Le Risorse Umane
Responsabile: Luciano Zini
Responsabile
procedimenti
anagrafe, stato civile, leva
elettorale: Andrea Grandi fino al 31
Agosto 2007
Collaboratori :
Silvia Bruschini
Roberta Giovagnoni
Leana Lanzarini
Graziella Puccetti
Angela Salomoni
Ornella Venturi
Gianni Cochi
Procedure Back Office
Procedura
Anno 2005
Anno 2006
Anno 2007
Anno 2008
COMUNICAZIONI PERIODICHE
dato temporale
4 ore/mese
4 ore/mese
16 ore/mese
AGGIORNAMENTO INA-SAIA*
100 ore [1]
3 ore[2]/mese
5 ore/mese *
20 ore/mese
IRREPERIBILI
16
GESTIONE STRANIERI E.C./U.E.
PRATICHE AIRE
dato temporale
60
496/158 da
apr.2007**
dato temporale
21
60
25
Stranieri:
:585
Cittadini U.E. : 84
27
32
563
481
PRATICHE IMMIGRAZIONE
455
PRATICHE EMIGRAZIONE
357
396
385
385
PRATICHE CAMBIO ABITAZIONE NEL
COMUNE
221
239
244
213
ATTI DI NASCITA
139
157
169
139
89
81
99
89
ATTI DI MATRIMONIO
442[3]
23
*non considerato allineamento C.F. che potrebbe far parte delle procedure INA-SAIA: 2-3 ore/mese
** comprensivo di aggiornamenti mensili + invii, richieste di rinnovo permessi di soggiorno
[1] Nell’anno 2005 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Allineamento
C.F., Variazioni dati anagrafici, Comunicazioni all’Anagrafe Tributaria, necessarie al 1° popolamento INA
effettuato il 14.01.2006
[2] Nell'anno 2006 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Invio
periodico dei dati e controllo esiti degli invii, variazioni dati anagrafici presso l’Anagrafe Tributaria.
[3] Si ricorda che ogni pratica di immigrazione prevede tre fasi, di cui la prima allo sportello e le successive al
back office.
Procedure Back Office
Procedura
Anno 2005
ATTI DI MORTE
Anno 2006
Anno 2007
Anno 2008
184
211
198
262
VERBALI PUBBLICAZIONE
44
62
80
66
ATTI DI CITTADINANZA
12
24
19
31
SENTENZE DI DIVORZIO
6
15
15
17
ELETTORALE – REVISIONI DINAMICHE
Dato
temporale
22 a revisione
[4]
22 ore a
revisione
22 ore a
revis.*revi.str.per
ElezPol.
ELETTORALE – REVISIONI SEMESTRALI
Dato
temporale
Dato
temporale
10
ore/revisione
10
ore r/ revisione
ELETTORALE – GESTIONE ALBO
PRESIDENTI
Dato
temporale
Dato
temporale
5 ore
10 ore
ELETTORALE – GESTIONE ALBO
SCRUTATORI
Dato
temporale
Dato
temporale
8 ore
40 ore
ELETTORALE - GIUDICI POPOLARI*
dato
temporale
Dato
temporale
6 ore
2 ore
CESSIONI DI FABBRICATO
810
1017
1001
816
GESTIONE INFORTUNI
347
335
248
270
* Procedura biennale
[4] Durante l’anno sono previste due revisioni dinamiche, ognuna delle quali consta di due fasi. Le ore
necessarie comprendono il lavoro preparatorio in cui vengono selezionati i fascicoli personali e tutta la fase a
teminale di controllo dati e formazione verbali.
Procedure Front Office
Procedura
Area di
riferimento
Denuncia di cessione di fabbricato
URP
810
1017
1001
816
Protocollazione documenti in arrivo *
URP
20581
20.821
7.900
8.625
Consegna cartelle esattoriali
URP
Dato non quantificato**
410
Dato mancante
Consegna modulistica di vario tipo
URP
Dato non quantificato**
Prenotazione Abbonamenti annuali ATC
URP
Denuncia di inizio attività
Area Tecnica
245
Richiesta permesso di costruire
Area Tecnica
Richiesta certificato destinazione urbanistica
Anno 2005
Anno 2006
Anno 2008
dato non
quantificato
Dato non
quantificato
2
0
Dato mancante
265
229
84
Dato mancante
77
106
Area Tecnica
165
Dato mancante
132
121
Consegna certificato destinazione urbanistica
Area Tecnica
165
Dato mancante
132
121
Ricevimento segnalazioni e richiesta interventi settore
Opere Pubbliche e altri settori
Area Tecnica
170
Dato mancante
Richiesta Preparere/Cambio Intestazione in materia
Urbanistica
Area Tecnica
39
Dato mancante
20
20
39
Dato mancante
20
20
21
Dato mancante
17
8
21
Dato mancante
14
6
19
10
Consegna Preparere/Cambio Intestazione in materia
Urbanistica
Richiesta tabelle passi carrai
Area Tecnica
Consegna tabelle passi carrai
34
Anno 2007
5
Dato mancante
Dato mancante
Ritiro dichiarazioni relative all’impianto termico
Area Tecnica
35
Dato mancante
Ricevimento segnalazioni rifiuti ingombranti
Area Tecnica
600
Dato mancante
Dato mancante
Richiesta autorizzazioni rilasciate dall’Ufficio Tecnico
Area Tecnica
154
Dato mancante
Dato mancante
195
Consegna autorizzazioni rilasciate dall’Ufficio Tecnico
Area Tecnica
154
Dato mancante
Dato mancante
195
Dato mancante
* Totale post ain arrivo: 19.624 di cui 11724 documenti giunti all’Ufficio protocollo/centralino i restanti 7900 pervenuti al fornt
**Per l’anno 2005, 2006 e 2007 non è stato definito un sistema di rilevazione idoneo ad evidenziare la mole di moduli consegnati e le informazioni fornite al
front.
