Riunioni modello del Comitato Consultivo
del Governatore Distrettuale
anche note come riunioni di zona
Spesso considerata la riunione più importante per gli officer di club, la riunione del
Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale, o riunione di zona, offre ai presidenti
e ai segretari di club l’opportunità di venire a conoscenza dei programmi e delle
iniziative del distretto, del multidistretto e di LCI. Tuttavia, l’elemento di gran lunga più
valido di tali riunioni è semplicemente l’opportunità che questi leader hanno di
scambiarsi idee e parlare con altri officer di club delle difficoltà che incontrano. La
presente guida offre ai presidenti di zona suggerimenti e migliori pratiche su come
raggiungere entrambi gli obiettivi al fine di assicurare che la riunione sia produttiva e
che il tempo sia utilizzato in modo utile.
Le riunioni normalmente si incentrano sull’attuazione di progetti di service, sulla
gestione dei club, sulla crescita associativa e sullo sviluppo della leadership. Sebbene
l’obiettivo principale sia quello di fornire agli officer di club un’occasione di dibattito, la
riunione offre ai presidenti di zona anche l’opportunità di raccogliere raccomandazioni
da condividere con il team DG.
In questa guida si possono trovare suggerimenti per organizzare l’evento, per scegliere
gli argomenti e il formato di ogni riunione e le azioni da intraprendere dopo la riunione
per assicurare che gli obiettivi vengano raggiunti. A pag. 16 si possono trovare esempi
pratici di moduli di valutazione e uno schema per il verbale. La maggior parte del
materiale è anche disponibile online nel Centro per Presidenti di Zona e di
Circoscrizione. Per ulteriori informazioni e per scaricare altre risorse, consultare il sito
web. I risultati di tali riunioni vengono comunicati al governatore distrettuale utilizzando
il Rapporto di riunione del comitato consultivo del governatore distrettuale (DA-ZCM). A
pag. 17 di questa guida si trova un esempio del modulo.
Comitato Consultivo del
Governatore Distrettuale
Il Comitato Consultivo del Governatore Distrettuale è presieduto dal presidente di zona
e comprende tutti i presidenti e i segretari dei club esistenti all’interno della zona. Il
comitato si riunisce almeno tre volte l’anno, come indicato nello Statuto e Regolamento
Distrettuale. Alcune aree organizzano una quarta riunione, di natura facoltativa, per
celebrare i successi dell’anno e/o per familiarizzare gli officer di club entranti con il
concetto di riunione di zona.
I compiti del comitato sono i seguenti:
❍ Assicurarsi che ogni club sia gestito in modo efficiente, che segua lo Statuto e
Regolamento Internazionale (LA-1) e le relative norme, e che soddisfi le esigenze
dei propri soci
❍ Essere di ispirazione per la crescita associativa e lo sviluppo della leadership
❍ Promuovere i programmi offerti dal distretto, dal multidistretto e da LCI
❍ Assicurarsi che ogni club nomini gli officer di club, conferisca l’investitura
a nuovi soci e riconosca in un modo che sia significativo i risultati raggiunti
dai soci
❍ Incoraggiare i club a partecipare ai convegni distrettuali e multidistrettuali e alle
convention internazionali
❍ Promuovere riunioni inter-club e incoraggiare i club a partecipare alle serate
della charter e ad altri eventi distrettuali
1
SUGGERIMENTI PER RIUNIONI
CORONATE DA SUCCESSO
INCORAGGIARE LA PARTECIPAZIONE
Per incoraggiare la partecipazione alle riunioni, prendere in considerazione quanto
segue:
❍ Scegliere un orario in cui sia possibile vedere rappresentata la maggioranza dei
club, e un luogo che sia comodo per la maggior parte delle persone
❍ Inviare la notifica della riunione con largo anticipo
❍ Inserire l’evento sul sito web del distretto
❍ Considerare diversi canali di comunicazione, tra cui lettere inviate per posta,
email, telefonate personali e social media, e utilizzarli tutti! Le persone
comunicano in modi diversi: alcuni possono accedere alle informazioni dal sito
web, mentre altri rispondono meglio ad una telefonata
❍ Dare agli officer di club un motivo per partecipare! Assicurarsi che l’argomento
venga comunicato bene e interessi i potenziali partecipanti
Consultare la Lista di verifica per la preparazione delle riunioni a pag. 18 per essere
certi che vengano trattati tutti i dettagli della riunione.
