EMC SUPPLIER EXCHANGE
Gestione semplificata di trasmissioni e deliverable
contrattuali in modo sicuro in un ambiente cloud
ESSENTIALS

Possibilità di semplificare e
accelerare la distribuzione, la
revisione e l'approvazione delle
trasmissioni e dei deliverable
contrattuali all'interno della
rete globale di fornitori e
vendor

Accesso sicuro, visibilità
completa e condivisione della
responsabilità per la qualità dei
deliverable contrattuali
scambiati tramite cloud

Estensione del controllo del
progetto alla rete globale dei
fornitori, garantendo al
contempo l'integrità dei dati e
la protezione della proprietà
intellettuale

Monitoraggio dello stato
corrente delle approvazioni dei
deliverable

Possibilità di ridurre
considerevolmente le ore
dedicate alla gestione manuale,
senza investimento IT,
tagliando i costi e
incrementando la produttività

Possibilità di mitigare i problemi
contrattuali e i conseguenti
ritardi nel progetto
Pensa se fosse possibile ridurre il tempo che il team dedica alla gestione delle
trasmissioni e dei deliverable contrattuali con una spesa IT minima. Pensa se il
team potesse fornire accesso sicuro ai deliverable contrattuali all'interno di una
rete globale di fornitori e vendor, con condivisione della responsabilità per la
qualità e la precisione. E pensa se tutto questo fosse possibile garantendo allo
stesso tempo l'integrità dei dati e proteggendo la proprietà intellettuale all'esterno
dell'organizzazione.
EMC® Supplier Exchange è la risposta vincente ai problemi associati allo scambio
di informazioni. Ora, puoi usufruire di una soluzione progettata per sponsor di
progetto, proprietari di asset e team di aziende di ingegneria, approvvigionamento
e costruzione (EPC, engineering, procurement and construction), in grado di
agevolare l'allineamento costante dei progetti a tempistiche e budget
indipendentemente dalla dimensione o dall'ambito. In breve, EMC Supplier
Exchange semplifica e accelera in modo sicuro la distribuzione, la revisione e
l'approvazione delle trasmissioni e dei deliverable contrattuali tra i team estesi,
tramite il cloud.
COLLABORAZIONE OLTRE L'AZIENDA
Trasmissioni e deliverable contrattuali sono una delle forme principali di
comunicazione nel coordinamento di una rete globale di fornitori, vendor e partner
nei progetti congiunti. Ma con un team distribuito a livello globale, la
collaborazione e la gestione delle trasmissioni durante il ciclo di vita di un progetto
rappresentano un processo che ha un enorme bisogno di miglioramento.
L'assemblaggio e la preparazione dei pacchetti di trasmissioni e delle risposte
sono un processo dispendioso in termini di tempo, estremamente laborioso e
soggetto a errori. Le revisioni dei documenti devono essere verificate. Risposte,
modifiche e approvazioni devono essere coordinate e sottoposte a controllo
incrociato. I team di progetto devono collaborare con i fornitori e i vendor per
condividere trasmissioni e deliverable al di fuori dei confini aziendali, solitamente
un processo approssimativo che comporta l'uso di posta elettronica, FTP, unità
condivise e consegne urgenti. Oltre all'inefficienza implicita, questi mezzi antiquati
di comunicazione creano gravi punti di vulnerabilità nella sicurezza.
UN APPROCCIO CONSIDEREVOLMENTE
DIFFERENTE: LA COLLABORAZIONE
STRUTTURATA
EMC Supplier Exchange offre un approccio totalmente nuovo a questo processo.
La collaborazione strutturata è la chiave. La soluzione organizza i documenti del
progetto in uno spazio collaborativo, centralizzando lo scambio delle trasmissioni e
dei deliverable contrattuali. I membri dei team possono caricare nuovi documenti,
sfogliare e ricercare i documenti e ricevere email e notifiche UI che indicano
quando un deliverable è stato inoltrato, approvato o rifiutato. Possono visualizzare
e inserire commenti direttamente all'interno della soluzione e possono gestire e
tenere traccia delle trasmissioni tramite processi strutturati di revisione, modifica
e approvazione. EMC Supplier Exchange acquisisce i commenti e le note ad hoc di
fornitori e membri dei team, in modo da aiutare le persone a risolvere qualsiasi
problema immediato correlato alla documentazione, accelerando in sostanza la
collaborazione in previsione del completamento. Gli audit trail e le cronologie delle
versioni forniscono una registrazione completa dei documenti ai fini della
conformità.
SOLUTION OVERVIEW
GESTIONE SEMPLIFICATA DEI DELIVERABLE
COMPLESSI
Da un punto di vista amministrativo, EMC Supplier Exchange controlla le azioni
eseguibili utilizzando un modello di sicurezza basato sui ruoli. Il suo design
flessibile consente l'uso di revisioni configurabili e workflow di approvazione.
Inoltre, da un unico dashboard di progetto, i membri dei team possono accedere
rapidamente allo stato del progetto o dei documenti, nonché tenere traccia,
monitorare e gestire lo stato di migliaia di documenti e deliverable aperti, in
sospeso, accettati, rifiutati o chiusi.
Il dashboard del progetto offre una vista consolidata dei deliverable associati a
ciascun contratto.
SUPPORTO ESTESO PER I PROCESSI
AZIENDALI ESISTENTI
Con la sua architettura aperta, EMC Supplier Exchange può estendere la
