Stage & Placement
Università e Aziende
Chiara Carlino
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Studente
Università
Azienda
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1. Orientamento in uscita
Student
2. Relazioni fra università
e aziende
3. Tirocini curriculari ed extra-curriculari
4. Annunci di placement per studenti e
alumni
University
Company
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Gli attori
Operatori
Ateneo
CLIENT
Studenti /
Alumni
WEB
Referenti aziendali
(HR, tutors)
WEB
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I processi coperti
1. Registrazione delle aziende via web
2. Verifica e approvazione dell’azienda da parte
dell’ateneo
3. Funzionalità web a disposizione dell’azienda
4. Opportunità di stage e placement; eventi di
orientamento in uscita
5. Gruppi di opportunità(«campagne»)
6. Bacheca delle opportunità per gli studenti
7. Candidature degli studenti alle opportunità
8. Selezione degli studenti da parte di aziende e
dell’ateneo
9. Gestione di un tirocinio
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Registrazione delle aziende via web
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Registrazione delle aziende via web
•
•
Wizard interamente personalizzabile dall’ateneo
Alcune domande dipendono dalle risposte
precedentemente date
•
•
•
•
•
Ad es. chiedere i dati del rappresentate legale solo se il motivo
Company’s nationdichiarato è «avviare un tirocinio»
dell’iscrizione
Unique identifier (may
change according to nation)
L’identificativo unico ed altre informazioni variano in
baseCompany’s
alla nazione
sede dell’azienda (partita IVA, codice
data
data
DUNS,User
etc)
Workplace
datascegliere il proprio nome utente, la
L’utente
può
Legal representative
password
è assegnata dal sistema
Username integrato con LDAP
Può essere
VieneSummary
controllata l’eventuale esistenza dell’azienda sul
DB (anche esterno): in questa caso non vengono
modificati i dati a sistema
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Verifica e approvazione dell’azienda da
parte dell’ateneo
• L’operatore dell’ateneo vede i dati
provenienti dalla registrazione online
• È possibile controllare se esiste già nel
sistema una azienda analoga
• In esse3 e/o su un CRM esterno
•
In caso affermativo, è possibile associare la
nuova azienda ed i relativi contatti a quella
esistente, oppure creare un nuovo record
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Verifica e approvazione dell’azienda da
parte dell’ateneo
• L’azienda viene approvata e le viene assegnato
uno specifico profilo di permessi
• All’azienda possono essere assegnati altri
attributi/diritti
• «standard» o «premium»: attiva o disattiva alcune possibilità di
branding
• Un’azienda può avere le proprie opportunità sempre «in evidenza»
• I vincoli per l’avvio di uno stage possono essere differenziati
•
•
I dati dell’azienda possono essere modificati e integrati da
backoffice
Ad ogni azienda possono essere associati più contatti
• Ogni contatto può avere un ruolo diverso
• Ogni contatto può avere diversi permessi funzionali
• Un contatto può avere o meno un’utenza associata per l’accesso
al sistema (ad es. il rappresentante legale tipicamente non ne ha
bisogno)
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Funzionalità web a disposizione
dell’azienda
• Dati aziendali
• L’ateneo può scegliere quali utenti aziendali possono modificare
questi dati, e quali dati sono modificabili
• I dati cambiano in base alla nazione sede dell’azienda
• È possibile gestire più sedi
• Contatti aziendali
•
•
•
•
Ogni contatto può modificare i propri dati
Alcuni contatti possono vedere i dati dei colleghi
Alcuni contatti possono aggiungere altri contatti (es. tutor)
I contatti possono essere associati alle sedi
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Funzionalità web a disposizione
dell’azienda: branding
• Le aziende possono gestire la propria pagina per
presentarsi agli studenti
• La pagina di presentazione aziendale include informazioni note:
numero dipendenti, sedi, opportunità aperte
• Le aziende «standard» possono scrivere solo
una descrizione
• Le aziende «premium» possono
•
•
•
•
•
scrivere una presentazione più lunga,
caricare files (incl. logo),
collegare video youtube, feed RSS, immagini
Per le aziende premium vengono mostrate anche le opportunità
chiuse
Le presentazioni devono sempre essere approvate
dall’ateneo
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Opportunità
L’ateneo sceglie quali tipi di
opportunità sono visibili
all’azienda
La presentazione
dell’azienda può essere
modificata per la specifica
opportunità
La sede è scelta fra quelle
già inserite
I dati richiesti dipendono
dal tipo di opportunità
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Opportunità
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Opportunità
Il contatto aziendale di
riferimento per l’opportunità
(anche diverso dall’utente
corrente)
Le candidature possono essere
gestite all’interno del sistema,
eventualmente con inoltro via
mail a un indirizzo specifico,
oppure redirezionate a un
sistema esterno
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Opportunità
