DEPOSITO DI UN ATTO ENDOPROCESSUALE
CON USO DI CONSOLLE AVVOCATO NETSERVICE SENZA SERVIZI GOLD
E SPEDIZIONE A MEZZO DI PEC ESTERNA
(Avv. Francesco Tregnaghi – Avv. Barbara Dalle Pezze)
Convegno del 04/04/2014 “Corso Breve sul Processo Civile Telematico”
Promosso dal Movimento Forense
http://www.tregnaghi.it/pag/pubblicazioni.html
APRO LA CONSOLLE AVVOCATO NETSERVICE, cliccando sull’icona della medesima.
Può comparire una finestra di errore:
Security Warning “Do you want to run this application?
E’ normale. Cliccare su esegui o “run”.
Si aprirà la CONSOLLE AVVOCATI ed
inserire il PIN, e cliccare OK.
Siamo entrati nel programma.
CERCARE IL FASCICOLO NEL QUALE
DEVO DEPOSITARE L’ATTO:
se il fascicolo è esistente, ma non ancora
inserito nella CONSOLLE perché non si sono
ancora eseguito adempimenti telematici,
cliccare su LIVE !
(vedi la freccia nell’immagine)
Cliccare su FASCICOLI
PERSONALI
(vedi la freccia nell’immagine)
Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
Inserire i dati del fascicolo
(Ufficio/Registro,
cioè
l’Ufficio giudiziario – il numero
di ruolo e l’anno) e cliccare su
RICERCA
(vedi la freccia)
Comparirà qui a destra il
fascicolo.
DEPOSITI
TELEMATICI
INSERISCO L’ATTO E GLI
ALLEGATI
NELLA
CONSOLLE
Selezionare il fascicolo di
riferimento, e cliccare poi su
DEPOSITI TELEMATICI
(vedi la freccia )
Comparirà la finestra “Creazione fascicolo locale”
Per creare un deposito è necessario creare un
fascicolo locale. Proseguire?
Cliccare su YES
La CONSOLLE creerà il fascicolo locale
automaticamente, proponendo il Codice Interno
della procedura, che però può essere cambiato
dall’utente
Cliccare OK
Compare la schermata “SELEZIONE NUOVO
ATTO TELEMATICO”. Selezionare il tipo di
atto da depositare e cliccare OK
Compare
la
schermata
“MODIFICA
DATI
AGGIUNTIVI”, con tre sezioni da compilare. In
particolare nella prima sezione in alto “Testo della
domanda o delle conclusioni” è possibile copiare ed
incollare le domande e/o conclusioni come rassegnate
nell’atto.
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Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
NON è obbligatorio compilare questa schermata, ma si tratta di collaborazione con Giudici e
Cancellerie, che potranno all’occorrenza copiare ed incollare il testo.
Concluse le operazioni, cliccare OK
Compare la finestra “GESTIONE DEPOSITO” e bisogna ora procedere ad inserire l’ATTO
(nello “Stato Deposito” segnala che manca l’atto principale) ed eventuali DOCUMENTI
allegati.
Per importare l’ATTO, cliccare
su IMPORTA nella sezione
“Atto Principale” (vedi freccia)
Comparirà
una
finestra
ATTO
(directory) di ricerca, che
consente di trovare nel PC
DOC.
dell’utente il file (in PDF)
dell’atto da importare, di
selezionarlo e caricarlo nella
CONSOLLE cliccando APRI o
OPEN
Nb. Cliccando su VISUALIZZA
sarà possibile vedere l’atto e
verificare
la
correttezza
dell’inserimento.
Per importare eventuali DOCUMENTI ALLEGATI, cliccare su IMPORTA a destra nella
sezione “Allegati” (vedi freccia bianca).
Si aprirà la nota finestra di ricerca, che consentirà di trovare nel PC dell’utente i documenti
da caricare nella CONSOLLE, selezionandoli e cliccando su APRI o OPEN
Nb. Cliccando su VISUALIZZA sarà possibile vedere il documento e verificare la correttezza
dell’inserimento.
Concluse le operazioni di inserimento ATTO ed
ALLEGATI,
nella
sezione
“STATO
DEPOSITO”
(sempre
nella
schermata
“Gestione Deposito”),
- comparirà la spunta verde con scritto
PRONTO
- ma più in basso si vedrà il segnale giallo
di pericolo con l’avviso che NON è
stata
eseguita
la
“Verifica
Consultazione Fascicolo Live! (online)”.