Gestione delle riunioni: il corso online del Centro Didattico Lions illustra tre fasi:
buona gestione delle riunioni, procedure per la preparazione di riunioni efficaci e
moderazione delle riunioni. I partecipanti imparano come gestire dinamiche di gruppo e
organizzare il follow-up delle riunioni. Sono inclusi fogli di lavoro e liste di controllo.
La comunicazione è fondamentale! Considerate di contattare telefonicamente sia i
presidenti che i segretari dei vostri club all’inizio del mandato e per tutta la durata dello
stesso, per discutere dell’anno e per creare un rapporto interpersonale con i leader
principali della vostra zona. Chiedete loro quali siano i loro obiettivi per l’anno in corso
e quali progressi abbiano fatto. Spiegate loro che desiderate aiutarli a raggiungere i loro
obiettivi, e sottolineate l’importanza della loro partecipazione alle riunioni di zona non
solo come partecipanti ma come risorsa. Cogliete l’occasione di invitarli personalmente
alle riunioni di zona. La conversazione vi aiuterà a comprendere meglio le loro necessità
e vi darà l’opportunità di adattare la riunione alle loro aspettative.
2
Raggiungere un coinvolgimento significativo
Interattività: l’aspetto più importante delle riunioni di zona è l’interazione tra i soci e
l’opportunità di scambiare idee con altri officer di club. Mantenere al minimo le
“conferenze” per incoraggiare un’interazione più aperta.
Concentrarsi su argomenti di competenza del livello esecutivo: la riunione di zona
consente agli officer di club di scambiarsi informazioni pratiche che potrebbero non
essere adatte ai soci in generale. Mantenere privata e specifica la riunione, in modo che
gli officer di club si sentano a loro agio a condividere problemi e soluzioni.
Aiutateli a prepararsi: chiedete ai partecipanti di essere pronti a parlare delle proprie
idee migliori, delle preoccupazioni e dei propri successi con gli altri leader di club, per
incoraggiarli a riflettere in modo approfondito sull’argomento oggetto di discussione.
Vedete Aiutateli a prepararsi, che è inserito in ogni descrizione di riunione modello.
FORMATI DI RIUNIONE
Di seguito si offrono suggerimenti per le riunioni di zona che si svolgono durante tutto
l’anno; esse, tuttavia, devono essere adattate alle specifiche esigenze dei vostri club.
Ogni sessione dura all’incirca tra i 45 e i 60 minuti.
3
PRIMA RIUNIONE DEL
COMITATO CONSULTIVO
La prima riunione dovrebbe svolgersi entro 90 giorni dalla Convention Internazionale, o
secondo quanto stabilito nello Statuto e Regolamento Distrettuale.
Primo piano sul service!
Il service è di gran lunga la funzione più importante di un Lions club, in quanto
coinvolge i soci esistenti ed è di ispirazione per la crescita e lo sviluppo dei club:
è logico che rappresenti l’argomento di primo piano della prima riunione.
Aiutateli a prepararsi! Fate sapere agli officer del vostro club che la riunione sarà
incentrata sul service, in modo che siano pronti a condividere informazioni specifiche
sui loro progetti.
L’ordine del giorno potrebbe comprendere quanto segue.
❍ Apertura (2 minuti): aprire la riunione sottolineando l’importanza del service, la
funzione principale di ogni Lions club! Spiegate che l’obiettivo della riunione è di
condividere le idee e gli strumenti relativi al service che i club possono usare per
assicurarsi che il service da loro fornito soddisfi le esigenze della comunità e le
aspettative dei soci. Menzionate che la riunione terminerà con una discussione
aperta sulle problematiche e sui successi del club.
❍ Presentazioni (2-5 minuti): chiedete ai partecipanti di presentarsi dicendo il
proprio nome, titolo e nome del club.
❍ Tema del Presidente Internazionale (2-5 minuti): parlate brevemente del tema
e di come si colleghi al service e/o a qualsiasi componente del service.
❍ Scambio delle idee sui progetti di service del club (10- 20 minuti a seconda
del numero dei partecipanti): concedete a ogni club 2 – 3 minuti per discutere
delle proprie attività per l’anno. Le relazioni dovrebbero includere i progetti più
importanti dei club, eventuali nuovi progetti previsti e le problematiche che si
sono dovute affrontare.
❍ Modi per individuare nuovi progetti di service (5 minuti): se opportuno,
considerate di presentare al gruppo una delle seguenti risorse. Vedere la
descrizione a pag. 5.