Procedure Front Office
Procedura
Area di
riferimento
TARSU/ICI/Luci votive[1]
Area Tributi
Iscrizione ai corsi di ginnastica per anziani
Area Serv. Sociali
iscrizione alle vacanze per anziani
Area Serv. Sociali
Iscrizione al servizio di asilo nido
Anno
2005
Anno
2006
Anno
2007
Anno
2008
2624
-
3344
2.461
437
427
495
538
-
-
48
69
Area Scuola
177
167[2]
155[2]
170
Iscrizione al servizio di refezione scolastica
Area Scuola
1101
1230
1171
1170
Iscrizione al servizio di trasporto scolastico[3]
Area Scuola
156
170
165
169
Rilascio licenze di pesca di tipo B
Area SUAP
60
100
90
53
Rilascio tesserini raccolta funghi
Area SUAP
332
378
176
268
Rilascio tesserini venatori
Area SUAP
175
165
164
169
Vidimazione documento di accompagnamento UVE
Area SUAP
24
22
19
13
[1] Per l’anno 2005 non è possibile distinguere le diverse tipologie di pratiche relative all’Ufficio Tributi, ma si
desume solo il dato globale.
[2] Le domande sono state rispettivamente 167 e 155 su 118 posti disponibili
[3] I 2/3 degli utenti, pagando ratealmente, si presentano in ufficio almeno 3 volte all’anno.
Pubblico al Front Office
Nel 2008 è stato installato un apparecchio
elettronico per la rilevazione dei flussi di utenti
al front.
ORARIO
“PICCO”
Orario
Media utenti entrati
Media presenti
8,30 – 9,00
9,00 – 9,30
9,30 – 10,00
10,00 – 10,30
10,30 – 11,00
11,00 – 11,30
11,30 – 12,00
12,00 – 12,30
12,30 – 13,00
13,00 - 13,30
13,30 - 14,00
14,00 - 14,30
14,30 - 15,00
15,00 - 15,30
15,30 - 16,00
16,00 - 16,30
16,30 - 17,00
17,00 - 17,30
17,30 - 18,00
7 (3,67)
12 (10,19)
15 (12,12)
16(13,45)
17(14,10
16(13,34)
14(11,73)
9 (7,60)
5(4,15)
2(1,32)
0,00
0,00
0,00
3(2,13)
3(2,32)
3(2,08)
2(1,92)
2(2,03)
2(1,92)
3
4
5
6
6
6
5
4
3
2
0
0
0
3
3
3
3
3
3
Orario picco:
10,30-11,00
(con la media di 14.10)
Numero utenti
dal 1 Gennaio al 31
Dicembre 2008
39053
Pubblico al Front Office
Mese max:
Dati di affluenza 2008
Giugno
Tot. entrati
servizio
integrati
Media
entrati
Presenze
record
Gennaio
3,08
118
25
Agosto
Febrraio
3,15
125
28
(media giornaliera ingressi: 116)
Marzo
3,53
141
27
Aprile
3,77
150
28
Maggio
3,65
140
22
Giugno
3,79
158
26
Luglio
3,15
116
17
Agosto
2,80
116
20
Settembre
3,33
128
18
Ottobre
3,16
117
18
Novembre
2,82
122
23
Dicembre
2,83
122
14
Totale
39.05
Mese
(media giornaliera entrati: 158)
Mese min:
Record presenti:
28 alle ore 9:45 il
12/02/2008 e 28 alle
ore 17,11 del
16/04/2008
Pubblico al Front Office
GIORNO
Media entrati
servizio integrati
Lunedì
151
Martedì
137
Giorno max:
Mercoledì
129
Il martedì con n.137
Giovedì
108
Giorno minimo.
Venerdì
100
Sabato
125
Totale
750
Il venerdì con n. 100
Pubblico al Front Office
Totale flusso
utenti
Media
giornaliera
Giorni
apertura
Orario
picco
Giorno
picco
Mese
picco
39.052
129
301
10,30-11,00
Martedì
Giugno
Protocollo Generale
Esercizio
TOTALE GENERALE PROTOCOLLI
2005
2006
2007
2008
30.556
30.596
28.238
29.532
Prime analisi
Quantificando il tempo lavoro necessario per protocollare i documenti ipoteticamente in 3 minuti
(ipotesi media che potrebbe essere maggiormente affinata con opportune sperimentazioni) il
tempo occupato da tale operazione nel 2008 è pari a 88.596 minuti, pari a 1477 ore, pari a 246
giornate di lavoro uomo.