Non è un errore bloccante, ma il sistema invita
“caldamente” ad eseguire tale verifica,
cliccando su LIVE (vedi freccia)
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Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
Comparirà
la
schermata
“DETTAGLI
FASCICOLO ONLINE” che visualizza i
dettagli del fascicolo presi direttamente dal
server del Tribunale, dando la possibilità
così di verificare di stare operando nel
fascicolo corretto.
Nb. E’ possibile stampare la schermata di
dettaglio cliccando su STAMPA.
Eseguita la verifica, cliccare CHIUDI
Compare
la
schermata
“VERIFICA
RIFERIMENTI NEL FASCICOLO DI
CANCELLERIA” in cui è possibile verificare
la corrispondenza
- dei
dati
Riferimento
Fascicolo/PARTI/LEGALI
del
fascicolo della CONSOLLE (sezione in
alto della finestra)
- con i dati R.G./PARTI/LEGALI del
fascicolo della CANCELLERIA dal
Server del Tribunale (sezione in
basso della finestra)
Verificata
la
corrispondenza
cliccare
CHIUDI
Si tornerà alla schermata “GESTIONE
DEPOSITO”, dove nella sezione “Stato
Deposito” (in basso) vi sarà la la spunta
verde con scritto PRONTO.
CREAZIONE DELLA BUSTA
Ora ATTO+DOCUMENTI sono importati
nella CONSOLLE.
Per procedere al deposito nella Cancelleria
dell’Ufficio Giudiziario Competente occorre
- firmare digitalmente ciò che deve
essere sottoscritto (come con il
cartaceo),
- e spedirli a mezzo di posta
elettronica certificata (PEC). Questa
operazione può essere eseguita
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Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
direttamente dalla CONSOLLE se si sono attivati i servizi GOLD e si è dunque titolari
di una casella PEC “interna” alla CONSOLLE.
Nel caso invece in cui non si siano attivati i servizi GOLD e pertanto si sia titolari di
una PEC “esterna” alla CONSOLLE, occorrerà seguire una procedura specifica.
Procediamo per fasi. Cliccare su CREA BUSTA (vedi freccia bianca immagine
precedente) ed inserire il Codice PIN
come richiesto.
E si apre la finestra “FIRMA ATTI ED
INVIO BUSTA”.
Procedere alla FIRMA dell’atto cliccando
su FIRMA Atto principale (vedi freccia).
Comparirà la finestra “VERIFICA DI
CONFORMITA’” che chiede di verificare
la conformità tra atto principale (in file
pdf) ed i dati strutturati (xml).
Cliccare su VISUALIZZA
CONFRONTO…
…e si aprirà la pagina di confronto in cui è
visualizzato l’atto che si va a firmare.
Chiudere la finestra cliccando sulla croce in
alto a destra (vedi freccia).
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Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
Ricomparirà
la
finestra
“VERIFICA DI CONFORMITA’”
dove si dovrà spuntare la casella
“conformità verificata tra atto
(PDF) e dati strutturati (XML).
Cliccare quindi su CHIUDI
Comparirà la conferma che il file
è stato firmato con successo.
Cliccare su OK
Si tornerà alla finestra “FIRMA
ATTI ED INVIO BUSTA” dove
accanto ad Atto Principale si vedrà
il simbolo CAdES a conferma
dell’avvenuta sottoscrizione in via
digitale.
Procedere a firmare anche “DATI
ATTO” cliccando su FIRMA.
Comparirà la conferma che il file è
stato
firmato
con
successo.
Cliccare su OK
Cliccare su INVIA
Compare
una
finestra
di
“CONFERMA” in cui si attesta
che la busta è stata creata.
DEPOSITO/SPEDIZIONE
DELL’ATTO+ALLEGATI PRESSO LA
CANCELLERIA DEL TRIBUNALE
La finestra chiede se si intende
ora “inviare il deposito” al
Tribunale. Se si è titolari di una
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Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
casella PEC “interna” alla Consolle, cliccare su YES
Se invece si è titolari di un indirizzo PEC “esterno” alla CONSOLLE, per il deposito
dell’atto e degli allegati, attenersi alla procedura seguente.
La finestra di “CONFERMA” chiede
se si intende ora “inviare il deposito
al Tribunale?”.
