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Generica
1 INDICE
1
INDICE
2
2
INTRODUZIONE
3
2.1 I MAGGIORI BENEFICI
2.2 TECNOLOGIE SUPPORTATE
2.3 PREREQUISITI
3
4
4
3
5
GESTIONE E CONTROLLO
3.1 RISPARMIO
5
4
6
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
TRACCIARE LE STAMPE
ASSEGNARE UNA QUOTA
GESTIONE DELLE STAMPE
REPORT
CONTROLLO DEI DEVICE
IMPIEGO FLESSIBILE DEI SERVER
GESTIONE DEL MOBILE PRINTING
7
8
10
12
13
15
PERCHÉ PAPERCUT
16
CROSS PLATFORM
UNA SOLUZIONE EQUA
INTERNAZIONALE
DI FACILE UTILIZZO
MODERNA
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PERSONALIZZABILE
LIVE DEMO
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2 INTRODUZIONE
PaperCutMF è una semplice ma completa soluzione software che permette di avere il
controllo e la gestione delle multifunzioni e delle stampanti. Adatta ad organizzazioni di ogni
dimensione indipendentemente dall’ambiente, piattaforma, marca e modello delle
multifunzioni e/o stampanti installate.
Maggiori dettagli:
http://www.papercut-mf.com/tour/
http://ww.glocalvalue.it/soluzioni/papercut/
Report BLI Solutions:
http://www.glocalvalue.it/public/papercut/PaperCut_MF_BLI_report13.pdf
2.1
I MAGGIORI BENEFICI
Facile gestione dei device e degli utenti grazie alla interfaccia web ottimizzata
Controllo dei costi relativi alle stampe, alle copie, alle scansioni ed ai fax, attraverso la
gestione dei report (cross charge, addebiti) per utenti, dipartimenti, centri di costo,
progetti…
Possibilità di implementare e personalizzare strategie di gestione come filtri,
restrizioni e ridirezione lavori di stampa
Accesso sicuro via autenticazione tramite login LDAP, pin o badge
Rafforza l’uso responsabile attraverso l’implementazione di regole, limiti e notifiche
“Find-Me” che garantisce la protezione dei documenti riservati ed il rilascio stampa
ovunque
Cross Platform, supporta tutti i maggiori sistemi operativi (Linux, Microsoft, Novell e
Mac sul print server e sui client) e produttori di stampanti e multifunzioni
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2.2
TECNOLOGIE SUPPORTATE
PaperCutMF supporta di base:
Windows, Mac, Linux, Unix e Novell su tutti server coinvolti compreso il primario
(unicità di PaperCutMF)
VM-ready progettato cioè per funzionare in ambienti virtualizzati
Database esterni per sfruttare l’infrastruttura esistente
Supporto 64bit nativo
Multiple clustering technologies costruito per lavorare in ridondanza
Vendor neutral
Web print driverless ambiente basato su browser di stampa
2.3
PREREQUISITI
www.papercut.com/products/mf/system-requirements/
http://www.papercut.com/kb/Main/FirewallPorts
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3 GESTIONE E CONTROLLO
3.1
RISPARMIO
Risparmiare carta (e denaro) promuovendo l’uso responsabile. Quanta carta utilizza
l’azienda? Sembra una domanda facile a cui rispondere, ma molte organizzazioni non hanno
idea della quantità di carta che utilizzano. E se invece lo sanno, conoscono il dettaglio?
PaperCut può dare informazioni riguardanti non solo il volume complessivo delle stampe, ma
anche il volume di stampe per device, per utente, per gruppo/dipartimento, per centro di
costo, per progetto/account e molto altro ancora. Il tutto a portata di pochi click.
Quanto si può risparmiare? Ci sono molti modi per implementare PaperCut, così il risparmio
dipenderà da quali regole/profili/feature/policy si deciderà di implementare.