• Valutazione dei Bisogni Comunitari
• Fare in modo che si realizzi
• Pianificare progetti di attività di service per il vostro Lions club
• Fornire service alla comunità (corso online sul Centro Didattico Lions)
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❍ Discussione aperta sulle problematiche e sui successi dei club (10-15 minuti
a seconda del numero di partecipanti): concedete ai leader di club il tempo per
chiedere consiglio ai soci di altri club su come gestire le problematiche che
stanno affrontando e/o per condividere il successo di un club.
❍ Strumenti utili a guidare la pianificazione e la gestione dei club (5 minuti):
prima di chiudere la sessione, se opportuno, incoraggiate gli officer di club ad
utilizzare gli strumenti Progetto per un club più forte, Il tuo club, a te la scelta,
Iniziativa per club di qualità (CEP) e Premio Club Excellence per stabilire obiettivi
per il proprio club. Tali strumenti, descritti a pagina 6, possono trovarsi online sul
sito wwww.lionsclubs.org.
❍ Chiusura (3 minuti): riesaminate gli obiettivi del governatore distrettuale e del
presidente di zona relativi all’assistenza ai club e ricordate loro la data e l’ora
della prossima riunione.
Tema del Presidente Internazionale: ogni anno il Tema del Presidente Internazionale
prevede iniziative speciali volte a inspirare e offrire riconoscimenti per il service, la
crescita associativa, lo sviluppo della leadership e altre attività significative. Per ulteriori
informazioni su questi e altri programmi, visitare il sito web!
Identificare
idee per
progetti di
service!
Valutazione delle esigenze della comunità: delinea un
processo volto a identificare e affrontare esigenze non
soddisfatte nella comunità.
Fare in modo che si realizzi: coinvolge i soci esistenti nel
processo di individuazione delle esigenze della comunità, di
ideazione di un piano d’azione e di coinvolgimento dei soci in
progetti che siano significativi.
Pianificare progetti di attività di servizio per il vostro Lions club: un’ottima
risorsa per ogni Lions club, questa pagina web offre link verso i progetti più
apprezzati intrapresi dai Lions! Troverete link a progetti sulla vista, per i giovani,
per l’ambiente e altro, tra cui il Programma d’azione per la lettura e di aiuto per i
soccorsi in caso di calamità.
Fornire service alla comunità (corso online nel Centro Didattico Lions): questo
corso offre strumenti e tecniche che aiuteranno a determinare i bisogni della
propria comunità, a scegliere e pianificare i progetti più utili e di successo e a
promuovere il servizio dei club nella comunità.
5
Strumenti
che aiutano
i club nella
pianificazione
Progetto per un club più forte: offre ai club un processo
pratico per stabilire obiettivi e piani d’azione. Incoraggiate gli
officer ad utilizzare il processo per redigere un piano. Per ulteriori
informazioni, consultare il sito web.
Il tuo club, a te la scelta: Questa guida aiuta i club a
riprogettare il formato delle proprie riunioni per soddisfare
meglio le esigenze dei soci. Considerate progetti di service
mensili al posto delle riunioni e eliminate gli aspetti indesiderati
del protocollo, in modo da rendere il club più invitante per i
giovani. Questa guida aiuta i soci a individuare quali siano gli
aspetti della riunione che desiderano conservare e quelli che
potrebbero voler cambiare.
Iniziativa per club di qualità (CEP): questo processo aiuta il
club a svolgere un’approfondita analisi della gestione del club al
fine di individuare i settori da migliorare, e a redigere un piano
per cambiare.
Premio Excellence: offre ai club obiettivi nei settori del
service, della crescita associativa, dello sviluppo della
leadership, della gestione del club e delle comunicazioni, oltre
alle risorse per ciascuno di essi. Per ulteriori informazioni,
consultare il sito web.
6
SECONDA RIUNIONE DEL
COMITATO CONSULTIVO
Questa riunione dovrebbe svolgersi nel mese di novembre, o secondo quanto stabilito
nello Statuto e Regolamento Distrettuale.
Primo piano sull’affiliazione!
Gruppi locali efficaci richiedono una considerevole affiliazione per sostenere progetti,
guidare iniziative e coinvolgere nuove persone. Ora che i club hanno avuto alcuni mesi
per avviare il nuovo anno sociale, questo può essere il momento giusto per promuovere
la crescita dell’affiliazione!
Considerate di proporre una presentazione da parte del Coordinatore GMT e di invitare i
presidenti dei comitati addetti ai soci dei club.
Aiutateli a prepararsi! Fate sapere agli officer di club che la riunione si incentrerà sulla
crescita associativa e chiedete loro di prepararsi a discutere delle loro maggiori
problematiche e/o successi. Tra gli argomenti di discussione dovrebbero esservi sia il
reclutamento sia la soddisfazione dei soci.
