella sezione Cerca CAP del sito di Poste Italiane www.poste.it;
• presso uno dei 14.000 Uffici Postali;
• chiamando il Numero Verde gratuito 803.160.
Il Codice di Avviamento Postale è inoltre disponibile in formato Access
nelle seguenti modalità:
• Banca dati "CAP Professional", il database che contiene i CAP di tutte le località italiane
e i dati toponomastici (località, denominazione urbanistica generica, numero civico,
CAP) relativi a 41 città divise in zone CAP;
• Banca dati “CAP Street File”, il database che completa le informazioni contenute in CAP
Professional con i dati toponomastici di ulteriori 468 città per fornire uno stradario
complessivo di 509 città italiane.
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Nota
Si ricorda che per le 41 località suddivise in zone postali non è ammesso l’utilizzo dei CAP
generici, ma deve essere indicato quello specifico associato alla via e al numero civico del
destinatario desumibile dal Codice di Avviamento Postale in vigore. Le uniche eccezioni sono
costituite dal caso in cui la strada in cui è ubicato il destinatario non sia pubblicata nel Codice di
Avviamento Postale e dal caso di oggetti destinati a Caselle Postali di cui non si conosca il CAP
specifico.
11.2
CRITERI DI AGGREGAZIONE DEGLI INVII
Al momento della presentazione, gli invii devono essere aggregati per:
• porto di peso
• servizi accessori
Premesso che tutti gli invii debbono avere la corretta indicazione del CAP desumibile dal
Codice di Avviamento Postale in vigore, al momento della presentazione per l’accettazione
l’aggregazione deve essere effettuata in funzione:
• della tipologia di prodotto: il prodotto Posta Raccomandata incittà deve essere
mantenuto separato dagli eventuali altri prodotti affidati a PostaItaliane nel medesimo
ritiro;
• dei servizi opzionali: invii con differenti servizi opzionali devono essere mantenuti
separati ovvero: Posta Raccomandata Incittà, Posta Raccomandata incittà con
Attestazione di Consegna;
• dello scaglione di peso: Il cliente dovrà presentare gli invii distinti per scaglione di
peso;
In tutti i casi gli invii devono essere presentati in ordine progressivo di distinta analitica.
12 SPECIFICHE TECNICHE DI PRODOTTO
Nel seguito vengono indicate le specifiche tecniche di prodotto definite da Poste Italiane:
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MATERIALE BUSTA
Le caratteristiche del materiale per la realizzazione della busta sono:
CARATTERISTICHE - BUSTA
VALORI
Grammatura (UNI EN ISO 536/98)
≥ 60 g/m2
Spessore (EN 20534/94)
100 ÷ 150 µm
Opacità (UNI 7624/86)
≥ 90 %
Indice di lacerazione (UNI EN 21974/95) ≥ 6 mNm²/g
12.2
ADESIVI E LEMBI DI CHIUSURA
Occorre porre particolare attenzione alle colle ed agli adesivi utilizzati per l’allestimento degli
invii e per la chiusura dei lembi. L’allestimento dell’invio deve assicurare che:
• l’invio non si apra durante le lavorazioni
• non vi sia fuoriuscita di collante
12.3
SPECIFICHE BUSTE CON FINESTRE
In caso di Busta con finestra (pannello) trasparente ( solo per la stampa in proprio) devono
essere rispettati i standard seguenti:
1) Il pannello trasparente deve:
- essere posizionato in basso a destra, parallelo al lato maggiore dell’invio, sul lato
della busta non munito di lembo di chiusura;
- essere bene incollato lungo l’intero perimetro e posto in maniera da non
compromettere i requisiti necessari per la meccanizzabilità della busta;
- rispettare le caratteristiche ottiche in maniera da permettere una piena visibilità
dell’indirizzo e del barcode brandizzato, sono da evitare quindi le finestrature che
attenuano il contrasto tra caratteri e sfondo o che sono molto lucide e riflettenti;
- Essere sufficientemente grande da permettere la completa visibilità di tutto il blocco
indirizzo.