Cliccare su NO
Compare l’avviso che il deposito è
pronto per l’invio. Cliccare su OK
Si
ritorna
alla
schermata
“GESTIONE DEPOSITO”.
Cliccare sull’icona ESPORTA BUSTA
(vedi freccia).
Compare una finestra di Avviso
(WARNING), in cui si avvisa che
depositando la busta manualmente
non sarà possibile verificarne lo stato
tramite la Consolle. Cliccare OK
Nb. Sarà possibile verificare lo stato
di deposito nella casella PEC !
Compare una finestra in cui è chiesto se si
intende “Esportare la busta per il deposito
manuale in cancelleria?”. Cliccare SI
E’ questo infatti un passaggio necessario per
esportare la busta dalla CONSOLLE al PC
dell’utente.
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Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
Comparirà un messaggio
(“ATTENZIONE”) con cui si chiede di
“selezionare il formato della busta”
per il salvataggio della stessa nel PC.
Sono corrette entrambe le opzioni,
perciò le illustreremo entrambe.
1) SALVATAGGIO DELLA BUSTA
NEL PC IN FORMATO “Atto.ENC”
(procedura consigliato)
Cliccare su Atto.ENC
Comparirà una finestra “SAVE” (o
“SALVA CON NOME”) che consente
di salvare nel PC dell’utente il
contenuto della busta (sarà un file
“.enc”). E’ possibile
- scegliere dove salvare la busta
nel PC selezionando la cartella
di destinazione
- scegliere il nome del file che si
sta salvando.
Cliccare su SAVE o SALVA
Si tornerà alla schermata della
CONSOLLE
“GESTIONE
DEPOSITO”.
La CONSOLLE non serve più e si potrà uscire dal programma, cliccare su CHIUDI, e
successivamente chiudere la CONSOLLE cliccando sulla freccia in alto a destra.
La spiegazione continua dal punto 3) REDAZIONE E SPEDIZIONE DELLA PEC DEPOSITO
(PROCEDURA COMUNE) a pag. 10
2) SALVATAGGIO DELLA BUSTA NEL PC IN FORMATO
“Busta.EML” (procedura opzionale e più complessa)
Cliccare su Busta. EML
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Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
Comparirà una finestra “SAVE” (o
“SALVA CON NOME”) che consente di
salvare nel PC dell’utente il contenuto della
busta (sarà un file “eml”). E’ possibile
- scegliere dove salvare la busta nel
PC selezionando la cartella di
destinazione
- scegliere il nome del file che si sta
salvando.
Cliccare su SAVE o SALVA
Si tornerà alla schermata della CONSOLLE
“GESTIONE DEPOSITO”.
La CONSOLLE non serve più e si potrà
uscire dal programma, cliccare su CHIUDI,
e successivamente chiudere la CONSOLLE
cliccando sulla freccia in alto a destra.
Aperta la BUSTA (file EML) con apposito
programma, è necessario esportare e
salvare nel PC i due ALLEGATI
- Atto.enc (obbligatorio)
- InfoInoltro.xml (facoltativo)
(i nomi saranno sempre gli stessi
per ogni BUSTA salvata ed aperta).
Questi 2 allegati dovranno essere
NECESSARIAMENTE allegati alla
PEC che verrà spedita all’Ufficio
Giudiziario presso cui deve essere
eseguito il deposito.
InfoInoltro.xml
Atto.enc
Nel PC dell’UTENTE trovare il file della
BUSTA esportato e salvato (è un file
EML), ed aprirlo con un programma
idoneo alla lettura dei files “eml” (ad es.
Windows Mail).
Nb. E’ obbligatorio allegare solo il file
“Atto.enc”, mentre l’allegazione di
“InfoInoltro.xml” è opzionale.
Procedere dunque a salvare i due
files nel PC (non cambiare il nome)
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Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
3) REDAZIONE E SPEDIZIONE DELLA PEC DEPOSITO (PROCEDURA COMUNE)
ATTENZIONE!
