Delibera n. 17/2014/SSR
REPUBBLICA ITALIANA
CORTE DEI CONTI
La Sezione del controllo per la Regione Sardegna
Composta dai magistrati:
Anna Maria Carbone Prosperetti
Presidente
Maria Paola Marcia
Consigliere Relatore
Valeria Mistretta
Consigliere
Lucia d’Ambrosio
Consigliere Relatore
Valeria Motzo
Consigliere
Roberto Angioni
Referendario
Nell’adunanza del 20 marzo 2014;
Vista la legge costituzionale 26 febbraio 1948, n. 3 di approvazione
dello statuto speciale della Sardegna;
Visto il testo unico delle leggi sulla Corte dei conti approvato con R.D.
12 luglio 1934, n. 1214 e successive modifiche e integrazioni;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 16 gennaio 1978 n. 21,
recante le norme di attuazione dello Statuto speciale per la Sardegna e
il decreto legislativo 9 marzo 1998 n. 74, cha ha apportato modifiche al
predetto decreto;
Vista la deliberazione n. 1/2013/INPR (Programma di attività della
Sezione) con cui è stata approvata la verifica delle misure adottate in
merito
alla
gestione
delle
procedure
1
d’acquisto,
inventariazione,
conservazione
e
distribuzione
dei
farmaci
alle
diverse
strutture
(complesse o semplici) nei Presidi Ospedalieri delle Aziende del SSR;
Vista l’integrazione dell’indagine, ai sensi del comma 12 dell’art. 3 della
legge 20/1994, deliberata dal
Collegio in data 17 aprile 2013,
comportante, invece, il “controllo sulle attività di coordinamento
regionale per il controllo della spesa farmaceutica ospedaliera –
Monitoraggio delle iniziative adottate dalle Aziende del SSR (processo di
inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei farmaci nei
Presidi Ospedalieri)”;
Vista la nota con la quale i Magistrati istruttori Consigliere Maria Paola
Marcia e Consigliere Lucia d’Ambrosio hanno deferito la relazione
istruttoria sull’indagine per la discussione collegiale;
Viste le comunicazioni e osservazioni pervenute;
Vista l’ordinanza n. 9/2014 del 10 marzo 2014, con la quale il
Presidente della Sezione di controllo ha convocato la Sezione stessa per
l’adunanza pubblica in data odierna, per le determinazioni conclusive in
ordine all’effettuato controllo;
Intervenuti il Direttore generale dell’Assessorato dell’igiene e sanità e
dell’assistenza sociale della Regione Sardegna, i Direttori generali delle
Aziende del SSR e il Direttore del Dipartimento Sanità di “Sardegna IT”;
Uditi i Relatori Consigliere Maria Paola Marcia e Consigliere Lucia
d’Ambrosio;
DELIBERA
Previa
approfondita
e
completa
disamina
degli
atti
e
delle
argomentazioni proposte in adunanza, di approvare l’allegata relazione
di “controllo sulle attività di coordinamento regionale per il controllo
della spesa farmaceutica ospedaliera – Monitoraggio delle iniziative
adottate
dalle
Aziende
del
SSR
2
(processo
di
inventariazione,
conservazione,
Ospedalieri)”,
distribuzione
che
e
costituisce
consumo
parte
dei
farmaci
integrante
nei
della
Presidi
presente
deliberazione
ORDINA
che la deliberazione nonché la correlata relazione siano trasmesse al
Presidente del Consiglio regionale della Sardegna, al Presidente della
Giunta, all’Assessore dell'igiene e sanità e dell'assistenza sociale, ai
rispettivi Direttori generali, ai Direttori generali delle Aziende del SSR,
all’Amministratore Unico di “Sardegna IT”.
Così deliberato nella Camera di consiglio del 20 marzo 2014.
I RELATORI
(Maria Paola Marcia)
IL PRESIDENTE
(Lucia d’Ambrosio)
(Anna Maria Carbone Prosperetti)
Depositata in Segreteria in data 27 marzo 2014
IL DIRIGENTE
(Giuseppe Mullano)
3
Delibera n. 17/2014/SSR-A1
Corte dei conti
Sezione del controllo per la Regione autonoma della Sardegna
Le attività di coordinamento regionale per il controllo della spesa farmaceutica
ospedaliera - Monitoraggio delle iniziative adottate dalle Aziende del SSR
(processo di inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei
farmaci nei Presidi Ospedalieri)
Relatori
Consigliere Maria Paola Marcia
Consigliere Lucia d’Ambrosio
Per la revisione e l’analisi economico–finanziaria funzionari:
Dott.ssa Cecilia Licheri
Sig.ra Giovanna Medici
Impostazione grafica: Sig.ra Daniela Scardigli
SOMMARIO
SINTESI ............................................................................................................................I
VALUTAZIONI CONCLUSIVE ............................................................................................. 1
PARTE I ........................................................................................................................... 9
CAPITOLO I...................................................................................................................... 9
1. Oggetto dell’indagine e finalità. ............................................................................... 9
CAPITOLO II .................................................................................................................. 13
LE PROSPETTAZIONI DELLA REGIONE E DELLA SOCIETA’ SARDEGNAIT ........................ 13
1. Le iniziative di coordinamento assunte dalla Regione. ...............................................13
2. La tracciabilità (distribuzione/consumo/giacenze nelle Aziende) nelle verifiche della
Sezione di controllo. ...................................................................................................15
3. L’analisi della spesa farmaceutica ospedaliera: il Flusso H-CMO e il “debito informativo”.18
4. Gli interventi di affiancamento e assistenza tecnica alle Aziende disposti dalla Regione. .21
5. Le rilevazioni dell’uso dell’armadietto di reparto. ......................................................27
PARTE II ........................................................................................................................ 37
CAPITOLO I.................................................................................................................... 37
ASL N. 1 DI SASSARI ..................................................................................................... 37
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). ............................................................................37
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ..............................46
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri. .......................................................................47
CAPITOLO II .................................................................................................................. 55
ASL N. 2 DI OLBIA ......................................................................................................... 55
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). ............................................................................55
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ..............................63
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri. .......................................................................64
4. Verbale dell’accesso del 28 giugno 2013 presso il Presidio Ospedaliero “Giovanni Paolo II”
di Olbia. ...................................................................................................................68
5. Misure adottate dalla ASL 2 di Olbia a seguito dell’accesso effettuato in data 28 giugno
2013.
...................................................................................................................75
CAPITOLO III ................................................................................................................ 81
ASL N. 3 DI NUORO ........................................................................................................ 81
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). ............................................................................81
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ..............................84
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri. .......................................................................86
4. Verbale dell’accesso dell’11 giugno 2013 presso il Presidio Ospedaliero “San Francesco” di
Nuoro.
...................................................................................................................89
5. Misure adottate dalla Asl n. 3 di Nuoro a seguito dell’accesso dell’11/06/2013 presso il
P.O.
...................................................................................................................94
CAPITOLO IV ................................................................................................................. 95
ASL N. 4 DI LANUSEI ..................................................................................................... 95
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). ............................................................................95
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ..............................99
3. Le rilevazioni nel Presidio Ospedaliero. .................................................................. 100
CAPITOLO V ................................................................................................................. 103
ASL N. 5 DI ORISTANO ................................................................................................ 103
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). .......................................................................... 103
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ............................ 107
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri. ..................................................................... 108
CAPITOLO VI ............................................................................................................... 111
ASL N. 6 DI SANLURI ................................................................................................... 111
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). .......................................................................... 111
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ............................ 116
3. La rilevazione nel Presidio Ospedaliero. ................................................................. 117
CAPITOLO VII .............................................................................................................. 119
ASL N. 7 DI CARBONIA ................................................................................................ 119
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). .......................................................................... 119
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ............................ 123
3. Rilevazione nei Presidi Ospedalieri. ....................................................................... 124
CAPITOLO VIII ............................................................................................................ 129
ASL N. 8 DI CAGLIARI .................................................................................................. 129
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). .......................................................................... 129
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ............................ 137
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri. ..................................................................... 138
CAPITOLO IX ............................................................................................................... 153
AZIENDA OSPEDALIERA “BROTZU DI CAGLIARI .......................................................... 153
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). .......................................................................... 153
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ............................ 156
3. Le Rilevazioni nel Presidio Ospedaliero. ................................................................. 157
CAPITOLO X ................................................................................................................. 161
AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA DI CAGLIARI ............................................... 161
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). .......................................................................... 161
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ............................ 168
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri. ..................................................................... 169
CAPITOLO XI ............................................................................................................... 173
A.O.U. DI SASSARI ....................................................................................................... 173
1. Lo stato delle procedure di custodia/conservazione/consumo dei beni farmaceutici
(tracciabilità dei consumi/giacenze). .......................................................................... 173
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze. ............................ 180
3. Le rilevazioni nel Presidio Ospedaliero. .................................................................. 181
ALLEGATO .................................................................................................................... 185
Parere n. 5/2014/PAR ................................................................................................. 185
Sintesi
SINTESI
PREMESSA
•
La Sezione del controllo, negli ultimi esercizi finanziari, ha condotto numerose indagini nel comparto della sanità
regionale. Ciò in considerazione della rilevanza della spesa occorrente per lo svolgimento delle politiche socio-sanitarie,
della sua significativa incidenza nel bilancio regionale e della conseguente necessità di monitoraggio del suo
andamento per favorirne la progressiva razionalizzazione e il contenimento/riduzione.
Tra le voci di spesa da monitorare assume particolare rilievo quella per i beni farmaco-sanitari, già oggetto di
distinte indagini della Corte dei conti presso alcuni Presidi ospedalieri1 e di separata indagine con rilevazioni di
carattere generale estesa a tutte le Aziende sanitarie2.
•
Nel corso della presente indagine si sono svolte rilevazioni di dettaglio in tutti i Presidi ospedalieri di ciascuna
Azienda, limitatamente al processo gestionale che riguarda l’inventariazione, la distribuzione e il consumo dei beni
farmaceutici e alle caratteristiche del quadro organizzativo deputato alla gestione in argomento.
L’analisi dei due profili, infatti, è preliminare a qualsivoglia iniziativa di monitoraggio della spesa che sia finalizzata
alla sua possibile riduzione.
•
Ciò premesso, va evidenziato che, all’istruttoria della Corte dei conti hanno positivamente prestato collaborazione
la Regione (il competente Assessorato alla Sanità), i Direttori generali delle Aziende, i Direttori dei Presidi ospedalieri
in sede di accessi istruttori, i rappresentanti della Società SardegnaIT, aderendo puntualmente alle indicazioni
istruttorie dell’Ufficio di controllo.
In tali condizioni le risultanze istruttorie hanno potuto beneficiare di riscontri incrociati, analizzati nel loro
andamento temporale per due esercizi (2012-2013).
IL RUOLO SVOLTO DALLA REGIONE
•
In primo luogo, quindi, la Sezione ritiene di formulare considerazioni positive per quel che attiene all’attività di
indirizzo e coordinamento svolta dalla Regione, nei riguardi sia dell’aggiudicatario, che della Società SardegnaIT e delle
Aziende.
•
L’Assessorato alla sanità ha effettivamente condotto le iniziative necessarie per governare la complessità della
materia in esame, avendo provveduto a mettere in atto anche azioni di definizione e standardizzazione per
l’installazione delle necessarie procedure informatizzate.
A tal fine l’Assessorato ha accelerato, portandole ad esecuzione, alcune delle prestazioni contrattualmente previste
dal contratto “SISaR” di cui era stato a lungo rinviato l’avvio, secondo quanto rilevato e sollecitato dalla Corte dei conti
con deliberazione n. 25/2012.
•
L’applicativo “Armadietto di reparto” del Sistema AMC (Amministrazione e Controllo) del progetto
“SISaR” è stato progressivamente installato e reso operativo in quasi tutti i Reparti delle varie Aziende.3 Sono stati, in
1
Cfr. Relazioni allegate alle Deliberazioni n. 13/2012, 14/2012, 15/2012, 16/2012 e – in sede di verifica delle misure
conseguenziali adottate – n. 41/2013, n. 42/2013, n. 45/2013 e n. 46/2013.
2
Cfr. Relazione allegata alla Deliberazione n. 25/2012.
3
A dicembre 2013 l’incidenza degli armadietti assolutamente non utilizzati risulta pari all’11%. Si veda, infra, la tabella
n. 4.
I
Sintesi
conseguenza, concertati gli obblighi per i contraenti e per la stazione appaltante, seguendone correttamente il
percorso fino alle verifiche presso gli utenti finali (le Aziende).
L’Assessorato ha, quindi, dato corso a difficoltosi processi di allineamento procedurale e organizzativo, anche
attraverso l’istituzione di un apposito tavolo tecnico interaziendale.
Gli obblighi di esecuzione contrattuale in concreto conferiti ed espletati hanno riguardato non solo l’installazione e
l’implementazione dell’applicativo informatico ”Armadietto di reparto”, ma anche l’assistenza tecnico-formativa al
personale presso i Presidi ospedalieri (sia nelle Farmacie ospedaliere, sia nei singoli reparti) secondo le esigenze
chiaramente avanzate da questi ultimi.
Tali esecuzioni/prestazioni contrattuali sono state accompagnate da strumenti “reportistici”, indispensabili sia ai
fini del controllo dell’avanzamento del contratto “SISaR”, sia, per quel che qui interessa, ad incardinare i monitoraggi
delle distribuzioni e dei consumi dei beni farmaceutici nelle diverse strutture. Si deve rammentare, a tale riguardo, che
in precedenza si è sempre solamente disposto di conoscenze che riguardavano i beni meramente distribuiti alle diverse
strutture, senza evidenziazione amministrativo-contabile ulteriore dei consumi effettuati, delle giacenze ecc… presso le
singole strutture operative.
Pertanto, a fronte di criticità che sopravvivono e che sono state analiticamente definite in chiusura dell’indagine sia
dalle Aziende, (v. parte I, cap. II, paragrafo 1), sia dal personale di SardegnaIT (v. parte I, cap. II, paragrafo 4) la
Sezione deve constatare il positivo avvio delle procedure informatiche in questione e la loro diffusione presso tutte le
strutture ospedaliere.
In disparte andrebbe svolta l’analisi delle restanti strutture aziendali, come quelle territoriali, ecc…, in ordine alle
quali la Regione dovrà attivarsi tempestivamente.
•
L’Assessorato ha contestualmente adottato azioni di messa a regime del sistema informativo “SISaR” – SIDI
relativo alla gestione dei flussi informativi della Sanità regionale.
Va, infatti, sottolineato che la illustrata organizzazione di dotazioni informative è, nel contempo, strumentale ad
assolvere ai cosiddetti “debiti informativi”, imposti dalla normativa statale alle Regioni a tutela del coordinamento della
finanza pubblica, nella quale la spesa per la sanità riveste posizione cruciale. Tali obblighi, perciò, potranno più
agevolmente rispettarsi da parte della Regione con buon grado di affidabilità informativa.
In particolare il Flusso CMO monitorizza il consumo dei Medicinali ospedalieri ovvero rileva le movimentazioni
interne di medicinali4, destinati alla somministrazione interna, consegnati dalle farmacie ospedaliere e dalle farmacie
distrettuali alle unità operative e alle strutture territoriali. Le informazioni estratte riguardano l’utilizzo, in ambito
ospedaliero e territoriale, di medicinali acquistati o resi disponibili all’impiego da parte delle strutture sanitarie
direttamente gestite dal Servizio Sanitario Nazionale5, ad eccezione di quelli dispensati dalle stesse in “distribuzione
diretta”.
Le movimentazioni interne oggetto di rilevazione sono:
•
le consegne di medicinali, destinati alla somministrazione interna, dalle farmacie ospedaliere a reparti,
ambulatori, laboratori, ecc.;
•
i resi di medicinali da reparti, ambulatori, laboratori, ecc. alle farmacie ospedaliere;
4
Per movimentazioni interne si intendono le consegne di medicinali effettuate dalle farmacie (ospedaliere/distrettuali)
alle unità operative della struttura non i consumi effettivamente avvenuti.
5
Le tipologie di strutture sanitarie direttamente gestite dal SSN coinvolte nella rilevazione dati oggetto di analisi sono:
1. strutture di ricovero (Presidi gestiti dalle Aziende Sanitarie Locali, Aziende Ospedaliere, Istituti di ricovero e cura a
carattere scientifico e Aziende Ospedaliere Universitarie);
2. laboratori, ambulatori e altri tipi di strutture territoriali, ad esclusione di SERD, RSA e altre strutture residenziali e
semiresidenziali, i cui consumi di medicinali sono ricompresi nel flusso di rilevazione dei dati sulla distribuzione diretta;
3. istituti o centri di riabilitazione.
II
Sintesi
•
le consegne di medicinali, destinati alla somministrazione interna, dalle farmacie distrettuali a laboratori,
ambulatori e altri tipi di strutture territoriali;
•
i resi di medicinali da laboratori, ambulatori e altri tipi di strutture territoriali alle farmacie distrettuali.
I Farmaci oggetto della rilevazione sono:
•
medicinali per uso umano dotati di codice di autorizzazione all’immissione in commercio in Italia, ai sensi
dell’articolo 6 del Decreto Legislativo 219 del 2006. Sono inclusi anche l’ossigeno terapeutico liquido o
gassoso e i gas medicali;
•
i medicinali preparati in farmacia in base ad una prescrizione medica destinata ad un determinato
paziente, detti “formule magistrali”, disciplinati dall'articolo 5 del decreto-legge 17 febbraio 1998, n. 23,
convertito, con modificazioni, dalla legge 8 aprile 1998, n. 94;
•
i medicinali preparati in farmacia in base alle indicazioni della Farmacopea europea o delle Farmacopee
nazionali in vigore negli Stati membri dell'Unione europea, detti “formule officinali”;
•
i medicinali esteri non autorizzati all’immissione in commercio in Italia, utilizzati ai sensi del Decreto del
Ministero della Salute 11 febbraio 1997.
In data 20 gennaio 2014 il Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato regionale della Sanità ha trasmesso
all’Ufficio di controllo le tabelle analitiche per ciascuna Azienda del SSR dei Flussi di spesa Farmaceutica Ospedaliera
(CMO) relativi agli anni 2011, 2012 e 2013. I relativi dati risultano validati dalle procedure di controllo
ministeriale con una attendibilità del 99,5%.
Dall’esame dei prospetti riepilogativi della spesa farmaceutica ospedaliera trasmessi dalla Regione emerge che la
spesa farmaceutica ospedaliera complessiva della Regione si è ridotta del 15,66% dal 2011 al 2012 e di un
ulteriore 0,73% dal 2012 al 2013 (v. parte I, cap. II, paragrafo 3).
Tabella n. 1
Spesa farmaceutica ospedaliera 2011/2013 – Distribuzione per ASL
Anno 2011
Anno 2012
Scostamento
(2012-2011)
Anno 2013
Scostamento
2013-2012
Scostamento
(2013-2011)
ASL 1
11.889.857,89
8.921.293,46
-24,97%
8.467.304,61
-5,09%
-28,79%
ASL 2
6.349.722,70
5.685.109,53
-10,47%
5.811.264,54
2,22%
-8,48%
ASL 3
8.208.745,15
7.034.677,39
-14,30%
5.571.298,26
-20,80%
-32,13%
ASL 4
1.393.286,07
1.296.456,57
-6,95%
1.197.867,46
-7,60%
-14,03%
ASL 5
5.281.001,41
5.754.402,79
8,96%
5.344.497,68
-7,12%
1,20%
ASL 6
2.326.998,07
1.627.722,57
-30,05%
1.727.690,92
6,14%
-25,75%
ASL 7
4.576.768,80
3.982.826,14
-12,98%
3.780.345,04
-5,08%
-17,40%
ASL 8
28.011.461,13
23.974.825,59
-14,41%
25.131.798,09
4,83%
-10,28%
AO BROTZU
6.164.205,42
5.564.820,05
-9,72%
6.228.260,69
11,92%
1,04%
AOU SS
6.791.787,93
3.924.145,93
-42,22%
4.219.439,36
7,53%
-37,87%
AOU CA
RAS
6.477.192,68
6.004.080,54
87.471.027,24
73.770.360,56
-7,30%
5.749.782,22
-4,24%
-11,23%
-15,66%
73.229.548,87
-0,73%
-16,28%
Fonte: RAS - Assessorato Sanità
La riduzione è stata presumibilmente determinata dal concorso di più fattori:
-
la piena entrata a regime del progetto “tracciabilità del farmaco” con il conseguente progressivo
miglioramento della rilevazione dei consumi dei farmaci in ambito ospedaliero (Flusso CMO) e dell’attendibilità
delle rilevazioni effettuate;
-
la fissazione di “tetti” a livello nazionale per la spesa farmaceutica ospedaliera;
III
Sintesi
-
l’utilizzazione dell’applicativo “armadietto di reparto”.
Detti strumenti di monitoraggio e controllo dei consumi sono stati certamente determinanti nel favorire maggiore
attenzione da parte degli operatori al controllo della spesa farmaceutica ospedaliera.
I RISCONTRI ALL’INTERNO DELLE AZIENDE
•
Passando ai dati di riscontro all’interno delle Aziende, stando alle risultanze, va considerato che tutte le Aziende
dichiarano di aver attivato le indispensabili misure di custodia e vigilanza dei beni farmaco-sanitari all’interno delle
diverse strutture, alle quali gli stessi beni vengono affidati/erogati per la loro somministrazione/utilizzazione finale. Sul
punto però si vedano le criticità segnalate da SardegnaIT (v. parte I, cap. II, par. 4).
•
Le verifiche condotte dalla Corte dei conti in ciascuna Azienda consentono di riferire il seguente quadro sintetico di
notizie.
•
Misure di custodia dei beni farmaco-sanitari e modalità organizzative.
Tra le più gravi criticità rilevate dalla Corte dei conti nel corso dei controlli precedenti, si evidenziava l’assoluta
inidoneità delle modalità organizzative deputate alla custodia e conservazione dei beni farmaceutici per effetto di locali
inidonei e di carenza di vigilanza.
A tale proposito tutte le Aziende hanno ora dichiarato alla Corte dei conti di aver diramato indirizzi alle proprie
strutture, di aver attrezzato adeguatamente i locali deputati alla conservazione nei Reparti per garantirne la piena
vigilanza, consentendo l’accesso al solo personale di reparto autorizzato (armadi o locali chiudibili a chiave, sistemi di
allarme, cartellonistica di divieti ecc.).
•
Attribuzione dei compiti di servizio agli operatori interessati nel processo gestionale in oggetto.
Va premesso, sul punto specifico, che la puntuale attribuzione di compiti può conseguire solo ad una effettiva
corretta predisposizione organizzativo/logistica dei beni da presidiare (cioè da assumere in custodia per la utilizzazione
finale). Il processo in esame, perciò, consta della conseguente gradualità di realizzazione.
Dalle dichiarazioni rese dalle Aziende si riscontra un quadro variegato. In realtà, dalle dichiarazioni pervenute si
ravvisano numerose incongruenze.
Nei prospetti sintetici, infatti, tutte le Aziende dichiarano di aver attribuito dal 2012 o dal 2013 i compiti di servizio
(e le connesse responsabilità) agli operatori delle strutture/reparti coinvolti a vario titolo nelle procedure in esame.
Sul piano documentale, tuttavia, non vi è uniformità regolamentare, avendo alcune di esse adottato specifici
regolamenti, altre essendosi allo stato limitate a note circolari, a riunioni di servizio o ad assegnare informalmente i
compiti. Alcune Aziende, infatti, puntualizzano che atti regolamentari sono in corso di predisposizione e potranno
definitivamente assumersi a seguito del completo avviamento delle procedure di informatizzazione della gestione dei
farmaci (SISaR - armadietto di reparto).
Ad avviso della Corte dei conti sulla materia si deve pervenire alla sufficiente puntualità nella formale attribuzione
dei compiti, previa formale individuazione degli ambiti di competenza di ciascuna figura professionale, per pervenire ad
una omogenea regolamentazione da parte di tutti i soggetti del Sistema Sanitario regionale.
A tal fine fornisce utili indicazioni il parere recentemente reso da questa Sezione del controllo su richiesta del
competente Assessorato regionale della Sanità (v. Sezione controllo Sardegna del. 5/2014/PAR). In tale parere si
evidenzia ripetutamente che solo il funzionamento a regime delle procedure informative e la formalizzazione del
quadro organizzativo per ciascuna unità operativa (attraverso l’individuazione e l’attribuzione dei diversi compiti a
ciascuna figura professionale), possono garantire il monitoraggio e il contenimento della spesa farmaceutica.
•
Tracciabilità dei flussi informativi (effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze).
Occorre premettere che la tracciabilità dei flussi informativi in argomento, non solo permette la loro valorizzazione
finanziaria (con immediati effetti di miglioramento della ricostruzione dei flussi nelle scritture di bilancio), ma permette
una più attenta programmazione dei consumi futuri (con indiscutibili vantaggi di risparmio). Dalla odierna verifica
IV
Sintesi
risulta che la tracciabilità è stata avviata generalmente nel secondo trimestre 2012, ovvero successivamente al
controllo della Corte dei conti, secondo quanto si evince da tutte le tabelle.
Ciascuna Azienda ha provveduto a fornire alla Corte dei conti i dati generali per ogni Presidio del suo territorio
(attraverso il prospetto sintetico) e quelli analitici per 3 reparti in ciascun Presidio, con un impegno ricognitivo che
merita espresso apprezzamento da parte della Sezione.
Per la disamina specifica si rinvia alla parte dedicata alle singole Aziende.
In via generale si può osservare che:
•
la gestione informatizzata del processo di distribuzione dei beni farmaco sanitari dalle farmacie ospedaliere ai
reparti è stata avviata in tutti i Presidi delle Aziende;
•
pressoché tutte le strutture/reparti sono pervenuti a procedure di inventariazione informatica o cartacea,
seppure con diverso grado di implementazione, con evidenziazione delle giacenze a fine esercizio e con
adeguate rilevazioni procedurali dei prodotti scaduti;
•
quanto all’andamento finanziario contabile, si riscontra una generalizzata diminuzione delle quantità di beni
farmacologici distribuiti/pervenuti ai reparti indicati dalle Aziende per la rilevazione nel corso del 2012/20136,
salvo alcuni casi nei quali la quantità resta sostanzialmente stazionaria;
•
quanto all’andamento dei farmaci “consumati” si riscontrano esiti diversificati a seconda dei Presidi, anche in
dipendenza delle giacenze già presenti nei Reparti all’avvio delle registrazioni informatizzate e risalenti ad
esercizi precedenti (per il passato generalmente non contabilizzate);
•
è interessante, infine, registrare l’avvenuta contabilizzazione delle giacenze in ciascun reparto a fine esercizio
2012 e 2013, tale da consentire a regime la attendibile tracciabilità dei consumi;
•
pressoché tutti i Presidi ospedalieri evidenziano l’aumento delle giacenze in ragione delle nuove procedure di
inventariazione.
Si registrano, conclusivamente, buoni esiti consistenti nella riduzione di beni farmaco-sanitari distribuiti, consumati
e in giacenza nelle AOU di Cagliari e Sassari, nell’ASL di Sanluri, di Nuoro e Oristano. Nelle Aziende più grandi (ASL di
Sassari, Cagliari, Olbia), ovviamente, si registrano risultati più eterogenei in considerazione del numero elevato di
Presidi ospedalieri che andrebbero analiticamente esaminati.
•
Dalle distinte relazioni (a firma di ciascun referente aziendale che ha partecipato al tavolo tecnico), trasmesse alla
Corte dei conti, si evince lo stato delle procedure a tutto novembre 2013 in ciascuna Azienda e le criticità segnalate a
tale data, cui si dovrà porre rimedio nel proseguo delle attività ospedaliere. In particolare:
-
gli utenti lamentano un’eccessiva quantità di operazioni da effettuare al pc (compilazioni per ogni singola
operazione), ovvero la impegnativa tempistica dei carichi e soprattutto degli scarichi;
-
il mancato interfacciamento dei sistemi preesistenti con la procedura SISaR;
-
la necessità conseguente di disporre di strumenti che agevolino l’operatore (lettori ottici; prescrizione digitale
del medico e successiva operazione di carico-scarico; braccialetto elettronico a paziente per ridurre i problemi
legati all’anagrafica generale, …);
-
i coordinatori infermieristici lamentano la lungaggine della procedura e l’ulteriore carico di lavoro a fronte della
mancanza di tempo (che verrebbe sottratto all’assistenza dei pazienti) e la carenza del personale di supporto;
segnalano che spesso lo scarico non può essere fatto durante il turno di servizio;
-
la difficoltà di tracciare le operazioni in caso di prestito di farmaci tra reparti o in casi di provvisoria
sistemazione dei pazienti in altri reparti.
6
I dati per il 2013 non sono sempre disponibili.
V
Sintesi
•
In data 20 gennaio 2014 il Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato regionale ha trasmesso all’Ufficio di
controllo della Corte dei conti anche una Relazione “Armadietti di Reparto 2013” elaborata da SardegnaIT riepilogativa
delle principali attività di supporto svolte nel 2013 dal Team di Supporto Operativo della Società nelle Aziende.
La tabella che segue riassume l’attività di assistenza effettuata dal Team di Supporto Operativo di SardegnaIT nel
periodo da gennaio 2012 alla fine di luglio 2013 presso i Reparti dei Presidi Ospedalieri delle Aziende sanitarie della
Sardegna per venire incontro alle difficoltà operative segnalate dalle Aziende e al fine di favorire l’effettiva utilizzazione
e il corretto funzionamento dell’applicativo “Armadietto di Reparto” del SISaR.
Tabella n. 2 – Assistenza da parte di SardegnaIT
Giornate di
assistenza erogate
dal TSO di
SardegnaIT
(1°gennaio 2012/31
luglio 2013)
Reparti supportati dal
TSO di SardegnaIT
(1°gennaio 2012/31
luglio 2013)
Reparti esistenti
%
ASL1 Sassari
50
59
112
52,68%
ASL2 Olbia
33
47
51
92,16%
ASL3 Nuoro
3
4
109
3,67%
ASL4 Lanusei
15
11
17
64,71%
ASL5 Oristano
15
47
81
58,02%
ASL6 Sanluri
29
16
18
88,89%
ASL7 Carbonia
2
2
58
3,45%
21
25
112
22,32%
138
97
97
100,00%
AOU Sassari
8
8
15
53,33%
AOU Cagliari
71
35
35
100,00%
385
351
705
49,79%
ASL8 Cagliari
AO Brotzu
TOTALE
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT.
•
In data 20 gennaio 2014 il Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato regionale ha trasmesso all’Ufficio di
controllo un’ulteriore Relazione illustrativa di SardegnaIT sulle nuove attività di supporto poste in essere a settembre
2013 presso le Aziende Sanitarie di Sassari, Olbia, Nuoro, Oristano, Carbonia, presso le AOU di Cagliari e Sassari e a
ottobre 2013 presso le Aziende Sanitarie di Lanusei, di Oristano, di Cagliari e presso le AOU di Cagliari e Sassari, per
un totale di 131 giornate.
•
In generale SardegnaIT evidenzia che lo scarico a paziente è utilizzato non di frequente mentre è utilizzato
abbastanza diffusamente lo scarico massivo. Per questo motivo si ritiene utile erogare su tutte le aziende, attività di
assistenza e formazione per consentire di pervenire allo scarico a paziente. Inoltre si sottolinea che ancora non si è
avviata la funzionalità su poliambulatori, RSA ed in generale nelle sedi presenti nel territorio.
In particolare, nella Relazione trasmessa all’Ufficio di controllo in data 15 luglio 2013 SardegnaIT dichiara che
“Nella fase di impianto, viste le numerose difficoltà organizzative che gli operatori incontravano, dovute soprattutto
alla novità di gestione (si ricorda che in precedenza tutto ciò che la farmacia ospedaliera erogava veniva considerato
consumato), era stato spiegato che gli scarichi si potevano fare in tre modalità (“scarico massivo”, “rettifiche di
inventario” o “scarico a paziente”). La modalità scarico a paziente era però oltremodo difficoltosa e pertanto
rimanevano le altre due modalità che da parte degli operatori sono state usate indifferentemente.
Per ovviare a queste criticità si è operato su due fronti:
-
per agevolare la modalità “scarico a paziente” sono state realizzate stampe specifiche, compresa una stampa
del modulo ADT che include il codice a barre del paziente;
VI
Sintesi
-
sono state poste in essere azioni specifiche per spiegare più ampiamente agli operatori sanitari quando e come
utilizzare la modalità “rettifiche di inventario”. L’attività di scarico a paziente è stata quindi migliorata ma
continua comunque ad essere una modalità piuttosto lunga. Quindi si sta suggerendo alle aziende di
acquistare gli emulatori di tastiera che leggendo i codici a barre evitano la digitazione del codice fiscale del
paziente e il codice a barre del prodotto da scaricare. Un'altra azione che si sta valutando è quella di poter
scegliere il paziente per il quale scaricare il farmaco solo fra quelli ricoverati e quindi presenti nel modulo ADT.
Rimane ancora irrisolto il problema della rilevazione dei codici dei dispositivi sanitari. E’ allo studio una
soluzione provvisoria che prevede la memorizzazione in anagrafe prodotti del codice prodotto del fornitore.
Quest’ultimo è presente nelle scatole dei dispositivi sanitari (ma non in tutti i singoli pezzi).
Le giacenze reali sono frequentemente disallineate rispetto a quelle contabili risultanti in procedura. Per far
fronte a questa criticità si cerca di sensibilizzare gli operatori sanitari sulla necessità che le giacenza reali e
contabili siano sempre allineate anche attraverso la formazione e l’assistenza specifica.”
Nella Relazione aggiornata trasmessa alla Corte dei conti, SardegnaIT evidenzia, inoltre, che “… Le principali
criticità rilevate, comuni a tutte le Aziende sono state:
•
Armadi fisici non chiusi a chiave.
•
Mancanza di un magazzino fisico unico di reparto, di conseguenza i farmaci sono dislocati in vari punti del
reparto.
•
Inserimento nella giacenza dell’armadio di reparto di materiale economale di consumo come cartucce, ferri
chirurgici, etc …
•
Scarichi non puntuali.
•
Giacenze non allineate.
•
Non tutte le Strutture sono attive (vedi ambulatori e servizi territoriali).
•
Indisponibilità da parte del personale sanitario ad effettuare l’inventario nei termini e tempi richiesti.
•
Indisponibilità di completamento attività da parte del personale sanitario per concomitanti impegni di lavoro e
assistenza ai pazienti”.
LE RILEVAZIONI SULL’USO DEGLI ARMADIETTI DI REPARTO
•
Venendo, infine, alle rilevazioni sugli armadietti di reparto, a seguito dei controlli effettuati si può disporre
di un quadro conoscitivo sufficientemente esaustivo (v. parte I, cap. II, paragrafi 3 e 5).
Nel corso delle audizioni tenute con i Dirigenti regionali e i Responsabili di SardegnaIT presso la sede della Sezione
del controllo e degli accessi effettuati nei Presidi Ospedalieri di Nuoro e Olbia è emerso che la Società in house
SardegnaIT, da gennaio 2013, ha effettuato periodiche rilevazioni sull’utilizzo degli “armadietti di reparto” in tutti i
Presidi Ospedalieri della Sardegna trasmettendo Report mensili al Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato
regionale, nonché ai referenti e ai responsabili dei sistemi informativi di tutte le Aziende Sanitarie della Regione.
In data 15 luglio 2013 il Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato regionale ha trasmesso all’Ufficio di controllo
i primi Report (relativi al periodo gennaio/maggio 2013) e da allora ha provveduto ad inviare periodicamente i vari
aggiornamenti mensili.7
I Report contabilizzano, per ciascun “armadietto” di Reparto di tutti i Presidi Ospedalieri della Regione, le
settimane di attività nel mese, il numero di carichi e il numero di scarichi effettuati, le quantità rispettivamente
caricate e scaricate, la frequenza dei carichi e degli scarichi, le quantità medie caricate e scaricate. Dall’esame dei dati
è, pertanto, possibile capire non solo quanti “armadietti” siano stati impiantati in ciascun Presidio, ma, in dettaglio,
quale sia l’effettivo grado di utilizzazione di ogni singolo “armadietto” nel periodo esaminato.
In particolare è possibile vedere:
7
Gli ultimi sono pervenuti a fine gennaio 2014.
VII
Sintesi
•
quali Reparti e Presidi non usano il sistema;
•
quali lo utilizzano esclusivamente o prevalentemente nella fase del carico dei prodotti ricevuti dalla Farmacia
Ospedaliera;
•
quali effettuano, invece, anche lo scarico del prodotto dopo la somministrazione ai pazienti.
La tipologia dei dati non consente, naturalmente, di ricavare informazioni in merito alla metodologia utilizzata per
effettuare gli scarichi e all’incidenza e completezza dei medesimi rispetto al volume delle somministrazioni effettive,
ma fornisce, in ogni caso informazioni di sicuro interesse.
L’Ufficio di controllo ha ritenuto di porre a confronto i dati di gennaio 2013 con quelli di dicembre 2013 al fine di
verificare il trend del grado di utilizzazione effettiva del sistema in un periodo di tempo ritenuto significativo.
•
Le tabelle che seguono (elaborate dalla Sezione di controllo sulla base dei dati analitici trasmessi) sintetizzano la
situazione delle varie Aziende in particolare nei mesi di gennaio e di dicembre 2013 e nell’intero periodo
gennaio/dicembre 2013 illustrando le variazioni intervenute.8
Tabella n. 3 – Report SardegnaIT - Gennaio 2013
ASL1 Sassari
n. Scarichi
effettuati
n. Armadi
che non
hanno
effettuato
carichi
n. Armadi
che non
hanno
effettuato
scarichi
Incidenza
armadi
operativi
solo nel
carico
Incidenza
armadi
effettivamente
operativi nel
carico e nello
scarico
Incidenza
armadi
non
operativi
21.000
35.011
14
31
88,52%
74,59%
11,48%
n.
Armadi
attivati
n. Carichi
effettuati
122
ASL2 Olbia
62
7.427
2.679
10
33
83,87%
46,77%
16,13%
ASL3 Nuoro
122
14.024
9.688
18
63
85,25%
48,36%
14,75%
ASL4 Lanusei
19
2.201
3.410
2
11
89,47%
42,11%
10,53%
ASL5 Oristano
98
7.557
1.105
38
80
61,22%
18,37%
38,78%
ASL6 Sanluri
20
3.450
1
8
20
60,00%
0,00%
40,00%
ASL7 Carbonia
58
8.014
13.326
4
7
93,10%
87,93%
6,90%
117
17.804
13.056
12
80
89,74%
31,62%
10,26%
AO Brotzu
98
10.264
10.567
8
30
91,84%
69,39%
8,16%
AOU Sassari
58
1.947
349
52
57
10,34%
1,72%
89,66%
ASL8 Cagliari
AOU Cagliari
SARDEGNA
65
8.028
12.072
36
37
44,62%
43,08%
55,38%
839
101.716
101.264
202
449
75,92%
46,48%
24,08%
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT.
Nel mese di gennaio 2013 il numero di “armadietti” effettivamente utilizzato risultava essere molto basso
rispetto al numero di armadietti attivati. In media in Sardegna risultava essere assolutamente non operativo circa un
quarto del numero degli “armadietti” attivati nei Presidi Ospedalieri. Si tratta di armadietti che risultavano non avere
effettuato nemmeno un carico e/o uno scarico nel periodo di riferimento. La situazione appariva particolarmente critica
8
Il numero di armadi attivati risulta variabile nel periodo esaminato per motivi meramente organizzativi legati ad
accorpamenti o soppressioni di reparti all'interno delle Aziende, secondo quanto emerso dalle verifiche effettuate dalla
Regione. A titolo di esempio la Regione dichiara che per la ASL 1 di Sassari quando è stato effettuato l'avvio del
sistema i reparti Medicina Interna (suddiviso in Uomini-Donne) e il Servizio di Diabetologia risultavano ancora
agganciati ai vecchi Centri di Costo (ES010501, ES010502, ES010503) e successivamente il Servizio Programmazione
e Controllo ha reputato più corretto disattivare quei vecchi Centri e attivarne 3 nuovi, con nuove codifiche e descrizioni
(HSIN0202, HSIN0203, HSIN0204), sui quali sono stati riagganciati gli Armadietti. E’ stato disattivato anche il centro
ES010301 MEDICINA D'URGENZA SEZ.B, che è andato a confluire in ES010302 MEDICINA D'URGENZA, eliminando la
distinzione delle due Sezioni.
VIII
Sintesi
per l’Azienda Ospedaliera Universitaria di Sassari con 52 “armadietti” mai utilizzati su 58 impiantati, e per l’Azienda
Ospedaliera Universitaria di Cagliari.
La maggior parte degli “armadietti” operativi risultava essere utilizzata quasi esclusivamente per le operazioni di
carico dei prodotti distribuiti dalla Farmacia ai centri di costo, essendo molto più bassa l’incidenza degli “armadietti”
che effettuavano anche lo scarico dei prodotti utilizzati dal Reparto e somministrati ai pazienti. Oltre la metà dei
Reparti della Regione risultava non utilizzare il sistema in fase di scarico. La situazione appariva particolarmente critica
per la ASL n. 6 di Sanluri, per l’Azienda Ospedaliera Universitaria di Sassari e per la ASL n. 5 di Oristano. Apparivano
buone anche in relazione alle procedure di scarico, invece, le perfomance della ASL n. 1 di Sassari e della ASL n. 7 di
Carbonia, e dei Presidi Ospedalieri “Marino” e “Binaghi” della ASL n. 8 di Cagliari, ovvero le Aziende e i Presidi che
erano stati oggetto di precedenti indagini della Sezione e conseguenti verifiche di misure.9
Tabella n. 4 – Report SardegnaIT - Dicembre 2013
N ARMADI
ATTIVATI
N ARMADI
CHE NON
HANNO
EFFETTUATO
CARICHI
N ARMADI
CHE NON
HANNO
EFFETTUATO
SCARICHI
INCIDENZA
ARMADI
OPERATIVI
SOLO NEL
CARICO
INCIDENZA
ARMADI
EFFETTIVAMENTE
OPERATIVI NEL
CARICO E NELLO
SCARICO
INCIDENZA
ARMADI
NON
OPERATIVI
122
9
13
92,62%
89,34%
7,38%
ASL2 Olbia
71
6
19
91,55%
73,24%
8,45%
ASL3 Nuoro
129
16
23
87,60%
82,17%
12,40%
ASL4 Lanusei
28
5
5
82,14%
82,14%
17,86%
ASL5 Oristano
91
16
22
82,42%
75,82%
17,58%
ASL6 Sanluri
22
1
8
95,45%
63,64%
4,55%
ASL7 Carbonia
59
3
3
94,92%
94,92%
5,08%
ASL8 Cagliari
127
13
32
89,76%
74,80%
10,24%
AO Brotzu
102
12
15
88,24%
85,29%
11,76%
AOU Sassari
66
13
25
80,30%
62,12%
19,70%
AOU Cagliari
72
7
16
90,28%
77,78%
9,72%
889
101
181
88,64%
79,64%
11,36%
ASL1 Sassari
SARDEGNA
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT
La situazione appare in complessivo miglioramento nel mese di dicembre 2013. Diminuisce il numero e
l’incidenza degli “armadietti” assolutamente non utilizzati (da 24% a 11,4%) e si incrementa il numero degli applicativi
utilizzati non solo per il carico ma anche per lo scarico dei consumi effettivi dei Reparti (da 46,5% a 79,6%). Resta
critica la situazione dell’Azienda Ospedaliera Universitaria di Sassari e (in misura minore) delle ASL di Oristano e
Lanusei.
Il grado complessivo di utilizzazione degli applicativi in fase di scarico dei prodotti consumati risulta di
quasi l’80%.
Occorre considerare, tuttavia, che in molti casi il numero delle operazioni di scarico è limitato quindi ancora
insufficiente rispetto alla riconosciuta necessità di monitorare e controllare i flussi dei consumi effettivi
dei Reparti.
Alcune Aziende (ASL n. 4 di Lanusei, ASL n. 8 di Cagliari, AO Brotzu) sembrano presentare un peggioramento
nell’effettuazione degli scarichi.
9
Cfr le Relazioni approvate con Deliberazioni n. 13, 14, 15 e 16 del 2012 e Deliberazioni n. 41, 42, 45 e 46 del 2013.
