P ETA –BETA
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( UN SOFTWARE INNOVATIVO PER IL CONTROLLO DI GESTIONE DELLE P.M.I. )
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Budget
Controllo di Budget
Piani a Medio Termine
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DELL’ ING.VEZIO LUCCHESI
[email protected]
www.p-etabeta.it ( in costruzione)
ESEMPIO
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Esempio molto semplice di una azienda già esistente da 1 anno +
quello in corso che desidera fare un controllo di Budget.
INSERIMENTO DATI ANNO PRECEDENTE
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Mostriamo ora un esempio concreto,anche se con poche variabili di impresa ,in modo da mettere in
evidenza tutte le interrelazioni che si creano quando si incominciano ad inserire le informazioni che
sono necessarie per realizzare un Budget e quindi successivamente un controllo di Budget o
eventualmente un Business Plan aziendale.
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Supponiamo di essere all’inizio di un esercizio economico e di gestire,come proprietario o come
responsabile ,una piccola o media azienda che l’anno precedente abbia chiuso il bilancio nel
seguente modo:
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Consuntivo Anno 2007
Capitale Sociale
Utile
Debiti verso fornitori di m.prime
Totale Passività
Cassa
Banche
Crediti verso clienti Italia
Rimanenze finali materie prime
Totale Attività
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Questa naturalmente è una forma molto semplificata di vedere un bilancio ma ci è molto utile per
capire come il programma tratta i singoli valori che partecipano al budget o business plan
dell’azienda.
90.000 €
10.000 €
20.000 €
120.000 €
500 €
14.500 €
75.000 €
30.000 €
120.000 €
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Previsione Anno 2008
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Sempre per semplicità utilizzeremo solo una voce di costo e di ricavo congruenti con lo stato patrimoniale
dell’anno precedente
G
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F
M
A
M
G
10.000 10.000
10.000
L
A
S
O
N
D
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Acquisto m. prime
21.123 11.232
9.837
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Rimanenze finali
m. prime
11.000
1.000
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Fatturato Clienti Italia 41.300 59.500 61.200 60.000
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dove i primi tre mesi sono a consuntivo ,ovvero sono i consuntivi di contabilità generale aziendale.
1.000
1.000
1.000
10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000
1.000
60.000 60.000
1.000
1.000
1.000
1.000
1.000
60.000 10.000 60.000 60.000
1.000
60.000 60.000
I° BLOCCO
Dati di input generali aziendali
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Fidi e castelletti bancari
Tassi di interesse attivi e passivi
Tempi pagamento clienti,fornitori
Aliquote IVA
Coefficienti di ammortamento.
II° BLOCCODati di input previsionali economici anno in corso :
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Costi di produzione
Costi dei prodotti venduti
Costi del personale diretto ed indiretto di
produzione
Costo dei leasing
Costi e personale di vendita
Costi di pubblicità e promozione
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Costi e personale dei servizi generali
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III° BLOCCODati di input consuntivi patrimoniali anno precedente
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Attività
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Cassa ,banche
Clienti
Rimanenze finali materie prime semilavorati e prodotti finiti
Immobilizzazioni materiali e relativo fondo di ammortamento
Immobilizzazioni immateriali e relativo fondo di ammortamento
Crediti diversi
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IV° BLOCCODati di input consuntivi patrimoniali anno precedente
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Passività
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Cassa ,banche
Finanziamenti a medio lungo termine
Fornitori materie prime
Fornitori costo del venduto
Fornitori di leasing
Fornitori dei servizi di vendita
Fornitori dei servizi di pubblicità e promozione
Fornitori dei servizi generali
Fornitori delle immobilizzazioni materiali
Fornitori delle immobilizzazioni immateriali
Altri debiti
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V° BLOCCO – Risultati
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Conto Economico
Parametri caratteristici aziendali di controllo
Stato Patrimoniale
Rating Bancario ( Basilea 2 )
Fondi e Impieghi
Flusso di Cassa
Calcolo degli interessi attivi/passivi aziendali
Sviluppo pratico dell’Esempio
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La prima cosa da fare è quella di inserire i dati patrimoniali dell’anno
precedente. Per fare questo andiamo alla pagina mostrata qui di
seguito,che è quella dell’Indice Analitico e clicchiamo sul bottone di
“pag.36” che corrisponde alla voce “ altri debiti anno precedente “
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Dopo aver cliccato sul bottone di pag. 36 comparirà la schermata
della pagina seguente e quindi possiamo inserire i valori dell’anno
precedente del :
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Capitale Sociale 90.000 € e Utile 10.000 € in corrispondenza della
prima colonna “Consuntivo al 31 Dicembre 2007 “
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Ricordandoci anche di inserire il mastro ed il Conto di contabilità
Generale corrispondenti ( Nel nostro caso 111.1 ed 111.7 ) con le
relative descrizione dei conti.
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Desideriamo far notare che è della massima importanza avere
sempre una corrispondenza tra la Contabilità Generale ed il controllo
di gestione.
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Clicchiamo ora sul bottone “Inizio” che si trova in basso e
in alto a sinistra ed il programma ci riporta alla schermata
dell’ ”Indice Analitico”
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Dove andiamo a cercare la voce Fornitori di materie prime
che è l’altra voce delle passività del Bilancio aziendale
dell’anno precedente.
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Clicchiamo quindi sul bottone di “pag. 29” ed in modo
analogo inseriamo i dati sui debiti dei fornitori di materie
prime 20.000 €
Abbiamo cosi finito di inserire le voci del passivo.