Perché il deposito dell’Atto (e degli eventuali allegati) a mezzo di PEC “esterna” alla
CONSOLLE vada a buon fine devono essere rispettate 4 CONDIZIONI:
1) devono essere ALLEGATI AL MESSAGGIO PEC i 2 files allegati alla BUSTA:
Atto.enc (allegazione OBBLIGATORIA)
InfoInoltro.xml (allegazione NON OBBLIGATORIA)
2) il MITTENTE DELLA PEC , che deve risultare dai pubblici registri ReGIndE, deve
essere il medesimo soggetto che ha firmato digitalmente l’ATTO PRINCIPALE ed i
DATI ATTO nella CONSOLLE (verranno eseguiti automaticamente i controlli di
corrispondenza del codice fiscale)
3) l’indirizzo del DESTINATARIO DELLA PEC deve essere corretto, e deve essere
quello dell’Ufficio Giudiziario competente per la ricezione dell’atto
4) Nell’ OGGETTO DELLA PEC deve essere scritta, in maiuscolo e come prima parola
“DEPOSITO”. Senza questa parola nell’oggetto, il deposito non supererà il vaglio dei
controlli automatici.
DEPOSITO DELL’ATTO A MEZZO DI PEC ESTERNA ALLA CONSOLLE
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Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
Aprire il proprio programma di Posta Elettronica Certificata (PEC), quello in cui l’indirizzo PEC
del mittente risulta dai pubblici registri (ReGIndE) ed è nella titolarità del medesimo
soggetto che ha firmato digitalmente l’Atto Principale ed i Dati Atto nella CONSOLLE.
1) ALLEGATI: Allegare al messaggio PEC i due files precedentemente salvati nel proprio PC:
- Atto.enc (obbligatorio)
- InfoInoltro.xml (facoltativo e nel caso la BUSTA sia stata esportata con formato
“.eml” e si sia poi salvato anche questo file)
Come già detto, è obbligatorio allegare solo il file “atto.enc”, che contiene tutti i dati.
Pertanto non è necessario allegare il file "InfoInoltro.xml". In ogni caso, allegarli entrambi
alla PEC di DEPOSITO non determina alcun errore.
La procedura sin qui descritta (salvataggio dei files “Atto.enc” e “InfoInoltro.xml” sul
proprio PC, ed allegazione degli stessi alla PEC), è una modalità standard.
Ovviamente, laddove si utilizzasse un "client" di posta (Outlook, Thunderbird, etc)
configurato correttamente, potrebbe essere sufficiente aprire il file .eml (la BUSTA
esportata dalla CONSOLLE e salvata sul PC, che sarà appunto un file .eml) e cliccare
INOLTRA A: se i due files compaiono in allegato alla mail da inoltrare, si potrà
procedere a compilare quella per la spedizione del DEPOSITO.
2) MITTENTE: Accertarsi che l’indirizzo di PEC del MITTENTE sia quello comunicato al
Consiglio dell’Ordine ed ai Registri ReGIndE, e che sia riferito al medesimo soggetto che ha
apposto firma digitale all’ATTO PRINCIPALE ed ai DATI ATTO nella CONSOLLE.
Attenzione: Verranno eseguiti controlli automatici di corrispondenza del codice fiscale,
ed in caso di difformità il deposito non andrà a buon fine
3) DESTINATARIO: Inserire l’indirizzo PEC CORRETTO dell’Ufficio Giudiziario
(CORRETTAMENTE IDENTIFICATO) presso la cui Cancelleria deve essere depositato l’atto
(es.
Tribunale
Civile
Ordinario
di
Verona,
indirizzo
pec
[email protected])
Gli
indirizzi
PEC
degli
Uffici
Giudiziari
sono
consultabili
nel
sito
http://pst.giustizia.it/PST/ nella sezione “SERVIZI” → UFFICI GIUDIZIARI
cliccare su ACCEDI
Inserire i dati richiesti (Distretto – Città/Comune – Tipo Ufficio, qui è possibile
lasciare “tutti gli uffici”) e cliccare su RICERCA
Compariranno gli Uffici Giudiziari cercati, con indicata la PEC.
Inoltre cliccando sul nome dell’Ufficio Giudiziario (ad es. Tribunale Ordinario –
Verona), comparirà l’indicazione dei servizi PCT abilitati e relativo decreto scaricabile.
4) OGGETTO: Inserire nell’OGGETTO DELLA PEC la parola DEPOSITO in maiuscolo e come
prima parola dell’oggetto.
Attenzione: Senza la parola DEPOSITO nell’oggetto inserita come sopra precisato, il
deposito non supererà i controlli automatici, e non andrà a buon fine.
Il corpo della PEC, invece, può restare vuoto.