IX
Sintesi
Come emerge dall’esame dei grafici che seguono, l’incidenza degli “armadietti” mai utilizzati né nel carico né nello
scarico si riduce sensibilmente in quasi tutte le Aziende.
Alla data del 31 dicembre 2013 negli oltre 530 reparti ospedalieri dei 28 Presidi delle 11 Aziende della Sardegna
risultano istallati 889 applicativi SISaR “armadietto di reparto” (a gennaio 2013 risultavano essere 839). Alla
medesima data risultano ancora non operativi, ossia non aver effettuato nemmeno una operazione di carico o scarico,
l’11% circa degli “armadietti” istallati, a fronte di una percentuale di inoperatività del 24% a gennaio 2013. L’incidenza
degli “armadietti” operativi non solo nel carico ma anche nello scarico passa dal 46,5% di gennaio 2013 al 79,6% di
dicembre 2013.
INCIDENZA ARMADIETTI NON OPERATIVI
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT
Si incrementa, invece, in tutte le Aziende l’incidenza del numero degli “armadietti” effettivamente operativi sia in
fase di carico (dalla Farmacia ai Reparti) che in fase di scarico (consumi del Reparto/Struttura).
INCIDENZA ARMADIETTI EFFETTIVAMENTE OPERATIVI NEL CARICO E NELLO SCARICO
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT
X
Sintesi
Tabella n. 5 – Report SardegnaIT
Periodo Gennaio/Dicembre 2013
N ARMADI
ATTIVATI
ARMADI CHE
NON HANNO
EFFETTUATO
CARICHI
ARMADI CHE
NON HANNO
EFFETTUATO
SCARICHI
INCIDENZA
ARMADI
OPERATIVI
SOLO NEL
CARICO
INCIDENZA
ARMADI
EFFETTIVAMENTE
OPERATIVI NEL
CARICO E NELLO
SCARICO
INCIDENZA
ARMADI NON
OPERATIVI
126
4
6
96,83%
95,24%
3,17%
ASL2 Olbia
71
5
13
92,96%
81,69%
7,04%
ASL3 Nuoro
129
4
16
96,90%
87,60%
3,10%
ASL4 Lanusei
28
-
1
100,00%
96,43%
0,00%
ASL5 Oristano
91
2
10
97,80%
89,01%
2,20%
ASL6 Sanluri
22
1
1
95,45%
95,45%
4,55%
ASL1 Sassari
ASL7 Carbonia
59
-
-
100,00%
100,00%
0,00%
ASL8 Cagliari
127
9
21
92,91%
83,46%
7,09%
AO Brotzu
102
3
6
97,06%
94,12%
2,94%
AOU Sassari
66
6
21
90,91%
68,18%
9,09%
AOU Cagliari
72
3
12
95,83%
83,33%
4,17%
88,02%
4,14%
SARDEGNAIT
893
37
107
95,86%
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT
Dall’esame del prospetto riepilogativo del grado di utilizzazione degli “Armadietti di Reparto” in tutto il 2013
emerge una incidenza complessiva di Armadietti assolutamente non operativi (ovvero mai utilizzati nell’intero anno)
pari al 4,14%; la percentuale di “armadietti” operativi nel carico è pari al 95,9%; la percentuale di “armadietti”
operativi nel carico che abbiano effettuato anche almeno uno scarico è pari all’88% circa. Nel corso dell’esercizio 2013
sono stati complessivamente effettuati 1.299.831 carichi (per una quantità di 399.445.451 beni) e 1.532.276 scarichi
(per una quantità di 395.996.106 beni).
•
SardegnaIT ha, inoltre, provveduto a calcolare una serie di indicatori rappresentativi di come e quanto la
funzionalità in oggetto sia stata utilizzata dai reparti nel 2013.
SardegnaIT dichiara che “l’analisi, svolta in collaborazione con le Aziende Sanitarie, ha evidenziato alcuni servizi
ospedalieri in cui l’armadio di reparto non è stato attivato, con conseguente perdita di tracciabilità dei consumi. Sono
state poste in essere azioni correttive anche in questo senso. In alcuni casi (es. ASL 5) si è provveduto, di concerto
con il Controllo di Gestione, Bilancio, Servizio delle professioni Sanitarie e Direzione Sanitaria, alla chiusura di alcuni
armadietti di reparto ridondanti.”
CONSIDERAZIONI FINALI
•
Dall’istruttoria effettuata nei confronti della Regione, della Società SardegnaIT e delle Aziende del SSR emerge che
si sta progressivamente passando da una situazione di carenza di adeguate misure di custodia dei beni sanitari nelle
Strutture/Reparti alla previsione di strumenti di sorveglianza e controllo; da una situazione di assoluta carenza di
conoscenza in merito ai consumi dei Reparti (e in alcuni casi addirittura di incompleta conoscenza con riguardo al
distribuito dalla Farmacia ai Reparti), di mancata registrazione delle giacenze (a inizio e fine esercizio) e di omessa
tenuta di inventari, nella quale si partiva dal presupposto che tutti i beni distribuiti dalla Farmacia ai Reparti fossero
consumati, ad una situazione nella quale è possibile conoscere – sia pure con approssimazioni, imprecisioni e ritardi
temporali più o meno significativi (soprattutto nel caso di scarichi c.d. “massivi”) – non solo i dati del distribuito dalla
Farmacia ai Reparti, ma anche i consumi dei Reparti, le giacenze, gli scaduti, i resi.
XI
Sintesi
•
Si è passati, inoltre, da una situazione nella quale i Direttori dei Reparti ospedalieri dichiaravano che i compiti e le
responsabilità
connesse
all’acquisizione,
conservazione,
custodia
e
distribuzione/somministrazione
dei
beni
farmaceutici erano attribuite a tutti gli operatori (ovvero a nessuno), all’adozione di indirizzi e/o atti (in molti casi
specifici Regolamenti aziendali) che individuano compiti e responsabilità del Coordinatore infermieristico, del Direttore
della Struttura, e del Farmacista ospedaliero. In merito la Sezione sottolinea che la puntuale configurazione dei ruoli,
dei compiti e delle responsabilità di tutti gli operatori coinvolti nel processo di distribuzione dei prodotti farmaceutici
consentirà finalmente sul piano fattuale che il Responsabile della Farmacia sia in grado di conoscere e documentare
non solo le movimentazioni dei beni dalla Farmacia ai Reparti, ma anche i percorsi interni ai Reparti fino
all’utilizzo/somministrazione ai pazienti, indirizzando altresì la gestione verso canoni di correttezza, trasparenza e
regolarità amministrativo-contabile (si veda in merito il parere adottato dalla Sezione con deliberazione n. 5/2014/PAR
in Allegato).
•
Si prende atto, inoltre, del fatto che a seguito delle raccomandazioni di questa Sezione è stata svolta da parte del
Team Operativo di SardegnaIT una puntuale attività di informazione/formazione a vantaggio degli operatori all’interno
delle Strutture ospedaliere di tutte le Aziende del SSR.
•
E’ possibile, pertanto, riscontrare un apprezzabile livello di adeguamento da parte della Regione e degli Enti del
SSR alle raccomandazioni formulate dalla Sezione della Corte dei conti con la Relazione allegata alla Deliberazione n.
25 del 2012, pur dovendosi tener conto del differente livello di utilizzazione delle procedure nelle varie Strutture dei
Presidi e delle Aziende del SSR.
La circostanza che lo “scarico a paziente” sia attualmente limitato ad alcuni Reparti di alcune Aziende e che, in
molte Strutture sia effettuato solo lo “scarico massivo” – spesso con significativi ritardi – è indicativa di un inevitabile
processo di graduale e progressivo adeguamento delle procedure, che dovrà essere proseguito e via via migliorato
anche attraverso un maggiore coinvolgimento degli operatori “resistenti al cambiamento”. Indispensabile a tal fine
appare il superamento delle difficoltà e criticità riscontrate dagli operatori nell’utilizzo in concreto del modulo
“armadietto di Reparto” sul SISaR e l’implementazione all’interno di detto modulo di tutti i necessari correttivi e
miglioramenti tecnologici a cura dell’Azienda fornitrice del Sistema, della Società in house SardegnaIT e
dell’Amministrazione Regionale.
•
In merito, va osservato che il pieno ingresso generalizzato a regime di tali misure organizzative contribuirà a
facilitare la realizzazione delle politiche di controllo e contenimento dei costi, perseguite dall’Amministrazione regionale
e dettate alle Aziende. Infatti, sono evidenti i vantaggi che possono essere assicurati per effetto dell’utilizzo dell’
“armadietto di Reparto” nei Reparti/Unità Operative, nella direzione di disporre di adeguate informazioni sui flussi di
distribuzione e consumo che consentano non solo di monitorare l’evoluzione dei consumi nel tempo ma anche di
effettuare le necessarie e opportune comparazioni (tra Reparti nel Presidio, tra Presidi nell’Azienda, e tra Aziende nella
Regione).
Per contenere e ridurre i costi dei beni sanitari è, infatti, fondamentale conoscere con la massima precisione
possibile i consumi effettivi, poter distinguere tra distribuito e consumato, monitorare le giacenze, controllare il volume
degli scaduti, in altre parole raggiungere un significativo grado di certezza in merito al fatto che tutto ciò che si
acquista è somministrato ai pazienti, è utilizzato per i pazienti e non dimenticato in qualche magazzino fino ad
inevitabile scadenza, gettato tra i rifiuti speciali o sottratto per utilità personali. E’ certamente importante che si
pervenga ad una riduzione dei costi, ma è fondamentale innanzitutto essere certi che tutto ciò che si spende vada a
beneficio dei pazienti.
XII
Sintesi
Dall’esito delle odierne verifiche sembrerebbe che – finalmente – sia stia cominciando ad andare in una direzione
più adeguata alle esigenze di conoscenza, monitoraggio e controllo dei flussi di spesa da tempo segnalate da questa
Sezione.
In sede di disamina delle relazione sui bilanci d’esercizio di ciascuna Azienda, potranno essere ulteriormente svolte
le opportune verifiche.
XIII
Valutazioni conclusive
VALUTAZIONI CONCLUSIVE
•
La Sezione del controllo, negli ultimi esercizi finanziari, ha condotto numerose indagini nel
comparto della sanità regionale. Ciò in considerazione della rilevanza della spesa occorrente
per lo svolgimento delle politiche socio-sanitarie, della sua significativa incidenza nel bilancio
regionale e della conseguente necessità di monitoraggio del suo andamento per favorirne la
progressiva razionalizzazione e il contenimento/riduzione.
Tra le voci di spesa da monitorare assume particolare rilievo quella per i beni farmacosanitari, già oggetto di distinte indagini della Corte dei conti presso alcuni Presidi ospedalieri10
e di separata indagine con rilevazioni di carattere generale estesa a tutte le Aziende
sanitarie11.
•
Nel corso della presente indagine si sono svolte rilevazioni di dettaglio in tutti i Presidi
ospedalieri
di
ciascuna
Azienda,
limitatamente
al
processo
gestionale
che
riguarda
l’inventariazione, la distribuzione e il consumo dei beni farmaceutici e alle caratteristiche del
quadro organizzativo deputato alla gestione in argomento.
L’analisi dei due profili, infatti, è preliminare a qualsivoglia iniziativa di monitoraggio della
spesa che sia finalizzata alla sua possibile riduzione.
•
Ciò premesso, va evidenziato che, all’istruttoria della Corte dei conti hanno positivamente
prestato collaborazione la Regione (il competente Assessorato alla Sanità), i Direttori generali
delle Aziende, i Direttori dei Presidi ospedalieri in sede di accessi istruttori, i rappresentanti
della Società SardegnaIT, aderendo puntualmente alle indicazioni istruttorie dell’Ufficio di
controllo.
In tali condizioni le risultanze istruttorie hanno potuto beneficiare di riscontri incrociati,
analizzati nel loro andamento temporale per due esercizi (2012-2013).
•
In primo luogo, quindi, la Sezione ritiene di formulare considerazioni positive per quel che
attiene all’attività di indirizzo e coordinamento svolta dalla Regione, nei riguardi sia
dell’aggiudicatario, che della Società SardegnaIT e delle Aziende.
L’Assessorato alla sanità ha effettivamente condotto le iniziative necessarie per governare
la complessità della materia in esame, avendo provveduto a mettere in atto anche azioni di
definizione e standardizzazione per l’installazione delle necessarie procedure informatizzate.
10
Cfr. Relazioni allegate alle Deliberazioni n. 13/2012, 14/2012, 15/2012, 16/2012 e – in sede di verifica delle misure
conseguenziali adottate – n. 41/2013, n. 42/2013, n. 45/2013 e n. 46/2013.
11
Cfr. Relazione allegata alla Deliberazione n. 25/2012.
1
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Valutazioni conclusive
A tal fine l’Assessorato ha accelerato, portandole ad esecuzione, alcune delle prestazioni
contrattualmente previste dal contratto “SISaR” di cui era stato a lungo rinviato l’avvio,
secondo quanto rilevato e sollecitato dalla Corte dei conti con deliberazione n. 25/2012.
L’applicativo “Armadietto di reparto” del Sistema AMC (Amministrazione e Controllo) del
progetto “SISaR” è stato progressivamente installato e reso operativo nei Reparti delle varie
Aziende. Sono stati, in conseguenza, concertati gli obblighi per i contraenti e per la stazione
appaltante, seguendone correttamente il percorso fino alle verifiche presso gli utenti finali (le
Aziende).
L’Assessorato ha, quindi, dato corso a difficoltosi processi di allineamento procedurale e
organizzativo, anche attraverso l’istituzione di un apposito tavolo tecnico interaziendale.
Gli obblighi di esecuzione contrattuale in concreto conferiti ed espletati hanno riguardato
non solo l’installazione e l’implementazione dell’applicativo informatico ”Armadietto di reparto”
ma l’assistenza tecnico-formativa al personale presso i Presidi ospedalieri (sia nelle Farmacie
ospedaliere, sia nei singoli reparti) secondo le esigenze chiaramente avanzate da questi ultimi.
Tali esecuzioni/prestazioni contrattuali sono state accompagnate da strumenti “reportistici”,
indispensabili sia ai fini del controllo dell’avanzamento del contratto “SISaR”, sia, per quel che
qui interessa, ad incardinare i monitoraggi delle distribuzioni e dei consumi dei beni
farmaceutici nelle diverse strutture. Si deve rammentare, a tale riguardo, che in precedenza si
è sempre solamente disposto di conoscenze che riguardavano i beni meramente distribuiti alle
diverse
strutture,
senza
evidenziazione
amministrativo-contabile
ulteriore
dei
consumi
effettuati, delle giacenze ecc… presso le singole strutture operative.
Pertanto, a fronte di criticità che sopravvivono e che sono state analiticamente definite in
chiusura dell’indagine sia dalle Aziende, (v. parte I, cap. II, paragrafo 1, pag. 11 e segg. ), sia
dal personale di SardegnaIT (v. parte I, cap. II, paragrafo 4, pag. 19) la Sezione deve
constatare il positivo avvio delle procedure informatiche in questione e la loro diffusione
capillare presso tutte le strutture ospedaliere.
In disparte andrebbe svolta l’analisi delle restanti strutture aziendali, come quelle
territoriali, ecc…, in ordine alle quali la Regione dovrà attivarsi tempestivamente.
•
L’Assessorato ha contestualmente adottato azioni di messa a regime del sistema
informativo “SISaR” – SIDI relativo alla gestione dei flussi informativi della Sanità regionale.
Va, infatti, ribadito che la illustrata organizzazione di dotazioni informative è, nel contempo,
strumentale ad assolvere ai cosiddetti “debiti informativi”, imposti dalla normativa statale alle
Regioni a tutela del coordinamento della finanza pubblica, nella quale la spesa per la sanità
riveste posizione cruciale. Tali obblighi, perciò, potranno più agevolmente rispettarsi da parte
della Regione con buon grado di affidabilità informativa (secondo quanto già validato dalle
procedure di controllo del competente Ministero).
2
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Valutazioni conclusive
Dall’esame dei prospetti riepilogativi della spesa farmaceutica ospedaliera trasmessi dalla
Regione emerge che dal 2011 al 2013 la spesa farmaceutica ospedaliera complessiva della
Regione si è ridotta in media del 16,3%. La riduzione maggiormente significativa (-15,66%
rispetto al 2011) si è registrata nel 2012 (v. parte I, cap. II, paragrafo 3, pag. 16).
•
Passando ai dati di riscontro all’interno delle Aziende, stando alle risultanze, va considerato
che tutte le Aziende dichiarano di aver attivato le indispensabili misure di custodia e vigilanza
dei beni farmaco-sanitari all’interno delle diverse strutture, alle quali gli stessi beni vengono
affidati/erogati per la loro somministrazione/utilizzazione finale. Sul punto però si vedano le
criticità segnalate da SardegnaIT, (v. parte I, cap. II, par. 4, pag. 19).
Anche su queste discrasie la Regione sarà tenuta ad indicare gli opportuni correttivi.
In ogni caso, risulterà ora agevole aver contezza di eventuali fenomeni distorsivi
dell’utilizzo
reale
dei
beni,
disponendo
della
tracciabilità
della
distribuzione
e
delle
somministrazioni in ciascun reparto. Dette esigenze di tutela dei beni e del loro corretto utilizzo
accrescono, quindi, l’importanza delle procedure di tracciabilità e monitoraggio, evitando il
rischio di ulteriori episodi di smarrimenti e sottrazioni.
•
Inoltre, dall’adeguato assetto logistico dipende anche la conseguente responsabilizzazione
delle figure professionali incaricate della tutela dei beni farmaceutici.
A tale proposito la Sezione non ha mancato di evidenziare e raccomandare alla Regione e
alle Aziende la necessità di adottare un adeguato impianto regolamentare che definisca,
formalizzandoli con i conseguenti provvedimenti, gli incarichi di servizio in capo alle diverse
figure professionali (v. Sez. Controllo Sardegna, parere n. 5/2014, in Allegato alla presente
relazione).
In tale direzione, infatti, si ravvisa ancora scarsa omogeneità da parte dei soggetti del SSR.
Dalle dichiarazioni rese dalle Aziende si riscontra un quadro variegato, avendo alcune di
esse adottato specifici regolamenti, altre essendosi allo stato limitate a note circolari, a riunioni
di servizio o ad assegnare informalmente i compiti.
•
Allo stato dei riscontri disponibili per la Corte dei conti, dall’illustrato quadro ne deve
conseguire anche una maggiore trasparenza e significatività che le scritture aziendali
riepilogative dovrebbero garantire alle diverse voci di costo interessate.
In sede di disamina delle relazione sui bilanci d’esercizio di ciascuna Azienda, potranno
essere ulteriormente svolte le opportune verifiche.
3
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Valutazioni conclusive
•
Venendo, infine, alle rilevazioni sugli armadietti di reparto a seguito dei controlli effettuati,
si può disporre di un quadro conoscitivo sufficientemente esaustivo (v. tabelle e grafici
predisposti dalla Sezione di controllo, parte I, cap. II, paragrafi 3 e 5).
Alla data del 31 dicembre 2013 negli oltre 530 reparti ospedalieri dei 28 Presidi delle 11
Aziende della Sardegna risultano istallati 889 applicativi SISaR “armadietto di reparto” (a
gennaio 2013 risultavano essere 839).
Alla medesima data risultano ancora non operativi, ossia non aver effettuato nemmeno una
operazione di carico o scarico, l’11% circa degli “armadietti” istallati, a fronte di una
percentuale di inoperatività del 24% a gennaio 2013. L’incidenza degli “armadietti” operativi
non solo nel carico ma anche nello scarico passa dal 46,5% di gennaio 2013 al 79,6% di
dicembre 2013.
L’incidenza degli “armadietti” mai utilizzati né nel carico né nello scarico si riduce
sensibilmente in quasi tutte le Aziende.
Si incrementa, invece, in tutte le Aziende, l’incidenza del numero degli “armadietti”
effettivamente operativi sia in fase di carico (dalla Farmacia ai Reparti) che in fase di scarico
(consumi del Reparto/Struttura).
INCIDENZA ARMADIETTI EFFETTIVAMENTE OPERATIVI NEL CARICO E NELLO SCARICO
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT
Prendendo in considerazione l’intero esercizio 2013, la percentuale di “armadietti” operativi
nel carico è pari al 95,9%; la percentuale di “armadietti” operativi nel carico che abbiano
effettuato anche almeno uno scarico è pari all’88% circa. Nel corso dell’esercizio 2013 sono
4
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Valutazioni conclusive
stati complessivamente effettuati 1.299.831 carichi (per una quantità di 399.445.451 beni) e
1.532.276 scarichi (per una quantità di 395.996.106 beni).
Separata analisi può essere svolta anche con riguardo alla tipologia e alle quantità delle
operazioni effettuate, in forza della creazione di appositi indici di utilizzo e della presentazione
tabellare riepilogativa che assicura un soddisfacente grado di dettaglio (v. i grafici predisposti
da SardegnaIT, parte I, cap. II, paragrafo 5 pag. 25).
Dall’esame dei prospetti riepilogativi della spesa farmaceutica ospedaliera (Flusso H – CMO)
trasmessi dalla Regione emerge, come si è detto, che dal 2011 al 2013 la spesa farmaceutica
ospedaliera complessiva della Regione si è ridotta in media del 16,3%, passando da 87,471
milioni di euro nel 2011 a 73,230 milioni di euro nel 2013 (v. le tabelle parte I, cap. II,
paragrafo 3, pag. 18).
Per la quantificazione delle giacenze si fa rinvio, invece, alle analisi di dettaglio delle singole
Aziende contenute nella parte seconda della presente relazione.
Trattasi complessivamente di un significativo bagaglio conoscitivo ora a disposizione di tutti
gli operatori del sistema e che dovrà essere utilizzato a fini di miglioramento progressivo, fino
all’eliminazione delle criticità evidenziate.
•
Nel corso dell’Adunanza pubblica del 20 marzo 2014 il Direttore generale dell’Assessorato
della Sanità e i Direttori generali delle Aziende del SSR hanno evidenziato il ruolo svolto dalla
Corte dei conti nel processo di miglioramento del controllo della spesa farmaceutica
ospedaliera e confermato che i risultati ottenuti non sono uniformi in tutti i Presidi e
necessitano di ulteriore impegno da parte di tutti gli operatori.
•
Dall’istruttoria effettuata nei confronti della Regione, della Società SardegnaIT e delle
Aziende del SSR emerge che si sta progressivamente passando da una situazione di carenza di
adeguate misure di custodia dei beni sanitari nelle Strutture/Reparti alla previsione di
strumenti di sorveglianza e controllo; da una situazione di assoluta carenza di conoscenza in
merito ai consumi dei Reparti (e in alcuni casi addirittura di incompleta conoscenza con
riguardo al distribuito dalla Farmacia ai Reparti), di mancata registrazione delle giacenze (a
inizio e fine esercizio) e di omessa tenuta di inventari, nella quale si partiva dal presupposto
che tutti i beni distribuiti dalla Farmacia ai Reparti fossero consumati, ad una situazione nella
quale è possibile conoscere – sia pure con approssimazioni, imprecisioni e ritardi temporali più
o meno significativi (soprattutto nel caso di scarichi c.d. “massivi”) – non solo i dati del
distribuito dalla Farmacia ai Reparti, ma anche i consumi dei Reparti, le giacenze, gli scaduti, i
resi.
5
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Valutazioni conclusive
•
Si è passati, inoltre, da una situazione nella quale i Direttori dei Reparti ospedalieri
dichiaravano che i compiti e le responsabilità connesse all’acquisizione, conservazione, custodia
e distribuzione/somministrazione dei beni farmaceutici erano attribuite a tutti gli operatori
(ovvero a nessuno), all’adozione di indirizzi e/o atti (in molti casi specifici Regolamenti
aziendali) che individuano compiti e responsabilità del Coordinatore infermieristico, del
Direttore della Struttura, e del Farmacista ospedaliero. In merito la Sezione sottolinea che la
puntuale configurazione dei ruoli, dei compiti e delle responsabilità di tutti gli operatori
coinvolti nel processo di distribuzione dei prodotti farmaceutici consentirà finalmente sul piano
fattuale che il Responsabile della Farmacia sia in grado di conoscere e documentare non solo le
movimentazioni dei beni dalla Farmacia ai Reparti, ma anche i percorsi interni ai Reparti fino
all’utilizzo/somministrazione ai pazienti, indirizzando altresì la gestione verso canoni di
correttezza, trasparenza e regolarità amministrativo-contabile (si veda in merito il parere
adottato dalla Sezione con deliberazione n. 5/2014/PAR).
•
Si prende atto, inoltre, del fatto che a seguito delle raccomandazioni di questa Sezione è
stata
svolta
da
parte
del
Team
Operativo
di
SardegnaIT
una
puntuale
attività
di
informazione/formazione a vantaggio degli operatori all’interno delle Strutture ospedaliere di
tutte le Aziende del SSR.
•
E’ possibile, pertanto, riscontrare un apprezzabile livello di adeguamento da parte della
Regione e degli Enti del SSR alle raccomandazioni formulate dalla Sezione della Corte dei conti
con la Relazione allegata alla Deliberazione n. 25 del 2012, pur dovendosi tener conto del
differente livello di utilizzazione delle procedure nelle varie Strutture dei Presidi e delle Aziende
del SSR.
La circostanza che lo “scarico a paziente” sia attualmente limitato ad alcuni Reparti di
alcune Aziende e che, in molte Strutture sia effettuato solo lo “scarico massivo” – spesso con
significativi ritardi – è indicativa di un inevitabile processo di graduale e progressivo
adeguamento delle procedure, che dovrà essere proseguito e via via migliorato anche
attraverso
un
maggiore
coinvolgimento
degli
operatori
“resistenti
al
cambiamento”.
Indispensabile a tal fine appare il superamento delle difficoltà e criticità riscontrate dagli
operatori
nell’utilizzo
in
concreto
del
modulo
“armadietto
di
Reparto”
sul
SISaR
e
l’implementazione all’interno di detto modulo di tutti i necessari correttivi e miglioramenti
tecnologici a cura dell’Azienda fornitrice del Sistema, della Società in house SardegnaIT e
dell’Amministrazione Regionale.
•
In merito, va osservato che il pieno ingresso generalizzato a regime di tali misure
organizzative contribuirà a facilitare la realizzazione delle politiche di controllo e contenimento
6
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Valutazioni conclusive
dei costi, perseguite dall’Amministrazione regionale e dettate alle Aziende. Infatti, sono
evidenti i vantaggi che possono essere assicurati per effetto dell’utilizzo dell’ “armadietto di
Reparto” nei Reparti/Unità Operative, nella direzione di disporre di adeguate informazioni sui
flussi di distribuzione e consumo che consentano non solo di monitorare l’evoluzione dei
consumi nel tempo ma anche di effettuare le necessarie e opportune comparazioni (tra Reparti
nel Presidio, tra Presidi nell’Azienda, e tra Aziende nella Regione).
Per contenere e ridurre i costi dei beni sanitari è, infatti, fondamentale conoscere con la
massima precisione possibile i consumi effettivi, poter distinguere tra distribuito e consumato,
monitorare le giacenze, controllare il volume degli scaduti, in altre parole raggiungere un
significativo grado di certezza in merito al fatto che tutto ciò che si acquista è somministrato ai
pazienti, è utilizzato per i pazienti e non dimenticato in qualche magazzino fino ad inevitabile
scadenza, gettato tra i rifiuti speciali o sottratto per utilità personali. E’ certamente importante
che si pervenga ad una riduzione dei costi, ma è fondamentale innanzitutto essere certi che
tutto ciò che si spende vada a beneficio dei pazienti.
Dall’esito delle odierne verifiche sembrerebbe che – finalmente – sia stia cominciando ad
andare in una direzione più adeguata alle esigenze di conoscenza, monitoraggio e controllo dei
flussi di spesa da tempo segnalate da questa Sezione.
In sede di disamina delle relazione sui bilanci d’esercizio di ciascuna Azienda, potranno
essere ulteriormente svolte le opportune verifiche.
7
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo I
PARTE I
CAPITOLO I
1. Oggetto dell’indagine e finalità.
La presente indagine segue le precedenti12 varate dalla Sezione nel corso del 2011/2012, le
quali avevano evidenziato disfunzioni e criticità nelle procedure in essere relativamente alle
fasi di inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nelle
diverse Strutture (semplici e complesse) dei Presidi Ospedalieri delle Aziende, con conseguenti
effetti anche sul piano delle scritture contabili riepilogative.
In conseguenza degli esiti gestionali e delle conclusioni varate (assunte in contraddittorio
con la Regione e le Aziende), la Sezione ha ravvisato l’utilità di proseguire nelle verifiche con
riguardo alle condizioni operative all’interno dei Presidi ospedalieri di seguito esposte:
1) la reale presenza di inventari e registri di carico e scarico;
2) la effettiva tracciabilità dei prodotti richiesti e distribuiti dalle farmacie;
3) la reale tracciabilità dei consumi dei reparti;
4) la valorizzazione contabile dei beni consumati e l’inventariazione delle giacenze;
5) il regime operativo adottato per lo smaltimento e la valorizzazione contabile degli scaduti;
6) Il grado di confrontabilità dei costi dei consumi attualmente rilevabili rispetto a quelli degli
esercizi precedenti in assenza delle procedure informatizzate di rilevazione (per verificare,
tra l’altro, se vi siano risparmi di spesa per effetto della tracciabilità) ecc…
Fasi istruttorie. L’istruttoria ha interessato tutte le aziende del SSR, alle quali è stato
domandato13 di relazionare sui seguenti ambiti organizzativo-gestionali:
-
se siano stati chiaramente attribuiti i compiti di servizio (e le connesse responsabilità) a tutti
gli operatori coinvolti a vario titolo nelle procedure oggetto dell’indagine;
-
se siano state predisposte adeguate misure di custodia di tutti i beni farmaceutici pubblici
all’interno dei magazzini di Reparto;
-
se, in conseguenza dei rimedi approntati, l’Azienda o il Presidio sia in grado di pervenire ad
una ricostruzione attendibile dei flussi dei consumi effettivi del Reparto con riferimento a
12
V. Indagine gestione farmaci delibere nn. 13/2012; 14/2012; 15/2012; 16/2012- Indagine misure consequenziali
nn. 41/2013; 42/2013; 45/2012; 46/2013 e Indagine SISaR n. 25/2012.
13
V. note trasmesse a tutte le Aziende in data 15 febbraio 2013. Prot. 1440 del 15/02/2013 ASL 1 di Sassari; prot. n.
1441 del 15/02/2013 ASL 2 di Olbia; prot. n. 1442 del 15/02/2013 ASL 3 di Nuoro; prot. n. 1443 del 15/02/2013 ASL
4 di Lanusei; prot. n. 1444 del 15/02/2013 ASL 5 di Oristano; prot. n. 1445 del 15/02/2013 ASL 6 di Sanluri; prot. n.
1446 del 15/02/2013 ASL 7 di Carbonia; prot. n. 1448 del 15/02/2013 ASL 8 di Cagliari; prot. n. 1447 del 15/02/2013
AOU di Cagliari; prot. n. 1450 del 15/02/2013 AOU di Sassari; prot. n. 1449 del 15/02/2013 AO Brotzu di Cagliari.
9
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo I
tutti i beni sanitari (ovvero se si stia effettuando un monitoraggio quantitativo-finanziario
dei consumi e quali siano gli esiti di detto monitoraggio a seguito delle trasformazioni
organizzative apportate);
-
se siano state implementate procedure che agevolino una più oculata programmazione dei
consumi futuri;
-
se sia effettuata la corretta e sistematica quantificazione delle “rimanenze” a fine esercizio;
-
se sia effettuata la rilevazione degli “scaduti” all’interno dei Reparti e la contabilizzazione
degli stessi;
-
se sia utilizzata e in quali Strutture la procedura “armadio farmaceutico virtuale” prevista
dal sistema SISaR.
Accessi. Successivamente si sono disposti accessi presso alcuni Presidi Ospedalieri nel corso
dei quali si è potuto verificare in concreto quali e quanti reparti siano stati dotati delle nuove
procedure di monitoraggio dei flussi di distribuzione e consumo, attraverso l’impianto degli
“armadi informatici virtuali”, nonché l’effettiva adozione dei regolamenti, recanti la puntuale
esposizione dei diversi compiti e responsabilità in capo alle figure professionali coinvolte nella
custodia dei beni farmaco-sanitari, e la conoscenza degli stessi da parte di tutti gli operatori.
All’interno di alcuni reparti sono state, inoltre, effettuate le simulazioni delle procedure
informatiche ormai operative al fine di verificare l’effettiva possibilità per gli operatori del
reparto di avere contezza delle giacenze iniziali, del distribuito da parte della Farmacia, dei
consumi del reparto, di eventuali prodotti in scadenza o scaduti restituiti alla Farmacia, e delle
giacenze finali.
Gli accessi si sono svolti presso Presidi Ospedalieri dell’ASL di Nuoro e dell’ASL di Olbia14 e i
verbali delle operazioni sono riferiti nei rispettivi capitoli (Parte II, cap. II e III).
XXXXXXX
All’Assessorato della Sanità regionale è stato richiesto di illustrare quali siano state le
iniziative di indirizzo, coordinamento e controllo poste in essere e gli effetti conseguiti e
riscontrati presso le Aziende.
E’ stato anche domandato il grado di attendibilità e completezza dei flussi della spesa
farmaceutica trasmessi al Ministero della salute in assolvimento del debito informativo
prescritto nella materia15.
14
Gli accessi si sono svolti rispettivamente, l’11 giugno 2013 presso il P.O. “San Francesco” di Nuoro e il 28 giugno
2013 presso il P.O. “Giovanni Paolo II” di Olbia.
15
V. D.M. 4 febbraio 2009 per i farmaci e D.M. 11 giugno 2010 per i dispositivi medici.
10
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo I
In corso d’istruttoria sono stati coinvolti i soggetti incaricati da SardegnaIT dell’assistenza
tecnica alle Aziende, riguardante l’installazione e il funzionamento degli “armadietti di reparto”,
nonché degli interventi formativi nei confronti del personale infermieristico.
XXXXXXX
L’Ufficio di controllo, al fine di acquisire in forma sintetica le suesposte informazioni e i
relativi dati analitici, ha predisposto apposito questionario rivolto al Responsabile del Presidio
ospedaliero e al Direttore generale di ciascuna Azienda.
Successivamente, l’ufficio dei Magistrati relatori, preso atto dei documenti acquisiti e della
relazione del Direttore generale di ciascuna Azienda, ha ritenuto di procedere ad ulteriori
acquisizioni integrative onde apprezzare l’effettività di monitoraggio a cui le medesime Aziende
sono pervenute in forza della tracciabilità dei flussi. Pertanto l’Ufficio istruttore, al fine di
procedere ad un raffronto della spesa sostenuta nel 2011 e nel 2012, in relazione ad alcuni
Reparti/UU.OO di ciascun Presidio ospedaliero (almeno tre reparti), ove possibile distinta per
farmaci e altri beni sanitari (cioè farmaci, dispositivi medici, presidi, ecc….), ha elaborato dei
prospetti riepilogativi della spesa dai quali si rilevi il dato contabile riguardante i beni distribuiti
al Reparto stesso, quelli consumati e quelli in giacenza (consistenza iniziale e finale per
Reparto). Si invitava, inoltre, per i medesimi Reparti a voler esporre la rilevazione in
argomento anche per il primo trimestre 2013.
XXXXXX
Per ciascuna Azienda – all’interno del capitolo dedicato – si riferisce lo stato delle procedure
in essere prima dei controlli della Corte dei conti (già riferito nella cit. deliberazione n.
25/2012)
e
quelli,
invece,
successivamente
avviati
(per
effetto
delle
azioni
correttive/migliorative apportate in esito ai controlli stessi) oggetto della verifica riferita nella
presente relazione.
Valutazioni conclusive (deliberazione n. 25/2012).
•
Dal contraddittorio scritto e orale instaurato con l’Amministrazione Regionale, le Aziende del Servizio Sanitario
Regionale e la società “SardegnaIT” srl è emerso il pieno riconoscimento da parte di tutti gli operatori del sistema
delle criticità e delle inefficienze evidenziate dai Magistrati istruttori, nonché la condivisione della necessità di porre in
essere incisivi e tempestivi correttivi.
•
Nonostante alcune ambiguità nelle risposte, pare, in ogni caso, di poter affermare che nel biennio all’esame le
scritture aziendali (salve alcune eccezioni riferite nel capitolo dedicato, v. cap. II) non riflettono con carattere di
certezza i quantitativi di beni farmaco-sanitari costituenti le cosiddette “rimanenze” di Reparto (si deve presumere
altrettanto per gli esercizi precedenti) per l’assenza di adeguate procedure di rilevazione cartacea o informatizzata. Le
11
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo I
rimanenze vengono rilevate di norma dalle gestioni dei magazzini delle Farmacie ospedaliere, ove si dispone con
regolarità delle registrazioni contabili di carico e scarico dei materiali che transitano per le Farmacie.
•
La situazione riscontrata impone, quindi, di estendere l’analisi dai percorsi/procedure gestionali che si compiono
dalle Farmacie ospedaliere ai Reparti/strutture operative partendo dalla richiesta del farmaco (per l’acquisizione in
carico da parte del reparto e il conseguente scarico da parte della Farmacia), ai percorsi/procedure gestionali interne
ai reparti e alle strutture fino alla somministrazione al paziente (ovvero al consumo/utilizzo dei farmaci e degli altri
beni sanitari). Anche all’interno del Reparto, invero, la vicenda gestionale va trasferita sul piano finanziario,
qualificandola secondo i canoni giuridico-contabili di carico-scarico-rilevazione delle giacenze.
La tracciabilità di cui si avverte la necessità concilierebbe sia le finalità dell’appropriatezza prescrittiva (permettendo
la ricostruzione della vicenda terapeutica del singolo paziente) sia quella della tracciabilità dei consumi.
In tale direzione è già operativa pressoché in tutte le realtà ospedaliere la richiesta informatizzata dei farmaci in
prontuario (ovvero quelli autorizzati preventivamente e 115 ordinariamente disponibili). Tale flusso informativo
consente però di desumere solo il quantitativo di farmaci distribuito dalla Farmacia a ciascun reparto e il relativo
importo.
Si rileva, infatti, che le RMP (richieste di farmaci personalizzate) non sono ancora informatizzate, perdendosi la
possibilità di tracciarne il percorso terapeutico di riferimento oltreché il flusso finanziario. Ancora, come sopra
anticipato, non è stata prevista la tracciabilità dei flussi informativi concernenti gli altri beni sanitari di cospicua
valenza finanziaria, quali i presidi sanitari e dispositivi medico-diagnostici, la cui spesa è risultata in aumento in quasi
tutti gli Ospedali analizzati.
Al momento, conclusivamente, non si dispone di ulteriori flussi informativi che rilevino i consumi all’interno dei
reparti, limitandosi le rilevazioni in atto a registrare il volume dei farmaci distribuiti dalla Farmacia ai reparti.
•
Trasferendo ancora la problematica sul piano contabile, i soggetti del sistema – ai diversi livelli decisionali - non
hanno intravisto nelle funzioni esercitate all’interno delle strutture ospedaliere quelle proprie del dipendente cui
vengono affidati beni pubblici per l’espletamento dei compiti di servizio, sottraendoli in tal modo alle prescritte
esigenze di contabilizzazione. E’ mancata una normazione di dette procedure e sono oltretutto mancati controlli sul
loro puntuale rispetto.
•
In sintesi, anziché tener conto del prioritario utilizzo da farsi delle scorte di Reparto e dei consumi effettivi delle
Strutture Operative, la distribuzione annuale dei farmaci e dei prodotti sanitari è cresciuta esponenzialmente in tutti i
Presidi analizzati, vanificando il possibile risparmio sulla spesa.
•
Tra le procedure del progetto SISaR, appaltato dalla Regione per informatizzare la sanità regionale, non era stata
inizialmente ricompresa quella per la rilevazione dei flussi finanziari relativi ai consumi ospedalieri.
•
Solo in un successivo momento è stata attivata la procedura CMO che, come si è detto, si limita a registrare i
flussi dei soli farmaci distribuiti dalle Farmacie ospedaliere alle strutture.
Nulla però si dispone con riguardo ai restanti prodotti sanitari (presidi sanitari e dispositivi diagnostici), come sopra
descritti.
E in ogni caso, l’andamento dei flussi informativi del C.M.O. (procedura che qui interessa), esaminati dall’Ufficio di
controllo della Corte, porta a ritenere che il livello di completezza e attendibilità delle informazioni sia ancora piuttosto
basso.
•
L’istruttoria ha aperto, necessariamente, un confronto sulla realizzazione del sistema SISaR, sulle cui carenze
temporali e strutturali sono state raccolte unanimi critiche in tutte le Aziende.
12
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
CAPITOLO II
LE PROSPETTAZIONI DELLA REGIONE E DELLA SOCIETA’ SARDEGNAIT
Preliminarmente si deve constatare l’elevato grado di collaborazione assicurato nella
presente fase di controllo sia dalle Aziende, sia dalla Regione, sia dalla società SardegnaIT.
In conseguenza è stato possibile disporre di un quadro di notizie completo ed aggiornato a
tutto il 2013, che di seguito verrà riferito, il quale mette a confronto i dati provenienti dai
diversi soggetti (Aziende e SardegnaIT), con il costante coordinamento della Regione.
1. Le iniziative di coordinamento assunte dalla Regione.
a) La relazione dell’Assessorato regionale alla Sanità in data 20/01/2014 illustra le iniziative
adottate a seguito della deliberazione della Sezione del controllo n. 25/201.
“…In particolare, è stato effettuato un consistente lavoro sull’accuratezza, completezza e
credibilità dei sistemi regionali, ed è stato attivato un fruttuoso confronto diretto con il
Ministero della Salute al fine di concordare modalità di trasmissione ed accettazione
flessibili e personalizzate in funzione del contesto informativo regionale, il che ha consentito
di procedere con successo all’invio ed alla validazione ministeriale dei flussi….in merito alla
messa a regime dei flussi della spesa farmaceutica,...al momento risultano caricati a
sistema (SIDI) e inviati al Ministero i flussi riguardanti la spesa farmaceutica delle Aziende
per il periodo gennaio-giugno 2013 (Flusso F-SDF-Somministrazione Diretta e per conto
Farmaci e Flusso H-CMO-Consumo Medicinali Ospedalieri16) …
Le attività perseguite per il raggiungimento dei risultati sono state le seguenti:
•
analisi e organizzazione dei dati ricevuti dalle Aziende
•
caricamento nel sistema SIDI dei flussi
•
verifica e validazione dei dati.
… Le attività hanno consentito di ottenere un netto miglioramento del livello di completezza
e attendibilità dei flussi informativi relativi ai prodotti farmaceutici, come testimoniato dalle
tabelle allegate. I dati risultano tutti validati dalle procedure di controllo ministeriale. In
particolare,
16
tenuto
conto
dei
controlli
effettuati
dall'Assessorato
e
dal
Ministero,
Cfr. infra il paragrafo dedicato al flusso CMO.
13
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
l'attendibilità è pari al 93% per il flusso F ed al 99,5% per il flusso H, corrispondenti alle
percentuali di record validi.
In relazione all’implementazione di nuovi flussi e strumenti di tracciamento del consumo di
altri
beni
sanitari,
l’Assessorato
ha
provveduto
a
contrattualizzare
ed
avviare
il
dispiegamento del sistema informativo SISaR – Protesica, che sarà in uso presso tutte le
Aziende Sanitarie Locali entro il primo semestre del 2014. Attraverso il nuovo sistema sarà
possibile tracciare il consumo dei beni protesici e produrre l’apposito flusso informativo di
prossima istituzione nell’ambito del Disciplinare Flussi Regionale.
L’Assessorato sta inoltre provvedendo all’istituzione del flusso informativo dei dispositivi
medici, sulla base delle interlocuzioni con il Ministero della Salute, tuttora in corso e
finalizzate al perfezionamento del tracciato e delle modalità di trattamento del flusso.