La tabella seguente dà un'indicazione del risparmio di carta che tipicamente si ottiene
implementando ciascuna strategia
Strategia
Risparmio
di carta
Far sapere agli utenti che le loro stampe sono tracciate
10%
Spesso questo è sufficiente a scoraggiare la stampa di alcuni
documenti.
Esempio saranno evitate o limitate le stampe private
Filtri, restrizioni e routing
10-30%
Implementare regole di stampa: non stampare documenti da 100
pagine, ma solo la pagina di interesse. Forzare il fronte retro. Allertare
gli utenti quando stampano email a colori. Direzionare grossi volume di
stampa a stampanti economicamente efficienti per certi tipi di lavoro.
http://www.papercut.com/tour/manage-printing/
Quote di stampa/addebito
30-50%
Impostare limiti opportuni per le stampe, strategia molto diffusa in
ambiente educazionale
http://www.papercut.com/tour/print-quotas/
http://www.papercut.com/tour/save-paper/
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4 TRACCIARE LE STAMPE
Esistono registri dettagliati per tracciare chi, che cosa, dove e quando stampa.
Il principale obiettivo di PaperCut è tracciare tutte le stampe.
Conserva dettagliati registri di stampa per tutte le attività di stampa utente.
Questi registri aiutano a capire le attività di stampa a determinati livelli di interesse, come ad
esempio le stampe per utente, gruppo, dipartimento, centro di costo, progetto o account
condiviso.
http://www.papercut.com/tour/track-printing/
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4.1
ASSEGNARE UNA QUOTA
Assegna limiti adeguati alle stampe utente.
Le quote stampa sono utilizzate per controllare e fissare limiti agli utenti per un utilizzo
responsabile allocando una quota/budget (Molto utilizzato in ambiente educational).
Le quote possono essere facilmente assegnate su base giornaliera, settimanale, mensile o
per date predefinite come l’inizio o la fine dei semestri.
http://www.papercut.com/tour/print-quotas/
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4.2
GESTIONE DELLE STAMPE
La gestione delle stampe è qualcosa di più della semplice sostituzione del toner. Si può
essere proattivi grazie all’utilizzo di PaperCut per il monitoraggio delle stampe, per
incoraggiare l’uso responsabile dell’attività di stampa e scoprire come meglio gestire il
proprio parco macchine.
Di seguito le principali funzionalità di PaperCut per la gestione delle stampe:
Gestione delle politiche di stampa (http://www.papercut.com/tour/advancedscripting/). Implementare le best-practice per:
o ricordare via pop-up agli utenti di stampare fronte retro
o indirizzare grossi volumi di stampa a device in grado di gestire alti volumi
o scoraggiare la stampa di email
o scoraggiare la stampa di pagine web
Alert. Assicurarsi che gli amministratori siano aggiornati su ogni attività riguardante le
stampe grazie ad alert automatici via mail o sms
o errore di una stampante (es. un blocco che l’utente non è stato in grado di
cancellare)
o Un livello basso di toner
o Qualsiasi altro errore/condizione riguardante il processo di stampa
Regole avanzate per l’imputazione dei costi
o Definizione dei costi per stampante
o Modelli di imputazione dei costi completamente differenziati per formati,
colore o scala di grigi o modalità fronte/retro
o Associare informazioni grazie ai filtri per un controllo preciso su costi e utilizzo
o Decidere degli sconti per incoraggiare l’uso di stampe in bianco/nero e
fronte/retro
o Individuazione del colore a livello di pagina. Agli utenti vengono addebitate al
prezzo di stampa a colore solo le pagine che effettivamente sono a colore
Filtri/restrizioni sui lavori di stampa. Alcuni esempi:
o Conversione automatica delle stampe degli studenti a formato duplex o
bianco/nero
o Rilevazione e cancellazione automatica di lavori duplicati
o Impedire che grossi volumi di stampa vengano inviati a stampanti inadeguate
o Bloccare la stampa di lavori con determinati nomi e tipologia.
o Individuare formati per la stampa sbagliati.
o Restrizione degli accessi per gruppi di dominio, costo massimo, modalità di
colore, formato e altro ancora.