• The university can always update, complete and
modify job posts
• The university can insert job posts of any type
• The university must always approve a job post
inserted by a company and make it visible
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Eventi per l’orientamento in uscita
• L’ateneo può gestire diversi tipi di opportunità
• Stage
• Placement
• Eventi interni (orientamento)
•
Gli eventi di orientamento sono mostrati in un’area
specifica della bacheca opportunità
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Campagne (gruppi di opportunità)
• A campaign is a group of posts with similar
•
•
•
•
•
Requirements
Opening date
Closing date
Selection process
Posts in a campaign can refer to different companies
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Bacheca opportunità per gli studenti
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Bacheca opportunità per gli studenti
• È possibile filtrare le opportunità per gli studenti,
in modo che solo studenti con determinate
caratteristiche vedano determinate opportunità
• È disponibile una ricerca avanzata ed il
salvataggio di ricerche per gli studenti
• Gli studenti possono salvare singole opportunità
per candidarsi successivamente
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Candidatura di studenti
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Candidatura di studenti
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Candidatura di studenti
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Candidatura di studenti
• L’ateneo vede tutte le candidature ed i relativi
dettagli
• Per ogni opportunità le candidature possono essere
• Immediatamente visibili all’azienda
• Intermediate, ovvero rese visibili all’azienda dall’operatore di ateneo
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Selezione degli studenti da parte
dell’Ateneo
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Selezione degli studenti da parte
dell’Ateneo
•
•
L’Ateneo può controllare risposte e curricula caricati dagli
studenti
L’Ateneo può controllare se gli studenti hanno i requisiti
richiesti quanto a
• Lingue
• Attività didattiche
• Anzianità
•
•
È possibile convocare gli studenti a colloquio
• La prenotazione e gestione degli appuntamenti è integrata nel sistema
È possibile assegnare agli studenti una penalty (ad esempio per
aver ritirato una candidatura)
• A uno studente con penalty viene impedito di avviare uno stage per un
certo periodo di tempo
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Selezione degli studenti da parte
dell’Ateneo - Campagne
• Tramite le campagne è possibile vedere le
candidature degli studenti alle opportunità della
campagna, in modo da poter combinare
l’opportunità ed il candidato più adatti, senza
lasciare un candidato senza opportunità o una
opportunità senza candidati.
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Selezione degli studenti da parte dell’azienda
• L’azienda vede le candidature ad ogni opportunità
• I candidati possono essere gestiti con tags, ranking
e note
•
Ogni campo è adoperabile come criterio di ricerca
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Selezione degli studenti da parte
dell’azienda
• Per ogni candidato o gruppo di candidati è possibile
• Vedere gli allegati ed altre risposte
• Scaricare tutti gli allegati (es. curricula)
• Scaricare un excel che riepiloga le informazioni principali e contiene i
link agli allegati
• Aggiungere note
• Vedere le note scritte dall’ateneo
• Aggiungere un «voto»
• Aggiungere tags
• Scegliere i candidato
• Avviare uno stage con il candidato (se l’opportunità è di tipo stage)
•
Le aziende mantengono accesso alle candidature passate e
possono sempre ricercare fra i candidati anche a opportunità
chiuse
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Selezione degli studenti da parte
dell’azienda
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Gestione di uno stage
• Uno stage può essere creato
• Da backoffice
• Quando un’azienda sceglie un candidato a una opportunità di stage
• Direttamente da un’azienda che conosce già la matricola con cui vuole
avviare uno stage
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Gestione di uno stage
• La candidatura di uno studente diventa uno stage
se
• È associata a una opportunità di tipo stage
• È confermata
• Lo studente ha le caratteristiche richieste per uno stage
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Gestione di uno stage
• Se una candidatura diventa uno stage, è
possibile compilare il progetto formativo e
successivamente avviare lo stage
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Gestione di uno stage
• Il progetto formativo può essere compilato
dall’azienda, oppure da backoffice
• L’azienda e lo studente devono sempre
accettare il progetto formativo
• L’ateneo deve approvarlo e decide l’avvio
effettivo
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Gestione di uno stage
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Gestione di uno stage
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Gestione di uno stage
• L’università stabilisce i parametri per il
riconoscimento crediti.
