Digitalizzazione, protocollo e
gestione dei documenti in rete:
l’offerta di Poste Italiane
Daniele Crespi – Business Development Mgr Pubblica Amministrazione
UPI - Roma, 03.06.2004
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Il Gruppo Poste Italiane
Premessa
Asset
E-government: il modello di Poste Italiane
Sala Poste Virtuale
Descrizione
Value proposition
Flussi
Vantaggi
Postegovernment
Offerta
Servizi
Vantaggi
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Premessa
Un gruppo completo ed integrato
Il Gruppo Poste Italiane offre soluzioni utili per semplificare i
processi produttivi della attività dei propri Clienti: servizi e prodotti
integrati di comunicazione, finanza e logistica, con standard di
qualità certificati operativi su tutto il territorio nazionale
Del Gruppo Poste Italiane fanno parte importanti realtà operative che
garantiscono grande esperienza, competenza e professionalità al
servizio della Pubblica Amministrazione e del Cittadino
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Asset
…LE RETI
LOGISTICHE
corrispondenza,
pacchi e corriere
espresso
19.000 Addetti lavorazione
centri smistamento
50.000 veicoli
…LE
INFRASTRUTTURE
DI SERVIZIO
18 collegamenti
aerei
Reti
logistiche
terrestri
• 65.000 postazioni in rete
14.000
Uffici Postali • 4.000 sale consulenza
• 2.700 ATM
Stampa e
imbustamento
….IL CONTATTO
CON IL CLIENTE
IN TUTTA ITALIA
55.000 Addetti
Sportelleria
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4.000 Addetti alla
vendita
40.000 Addetti al
Recapito
1.000 postazioni
CCU
www.poste.it
E-government: il modello di Poste Italiane
Poste Italiane, sfruttando le competenze acquisite e le sinergie del Gruppo, ha sviluppato una
piattaforma di servizi integrati rivolta alla Pubblica Amministrazione.
PIATTAFORMA E-GOVERNMENT
Sala Posta Virtuale
Postegovernment
Gestione
documentale
Protocollo
informatico
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Gestione elettronica della corrispondenza in
entrata, integrata con i sistemi di Protocollo e
Gestione Documentale, e con i servizi di
Archiviazione fisica e ottica
Gestione elettronica della corrispondenza in uscita,
attraverso canale Web, integrabile con i sistemi di
Protocollo
Acquisizione documenti in formato elettronico e
cartaceo, Classificazione, Ricerca, Versioning,
Document Management
Applicazione Web, rispondente alla normativa CNIPA, per la
gestione della protocollazione in entrata ed in uscita
Il Gruppo Poste Italiane
Premessa
Asset
E-government: il modello di Poste Italiane
Sala Poste Virtuale
Descrizione
Value Proposition
Flussi
Vantaggi
Postegovernment
Offerta
Servizi
Vantaggi
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Descrizione
Sala Posta Virtuale è il servizio di Poste Italiane che offre la
completa gestione della posta in entrata, attraverso la
‘dematerializzazione’ della corrispondenza cartacea e
l’integrazione con i servizi di protocollo e gestione
documentale.
E’ un servizio completamente modulare, da offrire dopo una
necessaria fase progettuale. L’offerta si distingue per la sua
flessibilità, in quanto non è vincolata ai prodotti informatici in
uso presso il cliente e può trovare realizzazione nelle
strutture logistiche postali più vicine al cliente.
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La Value Proposition
Poste Italiane, come Gestore del Servizio Postale Universale,
garantisce che il processo di spedizione della corrispondenza
rispetti gli attuali standard di qualità dei prodotti, attraverso l’
intercettazione della stessa nel punto di raccolta, all’interno
dell’intera catena logistica, più prossimo al destinatario.