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Load Balancing
È una funzionalità fornita da PaperCut. Per maggiori
http://www.papercut.com/tour/clustering-and-load-balancing/
dettagli:
…e altro ancora
o Reporting e analisi: http://www.papercut.com/tour/report/
o Web Printing: http://www.papercut.com/tour/web-print/
o Tracciamento delle spese di stampa via dipartimento, area di lavoro, centro di
costo, cliente.
http://www.papercut.com/tour/manage-printing/
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4.3
REPORT
I report di PaperCut sono di tre tipologie e tutti a portata di mano
One-click: accesso ai dati più importanti in realtime, direttamente via browser, ovunque
sulla rete
- Accesso a oltre 50 report con un solo click
- Gestisce report ovunque sulla rete con un web browser standard (accesso profilabile)
- Visualizza l’esempio del report prima di avviarlo
- Le opzioni includono report in PDF, HTML e CSV (utilizzabile con Excel)
- Fornisce dozzine di report pre-configurati in base agli utenti, le stampanti, shared
account, gruppi e logs
- Si può creare un’intestazione personalizzata per i report con i propri dati e logo
- Una lista dei one click report ed esempi di screenshot sul sito
Report ad-hoc: creare report con dati personalizzati specificando range, filtri e selezioni
per dati disponibili. Si ottengono prospettive diverse sull’utilizzo della stampa
- Crea un dataset per i report
- Gestisce report su range di dati assegnati o filtri
- Esporta i dati da liste o tabelle
Schedulare/inviare report: creare report che saranno regolarmente generati e inviate via
mail ai componenti dell’organizzazione o schedularli per salvarli su disco. Invia report
periodicamente ai manager, senza necessità di compilarli in anteprima
- Genera report in automatico
- I report possono essere inviati periodicamente alla casella di posta o salvati su share di
rete
Grafici
- Grafici avanzati a complemento dei report
- I grafici sono interattivi e riflettono i dati in real-time
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http://www.papercut.com/tour/report/
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4.4
CONTROLLO DEI DEVICE
PaperCut traccia le attività di stampa per stampanti o MFP. La tracciatura anche di copie, fax
e scansioni è possibile utilizzando software embedded di PaperCut versione MF che
permettono anche di utilizzare la funzionalità di pull-printing (Find-Me) e di rilascio sicuro via
autenticazione (via pin, via badge,….). PaperCut permette la gestione di e/o terminali
hardware esterni (ad esempio copicode, cPad, money loader,….) per l’utilizzo della
funzionalità Find-me anche su macchine non compatitili o su printer.
http://www.papercut.com/tour/copier-control/
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4.5
IMPIEGO FLESSIBILE DEI SERVER
Non importa quale sia la dimensione, il numero di siti e di utenti. PaperCut può essere
configurato su un singolo sito, su siti molteplici o in Private Cloud.
Singolo sito:
la via più semplice per gestire PaperCut è quella di installarlo direttamente su un print
server. Per qualsiasi piccola organizzazione, scuola o azienda, l’implementazione sarà
molto semplice.
semplice setup in pochi minuti
adatto alla maggior parte dei clienti
fa leva sull’infrastruttura esistente
In un’organizzazione con molti uffici, utenti ed una forte sensibilità sulla high availability, si
può implementare in aggiunta all’infrastruttura esistente un ulteriore site-server o
un’infrastruttura multi-server, multi-site.
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Multi-site, Multi-server:
PaperCut supporta l’architettura di un’organizzazione indipendentemente dalla
dimensione, dal numero di siti o dal numero di utenti, gestisce quindi:
numerosi print server
database server distribuiti
site server localizzati collegati via WAN
clustering
Private Cloud:
La gestione in private cloud isola alcune applicazioni e dati da altri, riducendo i rischi
per la sicurezza.
