Un’esperienza vincente di integrazione del
sistema di organization intelligence con SAP
Edoardo Gentili
Resp. Sistemi informativi, Scavolini S.p.A.
Presentazione Azienda
 La Scavolini nasce a Pesaro nel 1961 grazie
all’intraprendenza dei fratelli Valter ed
Elvino Scavolini
 In pochi anni si trasforma da piccola
azienda ad una delle più importanti aziende
manifatturiere del centro Italia
 Dal 1984 conquista la leadership «la cucina
più amata degli italiani»
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Presentazione Azienda
 Nel 1996 nasce il Gruppo Scavolini, con
l’acquisizione di ernestomeda cucine.
 Dimensioni dell’azienda: insediamento
industriale che si estende su 183.000 mq. (di
cui 90.000 coperti). Il gruppo impiega più di
650 Dipendenti.
 Fatturato Scavolini anno 2010
195.036 mnl €. (+7.3% rispetto al 2009)
 Fatturato del gruppo anno 2010
225.100 mnl €.
Presentazione Azienda
 Certificazione UNI EN ISO 9001
– Riguarda il Sistema integrato di Qualità.
 Certificazione UNI EN ISO 14001
– Riguarda il Rispetto dell’ambiente nel processo
produttivo.
 OHSAS 18001
– Riguarda politiche a favore della Sicurezza e della
Salute dei Lavoratori.
 Realizzazione copertura fotovoltaico
dell’insediamento produttivo
– 74.500 mq di superficie che raggiungono una
potenza di 4.570 kWp, con una produzione annua
stimata di circa 5.350.000 kWh (copertura totale del
fabbisogno di energia)
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I.T Gruppo Scavolini
 Il reparto IT impiega 15 persone
 Il personale interno gestisce e sviluppa i
servizi informatici a supporto delle
esigenze del business
 Infrastruttura è formata da 80 Servers (tra
fisici e virtuali) dislocati in 2 Data center
con le funzionalità di business continuity e
disaster recovery.
 Installati circa 700 tra PC, Portatili, Tablet e
device mobili.
 La piattaforma Wintel è la tecnologia di
riferimento per i Server e per i client
Verso Organization Intelligence…
 L’azienda è sempre attenta alla tecnologia
e alla ricerca, investe tanto in questo
settore
 Progetto ERP ha costretto l’azienda a
rivedere i processi cardini del proprio
business e di dotarsi di tecnologie in grado
di supportarlo
 Coscienza e cultura del processo sono
diventati il motore per intraprendere un
nuovo percorso.
 Consapevolezza e conoscenza del
funzionamento dell’azienda ha permesso
rendere pervasivo in altri ambiti il concetto
di Gestione dei processi
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Perché adottare una piattaforma
DM e KM ?
 Dal 2004 l’azienda cerca strumenti e metodi
per poter gestire contenuti destrutturati
che occupano i vari sistemi aziendali
– Documenti
– Email
– Progetti
– Files i più svariegati
 Gli scopi sono molteplici
– Evitare la dispersione delle informazioni
– Evitare la Ridondanza dei documenti
– Ottimizzare il livello di profilazione e sicurezza negli
accessi documentali
I criteri per la scelta
 La soluzione finale avrebbe dovuto
soddisfare diverse esigenze:
– Avere una piattaforma sulla quale poter
sviluppare/customizzare anche in maniera autonoma
– Creare un portale intranet/extranet nel quale
storicizzare documenti generati dai vari sistemi
(ODV, ODA, Preventivi, Fatture, DdT, progetti, etc…)
– Avere la possibilità di creare flussi documentali più o
meno complessi con meccanismi di approvazione
– Creare delle aree di collaboration tra diverse funzioni
aziendali, superando i limiti dei file system e delle
email.