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Flussi
Centri Meccanizzazione
Postale
Milano
Roma
Reggio
Calabria
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Pubblica
Amministrazione
Flussi
CS
CMP
CMP
CLIENTE
CS
CMP
Inoltro ai
Centri Servizi attraverso la
Rete Poste
CMP
Invio del documento
elettronico ( pdf )
CLIENTE
CS
CLIENTE
CS
Invio del documento
cartaceo
CLIENTE
Intercettazione
della
corrispondenza
destinata al Cliente
Lavorazione della corrispondenza
Apertura delle buste
Protocollazione documento
Digitalizzazione documenti
Archiviazione digitale su CD
Archiviazione fisica del documento
cartaceo (temporanea o definitiva )
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Invio del CD al Cliente
Il Cliente accede al
documento digitale
e lo invia via LAN
con gli utenti
connessi in intranet
Flussi –lavorazione posta in entrata
Tutta la corrispondenza destinata al Cliente viene raccolta presso i Centri Meccanizzazione Postale
nel rispetto degli standard di qualità garantiti da Poste Italiane.
La corrispondenza viene avviata alla prelavorazione da parte di risorse esperte di Poste
Italiane (apertura buste, eliminazione punti) includendo la gestione dedicata della posta riservata
Indicizzazione dei documenti tramite apposita codifica al fine di agevolare lo stoccaggio
e la ricerca fisica
Protocollazione: inserimento dati sul sistema di protocollo e Segnatura del cartaceo originale
con il numero protocollo acquisito
Trasformazione del cartaceo in immagine tramite scansione dei documenti
Invio dei documenti digitalizzati ai destinatari interni al Cliente
Archiviazione fisica presso i locali di Poste Italiane o inoltro al destinatario
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Vantaggi
 Riduzione dei flussi cartacei in entrata
 Garanzia dei tempi di ricezione dei documenti secondo gli
standard di qualità dei prodotti di corrispondenza
 Sviluppo di una maggiore efficienza e velocità nello scambio
delle comunicazioni aziendali anche per quantità pressoché
illimitate di documenti e con indiscussa riservatezza
 Unica interfaccia per il cliente per la soluzione dei problemi
legati alla gestione della corrispondenza
 Garanzia di tracciabilità con riduzione degli smarrimenti dei
documenti grazie all’archivio informatizzato
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Il Gruppo Poste Italiane
Premessa
Asset
E-government: il modello di Poste Italiane
Sala Poste Virtuale
Descrizione
Value proposition
Flussi
Vantaggi
Postegovernment
Offerta
Servizi
Vantaggi
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Un esempio di Partnership tra il
Gruppo Poste Italiane e la PA
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Offerta
Con Postegovernment, Poste Italiane offre alla
Pubblica Amministrazione un pacchetto di servizi
integrati, a valore aggiunto, erogati attraverso un
accesso
dedicato
del
portale
internet
www.poste.it/pa
La Pubblica Amministrazione, in modo diretto,
semplice, veloce ed esclusivo può accedere ad
una vasta gamma di servizi del Gruppo
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Anteprima
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Offerta
L’Offerta è costituita da Servizi Integrati ed è modulare.
La Pubblica Amministrazione, al momento della
sottoscrizione, seleziona i servizi di cui potrà e vorrà
avvalersi.
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Servizi
•
Posta Raccomandata online: Per inviare direttamente dal PC un
documento e farlo recapitare come posta raccomandata
tradizionale in tutta Italia
•
Invio di lettere online: per inviare documenti online, fino ad un
massimo di 1000 destinatari, senza doversi preoccupare di
stampa, imbustamento e spedizione
•
Telegramma online: per spedire telegrammi direttamente da PC,
in tutta Italia e nel mondo
•
Postemail Professionale/A.R.: per spedire in modo sicuro e
certificato e-mail ed allegati
•
Prenotazione Pick Up Corrispondenza: permette di prenotare,
comodamente da PC, il ritiro della corrispondenza
Inoltre, disponendo del Conto Bancoposta Impresa online si avrà un link
diretto ai servizi finanziari online
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I vantaggi per la Pubblica Amministrazione
• Recupero di efficienza con conseguente riduzione dei costi
• Maggiore qualità del servizio reso al Cittadino
 riduzione degli errori
 riduzione dei tempi di processo
• Pagamento in post-fatturazione
• Rendicontazione dei servizi utilizzati
• Monitoraggio dell’andamento dei volumi di traffico ed i costi
ad essi associati
• Completa gestione degli accessi utenti alle diverse
funzionalità (Access Control List)
• Assistenza dedicata
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DOMANDE e RISPOSTE
Per ulteriori informazioni :
[email protected]
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