Sistema di Contabilità Gestionale FORUM P.A. CONSIDERAZIONI SUL PROGETTO DI CONTABILITA’ GESTIONALE PER IL M.T.B.P.E E SU DI UN POSSIBILE SCENARIO EVOLUTIVO DELLA CONTABILITA’ NELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI BRUNO PIPERNO - BUSINESS VALUE Forum P.A. 1 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale BUSINESS VALUE. Esperti su sistemi amministrativi complessi: •Disegno di sistemi informativi amministrativi, contabili e di controllo. •Contabilità Generale. •Contabilità Analitica. •Contabilità Industriale. •Controllo di Gestione. •Definizione dei piani dei conti. •Definizione di impianti tabellari. •Popolazione di archivi anagrafici e di tabelle di sistema. Forum P.A. 2 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale BUSINESS VALUE. Aziendalisti che negli ultimi anni hanno lavorato per molti organismi della Pubblica Amministrazione: • Imprenditorialità Giovanile. • Poste Italiane. • Comune di Roma. • USL • Ministero delle Finanze - Dipartimento delle Entrate. Forum P.A. 3 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale BUSINESS VALUE. I motivi di fondo della nostra presenza nella Pubblica Amministrazione probabilmente risiedono nella ricerca di una maggiore efficienza dello Stato, che, in qualche modo, può essere vista come una “corsa all’aziendalizzazione dello Stato”. Possibili esempi sono: D. LGS. 7 AGOSTO 1997, 279: sulla “Individuazione delle unità previsionali di base del bilancio dello Stato, riordino del sistema di tesoreria unica e ristrutturazione del rendiconto generale dello Stato”. D. LGS. 29 LUGLIO 1999, 300: sulla “Riorganizzazione dei Ministeri”. Questa “tendenza all’aziendalizzazione” non sembra però risolvere in modo definitivo l’orientamento verso la contabilità pubblica o privata e vi è un’esigenza di raccordo che non appare del tutto consolidata. Forum P.A. 4 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale ESIGENZE DI RACCORDO. Raccordi che diventano problematici, anche su di un piano concettuale, quando la competenza si discosta in modo significativo dalla cassa. Vi sono tre “mondi “da raccordare: Contabilità finanziaria. Contabilità Generale – Economico Patrimoniale. Si discosta dalla prima per tutte le problematiche connesse alla gestione dei dati patrimoniali soprattutto pregessi. Ad esempio è complesso riportare in finanziaria gli ammortamenti effettuati sulla contabilità economico patrimoniale. Controllo di gestione. Rileva diverse tipologie di dati (es. costi standard per il personale, costi figurativi per l’utilizzo di spazi). E, ove possibile, rileva dati con diversa tempestività, rispetto alla contabilità finanziaria e generale. Forum P.A. 5 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale PROBLEMATICHE RICORRENTI NELL’AVVIO DI SISTEMI AMMINISTRATIVI E CONTABILI NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE. L’assenza di una cultura contabile: A livello operativo – periferico ed a livello di coordinamento centrale e intermedio, nell’avvio e nell’esercizio di sistemi che presuppongono una forte capacità di governo. In teoria, maggiore è la debolezza nelle competenze operative, maggiore dovrebbe essere la capacità di governo, assistenza e coordinamento. La scarsa percezione del valore delle attività di tipo amministrativo e contabile. L’aggravio di operatività senza la percezione di un valore aggiunto. mancato soddisfacimento dell’esigenza di coordinamento e di unitarietà di informazioni che cominciano ad originarsi da una molteplicità di fonti. Il Forum P.A. 6 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale OSSERVAZIONI SUL SISTEMA DI CONTABILITA’ GESTIONALE PER IL M.T.B.P.E. In questa sede, le nostre osservazioni circa il sistema informativo di contabilità gestionale, sono limitate solo ad aspetti funzionali e di architettura. Forum P.A. 7 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale CONSIDERAZIONI SULL’ARCHITETTURA DEL SISTEMA INFORMATIVO DI CONTABILITA’ GESTIONALE Forum P.A. 8 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale PUNTI DI FORZA DELL’ARCHITETTURA DEL SISTEMA INFORMATIVO DI CONTABILITA’ GESTIONALE. Pienamente compatibile con la struttura organizzativa esistente. Senza aggravi apparenti di operatività. Consente di mettere a frutto attività ed elaborazioni che, altrimenti, sono finalizzate al solo svolgimento degli adempimenti amministrativi. Si tratta di