L’ordine del giorno potrebbe comprendere quanto segue:
❍ Apertura (2 minuti): aprite la riunione discutendo della necessità di avere nuovi
soci e dell’esigenza di far sì che i soci esistenti continuino ad essere coinvolti e
soddisfatti. Spiegate che l’obiettivo della riunione è di condividere idee e
strategie per reclutare e conservare soci impegnati, e che la riunione si
concluderà (come in precedenza) con una discussione aperta sulle
problematiche e sui successi dei club. Riesaminate gli obiettivi del governatore
distrettuale e dei presidenti di zona relativi all’assistenza da offrire ai club.
❍ Presentazioni (2-5 minuti): chiedete ai partecipanti di presentarsi dicendo il
proprio nome, titolo e nome del club. Questa volta chiedete loro di specificare
anche se sono interessati al reclutamento o a strategie finalizzate a mantenere
coinvolti i soci.
❍ Tema del Presidente Internazionale (3 minuti): se opportuno, illustrate
rapidamente il tema e come si colleghi all’affiliazione. Menzionate nuovi
strumenti o premi che potrebbero essere legati al tema.
❍ Scambio di idee sul reclutamento di nuovi soci e sulla conservazione dei
soci esistenti (10-15 minuti, a seconda del numero di partecipanti): concedete a
ogni club 2-3 minuti per discutere del proprio piano per reclutare e/o conservare
soci. La relazione dovrebbe comprendere le strategie ideate per identificare e
invitare nuovi soci e quelle per mantenere i soci esistenti coinvolti e soddisfatti.
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❍ Strategie e risorse per far crescere l’affiliazione (5-10 minuti): presentate le
risorse messe a disposizione da LCI che ritenete siano utili o adatte al gruppo.
Ciò può comprendere una o più delle seguenti risorse, che sono illustrate più in
dettaglio a pagina 9.
• Semplicemente chiedete: Guida per i club per il reclutamento di
nuovi soci
• Guida per la soddisfazione dei soci: come mantenere i soci soddisfatti
e legati al club
• Orientamento dei nuovi soci
• Responsabilità dello sponsor di nuovi soci
• Cerimonia dell’investitura per nuovi soci
• Potenziali comunità dove poter organizzare nuovi club
• GMT
Considerate di chiedere al Coordinatore GMT di organizzare questa parte
del programma.
Alcuni argomenti possono essere supportati da presentazioni in PowerPoint.
Consultate la pagina web di Presidenti di zona e di circoscrizione per ulteriori
informazioni.
Nonostante le limitazioni di tempo, assicuratevi che i presidenti dei comitati
addetti ai soci conoscano questi strumenti e le relative applicazioni.
❍ Discussione aperta sulle problematiche e sui successi dei club (10-15 minuti a
seconda del numero di partecipanti): concedete ai leader di club il tempo per
chiedere consiglio ai leader di altri club su come gestire le problematiche che
stanno affrontando e/o per condividere il successo di un club.
❍ Premio Club Excellence (2 minuti): ricordate agli officer di club quali siano gli
elementi del Premio Club Excellence e continuate a promuoverlo come obiettivo
per ogni club.
❍ Chiusura (3 minuti): riassumete brevemente i risultati raggiunti durante la
riunione e ricordate la data e l’ora della successiva riunione.
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Strumenti per
la crescita
associativa e la
soddisfazione
dei soci
LCI offre una serie di strumenti per aiutare i club a
raggiungere i loro obiettivi associativi, e per far sì che gli
officer di club e i presidenti del comitato addetto ai soci siano
al corrente di quanto segue:
Semplicemente chiedete: questa guida aiuta i club a redigere
un piano volto a individuare soci potenziali, a reclutarli per farli
entrare nel club e a coinvolgerli nelle attività svolte.
Guida per la soddisfazione dei soci: una guida per mantenere i soci del club
coinvolti e soddisfatti, che affronta i motivi principali per i quali i soci lasciano
i club.
Orientamento dei nuovi soci: assicurarsi che i nuovi soci comprendano
l’importanza della nostra associazione, in modo che conoscano il valore
della loro appartenenza al club. Sono molti gli strumenti online che i club
possono usare!
Responsabilità dello sponsor di nuovi soci: lo sponsor dei nuovi soci svolge
un ruolo importante nel garantire che essi siano informati e coinvolti. Questo
elenco di controllo aiuta lo sponsor a svolgere al meglio questo ruolo di
importanza fondamentale.
Cerimonie dell’investitura per nuovi soci: fa sentire i nuovi soci benvenuti e
privilegiati, rendendo significativa la loro investitura nel club. Questa guida offre
attività e schemi per rendere memorabile l’evento.