In modo del tutto analogo operiamo per le sulle voci dell’attivo ovvero Cassa e Banche per 500 e 14.500 Euro Ciccando il bottone pag. 21
ovvero anche sulle voci Clienti Italia e rimanenze finali materie prime ricordandoci sempre di inserire i corrispondenti
codici di contabilità.
Ora non rimane che controllare che ci sia la quadratura tra le attività e passività inserite.
Per far ciò si va al quadro riepilogativo aziendale che è il seguente :
Nel caso fossero stati inseriti erroneamente i dati relativi alle attività e passività il quadro riepilogativo avrebbe mostrato una squadratura a
partire dalla colonna “Consuntivi al 31 Dicembre 2007 “ e in modo ripetitivo per tutti i mesi successivi.
Cominciamo ora ad inserire i costi dell’anno in corso ovvero quelli delle materie prime.
Per fare questo basta andare,come al solito cliccando sul bottone “Inizio “ , alla pagina Indice Analitico
e cliccare sul bottone di pag. 10che corrisponde ai dati di Input Materie Prime,Semilavorati e rimanenze finali ed inserire i valori
degli acquisti delle materie prime e rimanenze finali per i 12 mesi dell’anno 2007.
Contemporaneamente ,ritornando sempre all’indice analitico,clicchiamo sul bottone di pag. 7 comparirà la seguente schermata
che definisce i tempi di pagamento ed il regime IVA del fornitore Merci c/acquisti materie prime ovvero 30 gg. f.m.d.f. ed IVA al 20 %.
Il conto economico ,per la parte che riguarda il costo di produzione ,con queste ipotesi è il seguente : bottone pag. 38
Lo stato patrimoniale per l’operazione di acquisto della materie prime sarà : bottone pag. 63
Lo stato patrimoniale tiene conto naturalmente dell’estinzione del debito di 20.000 € del 2007 in 2 tranche e dei nuovi impegni presi nel
2007.
Il Flusso di cassa per gli acquisti fatti da Gennaio 2008 in poi sarà invece il seguente ,gli esborsi per le Merci
consegnate a Gennaio partono da Marzo ( 21.123 € + Iva al 20 % = 25.348 € con pagamento a 30 g.f.m.d.f. ).Il
programma in automatica e sulla base delle ipotesi dei tempi di pagamento imputa ai mesi corrispondenti i pagamenti
dovuti.
Invece il Flusso di cassa per i debiti pregressi ,cioè quelli derivanti dallo stato patrimoniale dell’anno precedente,è stato ipotizzato che venga
pagati in parte uguali a Gennaio e Febbraio 2008 ,come se fosse stata una fornitura di Ottobre e Novembre 2007 sempre con pagamento
con lo stesso tipo di pagamento. Il programma in questo caso non prevede alcun automatismo sui pagamenti e/o incassi degli anni
precedenti perché troppo legati a fattori contingenti della passata vita aziendale e quindi si possono imputare ai mesi dell’anno successivo
in modo del tutto indipendente.
L’IVA come si vede dal prospetto seguente risulta a debito ,e mensilmente ,il programma fa il saldo tra IVA a credito .
Nel caso in cui invece l’IVA fosse stata a credito il programma non avrebbe previsto di incassarla il mese successivo ed il saldo se lo
sarebbe portato a credito fino alla fine dell’anno
Come si vede dal prospetto del flusso di cassa per debiti previsti nell’anno in corso ,il pagamento dell’IVA a debito è prevista per il mese
successivo.
Nel caso di aziende con Iva trimestrale una piccola modifica al programma realizza questa ipotesi.
Inseriamo adesso i ricavi previsti per il 2008.
Analogamente a quanto già fatto clicchiamo sul bottone pag. 18e comparirà la seguente schermata :Inseriamo i valori previsti per il
fatturato per i 12 mesi dell’anno.
E contemporaneamente definiamo le condizioni di pagamento e l’aliquota IVA del Cliente ciccando sempre sul Bottone pag. 7Ed avremo la
seguente schermata dove l’incasso dal cliente è stato ipotizzato a 30 gg.f.m.d.f. e l’IVA al 20 %
E contemporaneamente definiamo le condizioni di pagamento e l’aliquota IVA del Cliente ciccando sempre sul Bottone pag. 7.
Ed avremo la seguente schermata dove l’incasso dal cliente è stato ipotizzato a 30 g.f.m.d.f. e l’IVA al 20 %
Il Conto Economico,per la parte relativa ai ricavi , è mostrato qui di seguito e si ha ciccando il bottone di pag. 18in corrispondenza
dell’indice analitico
Lo Stato Patrimoniale ,per la parte clienti ,mostra a Gennaio 99.560 Euro ,che è la somma dei 41.300 € +IVA fatturati a Gennaio +
I 75.000 € del 2007 detratti i 25.000 € incassati a Gennaio 2008 ovvero 41.300+8.260+75.000-25.000=99.560 €,e cosi via per i mesi
successivi
Avendo ipotizzato che i 75.000 € di crediti del 2007 vengano incassati in parti uguali nei primi tre mesi del 2008.
Il Flusso di Cassa mostrato qui di seguito , degli introiti dell’anno in corso , e viene evidenziato con il bottone pag. 68.
Naturalmente i primi ricavi relativi a Gennaio 2008 saranno incassati ad Febbraio 2008 in quanto le condizione di pagamento del cliente
prevedono i 30 g.f.m.d.f.
La schermata successiva fornisce il RATING BANCARIO AZIENDALE
Mentre la seguente evidenzia la situazione delle Fonti di Finanziamento e degli Impieghi.