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Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
Dopo la parola DEPOSITO, sarà possibile aggiungere un riferimento per identificare la
spedizione (ad es. DEPOSITO memoria di replica Tizio/Caio), così da differenziare ogni
deposito eseguito. Ed è prassi molto utile anche
- per riconoscere immediatamente le successive mail di conferma o di errore;
- per l’eventuale successiva archiviazione del deposito nel PC (cioè nel caso si volesse
salvare la PEC di invio del deposito, e le relative PEC di conferma/errore)
Verificate le 4 CONDIZIONI SOPRA DETTE, procedere con la spedizione della PEC
(cliccando su INVIA)
I MESSAGGI SUCCESSIVI ALL’INVIO DELLA PEC DI DEPOSITO
Inviata la PEC di DEPOSITO, nella casella POSTA IN ARRIVO della PEC verranno ricevuti 4
messaggi:
1) RICEVUTA DI ACCETTAZIONE, emessa dal gestore della PEC del mittente.
2) RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA, emessa dal gestore della PEC del Ministero della
Giustizia, nella quale è indicata la data e l’ora in cui il messaggio PEC di DEPOSITO
(identificato nella ricevuta) è stato consegnato nella casella di destinazione.
La ricevuta di avvenuta consegna è il documento che attesta l’esecuzione del DEPOSITO.
3) POSTA CERTIFICATA: ESITO CONTROLLI AUTOMATICI, emessa dal Tribunale
destinatario in via automatica (la PEC di DEPOSITO non è ancora stata letta dal Cancelliere).
Nel corpo si leggerà:
Codice Esito: ….., ad es. 1
Descrizione Esito: ……, ad es. Controlli terminati con successo. Busta in attesa di accettazione
In caso di mancato superamento dei controlli automatici, sarà possibile risalire al motivo
dell’errore, e provvedere a correzione e, se del caso e laddove i termini lo consentano,
procedere con nuova spedizione dell’atto.
Quid Iuris se la PEC di DEPOSITO viene “scartata” dai controlli automatici?
Secondo la normativa, il deposito è tempestivo laddove sia attestata l’ “AVVENUTA
CONSEGNA”, tuttavia, se i controlli automatici non hanno esito positivo, il DEPOSITO
potrebbe non avrà buon fine con la conseguenza che l’atto non sarà inserito nel
fascicolo.
Sul punto dovrà esprimersi la giurisprudenza. Tuttavia, parrebbe ragionevole supporre
che, laddove l’errore non debba imputarsi al depositante, e nel caso di termini scaduti,
sarà possibile chiedere al Giudice la rimessione in termini.
4) POSTA CERTIFICATA: ACCETTAZIONE DEPOSITO, emessa
destinatario, quando la Cancelleria ricevente apre la PEC di DEPOSITO.
Nel corpo si leggerà:
Codice Esito: ….., ad es. 2
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dal
Tribunale
Avv. Francesco Tregnaghi
Avv. Barbara Dalle Pezze
Movimento Forense – Sezione di Brescia
Descrizione Esito: ……, ad es. Accettazione avvenuta con successo
Solo con la ricezione di questa PEC, e la conferma dell’ACCETTAZIONE, si avrà certezza che
l’atto depositato è stato inserito nel fascicolo informatico e sarà visibile (e scaricabile) alle
parti tramite CONSOLLE.
Attenzione: La Cancelleria è tenuta a verifiche di conformità, quindi il deposito
potrebbe non superare questi controlli, ed arriverà un messaggio di mancata
accettazione.
Pertanto è consigliabile non procedere con il deposito degli atti in scadenza di termine,
proprio per aver tempo e modo di verificare eventuali errori e/o disservizi.
Si aggiunga che le cancellerie potrebbero procedere all’apertura delle PEC di deposito
secondo i tempi dettati da ogni singola organizzazione nei vari Fori. Pertanto la 4°
ricevuta (di accettazione o meno del deposito) potrebbe richiedere qualche tempo.
Nella CONSOLLE si potrà visualizzare l’avvenuto deposito, con la normale procedura di
accesso ai FASCICOLI PERSONALI.
Aprire la CONSOLLE → cliccare su FASCICOLI PERSONALI
Comparirà la schermata “Informazioni Generali” → cliccare su EVENTI DI STORICO
Compariranno le memorie/atti depositati, in file pdf, scaricabili dalle parti, dal Giudice e dai
soggetti abilitati all’accesso.
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