Modulo formazione Workday – Reclutamento
Scopo – essere in grado di aggiungere un neoassunto a Workday.
Informazioni richieste per completare questo processo.
1) Informazione contatto neoassunto.
2) Una posizione vacante in Workday. Questa può essere creata da Risorse Umane se la
Posizione è stata autorizzata.
3) Il titolo della posizione vacante che sarà occupata dal neoassunto.
4) La data di assunzione confermata del neoassunto.
Fase
Azione
Cliccare sul link Workday
Immettere Username e
Password
Schermata
Cliccare su Go
Digitare “Hire employee” nella
casella di ricerca in alto a destra
della schermata
Cliccare sull'icona cerca
Cliccare su Hire Employee
nell'elenco dei Task.
Cliccare su Create a New
Applicant
Cliccare su OK, si apre una
nuova schermata
Sotto l'etichetta Legal Name
Information, selezionare Prefix
(es. Mr, Mrs ecc.) immettere il
nome (Given Name) e il
cognome (Surname) del
neoassunto. Il campo Country
verrà compilato
automaticamente in base alla
propria sede.
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Cliccare sull'etichetta Contact
Information. È necessario
compilare almeno un tipo di
contatto, es. Telefono, Indirizzo
o Email. Cliccare sulla casella
Add Phone, Add Address o Add
Email come applicabile. I nomi
e i valori predefiniti di alcuni
campi cambieranno a seconda
del paese selezionato.
Cliccare su Add Phone
Compilare il campo Area Code e
i campi contrassegnati con
perché sono obbligatori.
I valori predefiniti del campo
cambieranno a seconda del
paese selezionato nell'etichetta
Legal Name Information.
Perché le informazioni relative
al contatto siano viste dal
sistema la casella “public” del
campo Visibility deve essere
barrata.
Cliccare su Add Address
Come minimo, compilare i
campi contrassegnati con
perché sono obbligatori.
I valori predefiniti del campo
cambieranno a seconda del
paese selezionato nell'etichetta
Legal Name Information. Es. ZIP
code (CAP) per gli USA.
Fare clic su “OK” nella parte
bassa della schermata.
Appare una nuova schermata.
Immettere la data in cui il
neoassunto inizierà a lavorare
nel campo Hire Date.
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Cliccare nel campo Reason per
selezionare la ragione per cui la
posizione è disponibile, ad
esempio New Hire per un
neoassunto o Acquisition per un
trasferimento TUPE o Re-hire se
la persona ha già lavorato per
STS.
NOTA Re-hire deve essere usato
solo in USA.
Cliccare nel campo Position per
cercare la posizione vacante.
Nota appariranno solo le
posizioni vacanti.
Se i campi rimanenti non
vengono compilati
automaticamente:
Per Employee Type selezionare
Regular per lavoratori con
contratto a tempo
indeterminato, Contingent
Worker per lavoratori
temporanei e Fixed Term
Contract per dipendenti con
contratto a termine.
Per il campo Job Profile,
selezionare il Job Profile
corrispondente alla Posizione
che si sta assumendo.
Se il campo Time Type non
viene compilato
automaticamente, cliccare
sull'icona Ricerca
accanto al
campo Time Type per
selezionare Full o Part Time.
Se il campo Location non viene
compilato automaticamente,
cliccare sull'icona Ricerca
accanto al campo Location e
selezionare l'opzione pertinente
a seconda di dove sarà basato il
ruolo.
Cliccare sull'icona Ricerca
accanto al campo Pay Rate Type
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e selezionare l'opzione
pertinente in base alle
informazioni sul ruolo.
Selezionare Hourly per liberi
professionisti e Salary per
dipendenti diretti.
Cliccare su Additional
Information
Alcuni campi verranno compilati
automaticamente in base alle
informazioni sulla Posizione.
Fare riferimento a Openhire per
informazioni su cosa è
necessario aggiungere ai campi
sottostanti.
Se il ruolo è part time cliccare su
Scheduled Weekly Hours e
inserire le ore indicate in
OpenHire. Quando si clicca
fuori dalla casella, il valore FTE
verrà ricalcolato
automaticamente.
Regno Unito e Resto del Mondo
Cliccare sull'icona Ricerca
accanto al campo Job
Classification per selezionare
una o più delle seguenti opzioni:
Intra Group Transfer se il
dipendente si è trasferito da
Water.
Merit STRUS se partecipano a
STRUS Merit (negoziazione
sindacale del salario).
Notice Periods per selezionare il
loro periodo di preavviso.
Temporary Organisational
Transfer se si trasferiscono in
base ad un TOT.
UK Car Allowance se hanno
diritto ad un contributo per
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l'auto o ad un auto. Selezionare
Allowance come valore
predefinito temporaneo sino a
che il dipendente decide per
auto o contributo
Standby se i dipendenti saranno
o gli verrà richiesto di essere in
regime di reperibilità.
TUPE se sono in trasferimento
TUPE, e selezionare l'azienda da
cui provengono.
USA
Le opzioni USA devono essere
applicate come segue:Categorie lavoro EEO-1, Periodi
di preavviso e Lavoro direttoindiretto basato in USA
Aggiungere la data in cui hanno
iniziato a lavorare nel campo
“First Day of Work” ed inserire
la stessa data nel campo
“Continuous Service Date” a
meno che non siano stati
riassunti o trasferiti.
Compilare Probation Start Date.
Questa dovrebbe essere la
stessa della data di inizio
rapporto.
Cliccare sull'icona
accanto a
Worker Document se si
desidera effettuare l'upload di
una copia della documentazione
relativa al nuovo dipendente
Cliccare su Submit.
Il processo ora passa a Risorse
Umane che aggiungerà le
informazioni sul salario e sui
benefit, raccoglierà
documentazione legale, es.
Documento di Identità,
aggiungerà informazioni
personali e numero NI ed
approverà.
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Una volta che Risorse Umane ha
completato le sue azioni il
processo ritorna a voi e nel
vostro Workfeed appaiono le
azioni “Inform Agencies” e
“Onboarding Procedures”.
Cliccare sull'azione “Inform
Agencies: Hire”. Non è
necessario intraprendere alcuna
azione ma è necessario cliccare
su “Complete” e “I’m Done” per
completare l'intero processo.
Cliccare sull'azione “Other
Onboarding Procedures” nel
proprio Workfeed. Viene
richiesto di predisporre quanto
segue in base alle esigenze:• accesso rete
• richiesta telefono
• richiesta computer
• ordine targhetta identificativa
• ordine biglietto da visita
Quando sono state completate
TUTTE le azioni precedenti,
cliccare su “I’m Done”
Cliccare su “Still Working” se
non tutte le azioni sono state
completate. L'azione rimarrà
nel proprio Workfeed sino a che
non si clicca su “I’m Done”.
Il processo è terminato
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