Informazioni Generali
Sede Congressuale:
Palacongressi di Rimini
Via della Fiera, 23
47923 Rimini
Ph +39 0541711511 – fax +39 0541 711406
www.riminipalacongressi.it
Date ed Orari:
L’allestimento stand avrà luogo nei seguenti giorni ed orari
• Martedì 27 Ottobre 2015
h. 08,00 – 19,00
• Mercoledì 28 Ottobre 2015
h. 08,00 – 19,00
• Giovedì 29 Ottobre 2015
h. 08,00 – 19,00
L’esposizione avrà luogo nei seguenti giorni ed orari
• Venerdì 30 Ottobre 2015
h. 13,00 - 19,30
• Sabato 31 Ottobre 2015
h. 09,00 - 19,00
• Domenica 1° Novembre 2015 h. 09,00 - 14,00
Lo smontaggio stand avrà luogo nei seguenti giorni ed orari
• Domenica 1° Novembre 2015 h. 15,00 – 20,00
• Lunedì 2 Novembre 2015
h. 08,00 – 20,00
Variazioni di orario dovute ad esigenze logistico organizzative saranno comunicate tempestivamente dalla
segreteria organizzativa
Spedizione di materiali in fiera:
Gli espositori potranno spedire il materiale per lo stand presso MailBox
Etc in Via della Fiera 23/C – 47923 Rimini, compilando l’apposito Form
Il materiale verrà ritirato in deposito da “MailBox Etc” e trasportato a
stand secondo istruzioni fornite dall’espositore
Segreteria Organizzativa:
MCM Srl
Via Rione Sirignano 5
80121 Napoli
Ph +39 081761085
Fax +39 081664372
www.mcmcongressi.it
Rif: Andrea de Rosa
[email protected]
Informazioni Generali
PRINCIPALI AVVERTENZE E NORME DA OSSERVARE PER GLI ALLESTITORI ED
ESPOSITORI AL PALACONGRESSI DI RIMINI
(Estratti del Regolamento Tecnico)
1. NB: E’ vietato verniciare le strutture dell’allestimento all’interno del Palacongressi, sia che si tratti di
vernici e/o smalti, sia che si tratti di idropitture lavabili, ed altresì sottoporre a trattamento di ignifugazione il
materiale stesso all’interno dei padiglioni. Sono consentiti solo piccoli ritocchi per correggere imperfezioni o
difetti causati dal montaggio delle strutture allestite. E’ fatto divieto assoluto di verniciare le strutture
dell’allestimento nelle aree esterne del Palacongressi e nei parcheggi;
2. E’ vietato eseguire lavori di saldatura e taglio di qualsiasi tipo e natura e comunque l’uso di fiamme libere.
3. Le modalità di carico e scarico dei mezzi dovranno avvenire sotto direzione del Palacongressi come di
seguito indicato.
4. In tutta l’area interna del Palacongressi NB: sarà possibile utilizzare solo mezzi di movimentazione merci
gommati bianchi o con ruote antitraccia (carrelli, transpallet, muletti, ecc...)
5. Tutti i pozzetti elettrici devono essere ispezionabili. Nel caso in cui il pavimento dello stand sia provvisto di
copertura (moquette, pedana ecc.) dovrà essere predisposta un’apertura adeguata per l’ispezione. I pozzetti
per la fornitura elettrica non sono ad uso esclusivo dello stand che occupa l’area in cui è posizionato il
pozzetto. La corrente elettrica verrà erogata dal pozzetto segnalato nellapianta tecnica dell’area espositiva.
6. Non è autorizzata nessuna rete WI-FI. L'eventuale realizzazione sarà esclusivamente a cura dei tecnici
interni del Palacongressi.
7. L’organizzatore dovrà proteggere la pavimentazione occupata dallo stand mediante la stesura di apposito
materiale fornito dal Palacongressi, sul quale potrà essere poi realizzato l’allestimento (quadrotte in
linoleum 1x1 mt x 3mm). La messa in opera del materiale fornito è a cura dell’allestitore.
8. Non sono consentite lavorazioni in quota con scale a libro superiori a 2 metri: per le lavorazioni in quota è
obbligatorio l'utilizzo del trabattello manuale assemblato a norma di legge.