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4.6
GESTIONE DEL MOBILE PRINTING
Gestire le stampe da device mobile, BYOD (bring your own device). Pianificare e facilitare le
soluzioni di printing utilizzando l’infrastruttura esistente è più semplice grazie alle feature di
PaperCut per il mobile e BYOD
Con la mancanza di standardizzazione a livello di mercato dei device mobili, nessuna
soluzione di per sé è in grado di fornire la gestione delle attività di stampa e il controllo
dell’intera gamma di device disponibili. Ci sono quindi una molteplicità di soluzioni pensate
per supportare le diverse piattaforme.
PaperCut offre feature quali Web Print, iOS printing, Google Cloud Print e Email to Print per
fornire una gestione delle stampe BYOD flessibile e che minimizza la richiesta di modifica ed
integrazione nelle infrastrutture network del cliente.
http://www.papercut.com/tour/mobile-bring-your-own-device-byod/
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5 PERCHÉ PAPERCUT
5.1
CROSS PLATFORM
Una unicità di PaperCut è che può essere installato su un server primario Linux, Mac o
Novell e non solo su Windows.
PaperCut fa parte delle ultime generazioni di applicazioni che supportano tutte le
piattaforme allo stesso modo. PaperCut è convinta infatti che non siano le applicazioni a
dettare la scelta del sistema operativo. PaperCut supporta tutte le combinazioni di print
server e workstation funzionanti con Windows, Linux, Mac e Novell OES già in uso o che si
sta pianificando di adottare nel prossimo futuro.
Tutte le piattaforme sono gestite allo stesso modo. Le release sono sincronizzate e hanno
tutte la stessa gamma di feature. Mac e Linux e Novell sono versioni native, non porte di
seconda classe di un’applicazione Windows. Sviluppare software cross-platform a questo
livello è un’importante scelta di investimento che PaperCut ha fatto.
Infrastruttura di dominio:
PaperCut non solo funziona su tutti i sistemi operativi lato server e client, ma è anche
neutrale a livello di ambiente network. PaperCut supporta le seguenti directory:
Windows Active Directory, LDAP, eDirectory, Apple Open Directory, Standard POSIX
(PAM, NIS/Yellow Pages), Samba, Workgroup-only environment)
Amministrazione cross-platform:
l’amministrazione e la user interface sono web based, svincolate dalla tecnologia
server esistente. Tutti i computer che hanno un browser web possono interagire con
PaperCut
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Client tool cross-platform
gli utenti visualizzano la stessa finestra pop-up non importa da quale computer
accedano.
Non solo cross-platform ma anche realmente multi-platform
http://www.papercut.com/tour/cross-platform/
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5.2
UNA SOLUZIONE EQUA
PaperCut è una soluzione con un licensing equo e sostenibile e che inoltre non detta
l’infrastruttura al cliente ma si adatta a quella esistente.
La politica di licensing di PaperCut è ben definita ed è mutata pochissimo nel corso degli
anni. È stata pensata dal team di sviluppo (e non dal team marketing) con l’obiettivo di
garantire che non sia il modello di licensing ad influenzare la scelta tecnologica.
Il licensing è basato sul numero di utenti presenti del database/organizzazione ed è quindi
proporzionale rispetto al budget IT.
Tradizionalmente le applicazioni server based sono state licenziate sulla base dei server,
invece il modello di PaperCut porta le organizzazioni a:
utilizzare tutti i server necessari
centralizzare rispetto a un singolo point of failure
scoraggiare best practices quali l’istituzione di server/VMs di test e di produzione
duplicati
PaperCut è fornita come una vera licenza enterprise flessibile:
Benefici
Server illimitati
Implementazione del clustering senza costi aggiuntivi
Aggiunta di un database esterno in qualsiasi momento senza la perdita dei dati
Possibilità di monitorare le stampanti localmente collegate senza costi aggiuntivi
Nessun limite al numero di workstations, printer o client
Facile trasferimento delle licenze tra server o sistemi operativi
http://www.papercut.com/tour/fair/
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5.3
INTERNAZIONALE
Tradotta in 19 lingue, supporta le diverse valute e convenzioni.