GMT: questo team di leader può fornire informazioni durante la riunione o può
incontrarsi personalmente con un club per aiutarlo a identificare fonti e strategie
per aumentare il numero dei soci.
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TERZA RIUNIONE DEL
COMITATO CONSULTIVO
Questa riunione dovrebbe svolgersi nel mese di febbraio o di marzo, o secondo quanto
stabilito nello Statuto e Regolamento Distrettuale.
Primo piano sullo sviluppo della leadership!
Servono leader efficaci per gestire i club, guidare progetti di service e continuare a
soddisfare le esigenze dei soci e delle comunità. In quanto appartenenti a Lions Clubs
International, non soltanto avete accesso ai corsi e ai materiali per lo sviluppo della
leadership, ma avete anche un’opportunità unica di mettere in pratica tali competenze
per migliorare la vostra comunità. Utilizzate questa riunione per illustrare le opportunità
di sviluppo della leadership che sono disponibili.
Se è prevista una quarta riunione di zona, si può decidere di spostare gli argomenti
relativi alla formazione degli officer entranti alla quarta riunione. Se non è prevista
una quarta riunione, considerate di invitare il primo vice presidente di club a
questa riunione.
Considerate di chiedere al Coordinatore GLT di effettuare una presentazione.
Aiutateli a prepararsi! Contattate i vostri club per far loro sapere che la riunione sarà
incentrata sullo sviluppo della leadership e chiedete loro se hanno problemi a trovare
nuove persone che accettino incarichi di officer di club, o se hanno domande su
elezioni, sull’investitura degli officer di club, sulla conduzione di una revisione dei conti
del club o sulla comunicazione degli officer di club a LCI. Chiedete loro se vi sono
argomenti di formazione di cui desiderano sapere di più in modo da poterli affrontare
durante la riunione. Ricordate loro di ordinare i premi e le forniture di club di fine anno,
per avere tempo in abbondanza per la consegna.
L’ordine del giorno potrebbe comprendere quanto segue:
❍ Apertura (2 minuti): aprite la riunione illustrando l’importanza di formare leader
che proseguano le attività di service e guidino i nostri club. Spiegate che
l’obiettivo della riunione è di scambiarsi idee e di offrire una panoramica dei
programmi di sviluppo della leadership che il distretto, il multidistretto e LCI
mettono a disposizione. Riesaminate gli obiettivi del governatore distrettuale e
dei presidenti di zona relativi all’assistenza da offrire ai club.
❍ Presentazioni (2-5 minuti): chiedete ai partecipanti di presentarsi dicendo il
proprio nome, titolo e nome del club. Se il gruppo si conosce, ciò potrebbe non
essere necessario.
10
❍ Passare a eleggere e investire i futuri leader (15 minuti a seconda del numero
di partecipanti): i club dovrebbero promuovere attivamente la partecipazione dei
nuovi Lions ai ruoli di leadership per l’anno successivo. Se opportuno, chiedete
se qualche club ha difficoltà o ha bisogno di aiuto riguardo a quanto segue:
• Identificare i potenziali leader di club
• Creare un Comitato candidature degli officer di club
• Le migliori pratiche per le elezioni
• Pianificare l’evento di investitura degli officer di club
• Svolgere una revisione annuale dei fondi di un club
• Ordinare i premi di fine anno per il club
• Avere la possibilità di comunicare gli officer di club del successivo
anno sociale
• Pianificare l’orientamento degli officer di club
• Se è necessario fornire assistenza, chiedere al gruppo suggerimenti e/o
prevedere un orario in cui dare aiuto agli officer di club.
❍ Supporto e sviluppo della leadership (15 minuti): presentate le risorse che
ritenete possano essere più utili ai partecipanti. Considerate una o più delle
seguenti risorse. Questi strumenti sono illustrati più in dettaglio a pagina 12.
• Centro Didattico Lions online
• Formazione degli officer di club
• Programma Lions Mentori
• Webinar (seminari sul web)
• Podcast e notiziari online sulla leadership
• GLT
Considerate di chiedere al Coordinatore GLT di organizzare questa parte
del programma.
Consultate la pagina web per i Presidenti di zona e di circoscrizione per verificare
se fosse disponibile una presentazione PowerPoint sull’argomento.
❍ Promuovere il congresso distrettuale e multidistrettuale (2 minuti): oltre a
comprendere quali siano i seminari e i programmi sullo sviluppo della
leadership disponibili, i partecipanti dovrebbero conoscere le norme riguardanti
i delegati e i delegati supplenti di club per i convegni distrettuali, multidistrettuali
e per le convention internazionali. Non dimenticatevi di menzionare quanto
sarà divertente!