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La scelta
 Microsoft Sharepoint – Gestione
documentale e contenuti destrutturati
 Josh – Gestione Workflow e BPM
Evoluzione progetti sulla
piattaforma Sharepoint-josh
 2005 – Nasce il portale intranet del gruppo
Scavolini basato su sharepoint
 2006 – Nascono i primi flussi documentali
con josh e nasce il portale extranet per le
ns. agenzie di vendita
 2007 – creazione del repository aziendale
per contenere tutti i documenti generati dai
vari sistemi aziendali
 2008 – archiviazione sostitutiva a norma di
legge con josh archive
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Evoluzione progetti sulla
piattaforma Sharepoint-josh
 2009 – Live portale extranet per 1600 Utenti
(clienti/agenti) dislocati in tutto il mondo
 2010 – Gestione Trouble-ticketing interno
per richieste di assistenza reparto IT
 2011 – Gestione reclami clienti
Integrazione documenti generati
da sistemi gestionali
 Esigenza:
– Creare un unico repository che contenesse ogni
tipologia di documento generato dai vari gestionali
– Collegare e richiamare il documento da transazione
su ERP
– Creare dei fascicoli e dei raggruppamenti logici
– Integrazione metadati con dati gestionali.
– Versionamento dei documenti
 Numerosità documenti:
– Volume medio settimanale 12.000 documenti
– 50 raccolte documenti
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Integrazione documenti generati
da sistemi gestionali
 Metodologia implementativa:
– Creato un processo automatizzato per
pubblicare i documenti prodotti da ERP Sap
verso Sharepoint
– I documenti generati sono pubblicati
direttamente su sharepoint
– Tramite RFC vengono prelevati i metadati
in SAP che andranno a caratterizzare le
proprietà del documento di sharepoint
– Tramite applicazione SAP viene interrogato
webservices che ricollega il documento su
Sap (utilizzo di GOS).
Integrazione documenti generati
da sistemi gestionali
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Integrazione documenti generati
da sistemi gestionali
Integrazione documenti generati
da sistemi gestionali
 Risultati:
– Repository unico documentale
– Accesso ai documenti in maniera puntuale
tramite transazioni del gestionale
– Accesso ai documenti in maniera aggregata
tramite fascicolazione e motore di ricerca
– Archivio predisposto alla conservazione
sostitutiva con conseguente dematerializzazione
della carta
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Archiviazione e Conservazione
Sostitutiva
 Esigenza:
– Eliminare generazione di stampe per volumi
considerevoli (schede di magazzino, libro
giornale, Schede contabili)
– Evitare di acquistare sistemi di stampa
adeguati ai volumi
– Eliminazione e risparmio utilizzo carta per
documenti scarsamente utilizzati
– Reperire in maniera selettiva le informazioni
 Volumi documenti:
– Circa 40.000 pagine a documento per circa
300 documenti l’anno
Archiviazione e Conservazione
Sostitutiva
 Metodologia:
– Utilizzo di Josh archive Per reperire
documento generato da Sap e pubblicarlo
sul portale
– Josh archive tratta nativamente i documenti
salvati su sharepoint e tramite interfaccia
permette la conservazione sostitutiva a
norma di legge
– Invio annuale della «super impronta»
all’agenzia delle entrate
– Creato processo di controllo con josh per la
verifica periodica degli archivi memorizzati
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Archiviazione e Conservazione
Sostitutiva
Archiviazione e Conservazione
Sostitutiva
 Risultati:
– Risparmio concreto di utilizzo della carta
– Risparmio Hardware dedicato alla stampa dei
documenti
– Archivi consultabili in sharepoint
– Soluzione integrata con ERP e totalmente
automatizzata
– Predisposto all’archiviazione ciclo passivo ed
attivo
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Portale extranet - Clienti
 Esigenza (1):
– Creare un portale per i 1600 clienti del gruppo
– Migliorare la comunicazione e la relazione con il ns.
clienti/agenti dando informazioni tempestive e
puntuali
– Gestione multilingua e multiazienda
 attualmente è disponibile in 5 lingue per le 2 aziende
del gruppo
– Fornire strumenti per la gestione dell’ordini
 Controllo e gestione ricezione dell’ordine.
