Gentile Cliente,
benvenuto nel Portale on-line dell’Elettrica.
Attraverso il nostro Portale potrà:
consultare la disponibilità dei prodotti nei nostri magazzini, fare ordini,
consultare i suoi prezzi personalizzati, interrogare lo stato degli ordini che deve ricevere,
interrogare le bolle e stampare le fatture, scaricare i listini in formato Excel e Metel dei produttori.
INDICE
Accesso al Portale ………………………………………………………………………………… Pag. 2
Nuovo preventivo - Ricerca articoli ……………………………………………………………. Pag. 4
Nuovo preventivo – Ordine ……………………………………………………………………. Pag. 6
Modificare il preventivo …………………………………………………………………………. Pag. 7
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Parte superiore della pagina ………………………………………………………….
Pag. 8
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Parte inferiore della pagina ………………………………………………………….
Pag. 8
Preventivi ……………………………………………………………………………………………. Pag. 10
Tracking ordini ……………………………………………………………………………………… Pag. 11
Spedizioni ……………………………………………………………………………………….…… Pag. 13
Fatture ………………………………………………………………………………………………… Pag. 15
Listini Metel ………………………………………………………………………………………….. Pag. 16
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ACCESSO AL PORTALE
Digiti l’indirizzo del nostro sito internet www.lelettrica.it e clicchi in alto a destra su
‘Area Cli e nti ’.
Dopo clicchi a sinistra su ‘ Ser vi zi O nli ne’.
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Inserisca U ser na me e P a ss word negli appositi campi e clicchi su ‘ I nvio ’.
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NUOVO PREVENTIVO - RICERCA ARTICOLI
Iniziamo adesso a lavorare con il Portale.
Vediamo come interrogare le giacenze di magazzino, le caratteristiche dei prodotti,
i prezzi personalizzati e come fare preventivi e ordini.
Clicchi su ‘N uo vo pre ve nt ivo – R icer ca arti col i’ in alto a destra.
Per c er care un ar ti col o ci sono diversi metodi:
•
Per codice articolo interno: cioè attraverso i codici che usiamo internamente all’Elettrica
e normalmente sono sui DDT.
•
Per codice articolo METEL: cioè attraverso i codici ufficiali dei produttori che si trovano
sui listini e sui cataloghi.
•
Per descrizione del prodotto.
•
Per marca del prodotto.
•
Per Classe Merceologica: cioè attraverso le suddivisioni che danno i produttori alle varie
gamme di prodotti.
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Dopo aver cercato e trovato un articolo, ecco, in ordine, le i nfor maz io ni che ha a
disposizione:
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Co di ce: il codice interno L’Elettrica viene sempre visualizzato anche se lo ha cercato in
altri modi. In molti casi è possibile ciccare sul codice e visualizzare le caratteristiche
tecniche, la descrizione completa e le immagini del prodotto.
De scr iz io ne: una breve descrizione del prodotto.
Met el: è il codice del prodotto usato dai produttori che si trova sui cataloghi e sui listini.
È possibile, se lo desidera, far comparire il codice Metel senza il codice interno
L’Elettrica sia sulle fatture che sulle bolle.
Cla sse merc eol ogi ca: è la divisione merceologica che il produttore ha assegnato al
prodotto.
Nett o: il prezzo netto comprensivo di tutti gli sconti (eccetto l’eventuale s co nto cas sa ).
Listi no: il prezzo di listino del produttore.
U M: Unità di Misura con cui viene venduto il prodotto.
Di sp.: è la quantità presente nei nostri magazzini nel momento dell’interrogazione.
Ordi na: è la quantità che si vuole ordinare.
R: se il prodotto non è disponibile nei nostri magazzini, spuntando il campo “R” viene
ordinato automaticamente e consegnato appena disponibile.
S: se il prodotto che vuole ordinare non è disponibile nella sua totalità ma ne è presente
solo una parte, spuntando il campo “S” verrà consegnato solo quando sarà tutto
disponibile (IMPORTATE: spuntare anche il campo “R” per inviare l’ordine).
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NUOVO PREVENTIVO - ORDINE
Iniziamo a inserire un ordine o un preventivo.
La fase iniziale è la solita: vanno inserite le quantità da ordinare nell’apposito campo,
quindi bisogna cliccare sul segno “ + ” alla destra dell’articolo oppure premere ‘In
n vio ’.
Ogni volta che si aggiunge un articolo, questo viene aggiunto alla lista che compare alla destra
del video con il prezzo e i totali.
Per chiudere il preventivo e stamparlo o, semplicemente, salvarlo basta ciccare
su ‘ Sa lva e chi udi pre venti vo ’.
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MODIFICARE IL PREVENTIVO
A questo punto ci sono due possibilità:
- salvare il preventivo sul proprio Pc come file Excel e stamparlo, modificarlo, ecc.
- modificare il preventivo con la funzione ‘ V ai a l pre ve nti vo ’ (vd. tabella rosa sulla destra
nell’immagine).
Entrando in ‘ Mo difi ca del pr eventi vo ’ abbiamo molte funzioni da utilizzare.
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PA R TE S UP ER IO R E DE LLA P AG IN A
La parte superiore contiene sia i dati generali che una piccola legenda con alcune delle funzioni
disponibili, che andiamo adesso a vedere.
Co di ce art ic olo: cliccando qui si apre una finestra che dà la possibilità di modificare
la quantità ordinata e di spuntare i campi “ R ” (riordino) ed “ S ” (saldo).
Poi abbiamo i dati anagrafici degli articoli ordinati e, infine, arriviamo al Bollino colorato
che i ndi ca l a di spo ni bili tà d el pro dot to:
•
•
•
Bollino Verde: l’articolo è totalmente disponibile
Bollino Arancio: l’articolo è parzialmente disponibile
Bollino Rosso: l’articolo non è disponibile
Nel caso ci sia il Bollino Rosso o Arancio e si desideri ricevere il prodotto, è necessario entrare
in modifica e spuntare la voce “R” per ordinarlo al produttore.
Not a: a fianco del Bollino della disponibilità è presente un’icona che permette di inserire,
da parte dell’utente, delle note libere per ogni articolo. Queste note verranno stampate
sull’ordine e visualizzate dai magazzinieri dell’Elettrica al momento della preparazione
del materiale ordinato.
A nnulla mento vo ce: la X rossa serve per cancellare l’articolo dal preventivo.
PA R TE INF E RI OR E DELL A P AG IN A
Passiamo ora alla parte inferiore della pagina.
A nnulla mento pr eve nti vo: serve per annullare il preventivo.
Agg iungi Arti col o: serve per rientrare nella ricerca articoli e aggiungere un altro articolo
al preventivo.
Riga l ibera: questa funzione permette di inserire manualmente articoli che non abbiamo
inserito nel nostro data base. ATTENZIONE: se trasformate il preventivo in ordine ci
raccomandiamo, quando usate questa funzione, di specificare marca, codice articolo del
produttore e di spuntare la voce “R” perché il nostro sistema ordini l’articolo al produttore.
Note pre ve nti vo: campo dove si possono inserire note che verranno lette dall’ufficio vendite
dell’Elettrica e dai magazzinieri che preparano il materiale. Per esempio: date di consegna
diverse od orari preferiti.
Ric al cola pre ve nti vo: se si riapre un preventivo dopo un po’ di tempo, con questa funzione
si possono ricalcolare i prezzi e le disponibilità di magazzino.
Co mplet a i n or di ne: cliccando su questa funzione si apre una nuova schermata, che vediamo
qui sotto con nuove funzioni.
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Dopo aver cliccato su ‘ Co mp leta i n ordi ne’ vediamo che, in basso, si sono attivate nuove
funzioni:
Ordi ne a sa ldo: spuntando questa voce l’ordine non sarà consegnato fino a che tutti gli
articoli dell’ordine non saranno disponibili a magazzino.
Riferi me nto cl ie nte: in questo campo può essere inserito il riferimento ordine o una breve
nota che verrà stampata sul DDT.