…Si è rilevata la necessità di mettere in atto con sollecitudine azioni di definizione e
standardizzazione dei processi ottimali associati allo strumento informativo SISaR –
Armadio virtuale di reparto, il Direttore Generale della Sanità, con nota prot. 18918 del
16.07.2013, ha istituito un Tavolo tecnico interaziendale per la definizione dei processi
ottimali
di
monitoraggio
della
distribuzione
e
del
consumo
ospedaliero
dei
beni
farmaceutici…
…In data 07.08.2013 si è tenuto presso l’Assessorato dell’Igiene e Sanità e dell’Assistenza
Sociale il primo incontro del Tavolo tecnico …
…Dall’esame di tali relazioni si è rilevato che gli obiettivi di breve periodo sono stati
raggiunti da tutte le Aziende …
Attraverso tali relazioni sono state raccolte le criticità specifiche che permetteranno nella
loro generalizzazione e analisi di trovare delle soluzioni condivise ed una omogeneità di dati
da raccogliersi ed elaborarsi.
Tale analisi da effettuarsi prossimamente sarà indirizzata alla definizione di linee guida
condivise ed omogenee a livello regionale per la gestione dello scarico dei farmaci …
…Il
Team
di
Supporto Operativo di
SardegnaIT ha
effettuato e tuttora
effettua
un’instancabile azione di sostegno in loco presso le Aziende, affiancando il personale
nell’avvio e nell’utilizzo degli armadietti di reparto, analizzando le principali criticità rilevate
nell’operatività del sistema e proponendo e applicando le relative contromisure.
La Direzione Lavori del contratto SISaR ha svolto nell’ambito del proprio ruolo un’azione di
vigilanza sul rispetto degli adempimenti contrattuali, prescrivendo ove necessario gli
opportuni correttivi sull’esecuzione dell’appalto, anche successivamente alla conclusione dei
lavori (novembre 2012) ed in previsione del collaudo. A tale proposito si ricorda che il
collaudo del SISaR è ancora in corso…”.
14
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
b) Inoltre l’Assessorato, dando conto e rispondendo analiticamente dei correttivi che devono
essere adottati da ciascuna Azienda, secondo quanto già segnalato dalla Corte dei conti,
definisce l’ambito dei lavori e degli impegni da affrontare al TAVOLO TECNICO interaziendale
appositamente istituito.
Alla Regione risulta che tutte le Aziende abbiano assunto i correttivi suggeriti dalla Corte dei
conti e a tal fine vengono prodotte le relazioni di dettaglio a cura di SardegnaIT.
c) Dalle distinte relazioni (a firma di ciascun referente aziendale che ha partecipato al tavolo
tecnico), trasmesse alla Corte dei conti, si evince lo stato delle procedure a tutto novembre
2013 in ciascuna Azienda e le criticità segnalate a tale data, cui si dovrà porre rimedio nel
proseguo delle attività ospedaliere.
Le principali criticità segnalate risultano le seguenti:
-
gli utenti lamentano un’eccessiva quantità di operazioni da effettuare al pc (compilazioni
per ogni singola operazione), ovvero la impegnativa tempistica degli scarichi;
-
il mancato interfacciamento dei sistemi di laboratorio (o preesistenti) con la procedura
SISaR;
-
la necessità conseguente di disporre di strumenti che agevolino l’operatore (lettori ottici
ecc..), ovvero di studiare l’evoluzione del sistema (tipo prescrizione digitale del medico e
successiva operazione di carico-scarico; braccialetto elettronico a paziente per ridurre i
problemi legati all’anagrafica generale, ecc, …);
-
i coordinatori infermieristici lamentano la lungaggine della procedura e l’ulteriore carico
di lavoro a fronte della mancanza di tempo (che verrebbe sottratto all’assistenza dei
pazienti) e la carenza del personale di supporto; spesso lo scarico non può essere fatto
durante il turno di servizio;
-
la difficoltà di tracciare le operazioni in caso di prestito di farmaci tra reparti o in casi di
provvisoria sistemazione dei pazienti in altri reparti.
2. La tracciabilità (distribuzione/consumo/giacenze nelle Aziende) nelle verifiche
della Sezione di controllo.
Le verifiche condotte dalla Corte dei conti in ciascuna Azienda consentono di riferire il
seguente quadro sintetico di notizie.
•
Misure di custodia dei beni farmaco-sanitari e modalità organizzative.
Tra le più gravi criticità rilevate dalla Corte dei conti nel corso dei controlli precedenti, si
evidenziava l’assoluta inidoneità delle modalità organizzative deputate alla custodia e
conservazione dei beni farmaceutici per effetto di locali inidonei e di carenza di vigilanza.
15
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
A tale proposito tutte le Aziende hanno ora dichiarato alla Corte dei conti di aver diramato
indirizzi alle proprie strutture, di aver attrezzato adeguatamente i locali deputati alla
conservazione nei Reparti per garantirne la piena vigilanza, consentendo l’accesso al solo
personale di reparto autorizzato (armadi o locali chiudibili a chiave, sistemi di allarme,
cartellonistica di divieti ecc.).
•
Attribuzione dei compiti di servizio agli operatori interessati nel processo
gestionale in oggetto.
Va premesso, sul punto specifico, che la puntuale attribuzione di compiti può conseguire
solo ad una effettiva corretta predisposizione organizzativo/logistica dei beni da presidiare
(cioè da assumere in custodia per la utilizzazione finale). Il processo in esame, perciò, consta
della conseguente gradualità di realizzazione.
Dalle dichiarazioni rese dalle Aziende si riscontra un quadro variegato, avendo alcune di
esse adottato specifici regolamenti, altre essendosi allo stato limitate a note circolari, a riunioni
di servizio o ad assegnare informalmente i compiti.
In realtà, dalle dichiarazioni pervenute si ravvisano numerose incongruenze: nei prospetti
sintetici tutte le Aziende dichiarano di aver attribuito dal 2012 o dal 2013 i compiti di servizio
(e le connesse responsabilità) agli operatori delle strutture/reparti coinvolti a vario titolo nelle
procedure in esame (v. prospetti sintetici). Sul piano documentale, tuttavia, non vi è
uniformità regolamentare.
Alcune
Aziende,
infatti,
puntualizzano
che
atti
regolamentari
sono
in
corso
di
predisposizione e potranno definitivamente assumersi a seguito del completo avviamento delle
procedure di informatizzazione della gestione dei farmaci (SISaR, armadietto informatico).
Ad avviso della Corte dei conti sulla materia si deve pervenire alla sufficiente puntualità
nella formale attribuzione dei compiti, previa formale individuazione degli ambiti di competenza
di ciascuna figura professionale, per pervenire ad una omogenea regolamentazione da parte di
tutti i soggetti del Sistema Sanitario regionale.
A tal fine fornisce utili indicazioni il parere recentemente reso da questa Sezione del
controllo su richiesta del competente Assessorato regionale della Sanità (v. Sezione controllo
Sardegna
del.
5/2014/PAR).
In
tale
parere
si
evidenzia
ripetutamente
che
solo
il
funzionamento a regime delle procedure informative e la formalizzazione del quadro
organizzativo per ciascuna unità operativa (attraverso l’individuazione e l’attribuzione dei
diversi compiti a ciascuna figura professionale), possono garantire il monitoraggio e il
contenimento della spesa farmaceutica.
•
Tracciabilità
dei
flussi
informativi
(effettività
del
monitoraggio
dei
consumi/giacenze).
Occorre premettere che la tracciabilità dei flussi informativi in argomento, non solo
permette la loro valorizzazione finanziaria (con immediati effetti di miglioramento della
16
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
ricostruzione
dei
flussi
nelle
scritture
di
bilancio),
ma
permette
una
più
attenta
programmazione dei consumi futuri (con indiscutibili vantaggi di risparmio). Dalla odierna
verifica risulta che la tracciabilità viene avviata generalmente nel secondo trimestre 2012,
ovvero successivamente al controllo della Corte dei conti, secondo quanto si evince da tutte le
tabelle.
Ciascuna Azienda ha provveduto a fornire alla Corte dei conti i dati generali per ogni
Presidio del suo territorio (attraverso il prospetto sintetico) e quelli analitici per 3 reparti in
ciascun Presidio, con un impegno ricognitivo che merita espresso apprezzamento da parte della
Sezione.
Per la disamina specifica si rinvia alla parte dedicata alle singole Aziende.
In via generale si può osservare che:
•
la gestione informatizzata del processo di distribuzione dei beni farmaco sanitari dalle
farmacie ospedaliere ai reparti è stata avviata in tutti i Presidi delle Aziende;
•
pressoché tutte le strutture/reparti sono pervenuti a procedure di inventariazione
informatica
o
cartacea,
seppure
con
diverso
grado
di
implementazione,
con
evidenziazione delle giacenze a fine esercizio e con adeguate rilevazioni procedurali dei
prodotti scaduti;
•
quanto all’andamento finanziario contabile, si riscontra una generalizzata diminuzione
delle quantità di beni farmacologici distribuiti/pervenuti ai reparti nel corso del
2012/2013 (i dati per il 2013 non sono sempre disponibili), salvo alcuni casi nei quali la
quantità resta sostanzialmente stazionaria;
•
quanto all’andamento dei farmaci “consumati” si riscontrano esiti diversificati a seconda
dei Presidi, anche in dipendenza delle giacenze già presenti nei Reparti all’avvio delle
registrazioni
informatizzate
e
risalenti
ad
esercizi
precedenti
(per
il
passato
generalmente non contabilizzate);
•
è interessante, infine, registrare l’avvenuta contabilizzazione delle giacenze in ciascun
reparto a fine esercizio 2012 e 2013, tale da consentire a regime la attendibile
tracciabilità dei consumi;
•
pressoché tutti i Presidi ospedalieri evidenziano l’aumento delle giacenze in ragione delle
nuove procedure di inventariazione.
Si registrano, conclusivamente, buoni esiti consistenti nella riduzione di beni farmacosanitari distribuiti, consumati e in giacenza nelle AOU di Cagliari e Sassari, nell’ASL di Sanluri,
di Nuoro e Oristano.
Nelle Aziende più grandi (Sassari, Cagliari, Olbia), ovviamente, si registrano risultati più
eterogenei in considerazione del numero elevato di Presidi ospedalieri che andrebbero
analiticamente esaminati.
17
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
3. L’analisi della spesa farmaceutica ospedaliera: il Flusso H-CMO e il “debito
informativo”.
In allegato alle considerazioni illustrate, il Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato
regionale della Sanità ha trasmesso all’Ufficio di controllo le tabelle analitiche dei Flussi di
spesa Farmaceutica Ospedaliera (CMO) relativi agli anni 2011, 2012 e 2013.
In merito si ricorda che in linea con l’obiettivo strategico del Nuovo Sistema Informativo
Sanitario nazionale di monitoraggio del ciclo di vita del farmaco e dell’impiego di medicinali e
con quanto previsto dalla Legge n. 39/2002, in attuazione delle disposizioni comunitarie in
materia di controllo sulla catena distributiva dei medicinali, il Ministero della salute, d’intesa
con l’AIFA, ha avviato il progetto “Tracciabilità del farmaco”.
La prima fase di attuazione del progetto ha previsto la rilevazione dei movimenti in uscita di
medicinali da parte della produzione e della distribuzione intermedia (depositari e grossisti). La
fase di implementazione a regime del sistema dovrà, invece, estendere la rilevazione a tutti gli
attori della filiera (smaltitori e distributori finali: strutture sanitarie, farmacie, esercizi
commerciali).17
Il tema del monitoraggio dell’impiego di medicinali è stato, inoltre, oggetto di analisi
nell’ambito del progetto “Mattoni del SSN”18. Il Mattone 10 “Prestazioni Farmaceutiche”, infatti,
ha formulato una proposta per la creazione di un sistema di rilevazione dati, unico ed uniforme
a livello nazionale, finalizzato al monitoraggio dei consumi di medicinali e della spesa
farmaceutica e avente ad oggetto le prestazioni farmaceutiche a carico del Servizio Sanitario
Nazionale erogate dalle farmacie convenzionate, le prestazioni destinate all'assistenza
territoriale riconducibili alla cosiddetta distribuzione diretta (Legge 405/2001) e le prestazioni
farmaceutiche ospedaliere.
I risultati prodotti dal Mattone 10 e approvati dalla Cabina di Regia del NSIS, sono stati
recepiti nelle attività di sviluppo del sistema di monitoraggio dei medicinali a livello nazionale.
In particolare la soluzione ipotizzata per la rilevazione dei dati relativi ai consumi di
medicinali in ambito ospedaliero è stata recepita con il Decreto del Ministero del lavoro, della
salute e delle politiche sociali del 4 febbraio 2009 che ha istituito, nell’ambito del Nuovo
Sistema Informativo Sanitario (NSIS), una banca dati finalizzata al monitoraggio dei consumi
di medicinali in ambito ospedaliero19
20
.
17
Cfr. Monitoraggio dei consumi di medicinali in ambito ospedaliero (DM 4 Febbraio 2009) “LINEE GUIDA PER LA
PREDISPOSIZIONE E LA TRASMISSIONE DEI FILE AL NSIS” – Gennaio 2014.
18
Il Progetto mira a definire un linguaggio comune, a livello nazionale, per garantire la confrontabilità delle
informazioni condivise nel NSIS.
19
Il decreto disciplina anche il flusso informativo di alimentazione di tale banca dati.
20
Le informazioni relative al consumo di medicinali in ambito ospedaliero devono essere trasmesse al NSIS in file
predisposti secondo il formato specificato nel documento “Specifiche funzionali del tracciato”.
18
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
Il Flusso CMO, pertanto, monitorizza il consumo dei Medicinali ospedalieri ovvero rileva le
movimentazioni interne di medicinali21, destinati alla somministrazione interna, consegnati
dalle farmacie ospedaliere e dalle farmacie distrettuali alle unità operative e alle strutture
territoriali.
Le informazioni estratte riguardano l’utilizzo, in ambito ospedaliero e territoriale, di
medicinali acquistati o resi disponibili all’impiego da parte delle strutture sanitarie direttamente
gestite dal Servizio Sanitario Nazionale22, ad eccezione di quelli dispensati dalle stesse in
“distribuzione diretta”.
Le movimentazioni interne oggetto di rilevazione sono:
•
le consegne di medicinali, destinati alla somministrazione interna, dalle farmacie ospedaliere a reparti,
•
i resi di medicinali da reparti, ambulatori, laboratori, ecc. alle farmacie ospedaliere;
•
le consegne di medicinali, destinati alla somministrazione interna, dalle farmacie distrettuali a laboratori,
ambulatori, laboratori, ecc.;
ambulatori e altri tipi di strutture territoriali;
•
i resi di medicinali da laboratori, ambulatori e altri tipi di strutture territoriali alle farmacie distrettuali.
La disponibilità di informazioni sulle movimentazioni interne alle strutture sanitarie del SSN
e sul relativo valore economico permette di soddisfare, con un unico flusso informativo, le
esigenze espresse dal Mattone (monitoraggio a livello di reparto), le esigenze di tracciabilità
dei medicinali nell’ambito della distribuzione finale (Legge 39/2002) e le esigenze di
monitoraggio dei consumi e della spesa farmaceutica a carico del SSN (Legge 222/07).23
I Farmaci oggetto della rilevazione sono:
•
medicinali per uso umano dotati di codice di autorizzazione all’immissione in commercio in Italia, ai sensi
dell’articolo 6 del Decreto Legislativo 219 del 2006. Sono inclusi anche l’ossigeno terapeutico liquido o
gassoso e i gas medicali;
•
i medicinali preparati in farmacia in base ad una prescrizione medica destinata ad un determinato
paziente, detti “formule magistrali”, disciplinati dall'articolo 5 del decreto-legge 17 febbraio 1998, n. 23,
convertito, con modificazioni, dalla legge 8 aprile 1998, n. 94;
•
i medicinali preparati in farmacia in base alle indicazioni della Farmacopea europea o delle Farmacopee
nazionali in vigore negli Stati membri dell'Unione europea, detti “formule officinali”;
21
Per movimentazioni interne si intendono le consegne di medicinali effettuate dalle farmacie (ospedaliere/distrettuali)
alle unità operative della struttura non i consumi effettivamente avvenuti.
22
Le tipologie di strutture sanitarie direttamente gestite dal SSN coinvolte nella rilevazione dati oggetto di analisi
sono:
1. strutture di ricovero (Presidi gestiti dalle Aziende Sanitarie Locali, Aziende Ospedaliere, Istituti di ricovero e cura a
carattere scientifico e Aziende Ospedaliere Universitarie);
2. laboratori, ambulatori e altri tipi di strutture territoriali, ad esclusione di SERD, RSA e altre strutture residenziali e
semiresidenziali, i cui consumi di medicinali sono ricompresi nel flusso di rilevazione dei dati sulla distribuzione diretta;
3. istituti o centri di riabilitazione.
23
La rilevazione dei dati sul consumo di medicinali in ambito ospedaliero si inserisce nel più ampio contesto del
Monitoraggio dei medicinali, che mira a ricostruire il percorso seguito dal medicinale lungo tutta la filiera.
Le informazioni sui consumi di medicinali in ambito ospedaliero così raccolte possono essere, infatti, integrate con le
informazioni relative alle movimentazioni nel canale distributivo (progetto “Tracciabilità del farmaco”), con le
informazioni sulla distribuzione diretta (Flusso delle prestazioni farmaceutiche effettuate in distribuzione diretta o per
conto) e con le informazioni sulla spesa farmaceutica a carico del SSN rese disponibili dal MEF (Flusso sulle prescrizioni
farmaceutiche, previsto dall’art. 50 del DL 269/2003, convertito con modificazioni alla Legge 24 novembre 2003 n.
3267).
19
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
•
i medicinali esteri non autorizzati all’immissione in commercio in Italia, utilizzati ai sensi del Decreto del
Ministero della Salute 11 febbraio 1997.
Come si è detto in data 20 gennaio 2014 il Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato
regionale della Sanità ha trasmesso all’Ufficio di controllo le tabelle analitiche per ciascuna
Azienda del SSR dei Flussi di spesa Farmaceutica Ospedaliera (CMO) relativi agli anni 2011,
2012 e 2013. I relativi dati risultano validati dalle procedure di controllo ministeriale
con una attendibilità del 99,5%.
Le tabelle che seguono riassumono il trend della spesa Farmaceutica ospedaliera della
Regione distinta per mese e distinta per Azienda.
Tabella n. 1 - Spesa farmaceutica ospedaliera 2011/2013 – Distribuzione mensile
Mese
Anno 2011
Scostamento
(2012-2011)
Anno 2012
Anno 2013
Scostamento
(2013-2011)
01
6.721.736,40
5.051.128,17
-24,85%
5.734.543,55
-14,69%
02
6.834.061,90
6.444.008,79
-5,71%
5.854.848,69
-14,33%
03
6.994.960,28
7.072.816,70
1,11%
6.230.993,77
-10,92%
04
7.971.287,40
5.474.516,13
-31,32%
5.615.863,94
-29,55%
05
7.404.011,64
6.436.002,01
-13,07%
6.359.609,52
-14,11%
06
8.395.577,36
6.016.789,46
-28,33%
6.074.956,76
-27,64%
07
6.533.556,33
6.333.031,71
-3,07%
6.840.439,32
4,70%
08
6.842.976,84
5.623.666,89
-17,82%
5.273.653,55
-22,93%
09
7.242.597,78
5.536.238,36
-23,56%
5.694.846,41
-21,37%
10
7.192.222,28
6.746.539,45
-6,20%
6.612.013,92
-8,07%
11
8.125.931,96
6.387.339,76
-21,40%
6.207.502,76
-23,61%
12
7.212.107,07
6.648.283,15
Totale
87.471.027,24
Fonte: RAS - Assessorato Sanità
73.770.360,56
-7,82%
6.730.276,69
-15,66%
73.229.548,87
-6,68%
-16,28%
Tabella n. 2 - Spesa farmaceutica ospedaliera 2011/2013 – Distribuzione per ASL
Anno 2011
Anno 2012
Scostamento
(2012-2011)
Anno 2013
Scostamento
2013-2012
Scostamento
(2013-2011)
-28,79%
ASL 1
11.889.857,89
8.921.293,46
-24,97%
8.467.304,61
-5,09%
ASL 2
6.349.722,70
5.685.109,53
-10,47%
5.811.264,54
2,22%
-8,48%
ASL 3
8.208.745,15
7.034.677,39
-14,30%
5.571.298,26
-20,80%
-32,13%
ASL 4
1.393.286,07
1.296.456,57
-6,95%
1.197.867,46
-7,60%
-14,03%
ASL 5
5.281.001,41
5.754.402,79
8,96%
5.344.497,68
-7,12%
1,20%
ASL 6
2.326.998,07
1.627.722,57
-30,05%
1.727.690,92
6,14%
-25,75%
ASL 7
4.576.768,80
3.982.826,14
-12,98%
3.780.345,04
-5,08%
-17,40%
ASL 8
28.011.461,13
23.974.825,59
-14,41%
25.131.798,09
4,83%
-10,28%
AO BROTZU
6.164.205,42
5.564.820,05
-9,72%
6.228.260,69
11,92%
1,04%
AOU SS
6.791.787,93
3.924.145,93
-42,22%
4.219.439,36
7,53%
-37,87%
AOU CA
6.477.192,68
6.004.080,54
-7,30%
5.749.782,22
-4,24%
-11,23%
RAS
87.471.027,24
Fonte: RAS - Assessorato Sanità
73.770.360,56
-15,66%
73.229.548,87
-0,73%
-16,28%
20
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
Dall’esame dei prospetti emerge che la spesa farmaceutica ospedaliera complessiva
della Regione si è ridotta del 15,66% dal 2011 al 2012 e di un ulteriore 0,73% dal
2012 al 2013.24
La riduzione è stata presumibilmente determinata dal concorso di più fattori:
-
la piena entrata a regime del progetto “tracciabilità del farmaco” con il conseguente
progressivo miglioramento della rilevazione dei consumi dei farmaci in ambito
ospedaliero (Flusso CMO) e dell’attendibilità delle rilevazioni effettuate;
-
la fissazione di “tetti” a livello nazionale per la spesa farmaceutica ospedaliera;
-
l’utilizzazione dell’applicativo “armadietto di reparto”.
Detti strumenti di monitoraggio e controllo dei consumi sono stati certamente determinanti
nel favorire maggiore attenzione da parte degli operatori al controllo della spesa farmaceutica
ospedaliera.
4. Gli interventi di affiancamento e assistenza tecnica alle Aziende disposti dalla
Regione.
•
Facendo seguito alle richieste della Corte dei conti, in data 15 luglio 2013 il Servizio Sistemi
Informativi dell’Assessorato regionale ha trasmesso all’Ufficio di controllo una Relazione avente
ad oggetto gli “Armadietti di Reparto” SISaR – Area AMC (redatta da SardegnaIT in qualità di
responsabile della Direzione lavori del Progetto relativo all’appalto SISaR) che illustra le attività
di supporto poste in essere dalla Società SardegnaIT presso le Aziende Sanitarie della
Sardegna in relazione a detto applicativo da gennaio 2012 al 30 giugno 2013:25
24
Nel corso dell’Adunanza pubblica del 20 marzo 2014 il Direttore Generale dell’A.O. Brotzu ha dichiarato che
l’incremento della spesa dell’Azienda è stato determinato dal ricovero in Nefrologia di due pazienti affetti da una
malattia rarissima, che comporta una spesa per farmaci pari a circa 300 mila euro l’anno a paziente.
25
Le attività svolte dal team di supporto operativo di SardegnaIT all’interno dei presidi sono state:
•
Riunioni congiunte con i referenti e gli operatori.
•
Illustrazione della procedura “Armadietti di reparto” con particolare riferimento agli scarichi massivi e a
paziente.
•
Rilevazione e analisi problematiche dei singoli reparti.
•
Illustrazione delle stampe fruibili per la reportistica di reparto.
•
Supporto per singolo utente e singolo reparto.
•
Supporto Importazione e esportazione Inventario.
•
Correzione Eventuali anomalie presenti nel file di inventario.
•
Supporto Correzione Giacenze e quantità presenti.
•
Supporto e analisi Scaduti - Effettuazione Scarichi laddove indicato.
•
Supporto Scarico Massivo.
•
Supporto Scarico Manuale a Paziente.
•
Supporto installazione e illustrazione funzionalità lettore Ottici.
•
Supporto Illustrazione Best Pratics per utilizzo Lettore Ottici e Frontespizio Paziente da SISaR “ADT”.
•
Supporto Stampe a Sistema Consumato e Giacenze in particolari dati.
•
Supporto Stampe con Dettaglio conto per rilevazione rimanenze e valore Economico per Conto Economico.
•
Supporto Stampe con Elenco Scarichi a Paziente.
21
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
La RTI aggiudicataria del Progetto SISaR (Engineering-Telecom) ha erogato formazione e assistenza per l’avviamento
delle funzionalità di armadietto di reparto nella fase di avvio relativamente a due reparti per ogni Azienda Sanitaria.
Successivamente il team di supporto operativo (TSO) di SardegnaIT ha proseguito le attività erogando formazione e
assistenza presso altri reparti dei Presidi Ospedalieri.26
Per quanto concerne la ASL 1 Il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza nel periodo
compreso tra giugno 2012 e dicembre 2012 e nel mese di marzo 2013 per un totale di 50 gg/u (giornate persona).
Nella ASL 2 è stata erogata assistenza nel periodo compreso tra gennaio/giugno 2013 e giugno/luglio 2013 per un
totale di 28 gg/u (giornate persona). A gennaio 2013 sono terminate le attivazioni, successivamente si è provveduto
ad erogare ulteriore assistenza risolvere problematiche diverse (allineamento, giacenze, formazione,ecc…). Per quanto
di conoscenza di SardegnaIT la ASL 2 necessita di ulteriore attività di assistenza in quanto l’utilizzo della funzionalità di
gestione degli armadietti di reparto non appare abbastanza omogenea tra i Reparti. Inoltre è necessaria ulteriore
attività di assistenza per l’attivazione di altri reparti dove il personale non è stato ancora formato. A SardegnaIT risulta
che lo scarico a paziente non viene regolarmente eseguito nonostante la ASL si sia dotata di emulatori di tastiera per
la lettura dei codici a barre.
Nella ASL 3 il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza nel mese di gennaio 2012 per un
totale di 3 gg/u (giornate persona). Sono stati pianificati degli interventi a settembre/ottobre 2013 per erogare
ulteriore assistenza e risolvere problematiche diverse (allineamento giacenze, formazione, ecc…).
Per la ASL 4 il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza nel periodo compreso tra gennaio e
aprile 2012 per un totale di 15 gg/u (giornate persona). Sarebbe utile erogare ulteriore assistenza, perché dai report si
evince una bassa percentuale di utilizzo.
Nella ASL 5 il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza nel mese di aprile 2012 per un totale
di 5 gg/u (giornate persona). Da recenti incontri con i referenti della ASL, sono emerse diverse criticità. In data 12
luglio 2013 è stata erogata una formazione in aula con tutti i reparti ed è stata pianificata ulteriore assistenza nei
reparti a partire dal 15 luglio 2013.
Nella ASL 6 il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza nel mese di aprile, giugno, ottobre
2012 e aprile 2013 per un totale di 27 gg/u (giornate persona). Sono stati pianificati degli interventi a
settembre/ottobre 2013 per erogare ulteriore assistenza e risolvere problematiche diverse (allineamento giacenze,
formazione, ecc…).
Nella ASL 7 il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza nel mese di dicembre 2011 per un
totale di 2 gg/u (giornate persona). A giudicare dalla reportistica relativa agli scarichi, la situazione appare regolare, ad
eccezione di alcuni reparti.
Nella ASL8 il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza nel periodo compreso tra
gennaio/marzo 2013 per un totale di 21 gg/u (giornate persona). A luglio 2013 risultano attivati solamente i presidi
ospedalieri Binaghi, Microcitemico, Marino.
Nella AO Brotzu il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza nel periodo compreso tra ottobre
2012/maggio 2013 per un totale di 138 gg/u (giornate persona).
Il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza nel periodo compreso tra gennaio/marzo 2013 per
un totale di 21 gg/u (giornate persona). Sono stati attivati tutti i reparti e dai report di utilizzo si evince la regolarità
degli scarichi.
Nella AOU di Cagliari il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza nel periodo marzo/maggio
2012 e aprile/giugno 2013 per un totale di 71 gg/u (giornate persona). Sono stati attivati tutti i reparti e dai report di
26
Le attività hanno coinvolto il personale capo sala, in alcuni casi il personale infermieristico e i referenti dei sistemi
informativi aziendali. Questi ultimi effettuano la parametrizzazione del sistema e forniscono assistenza di primo livello
agli utenti, mentre SardegnaIT svolge attività di supporto e formazione relativamente ai processi e alle procedure
informatiche.
22
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
utilizzo si evince la regolarità degli scarichi. Si ritiene che sarebbe utile erogare assistenza relativamente allo scarico a
paziente.
Nella AOU di Sassari sono presenti numerose criticità dovute alla condivisione dei magazzini farmaceutici con la
ASL1. A luglio 2013 gli armadietti non sono utilizzati dalla maggior parte dei reparti. SardegnaIT sta attualmente
erogando assistenza relativa all’attivazione dei reparti e alla formazione degli utenti.
•
Successivamente il Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato regionale ha trasmesso
all’Ufficio di controllo della Corte dei conti le Relazioni illustrative di SardegnaIT sulle
ulteriori attività di supporto poste in essere a luglio 2013 presso le Aziende Sanitarie di
Olbia, di Oristano, di Sanluri e presso l’AOU di Sassari.
Nella ASL 2 è stata erogata assistenza per un totale di 5 gg/p (giornate persona).Durante le giornate del 04-05-1718-19 Luglio sono state effettuate analisi di corretto utilizzo delle procedure “Armadietto di Reparto” e “Richieste da
Reparto”, sia dal punto di vista formativo che di parametrizzazione del sistema. Supportati dai Sistemi Informativi
aziendali, le attività di analisi sono iniziate presso i reparti dell’Ospedale “Giovanni Paolo II”, presso il P.O di Tempio
“Paolo Dettori”, e presso il P.O di La Maddalena “Paolo Merlo” per verificare le problematiche dei singoli reparti e il
grado di conoscenza/formazione dei caposala/coordinatori e operatori. Durante il supporto, è stata verificata la
configurazione e la parametrizzazione per i singoli utenti. Laddove necessario sono state create nuove utenze. Si è
reso necessario effettuare un ripasso teorico e pratico sull’intera procedura di “Inventario” e “Scarico Massivo”, in
modo tale da aggiornare dettagliatamente le giacenze di reparto e quindi al fine di riuscire a capire quali potessero
essere le potenziali criticità dovute al cattivo utilizzo. Si è provveduto a riportare il corretto allineamento delle giacenze
nelle date da loro indicate ed effettuare gli “Scarichi massivi”. In ogni reparto, maggiore attenzione è stata data
all’utilizzo dello Scarico a Paziente, attraverso le funzionalità del Lettore ottico, che di concerto con i sistemi informativi
aziendali, è stato installato e testato in tutti i reparti; laddove necessario indicate le procedure per richiedere ulteriori
lettori ottici. Sono state illustrate le best pratices per l’utilizzo del lettore ottico, mostrando inoltre come oltre i campi
tradizionali di ricerca (Nome – Cognome - Codice Fiscale), per il paziente ricoverato, possano essere sostituiti
attraverso la lettura dell’“ID paziente” che si trova nella stampa del frontespizio della Procedura “SISAR ADT”,
tradizionalmente stampato e allegato alla cartella clinica. Sono stati forniti a tutti gli utenti le manualistiche per
effettuare le procedure SISaR “Armadietti di Reparto” e indicato nel sito aziendale dove poter reperire tale
documentazione ogni volta che lo ritenessero necessario.
Tutti i reparti coinvolti hanno raggiunto sufficiente autonomia per poter svolgere correttamente le attività, ma risulta
ancora necessario promuovere l’utilizzo della procedura. I presidi Tempio e la Maddalena risultano essere più puntuali
negli scarichi o nelle rettifiche di inventario.
Nella ASL 5 di Oristano il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza per un totale di 10
gg/p(giornate persona). In collaborazione con il Servizio delle Professioni Sanitarie della ASL 5, sono state effettuate
analisi di corretto utilizzo delle procedure “Armadietto di Reparto” e “Richieste da Reparto” sui reparti Ospedalieri dove
è attiva la procedura. Su tali reparti è stato inoltre effettuato un aggiornamento della formazione sull’utilizzo dello
strumento informatico. Tutti i reparti coinvolti hanno raggiunto sufficiente autonomia per poter svolgere correttamente
le attività. Sono stati formati i reparti e servizi dove la procedura è stata appena avviata. Su tali servizi è stato estratto
un elenco prodotti in modo da poter effettuare un inventario fisico iniziale. Sono state effettuate riunioni con il Bilancio
e il Controllo di gestione per definire le procedure di attivazione dei nuovi servizi.
Saranno oggetto di prossime verifiche e affiancamento i reparti di Chirurgia Generale, Nefrologia e Dialisi, Medicina
Generale, Diabetologia, Oncologia, Attività e Servizi A.D.I. Area Ghilarza – Bosa, Attività e Servizi A.D.I. Oristano.
Inoltre, dovrà essere caricato a sistema l’inventario iniziale dei reparti/servizi appena avviati (118, Centro screening,
23
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
Servizio
veterinario,
Csm,
Centro
servizi
riabilitativi,
Preospedalizzazione
Bosa)
e
analizzata
nuovamente
l’organizzazione e la relativa parametrizzazione dei servizi di Veterinaria, Preospedalizzazione Bosa e Blocco
Operatorio.
Nella ASL 6 di Sanluri il Team di Supporto Operativo di SardegnaIT ha erogato assistenza per un totale di 2 gg/u
(giornate persona). Sono state effettuate delle analisi di corretto utilizzo delle procedure “Armadietto di Reparto” sia
dal punto di vista formativo, che di parametrizzazione del sistema. Supportati dai Sistemi Informativi aziendali, si è
reso necessario effettuare un leggero ripasso della procedura di “Scarico Massivo”, in modo tale da aggiornare
dettagliatamente le giacenze di reparto ed è stato consigliato di eseguire le procedure di scarico con maggiore
frequenza. Tutti i reparti coinvolti hanno raggiunto sufficiente autonomia per poter svolgere correttamente le attività.
Dopo le due giornate di supporto restano da attivare correttamente il reparto di Ortopedia e il Blocco Operatorio.
Inoltre devono essere ancora analizzati i reparti di Chirurgia, Urologia, Diabetologia, Oncologia Medica.
Nella Azienda Ospedaliera Universitaria di Sassari sono stati effettuati diversi interventi durante le giornate del
11-12-16-24-25-26-29-30 Luglio. E’ stata effettuata un’analisi di processo inerente la AOU SS nel suo insieme, la sua
complessa organizzazione e i rapporti con la ASL 1 di Sassari in quanto la richiesta di Farmaci e Dispositivi risulta
divisa tra 2 magazzini: uno interno alla AOU SS e uno “Fittizio” della ASL 1 per l’interscambio dei prodotti richiesti nelle
more di un’integrazione. 31 degli armadietti di reparto attivi risultano già configurati, di cui 26 senza la valorizzazione
della giacenze iniziale e senza il file inventario. Tali Armadietti di reparto riguardano i reparti di degenza. Rilevata tale
criticità, si è provveduto, immediatamente col supporto dei Sistemi Informativi aziendali, alla rilevazione dei file forniti
dal servizio Farmacia, per renderli idonei alle attività di caricamento e importarlo all’interno del singolo “armadietto (in
relazione uno a uno con lo specifico reparto di riferimento) alla data del “verbale” di ispezione della Farmacia che in
quel preciso momento accertava le relative giacenze. Per ovviare a tale criticità, si è provveduto all’invio via mail con
oggetto “Operazioni di rettifica straordinaria dell’inventario di reparto” del file “inventario” ai coordinatori dei reparti e
al loro “Responsabile”, invitando loro ad effettuare tempestivamente l’aggiornamento delle giacenze, fornendo
assistenza, supporto e manuali d’uso. I Sistemi Informativi hanno ricevuto risposte solo parzialmente positive: i
coordinatori si sono dichiarati impossibilitati ad effettuare l’aggiornamento puntuale delle giacenze come richiesto per
motivi di carenza di personale e per l’attuale periodo di ferie. Alcuni coordinatori hanno chiesto di posticipare la loro
attività, assicurando comunque che nel brevissimo periodo svolgeranno le attività a loro carico. Laddove la risposta è
stata positiva è stato fornito il supporto nel singolo reparto per completare le attività di aggiornamento e formazione.
Si è provveduto successivamente all’attivazione, creazione utenze e configurazione di 21 Strutture Ambulatoriali. Il
personale dei Sistemi informativi aziendali ha inviato la comunicazione ai referenti per l’invio dell’inventario (reale
giacenza). Si è pianificata la fase di supporto/avvio nel mese di Settembre. Il supporto di affiancamento è stato
effettuato presso i seguenti reparti Anestesia, Clinica Urologica, Clinica Pneumotisiologica, Clinica Medica, Neonatologia
Nido, U.O. Clinica Ginecologica, U.O. Clinica Chirurgica, U.O. Clinica Ostetrica Sala Parto col risultato che la procedura
di scarico massivo viene ora effettuata correttamente. E’ stata inoltre mostrata la procedura dello scarico a paziente.
In data 30/07/2013 è stata effettuata la formazione presso la Farmacia dell’AOU SS e mostrato come abilitare i
prodotti ai singoli reparti. I reparti coinvolti hanno raggiunto sufficiente autonomia per poter svolgere correttamente le
attività.
La tabella che segue riassume l’attività di assistenza effettuata dal Team di Supporto
Operativo di SardegnaIT nel periodo da gennaio 2012 alla fine di luglio 2013 presso i Reparti
dei Presidi Ospedalieri delle Aziende sanitarie della Sardegna per venire incontro alle difficoltà
operative segnalate dalle Aziende e al fine di favorire l’effettiva utilizzazione e il corretto
funzionamento dell’applicativo “Armadietto di Reparto” del SISaR.
24
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
Tabella n. 3 – Assistenza da parte di SardegnaIT
Giornate di
assistenza erogate
Reparti supportati dal
dal TSO di
TSO di SardegnaIT
SardegnaIT
(1°gennaio 2012/31
(1°gennaio 2012/31
luglio 2013)
luglio 2013)
ASL1 Sassari
50
59
ASL2 Olbia
33
47
ASL3 Nuoro
3
4
ASL4 Lanusei
15
11
ASL5 Oristano
15
47
ASL6 Sanluri
29
16
ASL7 Carbonia
2
2
ASL8 Cagliari
21
25
AO Brotzu
138
97
AOU Sassari
8
8
AOU Cagliari
71
35
TOTALE
385
351
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT.
•
Reparti esistenti
%
112
51
109
17
81
18
58
112
97
15
35
705
52,68%
92,16%
3,67%
64,71%
58,02%
88,89%
3,45%
22,32%
100,00%
53,33%
100,00%
49,79%
In data 20 gennaio 2014 il Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato regionale ha
trasmesso all’Ufficio di controllo un’ulteriore Relazione illustrativa di SardegnaIT sulle nuove
attività di supporto poste in essere a settembre 2013 presso le Aziende Sanitarie di Sassari,
Olbia, Nuoro, Oristano, Carbonia, presso le AOU di Cagliari e Sassari e a ottobre 2013
presso le Aziende Sanitarie di Lanusei, di Oristano, di Cagliari e presso le AOU di Cagliari e
Sassari. Ha trasmesso, inoltre, la tabella che segue.
Tabella n. 4 – Assistenza da parte di SardegnaIT
Giornate erogate da luglio a ottobre 2013
ASL1
ASL2
ASL3
ASL4
ASL5
ASL6
ASL7
ASL8
AOUCA
AOB
AOUSS
TOT
1
18
10
15
20
2
4
11
9
4
37
131
Fonte: SardegnaIT.
•
In generale SardegnaIT evidenzia che lo scarico a paziente è utilizzato non di frequente
mentre è utilizzato abbastanza diffusamente lo scarico massivo. Per questo motivo si ritiene
utile erogare su tutte le aziende, attività di assistenza e formazione per consentire di pervenire
allo scarico a paziente. Inoltre si sottolinea che ancora non si è avviata la funzionalità su
poliambulatori, RSA ed in generale nelle sedi presenti nel territorio
In particolare, nella Relazione trasmessa all’Ufficio di controllo in data 15 luglio 2013
SardegnaIT dichiara che “Nella fase di impianto, viste le numerose difficoltà organizzative che
gli operatori incontravano, dovute soprattutto alla novità di gestione (si ricorda che in
precedenza tutto ciò che la farmacia ospedaliera erogava veniva considerato consumato), era
stato spiegato che gli scarichi si potevano fare in tre modalità (“scarico massivo”, “rettifiche di
inventario” o “scarico a paziente”). La modalità scarico a paziente era però oltremodo
25
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
difficoltosa e pertanto rimanevano le altre due modalità che da parte degli operatori sono state
usate indifferentemente.
Per ovviare a queste criticità si è operato su due fronti:
-
per agevolare la modalità “scarico a paziente” sono state realizzate stampe specifiche,
compresa una stampa del modulo ADT che include il codice a barre del paziente;
-
sono state poste in essere azioni specifiche per spiegare più ampiamente agli operatori
sanitari quando e come utilizzare la modalità “rettifiche di inventario”. L’attività di
scarico a paziente è stata quindi migliorata ma continua comunque ad essere una
modalità piuttosto lunga. Quindi si sta suggerendo alle aziende di acquistare gli
emulatori di tastiera che leggendo i codici a barre evitano la digitazione del codice
fiscale del paziente e il codice a barre del prodotto da scaricare. Un'altra azione che si
sta valutando a livello di modifica del sw è quella di poter scegliere il paziente per il
quale scaricare il farmaco solo fra quelli ricoverati e quindi presenti nel modulo ADT.
Rimane ancora irrisolto il problema della rilevazione dei codici dei dispositivi sanitari. E’
allo studio una soluzione provvisoria che prevede la memorizzazione in anagrafe
prodotti del codice prodotto del fornitore. Quest’ultimo è presente nelle scatole dei
dispositivi sanitari (ma non in tutti i singoli pezzi).
Le giacenze reali sono frequentemente disallineate rispetto a quelle contabili risultanti in
procedura. Per far fronte a questa criticità si cerca di sensibilizzare gli operatori sanitari
sulla necessità che le giacenza reali e contabili siano sempre allineate anche attraverso
la formazione e l’assistenza specifica.”
Nella Relazione aggiornata alla Corte dei conti, trasmessa in data 20 gennaio 2014,
SardegnaIT evidenzia che “…Le principali criticità rilevate comuni a tutte le Aziende sono state:
•
Armadi fisici non chiusi a chiave.
•
Mancanza di un magazzino fisico unico di reparto, di conseguenza i farmaci sono
dislocati in vari punti del reparto.
•
Inserimento nella giacenza dell’armadio di reparto di materiale economale di consumo
come cartucce, ferri chirurgici, etc …
•
Scarichi non puntuali.
•
Giacenze non allineate.
•
Non tutte le Strutture sono attive (vedi ambulatori e servizi territoriali).
•
Indisponibilità da parte del personale sanitario ad effettuare l’inventario nei termini e
tempi richiesti.
•
Indisponibilità
di
completamento
attività
da
parte
del
personale
sanitario
concomitanti impegni di lavoro e assistenza ai pazienti”.
26
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
per
Parte I – Capitolo II
5. Le rilevazioni dell’uso dell’armadietto di reparto.
Nel corso delle audizioni tenute con i Dirigenti regionali e i Responsabili di SardegnaIT
presso la sede della Sezione del controllo e degli accessi effettuati nei Presidi Ospedalieri di
Nuoro e Olbia è emerso che la Società in house SardegnaIT, da gennaio 2013, ha effettuato
periodiche rilevazioni sull’utilizzo degli “armadietti di reparto” in tutti i Presidi Ospedalieri della
Sardegna trasmettendo Report mensili al Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato
regionale, nonché ai referenti e ai responsabili dei sistemi informativi di tutte le Aziende
Sanitarie della Regione.
In data 15 luglio 2013 il Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato regionale ha
trasmesso all’Ufficio di controllo i primi Report (relativi al periodo gennaio/maggio 2013) e da
allora ha provveduto ad inviare periodicamente i vari aggiornamenti mensili.27
I Report contabilizzano, per ciascun “armadietto” di Reparto di tutti i Presidi Ospedalieri
della Regione, le settimane di attività nel mese, il numero di carichi e il numero di scarichi
effettuati, le quantità rispettivamente caricate e scaricate, la frequenza dei carichi e degli
scarichi, le quantità medie caricate e scaricate. Dall’esame dei dati è, pertanto, possibile capire
non solo quanti “armadietti” siano stati impiantati in ciascun Presidio, ma, in dettaglio, quale
sia l’effettivo grado di utilizzazione di ogni singolo “armadietto” nel periodo esaminato.