❍ Discussione aperta sulle problematiche e sui successi dei club (10-15 minuti
a seconda del numero di partecipanti): concedete ai leader di club il tempo per
chiedere consiglio ai leader di altri club su come gestire le problematiche che
stanno affrontando e/o per condividere il successo di un club.
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❍ Premio Club Excellence (2 minuti): ricordate agli officer di club di richiedere il
Premio Club Excellence e sottolineate che gli elementi di tale premio rafforzano i
club.
❍ Chiusura (3 minuti): riassumete brevemente i risultati raggiunti durante la riunione e
ricordate la data e l’ora della successiva riunione (se è prevista una quarta riunione).
Materiale
disponibile
per lo
sviluppo della
leadership
Centro didattico Lions: il centro offre corsi online utili
a tutti i Lions su argomenti quali comunicazioni, gestione
e motivazione degli altri, raggiungimento di risultati
e leadership.
Formazione online per officer di club: formazione online specifica agli
incarichi di officer di club con link a manuali e guide utili. Questo integra la
formazione offerta di persona dal leader GLT.
Programma Lions Mentori: un programma di sviluppo personale volto a
consentire ai Lions di imparare l’uno dall’altro e di acquisire competenze di
leadership creando, al contempo, forti rapporti interpersonali.
Webinar sulla leadership: disponibili su una vasta gamma di argomenti, tra cui
la definizione degli obiettivi, la pianificazione dei progetti e l’organizzazione di
riunioni efficaci. Molti sono registrati e pubblicati online.
Podcast e notiziari online sulla leadership da leader Lions di tutto il mondo.
Corsi di Leadership Lions: offerto in ogni area costituzionale, questo
programma si incentra sullo sviluppo di competenze di leadership per i Lions
interessati ad avanzare verso posizioni di leadership. Informazioni e richieste di
partecipazione sono disponibili online.
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QUARTA RIUNIONE DEL COMITATO
CONSULTIVA (facoltativa)
Questa riunione dovrebbe svolgersi all’incirca 30 giorni prima del Convegno
multidistrettuale, oppure come stabilito nello Statuto e Regolamento Distrettuale e, se
opportuno, potrebbe includere i presidenti e segretari di club entranti.
Primo piano sul futuro!
Se da un lato gli officer attuali guardano all’anno che sta per finire, gli officer entranti
spesso guardano a ciò che riserva loro il futuro. Questa riunione facoltativa è spesso
una celebrazione dei risultati di entrambi!
L’atmosfera è normalmente di celebrazione, e, pertanto, il programma dovrebbe essere
positivo ed allegro.
Considerate di prevedere una presentazione del Coordinatore GLT e una cerimonia per
la consegna dei premi con il governatore distrettuale, alla quale vengono invitati gli
officer di club entranti.
Aiutateli a prepararsi! Comunicate agli officer che la riunione si incentrerà sulla
transizione dagli attuali officer di club ai nuovi officer, e su modi speciali di offrire
riconoscimento ai soci che si sono maggiormente distinti. Incoraggiateli a offrire le loro
idee e a portare gli officer entranti.
L’ordine del giorno potrebbe comprendere quanto segue:
❍ Apertura (2 minuti): aprite la riunione parlando dell’importanza dei club presenti
nella zona. Spiegate quali siano stati i progressi della leadership, quale impatto
abbiano avuto i club sulle comunità e quali obiettivi abbiano raggiunto. Se alla
riunione partecipano gli officer entranti, spiegate l’obiettivo e l’importanza delle
riunioni del comitato consultivo e quanto sia importante la loro partecipazione.
❍ Presentazioni (2-5 minuti): se alla riunione partecipano gli officer entranti,
chiedete ai partecipanti di presentarsi; se il gruppo si conosce già, ciò potrebbe
non essere necessario.
❍ Transizione degli officer di club (10-15 minuti): chiedete a ogni presidente di
club di illustrare le azioni che sta intraprendendo per assicurare una transizione
senza problemi. Si potrebbe chiedere ai nuovi officer se vi sono specifiche
informazioni che desiderano ricevere prima dell’inizio del loro mandato. È
importante anche menzionare la formazione online, l’orientamento per i nuovi
officer di club e altri strumenti di formazione online.
