Nuova tipologia di ruolo
segreteria
LA SEGRETERIA
LIGHT
a cura del
Servizio per il Personale
CREAZIONE DEL RUOLO DI
SEGRETERIA LIGHT
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Il ruolo segreteria light può essere creato
solo dai componenti del ruolo della
segreteria
di
appartenenza
e
dall’amministratore.
Devono essere individuati i nominativi
delle persone che ricopriranno tale ruolo
e i nominativi delle persone che saranno
gestite dalla segreteria light.
VISTE
Il Ruolo Segreteria light
avrà le
seguenti Viste a disposizione
per poter
utilizzare l’applicazione
Permessi e
Giustificativi.
REGISTRAZIONE D’ASSENZA
Le segreterie hanno in carico la gestione delle
registrazioni d’assenza: lo strumento principale con
cui le segreterie stesse amministrano i giustificativi
dei dipendenti.
Aprire l’applicazione: “Gestione delle richieste di
permessi e giustificativi Provincia Autonoma di
Trento” e selezionare il pulsante Registrazione
Segreteria.
Tabellone di inserimento…
La Registrazione Segreteria presenta una tabella
che occorrerà compilare con le informazioni
necessarie.
Come si inserisce..
Selezionare nella colonna Dipendente il nominativo
della persona dall’elenco dei dipendenti
Scegliere nella colonna Cod - Descrizione la
tipologia di giustificativo.
DATE DEL GIUSTIFICATIVO
In base alla tipologia di giustificativo scelto si attiveranno
le colonne relative alle date, ovvero
 Il Giorno oppure
 Dal giorno - Al giorno oppure
 Dalle ore - Alle ore
Il dato Tot. GG e Tot. Ore viene calcolato in automatico.
CREAZIONE DEI GIUSTIFICATIVI
Con il pulsante Crea giustificativi vengono
creati i giustificativi.
Tali giustificativi non hanno bisogno del
parere del direttore e dell’approvazione del
dirigente.
Quanti giustificativi?
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In tutti i casi di Registrazioni segreteria, il limite
massimo di righe di dettaglio per ogni pagina rimane
fissato a 15.
Per ogni pagina sarà pertanto necessario utilizzare il
pulsante Crea giustificativi per dare origine alle
nuove richieste di giustificativi.
In tal modo verrà creato un numero di tabelloni di
Registrazioni segreteria pari al numero di pagine.
Stato dei giustificativi:
Automatismo e Registrato
Dopo aver utilizzato il pulsante Crea giustificativi la
schermata si chiude e le registrazioni segreteria
vanno nei seguenti stati:
 stato “Automatismo: creazione dei dettagli”
e successivamente
 stato “Registrato”
A questo punto i giustificativi sono creati.
VISUALIZZARE I
GIUSTIFICATIVI CREATI
E’ possibile visualizzare i giustificativi, nelle viste
disponibili, nello stato Completato e nella tipologia
Registrazione d’assenza
Anche i giustificativi richiesti direttamente dal
dipendente sono visualizzabili in tali viste distinti
per tipologia
MODIFICA REGISTRAZIONE
SEGRETERIA
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La Registrazione Segreteria può essere
modificata in un secondo tempo, solamente se è
stata salvata e chiusa e quindi se non si è ancora
utilizzato il pulsante Crea Giustificativi
In questo caso la registrazione interessata si
troverà nello stato Da Registrare e, con un doppio
clic sulla registrazione, è possibile entrare e quindi
con l’utilizzo del pulsante Modifica andare a
variare oppure integrare tale registrazione.
CODICI DI ASSENZA CUMULATIVI
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E’ possibile creare in un unico momento la stessa
Registrazione segreteria per un gruppo di persone
Come?
si crea la Registrazione segreteria per un determinato
dipendente
si seleziona l’opzione Modello a sinistra del nominativo
si utilizza il comando Inserimento multipli da modello dove
è possibile selezionare i dipendenti per i quali creare la
medesima Registrazione
PRECISAZIONI…
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E’ possibile creare più Modelli all’interno della
medesima Registrazione segreteria.
Come?