9. È indispensabile dotare il personale in servizio di una apposita tessera di riconoscimento corredato di
fotografia, contenente le generalità del lavoratore (nome, cognome, datore di lavoro, data di assunzione) e
l’indicazione del datore di lavoro. I lavoratori sono tenuti ad esporre detta tessera di riconoscimento e devono
essere facilmente riconoscibili dall’Organizzatore e dal personale del Palacongressi.
I SEGUENTI Moduli di servizio sono obbligatori e vanno inoltrati tempestivamente alla
segreteria organizzativa. In difetto non sarà consentito l’accesso all’area espositiva
A Adesione copertura assicurativa
B Dichiarazione ditta incaricata al montaggio di stand personalizzato
C Dichiarazione di Conformità Antincendio
D Dichiarazione di Conformità Impianto Elettrico
E Lista del Personale
Informazioni Generali
Disposizioni per lo scarico dei materiali di allestimento
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Lo scarico del materiale sarà possibile Martedì 27 e Mercoledì 28 Ottobre dalle ore 08,00 alle
ore 19,00 ;
Tutti i mezzi dovranno arrivare e sostare nell’area parcheggio in Via Simonini, ingresso cancello
18, coordinate GPS: N 44*04’79’’ – E 12*56’73’’;
Ciascun mezzo all’arrivo dovrà ritirare un pass numerato rilasciato dall’incaricato della fiera
presente al parcheggio di Via Simonini e dovrà aspettare il proprio turno per andare a
posizionarsi nella zona adibita allo scarico;
Lo scarico dei mezzi verrà eseguito in rigoroso ordine cronologico di arrivo come indicato dai
pass numerati rilasciati agli autisti;
Per lo scarico dei mezzi è disponibile un servizio muletto fornito dall’organizzazione che può
essere richiesto tramite la compilazione dell’apposito form di richiesta;
Al termine dello scarico tutti i mezzi dovranno liberare l’area e potranno tornare a sostare nel
parcheggio di Via Siminoni;
Tutti i mezzi in sosta in aree interdette saranno rimossi con costi a carico del trasgressore;
Le autovetture potranno utilizzare i parcheggi interrati del Palacongressi e non avranno
necessità di pass numerati;
I servizi di deposito imballi vuoti e/o deposito materiale dell’espositore possono essere richiesti
a mezzo degli appositi form;
Disposizioni per la movimentazione interna
•
•
In tutta l’area interna del Palacongressi è possibile utilizzare solo mezzi di movimentazione
(transpallet, carrelli etc) gommati bianchi o con ruote antitraccia;
E’ vietato l’ingresso nella struttura interna del palacongressi a qualsiasi tipo di veicolo a motore;
Disposizioni per il carico dei materiali di allestimento
•
•
•
•
Il carico del materiali sarà possibile Domenica 1 Novembre 2015 dalle ore 15,00 alle ore 20,00 e
Lunedì 2 Novembre 2015 dalle ore 08,00 alle ore 20,00 –
Tutti i mezzi dovranno arrivare e sostare nell’area parcheggio di Via Simonini, ingresso cancello
18, coordinate GPS: N 44*04’79’’ – E 12*56’73’’ e ritirare pass numerato per accedere all’area
di carico;
Le aziende che hanno necessità di scaricare imballi vuoti potranno accedere nell’ordine indicato
dal pass numerato e dovranno liberare l’area al termine dello scarico;
I mezzi al termine del carico dovranno ritirare il pass di uscita e non sarà consentito lasciare
l’area del Palacongressi senza pass di uscita;
In tutte le fasi di scarico, movimentazione interna e carico dei materiali il personale delle ditte di
allestimenti e gli autisti dovranno attenersi scrupolosamente alle disposizioni del personale del
Palacongressi addetto alla regolazione delle operazioni di traffico;
Informazioni Generali
Obbligo di assicurazione RC – Form A obbligatorio a cura della ditta espositrice
•
L’espositore dovrà inviare alla segreteria organizzativa entro il 01 Ottobre 2015, copia della
propria polizza RC per danni a terzi visitatori del proprio stand, causati dal materiale di
allestimento messo in opera nel proprio spazio espositivo. Qualora l’espositore né fosse
sprovvisto potrà compilare l’allegato modulo “A” ed inviarlo in originale timbrato e firmato alla