In particolare è possibile vedere:
•
quali Reparti e Presidi non usano il sistema;
•
quali lo utilizzano esclusivamente o prevalentemente nella fase del carico dei prodotti
ricevuti dalla Farmacia Ospedaliera;
•
quali effettuano, invece, anche lo scarico del prodotto dopo la somministrazione ai
pazienti.
La tipologia dei dati non consente, naturalmente, di ricavare informazioni in merito alla
metodologia utilizzata per effettuare gli scarichi e all’incidenza e completezza dei medesimi
rispetto al volume delle somministrazioni effettive, ma fornisce, in ogni caso informazioni di
sicuro interesse.
L’Ufficio di controllo ha ritenuto di porre a confronto i dati di gennaio 2013 con quelli di
dicembre 2013 al fine di verificare il trend del grado di utilizzazione effettiva del sistema in un
periodo di tempo ritenuto significativo.
Le tabelle che seguono (elaborate dalla Sezione di controllo sulla base dei dati analitici
trasmessi) sintetizzano la situazione delle varie Aziende in particolare nei mesi di gennaio e di
dicembre
2013
e
nell’intero
periodo
gennaio/dicembre
2013
illustrando
le
variazioni
intervenute.
27
Gli ultimi sono pervenuti a fine gennaio 2014.
27
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
Il numero di armadi attivati risulta variabile nel periodo esaminato per motivi meramente
organizzativi legati ad accorpamenti o soppressioni di reparti all'interno delle Aziende, secondo
quanto emerso dalle verifiche effettuate dalla Regione.28
Tabella n. 5 – Report SardegnaIT - Gennaio 2013
n. Scarichi
effettuati
n. Armadi
che non
hanno
effettuato
carichi
n. Armadi
che non
hanno
effettuato
scarichi
Incidenza
armadi
operativi
solo nel
carico
Incidenza
armadi
effettivamente
operativi nel
carico e nello
scarico
Incidenza
armadi
non
operativi
21.000
35.011
14
31
88,52%
74,59%
11,48%
62
7.427
2.679
10
33
83,87%
46,77%
16,13%
n.
Armadi
attivati
n. Carichi
effettuati
122
ASL2 Olbia
ASL3 Nuoro
ASL1 Sassari
122
14.024
9.688
18
63
85,25%
48,36%
14,75%
ASL4 Lanusei
19
2.201
3.410
2
11
89,47%
42,11%
10,53%
ASL5 Oristano
98
7.557
1.105
38
80
61,22%
18,37%
38,78%
ASL6 Sanluri
20
3.450
1
8
20
60,00%
0,00%
40,00%
ASL7 Carbonia
58
8.014
13.326
4
7
93,10%
87,93%
6,90%
117
17.804
13.056
12
80
89,74%
31,62%
10,26%
AO Brotzu
98
10.264
10.567
8
30
91,84%
69,39%
8,16%
AOU Sassari
58
1.947
349
52
57
10,34%
1,72%
89,66%
AOU Cagliari
65
8.028
12.072
36
37
44,62%
43,08%
55,38%
839
101.716
101.264
202
449
75,92%
46,48%
24,08%
ASL8 Cagliari
SARDEGNA
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT.
Nel mese di gennaio 2013 il numero di “armadietti” effettivamente utilizzato risultava
essere molto basso rispetto al numero di armadietti attivati. In media in Sardegna risultava
essere assolutamente non operativo circa un quarto del numero degli “armadietti” attivati nei
Presidi Ospedalieri. Si tratta di armadietti che risultano non avere effettuato nemmeno un
carico e/o uno scarico nel periodo di riferimento. La situazione appariva particolarmente critica
per l’Azienda Ospedaliera Universitaria di Sassari con 52 “armadietti” mai utilizzati su 58
impiantati, e per l’Azienda Ospedaliera Universitaria di Cagliari.
La
maggior
parte
degli
“armadietti”
operativi
risultava
essere
utilizzata
quasi
esclusivamente per le operazioni di carico dei prodotti distribuiti dalla Farmacia ai centri di
costo, essendo molto più bassa l’incidenza degli “armadietti” che effettuavano anche lo scarico
dei prodotti utilizzati dal Reparto e somministrati ai pazienti. Oltre la metà dei Reparti della
Regione risultava non utilizzare il sistema in fase di scarico. La situazione appariva
28
A titolo di esempio la Regione dichiara che per la ASL 1 di Sassari quando è stato effettuato l'avvio del sistema i
reparti Medicina Interna (suddiviso in Uomini-Donne) e il Servizio di Diabetologia risultavano ancora agganciati ai
vecchi Centri di Costo (ES010501, ES010502, ES010503) e successivamente il Servizio Programmazione e Controllo
ha reputato più corretto disattivare quei vecchi Centri e attivarne 3 nuovi, con nuove codifiche e descrizioni
(HSIN0202, HSIN0203, HSIN0204), sui quali sono stati riagganciati gli Armadietti. E’ stato disattivato anche il centro
ES010301 MEDICINA D'URGENZA SEZ.B, che è andato a confluire in ES010302 MEDICINA D'URGENZA, eliminando la
distinzione delle due Sezioni.
28
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
particolarmente critica per la ASL n. 6 di Sanluri, per l’Azienda Ospedaliera Universitaria di
Sassari e per la ASL n. 5 di Oristano. Apparivano buone anche in relazione alle procedure di
scarico, invece, le perfomance della ASL n. 1 di Sassari e della ASL n. 7 di Carbonia, e dei
Presidi Ospedalieri “Marino” e “Binaghi” della ASL n. 8 di Cagliari, ovvero le Aziende e i Presidi
che erano stati oggetto di precedenti indagini della Sezione e conseguenti verifiche di misure.29
Tabella n. 6 – Report SardegnaIT - Dicembre 2013
ASL1 Sassari
N
ARMADI
ATTIVATI
N CARICHI
EFFETTUATI
N SCARICHI
EFFETTUATI
122
19.940
47.708
N ARMADI
N ARMADI
CHE NON
CHE NON
HANNO
HANNO
EFFETTUATO EFFETTUATO
CARICHI
SCARICHI
INCIDENZA
ARMADI
OPERATIVI
SOLO NEL
CARICO
INCIDENZA
ARMADI
EFFETTIVAMENTE
OPERATIVI NEL
CARICO E NELLO
SCARICO
INCIDENZA
ARMADI
NON
OPERATIVI
7,38%
9
13
92,62%
89,34%
ASL2 Olbia
71
9.507
15.718
6
19
91,55%
73,24%
8,45%
ASL3 Nuoro
129
14.751
31.990
16
23
87,60%
82,17%
12,40%
ASL4 Lanusei
28
2.888
5.016
5
5
82,14%
82,14%
17,86%
ASL5 Oristano
91
8.999
10.970
16
22
82,42%
75,82%
17,58%
ASL6 Sanluri
22
5.519
2.925
1
8
95,45%
63,64%
4,55%
ASL7 Carbonia
59
6.725
23.076
3
3
94,92%
94,92%
5,08%
ASL8 Cagliari
127
18.465
27.585
13
32
89,76%
74,80%
10,24%
AO Brotzu
102
12.087
17.034
12
15
88,24%
85,29%
11,76%
AOU Sassari
66
7.725
5.902
13
25
80,30%
62,12%
19,70%
AOU Cagliari
72
11.314
21.498
7
16
90,28%
77,78%
9,72%
889
117.920
209.422
101
181
88,64%
79,64%
11,36%
SARDEGNA
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT
La situazione appare in complessivo miglioramento nel mese di dicembre 2013. Diminuisce
il numero e l’incidenza degli “armadietti” assolutamente non utilizzati (da 24% a 11,4%) e si
incrementa il numero degli applicativi utilizzati non solo per il carico ma anche per lo scarico
dei consumi effettivi dei Reparti (da 46,5% a 79,6%). Resta critica la situazione dell’Azienda
Ospedaliera Universitaria di Sassari e (in misura minore) delle ASL di Oristano e Lanusei.
Il grado complessivo di utilizzazione degli applicativi in fase di scarico dei prodotti
consumati risulta di quasi l’80%. Occorre considerare, tuttavia, che in molti casi il numero
delle operazioni di scarico è limitato quindi ancora insufficiente rispetto alla riconosciuta
necessità di monitorare e controllare i flussi dei consumi effettivi dei Reparti.
Alcune Aziende (ASL n. 4 di Lanusei, ASL n. 8 di Cagliari, AO Brotzu) sembrano presentare
un peggioramento nell’effettuazione degli scarichi.
29
Cfr le Relazioni approvate con Deliberazioni n. 13, 14, 15 e 16 del 2012 e Deliberazioni n. 41, 42, 45 e 46 del 2013.
29
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
I grafici che seguono illustrano i miglioramenti conseguiti dalle varie Aziende da gennaio a
dicembre 2013.
INCIDENZA ARMADIETTI NON OPERATIVI
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT
L’incidenza degli “armadietti” mai utilizzati né nel carico né nello scarico si riduce
sensibilmente in quasi tutte le Aziende.
Si incrementa, invece, in tutte le Aziende l’incidenza del numero degli “armadietti”
effettivamente operativi sia in fase di carico (dalla Farmacia ai Reparti) che in fase di scarico
(consumi del Reparto/Struttura).
30
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
INCIDENZA ARMADIETTI EFFETTIVAMENTE OPERATIVI NEL CARICO E NELLO SCARICO
Elaborazione Corte dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT
Dall’esame del prospetto riepilogativo del grado di utilizzazione degli “Armadietti di
Reparto” in tutto il 2013 emerge una incidenza complessiva di Armadietti assolutamente non
operativi (ovvero mai utilizzati nell’intero anno) pari al 4,14%, con una percentuale di
applicativi utilizzati almeno una volta sia nel carico che nello scarico pari all’88%.
Tabella n. 7 – Report SardegnaIT
Periodo Gennaio/Dicembre 2013
N ARMADI
ATTIVATI
ASL1 Sassari
ASL2 Olbia
ASL3 Nuoro
ASL4 Lanusei
ASL5 Oristano
ASL6 Sanluri
ASL7 Carbonia
ASL8 Cagliari
AO Brotzu
AOU Sassari
AOU Cagliari
SARDEGNAIT
Elaborazione Corte
•
ARMADI CHE
NON HANNO
EFFETTUATO
CARICHI
ARMADI CHE NON
HANNO
EFFETTUATO
SCARICHI
INCIDENZA
ARMADI
OPERATIVI
SOLO NEL
CARICO
126
4
6
96,83%
71
5
13
92,96%
129
4
16
96,90%
28
1
100,00%
91
2
10
97,80%
22
1
1
95,45%
59
100,00%
127
9
21
92,91%
102
3
6
97,06%
66
6
21
90,91%
72
3
12
95,83%
893
37
107
95,86%
dei conti – Sezione Controllo Sardegna su dati SardegnaIT
INCIDENZA ARMADI
EFFETTIVAMENTE
OPERATIVI NEL
CARICO E NELLO
SCARICO
INCIDENZA
ARMADI NON
OPERATIVI
95,24%
81,69%
87,60%
96,43%
89,01%
95,45%
100,00%
83,46%
94,12%
68,18%
83,33%
88,02%
3,17%
7,04%
3,10%
0,00%
2,20%
4,55%
0,00%
7,09%
2,94%
9,09%
4,17%
4,14%
In data 20 gennaio 2014 il Servizio Sistemi Informativi dell’Assessorato regionale ha
trasmesso all’Ufficio di controllo della Corte dei conti anche una Relazione “Armadietti di
Reparto 2013” elaborata da SardegnaIT riepilogativa delle principali attività di supporto svolte
31
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
nel 2013 dal Team di Supporto Operativo della Società nelle Aziende. SardegnaIT ha, inoltre,
provveduto a calcolare una serie di indicatori rappresentativi di come e quanto la funzionalità
in oggetto sia stata utilizzata dai reparti nel 2013.
La tabella e il grafico che seguono illustrano il valore dell’indice di utilizzo “quantità
scaricata/quantità caricata per settimana” nelle varie Aziende nel periodo gennaio/maggio
2013 e nel periodo gennaio/novembre 2013. Secondo il responsabile della Direzione dei Lavori
“..questo indice misurato nell’arco di un anno deve tendenzialmente aggirarsi intorno al valore
1. Se invece l’indicatore viene calcolato sul singolo mese subisce oscillazioni determinate dal
giorno in cui vengono effettuate le singole operazioni di carico. Questo indicatore può essere
influenzato da operazioni massive o di rettifica”.
Tabella n. 8
Indice di utilizzo “quantità scaricata/quantità caricata per settimana”
Gen./mag. 2013
Gen./nov. 2013
ASL1 Sassari
0,80
1,00
ASL2 Olbia
0,06
0,74
ASL3 Nuoro
0,54
1,20
ASL4 Lanusei
0,41
1,12
ASL5 Oristano
0,52
0,99
ASL6 Sanluri
0,21
0,81
ASL7 Carbonia
0,72
0,95
ASL8 Cagliari
0,32
0,63
AO Brotzu
0,61
0,77
AOU Sassari
0,05
0,88
AOU Cagliari
Complessivo
0,91
0,97
0,55
0,94
Fonte: SardegnaIT
32
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
La tabella e il grafico che seguono illustrano il valore dell’indice di utilizzo “frequenza
scarichi medi giornalieri per reparto” nelle varie Aziende nel periodo gennaio/maggio 2013 e
nel periodo gennaio/novembre 2013. L’indice rappresenta la frequenza media giornaliera degli
scarichi per reparto calcolata su 7 giornate lavorative settimanali.
Tabella n. 9
Indice di utilizzo “media
30
della frequenza degli scarichi medi giornalieri per reparto”
gen/mag 2013
gen/nov 2013
ASL1 Sassari
8,93
10,05
ASL2 Olbia
1,16
4,13
ASL3 Nuoro
2,26
4,53
ASL4 Lanusei
6,92
5,09
ASL5 Oristano
1,64
2,69
ASL6 Sanluri
0,61
1,82
ASL7 Carbonia
6,86
7,81
ASL8 Cagliari
3,35
3,13
AO Brotzu
2,45
2,68
AOU Sassari
0,39
0,80
AOU Cagliari
12,34
7,49
4,27
4,81
Complessivo
Fonte: SardegnaIT
La tabella e il grafico che seguono illustrano il valore dell’indice di utilizzo “media della
quantità
30
scaricata
per
ogni
operazione
di
scarico”
nelle
varie
Aziende
nel
periodo
Media = somma per tutti i reparti di una Azienda (numero di scarichi/numero di settimane di attività X 7).
33
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
gennaio/maggio 2013 e nel periodo gennaio/novembre 2013. Secondo il responsabile della
Direzione dei Lavori “questo indice si ritiene possa rappresentare la puntualità con cui vengono
scaricati i prodotti. Nel caso di scarico a paziente, la quantità scaricata dovrebbe teoricamente
coincidere con il numero di scarichi portando quindi il valore dell’indicatore ad 1. Tanto più alto
è il valore di questo indice, quanto più le operazione di scarico sono “massive”.
Tabella n. 10
Indice di utilizzo “media
31
della quantità scaricata per ogni operazione di scarico”
gen/mag 2013
gen/nov 2013
ASL1 Sassari
70,36
93,09
ASL2 Olbia
16,44
111,99
ASL3 Nuoro
70,33
116,49
ASL4 Lanusei
39,17
253,56
ASL5 Oristano
72,92
482,84
ASL6 Sanluri
51,65
131,31
ASL7 Carbonia
67,19
78,87
ASL8 Cagliari
66,15
176,09
AO Brotzu
70,67
128,34
AOU Sassari
26,98
672,88
AOU Cagliari
114,48
110,55
Complessivo
66,28
201,68
Fonte: SardegnaIT
31
Media = quantità scaricata/numero di scarichi per ciascun reparto.
34
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte I – Capitolo II
SardegnaIT dichiara che “l’analisi, svolta in collaborazione con le Aziende Sanitarie, ha
evidenziato alcuni servizi ospedalieri in cui l’armadio di reparto non è stato attivato, con
conseguente perdita di tracciabilità dei consumi. Sono state poste in essere azioni correttive
anche in questo senso. In alcuni casi (es. ASL 5) si è provveduto, di concerto con il Controllo di
Gestione, Bilancio, Servizio delle professioni Sanitarie e Direzione Sanitaria, alla chiusura di
alcuni armadietti di reparto ridondanti.”
35
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 1 di Sassari
PARTE II
CAPITOLO I
ASL N. 1 DI SASSARI
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Periodo 2007-2010. L’ASL n. 1 di Sassari (cui appartiene il Presidio di “OZIERI” già assoggettato a controllo sulla
gestione32) aveva comunicato33:
-
di disporre di un protocollo operativo che definisce le procedure di gestione dei farmaci e dispositivi medici;
-
che non sono presenti armadi informatizzati ma che è in itinere il processo di gestione informatica delle richieste
dal reparto alla farmacia, già in atto in un reparto pilota (nefrologia e dialisi) in ragione dell’alto costo dei farmaci ivi
somministrati;
-
nel servizio farmacia non viene gestita la dose unitaria, per quanto nei due laboratori di galenica si allestiscano
giornalmente terapie antiblastiche personalizzate con notevoli risparmi complessivi;
-
la valorizzazione delle scorte di reparto e delle farmacie è stata effettuata annualmente tramite rilevazione
in loco presso tutte le singole U.O. di tutti i presidi dell’Azienda. La rilevazione delle scorte è stata inizialmente
affidata ai Caposala, tenuti alla compilazione dei reports, mentre la successiva imputazione dei dati a sistema è stata
effettuata dagli operatori di ASCOT (contratto di service), tramite lettori di barcode e computer portatili. I dati sono
stati trasmessi al servizio bilancio valorizzati per classificazione merceologica.
Il Direttore generale aveva successivamente riferito34 alcune misure di contenimento della spesa farmaceutica,
particolarmente quelle per la gestione unificata di farmaci antitumorali ad alto costo con eliminazione delle scorte di
reparto nelle U.O. interessate e quelle per l’erogazione dei farmaci in dimissione (distribuzione diretta).
I dati di consumo per singola U.O. sono stati raccolti, elaborati ed analizzati dalla società incaricata e sono state
trasmesse alcune tabelle riepilogative, comprese quelle contenenti le giacenze di reparto 2008-2010, oltre a prospetti
sull’intera spesa farmaceutica dell’Azienda.
In ultimo, successivamente all’audizione35, il Responsabile della Farmacia della Asl di Sassari ha comunicato che sono
in corso le verifiche sulla rilevazione scorte di reparto al fine di accertare quali reparti/guardie e/o ambulatori non
siano stati valorizzati negli anni oggetto d’indagine36 (2010-2011).
a) Periodo 2011-2012-2013. La Direzione Generale della Asl 1 di Sassari37 aveva
provveduto a trasmettere i seguenti atti38:
32
33
34
35
36
V. cit. del. n. 16/2012 e n. 46/2013.
V. risposte prot. 2011 /0072438 del 9.11.2011.
V. risposte prot. 2011/0078008 del 1.12.2011.
Tenutasi il 02/12/2011.
V. nota pervenuta via email in data 5 dicembre 2011.
37
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 1 di Sassari
-
Nota prot. n. 2382 del 22/03/2013 - Relazione del Direttore Generale della Asl 1
concernente le misure consequenziali adottate dall’Azienda, corredata dei Prospetti Tabellari
analitici a firma del D.G. e dei Direttori di Presidio ed ulteriori allegati esplicativi:
a) Deliberazione del D.G. n. 88 del 01/02/2012 concernente l’Adozione Procedure di
gestione farmaci e dispositivi medici erogati nell’ambito dell’assistenza farmaceutica
ospedaliera; Procedure di gestione farmaci e d.m.;
b) Direttiva, datata 11/03/2013, della Direzione Medica del P.O. di Alghero, inerente la
gestione dei prodotti farmaceutici nell’ambito del Presidio;
c) Direttiva,
datata
11/03/2013,
del
Servizio
Assistenza
Farmaceutica
Aziendale,
concernente il corretto utilizzo di farmaci e d.m., e i livelli di assunzione ruoli e
responsabilità presso le strutture del P.O. di Sassari;
d) Nota del 21/12/2012 del Servizio Programmazione e Controllo della Asl 1, con la quale
vengono comunicati, ai Responsabili delle UU.OO. di Farmacia dei PP.OO. di Sassari,
Alghero e Ozieri e al Responsabile del Servizio Farmaceutico Territoriale, i Budget
finanziari 2013;
e) Elenco degli “Armadietti di reparto” installati presso le UU.OO. dei PP.OO. di Ozieri,
Alghero e Sassari.
Di seguito si riporta quanto emerso dall’esame dei documenti, acquisiti in sede istruttoria, in
relazione alle informazioni richieste da questo Ufficio.
•
Attribuzione
dei
compiti
di
servizio.
Con
Deliberazione
Dirigenziale
n.
88
dell’01/02/2012 l’Azienda ha adottato le “Procedure di gestione farmaci e dispositivi medici
erogati nell’ambito dell’assistenza farmaceutica ospedaliera erogata dalla Asl 1 di Sassari”.
Tale atto deliberativo recepisce formalmente un protocollo operativo già in uso dal 2009
presso le Farmacie Ospedaliere della Asl 1 di Sassari. Nel documento sono prese in esame le
diverse fasi di ricezione, controllo, conservazione, stoccaggio temporaneo dei farmaci erogati
alle UU.OO. Vengono altresì tracciati gli interventi di “recall” effettuati nell’ambito delle attività
connesse alla farmacovigilanza, così come vengono definiti i percorsi relativi a logistica,
richieste farmaci in emergenza clinica, “off-label”, ecc.
37
Si rammenta, preliminarmente, che la Asl n. 1 è la seconda della Sardegna sia per popolazione che per entità delle
risorse assegnate; infatti la medesima Azienda si estende nel territorio della Provincia di Sassari su un’area pari a
4.281 kmq (il 17,8% del territorio sardo) rivolgendosi ad una popolazione di 336.632 unità, in costante incremento,
distribuita nei tre Distretti Sanitari di Alghero, Ozieri e Sassari, con una densità di 78,63 abitanti per kmq. All’interno
della struttura gestionale dell’Azienda la rete ospedaliera è composta dal Presidio Ospedaliero “SS. Annunziata” di
Sassari, ospedale di rete con 34 reparti (50 centri di costo), sede di DEA di II livello, centro di alta specializzazione per
il trattamento delle patologie traumatiche complesse, cui afferiscono le due strutture ospedaliere di Ittiri e Thiesi fino
al completamento del processo di trasformazione in Case della salute-Ospedali di Comunità; il Presidio Ospedaliero di
Alghero, ospedale di rete con 17 reparti con attività assistenziale, Direzione Medica e Servizio Farmaceutico, sede di
DEA di I livello, articolato nelle sedi dell’Ospedale Civile e Ospedale Marino e il Presidio Ospedaliero “A. Segni” di
Ozieri, ospedale di rete con 20 reparti, sede di DEA di I livello.
38
V. nota n. 1440 del 15/02/2013.
38
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 1 di Sassari
In particolare vengono identificati gli “attori” o operatori coinvolti nelle diverse fasi del
processo assistenziale, con attribuzione di responsabilità e ruolo, al fine di ottimizzare i
percorsi stessi, migliorare la performance attesa e garantire, nel contempo, un livello sempre
più elevato di attenzione e coinvolgimento.
Dette disposizioni, divulgate a tutte le UU.OO. dei Presidi, oltre che adeguatamente
illustrate in apposite riunioni nei singoli Presidi, sono state sottoposte a revisione a cura dei
Responsabili dei Servizi Farmaceutici Ospedalieri, e validate da parte della Direzione Sanitaria
Aziendale. Ciò al fine di definire con maggiore chiarezza ruoli e responsabilità, anche
giuridiche, degli operatori coinvolti nella gestione dei farmaci, e preso atto delle risultanze del
controllo effettuato con la presente indagine.
Nelle more dell’adozione di un apposito regolamento a livello aziendale che recepisca le
nuove disposizioni, la Direzione Sanitaria di Presidio e la Farmacia Ospedaliera di Alghero
hanno adottato (in data 07/03/2013) e diramato (in data 11/03/2013) una direttiva interna,
inerente la gestione dei prodotti farmaceutici nell’ambito del Presidio, contenente, oltre alle
raccomandazioni di appropriatezza nelle prescrizioni e richieste, al fine di conseguire il
prioritario obiettivo del contenimento della spesa farmaceutica, dettagliate misure e controlli di
natura organizzativa, da implementare nelle varie fasi gestionali di richiesta/consumo dei
prodotti farmaceutici, comprese quelle afferenti al corretto utilizzo degli “armadietti di reparto”.
Come sostiene il Direttore Generale, detta Direttiva (acquisita agli atti) tende a definire e
rafforzare maggiormente competenze e responsabilità dei professionisti coinvolti, a vario titolo,
nelle diverse procedure.
Infatti, la direttiva richiama le responsabilità e i compiti del Direttore del Servizio
Farmacia Ospedaliera, il quale, come affermato dalla Sezione del Controllo con Deliberazione
n. 25/2012, assume la posizione di “Consegnatario per debito di custodia” poiché in capo
ad esso vengono posti obblighi di custodia, di tenuta di registri di carico e scarico e di regolare
inventariazione e, pertanto, al medesimo sono applicabili le disposizioni sulla resa del conto
giudiziale. Secondo le modalità e nei tempi previsti dall’Azienda nell’ambito della disciplina
dell’esercizio delle funzioni degli agenti contabili interni a denaro e a materia, il Responsabile
della F.O. trasmette il conto giudiziale al Servizio Gestione Risorse Economico Finanziarie.
Inoltre, anche con l’ausilio di un addetto al riscontro, è competente ad effettuare,
periodicamente e senza preavviso, opportune verifiche, di cui dovrà redigere apposito verbale,
al fine di accertare la regolare tenuta della contabilità sezionale, nonché il rispetto di quanto
disposto.
La citata Direttiva definisce i compiti e responsabilità del Coordinatore e del
Direttore dell’Unità Operativa; quest’ultimo effettua la vigilanza sul buon funzionamento
dell’U.O., mentre il Coordinatore, in quanto “Consegnatario per debito di vigilanza”, è
39
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 1 di Sassari
responsabile
della
gestione
dell’armadio
farmaceutico,
dell’approvvigionamento,
della
conservazione e dei controlli dei prodotti farmaceutici che costituiscono l’armadio.
In accordo con la Direzione del Presidio Ospedaliero, anche il Servizio Farmaceutico
Ospedaliero di Sassari ha intrapreso recentemente (in data 11/03/2013) un’analoga iniziativa
nel richiamare l’attenzione dei Responsabili e Coordinatori delle UU.OO. e del Responsabile del
Servizio Infermieristico, sui livelli di assunzione dei ruoli e responsabilità presso le UU.OO.,
dall’acquisizione dei beni farmaceutici richiesti tramite il Servizio Farmaceutico Ospedaliero,
oltre che su alcuni aspetti di rilevante importanza gestionale, secondo le prescrizioni della
Corte, connessi al corretto utilizzo di farmaci e d.m. all’interno delle strutture e, soprattutto
alla
tracciabilità
dei
movimenti
di
carico-scarico
secondo
il
software
Areas,
dopo
l’implementazione degli “armadi di reparto”.
Il Direttore Generale della Asl puntualizza, nella propria Relazione sulle misure adottate, che
la necessaria responsabilizzazione ad ogni livello del personale medico ed infermieristico nella
corretta gestione dei beni farmaceutici e sanitari sarà ulteriormente rafforzata da azioni
specifiche quali l’attribuzione degli obiettivi di budget 2013 ai Responsabili di Reparto.
•
Misure di custodia. Il Direttore Generale nella propria Relazione riferisce che nel Piano
Investimenti 2013 per l’Ammodernamento Tecnologico, in corso di definitivo consolidamento e
approvazione, sono state inserite con “massima priorità” e compatibilmente con le risorse
finanziarie complessive, le richieste avanzate nel corso del 2012 o nei primi mesi del 2013 dai
PP.OO. di Sassari, al preposto Servizio Contratti – Appalti – Acquisti, per l’acquisizione di
specifici armadi dedicati alla custodia dei beni farmaceutici e sanitari con caratteristiche
previste dalle norme.
In attesa della fornitura, le Direzioni Sanitarie di Presidio con la collaborazione delle
Farmacie Ospedaliere e i Responsabili di Reparto, si sono attivate per adottare in ogni caso
misure precauzionali per la conservazione e custodia dei farmaci, con sistemi provvisori di
chiusura degli armadi esistenti e/o tramite l’individuazione di locali dedicati, chiusi a chiave e
ad accesso limitato. Successivamente all’approvazione di detto Piano Investimenti, l’Azienda
provvederà al completamento del piano d’acquisto della dotazione minima degli armadi idonei
a garantire la custodia fisica dei farmaci ospedalieri, iniziativa che la Direzione Aziendale
monitorerà periodicamente con la collaborazione dei Direttori di Presidio interessati.
•
Flussi informativi. Il Direttore Generale riferisce che l’implementazione e l’attivazione in
tutti i PP.OO. aziendali di oltre 110 “Armadietti di Reparto”, come può desumersi dal prospetto
sottostante, ha consentito un’affidabile ricostruzione dei flussi di logistica e dei consumi
effettivi dei beni farmaceutici di ciascun Reparto.
40
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 1 di Sassari
DATI DI SINTESI - AVVIAMENTO E EFFETTIVO UTILIZZO "ARMADIETTI DI REPARTO"
Presidi Ospedalieri
Periodo di attivazione
Reparti
Armadietti di Reparto attivati
Utenti abilitati
Operazioni totali (carico e scarico)
Scarichi automatici e manuali (ad esclusione
di scarichi di rettifica e scaduti)
Scarichi automatici e manuali a paziente
P.O. di Ozieri
P.O. di Alghero
P.O. di Sassari
Giugno/Luglio
2012
20
Settembre/Ottobre
2012
17
Novembre/Dicembre
2012
34
31
31
50
128
147
162
153.656
58.628
85.803
112.256
26.556
29.305
80.122 (71,37%)
7.615 (28,68%)
476 (1,62%)
Fonte: Relazione del D.G. Asl 1 sulle misure consequenziali adottate dall’Azienda.
Infatti, a partire dal mese di giugno 2012 il Servizio Sistemi Informativi Aziendale ha
provveduto ad avviare, in concorso con il Fornitore del Progetto SISaR e con il supporto di
Sardegna IT, 112 istanze dell’”Armadietto di Reparto” nei tre PP.OO. di Ozieri, Alghero (Civile e
Marino) e Sassari.
Il prospetto di cui sopra evidenzia i dati di sintesi rilevati, alla data del 6/3/2013, dal
Servizio Sistemi Informativi in merito agli avviamenti e all’effettivo utilizzo degli armadietti in
ogni singolo Presidio. Per un approfondimento è stato fornito, in allegato alla relazione del
Direttore Generale, un dettagliato elenco degli armadietti installati nei diversi Presidi, con
indicazione dei dati relativi ai movimenti di carico e scarico, sia a paziente che cumulativi.
Il corretto uso delle procedure informatiche permette una visualizzazione, a quantità e
valore, del materiale erogato e concretamente consumato presso ciascun armadietto, la cui
attendibilità è, tuttavia, subordinata all’effettivo utilizzo delle funzioni di gestione disponibili.
Viene evidenziato che a tutt’oggi, l’impiego, da parte dei Servizi di Farmacia Ospedalieri, delle
funzioni del modulo “Armadietto di reparto” permette, agli stessi, il monitoraggio dei consumi
effettivi; ad esempio, è possibile verificare, infatti, le richieste di approvvigionamento in
relazione alle giacenze risultanti nell’”Armadietto di sistema” di competenza, garantendo, in tal
modo, anche la verifica del corretto utilizzo delle funzioni di scarico.
Il Direttore Generale puntualizza che i primi risultati del monitoraggio e contabilizzazione dei
consumi effettivi saranno percepibili nel corso del 2013, anche a seguito e mediante
l’assegnazione di specifici obiettivi di budget 2013 ai Responsabili di Reparto.
In tema di utilizzo degli “Armadietti di Reparto”, verranno incrementate le utenze di Reparto
al fine di garantire la continuità delle operazioni di “scarico”; inoltre, progressivamente, l’uso di
tali “Armadietti” verrà esteso ad altre strutture extra ospedaliere quali la Farmacia Territoriale,
il SERD, le Residenze Protette, i Centri di Salute Mentale, gli ambulatori e le Guardie Mediche.
Viene comunicato l’avvio, in alcuni reparti-pilota del P.O. di Sassari, della sperimentazione
di un sistema di “Cartella Clinica Elettronica” integrato con gli “Armadietti di Reparto”, il cui
41
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 1 di Sassari
progetto è inserito nel Piano Investimenti 2012, e di cui sono in corso le procedure di
acquisizione delle apparecchiature e servizi necessari. Tramite il controllo incrociato tra gli
identificativi “bar-code” del paziente, della prescrizione e del farmaco da somministrare si
provvede all’intero ciclo di cura farmacologica, riducendo nel contempo in modo significativo
anche il rischio clinico associato.
•
Programmazione dei consumi futuri. La Direzione Aziendale, con il supporto del
Servizio Programmazione e Controllo, ha provveduto a porre in essere iniziative tese a
garantire che gli approvvigionamenti dei farmaci e d.m. siano direttamente collegati agli atti
amministrativi aziendali, e ad assegnare, inoltre, i budget finanziari degli esercizi 2012 e 2013
alle Farmacie Ospedaliere: per il 2012 è stata prevista una riduzione del 5% rispetto al 2011, e
un’ulteriore riduzione del 5% nel 2013 rispetto al precedente esercizio.
Il Responsabile del Servizio Programmazione e Controllo della Asl con una nota datata
21/12/2012 (pervenuta in allegato agli atti istruttori), ha comunicato ai Responsabili delle
UU.OO. Farmacie dei Presidi di Sassari, Alghero e Ozieri, e al Responsabile del Servizio
Farmaceutico Territoriale, incaricate della gestione dei processi di approvvigionamento, il
dettaglio delle assegnazioni provvisorie relativamente alle attività di emissione degli ordini da
parte di dette Strutture, per l’esercizio 2013, nell’ambito del processo di gestione dei Budget
finanziari aziendali. Il budget complessivo per gli acquisti dei beni sanitari, pari a €
91.228.881,42,
deriva
dalla
Programmazione
Pluriennale
2013-2015,
contenente
la
pianificazione di medio periodo e quella annuale 2013, che tiene conto delle previsioni
normative stabilite dal D.L. 95/12 e degli obiettivi economici assegnati ai Direttori Generali
delle Aziende dalla DGR 30/60 del 12/07/2011. Tale budget dovrà essere ripartito, a cura dei
Responsabili
delle
citate
Strutture
sulla
base
della
programmazione
assegnata
alla
responsabilità dei medesimi, fra le diverse Farmacie Ospedaliere e Territoriali. Alla Direzione
Generale e ai Servizi ordinanti dovranno essere trasmessi dei report sull’andamento della
spesa, sulle giacenze di magazzino e sui consumi.
Per l’esercizio 2013 è stata prevista, inoltre, una quota, pari al 5%, da assegnare alla
Direzione Aziendale per la gestione di eventuali sforamenti da parte delle strutture ordinanti.
Il Direttore Generale afferma che la messa a regime del sistema “Armadietti di
Reparto” a partire dal 2013 garantirà una più attenta programmazione dei consumi
basata sul monitoraggio dei consumi effettivi e non più sulla “spesa storica”.
•
In ordine alla quantificazione delle giacenze nei Reparti, il Direttore Generale nella
propria Relazione riferisce che alla data di predisposizione della medesima, tutte le Unità
Operative dei Presidi Ospedalieri avevano completato il processo di inventariazione
delle rimanenze a fine esercizio 2012 - operazione agevolata dal Sistema “Armadietti di
Reparto” - la cui valorizzazione, superato il controllo delle FF. OO., è stata trasmessa al
42
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 1 di Sassari
Servizio Gestione Risorse Economico Finanziarie dal P.O. di Ozieri e Alghero, mentre è in corso
di definizione relativamente al P.O. di Sassari. Per il futuro la messa a regime del Sistema
assicurerà una più precisa verifica e rendicontazione delle rimanenze a fine esercizio.
•
Per quanto riguarda la rilevazione e contabilizzazione degli scaduti nei Reparti, viene
affermato che l’effettivo utilizzo del Sistema “Armadietti di Reparto” ha reso possibile tali
operazioni, il cui monitoraggio produrrà risultati apprezzabili nel corso del 2013, e che
la messa a regime del sistema medesimo comporterà, nel futuro, una più puntuale
rendicontazione degli scaduti.
•
A completamento di dette informazioni, si riportano, nella tabella che segue, i dati di
sintesi forniti dalla Direzione Generale dell’Azienda e dai tre Presidi Ospedalieri,
tramite i prospetti compilati dai relativi Direttori, in merito all’implementazione ed effettivo
utilizzo delle procedure oggetto dell’indagine.
43
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 1 di Sassari
Prospetto sintetico
AZIENDA SANITARIA LOCALE N. 1 DI SASSARI
P.O. SS. ANNUNZIATA - SS
P.O. ALGHERO
P.O. A. SEGNI - OZIERI
ASL N. 1 DI SASSARI
SI
SI
SI
SI
34
17 c on attività
assistenziale (c on
esclusione della Direz.
Medica e del Servizio
Farmac eutic o del P.O.),
distribuite tra l'Ospedale
Civile e l'Ospedale Marino
20
71
50 c entri di c osto
17
20
87
12*
20
54
50 c entri di c osto (50
"armadietti di reparto")
17
19
86
Con quali c adenze temporali?
indic ate nell'allegato "Dati di
sintesi - Avviamento e
effettivo utilizzo "Armadietti di
Reparto"
n. r.
c on qualsiasi cadenza temporale
i Responsabili del Cdr e/o i
Coord. Inferm. lo ritengano
opportuno
Indicare le Strutture
Ospedale Civile: P.S.,
Radiol., Cardiol., Med. Gen.,
Ostetr. e Ginec., Chir.
Gen., ORL, Urol., Anest.,
v. allegato "Dati di sintesi Avviamento e effettivo utilizzo Ped. e Nido, Nefr.e Dial.,
Oncol., Lab. Anal., Serv.
"Armadietti di Reparto"
Immunotrasf. Ospedale
Marino: Ortop. e Traum.,
RRF, Ocul.
L'Azienda ha predisposto nel 2012 o nel 2013 linee guida a livello di Azienda, di Presidio e di singola
Unità Operativa tese a monitorare e c ontenere i flussi di spesa di tutti i beni sanitari?
1.
Quante sono le Strutture/Reparti del Presidio Ospedaliero?
2. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono stati c hiaramente attribuiti dal 2012 o dal 2013 i
c ompiti di servizio (e le c onnesse responsabilità) agli operatori delle Strutture/Reparti coinvolti a vario
titolo nelle procedure oggetto dell’indagine?
3. In quanti delle Strutture/Reparti del Presidio sono state predisposte dal 2012 o dal 2013 adeguate 22 c entri di c osto (22 armadi
misure di c ustodia di tutti i beni pubblic i all’interno dei magazzini delle Strutture/Reparti?
fisic i)
4. In quante Strutture/Reparti del Presidio si è attualmente in grado di pervenire ad una ricostruzione
attendibile dei flussi dei c onsumi effettivi del Reparto c on riferimento a tutti i beni sanitari, ovvero si
effettua un monitoraggio quantitativo-finanziario dei consumi?
4.1.
4.2.
Neur. (pilota 1 arm.), P.S. (1
arm.), Chir. Gen. (1 arm.), Oc ul.
(2 arm.), Ortop. (2 arm.),
Ostetr. e Ginec . (2 arm.), Med.
(1 arm.), Ped. (2 arm.), Nefr. e
Dial. (3 arm.), Onc . Med. (1
arm.), Serv. Imm. e Genet. Med.
(2 arm.), Rec . e Riabil. funz. (1
arm.), Diabet. (2 arm.), Odont.
(1 arm.), Radiol. (2 arm.), Lab.
An. (1 arm.), Anest. (1 arm.),
Serv. T. Antalg. (1 arm.),
Bloc co Op. (2 arm.)
5. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono state implementate nel 2012 o nel 2013 proc edure
c he agevolino una più oc ulata programmazione dei consumi futuri?
50 c entri di c osto
17
20
87
6.
In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la corretta e sistematic a
quantific azione delle “rimanenze” delle Strutture/Reparti a fine esercizio?
50 c entri di c osto
17
20
87
4 c entri di c osto
17*
20
41
8. In quante Strutture/Reparti del Presidio è stata attivata la proc edura "armadio farmac eutic o
virtuale" sul Sistema SISaR?
50 c entri di c osto
17*
20
87
9. In quante Strutture/Reparti del Presidio è effettivamente e sistematic amente utilizzata la
procedura "armadio farmac eutic o virtuale" sul Sistema SISaR?
50 c entri di c osto
17*
19
86
in allegato
*Ospedale Civile: P.S.,
Radiol., Cardiol., Med. Gen.,
Ostetr. e Ginec., Chir.
Gen., ORL, Urol., Anest.,
Pediatria., Nefr.e Dial.,
Oncol., Lab. Anal., Serv.
Immunotrasf. *Ospedale
Marino: Ortop. e Traum.,
RRF, Ocul.
Neur. (pilota 1 arm.), P.S. (1
arm.), Chir. Gen. (1 arm.), Oc ul.
(2 arm.), Ortop. (2 arm.),
Ostetr. e Ginec . (2 arm.), Med.
(1 arm.), Ped. (2 arm.), Nefr. e
Dial. (3 arm.), Onc . Med. (1
arm.), Serv. Imm. e Genet. Med.
(2 arm.), Rec . e Riabil. funz. (1
arm.), Diabet. (2 arm.), Odont.
(1 arm.), Radiol. (2 arm.), Lab.
An. (1 arm.), Anest. (1 arm.),
Serv. T. Antalg. (1 arm.),
Bloc co Op. (2 arm.)
10. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la proc edura "armadio farmaceutico virtuale" sul
Sistema SISaR si effettua lo scaric o a paziente?
2 c enti di c osto
10*
19
31
11. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la proc edura "armadio farmaceutico virtuale" sul
Sistema SISaR si effettua lo scaric o massivo?
50 c entri di c osto
17*
19
86
7. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la rilevazione degli “sc aduti”
all’interno delle Strutture/Reparti e la c ontabilizzazione degli stessi?
9.1.
Indicare le Strutture in c ui la procedura è attualmente effettivamente utilizzata:
b) Le risposte fornite nel prospetto sintetico confermano quanto già riferito circa i compiti di
servizio e le relative responsabilità attribuiti, sia a livello aziendale che di presidio, agli
operatori coinvolti nella gestione dei farmaci. Ad avviso dell’Azienda le procedure utilizzate
permettono di pervenire ad una soddisfacente ricostruzione dei flussi dei consumi effettivi di
Reparto39 e consentono una più attenta programmazione dei consumi futuri.
39
Viene precisato, per quanto riguarda il P.O. di Ozieri, che tutte le strutture in cui sono attivi gli armadietti
teoricamente sono in grado di pervenire ad una ricostruzione dei flussi ogni qualvolta il Responsabile del CdR e/o il
Coordinatore infermieristico ritengano opportuno effettuare un monitoraggio quantitativo finanziario dei consumi, con
44
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 1 di Sassari
Conferma l’Azienda che adeguate misure di custodia dei beni sanitari sono state
predisposte presso tutti i Reparti del P.O. di Ozieri, mentre ad Alghero solo 12 strutture sono
dotate, al momento, di armadi e/o locali con sistemi di chiusura a chiave; i Responsabili delle
restanti strutture attendono la fornitura di idonei armadi, richiesti al Servizio Acquisti
Aziendale;
al
SS.
Annunziata
di
Sassari
unicamente
22
strutture
(centri
di
costo)
sembrerebbero fornite di armadi/locali idonei.
Detti prospetti evidenziano che la “quantificazione delle rimanenze” e la “rilevazione e
contabilizzazione dei prodotti scaduti” vengono effettuate correttamente in tutte le 20
Strutture nel P.O. “A. Segni” di Ozieri e nei 1740 nel P.O. di Alghero; per quanto riguarda il “SS
Annunziata” di Sassari gli “scaduti” vengono rilevati solamente in 4 strutture (centri di costo)
mentre tutte le strutture del P.O. (che conta 50 centri di costo) sono in grado di quantificare le
“giacenze”.