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❍ Strumenti che vi aiutano a prepararvi per il vostro mandato annuale (8
Minuti): se alla riunione partecipano gli officer di club entranti e se lo ritenete
opportuno, esaminate i seguenti strumenti che possono essere utili ai nuovi
officer di club. Questi strumenti sono illustrati più in dettaglio sul sito
www.lionsclubs.org.
• Progetto per un club più forte
• Il tuo club, a te la scelta
• Iniziativa per club di qualità (CEP)
❍ Offrire riconoscimento per il service (10-15 minuti): chiedete ai presidenti di
club come pensano di offrire riconoscimento agli officer di club per lo scambio
di idee originali. Sottolineate che LCI o altre fonti mettono a disposizione dei
club del materiale, tra cui:
• L’arte del Riconoscere– Comprende suggerimenti e idee per offrire un
riconoscimento significativo.
• Catalogo delle forniture per club – Il catalogo include premi per
officer, per la presenza, per service eccezionale, eccetera. Molti premi
possono essere personalizzati e ognuno di essi ha il logo dei Lions!
Incoraggiate i club ad ordinare con largo anticipo, per avere tempo in
abbondanza per la consegna.
❍ Premi (6-10 minuti): usate questo tempo per offrire riconoscimento agli officer di
club per la loro partecipazione alle riunioni, per la crescita associativa, per il
service eccezionale e per altri risultati. Rendete le presentazioni personali e
sincere. (Vedere l’Arte del riconoscere per trovare suggerimenti e idee)
❍ Premio Club Excellence (2 minuti): ricordate agli officer di club di richiedere il
Premio Club Excellence e sottolineate che gli elementi di tale premio rafforzano
i club.
❍ Chiusura (3 minuti): ringraziate i partecipanti per il service e l’impegno che
hanno dimostrato e incoraggiateli a servire come mentori per gli officer entranti.
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DOPO L’INCONTRO
Valutazione della riunione
Utilizzate il foglio di lavoro per la Valutazione della riunione che si trova a pag. 19 per
ricevere dell’utile feedback e idee per migliorare le riunioni future.
Il follow-up, volto ad assicurarsi che le azioni previste vengano effettivamente attuate,
può essere l’elemento più importante per il successo del mandato di presidente
di zona.
Comunicate con gli officer di club
Mandate a ogni partecipante, e a coloro che non hanno potuto partecipare, una copia
del verbale della riunione. A pag. 16 si può trovare un modello di verbale, utile affinché
questo sia completo e informativo. Inviate il verbale via email con una nota personale.
Mantenete i contatti
Annotatevi quando ogni club ha detto che avrebbe portato a termine una fase di
un’azione e mantenetevi in contatto di quando in quando per verificarne il progresso ed
offrire assistenza. Assicuratevi durante le riunioni e tra una riunione e l’altra che ogni
club conosca le risorse che sono disponibili!
L’obiettivo Una buona idea: se ogni partecipante ha tratto anche soltanto una buona
idea che possa aiutare a migliorare il proprio club, la riunione è stata un successo.
L’interazione tra i Lions finalizzata alla condivisione di idee utili al miglioramento dei
club è sempre tempo ben impiegato!
L’Arte del
riconoscimento
Con presentazioni che vanno da semplici e quotidiane a
formali, questa guida fornisce idee e suggerimenti utili su
come offrire riconoscimenti ai soci più impegnati in modo
opportuno e significativo.
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Esempio di formato: Verbale della riunione
Data: ___________________Partecipanti:__________________________________________
Orario d’inizio:_________________________________________________________________
Orario di fine: _________________________________________________________________
Obiettivo principale della riunione: _______________________________________________
Questioni passate: discussioni, decisioni
1. ___________________________________________________________________________
2. ___________________________________________________________________________
3. ___________________________________________________________________________
4. ___________________________________________________________________________
Questioni nuove: discussioni, elementi di azioni da intraprendere
(con relative responsabilità)
1. ___________________________________________________________________________
2. ___________________________________________________________________________
3. ___________________________________________________________________________
4. ___________________________________________________________________________
Oratore/Descrizione del programma
Riconoscimento:
Data della prossima riunione: _____________ Orario: ____________ Luogo: ____________
Punti per il prossimo ordine del giorno: ___________________________________________
Addetto alla compilazione: _____________________________________________________
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Rapporto di riunione del comitato
consultivo del governatore distrettuale
Luogo della riunione (città): ________Distretto Circoscrizione Zona ________________________________
Orario d’inizio e di conclusione della riunione: _________________Data della riunione: _______________
Data della prossima riunione: ________________________________________________________________
Club e officer presenti
Nome/Numero del Club Presidente Segretario
1. _________________________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________________________________
4. _________________________________________________________________________________________
Riepilogo sui club
1. Tutti i club conducono attività di servizio? ❏ Sì ❏ No
2. Tutti i club hanno un piano per l’affiliazione? ❏ Sì ❏ No
Se no, indicare i club che non lo fanno:
Se no, indicare i club che non lo hanno:
3. Tutti i consigli direttivi dei club si riuniscono almeno una volta al mese? ❏ Sì ❏ No
indicare i club che non lo fanno:
4. Tutti i club hanno un piano di pubbliche relazioni? ❏ Sì ❏ No
hanno uno:
