Irre Toscana - Coordinatori Il tempo non me lo vede nessuno, ma le cose fatte male me le vedan tutti. I detti delle donne a cura di Anna Turi e Anna Paola Niccolai Petit Plaisance Edizioni, Pistoia 1 Irre Toscana - Coordinatori I requisiti in ingresso • Difficoltà di condivisione • Problemi di scarsa formalizzazione • Autorità vaga o incerta • Risorse scarse • Tempi compressi • Solitudine 2 Irre Toscana - Le qualità 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 3 Capacità relazionali Capacità organizzative Capacità comunicative: ascolto, osservazione, saper motivare Saper gestire i processi in attuazione: monitoraggio Capacità di analisi: lettura e interpretazione dei contesti Conoscenze di settore: normativa e processi Flessibilità: attitudine al problem solving Capacità di mediazione e stabilità emotiva Capacità di gestire il tempo di lavoro Abitudine a formalizzare, documentare e diffondere procedure Irre Toscana - Elementi di lettura Confusione sentimenti vari: irritazione, sfida, ansia, fuga senso di spreco di tempo e di energie sindrome del nemico alle porte emergono ruoli “naturali” ricerca di conferme qualcuno, nella incertezza,parte un elemento condiviso è la necessità di un metodo un obiettivo condiviso giocare come gioco giocare come recita qualcuno è centrale, qualcuno periferico, qualcuno esterno cosa vogliono da noi autoreferenzialità, il coordinatore deve fare questo, il sé come norma il problema della sintonia e della circolazione di comunicazione la delega nel vuoto più fai meno fai fuga nella filosofia direzione vs. coordinamento luoghi formali e luoghi informali 4 Gli elementi della progettazione integrata 5 a) Progettare in qualità b) Un “sistema” di progettazione c) Approccio per processi d) Le fasi e) La documentazione Progettare in qualità: il Ciclo di Deming ACT PLAN DO pianifica correggi agisci controlla CHECK 6 Un “sistema” di progettazione 7 Processi di Direzione direzione e pianificazione direzione amministrativa processi relativi all'utente ACT partenariati e territorio gestione del personale PLAN analisi dei fabbisogni misurazioni formazione docenti gestione della documentazione gestione spazi e strutture gestione infrastrutture e strumentazione gestione delle risorse monitoraggio valutazione analisi della soddisfazione progettazione promozione e diffusione DO coordinamento e tutoraggio CHECK sviluppo e ricerca accoglienza rapporti con le famiglie processi realizzativi processi relativi all'utente Approccio per processi - 1 Le organizzazioni sono sistemi informativi nei quali le persone scambiano opinioni, punti di vista, rappresentazioni e emozioni; a volte, raramente, dati. Anche i comportamenti delle persone, e la loro assenza, sono informazioni. Ogni organizzazione è costituita da un insieme di processi, sia espliciti che impliciti. Un processo è una sequenza definita di azioni con cui determinate informazioni in ingresso sono trasformate in diverse informazioni in uscita. 8 Approccio per processi 2 Queste informazioni possono assumere la forma di decisioni ratificate, documenti, piani di azione specifici, atti, ovvero la forma di descrizioni di intenti, desideri, finalità, auspici, raccomandazioni. Un processo è esplicito se le azioni sono visibili, note e ripetute e gli esiti documentati. Soprattutto se è documentato esso stesso, mediante una procedura. È implicito se ottiene comunque degli esiti, ma il percorso non è noto, non è trasparente o, comunque, non è stato dichiarato. 9 Le fasi della progettazione - 1 Fase del ciclo di Deming 10 Fase della progettazione Esempi di azioni da compiere Esempi di esiti da produrre Definizione analisi del contesto analisi del committente analisi dei bisogni identificazione di clienti e parti interessate vincoli e risorse intendimenti e finalità ipotesi di azioni documento di base Pianificazione Identificazione delle funzioni necessarie Definizione della squadra di progetto Identificazione della squadra del committente Definizione della squadra di valutazione Stesura della matrice di responsabilità Stesura del cronogramma di progetto Stesura del piano economico Identificazione d/ struttura di comunicazione matrice di responsabilità cronogramma di progetto piano economico Piano della documentazione Pianificazione esiti e controlli Definizione di obiettivi ed esiti attesi Identificazione degli standard attesi Scelta e costruzione di metodi e strumenti per il controllo Progetto Plan Le fasi della progettazione - 2 Fase del ciclo di Deming Fase della progettazione Esempi di azioni da compiere 11 Esempi di esiti da produrre Progettazione esecutiva Identificazione dei processi necessari Definizione di procedure ed istruzioni Stesura dei piani di lavoro individuali Identificazione delle registrazioni Definizione dell’archivio di documentazione Identificazione della struttura di comunicazione Progetto ed allegati Gestione Attuazione dei processi identificati Redazione della documentazione prevista Utilizzo dei canali di comunicazione definiti Sal Stati avanzamento lavoro Do Le fasi della progettazione - 3 Fase del ciclo di Deming Fase della progettazione Monitoraggio Check Valutazione Analisi della soddisfazione Esempi di azioni da compiere Identificazione dei punti di controllo Definizione delle frequenze di monitoraggio Utilizzo degli strumenti di rilevazione Analisi dei dati Comunicazione dei risultati Scelta dei valutatori Identificazione delle aree di valutazione Definizione degli strumenti Rilevazioni Analisi dei dati Presentazione e pubblicizzazione Identificazione delle