un’architettura scalabile, secondo un percorso di graduale arricchimento funzionale, senza stravolgimenti. Ottima l’integrazione dei flussi all’interno del Ministero e dei flussi con RGS. Si tratta di un’architettura che assicura un’integrazione ideale dei flussi con la RGS durante tutte le fasi della spesa e che, pertanto, minimizza l’esigenza di riconciliazione, e che consente di “certificare” all’origine l’attendibilità e la coerenza delle rendicontazioni prodotte. Architettura generalizzabile a tutte le Amministrazioni che si interfacciano allo stesso modo con R.G.S. Forum P.A. 9 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale L’ARCHITETTURA DI PARTENZA. FLUSSI DA ALIMENTAZIONE R.G.S. MANUALE CONTABILITA’ GESTIONALEFINANZIARIA CONTABILITA’ GENERALE CONTABILITA’ CONTABILITA’ MANDATO INFORMATICO ECONOMICO ANALITICA (PER SISTEMA DI TESORERIA PATRIMONIALE CENTRI DI COSTO) CONTROLLO DI GESTIONE DATI EXTRACONTABILI CONTABILITA’ INDUSTRIALE (PER ATTIVITA’) Forum P.A. 10 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale POSSIBILE ARCHITETTURA A TENDERE - A BREVE. SISTEMI ALIMENTANTI ACQUISTI PERSONALE CESPITI FLUSSI DA ALIMENTAZIONE R.G.S. MANUALE SISTEMI DI SUPPORTO ALL’ATTIVITA’ ISTITUZIONALE CONTABILITA’ GESTIONALE-FINANZIARIA ……... CONTABILITA’ GENERALE CONTABILITA’ CONTABILITA’ MANDATO INFORMATICO ECONOMICO ANALITICA (PER SISTEMA DI TESORERIA PATRIMONIALE CENTRI DI COSTO) CONTROLLO DI GESTIONE DATI EXTRACONTABILI CONTABILITA’ INDUSTRIALE (PER ATTIVITA’) Forum P.A. 11 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale POSSIBILE ARCHITETTURA A TENDERE - IN PROSPETTIVA. SISTEMI ALIMENTANTI ACQUISTI PERSONALE CESPITI SISTEMI DI SUPPORTO ALL’ATTIVITA’ ISTITUZIONALE FLUSSI DA ALIMENTAZIONE R.G.S. MANUALE CONTABILITA’ GESTIONALE-FINANZIARIA ……... •Alimentazione principale CONTABILITA’ GENERALE CONTABILITA’ CONTABILITA’ MANDATO INFORMATICO ECONOMICO ANALITICA (PER SISTEMA DI TESORERIA PATRIMONIALE CENTRI DI COSTO) • Alimentazione residuale e di quadratura CONTROLLO DI GESTIONE DATI EXTRACONTABILI CONTABILITA’ INDUSTRIALE (PER ATTIVITA’) Forum P.A. 12 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale CONSIDERAZIONI DI DETTAGLIO SU ASPETTI FUNZIONALI. • Dettaglio all’interno dei Capitoli di Spesa. • Situazione patrimoniale di partenza. • Rilevazione delle passività. • Complessità del Controllo di Gestione. • Identificazione dei Centri di Responsabilità. • Acquisizione dei dati a livello di Centro di Costo e di attività. • Multidimensionalità delle informazioni. Forum P.A. 13 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale DETTAGLIO ALL’INTERNO DEI CAPITOLI. Più conti all’interno di uno stesso capitolo: Conti Patrimoniali, Conti Economici e Conti per la rilevazione di uscite per l’Attività Istituzionale nell’ambito di uno stesso capitolo. Esigenza di un’attenta analisi di incrocio tra la strutturazione dei capitoli e il piano dei conti della contabilità economico patrimoniale. Risolto il dettaglio all’interno dei capitoli, sarà da risolvere le modalità alternative attraverso le quali alimentarli: Selezione manuale dei codici. Conti associati a causali di movimentazione. Conti associati alle anagrafiche dei terzi percipienti. Infine, dovranno essere definite le procedure di controllo per la verifica della corretta imputazione dei codici. Forum P.A. 14 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale TIPOLOGIE DI USCITE. USCITE PER COSTI DI FUNZIONAMENTO • • • • • • • Personale Utenze Consumi Locazioni Pulizie Assicurazioni ………... USCITE PER INVESTIMENTI • • • Immobili Attrezzature …… USCITE PER ATTIVITA’ ISTITUZIONALE Forum P.A. 15 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale LA COSTRUZIONE DELLA SITUAZIONE PATRIMONIALE DI PARTENZA ED IL SUO AGGIORNAMENTO NEL TEMPO. 1. Definizione delle caratteristiche e della natura dello stato patrimoniale; principali voci: Cespiti, Crediti, Varie tipologie di debiti (verso fornitori, accantonamenti, passività per uscite istituzionali). Il “Patrimonio Netto” e il risultato di esercizio. 2. Problema delle chiusure di fine anno e delle riaperture. 