LA SCUOLA DIGITALE
E’ dai primi anni ’90 che inizia il processo legislativo in materia di
archivi e documenti elettronici.
Tra il 2009 ed il 2012 si pone maggiore accento sul Codice
dell'amministrazione digitale che in coerenza con il Piano e-Gov –
segna il via ad processo importante di cambiamento!
Si definiscono meglio le "regole" per una scuola nuova e digitale.
Segue, poi, un’evoluzione della normativa che riordina, semplifica e
definisce meglio i requisiti tecnici e gli obblighi a carico della Pubblica
Amministrazione
Gli adempimenti e le leggi che regolamentano i processi in atto nella pubblica
istruzione, sono paragonabili ad un “grande ipertesto” dove ogni link conduce in un
mondo giuridico/informatico abbastanza complesso.
L’obiettivo di Argo, oggi, è quello di guidare l’utente
nelle scelte semplificando e chiarendo il più
possibile aspetti giuridici ed organizzativi.
Andiamo per passi e vediamo insieme le soluzioni e come sono state pian
piano introdotti gli obblighi nelle scuole
La PEC è il principale “strumento”
digitale adottato dalla PA.
I vantaggi, possono essere semplificati nei seguenti punti:
- Semplicità, risparmio, comodità
- Valore legale
- No virus e Spam
- Sicurezza Comunicazione Elettronica Certificata tra P.A. e Cittadino
Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e pervenuto al
destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione del
documento informatico mediante PEC, equivale alla notificazione per mezzo
della posta nei casi consentiti dalla legge.
L’invio di comunicazioni e la produzione di documenti diversi dal digitale,
per il legislatore, non è soltanto considerata una violazione dei doveri
d’ufficio, ma rappresenta anche fonte di responsabilità erariale: ogni lettera
cartacea costa alla Pubblica Amministrazione circa 20 euro (tra
consumabili, spese di protocollo, spedizione, ecc) contro i soli 2 euro di una
e-mail.
Ben diciotto euro di danno erariale, quindi, per ogni singola raccomandata
che viene inviata ad un altro ufficio, che va moltiplicata per l’ingente numero
di comunicazioni che ciascuna Amministrazione invia ad altri Enti.
Il sito della Scuola, è a “norma”
La Direttiva n. 8/2009 sancisce nelle Premesse l'ambito di applicazione e
l'obbligatorietà dell'iscrizione al dominio ".gov.it": "[…] le pubbliche
amministrazioni sono tenute a provvedere all'iscrizione al dominio .gov di
tutti i siti che intendono mantenere attivi".
I siti web delle scuole diventano uno strumento di comunicazione e diffusione
di servizi a cui deve essere riconosciuto un significativo contributo nella costruzione
di un rapporto aperto e proficuo con gli utenti (cittadini, imprese, istituzioni)
La soluzione di Argo per il .gov
ARGOWEB Premium.
Un prodotto/servizio indirizzato alle scuole e finalizzato a fornire tutto quanto
necessario alla realizzazione e manutenzione del sito web della scuola stessa!
ARGOWEB Premium consente alle scuole di gestire facilmente ed autonomamente
il proprio sito web .gov.it !
Caratteristiche dell'offerta:
- Personalizzazione grafica e prima impaginazione del portale con il materiale fornito dalla
Scuola (logo, immagini, testi ecc.).
- 500 MB di Spazio web "Professional hosting" disponibili sul server riservati al database,
all'area documenti (per pubblicare in tempo reale circolari, comunicati stampa ecc.) alle
pagine e a tutti i files multimediali che la scuola desidera rendere disponibili online.
- Dominio del tipo www.nomescuola.gov.it e un dominio del tipo www.nomescuola.ecc. per
l'utilizzo tradizionale dei servizi aggiuntivi (e-mail ecc.).
- Attivazione del tool gestionale per aggiornare in modo autonomo tutte le pagine del sito (testi
e foto) senza la necessità di conoscere alcun linguaggio di programmazione.
5 mail da 50Mb comprese.
Circa 600 scuole,
hanno scelto Argo
Web Premium.
ADDIO AFFISIONE IN BACHECA
A decorrere dal 1° gennaio 2011 le pubblicazioni effettuate su carta non hanno più
valore legale; per ciò che concerne invece i bandi di gara e i bilanci, il passaggio