5. Ha trovato delle barriere al raggiungimento del successo ? ❏ Sì
Se no,
Se no, indicare i club che non ne
❏ No
Osservazioni
6. Quali sono i club di successo e per quale ragione?
7. Cosa può fare il distretto per supportare ulteriormente la crescita dei club?
8. Quali attività formative per la leadership o per la crescita associativa sono state condotte a livello di
zona?
9.. Tutti i club sono informati sul Premio Excellence? ❏ Sì
❏ No
Osservazioni
10. Tutti i club hanno un sito web? ❏ Sì ❏ No Tutti i club conoscono l’E-clubhouse?
❏ Sì ❏ No Se no, indicare i club che non la conoscono:
Firmato il Delegato di Zona
Zona N.
Regione N.
Distretto n.
Si prega di inviare il presente rapporto al governatore distrettuale, al coordinatore distrettuale
GMT, al coordinatore distrettuale GLT, al presidente di circoscrizione e a LCI all’indirizzo
[email protected]
17
Lista di verifica per la preparazione delle riunioni
Azione
Appunti
Completato
(✓)
1. Determinare i
compiti e i risultati
desiderati
2. Determinare le azioni
da intraprendere per
raggiungere i risultati
3. Elencare punti
all’ordine del giorno
e responsabilità
Punto all’ordine del giorno
Persona responsabile
4. Elencare gli ospiti
invitati
Data confermata:
5. Stabilire i tempi
Orario d’inizio:
Orario di fine:
Luogo e aula:
6. Stabilire gli aspetti
logistici
Materiale:
Attrezzatura:
Cibo e bevande:
Apertura:
7. Creare l’ordine
del giorno
Argomenti:
Pause:
Chiusura:
Sono stati inviati l’ordine del giorno e il materiale di supporto?
8. Comunicare con
soci e oratori
I relatori sono preparati?
9. Preparare l’aula
Controllare le sedie
Collocare il materiale
Controllare l’attrezzatura
Controllare le luci, il riscaldamento, l’aria condizionata, ecc.
10. Prepararsi
(Le ultime fasi sono le più importanti! Anche se altre cose non vanno
bene, la riunione sarà un successo se VOI siete preparati!)
Organizzare il materiale
Ordinare in successione gli appunti
Pensare in positivo
18
Foglio di lavoro per la valutazione delle riunioni
Indicare in che modo ciascuna affermazione descriva la riunione a cui si è appena partecipato,
mettendo il segno di spunta (✓) nella casella che meglio esprime la propria opinione.
Sì
1. Ho ricevuto una copia dell’ordine del giorno prima della riunione
e ho avuto abbastanza tempo/informazioni per prepararmi per
la riunione.
2. La riunione è iniziata e terminata con puntualità.
3. L’obiettivo della riunione è stato illustrato chiaramente.
4. Le aspettative (regole di base) della riunione sono state stabilite e
rispettate dal gruppo.
5. Il leader della riunione ha seguito l’ordine del giorno.
6. Durante la nostra riunione si è discusso e si sono prese decisioni, e
sono state fornite informazioni.
7. La mia partecipazione ha contribuito ai risultati delle riunioni.
8. Le decisioni, le fasi delle azioni e il follow-up richiesto sono stati
illustrati esplicitamente e chiaramente.
9. La nostra riunione ha rispettato i tempi prestabiliti.
10. I conflitti sono stati espressi apertamente e sono stati gestiti
con efficacia.
11. I nuovi soci e gli ospiti sono stati accolti con calore e messi a
loro agio.
12. Ai relatori è stato assegnato tempo sufficiente per le loro
presentazioni.
13. Una parte della riunione è stata dedicata ai riconoscimenti.
14. Il tempo trascorso alla riunione è stato tempo ben impiegato.
15. Mi ha fatto piacere partecipare alla riunione.
Commenti:
19
No
Non
pertinente
APPUNTI
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Lions Clubs International
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Oak Brook IL 60523-8842 USA
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Telefono: +1 630.571.5466
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DA-ZMG IT 1/15