segreteria organizzativa che provvederà alla copertura con Assicurazioni Generali SPA- Ogni
espositore risponde in proprio per danni causati a terzi espressamente manlevando la
segreteria Organizzativa MCM srl ed il Palacongressi;
Designazione dell’allestitore – Form B obbligatorio a cura della ditta espositrice
•
La ditta espositrice è tenuta a indicare alla Segreteria Organizzativa la/le ditta/e incaricata/e
dell’allestimento dei propri spazi espositivi attraverso la compilazione e l’invio dell’apposito
Form obbligatorio “B”. Il modulo “B” dovrà essere inviato prima della presentazione del
progetto dello stand;
Progettazione
•
•
•
•
•
•
•
•
Gli Stand di tipo A potranno raggiungere un altezza massima di 450 cm incluso pedana; la
pedana potrà avere un altezza max di 20 cm; e dovrà essere corredata da apposito scivolo
handicappati di larghezza almeno 1 mt;
Gli stand di tipo B potranno raggiungere un altezza massima di 300 cm oltre pedana; la pedana
potrà avere un un altezza max di 20 cm; e dovrà essere corredata da apposito scivolo
handicappati di larghezza almeno 1 mt;
I progetti degli stand che superano l’altezza massima di 300 cm (esclusa pedana) dovranno
essere approvati dall’ufficio tecnico del Palacongressi e dalla Segreteria Organizzativa. I progetti
da approvare dovranno essere inviati a mezzo e-mail: [email protected] entro e non
oltre il 01 Ottobre 2015, corredati di piante “scalate” e di prospetti “quotati” degli elementi in
elevazione. Files in pdf o Dwg;
I progetti degli stand di altezza massima non superiore ai 300 cm (esclusa pedana) dovranno
essere inviati per conoscenza alla Segreteria Organizzativa [email protected] entro il 01
Settembre 2015 e non necessitano di approvazione preventiva; Tuttavia dovranno attenersi ad
eventuali prescrizioni provenienti dalla Segreteria Organizzativa e/o dall Ufficio tecnico del
Palacongressi;
Si tenga conto nella progettazione che i pozzetti elettrici quando presenti all’interno dell’area
stand (come indicati nella pianta tecnica dell’area espositiva) dovranno essere sempre
ispezionabili e pertanto liberi da strutture fisse che né impediscano l’accessibilità;
Nessun punto di appoggio né di contatto di alcun genere è consentito tra le strutture dello
stand e le pareti perimetrali dell’area espositiva;
Sono possibili appendimenti da tetto fiera su approvazione dell’Ufficio Tecnico del
Palacongressi. Per richiedere l’autorizzazione e la quotazione dei punti sospesi è necessario
compilare l’apposito Form da inoltrare alla Segreteria Organizzativa [email protected]
entro e non oltre il 01 Ottobre 2015;
Nella progettazione degli stand gli Espositori e gli Allestitori dovranno considerare che gli stessi
saranno aperti al pubblico e pertanto dovranno trovare soluzioni che assicurino la sicurezza dei
visitatori nel rispetto delle normative vigenti;
Informazioni Generali
Lista personale montaggio e smontaggio – Form E obbligatorio a cura dell’allestitore
•
L’accesso in fiera del personale per il montaggio e lo smontaggio degli stand, sarà consentito nei
giorni e negli orari di allestimento e disallestimento, e potrà avvenire solo tramite apposito
badges rilasciato on site dalla Segreteria Organizzativa;
Al fine di sveltire le operazioni di accreditamento del personale si invitano gli allestitori ad inviare
alla Segreteria Organizzativa, entro il 20 Ottobre 2015, l’apposito form “E” con la lista nominativa
del personale impiegato, corredata dalla documentazione richiesta, eventuali
aggiunte/sostituzioni di personale potranno essere comunicate on site;
Dopo il 20 Ottobre 2015 la lista nominativa dovrà essere consegnata alla Segreteria Organizzativa
direttamente on site. Non sarà consentito l’accesso in fiera alle ditte che non avranno redatto e
consegnato la lista nominativa del personale impiegato con relativa documentazione (fotocopia
del documento di identità del lavoratore e dichiarazione della ditta di regolarità della posizione