completo al digitale è stabilito al 1° gennaio 2013.
Le amministrazioni pubbliche sono obbligate a rendere visibili sul proprio sito
Internet (o su quello di altre amministrazioni affini o associazioni) tutte le notizie e
gli atti amministrativi che necessitano di pubblicità legale: bandi di concorso,
permessi di costruzione, delibere del Consiglio e della Giunta, elenco dei beneficiari
di provvidenze economiche, ecc. ovvero a dotarsi dell'ALBO PRETORIO ON LINE!
Attenzione: Ricordiamo inoltre che, per adempiere alla normativa vigente, NON
E' SUFFICIENTE collocare nell'home page del sito della
Scuola
una sezione dedicata all'albo pretorio in cui rendere visibili in forma digitale,
tutti i documenti precedentemente
esposti
in
forma cartacea, E'
INDISPENSABILE attenersi alle indicazioni che la normativa fornisce sul
processo di pubblicazione di tali atti, (firma digitale, numerazione degli atti,
meccanismi automatici per la pubblicazione, rimozione/archiviazione degli atti
ecc).
La soluzione di Argo
Argo Software, nella volontà di semplificare il processo di pubblicazione,
agevolando il responsabile del procedimento nelle sue operazioni ed
assicurando al tempo stesso, la conformità delle stesse al dettato normativo,ha
realizzato l'applicativo Argo Albo Pretorio WEB.
Argo Albo Pretorio
• Consente alla scuola di pubblicare gli atti e i provvedimenti amministrativi
che necessitano di pubblicita' legale, secondo quanto disposto dalla legge
69 del 18 giugno 2009.
• Non si limita alla pubblicazione degli atti sul sito web della scuola, ma
semplifica al massimo il processo di pubblicazione, agevolando il
responsabile del procedimento nelle sue operazioni, assicurando al tempo
stesso, la conformita' delle stesse al dettato normativo.
PAROLA D’ORDINE
TRASPARENZA!
È stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 5 aprile 2013 il Decreto Legislativo n. 33
del 14 marzo 2013 che riordina, in un unico testo normativo, le disposizioni, in materia di
obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione delle informazioni da parte delle Pubbliche
b Amministrazioni. Il Decreto in commento, in vigore dal 20 aprile 2013, non si limita alla
sola ricognizione delle disposizioni vigenti ma introduce, altresì, nuovi ed ulteriori obblighi
di pubblicazione sul sito istituzionale delle Amministrazioni. Le disposizioni del D.L. n.
33/2013 si applicano a tutte le amministrazioni di cui all'art. 1, comma 2, del D.lgs. n. 165
del 2001, tra le quali sono comprese anche le scuole e gli istituti di ogni ordine e grado. (
Art. 11). Alla luce del suddetto Decreto, l'articolo 54 del decreto legislativo 7 marzo 2005,
n. 82 ( Codice dell'Amministrazione Digitale - C.A.D.) , è sostituito dal seguente:
« I siti delle pubbliche amministrazioni contengono i dati di cui al decreto legislativo
recante il riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza
e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, adottato ai
sensi dell'articolo 1, comma 35, della legge 6 novembre 2012, n. 190».
La Soluzione di Argo: Amministrazione Trasparente
•È il servizio web che consente la pubblicazione ed archiviazione dei
documenti che la Scuola deve mettere a disposizione dei cittadini sul
proprio sito istituzionale (D.lgs 33/2013).
ARRIVA POI Il Decreto spending review che modifica il CAD ...
si parte con iscrizioni online, pagelle e registri in formato
elettronico ed e-mail per comunicare con le famiglie
Il testo del DL 6 luglio 2012 n. 95 convertito dalla legge 7 agosto 2012 n. 135 al
Titolo secondo art. 7 commi 29, 30 e 31 specifica che “Le istituzioni scolastiche
ed educative redigono la pagella degli alunni in formato elettronico” e “i docenti
adottano registri on line e inviano le comunicazioni agli alunni e alle famiglie in
formato elettronico.
Soffermandoci in particolar modo sulla questione registro on line, secondo
questo testo di Legge, a decorrere dall’anno scolastico 2012-2013 le istituzioni
scolastiche e i docenti adottano registri on line e inviano le comunicazioni agli