 Controllo dello stato dell’ordine
 Controllo sulla pianificazione ed evasione dell’ordine
 Portafoglio ordini, Andamento vendite
Portale extranet - Clienti
 Esigenza (2):
– Fornire strumenti tecnici per gestire il prodotto
 Istruzioni video per il montaggio
 Documentazione tecnica
– Creare strumenti più efficaci per la comunicazione
con il cliente
 Invio e gestione comunicazioni commerciali
direttamente sul portale
 Invio e Pubblicazioni newsletter
 Customer satisfaction, questionari, etc…
 Numeri:
– 1400 utenti registrati
– 400 contatti univoci giornalieri
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Portale extranet - Clienti
 Metodologia:
– Progetto ideato e realizzato in house
– Utilizzo di sharepoint come piattaforma di content e
portale.
– Integrazione anagrafica SAP per generazione
utenza (FBA authentication) automatizzata
– Sviluppo di webpart per visualizzare dati gestionali di
sap (utilizzo di BDC e RFC)
– Sviluppo di flussi documentali integrazione
intranet/extranet
– Strutturazione del portale in aree tematiche
facilmente riconoscibili
Portale extranet - Clienti
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Portale extranet - Clienti
Portale extranet - Clienti
 Risultati:
– Creato un nuovo canale di interazione con il
rivenditore cliente
 Semplificazione delle comunicazioni
 Maggiore informazioni per svolgere le proprie attività,
sempre aggiornate e fruibili in qualsiasi momento.
 Interazione più semplice con l’azienda
– Tempi di reazione alle nuove esigenze
drasticamente ridotti
– Perdita di tempo da parte degli operatori interni,
nella gestione del cliente ridotta sensibilmente
– Fidelizzazione del cliente
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Gestione reclami
 Esigenza:
– Avere uno strumento in grado di raccogliere le varie
possibili problematiche da parte di un privato/cliente
rivolte all’azienda
– Gestire tutte le fasi che riguardano la gestione di un
reclamo.
 inserimento, analisi, gestione, risoluzione
– Dare tempi certi e informazioni precise sullo stato di
una pratica
– Gestire le non conformità e la rimozione delle cause,
di conseguenza ridurre i reclami.
– Concentrare le informazioni in un unico sistema per
facilitare la gestione delle pratiche
– Attivazioni di soglie e allarmi in caso di ritardo nelle
varie gestioni.
Gestione reclami
 Metodologia:
– Revisione del processo GR
– Particolare attenzione all’operatività delle funzioni
coinvolte
– Approccio alla realizzazione per step successivi
– Creazione interfacce custom integrate tramite
webserices nativi di josh
– Processo interamente disegnato e gestito in Josh
– Particolare attenzione agli aspetti tecnici di
integrazione tra le varie tecnologie utilizzate
(sharepoint, josh, Sap, order entry grafico)
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Gestione reclami
Gestione reclami
 Risultati:
– Il progetto è in fase di roll-out
– Efficienza operativa delle varie funzioni coinvolte
– Le funzioni della qualità hanno il controllo
completo del processo ed in tempo reale
– Cruscotti direzionali più efficienti per decisioni
rapide
– Raccolta informazioni completa, univoca ed
organizzata.
– Il processo guida il percorso delle pratiche
aiutando l’operatore nelle fasi operative
– Tempi complessivi per gestire una pratica ridotti
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Progetti futuri
 Realizzazione portale fornitori
– Condivisione disegni esecutivi
– Visione ordini di acquisto
– Progettazione nuovi modelli
 Portale extranet Clienti/Agenti
– Creazione form on line per sostituzione modulistica
 Processi HR
– Sostituzione modulistica cartacea con forms
governati da josh
– Gestione schede posizione
 Completare i processi di conservazione
sostitutiva (Ciclo passivo e ciclo attivo)
 Utilizzo dei processi per una progressiva
eliminazione dell’utilizzo della carta
Fine presentazione
Grazie.
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