dello stesso alle proprie dipendenze o altra forma di assunzione temporanea);
•
•
Consegna spazi
•
•
•
•
Gli spazi espositivi “nudi”, tracciati come da piante allegate alla presente guida, saranno
consegnati dalla Segreteria Organizzativa agli allestitori a partire dalle ore 08,00 di Martedì 27
Ottobre 2015;
Eventuali anticipi lavori e/o prolungamenti dell’orario di allestimento potranno essere richiesti
alla Segreteria Organizzativa attraverso l’invio dell’apposito form. La segreteria Organizzativa si
riserva a suo insindacabile giudizio, di autorizzare le richieste, secondo compatibilità con le
esigenze organizzative del Palacongressi;
Gli stand preallestiti come da catalogo, saranno consegnati a partire dalle ore 09,00 del 29
Ottobre 2015;
Le salette aziendali e le salette Vip Lounge saranno consegnate allestite come da catalogo a
partire dalle ore 12,00 del 29 Ottobre 2015;
Protezione pavimenti
•
•
•
L’allestitore dovrà proteggere la pavimentazione dello spazio occupato dallo stand mediante la
stesura di apposito materiale fornito dal Palacongressi (quadrotte di linoleum, dim
1x1mtx3mm) sul quale potrà poi realizzare l’allestimento con pedana, moquettes o altro. Il
materiale di protezione dovrà poi essere restituito al termine del disallestimento nelle
medesime condizioni in cui è stato consegnato.
Non è consentita l’apposizione di alcun materiale direttamente sul pavimento di fiera incluso
nastro biadesivo e scotch carta;
Si ricorda che è fatto divieto di spostare materiale con mezzi di carico (transpallet, carrelli o
altro) che non siano opportunamente gommati bianchi o con ruote antitraccia;
Divieto di verniciatura
•
E’ fatto divieto assoluto di verniciare le strutture dell’allestimento all’interno del Palacongressi,
sia che si tratti di vernici e/o smalti, sia che si tratti di idropitture lavabili e/o altresì sottoporre a
trattamento di ignifugazione il materiale stesso all’interno dei padiglioni. Sono consentiti solo
piccoli ritocchi di colore per correggere imperfezioni o difetti causati dal montaggio delle
strutture allestite; E’ fatto divieto assoluto di verniciare le strutture dell’allestimento nelle aree
esterne del Palacongressi e nei parcheggi;
Informazioni Generali
Finitura degli allestimenti
•
•
Dovranno essere realizzati allestimenti completi e “finiti” in ogni parte dello stand che risultino
decorosi anche sulle pareti confinanti con altri stand;
Le grafiche, le scritte e i messaggi di comunicazione in genere messi in opera negli stand
dovranno essere conformi al decoro della manifestazione e del Palacongressi;
Conformità antincendio materiali impiegati – Form C obbligatorio a cura dell’allestitore
•
Per le dichiarazioni di conformità dei materiali impiegati nell’allestimento si rimanda ad una
lettura attenta del modulo obbligatorio “C”. Il modulo “C” in originale timbrato e firmato,
corredato di tutta la documentazione in esso indicata, dovrà essere consegnato alla Segreteria
Organizzativa al termine dell’allestimento. In difetto di consegna del modulo “C” o in difetto
della documentazione allegata richiesta la Segreteria Organizzativa si riserva di non consentire
l’apertura dello stand;
Dichiarazione di conformità impianto elettrico - Form D obbligatorio a cura dell’allestitore
•
•
•
•
•
•
•
L’impianto elettrico messo in opera nello stand dovrà essere accompagnato da certificazione di
legge secondo quanto indicato nel modulo obbligatorio “D”, a cui si rimanda per un attenta
lettura. Il modulo “D” in originale timbrato e firmato, corredato di tutta la documentazione in
esso indicata, dovrà essere consegnato alla Segreteria Organizzativa al termine
dell’allestimento. In difetto di consegna del modulo “D” o in difetto della documentazione
richiesta la Segreteria Organizzativa si riserva di non “allacciare” lo stand;
I pozzetti elettrici di servizio allo stand devono essere ispezionabili e, pertanto, nel caso in cui