Dal prospetto si ricava che la procedura “armadio farmaceutico virtuale” sul sistema SISaR,
attivata in tutte le UU.OO. a Ozieri, è effettivamente e sistematicamente utilizzata dagli
operatori in 19 strutture41; nel P.O. di Alghero tale procedura è in uso in tutte le 17 strutture in
cui è stata attivata, con l’installazione di 31 armadietti virtuali42. Il SS. Annunziata di Sassari
utilizza l’applicativo sul sistema SISaR in tutti i suoi Reparti dotati di 50 armadietti farmaceutici
virtuali.
In riferimento allo “scarico dei farmaci”, ad Ozieri viene effettuato sia quello “a paziente”
che “massivo” in 19 UU.OO. del P.O.; ad Alghero le movimentazioni con scarico “a paziente”
sono state registrate pur in diversa percentuale in 10 strutture ed in 16 armadietti, mentre lo
scarico “massivo” in via esclusiva e/o in aggiunta a quello “a paziente” viene effettuato in 17
strutture ed in 29 armadietti; quanto al P.O. di Sassari, si rileva che in tutte le UU.OO. e,
pertanto, in tutti i 50 armadietti installati si esegue lo scarico “massivo”, mentre
viene effettuato quello “a paziente” solamente in 2 armadietti (in 2 centri di costo).
qualsiasi cadenza temporale: giornaliera, mensile, annuale; i responsabili sono supportati dalla F.O. nella fase
d’implementazione.
40
Viene precisato che teoricamente con il sistema in uso tutte le strutture sono in grado di effettuare la rilevazione
degli scaduti; a fine febbraio 2013 risultavano registrazioni in tal senso in 9 strutture.
41
La procedura non è attualmente utilizzata nel Servizio Otorinolaringoiatria a causa della sospensione del servizio.
42
Sono stati attivati, nell’ambito delle strutture complesse e semplici dipartimentali di riferimento, per motivi gestionali
e per far fronte ad esigenze di specifici servizi e/o articolazioni funzionali delle stesse strutture. Viene riferito, infatti,
che armadietti attivi, oltre che nelle strutture indicate nel questionario, sono presenti in altre articolazioni quali:
Oncologia/ambulatorio,
Pediatria/DH,
Pediatria/Nido,
Chirurgia/Endoscopia,
Blocco
Operatorio
e
Blocco
Operatorio/parto nell’Ospedale Civile; Radiologia/sez., PPI Ortopedico/sala gessi, Ortopedia/ambulatorio,
Ortopedia/Artroscopia, Anestesia/serv., Blocco operatorio, Oculistica/ambulatorio e Medicina/Diabetologia
nell’Ospedale Marino.
45
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 1 di Sassari
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
Si è reso, in conseguenza, necessario acquisire in sede istruttoria ulteriori e più dettagliate
notizie43, volte ad apprezzare l’effettività di monitoraggio cui l’Azienda è pervenuta per effetto
della tracciabilità dei flussi di gestione dei beni farmaceutici. Il Direttore Generale dell’Azienda
ha quindi trasmesso (con una nota44 di accompagnamento) i prospetti, redatti a cura dei
Responsabili delle Farmacie Ospedaliere dei Presidi della Asl di Sassari e sottoscritti dai
Direttori di Presidio e dal Direttore Generale della medesima Azienda, contenenti le rilevazioni
sulla spesa sostenuta negli esercizi 2011, 2012 e I trimestre 2013, in relazione a tre Reparti,
identificati
per
ciascun
Presidio
Ospedaliero,
quali
“Oncologia”,
“Cardiologia”
e
“Cardioanestesia” per il P.O. di Sassari, “Medicina Degenze”, “Chirurgia Degenze” e “Dialisi”
per il P.O. di Alghero, e “Neurologia”, “Pronto Soccorso” e “Oculistica” per il P.O. di Ozieri.
Tali prospetti, compilati secondo le indicazione di questo Ufficio Istruttore, danno conto
delle giacenze dei farmaci e altri beni sanitari rilevate nei tre Reparti ad inizio esercizio, dei
prodotti distribuiti e consumati, e delle giacenze riscontrate a fine esercizio; la richiesta
valorizzazione dei prodotti scaduti rilevati in ciascun Reparto è riferita unicamente al I°
trimestre 2013.
La Sezione fa osservare che le aggregazioni ivi contenute, nel fornire valide informazioni sui
costi
dei
prodotti
farmaceutici
distribuiti dal
Servizio Farmacia alle singole strutture
ospedaliere, e da queste consumati, dovrebbero permettere di verificare l’effettiva attuazione,
da parte di dette strutture, delle procedure sul Sistema Informativo SISaR, e la relativa
efficacia, per quanto non sia possibile accertare, attualmente, gli eventuali risparmi conseguiti,
stante l’indisponibilità di alcuni dati indispensabili per effettuare un’utile comparazione e
considerato che gli armadietti di reparto, installati nei tre Presidi aziendali, sono stati avviati
nel corso dell’esercizio 2012.
Pertanto, tenuto conto che per il 2013, oltre alle giacenze rilevate alla fine dell’esercizio
precedente, sono fruibili unicamente i dati relativi ai beni erogati dalle Farmacie e consumati
dai Reparti nel I° trimestre, si è potuto eseguire, per ciascun Presidio Ospedaliero, un raffronto
esclusivamente in relazione al biennio 2011/2012, sia dei costi relativi ai prodotti farmaceutici
e altri beni sanitari distribuiti che consumati, e delle giacenze dei Reparti aziendali, come si
desume dalle tabelle sottostanti, elaborate estrapolando i dati dai prospetti forniti dalla Asl.
43
44
Nota prot. n. 2708 dell’11/04/2013.
Nota prot. N. 3855 del 18/06/2013.
46
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 1 di Sassari
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri.
Presidio Ospedaliero di Sassari
BENI DISTRIBUITI AI REPARTI*
(importi in euro)
Esercizio 2011
Esercizio 2012
1.063.217,04
865.427,01
Scostamento %
2012/2011
-18,60
77.199,83
70.216,52
-9,05
Totale
1.140.416,87
935.643,53
-17,96
Farmaci
201.925,62
152.681,63
-24,39
Nome Reparto
Beni
Farmaci
Oncologia
Cardiologia
Cardioanestesia
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
118.147,20
58.387,90
-50,58
Totale
320.072,82
211.069,53
-34,06
Farmaci
331.250,40
250.564,39
-24,36
Altri beni sanitari
357.880,72
290.652,01
-18,79
Totale
689.131,12
541.216,40
-21,46
Farmaci
1.596.393,06
1.268.673,03
-20,53
553.227,75
419.256,43
-24,22
2.149.620,81
1.687.929,46
-21,48
Altri beni sanitari
Totali
Totale
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
BENI CONSUMATI DAI REPARTI*
(importi in euro)
1.066.708,95
731.464,00
Scostamento %
2012/2011
-31,43
88.814,47
66.704,34
-24,89
1.155.523,42
798.168,34
-30,93
Farmaci
201.798,89
166.886,58
-17,30
Altri beni sanitari
104.777,14
67.900,26
-35,20
Totale
306.576,03
234.786,84
-23,42
Farmaci
336.971,96
238.480,22
-29,23
Altri beni sanitari
558.967,02
257.831,22
-53,87
Nome Reparto
Beni
Farmaci
Oncologia
Altri beni sanitari
Totale
Cardiologia
Cardioanestesia
Totali
Esercizio 2011
Esercizio 2012
Totale
895.938,98
496.311,44
-44,60
Farmaci
1.605.479,80
1.136.830,80
-29,19
752.558,63
392.435,82
-47,85
2.358.038,43
1.529.266,62
-35,15
Altri beni sanitari
Totale
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
47
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 1 di Sassari
GIACENZE DI REPARTO AL 31/12*
(importi in euro)
6.554,24
140.517,25
Scostamento %
2012/2011
2.043,91
11.809,17
15.321,35
29,74
18.363,41
155.838,60
748,64
Farmaci
37.602,60
23.397,65
-37,78
Altri beni sanitari
17.059,44
7.547,08
-55,76
Totale
54.662,04
30.944,73
-43,39
Farmaci
15.448,11
27.532,28
78,22
Altri beni sanitari
61.225,77
94.046,56
53,61
Totale
76.673,88
121.578,84
58,57
Farmaci
59.604,95
191.447,18
221,19
Altri beni sanitari
90.094,38
116.914,99
29,77
149.699,33
308.362,17
105,99
Nome Reparto
Beni
Farmaci
Oncologia
Altri beni sanitari
Totale
Cardiologia
Cardioanestesia
Totali
Totale
Esercizio 2011
Esercizio 2012
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
1) Dalle tabelle di cui sopra, (che riassumono l’evoluzione dei costi dei beni erogati dalla F.O.
alle UU.OO. individuate presso il P.O. di Sassari, e di quelli utilizzati dalle medesime),
emerge una omogenea riduzione, in alcuni Reparti maggiormente significativa, sia
delle assegnazioni che dei consumi, in relazione ai prodotti farmaceutici così come per gli
altri beni sanitari.
In particolare, per quanto riguarda i farmaci, si rileva un notevole decremento dei costi
imputabili ai relativi consumi nel Reparto di Oncologia (-31,4%), al quale, nel corso del 2012,
sono stati distribuiti farmaci la cui spesa è diminuita del 18,6% rispetto al 2011. Anche la
Cardioanestesia, a cui la F.O ha erogato prodotti farmaceutici per un ammontare ridotto della
spesa (-24,3%) rispetto all’esercizio precedente, ha contratto (-29,3%) i costi per l’utilizzo dei
medesimi farmaci. Ugualmente, la Cardiologia ha diminuito i propri consumi del 17,3%,
registrando, analogamente agli altri Reparti, una flessione nella spesa dei farmaci ad essa
erogati.
Con riguardo ai costi degli altri beni sanitari distribuiti ed utilizzati, si riscontra uno
scostamento in diminuzione in tutti e tre i Reparti, con una percentuale piuttosto
consistente (-53,87%) relativamente ai consumi registrati in Cardioanestesia.
L’evidenziata riduzione, nell’esercizio 2012, dei costi degli approvvigionamenti permette di
constatare come la rilevazione e quantificazione delle rimanenze consente una più puntuale ed
oculata erogazione dei beni da parte della F.O. e, conseguentemente, una più attenta
programmazione dei consumi.
Per quanto concerne l’entità delle giacenze di Reparto e l’evoluzione subita dalle stesse
nel biennio considerato, si osserva, relativamente ai farmaci, il cospicuo ammontare delle
48
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 1 di Sassari
scorte dell’U.O. di Oncologia a fine esercizio 2012 - rispetto a quelle piuttosto esigue rilevate
nell’esercizio precedente – derivante, presumibilmente, dall’entità dei consumi, inferiore alla
consistenza di quanto distribuito dalla F.O. Similmente risultano incrementate anche le
giacenze riscontrate in Cardioanestesia, mentre si sono ridotte nel Reparto di Cardiologia,
dove, contrariamente, le erogazioni da parte della F.O. risultano sottostimate rispetto ai
consumi rilevati. In riferimento agli altri beni sanitari, le relative scorte sono aumentate in
Oncologia e in Cardioanestesia, mentre hanno registrato un calo in Cardiologia.
Presidio Ospedaliero di Alghero
BENI DISTRIBUITI AI REPARTI*
(importi in euro)
Farmaci
254.348,15
248.239,67
Scostamento %
2012/2011
-2,40
Altri beni sanitari
177.686,34
156.818,68
-11,74
432.034,49
405.058,35
-6,24
Farmaci
62.005,12
78.547,35
26,68
Altri beni sanitari
98.064,90
75.576,84
-22,93
Nome Reparto
Medicina Degenze
Beni
Esercizio 2011
Totale
Chirurgia Degenze
Dialisi
Totale
160.070,02
154.124,19
-3,71
Farmaci
307.809,31
274.058,17
-10,96
Altri beni sanitari
749.692,44
763.032,90
1,78
1.057.501,75
1.037.091,07
-1,93
Totale
Farmaci
Totali
Esercizio 2012
Altri beni sanitari
Totale
624.162,58
600.845,19
-3,74
1.025.443,68
995.428,42
-2,93
1.649.606,26
1.596.273,61
-3,23
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
BENI CONSUMATI DAI REPARTI*
(importi in euro)
Farmaci
211.419,35
291.072,97
Scostamento %
2012/2011
37,68
Altri beni sanitari
181.384,16
147.702,56
-18,57
392.803,51
438.775,53
11,70
Nome Reparto
Medicina Degenze
Beni
Totale
Farmaci
Chirurgia Degenze
Dialisi
Totali
Esercizio 2011
Esercizio 2012
59.096,50
77.909,87
31,83
102.291,08
70.582,77
-31,00
Totale
161.387,58
148.492,64
-7,99
Farmaci
241.245,41
315.613,09
30,83
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
745.826,81
670.602,07
-10,09
Totale
987.072,22
986.215,16
-0,09
Farmaci
511.761,26
684.595,93
33,77
1.029.502,05
888.887,40
-13,66
1.541.263,31
1.573.483,33
2,09
Altri beni sanitari
Totale
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
49
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 1 di Sassari
GIACENZE DI REPARTO AL 31/12*
(importi in euro)
60.493,23
17.659,93
Scostamento %
2012/2011
-70,81
1.698,40
10.419,98
513,52
62.191,63
28.079,91
-54,85
Farmaci
7.152,82
7.790,30
8,91
Altri beni sanitari
1.880,59
6.874,66
265,56
Nome Reparto
Beni
Esercizio 2011
Farmaci
Medicina Degenze
Altri beni sanitari
Totale
Chirurgia Degenze
Dialisi
Totali
Esercizio 2012
Totale
9.033,41
14.664,96
62,34
Farmaci
74.030,77
32.475,85
-56,13
Altri beni sanitari
27.725,64
120.156,21
333,38
Totale
101.756,41
152.632,06
50,00
Farmaci
141.676,82
57.926,08
-59,11
31.304,63
137.450,85
339,08
172.981,45
195.376,93
12,95
Altri beni sanitari
Totale
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
2) Dall’esame congiunto delle tabelle che precedono, contenenti i dati rilevati nei tre Reparti
prescelti (presso il P.O. di Alghero), emerge che gli stessi hanno incrementato,
nell’esercizio 2012, i propri consumi di farmaci di circa il 30% ciascuno; per contro,
nelle medesime UU.OO. sono diminuiti i costi ascrivibili all’utilizzo degli altri beni sanitari.
Relativamente a quanto distribuito dalla F.O., il Reparto di Medicina registra una lieve
flessione dei costi dei farmaci ad esso erogati, così come l’U.O. di Dialisi, ma con un’incidenza
maggiore (-10,9%); diversamente, si riscontra un incremento (+26,6%) dei rifornimenti a
favore della Chirurgia. Le assegnazioni degli altri beni sanitari sono diminuite dell’11,7% e del
22,9%
nei
confronti
rispettivamente
di
Medicina
e
Chirurgia,
mentre
risultano
impercettibilmente incrementate in Dialisi.
Con riguardo all’evoluzione delle giacenze dei farmaci, si evidenzia una significativa
riduzione delle stesse, pari al 70,8%, nel Reparto di Medicina che, avendo incrementato i
propri consumi rispetto all’esercizio precedente, ha somministrato più farmaci rispetto a quelli
alla medesima assegnati dalla F.O.. Anche in Dialisi sono state consumate parte delle giacenze
iniziali che hanno subito un calo del 56%, mentre la Chirurgia registra un modesto incremento
(+8,9%) delle proprie scorte in conseguenza di un utilizzo inferiore dei farmaci distribuiti. La
consistenza degli altri beni sanitari in giacenza nei tre Reparti a fine esercizio 2012 si
discosta notevolmente da quella iniziale, risultando cresciuta, con valori percentuali
piuttosto elevati.
50
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 1 di Sassari
Presidio Ospedaliero di Ozieri
BENI DISTRIBUITI AI REPARTI*
(importi in euro)
Farmaci
32.476,07
43.151,86
Scostamento %
2012/2011
32,87
Altri beni sanitari
30.250,30
16.610,49
-45,09
62.726,37
59.762,35
-4,73
Nome Reparto
Neurologia
Beni
Esercizio 2011
Totale
Pronto Soccorso
Oculistica
Farmaci
10.842,21
7.338,81
-32,31
Altri beni sanitari
29.360,83
26.235,16
-10,65
Totale
40.203,04
33.573,97
-16,49
Farmaci
46.526,64
42.416,07
-8,83
Altri beni sanitari
Totale
Farmaci
Totali
Esercizio 2012
Altri beni sanitari
Totale
768.939,43
1.066.455,56
38,69
815.466,07
1.108.871,63
35,98
89.844,92
92.906,74
3,41
828.550,56
1.109.301,21
33,88
918.395,48
1.202.207,95
30,90
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
BENI CONSUMATI DAI REPARTI*
(importi in euro)
Farmaci
34.617,77
31.545,90
Scostamento %
2012/2011
-8,87
Altri beni sanitari
20.826,34
16.002,71
-23,16
Totale
55.444,11
47.548,61
-14,24
Farmaci
10.973,51
7.672,56
-30,08
Altri beni sanitari
28.257,05
22.866,80
-19,08
39.230,56
30.539,36
-22,15
Nome Reparto
Neurologia
Pronto Soccorso
Beni
Totale
Farmaci
Oculistica
Altri beni sanitari
Totale
Farmaci
Totali
Altri beni sanitari
Totale
Esercizio 2011
Esercizio 2012
46.011,21
42.123,89
-8,45
814.056,45
923.636,67
13,46
860.067,66
965.760,56
12,29
91.602,49
81.342,35
-11,20
863.139,84
962.506,18
11,51
954.742,33
1.043.848,53
9,33
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
51
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 1 di Sassari
GIACENZE DI REPARTO AL 31/12*
(importi in euro)
4.617,02
16.222,98
Scostamento %
2012/2011
251,37
10.915,30
11.523,08
5,57
15.532,32
27.746,06
78,63
Farmaci
2.738,37
2.404,62
-12,19
Altri beni sanitari
5.213,33
8.581,69
64,61
Totale
7.951,70
10.986,31
38,16
Farmaci
2.276,26
2.568,44
12,84
152.166,15
294.985,04
93,86
154.442,41
297.553,48
92,66
Nome Reparto
Beni
Farmaci
Neurologia
Altri beni sanitari
Totale
Pronto Soccorso
Oculistica
Altri beni sanitari
Totale
Farmaci
Totali
Altri beni sanitari
Totale
Esercizio 2011
Esercizio 2012
9.631,65
21.196,04
120,07
168.294,78
315.089,81
87,22
177.926,43
336.285,85
89,00
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
3) In sede di verifica delle misure consequenziali adottate dal Presidio Ospedaliero di
Ozieri, a seguito della Delibera della Sezione del Controllo n. 16/201245, la Corte aveva
ritenuto meritevole di considerazione l’avviso espresso, in tale ambito, dai Dirigenti del Presidio
sui vantaggi complessivamente recati dalle nuove procedure di monitoraggio, sia in termini di
conoscenza dei flussi, sia in termini di obiettivo risparmio di spesa.
La Direzione Medica del medesimo Presidio, nell’analizzare la spesa corrispondente ai
consumi registrati in alcuni Reparti prescelti nel biennio 2011/2012, aveva correlato i dati di
consumo dei beni, considerati nel loro complesso, con quelli relativi all’attività svolta presso le
medesime Strutture.
Per quanto concerne il Pronto Soccorso, la rilevazione dei consumi denotava un
miglioramento della gestione dei farmaci e presidi, a conferma di un corretto utilizzo
dell’armadietto, e in particolare, della funzionalità dello scarico a paziente. Infatti, l’analisi dei
dati mostrava una riduzione della spesa del 22%, a fronte di un aumento del numero degli
accessi totali.
Per ciò che riguarda il Reparto di Neurologia, a fronte di una lieve diminuzione dei ricoveri
(in recepimento delle direttive aziendali orientate alla riduzione dei ricoveri impropri) e, per
contro, di un aumento delle prestazioni ambulatoriali nel 2012 rispetto al 2011, che avevano
portato ad una lieve riduzione del fatturato, pari a -0,26%, si evidenziava una riduzione
significativa della spesa per i beni sanitari nel loro complesso pari a -14,2%.
Relativamente al Reparto di Oculistica, dalla comparazione dei dati 2012 e 2011 emergeva,
invece, un incremento della spesa del 12%; tale crescita era da ritenersi giustificata
45
Indagine di controllo sulla gestione delle procedure d’acquisto, inventariazione, conservazione e distribuzione dei
farmaci alle diverse strutture del P.O. di Ozieri.
52
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 1 di Sassari
considerato l’aumento delle prestazioni chirurgiche (+227 interventi, compresi gli interventi in
Day-Service che incidono maggiormente sulla spesa complessiva) e una corrispondente
crescita, pari al 10,27%, del fatturato.
Analizzando nello specifico i valori riportati nelle tabelle su esposte, si evidenzia una
consistente riduzione dei costi dei farmaci utilizzati in Pronto Soccorso che si attesta su 30%,
con una diminuzione di ugual misura dei farmaci ad esso conferiti rispetto all’esercizio
precedente.
Risulta meno evidente la contrazione subita dai consumi correlati ai Reparti di Neurologia
ed Oculistica, corrispondente in entrambi all’8% circa, con la differenza che nel Reparto di
Neurologia, che peraltro ha registrato una maggiore spesa (+32,8%) per i prodotti
farmaceutici ad esso distribuiti rispetto al 2011, si sono concretizzate a fine esercizio 2012
consistenti giacenze, cresciute nettamente (+251,3%) e giustificate da un minor utilizzo dei
farmaci erogati dalla F.O.
In relazione agli altri beni sanitari, i pertinenti consumi hanno subito nel biennio un
decremento sia nel Pronto Soccorso che nel Reparto di Neurologia, in misura del 23% e 19%,
ed una crescita, invece, pari al 13,4%, in Oculistica, al quale sono stati consegnati beni la cui
spesa nel 2012 è risultata superiore del 38,7%.
Con riguardo alle giacenze determinatesi a fine esercizio 2012, la relativa tabella mostra
incrementi sia in relazione ai farmaci che agli altri beni sanitari, ad esclusione della consistenza
delle rimanenze dei farmaci nel Pronto Soccorso che risultano, invece, diminuite del 12%. Gli
incrementi più significativi, oltre che per i farmaci in Neurologia come già riferito, si riscontrano
in Oculistica e Pronto Soccorso e riguardano gli altri beni sanitari.
In prossimità dell’adunanza pubblica la Direzione generale della ASL ha trasmesso46 nuovi
prospetti dei Reparti “campione” dei tre Presidi Ospedalieri aggiornati a tutto il 2013, dai quali
emerge, in particolare, una ulteriore riduzione delle giacenze a fine esercizio.
46
In data 11 marzo2014.
53
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
CAPITOLO II
ASL N. 2 DI OLBIA
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Periodo 2007-2010. L’ASL n. 2 di Olbia aveva comunicato47 di non aver impiantato l’armadio informatizzato, né
sperimentato la dose unica unitaria, precisando di aver, tuttavia, attivato dall’anno 2008 presso la U.O. di anestesia e
rianimazione del P.O. di Olbia l’uso di una cartella clinica informatizzata, secondo quanto in uso in molte strutture di
rianimazione a livello nazionale (da rilevare che l’Azienda tiene a precisare che tale sistema non è integrato con il
programma regionale “Areas”).
In ordine alle prescrizioni per il monitoraggio e contenimento della spesa farmaceutica, il Direttore generale aveva
citato l’adozione di alcuni protocolli per l’appropriatezza prescrittiva (che trasmetteva in copia), formalmente validati,
e la procedura di scarico in tempo reale dei beni dai magazzini di farmacia ospedaliera alle unità operative.
Il Direttore generale aveva dichiarato48 che solo per il 2010, procedendo agli inventari, è stato possibile rilevare la
consistenza delle rimanenze di prodotti farmaceutici e beni sanitari presso tutti i reparti, ove si è proceduto con
rilevazione manuale delle giacenze, imputandole nel file appositamente predisposto dal servizio farmaceutico, il quale
ha, successivamente, proceduto alla valorizzazione e al conseguente riepilogo dei beni stessi.
Venivano allegate schede con i dati relativi ai consumi e alle rimanenze per centro di costo di ciascun presidio relative
al 2010.
a) Periodo 2011-2012-2013. Il Direttore generale aveva trasmesso alla Sezione una serie
di atti e informazioni in merito alle problematiche oggetto di indagine (con nota n. 16199 del
21 marzo 2013)49.
In particolare aveva fornito la seguente documentazione:
•
Documento “Linee di indirizzo per la conservazione dei beni sanitari nelle unità
operative ospedaliere” predisposto dal Servizio di farmacia ospedaliera dell’ASL n.2 di
Olbia.
•
Note50 a firma dei Direttore dei Presidi Ospedalieri e del Responsabile Servizio di
Farmacia Ospedaliera relative al corso di formazione per l’attivazione e funzionamento
degli armadi informatizzati di reparto.
•
Copie di Report concernenti i beni sanitari scaduti nelle UU.OO. dell’Azienda.
47
V. risposte prot. PG.2011.59064 del 26.10.2011.
V. risposte prot. 2011. 66456 del 5.12.2011.
49
Pervenuta alla Sezione della Corte dei conti in data 21 marzo 2013 prot. n.2371 SC- SAR- SO4-A.
50
Prot. 2012/4045 dell’11 aprile 2012 P.O. “Giovanni Paolo II”; Prot. 2012/4002 del 10 aprile 2012 P.O. “Giovanni
Dettori” Tempio; Prot. 2012/0003987 del 6 aprile 2012 P.O. “Paolo Merlo” La Maddalena, Prot. NP/2012/4015 del
11/04/2012PO La Maddalena, Prot. NP/2013/2472 del 5/03/2013, Prot. NP/2012/5571 del 25/05/2012.
48
55
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
•
Procedura n. 6 per le ispezioni degli armadi farmaceutici delle UU.OO.
•
Elenco e valore dei beni scaduti nelle UU.OO. nell’esercizio 2012.
•
Elenco degli armadi di reparto attivati presso le UU.OO. dei PP.OO. aziendali al 18
marzo 2013.
•
Obiettivi strategico - 3.1 equilibrio economico finanziario.
•
Relazione finale progetto SISaR.
•
Prospetti Tabellari analitici sottoscritti dal Direttore generale e dai relativi Direttori
sanitari contenenti le informazioni richieste dai Magistrati Istruttori.
Attribuzione compiti di servizio. In merito all’individuazione della responsabilità e al
funzionamento dell’armadio di reparto con la succitata nota l’Azienda51 ha precisato che ad
aprile 2012 i Direttori delle direzioni mediche dei presidi ospedalieri dell’Azienda e il
Responsabile del Servizio aziendale di Farmacia Ospedaliera hanno rimarcato, con distinte
note, ai Direttori e ai Coordinatori delle UU.OO., la responsabilità sulla custodia dei beni
prescrivendo specifiche indicazioni per il funzionamento dell’armadio di reparto al fine di
consentire l’aggiornamento mensile della consistenza della giacenza dei beni sanitari
dell’armadio di reparto, lo scarico a paziente dei farmaci stupefacenti, lo scarico dei beni
scaduti che servirà come distinta di accompagnamento per lo smaltimento.
A settembre 2012, all’interno di un percorso sull’accreditamento del nuovo Presidio
Ospedaliero “Giovanni Paolo II” di Olbia, dieci unità operative hanno predisposto un documento
relativo alle “procedute interne sulla gestione dei medicinali” e solo una, la U.O. Pronto
Soccorso, ha elaborato anche le procedure inerenti ai “dispositivi medici” dove sono
sottolineate le responsabilità per figura professionale coinvolta.
La tabella seguente mostra l’elenco delle UU.OO. che hanno elaborato le procedure sulla
gestione dei farmaci:
51
Comprende 26 comuni ed è articolato in due distretti socio-sanitari: Distretto di Olbia (superficie 2.367 kmq)) e
Distretto di Tempio Pausania (superficie 1.037 kmq). La popolazione residente al 31/12/2010 è di 157.685 abitanti,
oltre un terzo della popolazione (56.266 abitanti) risiede nella città di Olbia; la densità abitativa nel territorio
dell’Azienda è di 46,32 abitanti/kmq. si rammenta che il territorio della l’Azienda dispone di 3 presidi ospedalieri:
l’Ospedale “Giovanni Paolo II” è articolato in n. 17 UU.OO di Olbia, l’Ospedale “Paolo Dettori” di Tempio Pausania
consta di 18 Reparti e l’Ospedale “Paolo Merlo” di La Maddalena nel quale sono presenti n. 10 strutture.
56
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
Presidio “G. Paolo II” di Olbia
UNITÀ OPERATIVE
PROCEDURA
Medicina
Gestione farmaci/carico e scarico
Dialisi
Gestione armadi farmaci e soluzioni
Ginecologia/ostetricia
Gestione farmaci
Utic
Procedura per la gestione dei farmaci in utic
Pediatrie/nido
Gestione farmaci
Radiologia
Gestione acquisti e magazzino
Chirurgia
Gestione farmaci in reparto
Servizio Neurologia Pronto soccorso
Procedura per la gestione dei farmaci
Pronto Soccorso
Procedura per la gestione dei farmaci e presidi
SPDC
Procedura per la gestione dei farmaci, registro carico/scarico,
controllo scadenze
Fonte: nota n. 2371 del 21 marzo 2013.
Nel successivo mese di ottobre 2012 il Servizio di Farmacia Ospedaliera ha elaborato la
procedura “cod.F.O.06” attinente alla “gestione delle ispezioni degli armadi delle UU.OO.”.
Detta proceduta risulta validata dal Direttore sanitario, ma l’Azienda, come confermato per
le vie brevi, non ha adottato alcun atto formale di approvazione.
Al fine di uniformare le diverse procedure aziendali in merito alla conservazione dei beni
sanitari, il Servizio di Farmacia Ospedaliera, ha predisposto, a febbraio 2013, il documento
“Linee di indirizzo: la conservazione dei beni sanitari nelle unità operative ospedaliere”
attraverso il quale sono state date delucidazioni per la gestione quotidiana dei prodotti sanitari.
Il documento, avente ad oggetto una sintesi di indicazioni normative e operative, ha voluto
evidenziare le responsabilità a seconda delle attività considerate (matrici di responsabilità). Lo
scopo della procedura, che l’Azienda ipotizza di rendere operativa entro il mese di marzo 2013,
è quello di migliorare le misure di custodia dei beni farmaceutici e prevede l’utilizzo di un
modulo denominato “Attestazione di avvenuto sopraluogo” che verrà adottato trimestralmente
dalle UU.OO. per l’autovalutazione e annualmente dal Servizio di Farmacia ospedaliera per
l’ispezione delle unità operative.
Misure di custodia. Quanto alle misure di custodia dei beni farmaceutici dai questionari
risulta che presso tutte le UUOO dei tre presidi aziendali i suddetti beni vengono custoditi con
modalità adeguate. In merito il Direttore generale ha dichiarato che una delle criticità emerse
presso le unità operative ed i servizi ospedalieri è stata il riscontro di beni da conservare a
temperatura determinata entro frigoriferi non destinati dal produttore alla conservazione dei
medicinali, e dunque privi di allarmi e registratori della temperatura. Viene precisato che è in
corso l’attivazione di un sistema di rilevamento “in remoto” delle temperature dei frigoriferi,
gestito dal Global Service, che consentirà di registrare tutte le temperature dei frigoriferi in
57
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
dotazione ai presidi ospedalieri e segnalare tempestivamente il malfunzionamento. In merito
alla conservazione di altre tipologie di beni sanitari il Direttore ha affermato che non risultano,
al momento, particolari criticità tranne che per alcuni farmaci (es. liquidi infiammabili) per i
quali si sta provvedendo a trovare le soluzioni più opportune.
Flussi informativi. Con riferimento ai flussi dei consumi, il Servizio di Farmacia Ospedaliera
ha provveduto a implementare la funzione di “scarico” comprensivo della contabilizzazione,
contestualmente ai beni consegnati (ad es. adeguamento degli scarichi della farmacia
ospedaliera di Tempio). Con cadenza mensile o massimo bimestrale il suddetto servizio
provvede a verificare il flusso del consumo dei medicinali ospedalieri. Inoltre, il Servizio di
Farmaco –economia e di Farmaco- vigilanza, con cadenza trimestrale, ha elaborato il flusso dei
consumi dei medicinali consegnati alle unità operative e alle strutture territoriali52.
Nell’ambito dei procedimenti connessi al ciclo delle Performance, l’Area Programmazione,
Controllo e Committenza ha indicato nei “Piani di Performance”, approvati con delibera n.
3204/2011 e con delibera n. 3691/2012, specifici obiettivi operativi nell’ambito dell’obiettivo
“obiettivi strategico - 3.1 equilibrio economico finanziario” che sono stati riportati nelle schede
di budget53 per l’esercizio 2012 delle singole strutture.
Programmazione dei consumi. Dalla lettura delle risposte fornite nei questionari si desume
che tutte le UU:OO dei presidi aziendali hanno attivato delle procedure che favoriscano una
corretta programmazione sui consumi. Il Direttore generale54 ha precisato che la valutazione in
“tempo reale” dei consumi dei beni consegnati alle unità operative dai magazzini farmaceutici
ospedalieri permette di poter programmare, compatibilmente con la variabilità delle situazioni,
tempestivamente e adeguatamente gli approvvigionamenti a favore delle unità operative.
Viene, inoltre, riferito che in sede di gare d’appalto si attua una ricognizione sia di linee guida
che di presenza nel mercato di tecnologie innovative e se ne valuta la comparazione con ciò
che è in uso e si sostituiscono con quelli ritenuti obsoleti.
Quantificazione giacenze. In ordine ad un’attenta valutazione della corretta e sistematica
quantificazione delle “rimanenze” a fine esercizio, dai questionari si evince che tutte le UU.OO.
dei tre presidi ospedalieri aziendali compiono la rilevazione delle rimanenze. Dalla nota
succitata n. 16199/2013 si deduce che attualmente l’Azienda sta completando le operazioni di
52
Detti report sono stati pubblicati nel sito intranet aziendale riferito ai periodi gennaio/aprile 2012, gennaio/giugno
2012, gennaio/settembre 2012.
53
Dalla relazione trasmessa si desume che è in corso l’istruttoria dell’esame delle schede da parte della struttura
Tecnico Permanente per la valutazione definitiva dell’Organismo Indipendente di Valutazione (O.I.V.) prevista per il
mese di aprile 2013.
54
Nota n. 16199 del 21 marzo 2013.
58
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
verifica delle quantificazioni delle rimanenze di fine esercizio 2012. Tutte le UU.OO. che hanno
attivato il modulo “armadietto di reparto” avrebbero dovuto allineare le giacenze fisiche dei
beni sanitari presenti alla data del 31 dicembre 2012 a quelle informatiche del software. A
conclusione di dette operazioni il Servizio di farmacia ospedaliera estrarrà i file per le verifiche
di congruità e i dati saranno sommati a quelli dei magazzini farmaceutici e comunicati al
Servizio bilancio.
Rilevazione scaduti. Riguardo ai farmaci scaduti il Direttore generale ha dichiarato che la
rilevazione di detti beni sanitari all’interno dei reparti e la loro contabilizzazione risulta
implementata ancora parzialmente in quanto viene eseguita da circa 20 unità su 5255
armadietti attivati presso i PP.OO. aziendali. In corso d’istruttoria l’Ufficio di controllo ha
chiesto chiarimenti in merito al numero esatto degli armadi nei quali era stata attivata la
rilevazione di detti farmaci in quanto i dati esposti nella relazione stilata dal Direttore generale
(n. 20) non coincidevano con quelli indicati nei prospetti tabellari analitici (n. 29). L’Azienda,
con nota n. 3506 del 27/05/2013, ha precisato che la rilevazione degli scaduti è attivata in 21
armadi aziendali, come si evince dalla tabella sotto esposta che dà conto, inoltre, della relativa
valorizzazione al 31 dicembre 2012.
Tabella n. 11
10
CONTABILIZZAZIONE DEGLI
SCADUTI (in euro)
10.983
P.O. "Giovanni Dettori" di Tempio
6
579
P.O. "Paolo Merlo" di La Maddalena
5
1.112
21
12.667
PRESIDI OSPEDALIERI ASL 2 OLBIA
RILEVAZIONE FARMACI SCADUTI
P.O. "Giovanni Paolo II" di Olbia
TOTALE
Elaborazione Corte dei conti su dati forniti dall’Azienda
•
Con riferimento all’implementazione e utilizzazione della procedura “armadio farmaceutico
virtuale”, prevista dal sistema SISaR, dai questionari è emerso che in tutti i Presidi è stata
attivata detta procedura, ma che viene effettivamente e sistematicamente utilizzata in n. 556
UU.OO. del P.O. “Giovanni Paolo II” di Olbia e in n. 757 UU.OO. del P.O. “Paolo Dettori” di
Tempio; mentre nel P.O. “Paolo Merlo” di La Maddalena tutte le n. 1058 UU.OO. fanno uso della
suddetta procedura.
55
In merito l’Azienda ha trasmesso il report nel quale viene descritta in maniera dettagliata la situazione, risalente al
13 marzo 2013, degli armadietti di reparto.
56
SPDC, Rianimazione, Diabetologia, Neurologia e Centro trasfusionale.
57
Anestesiologia, Centro trasfusionale, Chirurgia, Emodialisi, Laboratorio analisi, Oncologia e Pronto Soccorso.
58
Medicina, Ostetricia, Pediatria, Anestesia/Camera iperbarica, Dialisi, Sala operatoria/Ambulatorio chirurgico,
Oncologia, Laboratorio, radiologia e Pronto Soccorso.
59
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
b) In sede istruttoria l’Azienda ha sottolineato59 che nel P.O. di Olbia le UU.OO. formalmente
riconosciute e autorizzate dalla Regione sono n. 17, mentre risultano attivati n. 23 armadi di
reparto in quanto per motivi organizzativi su 6 strutture gravano più di un armadio di reparto.
Nel P.O. di Tempio gli armadi di reparto attivati corrispondono alle strutture operative (n.
18). Viene, inoltre, chiarito che nel questionario relativo al P.O. di La Maddalena, per puro
errore materiale, non è stata computata la U.O. di Recupero Funzionale che, pertanto, porta a
n. 11 gli armadi di reparto presenti nel Presidio .
A tal proposito il Direttore generale ha precisato che già dall’esercizio 2009 era stata
richiesta alla ditta incaricata l’attivazione del modello di AREAS “armadio di reparto”, ma
solamente nel gennaio 2012 detta ditta ha provveduto all’implementazione presso le unità
operative ospedaliere aziendali (reparti e poliambulatori). Per l’utilizzo degli armadi sono stati
organizzati incontri formativi60 per i Responsabili e Coordinatori di tutte le UU.OO. dei presidi
aziendali. L’Azienda ha fornito copia della nota di convocazione del personale coinvolto e copia
del programma del corso per i coordinatori/infermieri con verifica finale di apprendimento.
Dalle risposte acquisite emerge, inoltre, che le funzionalità di scarico massivo e a paziente
dei singoli prodotti utilizzati sono attivate in modo parziale presso tutti i P.O. aziendali. In
particolare tutte le UU.OO. del P.O. di La Maddalena sono coinvolte nello scarico massivo, ma
nessuna effettua lo scarico a paziente; nel P.O. “Giovanni Paolo II” di Olbia 5 strutture
eseguono lo scarico massivo e solo in Rianimazione viene compiuto lo scarico a paziente; nel
P.O. di Tempio lo scarico massivo si attua in 7 UU.OO., mentre lo scarico a paziente viene
attuato in n. 4 reparti, ma solo per i farmaci stupefacenti.
Nella suddetta nota61 il Direttore generale ha esposto alcune criticità che hanno limitato
l’utilizzo del software in dotazione precisando che nella prima fase di caricamento da un file di
Excel, i dati sono stati importati includendo solo le giacenze, ma non i lotti e le scadenze,
pertanto tutti i prodotti inizialmente registrati ne erano privi. Successivamente si è riscontrato
un “errore” di configurazione e per tutti gli armadietti era stato attivato il “monitor movimenti”
che prevede l’accettazione dei beni in arrivo da parte delle unità operative e non il caricamento
automatico dei prodotti, di conseguenza si è dovuto procedere all’accettazione dei prodotti
“uno per uno” con grave dispendio di tempo. E’ stato spiegato, inoltre, che relativamente agli
“scarichi” solo per le UU.OO. che gestiscono una minor quantità di beni è stato possibile
eseguire taluni scarichi a “paziente”, mentre negli altri casi si è proceduto alle rettifiche di
inventario che generano automaticamente un movimento di carico/scarico. Le varie Unità
Operative hanno adeguato la frequenza degli scarichi in base alla propria organizzazione e alle
59
Prot. n. 3506/2013.
Nella relazione trasmessa vengono indicate le date relative alla formazione dei Direttori e dei Coordinatori delle
UU.OO. dei PP.OO aziendali.
61
Nota n. 2371 del 21 marzo 2013.
60
60
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
risorse disponibili. Viene, altresì, evidenziato che attualmente il programma AREAS non
prevede l’integrazione con software di gestione della cartella clinica informatizzata in uso
presso l’U.O. di Rianimazione nel Presidio Ospedaliero di Olbia né la possibilità di utilizzare dei
dispositivi portatili da utilizzare per gli scarichi; sicuramente la dotazione informatica di
“palmari” all’interno delle UU.OO. potrebbe facilitare l’operazione di scarico.
Il
Direttore
generale
ha
evidenziato
che,
allo
stato
attuale,
si
sta
valutando
l’implementazione di un sistema che preveda sia un software di prescrizione della terapia sia la
gestione in dose unitaria di medicinali, da custodire all’interno degli armadi di reparto e
l’utilizzo di carrelli di terapia ed il successivo scarico a letto del paziente con lettore ottico,
dopo l’identificazione del paziente con lettura del codice a barre del braccialetto.
Il Direttore generale ha affermato, infine, che l’implementazione del sistema
informatico ha apportato diversi effetti positivi che sinteticamente si riportano:
•
Maggior attenzione e consapevolezza della responsabilità nella custodia e del valore dei
beni affidati alle UU.OO.
•
•
Una riduzione dei “prestiti” dei beni sanitari tra le UU.OO.
Aumento delle richieste di reso da parte delle UU.OO. alla Farmacia per i beni di scarso
utilizzo o di uso non immediato.
•
Evidenziazione delle scadenze dei prodotti sanitari in dotazione; il software permette di
ordinare i beni per “data di scadenza” e dunque di proporre un reso alla Farmacia per
un successivo utilizzo presso un’altra unità operativa. Si auspica, pertanto, una
riduzione dei beni scaduti presso le UU.OO.
•
Possibilità di visualizzazione delle giacenze dei beni sanitari presso le UU.OO. da parte
della farmacia ospedaliera, che consente di verificare l’eventuale disponibilità di un bene
richiesto per poterlo rilevare da un’unità operativa a favore di un’altra richiedente;
attualmente le giacenze informatiche non collimano con le giacenze fisiche.
•
Semplificazione dell’operazione di valorizzazione dei beni sanitari scaduti nelle UU.OO.
A completamento delle informazioni nella tabella seguente si riassumono le indicazioni
fornite dai tre Presidi Ospedalieri dell’Azienda tramite i questionari compilati dai relativi
Direttori sanitari e sottoscritti dal Direttore generale dell’Azienda.
c) Di seguito si riporta un prospetto di sintesi delle informazioni fornite, dal Direttore Generale
della Asl e dal Direttore Sanitario del P.O., tramite il questionario predisposto da questo Ufficio.
61
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
Prospetto sintetico
Giovanni Paolo II
Olbia
L'Azienda ha predisposto nel 2012 o nel 2013 linee guida a livello di
Azienda, di Presidio e di singola Unità Operativa tese a monitorare e
contenere i flussi di spesa di tutti i beni sanitari?
1.
4.2.
Con quali cadenze temporali?
Indic are le Strutture
5. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono state implementate nel
2012 o nel 2013 procedure che agevolino una più oculata
programmazione dei consumi futuri?
6. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la
corretta e sistematic a quantificazione delle “rimanenze” delle
Strutture/Reparti a fine eserc izio?
7. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la
rilevazione degli “sc aduti” all’interno delle Strutture/Reparti e la
contabilizzazione degli stessi?
8. In quante Strutture/Reparti del Presidio è stata attivata la procedura
"armadio farmac eutic o virtuale" sul Sistema SISaR?
9. In quante Strutture/Reparti del Presidio è effettivamente e
sistematic amente utilizzata la proc edura "armadio farmac eutic o virtuale"
sul Sistema SISaR?
9.1. Indic are le Strutture in cui la proc edura è attualmente
effettivamente utilizzata:
10. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura
"armadio farmac eutic o virtuale" sul Sistema SISaR si effettua lo sc aric o a
paziente?
11. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura
"armadio farmac eutic o virtuale" sul Sistema SISaR si effettua lo sc aric o
massivo?
Paolo Merlo
La Maddalena
ASL 2 Olbia
10 UUOO
Quante sono le Strutture/Reparti del Presidio Ospedaliero?
2.
In quante Strutture/Reparti del Presidio sono stati chiaramente
attribuiti dal 2012 o dal 2013 i c ompiti di servizio (e le connesse
responsabilità) agli operatori delle Strutture/Reparti coinvolti a vario
titolo nelle procedure oggetto dell’indagine?
3. In quanti delle Strutture/Reparti del Presidio sono state predisposte
dal 2012 o dal 2013 adeguate misure di c ustodia di tutti i beni pubblici
all’interno dei magazzini delle Strutture/Reparti?
4. In quante Strutture/Reparti del Presidio si è attualmente in grado di
pervenire ad una ric ostruzione attendibile dei flussi dei consumi effettivi
del Reparto con riferimento a tutti i beni sanitari, ovvero si effettua un
monitoraggio quantitativo-finanziario dei consumi?
4.1.
Paolo Dettori
Tempio
NO
17
18
10
45
17
18
10
45
17
18
6
41
41
17
18
6
trimestrale
trimestrale
trimestrale
Chirurgia,
Ortopedia,
Ginecologia e
Anestesia,
ostretic ia, Medicina,
Oncologia,
c ardiologia,
UTIC/Cardiologia,
C.Trasfusionale,
Medic ina,
chirurgia,
Anestesia/
Ostetric ia,
Rianimazione,
Pediatria,
diabetologia, dialisi,
Pronto Socc orso, fisiatria, Lab.analisi, Anestesia/ camera
Centro
medic ina
iperbarica, Dialisi,
trasfusionale,
onc ologic a,
Sla operatoria/
c hirurgico,
Laboratorio analisi,
ortopedia, ost. e
Emodialisi,
ginec ologia, otorino,
Onc ologia
Neurologia,
pediatria, pronto
Laboratorio,
Diabetologia,
soc c orso,
Radiologia, Pronto
Poliambulatorio osp.
radiologia, sala
socc orso.
(referente alla
operatoria,
direzione medic a di
onc ologia
Presidio, SPDC,
Pediatria/Nido,
Radiologia.
17
18
10
45
17
18
10
45
10
6
5
21
17
18
10
45
7
10
Anestesiologia
Medic ina,
Tempio, Centro
Ostetric ia,
trasfusionale
Pediatria,
S.P.D.C.,
Tempio, Chirurgia
Anestesia/c amera
Rianimazione,Diabet
Tempio, emodialisi
iperbarica, Dialisi,
ologia, Centro
Tempio, Laboratorio
Sla
trasfusionale,
analisi Tempio,
operatoria/c hirurgic
Neurologia
Onc ologia Tempio, o,Onc ologia,Laborat
Pronto socc orso
orio,Radiologia,
Tempio
Pronto socc orso.
22
5
1 (Rianimazione)
4 SOLO PER
STUPEFACENTI
nessuna
5
5
7
10
22
62
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
L’Azienda con nota NP 2013/27746 del 27/05/201362 ha inviato i prospetti riepilogativi,
riportanti le rilevazioni sulla spesa sostenuta, negli anni 2010/2012 e nel I° trimestre 2013, da
tre UU.OO., individuate dall’Azienda, per ognuno dei tre presidi ospedalieri aziendali:
1. P.O. Giovanni Paolo II, Olbia: UU.OO. Neurologia, Diabetologia, I Pediatria.
2. P.O. Giovanni Dettori, Tempio: UU.OO. i Anestesiologia, Emodialisi, Ginecologia.
3. P.O. Paolo Merlo, La Maddalena: UU.OO. Emodialisi, Oncologia, Pronto soccorso.
Preliminarmente il Direttore generale ha ritenuto di sottolineare che le UU.OO. non avevano
mai provveduto a validare/valorizzare i beni sanitari autonomamente all’interno del software di
gestione “armadio di reparto” e nonostante le ore di formazione effettuate in precedenza, gli
operatori
hanno
incontrato
alcune
criticità
operative63,
che
hanno
reso
difficile
la
contabilizzazione dei beni farmaceutici e hanno influito nel riepilogo dei dati di consumo
dell’unità operativa. A tal proposito, poiché il sistema elabora i dati complessivamente per tutte
le causali di scarico (scarico manuale, scarico automatico, scarico per rettifica d’inventario,
scarico per scaduti), l’Azienda, per maggior chiarezza, ha trasmesso i prospetti (Allegati E e F)
dei beni consumati dalle UU.OO. con il dettaglio sia delle causali sia del conto economico
inerenti all’esercizio 2012 e al I° trimestre 2013.
Detti prospetti riepilogativi, compilati a cura del Direttore generale e del Responsabile della
S.S. aziendale Farmacia ospedaliera e contenenti le informazioni richieste dall’Ufficio di
controllo, riportano i dati contabili riguardanti i beni, distinti nelle macro classi di farmaci e altri
beni sanitari, distribuiti al Reparto dalla farmacia del P.O., consumati, ad eccezione dei valori
relativi all’esercizio 2011; vengono, inoltre, indicate le giacenze rilevate a inizio e a fine
esercizio (consistenza iniziale e finale) nel Reparto. Mostrano, infine, la valorizzazione dei
farmaci scaduti rilevati in ciascun reparto, ad esclusione dell’esercizio 2011. Si evidenzia che
non sono disponibili i dati delle valorizzazioni dell’inventario al 31/12/2010 per l’U.O. di
Diabetologia del P.O. “Giovanni Paolo II°” di Olbia.
62
Pervenuta in data 27 maggio 2013, prot. n. 3506 del 27/05/2013.
Dette problematiche, già lamentate con nota n. 2371 del 21 marzo 2013, evidenziavano che: a) nello scarico per
rettifica di inventario è stata inserita erroneamente la data di lavoro del giorno in cui è stato effettivamente eseguito il
movimento anziché quella reale di movimentazione del bene sanitario; b) il sistema non consente di eliminare i
movimenti errati e, pertanto, l’operatore è costretto a generare un movimento di segno contrario per poi riproporre il
movimento corretto nella data corretta, vd. allegato D; c) in diversi armadietti dove era attivo il monitor movimenti il
personale dedicato ha dovuto verificare che ogni prodotto distribuito dalla farmacia, quindi con salvataggio per ogni
voce, prima di poter procedere agli scarichi, impegnando tantissimo tempo per detta operazione.
63
63
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri.
Le tabelle seguenti, elaborate dall’Ufficio di controllo sui dati dedotti dalle succitate schede
riepilogative espongono, con indicazione dello scostamento, espresso in percentuale, tra gli
esercizi 2011/2012, l’andamento dei costi in riferimento alla distribuzione e alle giacenze
sostenuti dalle suddette UU.OO. In relazione ai beni consumati non è stato possibile per i
motivi sopra esposti effettuare una comparazione tra gli esercizi 2011 e 2012.
E’ opportuno evidenziare che l’analisi compiuta non tiene conto dell’attività svolta presso
ciascun Reparto in quanto non si dispongono dei relativi dati.
1. P.O. “P. Merlo”. La disamina dei dati 2011/2012 riguardanti i costi dei beni sanitari
distribuiti nei Reparti in esame dalla Farmacia ospedaliera, evidenzia nell’esercizio 2012 una
riduzione complessiva del 20% circa rispetto all’esercizio precedente. Con riguardo ai farmaci
si riscontra una flessione pari al 64% che risulta maggiormente significativa nelle UU.OO. di
Emodialisi (-82,70%), e di Oncologia (-41,10%).
Si rileva, invece una crescita pari 63,80% inerente all’approvvigionamento degli altri beni
sanitari da ricondurre, principalmente, alle UU.OO. di Oncologia (+45%) e di Emodialisi (39,80%).
Con riferimento alle giacenze complessivamente esaminate, da un’analisi dei dati esposti in
tabella e da una comparazione fra il biennio 2011/2012 si evince un incremento del 156,80%
delle stesse, la cui valorizzazione passa da € 29,270,00 nel 2011 a € 75.165,00 nel 2012. Si
rileva che l’incremento è prevalentemente costituito dalle scorte dei farmaci (+392,65%) e
solo in minima parte si riferisce agli altri beni sanitari (+37%). Tale crescita, che si rileva
mediamente in tutti i reparti, risulta alquanto elevata con riguardo alla UU.OO. di Oncologia
(+1117,39 %)
64
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
Tabella n. 12
Distribuzione P.O. “P. Merlo” di La Maddalena
BENI DISTRIBUITI AL
REPARTO DALLA
FARMACIA NEL 2011
47.633
BENI DISTRIBUITI AL
REPARTO DALLA
FARMACIA NEL 2012
8.245
101.069
141.274
39,8
TOTALE
148.702
149.519
0,5
Farmaci
120.490
71.004
-41,1
7.139
10.361
45,1
127.629
81.365
-36,2
12.944
10.503
-18,9
27.808
28.826
3,7
TOTALE
40.753
39.329
-3,5
Farmaci
254.060
89.752
-64,7
UU.OO.
BENI
Farmaci
EMODIALISI
ONCOLOGIA
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
PRONTO SOCCORSO Altri beni sanitari
TOTALE
Altri beni sanitari
TOTALE
SCOSTAM.
%
-82,7
136.016
222.781
63,8
390.076
312.533
-19,9
Giacenze P.O. “P. Merlo” La Maddalena
UNITA OPERATIVA
BENI
Farmaci
EMODIALISI
Altri beni sanitari
2.073
2.655
-50,28
28,08
-36,32
15.118
13.817
14.357
-8,61
3,91
-5,03
15.890
17.012
-17,61
7,06
-11,80
Farmaci
5.400
3.334
40.S88
-38,26
1117,39
651,62
Altri beni sanitari
3.668
991
5.943
-72,98
499,70
62,02
TOTALE
9.068
4.325
46.831
-52,30
982,80
416,44
836
4.420
5.170
428,71
16,97
518,42
Farmaci
PRONTO SOCCORSO Altri beni sanitari
TOTALE
4.169
19.287
TOTALE
ONCOLOGIA
GIACENZE
GIACENZE
GIACENZE
NEL
NEL
NEL
SCOSTAM. SCOSTAM. SCOSTAM.
REPARTO AL REPARTO AL REPARTO AL 2011/2010 2012/2011 2012/2010
31/12/2010 31/12/2011 31/12/2012
1.784
4.635
6.452
159,81
39,20
261,66
TOTALE
2.620
9.055
11.622
245,61
28,35
443487,79
Farmaci
10.405
9.827,0
48.413
-5,56
392,65
365,29
Altri beni sanitari
20.570
19.443,0
26.752
-5,48
37,59
30,05
30.975
29.270,0
75.165
-5,50
156,80
142,66
TOTALE
2. P.O. “P. Dettori”. Dal raffronto dei dati 2011/2012 riportati nella tabella seguente emerge
un decremento complessivo (-13,30%) dei costi concernenti alla distribuzione effettuata dal
Servizio Farmacia verso le strutture in esame. Tale decremento, diffuso in diversa misura in
tutte le UUOO esaminate, si riscontra sia alla voce farmaci (-18,50%) che alla voce altri beni
sanitari (-12%).
Da un’analisi dei dati riportati nel prospetto successivo si evidenzia un significativo
incremento del 65,18% delle giacenze, la cui valutazione passa da € 189.996,00 nel 2011 a €
65
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
313.843,00 nel 2012. Detta crescita è imputabile sia alle scorte inerenti alla voce farmaci
(+77% circa) che alla voce “altri beni sanitari” (+64,11%). Con riferimento alle UU.OO. le
rimanenze di magazzino più rilevanti si riscontrano nel Reparto di Anestesiologia (+477,73%).
Risultano, invece, in diminuzione le scorte rilevate nel Reparto di Emodialisi (-51%).
Tabella n. 13
Distribuzione P.O. “P. Dettori” Tempio Pausania
UU.OO.
Beni distribuiti al
reparto dalla
farmacia nel 2011
Beni
Farmaci
ANESTESIOLOGIA
84.546
-1,6
507.626
470.700
-7,3
TOTALE
593.563
555.245
-6,5
Farmaci
146.891
111.733
-23,9
Altri beni sanitari
378.759
328.676
-13,2
525.650
440.409
-16,2
30.212
18.051
-40,3
TOTALE
Farmaci
GINECOLOGIA
Altri beni sanitari
TOTALE
Scostam. %
85.937
Altri beni sanitari
EMODIALISI
Beni distribuiti al
reparto dalla
farmacia nel 2012
189.508
147.323
-22,3
TOTALE
219.719
165.374
-24,7
Farmaci
263.040
214.330
-18,5
1.075.893
946.699
-12,0
1.338.933
1.161.029
-13,3
Altri beni sanitari
TOTALE
Giacenze P.O. “P. Dettori” di Tempio Pausania
Unita operativa
Beni
Farmaci
ANESTESIOLOGIA Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
EMODIALISI
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
GINECOLOGIA
Altri beni sanitari
TOTALE
TOTALE
Giacenze
Giacenze
Giacenze
nel reparto
nel reparto
nel reparto
Scostam.
Scostam.
Scostam.
al
al
al
2011/2010 2012/2011 2012/2010
31/12/2010 31/12/2011 31/12/2012
20.308
8.992
20.012
-55,72
122,55
-1,46
41.615
28.398
196.002
-31,76
590,20
370,99
61.923
37.390
216.014
-39,62
477,73
248,84
7.788
3.025
3.366
-61,16
11,27
-56,78
51,658
107.286
50.158
207585,16
-53,25
96996,29
59.446
110.311
53.524
85,57
-51,48
-9,96
8.602
3.912
4.807
-54,52
22,88
-44,12
56.962
38.383
39.498
-32,62
2,90
-30,66
65.564
42.295
44.305
-35,49
4,75
-32,42
Farmaci
36.698,00
15.929
28.185
-56,59
76,94
-23,20
Altri beni sanitari
98.628,66
174.067
285.658
76,49
64,11
189,63
135.326,66
189.996
313.843
40,40
65,18
131,92
TOTALE
66
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
3. P.O. “Giovanni Paolo II”. I dati 2011/2012 esposti nel prospetto che segue evidenziano
nell’esercizio 2012 un leggerissimo incremento complessivo pari a 1,20% rispetto all’esercizio
2011. Con riferimento ai farmaci dall’analisi effettuata emerge una flessione che si attesta
intorno al 9,30%, nonostante nell’U.O. di Diabetologia si rilevi un incremento dei costi di
approvvigionamento del 131%. Risulta, invece, in crescita la distribuzione relativa agli altri
beni sanitari (+43%) che nell’UO di Diabetologia (191%).
Si evidenzia l’aumento delle giacenze complessive (+82,52%) passate da € 241.455 nel
2011 a € 440.693 nel 2012. Il riscontrato incremento è ascrivibile sia alle rimanenze di reparto
relative ai farmaci (+159%) che alle scorte di altri beni sanitarie (+64%). L’esame dei dati
evidenzia che l’unica voce in riduzione è relativa alle rimanenze degli altri beni sanitari
riscontrabile nella U.O. di Pediatria.
Tabella n. 14
Distribuzione P.O. “Giovanni Paolo II” di Olbia
UU.OO.
Beni distribuiti al
reparto dalla farmacia
nel 2011
361
Beni distribuiti al
reparto dalla farmacia
nel 2012
56
3.585
2.996
-16,4
TOTALE
3.946
3.051
-22,7
Farmaci
1.468
3.399
131,5
Altri beni sanitari
7.508
21.866
191,2
8.976
25.265
181,5
165.021
147.887
-10,4
Beni
Farmaci
NEUROLOGIA
DIABETOLOGIA
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
PEDIATRIA
TOTALE
Altri beni sanitari
Scostam. %
-84,5
30.655,
34.940
14,0
TOTALE
195.670
182.827
-6,6
Farmaci
166.850
151.342
-9,3
41.748
59.802
43,2
208.598
211.143
1,2
Altri beni sanitari
TOTALE
67
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
Giacenze P.O. “Giovanni Paolo II” di Olbia
Giacenze
Giacenze
nel reparto
nel reparto
Scostam.
al
al
2011/2010
31/12/2011 31/12/2012
24
40
77
66,67
Giacenze nel
reparto al
31/12/2010
UNITA
OPERATIVA
Beni
92,50
220,83
NEUROLOGIA
Altri beni sanitari
573
703
1.282
22,69
82,36
123,73
TOTALE
597
743
1.359
24,46
82,91
127,64
Farmaci
N. D.
468
1.062
N. D.
126,92
N. D.
Altri beni sanitari
N. D.
649
4.679
N. D.
620,96
N. D.
Farmaci
DIABETOLOGIA
TOTALE
Farmaci
PEDIATRIA
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALE
Altri beni sanitari
TOTALE
Scostam.
2012/2011
Scostam.
2012/2010
N. D.
1.117
5.741
N. D.
413,97
N. D.
17.838
20.317
43.093
13,90
112,10
141,58
7.863
11.847
1.492
-99,85
- 87.41
-81,03
25.701
32.164
44.585
25,15
38,62
73,48
64.965
46.581
120.830
-28,30
159,40
85,99
127.635
194.874
319.863
52,68
64,14
150,61
192.600
241.455
440.693
25,37
82,52
128,81
4. Verbale dell’accesso del 28 giugno 2013 presso il Presidio Ospedaliero “Giovanni
Paolo II” di Olbia.
L’Ufficio istruttore, preso atto della relazione e delle comunicazioni pervenute dall’Azienda
di Olbia sulle iniziative correttive attuate in recepimento delle prescrizioni di cui alla Delibera n.
25/2012, ha disposto un accesso presso il Presidio Ospedaliero “Giovanni Paolo II” di Olbia,
che si è svolto in data 28 giugno u.s., alla presenza dei Magistrati istruttori e dei Funzionari, al
fine di verificare in concreto lo stato di attuazione delle misure adottate.
I Magistrati sono stati ricevuti dal Direttore Sanitario del Presidio, dal Responsabile del
Servizio
Farmacia,
dal
Referente
delle
Professioni
sanitarie
dell’ASL
(figura
istituita
nell’esercizio 2008). Erano inoltre presenti il Direttore generale, il Direttore Amministrativo e il
Responsabile dei Sistemi informativi dell’ASL n. 2 di Olbia, oltre ad un Funzionario del Servizio
“Sistemi Informativi” della Direzione Sanità dell’Assessorato Regionale.
I Magistrati, dopo aver preliminarmente illustrato l’oggetto dell’indagine in corso e la
procedura di controllo, hanno chiesto che venissero esposti gli esiti delle iniziative poste in
essere all’interno del Presidio. Pertanto viene chiesto di riferire sul livello di implementazione e
sull’operatività dell’”armadietto farmaceutico” e sulle problematiche e difficoltà incontrate.
68
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
Il Direttore Sanitario del Presidio, nel porre l’accento sulla complessità dell’utilizzo del
software, ha riferito che sono attualmente in corso incontri formativi, della durata di 3 giorni,
tenuti da tecnici informatici appartenenti a Sardegna.IT, rivolti ai Coordinatori Infermieristici e
tesi all’utilizzo delle procedure dell’”armadietto di reparto” in generale e con specifico riguardo
allo scarico da effettuarsi con i lettori ottici recentemente acquistati dall’Azienda, che
dovrebbero comportare un notevole risparmio e guadagno di tempo.
Il Direttore ha evidenziato che la resistenza opposta dagli operatori interessati nell’aderire
al nuovo percorso procedurale/informativo dipende principalmente dalla carenza di personale
nei reparti e dai carichi dl lavoro, soprattutto nei reparti con un maggior numero di posti letto.
Viene dichiarato dai dirigenti del Presidio che nel dicembre 2011 è stato eseguito
l’inventario cartaceo e che nel 2012 si è inizialmente proceduto con l’aggiornamento mensile
delle giacenze e degli scaduti. Lo scarico a paziente viene effettuato esclusivamente per i
farmaci stupefacenti. Viene ancora dichiarato che le richieste informatizzate dai reparti alla
farmacia erano già utilizzate su AREAS dal 2008 e sono state, ora, implementate anche per il
materiale in transito. Viene precisato che il passaggio dal vecchio al nuovo sistema ha
comportato un notevole rallentamento di tutte le procedure.
Il Direttore sanitario ha riferito che nella fase di prima implementazione del sistema si è
manifestato un errore di “configurazione” e per tutti gli armadietti era stato attivato il “monitor
movimenti” che prevede da parte dei Reparti l’accettazione dei prodotti provenienti dalla F.O.,
ma non il caricamento automatico. Si è dovuto, dunque, procedere all’accettazione di un
prodotto per volta con notevole dispendio di tempo e di risorse e con diversi e opportuni
interventi della società Engeenering. Viene precisato che (in una prima fase di caricamento da
un file di Excel) i dati sono stati importati includendo solo le giacenze, e che il sistema ora va
gestito con lotti e scadenze in quanto è fondamentale nei Reparti disporre i beni in relazione
alla scadenza. È necessario, ha proseguito il Responsabile della F.O., che al momento della
somministrazione venga compiuto un doppio controllo (Farmacia/Reparto): detta operazione
risulta molto complicata in quanto occorre disporre di personale formato. Quindi, riferisce il
farmacista, al momento si sta cercando di eseguire contestualmente lo scarico e la verifica
della scadenza, ma non si è ancora raggiunto il 100% in quanto i prodotti da movimentare
sono circa 7.000. In ordine ai farmaci scaduti, viene affermato che la relativa consistenza è
esigua ed è attinente unicamente a prodotti sanitari che il Reparto obbligatoriamente deve
detenere. Inoltre, al fine di limitarne l’entità, poco prima della scadenza i farmaci vengono
“ceduti” ad altro Reparto che ne necessita per il consumo a breve periodo.
Viene inoltre evidenziata dai dirigenti del Presidio una carente standardizzazione di alcune
funzionalità del sistema tra tutte le Aziende sanitarie e che, allo stato attuale, permane un
difficoltoso allineamento rispetto al sistema precedente a causa di una inidonea configurazione
iniziale degli armadietti.
69
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
In merito all’individuazione degli operatori coinvolti nel nuovo processo e nelle relative
incombenze, su specifica richiesta dei Magistrati relatori, il Direttore sanitario del Presidio ha
precisato che attualmente le responsabilità ricadono unicamente in capo al Coordinatore di
ciascun reparto. Tale scelta risulta dettata dalla necessità che lo stesso acquisisca la
fondamentale esperienza delle procedure e che solo successivamente le stesse saranno estese
alle restanti figure professionali del reparto che hanno manifestato la loro disponibilità.
Preso atto, i Magistrati, nel rimarcare l’esigenza che le finalità del nuovo processo di
tracciabilità
dei
consumi
debba
essere
condiviso
da
tutti
gli
operatori
sanitari,
indipendentemente dal livello professionale, fanno presente l’opportunità della rotazione degli
operatori stessi, attivando tutte le iniziative e gli ulteriori sforzi necessari al fine di pervenire ad
una corresponsabilizzazione dell’intero personale sanitario.
Dai dirigenti del Presidio viene dichiarato che attualmente gli inventari sono effettuati in
tutti i Reparti e che la richiesta di farmaci alla farmacia è informatizzata in tutti i reparti.
I Magistrati hanno chiesto, quindi, in quanti reparti è operativo l’armadietto, se viene
effettuato lo scarico massivo e se è possibile conoscere in maniera attendibile l’entità dei
consumi di reparto.
Il Responsabile della F.O. ha dichiarato che “il sistema elabora i dati complessivamente per
tutte le causali di scarico e pertanto lo scarico dei consumi viene usato poco”, dichiarando che i
Reparti nei quali viene effettuato sono Pediatria, Diabetologia, Rianimazione, Cardiologia,
Neurologia. Ha, inoltre, precisato che nella U.O. di Emodinamica è possibile una tracciabilità
del farmaco in quanto vi è un service che prevede lo scarico a paziente ma che non dialoga,
tuttavia, con AREAS.
E’ intervenuto il Responsabile dei Sistemi Informativi dell’ASL di Olbia riferendo che
l’Azienda ha acquistato i lettori ottici, da distribuire a ciascun reparto dei PP.OO aziendali con
un costo unitario di circa 100 euro.
Il Referente delle Professioni Sanitarie ha dichiarato che al fine di facilitare le operazioni di
scarico, sarebbe indispensabile l’utilizzo di un palmare, evidenziandone il bisogno soprattutto
nei reparti con numerosi posti letto, come la U.O. di Medicina dotata di 68 p.l. e ha, altresì,
rilevato la mancanza dello strumento della cartella clinica informatizzata.
A tal proposito il Funzionario regionale presente ha precisato che detta applicazione non era
prevista nel bando, ma il fornitore ha provveduto ad installarla in via sperimentale e fornendo i
tablet presso due reparti del P.O. “SS Trinità” di Cagliari. Lo stesso precisa che attualmente la
Regione non può farsi carico dei relativi costi alquanto elevati, ma detta spesa potrà essere
prevista nella prossima programmazione comunitaria 2014/2020, per cui l’implementazione di
tale procedura potrà prendere l’avvio non prima del 2015. L’Amministrazione regionale
possiede già la licenza, ma occorre che acquisti i servizi collegati, piuttosto onerosi.
70
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
I Magistrati hanno ribadito, a questo punto, che la tracciabilità del flusso dei consumi dei
farmaci all’interno dei Reparti deve intendersi quale obiettivo da raggiungere in breve tempo;
inoltre l’uso del lettore ottico, già disponibile in questa Azienda, consentirà lo scarico a
paziente. In prima battuta, tuttavia, risulta fondamentale assicurare l’operatività dello scarico
massivo in tutti i reparti.
Il Direttore sanitario del Presidio, nel ribadire che, nonostante le difficoltà incontrate,
l’operato dei Coordinatori in merito all’implementazione del sistema ha comportato i primi
risultati positivi, ha riconosciuto che è di primaria importanza trovare il tempo disponibile da
dedicare a tali adempimenti .
I Magistrati hanno suggerito di procedere alle visite nei locali adibiti a farmacia e
magazzino, presso un reparto “virtuoso” e infine presso una struttura dove il sistema non
risulta adeguatamente implementato al fine di dedurne le problematiche. Il Direttore del
Presidio
ha
proposto
di
iniziare
con
l’U.O.
Pediatria,
indicata
come
maggiormente
rappresentativa, e con la Chirurgia nella quale, invece, sono sorte diverse difficoltà.
Il Funzionario regionale ha riferito di aver ricevuto da Engeering l’indicazione delle strutture
del P.O. che hanno completato l’implementazione delle procedure e i nominativi degli operatori
più attivi.
In particolare, lo scarico a paziente verrebbe effettuato nelle UU.OO. Diabetologia,
Rianimazione, Cardiologia e S.P.D.C., lo scarico degli scaduti sarebbe eseguito nelle UU.OO.
Rianimazione e Anestesia, Cardiologia, Diabetologia, Neurologia, Oncologia, Ginecologia,
Pediatria, Pronto soccorso e poliambulatorio S.P.D.C., mentre i Coordinatori più attivi si
trovano nelle strutture operative Centro trasfusionale, Laboratorio di analisi, Pediatria, e
S.P.D.C.
Hanno partecipato alle visite nei reparti due Tecnici dipendenti di SardegnaIT presenti nella
sede del Presidio proprio per affiancare e istruire i coordinatori infermieristici nell’uso
dell’Armadietto di Reparto.
Il sopralluogo è iniziato presso i locali della Farmacia Ospedaliera dove si è potuto
constatare la presenza un’area separata (ubicata al piano terra dell’edificio) adibita alla
distribuzione diretta in dimissione, per la quale lo scarico a paziente è differito rispetto al
momento della consegna ma comunque effettuato in giornata. La Responsabile della F.O. ha
precisato che si è in attesa del lettore ottico. I restanti locali della farmacia sono dislocati in
una diversa area dell’edificio. L’accesso a detti locali può avvenire dall’interno (scale e
ascensore) o dal cortile attraverso tre diverse porte, due delle quali sono risultate apribili solo
dall’interno e sorvegliate da telecamere, mentre la porta che si affaccia sull’androne verso il
cortile (trovata aperta al momento dell’accesso), è risultata dotata di maniglione anti panico
all’interno e di maniglia all’esterno e non sorvegliata da telecamere. A tal proposito i Magistrati
hanno chiesto ai dirigenti che siano prese opportune misure di adeguamento al fine di rendere
71
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
la farmacia e i depositi inaccessibili agli estranei, e che su di misure si provveda a riferire
successivamente all’Ufficio di controllo.
•
Accesso in Pediatria. Il Reparto risulta ad oggi dotato di 16 p.l. più un numero non
precisabile di p. l. nel Nido; vi operano 25 unità di personale.
Si è potuto constatare l’uso dell’”armadietto di reparto” non è adeguato.
La Coordinatrice infermieristica, nel sottolineare la propria scarsa formazione e le scarse
capacità informatiche, ha dichiarato di essere l’unico operatore ad utilizzare il sistema e che
solamente dall’inizio dell’anno effettua lo scarico massivo e la rilevazione degli scaduti; tali
operazioni vengono eseguite ogni 10 giorni circa e compatibilmente con il tempo a
disposizione. Ha ravvisato la necessità di estendere tali compiti al restante personale della
Struttura, soprattutto nel momento in cui si effettuerà lo scarico a paziente. Quanto alle
modalità seguite per lo scarico, ha affermato che avviene attraverso l’inserimento dei dati
desumibili dalle confezioni vuote di farmaci, depositate via via dal personale infermieristico
dentro un contenitore tenuto in medicheria, senza che venga compiuto alcun raffronto con le
cartelle cliniche o le schede uniche di terapia al fine di verificare la congruità dei consumi
dichiarati.
I Magistrati esprimono perplessità in merito alla procedura seguita evidenziando che detta
metodologia non garantisce alcuna correlazione tra ciò che viene effettivamente somministrato
e quanto inserito nel sistema “armadio di reparto” come consumo del reparto stesso. La
modalità “scarico a paziente” è l’obiettivo da raggiungere; tuttavia, in attesa che tale modalità
operativa sia resa di più facile utilizzo attraverso il lettore ottico, dovendosi prendere atto
dell’indispensabilità e dell’utilità della procedura in esame, è auspicabile che lo scarico massivo
sia compiuto correttamente, attraverso il collegamento tra le prescrizioni e le somministrazioni
risultanti dalle cartelle cliniche e i beni scaricati dal sistema, in modo da dimostrare l’avvenuta
effettiva somministrazione e, in conseguenza, la tracciabilità del reale flusso dei consumi dei
farmaci nel reparto. Viene ribadita dai Magistrati la necessità di corresponsabilizzare tutti gli
operatori. A tal proposito la Referente delle Professioni sanitarie suggerisce di utilizzare le
risultanze della scheda unica di terapia prevedendo l’inserimento periodico dei relativi dati nel
sistema (per esempio una volta a settimana o al momento della dimissione).
Preso atto dell’impianto del lettore ottico, il Tecnico informatico della società SardegnaIt ne
ha illustrato le potenzialità che permettono, tra l’altro, una identificazione più veloce sia dei
medicinali che del paziente attraverso i codici a barre.
La coordinatrice infermieristica del Nido ha riferito che all’interno dello stesso vi è un altro
armadietto di reparto, che non è possibile effettuare lo scarico a paziente a causa della
tipologia di farmaci prevalentemente utilizzata (gocce) e che è attuato, però, lo scarico
massivo.
72
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
La visita ha permesso di verificare che in medicheria, il cui accesso è autorizzato al solo
personale di reparto (anche se manca una specifica indicazione di divieto), gli armadi non sono
chiusi a chiave. I farmaci sono disposti secondo la patologia e per scadenza. Sono stati
mostrati la scorta delle soluzioni e un cestello nel quale vengono depositate le confezioni vuote
dei farmaci per il successivo scarico al sistema, procedura attivata l’8 aprile 2012, a seguito
delle osservazioni sollevate dalla Corte dei conti con delibera n. 25/2012.
Nel Reparto viene effettuata la rilevazione delle giacenze e degli scaduti.
Si è constatato che il locale adibito a deposito è privo di chiavi, e che nello stesso vengono
conservati i farmaci scaduti, in un contenitore per rifiuti speciali. Periodicamente viene redatto
un elenco di farmaci scaduti che viene trasmesso alla F.O. Gli stessi non vengono
materialmente consegnati alla Farmacia ma smaltiti secondo le procedure di legge.
•
Accesso in Chirurgia generale. Il reparto è dotato di 30 posti letto ordinari e 2 in D.H.,
in cui svolgono la propria attività 15 operatori sanitari e 10 medici (compreso il Direttore di
Struttura), di cui uno part time. Nel reparto si è potuto riscontrare un grado di utilizzo
piuttosto scarso del sistema informatico in esame, che è stato dotato solo da alcuni giorni di
lettore ottico. A tal proposito il Dirigente medico e la Coordinatrice hanno lamentato una scarsa
dotazione di personale in relazione all’entità dei ricoveri e al relativo impegno lavorativo. Nello
specifico la Coordinatrice, unica operatrice a far uso del sistema, ha riferito che nell’utilizzo
dello stesso ha incontrato grosse difficoltà nonostante la formazione e, pertanto, ha ravvisato
la necessità di ulteriori corsi formativi, da estendere a tutto il personale del Reparto. Alla
specifica richiesta dei Magistrati sull’utilità delle procedure installate, la Coordinatrice ha
risposto evidenziando perplessità circa le applicazioni del sistema medesimo. Ha riferito,
inoltre, che viene redatto l’inventario, vengono rilevate le giacenze, mentre si riscontrano
difficoltà nello scarico dei farmaci scaduti, di scarsa entità. Non è possibile rilevare, come
richiesto dai Magistrati, il consumo quotidiano. E’ stata lamentata, infine, la lentezza del
sistema sulla quale, ha precisato il Referente di SardegnaIT, occorre intervenire solamente a
seguito delle necessarie autorizzazioni scritte che richiedono tempi alquanto lunghi. Ha chiarito
che le difficoltà incontrate dalla coordinatrice nella stampa dei report relativi all’inventario, che
hanno comportato la vanificazione del lavoro precedentemente svolto, sono dipese dalle
diverse date di scarico che il sistema rileva e che, pertanto, è necessario un riallineamento
dell’inventario. Tutti gli operatori presenti hanno rappresentato la necessità di acquisire un
portatile o un tablet.
All’arrivo del Direttore del Reparto i Magistrati lo informano delle ragioni dell’accesso e dei
controlli in atto, ancora una volta sottolineando la necessità di individuare le difficoltà per
poterle velocemente superare. Il Direttore ha messo in evidenza le difficoltà del personale
73
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
medico all’utilizzo del P.C. pur riconoscendone l’utilità, e ha suggerito l’uso della dose unica per
paziente che ha potuto sperimentare in realtà d’eccellenza sanitaria (Empoli e Forlì).
I locali adibiti a deposito dei farmaci e delle soluzioni sono stati trovati con la porta
spalancata, nonostante l’avviso affisso che ne prevede l’inaccessibilità. All’interno degli stessi
sono presenti un armadio, dotato di chiavi, per i farmaci che sono classificati secondo le lettere
alfabetiche e la scadenza e un piccolo armadio, con serratura non funzionante, nel quale sono
conservate le soluzioni di potassio. La Coordinatrice ha riconosciuto che dette soluzioni devono
assolutamente essere chiuse a chiave per motivi di sicurezza e affermato di aver fatto richiesta
di un nuovo armadio. Ha dichiarato, inoltre, che nel Reparto non viene tracciato il consumo dei
prodotti farmaceutici, ma viene effettuato annualmente l’inventario. In merito i Magistrati
hanno evidenziato la necessità di eseguire una verifica a cadenze più ravvicinate.
Si è presa visione nella postazione del PC della presenza di un lettore ottico.
Il sopralluogo è terminato nei locali della Direzione medica di Presidio con discussione
sulle criticità riscontrate, sulle soluzioni da adottarsi a breve e sulla necessità di dare apposita
comunicazione alla Corte dei conti delle misure assunte e dei risultati conseguiti.
I Magistrati hanno, infatti, ancora una volta sottolineano gli obblighi e le responsabilità dei
Coordinatori e degli operatori sanitari e il necessario coinvolgimento che deve essere
assicurato dai Responsabili di reparto, mettendo in evidenza la discrasia fra dotazione di
personale e l’utilizzo del sistema, anche in considerazione del numero dei lettori ottici
assegnati.
Il Responsabile dei Sistemi Informativi dell’azienda, già a conoscenza delle criticità emerse
nel P.O., ha pienamente condiviso le osservazioni formulate, e ha sottolineato che a seguito di
comparazioni effettuate con le altre ASL è emerso che i dati rilevati nella ASL di Olbia non
dipendono dallo strumento informatico ma dall’inadeguato utilizzo dello stesso da parte degli
operatori. Ha precisato che in detto Servizio aziendale prestano la loro attività un Dirigente, 2
collaboratori e 2 sistemisti interinali e che dette unità di personale potrebbero supportare con
la necessaria collaborazione la struttura ospedaliera. In merito all’utilizzo delle procedure
previste dal sistema ha riferito che nel P.O. di Tempio la situazione è migliore.
E’ intervenuto il Referente tecnico di SardegnaIT il quale ha chiarito che la programmazione
prevedeva per il 2012 l’installazione degli armadi e per il 2013 l’affinamento del sistema e ha
confermato un utilizzo diverso delle applicazioni nel P.O. di Tempio. Per il futuro ha garantito di
poter sopperire alla carenza di formazione rilevata.
I Magistrati istruttori hanno segnalato la necessità che la Direzione del Presidio effettui una
nuova attività informativa/formativa a vantaggio dei Direttori di Struttura, dei Coordinatori
infermieristici e di tutto il personale interessato, al fine di indirizzare le Strutture ad un uso
effettivo dei sistemi di rilevazione dei consumi di Reparto.
74
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
Anche il Direttore sanitario ha condiviso le considerazioni su esposte precisando,
comunque, che la formazione dei soli coordinatori è stata una specifica scelta della Direzione
sanitaria per poi mettere a disposizione del restante personale l’esperienza acquisita.
I Magistrati istruttori hanno, infine, concordato che entro novembre 2013 i Responsabili del
Presidio e dell’Azienda comunichino all’Ufficio di controllo della Corte dei conti le ulteriori
iniziative correttive adottate a seguito delle criticità emerse dall’odierno accertamento diretto e
gli eventuali esiti migliorativi conseguiti.
Il Direttore sanitario del Presidio, a conclusione dell’incontro, ha garantito, con il supporto
del Responsabile della F.O. e del Referente delle Professioni sanitare, la piena collaborazione e
completa disponibilità, salvo anche il pieno coinvolgimento dei vertici dell’Azienda sanitaria di
Olbia.
5. Misure adottate dalla ASL 2 di Olbia a seguito dell’accesso effettuato in data 28
giugno 2013.
La A.S.L. n. 2 di Olbia ha inviato la nota n. 6251 del 3 dicembre 2013 , a firma congiunta
del Direttore del P.O., del Responsabile Servizio F.O. e del Direttore generale, nella quale si
specificano gli interventi e le azioni che sono state attivate con riferimento alle osservazioni
mosse a seguito dell’accesso effettuato, da parte dei Magistrati e funzionari, il 28 giugno 2013
presso il P.O. “Giovanni Paolo II” di Olbia. Detto sopraluogo era finalizzato alla verifica dello
stato di adeguamento del suddetto Presidio all’obiettivo della RAS sulla gestione informatizzata
e sulle modalità di custodia dei beni sanitari presso le UU.OO..
Con riferimento al grado di utilizzo dell’applicativo “Armadietto farmaceutico virtuale” il
prospetto che segue mostra l’andamento dell’utilizzo dell’applicativo presso le UU.OO del P.O di
Olbia, per i mesi di giugno e di ottobre c.a64.
PARAMETRI
Numero armadietti
Numero nuovi utenti abilitati
Numero di scarichi
Numero di scarichi a paziente
Numero di unità operative che effettuano lo scarico
a paziente
Indice di utilizzo
64
Giugno 2013
Ottobre 2013
Differenza
23
27
+4
nd
nd
+111
1.743
9.545
+7.802
432
2.087
+1.655
5
8
+3
0,54
1,86
1,32
V. allegato n. 2: tabelle dettagli UU.OO situazione mesi giugno e ottobre.
75
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
Dalla lettura della relazione allegata alla suddetta nota si evince che l’implementazione del
numero di armadietti virtuali ha riguardato:
- N° 3 armadietti afferenti all’attività della Sala Operatoria per la gestione dei beni sanitari
relativi all’attività chirurgica delle UU.OO di Ortopedia, Ginecologia e Chirurgia, i cui beni
sanitari
fisicamente vengono consegnati al Blocco operatorio, ma che informaticamente
afferivano all’armadietto virtuale delle rispettive degenze. Pertanto attualmente i beni
sanitari relativi all’attività chirurgica specifica per l’U.O., vengono gestiti su un nuovo
armadietto in carico alla stessa (es. CHIR01 =degenza Chirurgia; CHIR02=sala operatoria
Chirurgia), ma da un diverso Coordinatore infermieristico referente per il Blocco operatorio;
- N° 1 armadietto virtuale per il Poliambulatorio ospedaliero al fine di differenziare l’attività
dell’Ambulatorio delle complicanze chirurgiche, situato in altro stabile65.
Viene, inoltre, specificato che attualmente si sta procedendo all’allineamento delle giacenze
informatiche con quelle fisiche di questi ultimi armadietti, attivati solo il 16/10/2013, poiché è
stato necessario modificare “l’albero” dei centri di costo. Per quanto riguarda il numero degli
utenti abilitati all’armadietto virtuale viene dichiarato che non è stato possibile risalire al
numero totale e si è indicato solo il numero dei nuovi utenti di AREAS che sono stati abilitati
anche all’armadietto virtuale (vds allegato 4): mail del 7.11.2013 SISA ASL OBIA.
Quanto alla Formazione, sensibilizzazione e responsabilizzazione attori coinvolti dalla nota
suddetta e dagli allegati trasmessi si desume che, dal mese di giugno ad oggi, si sono svolti
presso il Presidio Ospedaliero riunioni organizzative o di sensibilizzazione/informazione con i
Coordinatori ed i Direttori delle unità operative, SPS, Farmacia, DMP, SISA, SardegnaIT.
Inoltre si sono tenuti diversi eventi formativi sulla gestione dell’applicativo, generici, frontali e
affiancamenti personalizzati per U.O66. Si rileva che in data
22/08/2013 è avvenuto un
sopralluogo da parte di uno specialista presso la Farmacia ospedaliera, il Blocco operatorio ed il
Pronto soccorso per la rilevazione dei dati necessari per la predisposizione dello studio di
fattibilità del progetto “Carrello informatizzato di reparto” per la dose unitaria del farmaco67.
In data 21 giugno 2013
si è proceduto alla pubblicazione sull’Intranet aziendale e alla
relativa trasmissione via mail a tutti i Coordinatori delle UU.OO, Farmacia ospedaliera, referenti
SPS per i PP.OO dell’ASL Olbia e Direttori/Responsabili dei PP.OO della “Manualistica Armadi di
Reparto”, da parte del SISA aziendale68
L’Azienda69, con deliberazione n. 2806 del 12 novembre 2013 ha approvato il “Regolamento
per la gestione dei beni sanitari nell’Azienda sanitaria n. 2 di Olbia”. Lo scopo di detto
65
In merito si rimanda all’allegato n. 3: mail SardegnaIT dell’11.10.2013 e SISA Asl Olbia del 16.10.2013.
v. allegato 5: convocazioni riunioni, elenco fogli firma SISA/Sardegna.it, elenchi presenze, schema obiettivi, e
allegato n. 6-(note DMP/Farmacia/SPS–).