collaborazione grazie all'integrazione con altre applicazioni aziendali cruciali in uso
oggi. I documenti vengono spostati in EMC Supplier Exchange ai fini della
collaborazione. Una volta conclusa la fase di collaborazione, le versioni finali
vengono trasferite nuovamente nell'applicazione originale, con una registrazione
completa delle interazioni avvenute online. EMC Supplier Exchange è la soluzione
perfetta per consentire al team esteso di interagire con i deliverable, le
trasmissioni e i documenti aziendali cruciali.
Per i team che sviluppano o realizzano nuovi progetti di engineering, EMC Supplier
Exchange fornisce la stretta integrazione con la soluzione EMC Documentum®
Capital Projects, entrambe parti di EMC Documentum for Engineering, Plant and
Facilities Management (Documentum EPFM™) Solution Suite.
Ecco come funziona. Documentum Capital Projects automatizza la creazione di
trasmissioni e deliverable che vengono poi caricati automaticamente in EMC
Supplier Exchange. Sulla base delle informazioni ricevute da Documentum Capital
Projects, Supplier Exchange crea lo spazio di collaborazione online, completo di
controlli dell'accesso, assegnazioni e molto altro. Quando il contenuto è online,
partner e fornitori possono accedere per la revisione e l'approvazione. I
segnaposto nelle trasmissioni consentono alle terze parti di contribuire alla
revisione dei deliverable e di portare a termine gli obblighi contrattuali.
Durante questo processo, ogni membro del contratto può utilizzare EMC Supplier
Exchange per le notifiche, il monitoraggio delle trasmissioni, le cronologie e i
report nonché per i controlli QA esterni. Alla fine del ciclo tutti i documenti
contenuti nelle trasmissioni, inclusi i nuovi deliverable, vengono sincronizzati in
Documentum Capital Projects, con cronologie delle versioni complete, commenti,
metadati e approvazioni.
SOFTWARE-AS-A-SERVICE: LA GIUSTA
SOLUZIONE ORA
EMC Supplier Exchange è una soluzione Software-as-a-Service che offre tutti i
vantaggi del cloud computing: ampio accesso alle parti autorizzate, fornendo al
tempo stesso una crittografia estremamente sicura per l'accesso basato sui ruoli e
la trasmissione dei documenti. In esecuzione nel public cloud, è sempre
disponibile e non richiede agli utenti esterni di accedere alle reti interne o alle
VPN. È veloce da implementare, richiedendo soltanto la configurazione, ed è
scalabile per soddisfare i requisiti aziendali in evoluzione. Il modello di
abbonamento pay-as-you-go richiede un'uscita minima di capitale e consente di
spostare le spese dal capitale ai budget operativi.
CONSIDEREVOLE MIGLIORAMENTO
DELL'EFFICIENZA E RISPARMIO SUI COSTI
CONNESSI
Il vantaggio offerto da EMC Supplier Exchange è un processo molto più efficiente
che non ha eguali nell'attuale ciclo di lavoro delle aziende. Alleggerito dalle
scrupolose attività di organizzazione e verifica dei documenti tra più parti, il tuo
team è più produttivo e soddisfatto. Può contare sull'integrità dei documenti e
condividere la responsabilità per la qualità con fornitori e vendor, i quali a loro
volta hanno un maggiore controllo sui deliverable contrattuali. Con questa
responsabilità condivisa, il rischio di dispute contrattuali e di ritardi nel progetto si
riduce drasticamente. Per le EPC inoltre, la consegna più rapida dei deliverable
velocizza conferme di ricezione e approvazioni, accelerando di conseguenza il
time-to-revenue.
Potresti creare un business case per EMC Supplier Exchange soltanto in merito
all'efficienza. Ma l'eliminazione delle falle nel firewall è un altro miglioramento
estremamente importante, considerato che gli hacker oggi sono sempre più
esperti nello sfruttare i punti deboli nella sicurezza.
Considera infine i vantaggi in termini di costo. Dal lavoro svolto con centinaia di
proprietari di asset ed EPC, il team EMC stima un costo relativo al tempo dedicato
alle attività di amministrazione e project management di circa $ 20.000 al mese.
Accelerando questi processi, è chiaro che potrai ottenere risparmi considerevoli,
indipendentemente dalle altre variabili coinvolte.
GUIDA INTRODUTTIVA
Per ulteriori informazioni su EMC Supplier Exchange e su Documentum EPFM
Solution Suite, visita il sito: italy.emc.com/DocumentumForEnergy.
CONTATTI
EMC Information Intelligence Group
(IIG) trasforma i metodi con cui le
organizzazioni collegano le
informazioni con il lavoro. Sia onpremise che nel cloud, le tecnologie
IIG riducono la complessità di
gestione e semplificano la protezione
della risorsa aziendale più preziosa: le
informazioni.
Per ulteriori informazioni su EMC
Documentum for Engineering, Plant
and Facilities Management Solution
Suite, contatta il rappresentante locale
o il rivenditore autorizzato o visita il
sito italy.emc.com. In alternativa, puoi
anche esplorare e confrontare i
prodotti nell'EMC Store.
EMC2, EMC, il logo EMC, Documentum ed EPFM sono marchi o marchi registrati di EMC Corporation
negli Stati Uniti e in altri paesi. © Copyright 2015 EMC Corporation. Tutti i diritti riservati.
Pubblicato in Italia. 1/15 Solution overview H13043.1
EMC ritiene che le informazioni contenute nel presente documento siano esatte alla data di
pubblicazione. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso.