Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI
E LE NUOVE OPPORTUNITÀ DEL CODICE DELLA PA DIGITALE
DAL PROTOCOLLO INFORMATICO
ALLA GESTIONE DOCUMENTALE E DEI FLUSSI DOCUMENTALI
ESPERIENZE, RIFLESSIONI E STRATEGIE DEL COMUNE DI PADOVA
Ing. Francesco Manzoni
Comune di Padova
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
Il Comune di Padova
Superficie: ………………….. 9300 Ha
Abitanti: ……………………….. 209.621
Dipendenti: ……………………….. 2003
Bilancio: ……………. € 290.000.000
Spesa ICT:
€ 5.500.000
Struttura informatica
n. 40 addetti
n. 1700 posti di lavoro
n. 45 servers
n. 35 sedi collegate in rete
n. 140 applicazioni
n. 2000 telefoni
n. 10 centralini interconnessi
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
ADOZIONE NEL 2003
DI UNA NUOVA PROCEDURA INFORMATICA
Le condizioni contingenti:
• L’insostenibilità dell’architettura client-server.
• Le scadenze del D.P.R. 445/2000 e la necessità di avere
una applicazione informatica ad esso coerente.
Gli obiettivi di fondo
Operare un cambiamento per:
• recuperare una corretta cultura di protocollazione
e archivistica.
• impostare correttamente le premesse per una
efficace gestione dei documenti e dei procedimenti.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
LA STRATEGIA REALIZZATIVA
PERCORSI E OBIETTIVI
L’amplificazione successiva
del
controllo sul documento
Protocollo
Gestione documentale
Gestione dei flussi
documentali
© F.Manzoni
Identificazione
Reperibilità
Tracciabilità
Controllo del procedimento
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
LE CRITICITÀ CONCETTUALI
La cultura della corretta protocollazione
• cosa protocollare, cosa non protocollare …
• i protocolli interni …
• i repertori speciali …
La cultura della corretta classificazione
prerequisito per una corretta archiviazione:
• il nuovo Titolario
• il manuale di Gestione
La cultura della corretta generazione dei documenti
… il fascicolo comprende i documenti prodotti
nel corso del trattamento di un unico affare ...
la monotematicità come prerequisito per:
•l’efficacia dell’azione organizzativa
l’efficacia della attività di archiviazione.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
LE SCELTE ORGANIZZATIVE INIZIALI
Tracciamento del documento fino al punto d’inizio del procedimento.
Contestualmente alla fase di registrazione e segnatura di protocollo,
si eseguono anche le operazioni di classificazione del documento
e di assegnazione al settore di competenza.
Il percorso del documento viene quindi tracciato dall’ufficio protocollo alla
segreteria del settore di competenza.
( … solo alcuni settori più “organizzati e sensibili” tracciano anche la successiva
assegnazione al responsabile del procedimento amministrativo …)
Le motivazioni
• contenere il numero degli attori partecipanti per meglio gestire
l’avviamento del processo di gestione documentale
• mantenere il paradigma della “posta che arriva in segreteria e viene
assegnata dal caposettore” per offrire un percorso di evoluzione graduale
senza traumi e soluzioni di continuità verso la gestione documentale
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
GLI INTERVENTI FORMATIVI EFFETTUATI
N.1 incontro con i dirigenti per sensibilizzare sulla necessità di dotarsi di
razionali sistemi per la gestione e conservazione dei documenti e per il
miglioramento della complessa organizzazione del Comune.
Serie di corsi di 30 ore su archivio e protocollo per 170 dipendenti.
N.17 corsi di 4 ore sulla applicazione informatica per 215 dipendenti.
N.1 incontro con i dirigenti preliminare all’avviamento della applicazione.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
LE CRITICITÀ ORGANIZZATIVE E APPLICATIVE AFFRONTATE
La protocollazione in giornata:
il registro di emergenza;
la raccolta dei plichi fuori orario d’ufficio.
La gestione dei documenti informatici:
chi provvede all’accertamento di autenticità e integrità;
come farli circolare all’interno dell’Ente.
Le dotazioni tecnologiche individuali:
aggiornamento dei browsers;
requisiti per dotarsi anche di una stampante di etichette di segnatura.
Le applicazioni gestionali che utilizzano il dato “numero di protocollo”:
quando serve integrare;
quali le modalità di integrazione.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
LE CRITICITÀ ORGANIZZATIVE E APPLICATIVE
ANCORA APERTE
La gestione di un organigramma che cambia …
- ruoli e persone.
La fascicolazione:
- convivenza di un’ottica archivistica con le esigenze di una gestione documentale
al servizio delle business rules dei processi aziendali;
- documenti presenti in più fascicoli (documenti con “competenze multiple” …);
- documenti con classificazione diversa da quella del fascicolo;
- effettuata solo da alcuni settori più “organizzati e sensibili” che ne hanno la cultura.
La dematerializzazione del documento:
- acquisizione ottica dell’immagine dei documenti:
- perché, quando, da parte di chi, cosa acquisire con uno scanner;
- il codice dell’amministrazione digitale, art.38 c.1-2:
1. Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano
gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni
di cui al presente decreto e le regole tecniche di cui all’art.72.
2. Fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali
su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto
è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell’economicità.
- la strategia adottata.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
ALLA FINE DEL 2004
DOPO 18 MESI ...
L’applicazione era avviata; i “soliti” problemi di adozione erano stati rimossi.
Era anche attiva una sorta di interoperabilità con un altra applicazione.
I cosiddetti protocolli di settore erano stati completamente eliminati.