II foglio contenuto nella busta recante l’indirizzo e il codice a barre brandizzato deve
essere posizionato in modo tale da consentire la totale lettura dell’indirizzo e del codice stesso.
Occorre evitare quindi che, a seguito di spostamenti all’interno della busta, il foglio venga a
trovarsi in posizione tale da causare:
• l’occultamento totale o parziale dell’indirizzo e del codice a barre;
• che le linee dell’indirizzo assumano un’inclinazione eccedente le specifiche;
• una eccessiva vicinanza rispetto ai bordi della finestrella .
A tale proposito è opportuno scegliere le dimensioni della busta in funzione di quelle del foglio
contenuto e ripiegare quest’ultimo in modo che riempia completamente la busta.
12.4
COME ATTIVARE IL SERVIZIO DI INFODELIVERY LIGHT
Il Servizio non universale “Infodelivery Light” consente al Cliente di ricevere, in formato
elettronico, una rendicontazione delle spedizioni effettuate tramite i seguenti prodotti di posta
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registrata: Posta Raccomandata Retail, Posta Raccomandata Pro, Posta Raccomandata Smart,
Posta Assicurata Retail, Posta Assicurata Smart, Raccomandata1 Retail, Raccomandata1
Business, Posta Raccomandata incittà.
Nello specifico, il Servizio permette, gratuitamente per raccomandata incittà, al Cliente di
ricercare visualizzare e scaricare, dall’area dedicata del sito www.poste.it, per ciascun invio
preventivamente registrato, un report contenente i seguenti dati:
• codice dell’invio;
• tipologia di prodotto;
• data di spedizione;
• ufficio accettante;
• stato di lavorazione / esito della consegna.
Il risultato della ricerca fornirà, per ciascun codice, associato ad un invio, l’indicazione
aggiornata dell’ultimo stato di lavorazione e la relativa data e ora.
Per poter usufruire del Servizio Infodelivery Light, il Cliente di Raccomandata incittà dovrà:
a) registrarsi al sito web www.poste.it nella sezione “Professionisti e PMI”;
b) accedere al suddetto sito mediante il proprio account “MY POSTE”;
c) accettare le CGS di Infodelivery Light mediante flag su apposito riquadro durante la fase
di registrazione al Servizio;
d) confermare i propri dati anagrafici.
Una volta completate le attività di cui sopra, Poste fornirà conferma al Cliente dell’avvenuta
attivazione del Servizio nella sua personale “Bacheca MYposte”.
Terminate le suddette attività il Cliente potrà effettuare, ai fini dell’erogazione del Servizio, le
operazioni di seguito indicate riportate:
a) Registrazione dei Codici degli invii;
b) Prenotazione dei Codici per la rendicontazione;
c) Ricerca dei Codici mediante l’uso di chiavi di ricerca;
d) Consultazione degli esiti.
La registrazione in memoria dei codici non comporta di per se la decurtazione degli stessi, che
avverrà solamente a seguito dell’attività di prenotazione dei Codici per la successiva
rendicontazione; sino alla consultazione degli esiti, i Codici prenotati potranno essere modificati
dal Cliente.
Il Servizio sarà disponibile tutti i giorni, compresi i festivi, ed in qualsiasi orario. Le informazioni
di tracciatura delle spedizioni verranno aggiornate da Poste due volte al giorno (alle ore 15.00
ed alle ore 24.00): i report di rendicontazione estratti entro le ore 15.00 mostreranno, per ogni
codice invio, le informazioni di lavorazione o consegna registrate nei sistemi di Poste entro la
mezzanotte del giorno precedente; le estrazioni successive alle ore 15.00 mostreranno le
informazioni registrate nella mattinata del medesimo giorno.
Per la rendicontazione delle spedizioni effettuate tramite il Servizio non universale “Posta
Raccomandata incittà”, il corrispettivo del Servizio è incluso in quello del recapito.
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