• Se lo studente corrisponde ai parametri impostati, può chiedere il
riconoscimento crediti
• Il docente di riferimento deve approvare o meno la richiesta
• È disponibile un sistema di chat tra studente e docente relativamente
alla richiesta
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Gestione di uno stage
• Una volta avviato lo stage, azienda e studente
possono
• Stampare il progetto formativo
• Caricare files, e vedere i files caricati dagli altri attori
• Fare richieste di sospensione, interruzione, proroga, etc
• L’ateneo può configurare quale attore può inserire quale tipo di
richiesta, i dati che è necessario allegare e gli attori che la
devono approvare
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Managing an internship
• L’ateneo decide per ogni tipo di opportunità
quali questionari di valutazione devono essere
compilati, da chi e quando
• L’azienda e lo studente vedranno i questionari da compilare in
base a queste impostazioni
• È possibile far scegliere a studente e azienda se il contenuto
del proprio questionario può essere reso visibile alla
controparte o (per gli studenti) al pubblico (i.e. gli altri studenti)
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Alcune funzionalità client: Todo List
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Alcune funzionalità client: Todo List
• Struttura configurabile
• Aggiunta di nuovi elementi non richiede modifiche di
codice ma attività di configurazione
• Possibilità di definire quali elementi abilitare per
ogni singolo operatore dell’ufficio stage
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Alcune funzionalità client: comunicazioni stage
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Alcune funzionalità client: comunicazioni stage
• Non si tratta di comunicazioni automatiche
• Possibilità di scegliere il “target” di studenti/aziende
a cui inviare la comunicazione
• Svariati criteri di filtro disponibili, partendo dalle
domande di stage degli studenti per individuare il
“target”
• Possibilità di aggiunta di testo libero all’atto
dell’invio
• Molte comunicazioni differenti a disposizione:
• Accettazione/rifiuto candidatura
• Reminder per compilazione schede di valutazione
• Convocazione a colloquio
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Convenzioni e normative regionali
• Esse3 gestisce la stampa di convenzioni e progetti
formativi
• Ogni regione potrebbe/dovrebbe avere una
versione dei documenti specifica
• Ogni ateneo potrebbe avere delle versioni
specifiche, da utilizzare per specifiche casistiche
non coperte dalla normativa
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Convenzioni e normative regionali
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Convenzioni e normative regionali
• Possibilità di avere a disposizione un’anagrafica di
layout di stampa di convenzioni e progetti formativi
• Possibilità di associare alla singola convenzione e
progetto formativo il relativo layout di stampa
• Al momento abbiamo le specifiche della normativa
regionale della regione Lombardia
• Implementeremo su richiesta gli altri documenti, che
saranno poi messi a disposizione di tutti gli atenei
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Corso Tirocini e Stage
Vi aspettiamo il 3 marzo 2014 per la nuova edizione
del corso Tirocini e stage!
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Studente
Università
Azienda
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Stage e placement: due tasselli del
rapporto ateneo - azienda
???
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Grazie per l’attenzione!
Chiara Carlino
Luca Mingozzi
Analisti
Kion
[email protected]
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