PaperCut è un’applicazione internazionale. È stata sviluppata per dare un supporto a livello
internazionale, aiutando gli utenti a risparmiare sui costi delle stampe in più di 100 paesi.
End user experience: quando ci si autentica all’interfaccia web, viene rintracciata in
automatico la lingua del paese di appartenenza in base al browser o alle impostazioni
desktop dell’utente. Si può anche scegliere una lingua differente. Le lingue disponibili sono:
cinese (semplificato e tradizionale), croato, ceco, danese, olandese, inglese, finlandese,
francese, tedesco, greco, ebreo, ungherese, italiano, giapponese, coreano, lituano, polacco,
portoghese (Brasile e Portogallo), russo, serbo, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, turco.
L’utente accedendo all’interfaccia web e ricevendo il pop-up di conferma dei lavori di
stampa vedrà PaperCut nella sua lingua nativa
http://www.papercut.com/tour/international/
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5.4
DI FACILE UTILIZZO
Le interfacce intuitive rendono PaperCut semplice da amministrare ed utilizzare.
Ogni organizzazione è diversa, PaperCut è pensata per adattarsi ad ogni specifica realtà.
Offre una gamma di feature per fare il migliore assessment per la propria organizzazione.
Dal silent monitoring all’autenticazione, alla conferma dei lavori di stampa, all’account
selection è possibile scegliere il livello di interfaccia utente che meglio si adatta alle proprie
necessità.
Da questo punto di vista PaperCut è:
adattivo
vendor neutral
accessibile
http://www.papercut.com/tour/usable/
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5.5
MODERNA
Aggiornato nel design e nell’architettura. È importante sapere che il software che si
acquista sia “vivo”. Applicazioni dall’aspetto datato danno l’impressione di trattenere
l’infrastruttura in un ambiente che non evolve col trascorrere del tempo.
PaperCut, come tutte le migliori applicazioni, è in sviluppo continuo.
La storia di PaperCut come software per il tracciamento delle stampe inizia 10 anni fa.
Da allora si è evoluto, con un completo re-write nel 2004 per posizionarsi on top a una
moderna architettura. Questo ha permesso una rapida aggiunta di feature e di trarre
vantaggio da tecnologie come il clustering, dal supporto a numerosi database
(permettendo l’utilizzo con diversi database esterni), dai web-services, dai servizi
watchdog.
La release history (http://www.papercut.com/release-history/) è a testimonianza di questo
rapido sviluppo.
http://www.papercut.com/tour/modern/
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5.6
PERSONALIZZABILE
Numerose opzioni per adattarsi ed integrarsi in quasi tutti gli ambienti IT, inclusi quelli con
piattaforme differenti, uno o più print server (magari su più siti), differenti layout hardware e
network, e molte opzioni sulle politiche di stampa.
Nel dettaglio:
architettura modulare
personalizzazione grafica a livello tool client, interfaccia web utente, release station,
admin web interface
integrazione con database esterni, software e servizi di terze parti, scripting
http://www.papercut.com/tour/customizable/
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5.7
LIVE DEMO
Vista amministratore:
consente un tour autoguidato come system administrator autenticandosi in
un’interfaccia live di PaperCut con dati di stampa simulati.
http://www.papercut.com/live-demo/
Username: admin
Password: password
Vista end user:
l’esperienza utente cambia a seconda di come si scelga di utilizzare PaperCut. Può
variare da una visualizzazione senza variazioni (silent monitoring) ad un’avanzata
interattività utilizzando software client.
http://www.papercut.com/live-demo/
Username: student
Password: password
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Documento redatto da
Glocal Value Srl
www.glocalvalue.it