aree di valutazione Definizione degli strumenti Rilevazioni Analisi dei dati Presentazione e pubblicizzazione 12 Esempi di esiti da produrre Registrazioni e rapporto di monitoraggio Rapporto di valutazione Rapporto di valutazione Le fasi della progettazione - 4 Fase del ciclo di Deming Act Fase della progettazione Revisioni Esempi di azioni da compiere Revisione dei piani individuali Revisione di standard, tempistica e altri requisiti. Pianificazione delle azioni correttive Identificazione delle azioni preventive 13 Esempi di esiti da produrre Revisione dei Sal Nuovi piani di lavoro individuali 14 La struttura logica del processo di progettazion definizione pianificazione formazione e guida del gruppo attuazione controllo Fase di Definizione (PLAN) 15 analisi dei fabbisogni analisi del committente analisi del contesto identificazione delle criticità identificare il committente e le sue attese descrivere l'ambito di riferimento del progetto e le sue condizioni di fattibilità identificare a quali disagi il progetto intende far fronte, documentare l'esistenza di ostacoli e problemi intendimenti vincoli e risorse identificare le finalità generali a cui il progetto si ispira identificare i tempi di realizzazione, le persone, le norme, strumentazioni, logistica e strutture Fase di Pianificazione Esecutiva (DO) WBS suddividere il percorso in unità di lavoro distinte matrice di responsabilità gannt di progetto budget identificare le funzioni necessarie disegnare lo sviluppo temporale delle fasi di progetto e delle singole azioni assegnare le risorse alle diverse azioni organizzare la squadra in base alle funzioni necessarie 16 Fase del controllo (CHECK) esito 17 processo Punti di controllo identificare tempi, esiti previsti e strumenti documentazione identificare i documenti necessari ed i destinatari 18 Il ruolo del coordinatore Chi cammina solo può partire oggi, ma chi viaggia in compagnia deve attendere finché l’altro non sia pronto. Henry Thoreau Piccole cose per il coordinatore Sviluppare relazioni Condurre riunioni Facilitare gruppi di lavoro Creare ambienti di lavoro Controllare i processi e documentare Guidare le persone Diffondere la visione Entusiasmare Festeggiare i successi 19 20 Il coordinatore come consulente La comunicazione Conflitti e richieste di aiuto Il lavoro di gruppo Tempi e metodi La costruzione di squadre L”appartenenza La soluzione di problemi Approccio strutturato La funzione di guida Empowerment Insomma… 21 Su una barca remavano otto uomini, quattro a destra e quattro a sinistra: se non avessero remato correttamente la barca avrebbe zigzagato. Un rematore poteva sentirsi più forte del suo vicino e remare il doppio, ma questo sforzo extra avrebbe deviato la traiettoria della barca, compromettendone la corsa. Il miglior modo per far avanzare l’imbarcazione il più velocemente possibile stava nel distribuire equamente la forza di ognuno e nel fatto che tutti remassero uniformemente con la stessa potenza e la stessa profondità. Taiichi Ohno Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi La disidentificazione “Io non sono quello che faccio”. “Non credo che morirei per le mie idee: potrei avere torto.” B.Russel 22 23 Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi Il coordinamento come attività negoziale Partire dalle posizioni vs. partire dai bisogni 24 Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi Coordinamento e appartenenza Stai con i tuoi o stai con gli altri? Non stai con nessuno, ma loro stanno con te. Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi Il coordinatore come consulente di processo “vede” il sistema e le sue diverse parti sta fuori - sta dentro 25 Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi Il gruppo di lavoro Prima il clima, poi le premesse, poi il risultato, poi i metodi, poi il lavoro…………. poi il piacere…….. Caos Cultura Lavoro 26 Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi 27 Il coordinatore come solutore di problemi Dal “sintomo” al problema Il problema è sempre altrove Il problema è una “storia” raccontata, con una tra Esplorare la trama La tecnica delle domande Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi Il coordinatore come allenatore La persona non vuole La persona non sa La persona non può 28 Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi 29 Visione o gestione? Il coordinatore che guida, ispira, orienta, attrae Vs Il coordinatore che gestisce e organizza Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi Accettazione Quel che accade è quel che accade Non è quel che dovrebbe accadere Non è quel che sarebbe dovuto accadere Non è quello che vorremmo che accadesse Non è quello che gli altri dovrebbero capire che dovrebbe accadere Non è nemmeno quello che è ragionevole che accada Quel che accade è quel che accade. O meglio, quello che ognuno ha deciso che accade 30 Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi Il paradosso “vicino-lontano” Più stai vicino più stai lontano Più stai lontano più stai vicino 31 Irre Toscana - coordinatori IFTS - Punti caldi Il servitore La guida osservò: “Se egli troverà la via saremo contenti. Ma non possiamo farlo per lui. Ha reso a se stesso difficile la via….. Potrebbe passarci accanto e non riconoscerci. È diventato cieco…… A molti è toccato lo stesso. In gioventù furono illuminati, poterono vedere e seguire la stella, ma vennero poi la ragione e lo scetticiscmo del mondo. La stanchezza e la delusione. Ed ecco, furono di nuovo perduti e ciechi. Hermann Hesse Il pellegrinaggio in oriente Adelphi 32