Da ta d i c o nseg na ric hies ta: normalmente è meglio lasciare vuoto questo campo.
ATTENZIONE: inserendo una data in questo campo l’ordine all’interno dell’Elettrica non verrà
preso in considerazione fino alla data inserita, col rischio che al momento dell’ordine il
materiale sia disponibile in magazzino ma alla data di consegna non lo sia più.
Mag az zi no a cui ord i nare: selezionare fra le filiali dell’Elettrica quella da cui normalmente
riceve il materiale. In dubbio, selezionare Empoli che è la sede principale.
Da ti d i spe di zio ne: se la merce deve essere consegnata in un luogo diverso dalla vostra
ragione sociale inserite i dati qui.
Mo difi ca pre ve nti vo: torna indietro al preventivo iniziale.
Invi a do c ume nt o: selezionando questa voce l’ordine viene automaticamente inserito nel
sistema informatico dell’Elettrica e processato, preparato ed inviato.
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PREVENTIVI
Cliccando sulla seconda voce in alto a destra ‘ p reve nt i vi ’ visualizzerete la lista dei preventivi
inseriti e potrete scaricarli su file Excel, modificarli o completarli in ordini come spiegato nel
capitolo precedente.
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TRACKING ORDINI
Selezionando la terza voce dal menù principale ‘ Tra ck ing ordi ni’ si può visualizzare lo stato
degli ordini da evadere, parzialmente evasi ed evasi ancora da fatturare.
La ricerca è molto semplice:
•
•
•
si può selezionare un periodo, da data iniziale a data finale.
cercare tutti gli ordini che devono essere consegnati da un nostro punto vendita.
oppure selezionare un articolo e cercare se è in ordine.
Nella schermata sopra si vede una lista di documenti: nella colonna ‘ S tat o ’ si trovano le
diverse colorazioni, Verde - evaso, Giallo - parzialmente evaso e Rosso - da evadere.
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Selezioniamo un ordine parzialmente evaso.
Vediamo il dettaglio degli articoli presenti dentro l’ordine.
Nella colonna ‘ St ato ’ ci sono due articoli in Verde: questo significa che sono già stati spediti.
Vediamo, inoltre, che la quantità di questi due articoli è nella colonna ‘ Co ns eg nat o ’:
è possibile cliccare per visualizzare il DDT con cui sono stati consegnati.
Il simbolo di ‘ Sta to ’ del resto degli articoli indica che sono nei magazzini dell’Elettrica pronti
per essere spediti.
Se, invece, lo ‘ S tat o’ fosse:
•
•
Rosso, significa che l’Elettrica è in attesa di ricevere il materiale dal produttore
Giallo, significa che viene spedita solo una parte della voce ordinata
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SPEDIZIONI
Selezionando la quarta voce dal menù principale ‘ Spe di zio ni ’ si possono visualizzare
le spedizioni già effettuate (DDT) nel periodo richiesto, dal codice articolo o dal magazzino
selezionato, a seconda di cosa si cerca.
Nella schermata viene visualizzato il numero del documento, la data, il magazzino da dove è
stato inviato il materiale e il valore del documento.
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Cliccando sul numero del documento si visualizzano gli articoli e i prezzi che vi sono contenuti.
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FATTURE
Selezionando la quarta voce dal menù principale ‘ F att ure ’ si possono visualizzare
le fatture emesse e i relativi dati primari nel periodo richiesto.
È possibile anche, cliccando sull’icona alla destra dei dati della fattura, aprire un documento
“PDF” che sarà l’esatta copia della fattura da noi spedita per posta e potrà essere utilizzato
anche come copia conforme dopo averlo stampato.
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LISTINI METEL
Sono disponibili anche i listini Ufficiali dei produttori, sia in formato METEL, sia come file Excel.
Cliccando sulla voce ‘ Li sti ni Metel ’ in alto si apre un’altra finestra dove, in ordine alfabetico,
si trovano tutti il listini dei produttori aggiornati e pronti per essere scaricati.
Buon Lavoro
L’Elettrica S.p.A.
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