alunni e alle famiglie in formato elettronico.
E’ noto manchi ancora il provvedimento attuativo della citata
Legge ma il 50% delle scuole usa già il registro elettronico
Le soluzione di Argo
SCUOLANEXT consente la piena digitalizzazione della scuola:
completa gestione dei registri elettronici di classe e del professore,
rilevazione delle assenze in tempo reale, orario scolastico,
prenotazione colloqui, condivisione delle lezioni, bacheca on line,
presa visione dei voti, degli scrutini, richieste via web di certificati e
documenti, informazioni a supporto degli alunni e delle famiglie per
orientarsi nelle scelte future, spazi virtuali per docenti ed alunni dove
condividere e rendere fruibili: lezioni multimediali, materiale
didattico, link per approfondimenti, tesine, e tanto altro ancora!
Ma Scuolanext non e' solo questo! Infatti il personale della scuola
puo' visualizzare i propri dati contabili, di servizio e delle assenze
provenienti dalla sincronizzazione con Argo personale e Argo
emolumenti
Il “problema della firma sui registri”
Premesso che:
• il MIUR rimette alle scelte autonome delle scuole l’uso del registro on line (si
parla infatti di termine ordinatorio e non perentorio,);
• Il MIUR avrebbe dovuto predisporre entro 60 giorni dalla data di entrata in vigore
della legge di conversione del decreto che prevedeva l'adozione di registri on
line, un Piano per la dematerializzazione delle procedure amministrative, e che ad
oggi tale Piano non ci risulta sia stato ancora emanato.
Tema fondamentale è il valore probatorio che possono assumere, in un eventuale
contenzioso giudiziario, i dati (del registro di classe e dei registri personali dei
docenti) riportati sul registro elettronico, in assenza di firma digitale o qualificata.
I dati contenuti nel registro elettronico, ove non contenuti in un documento
elettronico firmato digitalmente, in un eventuale giudizio, saranno liberamente
valutabili dal giudice che dovrà necessariamente tenere conto, in sede di
valutazione, delle caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed
immodificabilità di cui è dotato il registro elettronico nel momento in cui in esso
vengono riversate le diverse tipologie di dati.
E’ una scuola che cambia…
che diventa digitale!
Quante evoluzioni in poco tempo … Protocollo Informatico … Mandato
elettronico … OIL .. Fatture elettroniche…
Dematerializziamo!
Conserviamo in modo sostitutivo
Alla base delle problematiche culturali e quindi giuridiche relative ai processi di
archiviazione digitale e di conservazione sostitutiva c’è l’incredibile rivoluzione
secondo la quale con l’Informatica e l’Internet si è potuto per la prima volta
prescindere dal supporto cartaceo nello scambio di informazioni e comunicazioni
a distanza, passando dalla logica del documento cartaceo conservato in
polverosi archivi alle novità e comodità della trasmissione e conservazione della
documentazione elettronica!
La Scuola pubblica opera principalmente attraverso i
documenti...
... quindi...
per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in
modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
Cosa cambia
e come!
Obblighi per la
amministrazione pubblica
Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di:
 registrare i documenti
(protocollazione o catalogazione)
 gestire i flussi documentali integrati con il
protocollo informatico
 fascicolare dei documenti
 elaborare dei piani di conservazione
Argo ha realizzato GECODOC, una piattaforma per l'archiviazione elettronica
e la conservazione a norma dei documenti informatici, volta ad agevolare il
processo di digitalizzazione in atto secondo quanto previsto dal Codice
dell'Amministrazione Digitale (art.44), garantendo le caratteristiche di
autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti
informatici.
I documenti prodotti o ricevuti in formato digitale, muniti o meno di certificato
digitale, possono essere inseriti nel processo di conservazione.
Argo GECODOC
caratteristiche del sistema