67
v. allegato n. 7: comunicazione alla farmacia ospedaliera del 13.8.2013.
68
v. allegato n. 8: mail SISA del 20.06.2013.
69
In data 11 marzo 2013.
66
76
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
documento, redatto dagli organi aziendali (Direttore Generale, dal Direttore sanitario e dal
Direttore amministrativo), è quello di uniformare le modalità attraverso le quali tutto il
personale delle UU.OO., eseguendo le attività di propria competenza, gestisce i farmaci in
dotazione. Le disposizioni ivi indicate hanno individuato il campo di applicazione, le
responsabilità e i compiti di servizio degli operatori coinvolti nelle procedure della gestione del
farmaco, le misure da adottare per l’approvvigionamento, la conservazione e la custodia dei
farmaci e presidi sanitari all’interno delle strutture e ha dettato disposizione in ordine alla
gestione dei prodotti scaduti. In particolare la responsabilità della corretta gestione dei beni
sanitari e degli armadi farmaceutici di U.O. ricade sulle figure professionali del Direttore
responsabile della U.O., del Coordinatore infermieristico o di un suo delegato e dell’equipe
infermieristica. L’art. 6 prescrive che le due ultime figure succitate sono tenute ad assumere in
carico i beni e dimostrarne la consistenza e la movimentazione tramite registri di carico e
scarico.
Anche
la
responsabilità
della
gestione
dell’armadio
farmaceutico,
dell’approvvigionamento, della conservazione e dei controlli periodici ricade sul Coordinatore
infermieristico o un suo delegato (art. 7).
Il Direttore dell’Articolazione organizzativa ha compiti di vigilanza e ed è tenuto a
monitorare la corretta applicazione delle attività poste in essere dal Coordinatore.
Si evidenzia che l’art. 11 di detto regolamento prevede la costituzione di un Gruppo tecnico
permanente con compiti di monitoraggio costante sulla buona gestione dei beni attraverso le
analisi di anagrafiche dei prodotti e di monitoraggio delle non conformità al fine di rilevare le
criticità e di conseguenza procedere alle opportune azioni correttive. Gli articoli 12 e 13
dettano, infine, disposizioni in merito sia alla gestione e conservazione dei campioni gratuiti
medicinali che dei farmaci personali del paziente ricoverato.
Durante l’accesso erano state evidenziate alcune criticità inerenti all’assenza segnaletica di
“divieto di accesso al personale non autorizzato” presso i locali dove vengono custoditi i beni
sanitari (es. farmaci/dispositivi medici, soluzioni di grande volume, ecc.) presso le UU.OO. e i
locali della Farmacia ospedaliera; all’assenza di sistema di avviso e segnalazione acustica
presso l’ingresso interno al magazzino della Farmacia ospedaliera situato Pad S, livello -2,
all’assenza sistemi di chiusura nella maggior parte degli armadi/frigoriferi/ locali -deposito beni
sanitari e alla presenza di frigo farmaci non a norma presso diverse UU.OO.
A tal proposito il Direttore generale precisa che nel periodo intercorso dalla data del
sopralluogo, l’Azienda ha provveduto ad adottare specifiche misure. In particolare si è
proceduto all’installazione idonea segnaletica presso i locali deposito beni sanitari c/o le
UU.OO. e Magazzino Farmacia Ospedaliera (predisposta dal Servizio Tecnico ASL2 e dalla
DMP), all’installazione di sistema di avviso e segnalazione acustica presso l’ingresso interno al
magazzino della Farmacia ospedaliera situato Pad S, livello -2 (Servizio Tecnico). Inoltre sono
state sostituite le serrature degli armadi di custodia dei farmaci; per quelle ove non è stato
77
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II -ASL n. 2 di Olbia
possibile per obsolescenza dell’armadio, è in corso in questi giorni la messa in sicurezza con
sistemi di chiusura alternativi.
Per quanto riguarda, infine, la messa a norma dei frigo -farmaci esistenti, è stata prevista
l’estensione anche a quelli delle UU.OO del P.O. di Olbia, del sistema di monitoraggio in remoto
delle temperature (Spylog), già presente sui frigoriferi della Farmacia ospedaliera, Laboratorio
Analisi e Centro Trasfusionale70.
Viene, altresì, precisato che è all’esame della Direzione strategica e del Servizio
Provveditorato, la richiesta di acquisizione di Armadi e Frigoriferi per conservazione
farmaci/beni sanitari, ove ritenuti non idonei. Infatti la Direzione Medica del P.O di Olbia, col
supporto del Global Service – Ingegneria Biomedica S. Lucia, da giugno- a ottobre 2013, ha
eseguito il censimento di armadi e frigo farmaci utilizzati per la custodia dei beni sanitari
presso le UU.OO. del P.O di Olbia, sulla base del quale si è potuto calcolare il fabbisogno di
nuovi
supporti.
Successivamente
il
Direttore
sanitario
del
P.O
di
Olbia
con
nota
NP/2013/11767, al fine di monitorare l’adesione della struttura e dell’ASL alle disposizioni
normative vigenti in ambito del contenimento della spesa farmaceutica, ha espresso ai vertici
dell’ASL n. 2 la necessità di armadi per la custodia dei farmaci e frigo per farmaci a norma di
legge, indispensabili per evitare l’utilizzo inadeguato di frigoriferi da assegnare a tutte le
UU.OO., compatibilmente con le specifiche esigenze e con la tipologia necessaria71. Nel mese di
novembre l’Azienda ha emanato alcune disposizioni interne alle UU.OO del P.O di Olbia, in
materia di corretta gestione e custodia dei beni sanitari72. Nel medesimo mese di novembre
sono state attuate delle ispezioni informali presso le UU.OO., da parte dal Servizio delle
Professioni Sanitarie, della Farmacia Ospedaliera e della Direzione Medica di Presidio, per
valutare il grado di adeguamento alle misure impartite, da parte dei Coordinatori e dei
Direttori, e la risposta alle richieste inoltrate, da parte del Global Service e del Servizio Tecnico.
Con riguardo alla distribuzione lettori ottici aggiuntivi alle UU.OO viene dichiarato che durante
tutto il periodo di riferimento, sono stati distribuiti alle UU.OO, ulteriori 12 lettori ottici di codici
a barre, che possono essere utilizzati per facilitare lo scarico dei medicinali e per la lettura dei
codici identificativi dei pazienti, laddove le postazioni P.C. sono attigue all’armadio dei
farmaci73. Sono in corso di assegnazione i restanti 6 lettori.
Nella suddetta nota n. 6251/2013 vengono esposte le criticità ancora presenti nel PO di
Olbia che di seguito si evidenziano:
a. La gestione di tutti i beni sanitari “con lotti e scadenze”, indispensabile per la tracciabilità
completa del bene sanitario anche al fine della Farmacovigilanza, richiede una maggiore
70
vd allegato n. 10: dichiarazione del 28.11.2013 - Servizio Manutenzione full risk – Tecnologie biomedicali Ingegneria Biomedica S. Lucia s.p.a.
71
vd. allegato n. 11: nota prot. NP2013/11767 dell’11.11.201.
72
vd allegato n. 12.
73
vd. allegato n. 9: nota SISA ASL Olbia - consegna lettori ottici alla DMP per la distribuzione alle UU.OO.
78
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 2 di Olbia
attenzione e praticamente un doppio controllo, che di fatto necessita di più tempo. Per
correggere eventuali discrepanze tra i lotti “scaricati” informaticamente alle UU.OO. dalla
Farmacia e quelli “fisicamente” consegnati alle stesse, sono necessarie delle operazioni
informatiche spesso difficoltose e con numerosi passaggi a carico della Farmacia, e talvolta non
è possibile risolvere la criticità sul momento, perché è necessaria la presenza del coordinatore
referente dell’armadietto, non sempre contattabile, per la restituzione dei beni sanitari alla
Farmacia.
b. Per alcune unità operative come per esempio la Medicina Generale, l’assenza da circa tre
mesi della coordinatrice infermieristica ha sicuramente influito negativamente sull’utilizzo
dell’applicativo.
c. L’integrazione del modulo dell’AMC con il Soweb, seppure tecnicamente attiva, di fatto non è
ancora funzionante perché è necessario riconfigurare l’armadietto della sala operatoria con gli
armadietti di nuova istituzione. Si prevede l’attivazione entro la fine dell’anno in corso, per
poter implementare lo scarico a paziente soprattutto dei dispositivi medici impiantabili e ad
alto costo.
d. Sono state tentate alcune prove per l’acquisizione dei “codici a barre” del fornitore dei
dispositivi medici, ma si sono riscontrate difficoltà perché molte aziende utilizzano un codice
EAN 32, che riporta oltre il codice del prodotto anche quello del lotto e della scadenza. Questa
acquisizione sembrerebbe pertanto da implementare nella fase di caricamento del documento
di trasporto e non a posteriori; se così fosse, ciò richiederebbe una riorganizzazione
logistica/amministrativa differente da quella attualmente in atto presso il
magazzino
farmaceutico ospedaliero.
79
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
CAPITOLO III
ASL N. 3 DI NUORO
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Periodo 2007-2010. L’ASL n. 3 di Nuoro aveva comunicato74 di aver adottato dal 2007 numerosi protocolli interni
sulle procedure di farmacovigilanza anche per responsabilizzare i capistruttura sulle esigenze di contenimento dei
costi della farmaceutica, allegando, tra gli altri, il regolamento aziendale per la gestione del magazzino farmaceutico.
Il Direttore generale aveva dichiarato che è in corso un’interlocuzione con i referenti del sistema SISaR per ottenere
l’implementazione informatica necessaria per la gestione del magazzino di reparto attualmente non operativo. Il
Direttore generale conclude precisando che, in conseguenza, allo stato attuale non è consentito di monitorare presso i
reparti le rimanenze.
Con l’occasione il Dipartimento del farmaco aziendale riferiva di aver predisposto all’attenzione della direzione
generale un progetto per armadi automatizzati di reparto (lettore ottico, p.c. palmari, ecc…) e che tale progetto è
inserito nel Piano Investimenti.
a) Periodo 2011-2012-2013. In riscontro a quanto richiesto dai Magistrati istruttori con la
nota n. 1442 del 15/02/2013, la Direzione Generale della Asl di Nuoro75 ha provveduto a
trasmettere i seguenti atti:
•
Nota n. 2340 del 20/03/2013 concernente le misure correttive poste in essere
dall’Azienda di Nuoro e volte al superamento delle disfunzioni rilevate a seguito
dell’indagine di controllo successivo effettuata.
•
In allegato i Prospetti riepilogativi relativi ai Presidi Ospedalieri aziendali.
Attribuzione compiti di servizio. Dalla relazione allegata alla succitata nota (sottoscritta dal
Direttore Generale, dal Direttore del Servizio Programmazione e Controllo di Gestione, dal
Direttore Amministrativo e dal Direttore Sanitario) e dai prospetti tabellari analitici compilati a
cura del Direttore Generale della Asl e dei Direttori di Presidio, trasmessi a corredo della
74
V. risposte prot. n. PG/2011/56635 del 17.11.2011.
Si evidenzia, preliminarmente, che l’Azienda sanitaria n. 3 di Nuoro, costituita con legge regionale n. 5 del
26.1.1995, coincide con l’ambito territoriale della Provincia di Nuoro, comprendendo le aree delle Barbagie, delle
Baronie, del Mandrolisai e del Marghine.
Il territorio della ASL di Nuoro si compone di 52 Comuni suddivisi in 4 Distretti sanitari (Nuoro, Macomer, Siniscola e
Sorgono) e si estende su una superficie pari a 3.934 Kmq con una popolazione di circa 161.020 abitanti.
L’assistenza ospedaliera è assicurata da 3 Presidi Ospedalieri: l’Ospedale San Francesco (con 37 Strutture/Reparti),
l’Ospedale “Cesare Zonchello” di Nuoro (articolato in 14 Strutture/Reparti), e il “San Camillo” di Sorgono (con 10
Strutture/reparti) che dispongono di 475 posti letto complessivi (valore medio 2010), pari a circa un posto letto ogni
338 abitanti.
75
81
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
medesima relazione, e contenenti le informazioni richieste dai Magistrati Relatori, si desume
preliminarmente che non sono state a tutt’oggi emanate formali e ufficiali linee guida
aziendali, né di presidio e di singola unità operativa, tese a monitorare e contenere i flussi di
spesa dei beni sanitari.
La Direzione Generale riferisce, comunque, che l’Azienda, nel perseguire un miglioramento
della gestione dei suddetti beni, nelle diverse fasi di inventariazione, consumo e rilevazione
delle rimanenze, ha proceduto, nel corso del 2012, ad installare, in tutte le unità operative,
l’armadietto farmaceutico informatizzato virtuale, messo a disposizione dal sistema informativo
regionale SISaR, e a qualificare e formare il personale dedicato alla gestione dei beni
farmaceutici (coordinatori, infermieri), responsabilizzando i titolari delle singole strutture.
Considerata la formazione in itinere degli operatori - in alcune strutture aziendali la
formazione si è svolta a fine 2012 – malgrado l’assenza di formali linee guida, le iniziative
intraprese sono state improntate alla massima uniformità, ed hanno permesso di monitorare in
maniera omogenea, sia in ambito ospedaliero che distrettuale, distribuzione, scarichi,
rimanenze e consumi dei prodotti farmaceutici.
In attesa dell’adozione di formali linee guida, da predisporsi al termine dei processi
formativi, l’Azienda, al fine di indirizzare gli operatori verso un cambiamento nell’approccio ad
una problematica così complessa, ha distribuito un manuale di sintesi concernente norme e
raccomandazioni sulla gestione dei beni suddetti.
Quantificazione giacenze. Dal prospetto compilato dal Direttore Generale dell’Azienda si
desume che nei tre Presidi Ospedalieri è effettivamente e sistematicamente utilizzata la
procedura “armadio farmaceutico virtuale” sul sistema informativo, così come viene effettuata
una corretta e sistematica quantificazione delle “rimanenze” a fine esercizio. Anche la
rilevazione e la contabilizzazione degli “scaduti” all’interno delle strutture/reparti viene
eseguita in tutti i Presidi dell’Azienda.
Misure di custodia. Inoltre, sono state predisposte adeguate misure di custodia dei beni
pubblici all’interno dei magazzini delle strutture/reparti dei tre Presidi.
Flussi informativi. Nonostante le modifiche in atto e le criticità rilevate nel sistema SISaR, sia
dai Direttori di struttura che dai Coordinatori infermieristici, l’Azienda sostiene che l’attuale
ricostruzione dei flussi sui consumi sia attendibile e sufficientemente tracciabile. In alternativa
alla sistematica riproposizione dei costi storici, le procedure implementate agevolano una più
oculata programmazione dei consumi futuri.
Nel corso del 2013 l’Azienda intende realizzare una rete wireless che, permettendo la
prescrizione e la somministrazione informatizzata e personalizzata (armadietti intelligenti) -
82
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
inizialmente nelle UU.OO. del P.O. “San Francesco” e successivamente in tutta l’Azienda - e
interfacciandosi al sistema SISaR, consentirà di realizzare un magazzino farmaceutico gestito
roboticamente, adeguando, in tal modo, le procedure ai più elevati standards di alta
tecnologia.
A completamento di dette informazioni, di seguito si riportano i dati di sintesi forniti dalla
Direzione Generale dell’Azienda e dai tre Presidi Ospedalieri, tramite i prospetti compilati dai
relativi Direttori.
Detti prospetti evidenziano che la “quantificazione delle rimanenze” e la “rilevazione e
contabilizzazione dei prodotti scaduti” vengono effettuate correttamente in 27 Strutture su 37
nel P.O. “San Francesco” di Nuoro e in 10 su 14 nel P.O. “C. Zonchiello” di Nuoro, mentre
viene eseguita solamente in 47 Reparti del P.O. “S. Camillo” di Sorgono che ne conta 61.
La procedura “armadio farmaceutico virtuale” sul sistema SISaR, attivata in tutte le
Strutture del S. Francesco (37), è effettivamente e sistematicamente utilizzata dagli operatori
unicamente in 27 UU.OO. Nel P.O. “C. Zonchiello” tale procedura viene attuata in 10 delle 13
Strutture in cui è stata attivata. Il P.O. “S. Camillo” utilizza l’applicativo sul sistema SISaR in
tutti i suoi Reparti (10) dotati dell’”armadio farmaceutico virtuale”.
Per ciò che riguarda lo “scarico dei farmaci”, si rileva che viene effettuato “a paziente” in 6
Strutture nel P.O. “S. Francesco” e solamente in 2 nel P.O. di Sorgono, mentre nei 10 Reparti
del P.O. “C. Zonchiello” che utilizzano detta procedura, lo scarico è “massivo”.
b) Di seguito si riporta un prospetto di sintesi delle informazioni fornite, dal Direttore Generale
della Asl e dal Direttore Sanitario del P.O., tramite il questionario predisposto da questo Ufficio.
83
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
Prospetto sintetico
AZIENDA SANITARIA LOCALE N.3 DI NUORO
P.O. S. FRANCESCO
P.O. C. ZONCHELLO
P.O. S. Camillo
L'Azienda ha predisposto nel 2012 o nel 2013 linee guida a livello di Azienda, di Presidio e di singola
Unità Operativa tese a monitorare e contenere i flussi di spesa di tutti i beni sanitari?
1.
Quante sono le Strutture/Reparti del Presidio Ospedaliero?
ASL N. 4 DI NUORO
NO
37
14
10
61
2. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono stati c hiaramente attribuiti dal 2012 o dal 2013 i
c ompiti di servizio (e le c onnesse responsabilità) agli operatori delle Strutture/Reparti c oinvolti a vario
titolo nelle proc edure oggetto dell’indagine?
37
14
10
61
3. In quanti delle Strutture/Reparti del Presidio sono state predisposte dal 2012 o dal 2013 adeguate
misure di c ustodia di tutti i beni pubblic i all’interno dei magazzini delle Strutture/Reparti?
37
14
10
61
4. In quante Strutture/Reparti del Presidio si è attualmente in grado di pervenire ad una ricostruzione
attendibile dei flussi dei consumi effettivi del Reparto con riferimento a tutti i beni sanitari, ovvero si
effettua un monitoraggio quantitativo-finanziario dei c onsumi?
27
10
10
47
Annualmente, ma è in
programmazione un
monitoraggio trimestrale.
Annuale
Annuale
4.1.
4.2.
Con quali c adenze temporali?
Neur., Dermat., Ger., Fis.,
Pneumologia, Terapia
Pronto Socc orso,
Oc ul., Ginec ol., Otor., Chir.
Antalgica, Diabetologia, Radiologia, Laboratorio,
Gen., Chir. Vasc., Chir. Pl.,
Medicina, Amb.
Neuroc h., Ort., Urol., End. Chir., Cardiologia, Allergologia,
Ped., Terapia Int. Neon., Nefr. Bronc ologia, Fisiopatologia Onc ologia, Sala operat.,
Respirat., Onc ologia,
Dialisi, Chirurgia, Amb.
e Dial., Ostetr., Nido., Bl. Op.,
Riabilitazione, Centro di Ortopedia e Endoscopia,
Psich., Emat., P. Soc c.,
salute mentale.
Ginec ologia.
Odontost., Mal. Inf., Centro
Trasf., 118.
Indicare le Strutture
5. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono state implementate nel 2012 o nel 2013 proc edure
c he agevolino una più oc ulata programmazione dei c onsumi futuri?
0
0
0
0
6.
In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la c orretta e sistematica
quantificazione delle “rimanenze” delle Strutture/Reparti a fine eserc izio?
27
10
10
47
7. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la rilevazione degli “scaduti”
all’interno delle Strutture/Reparti e la c ontabilizzazione degli stessi?
27
10
10
47
8. In quante Strutture/Reparti del Presidio è stata attivata la procedura "armadio farmaceutico
virtuale" sul Sistema SISaR?
37
13
10
60
27
10
10
47
Ric hiesta specific a per dotazione di "Armadietti intelligenti"
9. In quante Strutture/Reparti del Presidio è effettivamente e sistematic amente utilizzata la
procedura "armadio farmaceutic o virtuale" sul Sistema SISaR?
9.1.
Indicare le Strutture in cui la procedura è attualmente effettivamente utilizzata:
Neur., Dermat., Ger., Fis.,
Pneumologia, Terapia
Pronto Socc orso,
Oc ul., Ginec ol., Otor., Chir.
Antalgica, Diabetologia, Radiologia, Laboratorio,
Gen., Chir. Vasc., Chir. Pl.,
Medicina, Amb.
Neuroc h., Ort., Urol., End. Chir., Cardiologia, Allergologia,
Ped., Terapia Int. Neon., Nefr. Bronc ologia, Fisiopatologia Onc ologia, Sala operat.,
Respirat., Onc ologia,
Dialisi, Chirurgia, Amb.
e Dial., Ostetr., Nido., Bl. Op.,
Riabilitazione, Centro di Ortopedia e Endoscopia,
Psich., Emat., P. Soc c.,
salute mentale.
Ginec ologia.
Odontost., Mal. Inf., Centro
Trasf., 118.
10. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la proc edura "armadio farmac eutic o virtuale" sul
Sistema SISaR si effettua lo scaric o a paziente?
6: Neurologia, Dialisi, Ostetricia,
Neuroc hirurgia, Chirurgia
Generale, Ginecologia.
0
2
8
11. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la proc edura "armadio farmac eutic o virtuale" sul
Sistema SISaR si effettua lo scaric o massivo?
21
10
8
39
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
In riscontro alla richiesta76 di ulteriori e più dettagliate notizie, volte ad apprezzare
l’effettività di monitoraggio cui l’Azienda è pervenuta per effetto della tracciabilità dei flussi di
gestione dei beni farmaceutici, il Direttore Generale dell’Azienda ha trasmesso, con una nota77
di accompagnamento i prospetti allegati, compilati a cura del Servizio Aziendale di
Programmazione e Controllo di Gestione, contenenti le rilevazioni sulla spesa sostenuta
76
77
Nota prot. n. 2721 dell’11/04/2013.
Nota prot. n. 3163 dell’8/05/2013.
84
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
nell’esercizio 2012 e nel I trimestre 2013, in relazione a tre Reparti individuati in ciascun
Presidio
Ospedaliero
aziendale
quali:
Dialisi
extracorporea,
Chirurgia
–
Degenza
e
Dermatologia – Degenza nel Presidio “San Francesco” di Nuoro; Pneumologia – Degenze,
Fisiopatologia Respiratoria – Ambulatorio e Cardiologia – Ambulatorio nel Presidio “Cesare
Zonchello” di Nuoro; Chirurgia – Degenze, Pronto Soccorso e Dialisi nel Presidio “San Camillo”
di Sorgono.
Tramite tali prospetti questo Ufficio chiedeva di dar conto, per il biennio 2011/2012 e per il
I° trimestre 2013, delle giacenze dei farmaci e altri beni sanitari rilevate nei Reparti ad inizio
esercizio, dei prodotti distribuiti e consumati, il riscontro delle giacenze a fine esercizio ed,
infine, la valorizzazione dei prodotti scaduti rilevati in Reparto.
Tali aggregazioni, nel fornire valide informazioni sui costi dei prodotti farmaceutici distribuiti
dal Servizio Farmacia di ciascun P.O. alle singole strutture ospedaliere, e da queste consumati,
avrebbero consentito di verificare l’effettiva attuazione, da parte dell’Azienda, delle procedure
sul Sistema Informativo SISaR, e la relativa efficacia, e di accertare gli eventuali risparmi
conseguiti. Ciò non si è reso fattibile stante l’indisponibilità di alcuni dati indispensabili per
effettuare un’utile comparazione.
In merito, infatti, il Direttore Generale fa presente, nella nota di accompagnamento di tali
prospetti,
che
l’installazione,
nella
Asl
di
Nuoro,
dell’applicativo
SISaR
concernente
l’”armadietto di reparto”, è avvenuta solamente durante l’anno 2012, comportando la mancata
reperibilità per l’esercizio 2011 dei dati relativi ai beni farmaceutici distribuiti, consumati e in
giacenza, per singolo reparto, mentre per il 2012 e per il I° trimestre 2013, i suddetti dati sono
riscontrabili, per quanto risulti poco attendibile il dato del distribuito a causa della mancata
individuazione delle giacenze al 31/12/2011.
Inoltre, viene puntualizzato che attualmente il processo di gestione dei farmaci, che include
la distribuzione, lo scarico, il consumo e la rilevazione e valorizzazione delle giacenze degli
stessi, risulta tracciato in tutti i reparti, con qualche differenza di carattere operativo ascrivibile
all’installazione del programma, avvenuta in tempi diversi nel corso del 2012.
Il Direttore Generale assicura, infine, che il sistema diventerà operativo definitivamente su
tutto il territorio aziendale entro l’anno in corso, anche con la definizione di linee guida
omogenee ed univoche tese ad uniformare comportamenti e protocolli interni.
I prospetti riepilogativi allegati, forniti dalla Direzione Generale dell’Azienda, sono stati
elaborati, pertanto dall’Azienda, sulla base dei soli dati riscontrati.
85
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri.
•
P.O. San Francesco - Nuoro.
PRESIDIO SAN FRANCESCO - NUORO
ANNO 2011
Nome reparto
DIALISI
EXTRACORPOREA
CHIRURGIA
DEGENZA
DERMATOLOGIA
DEGENZE
Farmaci
X
X
Beni
consumati
dal reparto
nel 2011
X
Altri beni sanitari
X
X
X
X
X
TOTALE
X
X
X
X
X
Beni
Giacenza nel
reparto al
31/12/2010
Beni distribuiti al
reparto dalla
farmacia nel 2011
Giacenze
nel reparto
al
31/12/2011
X
Scaduti nel
reparto al
2011
X
Farmaci
X
X
X
X
X
Altri beni sanitari
X
X
X
X
X
TOTALE
X
X
X
X
X
Farmaci
X
X
X
X
X
Altri beni sanitari
X
X
X
X
X
TOTALE
X
X
X
X
X
ANNO 2012
Nome reparto
DIALISI
EXTRACORPOREA
CHIRURGIA
DEGENZA
DERMATOLOGIA
DEGENZE
Beni
Giacenza nel
reparto al
31/12/2011
Beni distribuiti al
reparto dalla
farmacia nel 2012
231.787,27
Beni
Giacenze
consumati
nel reparto
dal reparto
al
nel 2012
31/12/2012
164.147,49
67.334,33
Scaduti nel
reparto al
2012
Farmaci
X
0
Altri beni sanitari
X
536.202,08
434.756,24
195.126,62
0
TOTALE
X
767.989,35
598.903,74
262.460,95
0,00
Farmaci
X
161.506,08
131.548,45
24.023,28
615,45
Altri beni sanitari
X
61.429,94
355.068,82
23.421,92
0
TOTALE
X
222.936,03
486.617,27
47.445,20
615,45
Farmaci
X
16.342,44
14.454,39
5.438,95
0
Altri beni sanitari
X
16.574,43
15.358,37
4.417,45
0
TOTALE
X
32.916,87
29.812,76
9.856,40
0,00
ANNO 2013
Nome reparto
Beni
Farmaci
DIALISI
EXTRACORPOREA
CHIRURGIA
DEGENZA
DERMATOLOGIA
DEGENZE
Altri beni sanitari
TOTALE
Giacenza nel
reparto al
31/12/2012
Beni distribuiti al
reparto dalla
farmacia nel 1°
trimestre 2013
Beni
consumati
Giacenze
Scaduti nel
dal reparto
nel reparto
reparto al
nel 1°
al
1° trimestre
trimestre
31/03/2013
2013
2013
104.444,72
16.916,85
0
67.334,33
59.854,93
195.126,62
111.350,67
197.915,44
107.642,62
0
262.460,95
171.205,60
302.360,17
124.559,47
0,00
Farmaci
24.023,28
31.653,48
55.184,04
7.208,59
35,181
Altri beni sanitari
23.421,92
9.602,56
32.368,82
5.156,56
0
47.445,20
41.256,04
87.552,86
12.365,15
35,18
Farmaci
TOTALE
5.438,95
3.955,28
5.970,88
3.431,35
0
Altri beni sanitari
4.417,45
12.173,84
6.317,24
3.048,40
0
9.856,40
16.129,12
12.288,12
6.479,75
0,00
TOTALE
86
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
•
P.O. Cesare Zonchello – Nuoro.
PRESIDIO CESARE ZONCHELLO - NUORO
Nome reparto
Beni
Farmaci
PNEUMOLOGIA
DEGENZE
Beni
consumati
dal reparto
nel 2011
X
Giacenze nel
reparto al
31/12/2011
Scaduti nel
reparto al
2011
X
X
Altri beni sanitari
X
X
X
X
X
TOTALE
X
X
X
X
X
Farmaci
X
X
X
X
X
FISIOPATOLOGIA
Altri beni sanitari
RESPIRATORIA
AMBULATORIO
TOTALE
Farmaci
CARDIOLOGIA
AMBULATORIO
ANNO 2011
Beni distribuiti
Giacenza nel
al reparto
reparto al
dalla farmacia
31/12/2010
nel 2011
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Altri beni sanitari
X
X
X
X
X
TOTALE
X
X
X
X
X
ANNO 2012
Nome reparto
Beni
Farmaci
PNEUMOLOGIA
DEGENZE
X
Beni distribuiti
al reparto
dalla farmacia
nel 2012
365.114,07
Beni
consumati
dal reparto
nel 2012
195.939,51
Giacenze nel
reparto al
31/12/2012
Scaduti nel
reparto al
2012
106.451,44
0
Altri beni sanitari
X
28.724,37
20.551,38
14.148,88
0
TOTALE
X
393.838,44
216.490,88
120.600,32
0,00
Farmaci
FISIOPATOLOGIA
Altri beni sanitari
RESPIRATORIA
AMBULATORIO
TOTALE
CARDIOLOGIA
AMBULATORIO
Giacenza nel
reparto al
31/12/2011
X
928,13
235,54
592,57
X
6.652,96
3.715,44
973,76
X
7.581,09
3.950,98
1.566,33
Farmaci
X
8,79
2,58
45,11
Altri beni sanitari
X
1.150,08
800,68
1.026,43
TOTALE
X
1.158,87
803,26
1.071,54
0,00
0,00
ANNO 2013
Nome reparto
Beni
Farmaci
PNEUMOLOGIA
DEGENZE
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
FISIOPATOLOGIA
Altri beni sanitari
RESPIRATORIA
AMBULATORIO
TOTALE
Farmaci
CARDIOLOGIA
AMBULATORIO
Altri beni sanitari
TOTALE
Beni distribuiti
al reparto
Giacenza nel
dalla farmacia
reparto al
nel 1°
31/12/2012
trimestre
2013
106.451,44
114.115,12
Beni
consumati
dal reparto
nel 1°
trimestre
2013
81.947,41
Giacenze nel
reparto al
31/03/2013
Scaduti nel
reparto al 1°
trimestre
2013
139.987,49
14.148,88
10.865,50
10.576,16
17.424,58
120.600,32
124.980,62
92.523,58
157.412,07
592,57
130,19
78,99
605,39
973,76
1.276,75
1.243,04
1.151,17
1.566,33
1.406,94
1.322,02
1.756,56
45,11
20,23
17,97
49,18
1.026,43
159,73
336,03
1.033,75
1.071,54
179,96
354,00
1.082,93
0,00
0,00
0,00
87
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
•
P.O. San Camillo – Sorgono.
PRESIDIO SAN CAMILLO - SORGONO
Nome reparto
Beni
Farmaci
ANNO 2011
Beni
Giacenza nel
distribuiti al
reparto al
reparto dalla
31/12/2010
farmacia nel
2011
X
X
Beni consumati
dal reparto nel
2011
Giacenze
nel reparto
al
31/12/2011
Scaduti nel
reparto al
2011
X
X
X
CHIRURGIA
DEGENZE
Altri beni sanitari
X
X
X
X
X
TOTALE
X
X
X
X
X
Farmaci
X
X
X
X
X
PRONTO
SOCCORSO
Altri beni sanitari
X
X
X
X
X
TOTALE
X
X
X
X
X
DIALISI
Farmaci
X
X
X
X
X
Altri beni sanitari
X
X
X
X
X
TOTALE
X
X
X
X
X
beni consumati
dal reparto nel
2012
Giacenze
nel reparto
al
31/12/2012
Scaduti nel
reparto al
2012
ANNO 2012
Nome reparto
CHIRURGIA
DEGENZE
PRONTO
SOCCORSO
DIALISI
Farmaci
X
Beni
distribuiti al
reparto dalla
farmacia nel
2012
63.790,14
34.469,55
6.271,34
0
Altri beni sanitari
X
15.477,13
9.576,10
2.996,70
0
TOTALE
X
79.267,27
44.045,65
9.268,04
0,00
Farmaci
X
4.711,57
1.436,85
1.975,28
Altri beni sanitari
X
11.086,13
5.905,76
4.454,30
TOTALE
X
15.797,70
7.342,61
6.429,58
0,00
Farmaci
X
156.349,17
57.280,84
44.625,22
21,019
Beni
Giacenza nel
reparto al
31/12/2011
Altri beni sanitari
X
268.447,90
113.924,19
162.092,35
TOTALE
X
424.797,07
171.205,02
206.717,57
21,02
ANNO 2013
Nome reparto
CHIRURGIA
DEGENZE
PRONTO
SOCCORSO
DIALISI
Beni
Giacenza nel
reparto al
31/12/2012
Beni
distribuiti al
Beni consumati
Giacenze
reparto dalla
dal reparto nel
nel reparto
farmacia nel
1° trimestre
al
1° trimestre
2013
31/03/2013
2013
8.777,93
11.594,55
3.728,95
Farmaci
6.271,34
Altri beni sanitari
2.996,70
2.539,70
4.063,96
2.868,00
TOTALE
9.268,04
11.317,63
15.658,52
6.596,95
Farmaci
1.975,28
951,41
1.772,18
1.132,27
Altri beni sanitari
4.454,30
2.297,24
4.234,00
2.732,52
Scaduti nel
reparto al
1°
trimestre
2013
0,00
TOTALE
6.429,58
3.248,65
6.006,17
3.864,79
0,00
Farmaci
44.625,22
36.694,43
64.665,74
16.785,52
28,73
Altri beni sanitari
TOTALE
162.092,35
54.083,67
99.518,94
121.357,35
206.717,57
90.778,10
164.184,67
138.142,87
88
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
28,73
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
4. Verbale dell’accesso dell’11 giugno 2013 presso il Presidio Ospedaliero “San
Francesco” di Nuoro.
L’Ufficio istruttore, preso atto della relazione predisposta congiuntamente dai Vertici
dell’Azienda sulle iniziative correttive attuate in recepimento delle prescrizioni di cui alla
Delibera n. 25/2012, ha disposto, in data 11 giugno u.s., un accesso, da parte dei Magistrati
Relatori coadiuvati da due Funzionari, presso il Presidio Ospedaliero “San Francesco” di Nuoro,
al fine di verificare in concreto lo stato di attuazione delle misure adottate.
I Magistrati sono stati ricevuti dal Direttore Sanitario, da un Dirigente Medico della
Direzione Sanitaria e dal Responsabile del Servizio Farmacia. Erano presenti la Responsabile
del Servizio “Sistemi Informativi” della Direzione Sanità dell’Assessorato Regionale e un
Funzionario del medesimo Servizio.
I Magistrati, dopo aver preliminarmente illustrato l’oggetto dell’indagine in corso e la
procedura di controllo, hanno chiesto che venissero esposti gli esiti delle iniziative poste in
essere all’interno del Presidio.
Il Direttore Sanitario ha riferito che la Direzione ha disposto incontri formativi, tenuti da un
operatore informatico afferente al Servizio Controllo di gestione rivolti ai Coordinatori
Infermieristici e tesi alla definizione degli ambiti operativi e dei relativi obblighi e competenze.
Ha posto l’accento, inoltre, sulla totale assenza di iniziative formative da parte della Regione
sollecitandone, pertanto, la predisposizione. La Responsabile del Servizio “Sistemi Informativi”
ha assicurato che si sarebbe attivata in tal senso.
Alla specifica richiesta dei Magistrati in merito ad eventuali difficoltà incontrate nell’utilizzo
del Sistema SISaR da parte degli operatori, il Dirigente della Direzione Sanitaria ha evidenziato
le criticità emerse, soprattutto in relazione allo scarico dei farmaci a paziente e allo scarico dei
materiali sanitari. Inoltre, ha sottolineato le carenze del sistema in ordine all’elaborazione di
“report” riguardanti le attività sanitarie.
E’ stata proposta l’attivazione sul Sistema della procedura per la redazione della “cartella
clinica informatizzata”, dal cui uso deriverebbe una maggiore sicurezza sull’appropriatezza
prescrittiva e la conseguente cura del malato.
Poiché il Direttore Sanitario ha sottolineato il mancato funzionamento del “Direzionale
SISaR”, la Responsabile del Servizio regionale “Sistemi Informativi” ha dichiarato che
l’applicativo è attualmente funzionante in due sole Aziende e che a tutt’oggi non è ancora stata
fissata la data per l’installazione di tale applicativo presso l’Azienda di Nuoro.
La Direzione Sanitaria, nel rimarcare che l’”armadietto di reparto” è stato installato e
implementato in tutti i Reparti del P.O., ha fatto presente la scarsa dotazione di informatici e
che il soddisfacente esito dell’uso di tale procedura informatizzata è dovuto unicamente alla
buona volontà degli operatori sanitari coinvolti, i quali hanno preso coscienza dell’importanza
89
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
dell’utilizzo di tale sistema, dotato dei diversi applicativi, che permette la tracciabilità dei
consumi dei beni sanitari distribuiti dalla Farmacia ai Reparti. Allo stato, la Direzione ha
ipotizzato che un operatore che dimostra una maggior propensione all’uso del sistema
informatico potrebbe mettere a disposizione le proprie capacità a favore del restante personale
da formare, compatibilmente con l’attività ordinaria quotidiana.
La Dirigente della Direzione Sanitaria ha fatto, altresì, presente che la richiesta dei prodotti
farmaceutici alla Farmacia Ospedaliera, informatizzata precedentemente all’avvio del Sistema
SISaR, coinvolge attualmente tutti i Reparti del P.O.
Successivamente all’arrivo del Direttore del Servizio Programmazione e controllo di
gestione della Asl di Nuoro, al fine di verificare l’uso dell’”armadietto di reparto” e
l’applicazione delle modalità di conservazione e di custodia dei prodotti farmaceutici, si è
proceduto con l’accesso ad alcune unità operative (“Cardiologia UTIC”, “Geriatria”, “Chirurgia”,
“Ortopedia” e “Nefrologia e Dialisi”) scelte dai Magistrati Istruttori sulla base delle risultanze
dei questionari compilati dal Direttore Sanitario del Presidio e dai Responsabili di Reparto.
Di seguito si riportano in maniera sintetica le risultanze delle verifiche effettuate.
In Cardiologia, Reparto fino ad oggi dotato di 12 p.l. che diventeranno 20 a seguito della
ristrutturazione ed ampliamento della struttura, si è potuto constatare un uso non ottimale
dell’”armadietto di reparto”.
Il Coordinatore infermieristico e il Direttore dell’U.O. hanno dichiarato che il personale della
Struttura è stato informato della necessità di adottare procedure atte a monitorare il consumo
di farmaci e beni sanitari ed ha ricevuto la preliminare formazione di base per l’utilizzo del
sistema “armadietto di reparto”.
Il Direttore dell’U.O. ha riferito che in Reparto viene fatto uso di una quantità di farmaci
non particolarmente elevata e che i costi maggiori derivano principalmente dai farmaci contro
l’ipertensione coronarica e dai dispositivi utilizzati per l’emodinamica. Ha precisato che
vengono predisposte, in molti casi, cure personalizzate. Ha puntualizzato, inoltre, che sin dal
2009, il materiale utilizzato per le procedure di emodinamica, è acquisito con contratto di conto
deposito: i beni sono a disposizione nel magazzino di Reparto, ma il relativo costo viene
sostenuto solo al momento dell’effettivo consumo, con contestuale reintegro dei dispositivi
utilizzati. Per tale materiale, scaricato in maniera massiva in Areas, il Direttore della Struttura
ha sollecitato alla delegazione regionale presente la previsione di procedure più adeguate per
registrare gli acquisti sul sistema SISaR.
Per ciò che riguarda l’uso del sistema “armadietto di Reparto”, la Coordinatrice
infermieristica ha affermato che lo scarico dei farmaci somministrati ai pazienti viene effettuato
una volta al mese con scarico massivo sulla base di un riscontro fisico dei beni detenuti
nell’armadio (quindi per differenza), senza alcun raffronto con le cartelle cliniche.
90
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
Relativamente alle giacenze, ha affermato che la verifica delle scorte (minime – circa due
scatole per specialità) avviene mensilmente; circa due volte al mese viene effettuato un
riscontro fra il dato informatico con le rimanenze effettive nell’armadio.
Per quanto riguarda l’approvvigionamento, le richieste alla Farmacia Ospedaliera vengono
effettuate con cadenza settimanale o bisettimanale con riferimento alle diverse classi
merceologiche.
Quanto ai farmaci scaduti, la Capo sala ha riferito che non viene eseguita la relativa
rilevazione e valorizzazione poiché di entità irrisoria, ma vengono eliminati in appositi
contenitori; ha precisato, inoltre, che, spesso, poco prima della scadenza i farmaci vengono
“ceduti” ad altro Reparto che ne necessita per il consumo a breve periodo.
Si è presa visione sul terminale del Reparto di alcune funzionalità del sistema “armadietto
di Reparto”.
Essendo in atto il trasferimento del Reparto dai vecchi ai nuovi locali, la Caposala ha
mostrato i locali e gli appositi armadi deputati alla conservazione e custodia dei farmaci e dei
dispostivi medici nella nuova struttura. Gli armadi sono posizionati in aree apposite riservate
esclusivamente al personale e sono dotati di serratura. Il frigorifero è dotato di sistema di
rilevazione della temperatura e di allarme.
Nel Reparto di Geriatria, dotato di 30 posti letto, la Coordinatrice ha riferito che il
personale della Struttura è stato adeguatamente informato della necessità di adottare
procedure atte a monitorare il consumo di farmaci e beni sanitari ed ha ricevuto la preliminare
formazione di base per l’utilizzo del sistema “armadietto di reparto”.
Ha dichiarato che il carico e lo scarico dei farmaci avvengono interamente tramite gli
strumenti informatici (che sono piuttosto lenti) e che lo scarico è effettuato solo in maniera
massiva con successiva redazione di report mensili, in quanto la carenza di personale non
rende attuabile lo scarico a paziente. Ha rappresentato che lo scarico a paziente è
particolarmente problematico nel Reparto di Geriatria sia in quanto capita frequentemente che
i pazienti anziani rifiutino l’assunzione del farmaco con conseguente perdita delle dose e
necessità di nuova somministrazione, sia in quanto si verifica spesso che i pazienti della
Geriatria siano temporaneamente ricoverati presso altri Reparti per carenza di posti letto.
Ha sottolineato che il fatto che le richieste di farmaci e beni sanitari dal Reparto alla
Farmacia non vengono più effettuate attraverso il cartaceo ma informaticamente, è di grande
ausilio per il lavoro e che, per effettuare lo scarico dei farmaci a paziente, potrebbe essere utile
l’uso dei “braccialetti” o “emulatori di tastiera”.
Si è potuto riscontrare che i farmaci vengono custoditi in armadi non chiusi a chiave ma
dislocati in locali con ingresso riservato unicamente al personale medico e infermieristico. In
locali attigui sono conservati, in armadi chiusi, i presidi. Le chiavi degli armadi e dei locali
chiusi sono custodite in una bacheca dislocata in una delle stanze riservate al personale, per
91
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
essere a disposizione del personale stesso in caso di necessità. Le soluzioni sono custodite
all’interno di una stanza non chiusa a chiave.
Nel Reparto di Chirurgia Generale, dotato di 26 p.l. ordinari e 12 p.l. di day surgery, con
un migliaio di ricoveri l’anno, lo scarico dei farmaci è personalizzato in quanto avviene con
scheda personale cartacea, che gli operatori compilano durante il proprio turno di lavoro al
momento della somministrazione e i cui dati vengono successivamente inseriti nel sistema,
normalmente nel corso del turno di notte o al massimo ogni tre giorni in presenza di urgenze di
Reparto. La Coordinatrice ha riferito che il personale della Struttura è stato adeguatamente
informato della necessità di adottare procedure atte a monitorare il consumo di farmaci e beni
sanitari ed ha ricevuto la preliminare formazione di base per l’utilizzo del sistema “armadietto
di reparto”. A fini esemplificativi della funzionalità del Sistema è stata effettuata una stampa
dello scarico relativo ad un paziente ricoverato dall’8 all’11 giugno 2013.