il pavimento dello stand sia provvisto di copertura con pedana, dovrà essere predisposta a cura
dell’allestitore e/o espositore, adeguata apertura ispezionabile;
I pozzetti per la fornitura elettrica non sono ad uso esclusivo dello stand che occupa l’area in cui
è posizionato lo stesso;
Tutti gli stand dovranno essere dotati di quadro elettrico a norma con interruttore differenziale
magnetotermico di adeguata potenza;
L’“allaccio” del quadro elettrico dello stand alla linea elettrica generale del Palacongressi, potrà
essere eseguita solo dal personale tecnico del Palacongressi, in nessun caso potrà essere
eseguita da personale dell’allestitore e potrà avvenire solo se è stata presentata la
certificazione di conformità come da modulo”D”;
Gli espositori con stand preallestito sono esenti da tutto quanto sopra a cui provvederà
direttamente il personale tecnico del Palacongressi che realizzerà l’impianto elettrico;
L’impianto elettrico fornito negli stand preallestiti permette un impiego di potenza max 3kw, se
gli espositori necessitano di potenza superiore devono inviare alla Segreteria Organizzativa il
Form di richiesta “K”;
Obbligo di dotazioni antincendio
•
•
A norma della Circolare Ministeriale n. 16 del 15/02/1951 è fatto obbligo agli espositori di
tenere all’interno dello stand, in posizione baricentrica, in vista e pronto all’uso, uno o più
estintori del tipo a polvere da Kg 6 per classi di incendio 34 A 233 BC omologato ai sensi del
D.M. del 07/01/2005;
Per il noleggio estintori si veda il Form di richiesta “F”;
Informazioni Generali
Reti Wi-Fi
•
La sala espositiva “Sala della Piazza” è provvista di rete internet Wi-Fi e pertanto per problemi
di interferenze nessuna altra rete Wi-Fi è autorizzata all’interno dell’area espositiva nemmeno
nell’area stand dell’espositore;
Trasmissioni Sonore
•
L’uso di apparecchi per la riproduzione di musica e/o suoni deve essere autorizzato dalla
Segreteria Organizzativa e l’autorizzazione potrà essere revocata in qualsiasi momento, tramite
semplice avviso scritto/verbale all’espositore, qualora il livello di emissione sonora verrà
ritenuto di disturbo per l’esposizione, ad insindacabile giudizio della Segreteria Organizzativa.
Per la riproduzione di musica soggetta a SIAE gli espositori rimangono unici responsabili e sarà
loro cura ed onere procurarsi le necessarie autorizzazioni. Per l’espletamento delle pratiche
necessarie potranno rivolgersi alla S.I.A.E. - Via Sigismondo, 20 - tel. + 39 0541 781240 – Rimini;
Apparecchiature rice-trasmittenti
•
Per l’uso di apparecchiature radio rice-trasmittenti è necessario inoltrare richiesta alla
Segreteria Organizzativa entro il 27 Ottobre 2015, indicando il campo di sintonia delle proprie
apparecchiature. La Segreteria Organizzativa comunicherà a stretto giro le frequenze che
potranno essere utilizzate. Rimangono a carico dell’Espositore e/o Allestitore che utilizza
apparecchi rice-trasmittenti tutti gli oneri di legge relativi all’utilizzo;
Pulizia stand
•
La pulizia degli stand è a carico dell’espositore. La pulizia serale dello stand può essere ordinata
alla Segreteria Organizzativa a mezzo dell’apposito form;
Disposizioni in caso di incendio e/o pericolo
•
Il Palacongressi è dotato di una propria squadra di emergenza e di impianti antincendio come
previsto dalla normativa vigente. Pertanto all’instaurarsi di una situazione di pericolo dovrà
essere data comunicazione tempestiva al personale del Palacongressi o alla squadra dei VVF se
presente. Inoltre ogni azienda dovrà assicurarsi che ogni proprio lavoratore mantenga la calma e
segua le istruzioni del personale preposto;
•
Nel caso in cui venga impartito l’ordine di evacuazione, chiunque deve evitare di correre e
strillare, non deve servirsi degli ascensori e deve dirigersi verso le uscite di sicurezza più vicine
opportunamente segnalate.
Si ricorda che i numeri di telefono di emergenza sono:
Vigili del Fuoco
+39 0541 711530
Pronto Soccorso
+39 0541 711236
Ufficio Tecnico Palacongressi
+39 0541 711475