L’analisi dovrà proseguire focalizzando l’attenzione su:
•Smistamento posta per competenza e conoscenza
•Organizzazione interna a ciascun ufficio legata al protocollo
•Possibilità di protocollare alcuni documenti per elenchi ( per esempio domande di mensa scolastica
trasporto scolastico ginnastica anziani ecc.)
•Occorre inoltre integrare l’analisi sulle fascicolazioni dei documenti
•Occorre capire come l’operazione informatica può eliminare ulteriormente quella cartacea
Tutto ciò per procedere a protocollare laddove effettivamente necessario e per dare
un’organizzazione la più funzionale possibile.
Protocollo Generale
In arrivo, e in partenza per competenza
NR PROTOCOLLI in arrivo e in
partenza
2005
2006
* anche
per
conoscnz
a
* anche
simistati
per
conoscen
za
di cui :
9203
@TUxTU
Solo
simistai
per
competen
za
2008
2007
* anche
simistati
per
conoscen
za
9606
3656
9812
2254
2.586
1.547
2.423
Attività Produttive
1488
1.488
1.191
1.252
Segreteria Sindaco
2674
3.026
401
3.208
Responsabile Area
Staff
781
747
10
685
Ufficio Stampa
82
70
1
82
Servizi informatici
168
182
73
134
Servizio Personale
1756
1.507
433
2.028
Servizio o figura a cui
viene smistato il
documento
Area di Staff
Protocollo Generale
In arrivo, e in partenza per competenza e in copia
Servizio o figura a cui viene smistato il
documento
Nel 2007 il dato è stato affinato selezionando i
documenti che pervengono per competenza
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
2005
2006
2007
2008
2.103
1.947
963
Nd
Responsabile Affari Legali
663
435
268
Nd
Servizio Acquisti Centralizzati
860
971
451
Nd
Segreteria Affari Generali
246
314
156
Nd
Segretario Generale
334
227
88
Nd
Area Affari Generali
di cui:
Protocollo Generale
In arrivo, e in partenza per competenza e in copia
Servizi
Attenzione: nel 2007 il dato è
stato affinato selezionando i
documenti che pervengono per
competenza
Area Tecnica di cui:
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
2005
8.932
2006
2007
2008
9.494
3.696
nd
Responsabile Area Servizi alla
Collettività
2300
1852
3
Servizio Ambiente
1830
1628
429
Servizio Strade
572
901
598
Servizio Casa
283
527
170
Servizio Opere Pubbliche
142
390
868
Servizio Urbanistica Edilizia Privata
Segreteria Area Servizi alla Collettività
3769
4173
2338
36
23
86
nd
nd
nd
nd
nd
nd
nd
Protocollo Generale
In arrivo, e in partenza per competenza e in copia
Per Servizi
Nel 2007 il dato è stato affinato
selezionando i documenti che
pervengono per competenza
Area Servizi alla Persona di cui
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
2005
2006
2007
2008
10.618
16.879
5.226
Nd
Responsabile Area Servizi alla
Persona
251
538
76
Nd
Servizio Cultura Sport Scuola
4.222
5.650
1.145
Nd
Servizi Sociali e Sanitari
6.145
10.691
4.005
Nd
Nell’area Servizi alla Persona, in particolare nel
U.O Servizi sociali, il numero è molto più alto di
tutti gli altri servizi e settori. Occorre capire
quali documenti arrivano per competenza e quali in
copia cercando di verificare l’efficacia delle
diverse operazioni
Protocollo Generale
In arrivo, e in partenza per competenza e in copia
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
Per Servizi
Servizio Polizia Municipale
Responsabile Servizio Polizia Municipale
Polizia Municipale
2005
2006
2007
2008
2.139
2.550
1.486
Nd
107
98
111
Nd
2.032
2.452
1.375
Nd
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
Per assegnazione a servizi
Area Servizi Interni di cui:
Responsabile Area Servizi
Interni
Contabilità e Bilancio
Servizi Entrate
2005
2006
2007
2008
3.539
4.568
489
Nd
112
193
107
Nd
703
625
104
Nd
2.724
3.750
278
Nd
Protocollo Generale
TOTALI PER AREA
2005
2006
2007
2008
Polizia Municipale
2.139
2.550
1.486
Nd
Area di Staff
9.203
9.606
3.656
9.812
10.618
16.879
5.226
Nd
Area Affari Generali
2.103
1.947
963
Nd
Area servizi finanziari
3.539
4.568
489
Nd
Area Collettività e
territorio
8.932
9.494
3.696
nd
Area Servizi alla Persona
Ciascun servizio
dovrà porsi la
domanda:
L’organizzazione
data è efficace,
efficiente
e
soprattutto
razionale
e
logica?
Occorre capire la composizione prevalente del
numero di protocolli:
Ese: quali operazioni devo fare quando arriva un
documento
per
conoscenza?
Sono
tutte
necessarie? Occorre che il documento mi arrivi?
Ecc ecc