20 Giga di storage per l'archiviazione elettronica dei documenti;
possibilità di aggregare i documenti in vario modo
(fascicoli/cartelle);

privilegi di accesso ai documenti differenziati in base ai profili degli
utenti;


condivisione dei documenti tra gli uffici di pertinenza;
versionamento dei documenti (il sistema tiene traccia di tutte le
modifiche effettuate) ;

integrazione con gli altri applicativi Argo (al momento Argo
Protocollo);

invio in conservazione ed esibizione dei documenti (la
conservazione è affidata ad Infocert, che assume il ruolo di
Responsabile delle conservazione).

Esempio pratico
Gestione di un intero iter documentale riferito ad una gara
d’appalto
Molte scuole, attualmente, gestiscono i documenti, con salvataggi su un server
locale seguendo un iter “simile” a quello proposto da GECODOC ma:
replicando file,non avendo chiavi di ricerca disponibili, non seguendo un iter
completo, avendo l’onere delle copie di sicurezza e chiaramente senza
possibilità di “inviare in conservazione”
Componiamo “lo stesso”
fascicolo digitale con
GECODOC
La scuola protocolla il bando di gara per invitare le ditte alla
presentazioni dei preventivi
Se il documento è protocollato con il software Argo Protocollo, è
possibile inviarlo direttamente al sistema di gestione documentale
tramite la procedura presente
Altro -> invia al sistema di gestione documentale
Chiaramente potrebbe essere
un bando destinato alla
pubblicazione sull’albo on line e
non all’invito di aziende
specifiche
Se la scuola è in possesso di
Argo Albo Pretorio, attraverso
apposita procedura da
protocollo puo’ inviare il
documento protocollato
direttamente all’albo
Da Gecodoc, l’utente abilitato a tutte le funzioni, accede al menu
“Documenti in attesa” e trova il documento inviato da protocollo.
CONFERMA SI.
Confermato l’ingresso del documento in Gecodoc,
l'utente, avrà facoltà di associare il documento al fascicolo di
competenza
Abbiamo in
precedenza creato
un fascicolo “Piano
Nazionale Scuola
Digitale”
in cui confluiranno
tutti i documenti
relativi: bando,
offerte,
aggiudicazione,
fattura,
mandato ecc.ecc.
Bene, inviato il bando, la scuola riceve i preventivi dalle varie
aziende e dopo averli protocollati (e scansionati) potrebbe
archiviarli su Gecodoc allo stesso modo in cui ha fatto la
registrazione del bando di gara.
Di seguito: l’archiviazione nel sistema documentale del preventivo di una delle aziende
Seguiremo lo stesso iter per
tutti i documenti che formano
il fascicolo:
•
•
•
•
•
•
CONVOCAZIONE DELLA
COMMISSIONE;
VERBALE DI ANALISI
COMPARATIVA DELLE
OFFERTE
DELIBERA DI ACQUISTO
ORDINE
FATTURA
ECC.ECC
Ricercare la fattura nel sistema
GECODOC utilizzando come
chiave di ricerca
il nome del progetto
Con un click si dispone di tutta la
pratica!
Ecco come si compone adesso il nostro fascicolo
informatico!
Argo GECODOC
•Lo stesso documento può essere inserito all'interno di diverse
aggregazioni documentali (cartelle), senza duplicarlo.
Argo GECODOC
•Il fascicolo informatico, una volta completato con i documenti di
pertinenza, può essere "chiuso". Il fascicolo chiuso non può essere
liberamente modificato o integrato con altri documenti. I documenti
appartenenti ad un fascicolo "chiuso" sono protetti da modifica.
Argo GECODOC
•Il fascicolo "chiuso" può essere inviato in conservazione o "riaperto",
nel caso ricorra l'esigenza di apportare modifiche al fascicolo o ai
documenti in esso contenuti.
Argo GECODOC
•Una volta inviato in conservazione, non è consentito effettuare più
alcuna azione sul fascicolo (e sui documenti in esso contenuti).
Argo GECODOC
•I documenti conservati possono essere richiesti per l'esibizione.
Il servizio di conservazione viene fornito con la partnership di Infocert
La responsabilità della conservazione sostitutiva dei documenti è interamente
delegata ad InfoCert.
La scuola è pertanto sollevata da numerosi oneri, come il rispetto di
determinate scadenze, la garanzia di integrità e leggibilità, la gestione della
sicurezza fisica e informatica del sistema di archiviazione, la redazione del
manuale di conservazione.
InfoCert assume inoltre il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come
previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali.
Cosa vuol dire conservare in
modo sostitutivo
La conservazione sostitutiva è una procedura
legale/informatica regolamentata dalla legge
italiana, in grado di garantire nel tempo la
validità legale di un documento informatico.
Conservare digitalmente significa: sostituire i
documenti cartacei, che per legge alcuni
soggetti giuridici sono tenuti a conservare,
con l'equivalente documento in formato
digitale che viene “bloccato” nella forma,
contenuto e tempo attraverso la firma digitale
e la marca temporale.
Si differenzia dall'archiviazione elettronica in
quanto quest'ultima ha come obiettivo
unicamente l'efficienza lavorativa (accesso
immediato,
semplice
e
razionale
ai
documenti) ma non l'eliminazione della carta.
47
Ma perché le scuole DEVONO dotarsi di
un sistema di gestione documentale?
• Art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale, in
base al quale “i documenti informatici, di cui è
prescritta la conservazione per legge o regolamento,
possono essere archiviati per le esigenze correnti anche
con modalità cartacee e sono conservati in modo
permanente con modalità digitali, nel rispetto delle
regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71”.
Come attivare un vero procedimento di Digitalizzazione della
scuola conforme ai dettati normativi?
STEP 1
Documento
informatico
STEP 2
STEP 3
Archiviazione
digitale
conservazione
Firme elettroniche
Protocollo
Pec
Sito .gov
Albo pretorio
Digitalizzazione
delle procedure
Fasciolo
elettronico
Approfondimenti Normativi
Normativa







Codice dell'Amministrazione Digitale
Regole tecniche per il protocollo informatico
Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione
dei documenti della P. A.
Regole tecniche in materia di generazione, apposizione
e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e
digitali
Regole tecniche in materia di sistemi di conservazione
Circolare AGID n. 65 del 10 aprile 2014
sull'accreditamento dei conservatori
D.LGS. n. 33 del 2013