Si assisteva piuttosto ad un aumento dei documenti protocollati (da una previsione
di 300.000, a 500.000) molto probabilmente per i seguenti motivi:
• la nuova e più corretta “sensibilità” alla protocollazione determinata dalla
attività di formazione. E, nel dubbio se protocollare o meno, magari si
esagera per eccesso …
• il permanere all’interno del Comune di quelle “consuetudini” e
“comportamenti” che, se acriticamente conservati, determinano un aumento
inutile della attività di protocollazione.
Tali criticità sono attenuabili con opportuni interventi di formazione e di
semplificazione dei procedimenti interni.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
Persone
Ente
Fascicoli
Documenti
Procedimenti
Attività
Il sistema di gestione documentale
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
CHE COSA ABBIAMO INVECE CAPITO
L’universo dei documenti di un Ente non è costituito solo da documenti protocollati
cioè da:
• documenti in entrata ed uscita dall’Ente
• documenti a circolazione interna con valenza giuridico-amministrativa
ma anche da:
• documenti dei repertori speciali
• documenti senza valenza
giuridico-amministrativa ma
comunque necessari (… o utili …)
per lo svolgimento del procedimento.
Il protocollo informatico mappa
solo un sottoinsieme dei documenti
interessati dalla gestione documentale.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
CHE COSA ABBIAMO INVECE CAPITO
Occorre un sistema per la gestione documentale al quale possa anche
essere integrato un sistema di protocollazione per i documenti che lo
necessitano.
Il sistema di gestione documentale deve segnalare
dove è il documento, chi è in possesso del documento,
in quale fascicolo si trova.
La fascicolazione è propria della gestione documentale
e non della protocollazione.
E la gestione dei flussi documentali come accede correttamente
e univocamente ai documenti?
Che attributi vi deve trovare per collocarli correttamente all’interno
di un procedimento?
Il documento deve quindi essere accessibile secondo vari punti di vista.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
CHE COSA ABBIAMO INVECE CAPITO
Occorre forse un approccio top-down e non bottom-up?
Quanto finora esposto non assomiglia a una specie di
DATAWAREHOUSE?
Proviamo a sostituire nella definizione di datawarehouse
del Gartner Group la parola dati con documenti e la
parola decisioni con procedimenti.
“Una piattaforma sulla quale vengono archiviati e gestiti documenti
provenienti dalle diverse aree dell’organizzazione; tali documenti sono
aggiornati, integrati e consolidati dai sistemi di carattere operativo per
supportare tutte le applicazioni di supporto ai procedimenti”
CHE VE NE PARE?
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
CHE COSA ABBIAMO FATTO NEL 2005
IL PRODOTTO
Ricerca di mercato di opportune soluzioni di gestione documentale coerenti
con le caratteristiche e le esigenze illustrate (… che cosa abbiamo capito…).
Ne abbiamo identificate alcune (meno delle dita di una mano ,,,)
e a breve le metteremo in competizione.
LA GESTIONE DOCUMENTALE
La gestione documentale è un’esigenza prioritaria: quindi si deve procedere
all’ estensione della gestione documentale a tutto l’organigramma.
LA DEMATERIALIZZAZIONE
Temporaneo accantonamento della identificazione di corrette modalità
e soluzioni per la scansione dei documenti; la carta va eliminata
non con la scansione, ma forzando all’origine la generazione informatica
dei documenti e considerando un’eccezione la scansione.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
ALTRI COMMITMENTS
ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA
Outsourcing?
GESTIONE DEI FLUSSI PROCEDIMENTALI
Pianificazione dell’evoluzione alla Gestione dei Flussi Procedimentali attraverso
la formazione ad una corretta cultura di fascicolazione
Temporaneo accantonamento della identificazione di una precisa soluzione perché:
• le procedure gestionali più importanti e strategiche dell’Ente sono già
informatizzate e di fatto ne gestiscono già il flusso (le regole del procedimento
sono già cablate nelle applicazioni informatiche).
• le rimanenti procedure sono relativamente semplici, anche se numerose
(insieme di fasi serializzate, con singoli o pochi operatori che devono approvare…),
l’adozione di tecniche di “intelligent document” può essere una soluzione?.
PROVOCAZIONE
Quanti enti locali (Comuni, Provincie, ecc…) possono permettersi i costi e le risorse
umane da formare e da dedicare a un Work Flow Management System?
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
CONCLUSIONI
Avviare il percorso dal protocollo informatico, alla gestione documentale,
alla gestione dei flussi documentali è un’operazione delicata e complessa.
Va pianificata con gradualità per non mettere in crisi tutto l’Ente.
Non è solo una operazione tecnologica, ma un’operazione culturale
che deve assegnare alla formazione un ruolo fondamentale.
Il protocollo informatico non è una procedura abilitante alla gestione documentale.
La gestione documentale non si sviluppa dalla protocollazione.
La protocollazione deve essere integrabile con la gestione documentale
Entrambe le applicazioni costituiscono un’occasione irripetibile per rivedere
e mettere a punto i processi organizzativi dell’Ente e le modalità di archiviazione dei
documenti prodotti e/o gestiti.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
MESSAGGI DA CONDIVIDERE
1. L’attenzione al presente
Per svolgere meglio il proprio ruolo di amministrazione/servizio
la P.A. deve stare al passo con la società che cambia.
Le tecnologie/metodologie raggruppate sotto il termine
di e-government, sono abilitanti alla partecipazione della P.A
a una società che evolve rapidamente verso una società digitale.
2. L’attenzione al futuro
Per trasferire alle future generazioni
una corretta identità e memoria della attuale società,
bisogna ri-fondare una corretta cultura
della classificazione, della fascicolazione e della archiviazione.
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005
Comune di Padova
Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali
GRAZIE
PER
L’ATTENZIONE
[email protected]
© F.Manzoni
Roma 7 Ottobre 2005