Deselezionare il Modello appena creato
Inserire una nuova Registrazione segreteria per
un altro dipendente
Selezionare nuovamente Modello e Inserimento
multipli da modello
Si presenterà a questo punto la schermata dove è
possibile selezionare i dipendenti per i quali
creare questa Registrazione.
GIUSTIFICATIVI PER CONTO TERZI
Le segreterie light hanno anche la funzionalità di
effettuare una richiesta di giustificativo per conto
dei colleghi che, momentaneamente, non hanno la
possibilità di farlo
La segreteria creerà un giustificativo con il pulsante
Nuova Richiesta avendo cura di cambiare il
nominativo selezionandolo dall’elenco che si
attiverà con il pulsante accanto al campo
Richiedente.
LEGENDA
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A lato di ogni
giustificativo compaiono
uno o più simboli che
evidenziano lo stato in
cui si trova la richiesta.
Il pulsante Legenda
visualizza i significati
delle icone.
ANNULLARE UN GIUSTIFICATIVO

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La Segreteria Light può annullare un giustificativo appena
inserito per conto di un collega:
selezionare il giustificativo, intervenire e rendere nullo tale
documento semplicemente intervenendo sul pulsante Annulla
richiesta.
Compilare il campo Note con la motivazione dell’annullamento
PRECISAZIONI…
La possibilità di annullare un giustificativo si
presenta solamente finchè questo si trova nello stato
In corso di approvazione, altrimenti, negli stati
successivi, dovrà essere la Segreteria Centrale ad
intervenire per effettuare l’annullamento.
ANNULLARE UN GIUSTIFICATIVO
CREATO CON REGISTRAZIONI DI
SEGRETERIA
SOLO la Segreteria Centrale potrà intervenire e
rendere nullo tale documento, poiché tutte le
tipologie di giustificativi gestiti all’interno della
Registrazione Segreteria non passano dai diversi
stati In corso di approvazione ma vanno
direttamente Presso segreteria in quanto non
necessitano di approvazione del dirigente.
COMUNICAZIONE MALATTIA
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Le comunicazioni dei dipendenti assenti per Malattia
devono essere inviate al Servizio per il personale
tramite la compilazione del tabellone con i codici
“20” Malattia e “26” Ricovero ospedaliero
prima delle ore 9.00
Possibilità di inserire nel tabellone, a corredo dei
giustificativi con codice 20 e 26, anche altre
indicazioni utili mediante il pulsante “Note”
SI RICORDA CHE:
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le visite fiscali vanno richieste telefonicamente al
Servizio per il Personale – Uff. Gestione
eventuali comunicazioni di malattia in ritardo vanno
indicate nelle note, ma preavvisate telefonicamente
se il dipendente abbandona il servizio per malattia
va aggiornato in tempo reale il tabellone nel PGP,
va inviata la mail solo se non si arriva
le visite mediche durante le fasce fiscali e i cambi
di domicilio durante la malattia vanno comunicati,
da parte del dipendente, al Servizio per il
Personale – Uff. Gestione
COMPITI DELLA SEGRETERIA
CENTRALE
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Rimuovere ruolo segreteria e segreteria light
per le persone non più in servizio presso la propria
struttura
CREAZIONE DEL RUOLO
SEGRETERIA LIGHT
La segreteria centrale dall’Organigramma,
attraverso la vista Amministrazione- Ruolo
Segreteria Light….
..creazione ruolo segreteria light..
Utilizzando il pulsante Crea ruolo Segreteria
Light verrà visualizzata la seguente
schermata.
PRECISAZIONI…
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Il codice viene creato dal sistema secondo la
seguente codifica: Segreteria Lxxx. Il campo
Nome
verrà
utilizzato
per
identificare
opportunamente la segreteria light.
Con il pulsante Aggiungi persone nella sezione
Componenti si potranno inserire i nominativi
delle persone che ricopriranno tale ruolo, mentre
nella sezione Segreteria Light sarà possibile con
il pulsante Aggiungi persone inserire i
nominativi delle persone che saranno gestite
dalla Segreteria Light.
Grazie per l’attenzione
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Elena Carlini – Servizio per il personale
Michela Bombardelli – Servizio per il personale