3. Problema dei saldi patrimoniali iniziali e finali. Forum P.A. 16 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale IL PROBLEMA DEI CREDITORI - BENEFICIARIFORNITORI - TERZI PERCIPIENTI. Esigenza di prevedere una gestione anagrafica e contabile che sia condivisa dagli ambienti della contabilità gestionale e della contabilità economico patrimoniale e, in prospettiva, da alcuni sistemi alimentanti. Forum P.A. 17 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale COMPLESSITA’ DEL CONTROLLO DI GESTIONE. Deve prevedere: • Dati contabili. • Dati extracontabili. • Regole. • Elaborazioni di allocazione. • Produzione di Report. L’acquisizione di alcuni dati contabili è condizione necessaria ma non sufficiente per il funzionamento del sistema di Controllo di Gestione. Forum P.A. 18 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale IL PROBLEMA DEI CENTRI DI RESPONSABILITA’. E’ necessario soddisfare l’esigenza di gestire efficacemente l’identità del soggetto che effettua la spesa rispetto a quella del soggetto per il quale viene effettuata la spesa. Molte spese vengono effettuate in un unico contesto per l’acquisizione di risorse utilizzate da una molteplicità di Centri di Responsabilità. Forum P.A. 19 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale CENTRI DI COSTO - ATTIVITA’ - COMMESSE ED ALTRE DIMENSIONNI DI ANALISI GESTIONALE. I problemi delle rilevazioni dirette e dei ribaltamenti. Capacità di rilevare in modo corretto i dati all’origine. Possibilità di automatismi sulla base di alcuni elementi di input (capitolo, centro di responsabilità, causali, altri qualificatori). Livelli di complessità che crescono molto velocemente. Forum P.A. 20 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale IL PROBLEMA DELLA MULTIDIMENSIONALITA’ DELLE INFORMAZIONI PER IL CONTRIOLLO DI GESTIONE. 1. Capitolo di spesa – Unità Previsionale di Base. 2. Voce di conto economico. 3. Centro di Responsabilità – Centro di Costo. 4. Attività - Processo. 5. Progetto – Commessa. 6. Legge – Tipologia di intervento (misura). 7. Area geografica (Regione – Provincia – Comune). La multidimensionalità delle informazioni è scarsamente compatibile con le caratteristiche della contabilità generale (economico-patrimoniale). Forum P.A. 21 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale ALCUNI REQUISITI PER IL SUCCESSO DEL SISTEMA INFORMATICO DI CONTABILITA’ GESTIONALE. Chiarire che si tratta di un primo passo. Individuare i livelli di dettaglio “giusti” sugli archivi anagrafici di partenza (presumibilmente capitoli e centri di responsabilità). Risolvere le modalità di apertura dei dettagli all’interno dei capitoli attraverso soluzioni che siano coerenti con la realtà organizzativa esistente e con le competenze che si renderanno effettivamente disponibili. Allestire a livello centrale e semiperiferico strutture di governo e coordinamento dei sistemi amministrativi contabili e di controllo. Non sottovalutare le esigenze di addestramento. Definire in modo attento le fasi di start up (dati iniziali, procedure, competenze). In sede di disegno del sistema di reporting, prevedere consultazioni e stampe di controllo sui flussi di alimentazione che siano pervasive e che siano accessibili anche agli operatori che alimenteranno il sistema. Forum P.A. 22 BUSINESS VALUE Sistema di Contabilità Gestionale POSSIBILI PASSI SUCCESSIVI. Definizione del percorso di avvicinamento all’architettura a tendere. Identificazione e disegno dei possibili sistemi alimentanti e la loro integrazione col sistema informativo di contabilità gestionale: Personale. Acquisti. Cespiti. Sistemi di supporto all’attività istituzionale. Incremento graduale dei livelli di dettaglio gestiti dal sistema: Maggiore dettaglio all’interno dei capitoli. Centri di responsabilità. Attività - Processi. Progetti – Commesse. Leggi – Tipologie di intervento (misure). Aree geografiche (Regione – Provincia – Comune). Disegno di dettaglio dei contenuti e delle caratteristiche del sistema di controllo di gestione: Disegno dei report del controllo di gestione. Identificazione delle dimensioni e la loro popolazione. Disegno delle elaborazioni per le allocazioni successive e per i ribaltamenti. Identificazione dei driver. Disegno delle modalità di alimentazione al controllo di gestione e delle modalità di quadratura con le altre componenti del sistema informativo. Allestimento delle soluzioni organizzative e applicative per la rilevazione dei valori dei driver. Allestimento delle strutture organizzative per il governo del sistema di controllo di gestione. Avvio della fase di realizzazione del sistema di controllo di gestione. Forum P.A. 23 BUSINESS VALUE