La Coordinatrice ha evidenziato che viene posta una particolare attenzione al consumo dei
farmaci. In merito il Responsabile della Farmacia Ospedaliera ha precisato che la medesima
Farmacia fornisce ai Reparti report trimestrali al fine di effettuare confronti sugli effettivi
consumi, soprattutto in riferimento ai dispositivi medici.
Si è potuto constatare che i farmaci, le cui scadenze vengono verificate mensilmente e di
cui non vengono registrati esuberi, sono custoditi in armadi chiusi a chiave, in locali anch’essi
chiusi. Anche il materiale sanitario, il cui reintegro viene eseguito bisettimanalmente, è
conservato in una stanza con ingresso riservato unicamente al personale medico e
infermieristico. I farmaci scaduti vengono depositati in una scatola collocata nella stanza dei
farmaci per il successivo smaltimento a norma di legge.
Su precisa richiesta del Magistrato in merito ad eventuali ispezioni, il Responsabile della
Farmacia Ospedaliera ha precisato che vengono effettuate di norma due verifiche l’anno (senza
preavviso) presso ciascun Reparto.
Nel Reparto di Ortopedia, che effettua circa 800 ricoveri annuali, il Coordinatore
infermieristico (ff) ha ritenuto di puntualizzare che a seguito dell’avvicendamento con la
precedente Caposala, non ha ricevuto alcuna formazione sull’utilizzo del sistema informatico e
che, pertanto, effettua – da pochi giorni - unicamente lo scarico massivo dei farmaci sulla base
di un riscontro fisico dei beni detenuti nell’armadio, senza alcun raffronto con le cartelle
cliniche.
Sia i farmaci che il materiale sanitario sono custoditi in armadi posti in locali non chiusi a
chiave, accessibili solamente al personale autorizzato.
Nel Reparto di Nefrologia e Dialisi è stato possibile verificare che la Caposala ha
elaborato una procedura autonoma (su foglio excel) per effettuare lo scarico a paziente dei
farmaci somministrati al fine del successivo inserimento dei dati sul sistema “armadietto di
92
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
reparto” del SISaR. Si è presa visione della registrazione dei dati relativi ai farmaci scaduti. A
fini esemplificativi è stata stampata copia del resoconto dei movimenti di scarico massivo.
Sono stati infine visitati i locali della Farmacia ospedaliera, al fine di avere una visione
generale dell’efficienza del sistema, in quanto, da tale postazione è possibile avere un quadro
riassuntivo di quanto distribuito dalla Farmacia ai Reparti e di ciò che da questi è stato
consumato. La
Farmacia
trasmette, infatti, trimestralmente, i
reports contenenti
tali
informazioni a ciascuna U.O. e al Controllo di gestione della Asl. Inoltre, la visita ha permesso
di verificare la dislocazione, presso l’ingresso dai piani, della zona adibita alla distribuzione
diretta (che verrà sottoposta a breve a ristrutturazione), e l’utilizzo del lettore ottico che
permette la compilazione del File F in automatico. Il Farmacista responsabile ha, inoltre,
puntualizzato di aver richiesto alla società Engineering S.p.A. che la funzionalità “scheda di
dimissione” possa interfacciarsi con l’applicativo relativo alla distribuzione diretta.
Sono stati, infine, visitati i locali adibiti a magazzino farmaceutico generale e i nuovi locali
della Farmacia Ospedaliera in fase di ultimazione, che dovrebbero anche ospitare una apposita
area sterile dedicata alla preparazione di farmaci antiblastici.
Il Responsabile della Farmacia Ospedaliera si è soffermato sui nuovi limiti imposti dalla
normativa nazionale vigente in materia di contenimento della spesa farmaceutica, dando
precisi suggerimenti alla Rappresentante regionale al fine di rendere possibile, attraverso
l’utilizzo delle applicazioni del SISaR, il monitoraggio dei vari flussi della spesa farmaceutica al
fine di favorire il rispetto di tali limiti.
I Magistrati istruttori hanno segnalato la necessità che la Direzione del Presidio effettui una
nuova attività informativa dei Direttori di Struttura e dei Coordinatori infermieristici e formativa
per tutto il personale interessato al fine di indirizzare le Strutture ad un uso dei sistemi di
rilevazione dei consumi di Reparto effettivo (effettuato sulla base delle somministrazioni
risultanti dalle cartelle individuali) e non meramente formale e ricognitivo delle giacenze a fine
mese (quale riscontrato in molti casi nell’odierno accesso). Hanno invitato la Direzione del
Presidio a richiedere all’Assessorato della Sanità l’assistenza e il supporto formativo ritenuto
necessario. Il Direttore del Servizio “Sistema Informativo” della Direzione generale Sanità
dell’Assessorato si è impegnato a fornire la necessaria assistenza per il tramite della Società in
house SardegnaIT.
I Magistrati istruttori hanno, pertanto, concordato che a settembre 2013 i Responsabili del
Presidio e dell’Azienda comunichino all’Ufficio di controllo della Corte dei conti, le ulteriori
iniziative correttive adottate a seguito delle criticità emerse dall’odierno accertamento diretto e
gli eventuali esiti migliorativi conseguiti.
93
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 3 di Nuoro
5. Misure adottate dalla Asl n. 3 di Nuoro a seguito dell’accesso dell’11/06/2013
presso il P.O.
La Direzione Generale della Asl di Nuoro ha provveduto a fornire78 informazioni sulle ulteriori
iniziative correttive adottate a seguito delle criticità emerse durante l’accertamento diretto,
effettuato da questo Ufficio Istruttore l’11 giugno 2013 presso il Presidio Ospedaliero “San
Francesco” di Nuoro, e sugli esiti migliorativi.
Recepita la necessità di riproporre ulteriori corsi di formazione e aggiornamento per il
personale sanitario interessato, al fine di migliorare il grado di utilizzo degli “armadietti virtuali”
nella maggior parte dei reparti, sono state avviate, durante i mesi estivi, più sessioni di
formazione, gestite dagli addetti ai Sistemi Informativi Aziendali e in collaborazione con i
tecnici di SardegnaIT, tramite le quali sono stati formati 200 dipendenti e forniti altrettanti
login. L’Azienda intende con tali corsi, programmati con cadenze settimanali fino al mese di
novembre, e con eventuali affiancamenti, istruire tutto il personale infermieristico all’uso del
Sistema entro il 2013, ed ha impartito direttive secondo cui il personale di nuova nomina
riceverà una preventiva formazione di base e le credenziali di accesso al Sistema.
L’Azienda riferisce che in attesa di specifiche linee guida Regionali per la redazione di
protocolli condivisi a livello Regionale sulla gestione del farmaco, in alcuni Servizi si sta
sperimentando una “procedura” Aziendale riferita agli scarichi dei farmaci a “paziente” e alla
gestione dei farmaci “scaduti” (in relazione alla valorizzazione, all’inventario ed alle procedure
di smaltimento), in collaborazione con i Dirigenti Farmacisti che effettuano, ordinariamente, le
ispezioni annuali presso le diverse strutture ospedaliere. In allegato alla citata nota della
Direzione Aziendale è stata fornita una copia del protocollo sullo smaltimento dei farmaci
scaduti, adottato nei presidi ospedalieri, che ne traccia le prescrizioni fondamentali.
La Direzione Aziendale ha ritenuto precisare che i medesimi Servizi Farmaceutici, oltre ad
appurare il corretto utilizzo delle procedure farmaceutiche, provvederanno, d’ora in poi, ad
eseguire specifici controlli tesi, altresì, a riscontrare la regolarità delle movimentazioni relative
agli scarichi dei farmaci, sia massivi che personalizzati. Tali attività di verifica, che verranno
effettuate con continuità sin dagli ultimi mesi del 2013, rappresenteranno per il futuro il
normale strumento di controllo nel governo dei consumi ospedalieri.
Infine, nel ribadire, i compiti istituzionali del Dipartimento del Farmaco in merito alla
vigilanza sulle buone norme di conservazione dei farmaci e dispositivi medici in uso nelle
diverse strutture ospedaliere, l’Azienda sottolinea l’importanza attribuita agli scarichi e alla
tracciabilità dei farmaci scaduti, oggetto di puntuali ispezioni, i cui esiti saranno riportati in
specifici verbali di monitoraggio.
78
Con nota di accompagnamento n. 6013 del 05/11/2013.
94
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 4 di Lanusei
CAPITOLO IV
ASL N. 4 DI LANUSEI
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Periodo 2007-2010. L’ASL n. 4 di Lanusei aveva dichiarato79 che nel periodo 2007 – 2010 le richieste di farmaci
sono state compilate con modalità cartacea a mano dai responsabili dei reparti o da dirigenti medici autorizzati (a
causa dell'indisponibilità di adeguati strumenti informatici) e inoltrate al servizio farmaceutico con cadenza
bisettimanale, quindi commisurate ad un breve periodo di copertura terapeutica. Le richieste di presidi, invece, sono
state compilate, sempre con modalità cartacea, con cadenza settimanale. Tale procedura è stata resa necessaria
dall'assenza presso i reparti di armadi farmaceutici capienti e dalla necessità di consentire al servizio farmaceutico un
monitoraggio costante ed in tempo reale delle richieste e dei consumi. Ha dichiarato che presso l'ospedale è, inoltre,
presente un armadio per le emergenze notturne con accesso controllato e monitorato. La programmazione
dell'approvvigionamento annuale è stata redatta con criteri di carattere generale, ovvero attraverso la sommatoria
delle esigenze di ciascun servizio. Pertanto, fino al 2010, non sono state attivate formalmente modalità di
effettuazione di inventari periodici da parte dei Reparti né peraltro essi hanno comunicato la consistenza
delle rimanenze alla fine di ciascun esercizio. Di conseguenza tali rimanenze, anche se minime, non sono state
computate alla voce BI.1 dello stato patrimoniale dell'Azienda.
Dal 2011, con l'introduzione del sistema SISaR ed a seguito della determinazione degli obiettivi 2011 da parte della
direzione generale, il Servizio Farmaceutico Aziendale ha attivato, anche ai fini della determinazione delle rimanenze
di fine anno, una serie di procedure che consentono l'aggiornamento, in tempo reale, delle giacenze di magazzino. Tra
queste, si segnala in particolare la procedura di informatizzazione delle richieste, provenienti sia dall'Ospedale che dal
Distretto territoriale. Attualmente è in programma l'attivazione degli “armadi di Reparto” che porterà alla
distinzione chiara tra quanto fornito dalla Farmacia per reintegrare le scorte e quanto realmente utilizzato in terapia.
In questo modo sarà possibile, a fine anno, determinare anche le giacenze delle singole Unità Operative, cosa non
ancora possibile in quanto il sistema informatico per la gestione della Farmacia è organizzato in maniera tale da
registrare il movimento diretto a una Unità Operativa come un consumo immediato.80 In ogni caso dal 2011, secondo
le dichiarazioni dell’azienda, rese in prossimità della chiusura della presente indagine, le rimanenze di Reparto
saranno verificate regolarmente, a fine anno, attraverso l'inventario fisico.
a) Periodo 2011-2012-2013. In ottemperanza alle disposizioni normative e a quanto
richiesto dai Magistrati istruttori con la nota n. 1443 del 15/02/2013, la Direzione Generale
della Asl di Lanusei ha provveduto a trasmettere:
•
nota n. 2213 del 15/03/2013 contenente le misure correttive poste in essere
dall’Azienda medesima e volte al superamento delle disfunzioni rilevate a seguito
79
80
Con nota trasmessa il 13 dicembre 2011 per posta elettronica.
Pertanto nel calcolo dei consumi delle U.O. sono compresi anche i prodotti a scorta.
95
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 4 di Lanusei
dell’indagine di controllo successivo in oggetto, illustrate dal Responsabile del Servizio
Farmaceutico Aziendale.
•
nota prot. n. 2345 del 21 marzo: prospetti tabellari debitamente compilati a cura del
Direttore Generale della Asl e del Direttore del P.O. di Lanusei.
•
note n. 2386 del 22/03/13 e n. 2926 del 22/04/13 del Direttore Generale contenenti
integrazioni della documentazione inviata, tese ad illustrarne il contenuto.
Secondo quanto si desume da tali atti, il Responsabile del Servizio Farmaceutico Aziendale
aveva argomentato, in una nota (n. 1328 del 14/03/2012) interamente recepita nella Delibera
n. 25 di questa Sezione del controllo, circa le modalità di gestione dei beni farmaceutici (di cui,
peraltro, sembrerebbe non sia stata formalizzata alcuna procedura, né in ambito aziendale, né
in quello di P.O.), non solo nel Servizio Farmaceutico Aziendale, ma anche nelle diverse
UU.OO. dell’Azienda. In tale sede veniva sottolineato il progetto di avvio, da parte del Servizio
su citato, delle procedure di “richiesta informatizzata” da parte dei Reparti ospedalieri e dei
Servizi territoriali e l’attivazione degli “armadi di reparto”.
A tutt’oggi, la procedura di “richiesta informatizzata” è stata portata a termine e, condivisa
dai vari Servizi, è oramai prassi comune, pur presentando sporadiche e residuali difficoltà,
facilmente risolvibili. Con tale procedura viene garantita la globale funzionalità gestionale del
Servizio Farmaceutico, che è in grado di disporre con regolarità delle registrazioni contabili.
Relativamente alla gestione informatizzata degli “armadi di reparto”, il citato Servizio ha
avviato nel marzo 2012 la formazione e l’affiancamento degli operatori coinvolti nelle strutture
di Nefrologia, Anestesia, Rianimazione, Cardiologia, Pediatria, Laboratorio, Radiologia, Centro
trasfusionale, Oncologia, Blocco operatorio, Medicina, Ostetricia, Chirurgia, Ortopedia e Pronto
soccorso del Presidio Ospedaliero N.S. della Mercede di Lanusei. Tale armadietto, di fatto
installato nei vari Servizi, è attivo concretamente unicamente nelle UU.OO. di Oncologia,
Nefrologia e Rianimazione, nelle quali, pur considerando le problematiche di sistema, non
facilmente risolvibili, avviene, comunque, lo scarico diretto dei farmaci a paziente, ed è
possibile, inoltre, rilevare con stampa informatizzata, le rimanenze di fine anno.
Per alcuni Servizi (prevalentemente territoriali) ai fini della rilevazione delle giacenze sono
state utilizzate le proiezioni ricavate dai dati della Farmacia, mentre per tutte le restanti
Strutture è stato effettuato l’inventario tramite la rilevazione cartacea manuale delle
rimanenze.
Il Responsabile del Servizio Farmaceutico Aziendale puntualizza l’assenza di problemi nella
funzione “carico” dell’armadio di reparto, in quanto attivata direttamente dalla Farmacia, ma
richiama le perplessità manifestate da alcuni Reparti in merito alla gestione dello “scarico a
paziente”, effettuabile con difficoltà a causa della carenza di ausili informatici, quali palmari o
lettori ottici portatili e compatibili col sistema. Ne consegue l’impossibilità attuale, in molti
reparti, di acquisire i flussi “armadio – paziente” istantaneamente, ma è fattibile una
96
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 4 di Lanusei
ricostruzione attendibile dei medesimi flussi, tramite una gravosa attività manuale di
aggregazione dei dati. A tal proposito, il Direttore Generale fa presente che l’Azienda, attesa
inutilmente, da parte della Regione, una uniforme attività di predisposizione del servizio per
tutte le Aziende Sanitarie, sta provvedendo ad acquisire i software e i conseguenti relativi
strumenti (palmari, bracciali e computer), da destinare a tutto il personale interessato, al fine
di ultimare il già avviato processo di controllo dei flussi “armadio – paziente”.
In riferimento agli scaduti nei Reparti, viene sottolineato che, per quanto non rilevati
contabilmente, rappresentano una percentuale esigua e straordinaria. Ciò in quanto le
richieste informatizzate e l’erogazione da parte della Farmacia avvengono con regolarità a
cadenza settimanale, per quantitativi ridotti e calcolarti sulla base delle effettive esigenze di
reparto. Inoltre, i farmaci in scadenza non utilizzati vengono segnalati dalle Strutture alla
Farmacia Ospedaliera e dirottati ad altri Reparti.
Infine, l’Azienda ritiene che, completato il progetto d’informatizzazione dei Reparti
Ospedalieri, sia presumibile effettuare, entro l’anno in corso, un monitoraggio preciso e
tempestivo della movimentazione dei beni sanitari e programmarne i consumi futuri con
puntuale oculatezza.
Dalle informazioni contenute negli atti acquisiti si desume che nel territorio di Lanusei è
dislocato un unico Presidio Ospedaliero81.
b) Di seguito si riporta un prospetto di sintesi delle informazioni fornite, dal Direttore Generale
della Asl e dal Direttore Sanitario del P.O., tramite il questionario predisposto da questo Ufficio.
81
Si individuano, previsti dall’Atto Aziendale del 12/11/2007, 16 Strutture/Reparti, di cui 12 complesse (Anestesia e
Rianimazione, Cardiologia e UTC, Chirurgia generale, Diabetologia, Laboratorio, Medicina generale, Nefrologia e Dialisi,
Ortopedia e Traumatologia, Ostetricia e Ginecologia, Pediatria e Neonatologia, Radiologia, Riabilitazione e Recupero
Funzionale) e 4 Semplici Dipartimentali/Aziendali (Farmacia, Centro Trasfusionale, Pronto Soccorso e Osservazione
breve, Oncologia). Inoltre, tra le Strutture Complesse ospedaliere, è presente la Direzione Sanitaria del Presidio
medesimo che non utilizza farmaci o beni farmaceutici.
97
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 4 di Lanusei
Prospetto sintetico
AZIENDA SANITARIA LOCALE N. 4 DI LANUSEI
P.O. N.S. DELLA
MERCEDE
L'Azienda ha predisposto nel 2012 o nel 2013 linee guida a livello di Azienda, di Presidio e di
singola Unità Operativa tese a monitorare e contenere i flussi di spesa di tutti i beni sanitari?
NR
1.Quante sono le Strutture/Reparti del Presidio Ospedaliero?
16
2.In quante Strutture/Reparti del Presidio sono stati chiaramente attribuiti dal 2012 o dal 2013
i compiti di servizio (e le connesse responsabilità) agli operatori delle Strutture/Reparti coinvolti
a vario titolo nelle procedure oggetto dell’indagine?
16
3.In quanti delle Strutture/Reparti del Presidio sono state predisposte dal 2012 o dal 2013
adeguate misure di custodia di tutti i beni pubblici all’interno dei magazzini delle
Strutture/Reparti?
16
4.In quante Strutture/Reparti del Presidio si è attualmente in grado di pervenire ad una
ricostruzione attendibile dei flussi dei consumi effettivi del Reparto con riferimento a tutti i beni
sanitari, ovvero si effettua un monitoraggio quantitativo-finanziario dei consumi?
5 (2 strutture e 3 cdc)
4.1.Con quali cadenze temporali?
4.2.Indicare le Strutture
Quotidiana
Farmacia, Dialisi,
Ambulatorio Oncologia,
Anestesia, Cardiologia.
5.In quante Strutture/Reparti del Presidio sono state implementate nel 2012 o nel 2013
procedure che agevolino una più oculata programmazione dei consumi futuri?
0
6.In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la corretta e sistematica
quantificazione delle “rimanenze” delle Strutture/Reparti a fine esercizio?
19 (3 strutture e 16 cdc)
7.In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la rilevazione degli “scaduti”
all’interno delle Strutture/Reparti e la contabilizzazione degli stessi?
1 (struttura)
8.In quante Strutture/Reparti del Presidio è stata attivata la procedura "armadio farmaceutico
virtuale" sul Sistema SISaR?
20 (5 strutture e 15 cdc)
9.In quante Strutture/Reparti del Presidio è effettivamente e sistematicamente utilizzata la
procedura "armadio farmaceutico virtuale" sul Sistema SISaR?
4 (1 struttura e 3 cdc)
9.1.Indicare le Strutture in cui la procedura è attualmente effettivamente utilizzata:
Ambulatorio Oncologia,
Dialisi, Anestesia,
Cardiologia.
10.In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura "armadio farmaceutico virtuale"
sul Sistema SISaR si effettua lo scarico a paziente?
1 (cdc)
11. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura "armadio farmaceutico
virtuale" sul Sistema SISaR si effettua lo scarico massivo?
4 (1 struttura e 3 cdc)
Tramite una nota di specificazioni, acquisita in sede istruttoria, il Direttore Sanitario del
P.O. chiarisce che nel rispondere ai quesiti posti dal questionario suddetto si fa riferimento ai
43 principali Centri di Costo ospedalieri associati alle 16 strutture complesse o semplici del
medesimo Presidio.
98
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 4 di Lanusei
In tutte le Strutture dell’unico P.O. aziendale sono stati attribuiti compiti e
responsabilità di servizio agli operatori coinvolti nella gestione dei farmaci, e predisposte
adeguate misure di custodia dei beni pubblici all’interno dei magazzini delle medesime
strutture. Si ribadisce, invece, la mancata adozione di specifiche “linee guida”, a livello di
Azienda, di Presidio e di singola U.O., tese a monitorare e contenere i flussi di spesa dei beni
sanitari, così come in nessuna Struttura è stata implementata alcuna procedura che renda
possibile una più oculata programmazione dei consumi futuri, benché in 5 articolazioni
(Farmacia, Dialisi, Ambulatorio Oncologia, Anestesia e Cardiologia) è possibile pervenire ad
una ricostruzione attendibile dei flussi dei consumi effettivi, con un monitoraggio quantitativo –
finanziario effettuato quotidianamente.
Si
evidenzia
che
la
quantificazione
delle
“rimanenze”
viene
effettuata
sistematicamente in 19 articolazioni (3 Reparti e 16 cdc), mentre un solo Reparto
rileva e contabilizza gli “scaduti”.
Quanto agli “armadi farmaceutici virtuali di reparto”, la relativa procedura sul Sistema
Sisar è stata attivata in 5 Reparti e 15 cdc, ma viene effettivamente utilizzata solo in 4
di essi (Ambulatorio Oncologia, Dialisi, Anestesia e Cardiologia), dove viene eseguito lo scarico
“massivo” dei farmaci somministrati, mentre una sola articolazione (cdc) effettua lo scarico a
“paziente”.
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
In riscontro alla richiesta82 di ulteriori e più dettagliate notizie, volte ad apprezzare
l’effettività di monitoraggio cui l’Azienda è pervenuta per effetto della tracciabilità dei flussi di
gestione dei beni farmaceutici, il Direttore Generale dell’Azienda ha trasmesso, con una nota83
di accompagnamento, i prospetti, compilati a cura del Responsabile dei Servizi Farmaceutici
Aziendali, contenenti le rilevazioni sulla spesa sostenuta negli esercizi dal 2010 al 2012 e nel I
trimestre 2013, in relazione a tre Reparti del Presidio Ospedaliero di Lanusei individuati
dall’Azienda, quali “Degenze Cardiologia”, “Nefrologia e Dialisi” e “Oncologia”.
Compilati secondo le indicazione di questo Ufficio Istruttore, danno conto delle giacenze dei
farmaci e altri beni sanitari rilevate nei Reparti ad inizio esercizio, dei prodotti distribuiti e
consumati, ed, inoltre, vengono riscontrate le giacenze a fine esercizio; non è stata, invece,
effettuata la rilevazione dei prodotti “scaduti” all’interno delle Strutture e la contabilizzazione
degli stessi.
82
83
Nota prot. n. 2729 dell’11/04/2013.
Nota prot. n. 5040 del 3/09/2013.
99
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 4 di Lanusei
Tali aggregazioni, nel fornire valide informazioni sui costi dei prodotti farmaceutici distribuiti
dal Servizio Farmacia alle singole strutture ospedaliere, e da queste consumati, dovrebbero
permettere di verificare l’effettiva attuazione, da parte di dette strutture, delle procedure sul
Sistema Informativo SISaR, e la relativa efficacia, per quanto non sia possibile accertare,
attualmente,
gli
eventuali
risparmi
conseguiti,
stante
l’indisponibilità
di
alcuni
dati
indispensabili per effettuare un’utile comparazione. Infatti, per il 2013 sono fruibili unicamente
i dati relativi al I° trimestre, e per il 2010 sono riscontrabili solo i beni distribuiti ai Reparti.
3. Le rilevazioni nel Presidio Ospedaliero.
Le tabelle sottostanti, elaborate da questo Ufficio estrapolando i dati dai prospetti succitati,
mostrano l’evoluzione, negli esercizi considerati, della spesa relativa ai prodotti farmaceutici e
agli altri beni sanitari sia distribuiti che consumati, e delle giacenze imputabili ai Reparti
identificati nel P.O.
E’ opportuno precisare, comunque, che l’analisi effettuata non tiene conto dell’attività
svolta presso ciascun Reparto, di cui non si conosce l’entità, alla quale sono correlati i rispettivi
consumi.
Tabella n. 15
Distribuzione – P.O. “N.S. della Mercede” Lanusei
Nome Reparto
10401030201
Degenze
Cardiologia
Esercizio 2010
Esercizio 2011
Esercizio 2012
Scostam. %
2012/2011
Scostam. %
2012/2010
Farmaci
53.977,41
196.699,15
181.386,12
-7,79
236,04
Altri beni sanitari
56.242,86
40.927,13
130.565,23
219,02
132,15
TOTALE
110.220,27
237.626,28
311.951,35
31,28
183,03
Beni
10401030501
Nefrologia e
Dialisi
Lanusei
Farmaci
144.653,04
134.542,79
156.060,66
15,99
7,89
Altri beni sanitari
269.810,01
310.330,17
390.934,23
25,97
44,89
TOTALE
414.463,05
444.872,96
546.994,89
22,96
31,98
Farmaci
262.451,20
394.910,30
99.701,13
-74,75
-62,01
104010308
Oncologia
Altri beni sanitari
17.662,97
18.126,55
21.040,91
16,08
19,12
TOTALE
280.114,17
413.036,85
120.742,04
-70,77
-56,90
Farmaci
461.081,65
726.152,24
437.147,91
-39,80
-5,19
Altri beni sanitari
343.715,84
369.383,85
542.540,37
46,88
57,85
804.797,49
1.095.536,09
979.688,28
-10,57
21,73
TOTALI
TOTALE
100
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 4 di Lanusei
L’elaborato relativo ai beni distribuiti mostra che nel 2012 si è registrata una significativa
contrazione dei farmaci distribuiti al Reparto di “Oncologia” (-74,7%) rispetto al 2011,
derivante dalla consistente entità delle giacenze dei prodotti farmaceutici utilizzabili rilevata al
31/12/2011, pari a € 165.155,07 (come evidenzia la tabella relativa alle giacenze di Reparto),
che diventa corrispondente a € 24.756,00 a fine esercizio 2012, subendo una riduzione
dell’85%; i consumi hanno subito una variazione in aumento del 4,4% attestandosi nel 2012
su € 240.100,00.
Anche nel Reparto “Degenze Cardiologia” si rileva, per quanto meno evidente, una ridotta
distribuzione di farmaci rispetto al 2011 (-7,7%), mentre l’erogazione di tali prodotti all’U.O.
“Nefrologia e Dialisi” è stata incrementata del 16%.
Quanto agli altri beni sanitari, il confronto con l’esercizio 2011 evidenzia, in tutti i Reparti
individuati, una crescita della distribuzione, piuttosto significativa in “Degenze Cardiologia”
(+219%).
Beni consumati - P.O. “N.S. della Mercede” Lanusei
Nome Reparto
Beni
Farmaci
10401030201
Degenze Cardiologia
10401030501
Nefrologia e Dialisi
Lanusei
104010308
Oncologia
TOTALI
Altri beni sanitari
Esercizio 2011
190.000,00
Esercizio 2012
Scostamento %
2012/2011
170.000,00
-10,53
25.000,00
123.000,00
392,00
TOTALE
215.000,00
293.000,00
36,28
Farmaci
140.000,00
177.060,00
26,47
Altri beni sanitari
255.000,00
304.000,00
19,22
TOTALE
395.000,00
481.060,00
21,79
Farmaci
230.000,00
240.100,00
4,39
25.000,00
23.000,00
-8,00
TOTALE
255.000,00
263.100,00
3,18
Farmaci
560.000,00
587.160,00
4,85
Altri beni sanitari
305.000,00
450.000,00
47,54
865.000,00
1.037.160,00
19,90
Altri beni sanitari
TOTALE
Per quanto riguarda i “consumi” di farmaci, dalla lettura della relativa tabella non si desume
alcuna significativa diminuzione dei correlati costi sostenuti nel 2012; solamente nel Reparto
“Degenze Cardiologia” si rileva una flessione del 10,5%, mentre nell’U.O. “Nefrologia e Dialisi”
si riscontra un notevole incremento, pari al 26,4%.
Similmente si rileva una consistente crescita, nel 2012, dei consumi degli altri beni sanitari,
che complessivamente si attesta su +47,5% considerando l’intero ammontare degli altri beni
utilizzati dai tre Reparti individuati, dovuta principalmente ai costi ascrivibili all’U.O. “Degenze
101
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 4 di Lanusei
Cardiologia” (+392%); il Reparto di “Oncologia”, per contro, ha diminuito i propri consumi
dell’8%.
In relazione all’entità delle “giacenze” di Reparto a fine esercizio 2012, la tabella seguente
mostra la considerevole riduzione, come già detto, delle scorte dei farmaci in “Oncologia”
conseguente, altresì, ad un maggior consumo di tali prodotti rispetto alla consistenza degli
approvvigionamenti. Per contro, nell’U.O. “Degenze Cardiologia” le rimanenze dei farmaci
risultano più che raddoppiate avendo, tale Reparto, sostenuto costi inferiori per quanto
somministrato ai propri pazienti in rapporto alle erogazioni della F.O.
Giacenze - P.O. “N.S. della Mercede” Lanusei
Nome Reparto
10401030201
Degenze Cardiologia
10401030501
Nefrologia e Dialisi
Lanusei
104010308
Oncologia
TOTALI
Beni
Esercizio 2011
Esercizio 2012
Scostamento %
2012/2011
Farmaci
10.046,92
21.432,00
113,32
Altri beni sanitari
28.416,00
35.981,00
26,62
TOTALE
38.462,92
57.413,00
49,27
Farmaci
21.000,00
18.000,00
-14,29
148.000,00
234.934,00
58,74
TOTALE
169.000,00
252.934,00
49,67
Farmaci
165.155,07
24.756,00
-85,01
7.636,00
5.676,00
-25,67
TOTALE
172.791,07
30.432,00
-82,39
Farmaci
196.201,99
64.188,00
-67,28
Altri beni sanitari
184.052,00
276.591,00
50,28
380.253,99
340.779,00
-10,38
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
102
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 5 di Oristano
CAPITOLO V
ASL N. 5 DI ORISTANO
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Periodo 2007-2010. L’ASL n. 5 di Oristano aveva fatto presente84 che tra le misure di contenimento della spesa in
relazione al Piano di rientro deve considerarsi l’assegnazione ai servizi farmaceutici aziendali di specifici obiettivi, che
si allegano.
Altre risposte venivano fornite dal direttore della U.O. complessa di Farmacia, secondo il quale, ferme le normali
azioni di controllo dell’appropriatezza prescrittiva e la stretta applicazione del PT, le procedure in atto sono quelle
proprie di carico e scarico del magazzino di farmacia. Infatti, si precisa che fino a oggi non sono stati quantizzati i
materiali in giacenza nelle UU.OO. in quanto non era presente un modulo operativo informatico integrato con il
magazzino della farmacia. Le uniche giacenze certe iscritte a bilancio sono state quelle dei magazzini della farmacia
ospedaliera.
a) Periodo 2011-2012-2013. Con nota n. 2157 del 13 marzo 2013 il Direttore generale
dell’ASL n. 585 di Oristano ha comunicato le misure correttive attuate in recepimento delle
prescrizioni di cui alla deliberazione n. 25/2012, corredate dai prospetti tabellari analitici
sottoscritti dal Direttore generale dell’Azienda. Si segnala che a detti prospetti non sono state
apposte le firme dei relativi Direttori dei Presidi. Ha, inoltre, trasmesso il documento delle
“Procedure da adottarsi per la gestione dell’armadio farmaceutico di reparto”.
Preliminarmente si evidenzia che l’Azienda, in ottemperanza alle disposizioni statali86e
regionali87
relative
al
“Patto
del
buon
governo
2010”,
finalizzate
al
conseguimento
dell’appropriazione delle prestazioni a garanzia dei livelli essenziali di assistenza e del
conseguente contenimento della spesa sanitaria in funzione del raggiungimento dell’equilibrio
economico finanziario, e in concomitanza con l’adozione degli atti di programmazione88, ha
approvato specifiche procedure operative per il contenimento della spesa. Dette procedure, che
devono essere seguite da tutte le strutture tecniche e amministrative che movimentano i conti
84
V. risposte prot. 76068 del 22.11.2011.
L’Azienda sanitaria di Oristano è articolata in tre distretti sanitari su due dei quali, quello di Oristano e quello di
Ghilarza-Bosa, insistono i tre presidi ospedalieri pubblici: il P.O. S. Martino di Oristano è articolato in 21 Reparti, il P.O.
“Delogu” di Ghilarza consta di 7 UU.OO e il P.O. “A. G. Mastino” di Bosa, comprende 6 strutture operative.
86
Intesa Stato-Regioni del 3 dicembre 2009 relativa al “Patto per la salute”.
87
DGR n. 20/7 del 19 maggio 2010.
88
Deliberazioni n. 88 del 31/01/2011 per esercizio 2011, n. 897 del 29/12/2011 per l’esercizio 2012 e n. 2 del
2/01/2013 per l’esercizio 2013.
85
103
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 5 di Oristano
relativi all’acquisto dei beni e servizi, sanitari e non sanitari, prevedono l’individuazione di un
budget economico per singolo conto del piano dei conti della contabilità generale, che ne
rappresenta un limite insuperabile, e dispongono quote di competenza per ciascuna struttura.
Per effetto di tale “sistema autorizzativo”, i dirigenti hanno il compito di vigilare sull’utilizzo
della quota di ciascun conto, attraverso un monitoraggio costante e critico che permetta di
verificare la disponibilità delle risorse residue e eventualmente anticipare gli eventi e di capire i
fenomeni in atto al fine di impedire lo sforamento dei limiti assegnati. Conseguentemente con
detto sistema nessun atto comportante impegno di spesa può essere adottato senza aver
prima verificato l’esistenza di risorse sufficienti. Il controllo della autorizzazione sugli atti
contenenti impegno di spesa viene esercitato dal Servizio bilancio tramite il modulo controllo
atti del sistema SISaR.
In merito alla spesa farmaceutica, il Direttore generale ha comunicato che l’Azienda,
nell’anno 2012, ha, tramite la procedura amministrativo-contabile AMC-SISaR, attivato nei tre
presidi aziendali di Oristano, di Ghilarza e di Bosa, gli armadietti di reparto.
Attribuzione compiti di servizi. Dalla relazione allegata e dai prospetti tabellari analitici
compilati a cura del Direttore generale dell’ASL n. 5, contenenti le informazioni richieste dai
Magistrati istruttori si deduce che a tutti gli operatori coinvolti a vario titolo nelle
procedure relative al processo di inventariazione, conservazione e distribuzione dei beni
farmaceutici sono stati attribuiti i compiti di servizio e le connesse responsabilità.
L’Azienda89, come detto, ha predisposto il documento “Procedura operativa per la gestione
dell’armadio farmaceutico”. Lo scopo di detto documento, redatto dagli organi aziendali
(Direttore sanitario PP.OO., Responsabile della Farmacia Ospedaliera PP.OO e Coordinatore
Professioni sanitarie PP.OO. e approvato dal Direttore sanitario dell’ASL), è quello di
uniformare le modalità attraverso le quali tutto il personale delle UU.OO., eseguendo le attività
di propria competenza, gestisce i farmaci in dotazione. Le disposizioni ivi indicate hanno
individuato il campo di applicazione, le responsabilità e i compiti di servizio degli operatori
coinvolti
nelle
procedure
della
gestione
del
farmaco,
le
misure
da
adottare
per
l’approvvigionamento, la conservazione e la custodia dei farmaci e presidi sanitari all’interno
delle strutture e ha dettato disposizione in ordine alla gestione dei prodotti scaduti. In
particolare la responsabilità è individuata dal Direttore responsabile della U.O. nella figura
professionale del Coordinatore infermieristico che è tenuto ad assumere in carico i beni e
dimostrarne la consistenza e la movimentazione tramite registri di carico e scarico. In caso di
sua assenza il coordinatore può delegare tali funzioni all’infermiere di turno. Il Direttore della
struttura ha compiti di vigilanza e ed è responsabile della corretta applicazione delle attività
89
In data 11 marzo 2013.
104
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 5 di Oristano
poste in essere dal coordinatore. Il Direttore del servizio di farmacia deve verificare la corretta
gestione delle scorte all’interno del reparto mediante ispezioni periodiche. Per le vie brevi è
stato dichiarato che detto provvedimento non è stato adottato con atto formale dal
Direttore generale e che attualmente è, per alcune tematiche , in via di approfondimento.
Flussi informativi. Viene dichiarato che, a seguito dei rimedi predisposti, l’Azienda è in grado
di ricostruire in maniera attendibile i flussi dei consumi effettivi dei reparti, di effettuare una
corretta e sistematica quantificazione delle rimanenze a fine esercizio. Ha, inoltre, comunicato
che mensilmente viene eseguita la rilevazione dei farmaci scaduti e di tutto il materiale
sanitario presente nei reparti e la contabilizzazione degli stessi.
Come si evince dai prospetti compilati da ciascun Direttore di presidio e dalla dichiarazione
del Direttore generale, la procedura “armadio informatico virtuale”, prevista dal Sistema
SISaR, è stata attivata e effettivamente utilizzata in tutte le unità operative dei presidi
ospedalieri aziendali al fine di standardizzare i comportamenti ed agevolare una più oculata
programmazione dei consumi futuri.
A completamento delle informazioni di seguito si riassumono le indicazioni fornite dai tre
Presidi Ospedalieri dell’Azienda tramite i questionari compilati dai relativi Direttori sanitari e
sottoscritti dal Direttore generale dell’Azienda.
b) Di seguito si riporta un prospetto di sintesi delle informazioni fornite, dal Direttore Generale
della Asl e dai Direttori Sanitari dei P.O., tramite il questionario predisposto da questo Ufficio.
105
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 5 di Oristano
Prospetto sintetico
San Martino
Ghilarza
Bosa
ASL 5
L'Azienda ha predisposto nel 2012 o nel 2013 linee guida a livello di
Azienda, di Presidio o di singola unità operativa tese a monitorare e
c ontenere i flussi di spesa di tuttti i beni sanitari?
1.
Sì
Quante sono le Strutture/Reparti del Presidio Ospedaliero?
2.
In quante Strutture/Reparti del Presidio sono stati c hiaramente
attribuiti dal 2012 o dal 2013 i compiti di servizio (e le c onnesse
responsabilità) agli operatori delle Strutture/Reparti coinvolti a vario
titolo nelle proc edure oggetto dell’indagine?
3. In quanti delle Strutture/Reparti del Presidio sono state predisposte
dal 2012 o dal 2013 adeguate misure di c ustodia di tutti i beni pubblici
all’interno dei magazzini delle Strutture/Reparti?
4. In quante Strutture/Reparti del Presidio si è attualmente in grado di
pervenire ad una ric ostruzione attendibile dei flussi dei c onsumi effettivi
del Reparto con riferimento a tutti i beni sanitari, ovvero si effettua un
monitoraggio quantitativo-finanziario dei consumi?
4.1.
4.2.
Con quali cadenze temporali?
21
7
6
34
21
7
6
34
21
7
6
34
21
7
6
34
quindicinale
Cardiologia, Bloc co
Operatorio, Chirurgia
Generale, Diabetologia,
Medicina Generale,
Dialisi, Onc ologia,
Ortopedia,
Ginecologia/Ostetricia,
Pediatria, Pronto
Soc corso, Radiologia,
Rianimazione,
Neurologia, Endosc opia,
Laboratorio, Servizio
Indic are le Strutture
5. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono state implementate nel
2012 o nel 2013 procedure che agevolino una più oculata
programmazione dei consumi futuri?
6. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la
c orretta e sistematic a quantificazione delle “rimanenze” delle
Strutture/Reparti a fine eserc izio?
7. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la
rilevazione degli “sc aduti” all’interno delle Strutture/Reparti e la
c ontabilizzazione degli stessi?
8. In quante Strutture/Reparti del Presidio è stata attivata la proc edura
"armadio farmac eutico virtuale" sul Sistema SISaR?
9. In quante Strutture/Reparti del Presidio è effettivamente e
sistematicamente utilizzata la proc edura "armadio farmaceutico virtuale"
sul Sistema SISaR?
9.1. Indic are le Strutture in cui la procedura è attualmente
effettivamente utilizzata:
quindic inale
quindicinale
Bloc co
Operatorio,
Chirurgia
Generale,
Medic ina,
Pronto
Soc corso,
Laboratorio,
Radiologia,
Anestesia
Blocc o Operatorio,
Piano Degenze
(Chirurgia, Medicina,
Ginecologia),
Anestesia,
Laboratorio,
Radiologia, Pronto
Socc orso
21
7
6
34
21
7
6
34
21
7
6
34
21
7
6
34
21
Cardiologia, Bloc co
Operatorio, Chirurgia
Generale, Diabetologia,
Medicina Generale,
Dialisi, Onc ologia,
Ortopedia,
Ginecologia/Ostetricia,
Pediatria, Pronto
Soc corso, Radiologia,
Rianimazione,
Neurologia, Endosc opia,
Laboratorio, Servizio
Immuno Trasfusionale,
TAO, Microc etemia,
Anatomia Patologic a
7
6
34
10. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la proc edura
"armadio farmac eutico virtuale" sul Sistema SISaR si effettua lo scaric o a
paziente?
11. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la proc edura
"armadio farmac eutico virtuale" sul Sistema SISaR si effettua lo scaric o
massivo?
Bloc co
Operatorio,
Chirurgia
Generale,
Medic ina,
Pronto
Soc corso,
Laboratorio,
Radiologia,
Anestesia
Blocc o Operatorio,
Piano Degenze
(Chirurgia, Medicina,
Ginecologia),
Anestesia,
Laboratorio,
Radiologia, Pronto
Socc orso
0
0
0
0
21
7
6
34
c) Dalla disamina della precedente tabella, elaborata dall’Ufficio di controllo su dati forniti
dall’Azienda, si evince che tutte le UU.OO. dei Presidi ospedalieri aziendali sono in grado di
pervenire
ad
una
ricostruzione
attendibile
dei
consumi
attraverso
un
monitoraggio
quantitativo-finanziario che si effettua con cadenza quindicinale. Si evidenzia che in nessun
106
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 5 di Oristano
Presidio Ospedaliero si effettua lo scarico a paziente, ma viene effettuato soltanto lo scarico
massivo.
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
Con nota n. 41369 del 10 maggio 201390 l’Azienda ha comunicando ulteriori e dettagliate
informazioni, rivolte, come già detto, ad apprezzare l’effettività di monitoraggio cui l’Azienda è
pervenuta per effetto della tracciabilità dei flussi di gestione dei beni farmaceutici, corredate
dalle schede riepilogative, compilate a cura del Direttore generale e del Responsabile del
Servizio bilancio, e mostranti le rilevazioni contabili della spesa sostenuta negli anni 2012 e I°
trimestre 2013 in relazione a tre reparti, identificati dall’Azienda, per ciascun presidio
ospedaliero aziendale.
Il Direttore generale ha comunicato che solamente nell’anno 2012 si è provveduto
all’attivazione dell’applicativo del sistema SISaR relativo agli “armadi di reparto” per cui i dati
certificabili sono le rimanenze di magazzino al 31 dicembre 2012, certificate con le giacenze
fisiche presenti negli armadi. Le altre operazioni di carico e scarico, invece, presentano
movimenti di rettifiche in corso di esercizio per garantire la reale valorizzazione del dato.
Viene, inoltre, specificato che la colonna “beni distribuiti dalla farmacia al reparto” è stata
alimentata con dati estrapolati dai moduli Magazzino di reparto, al fine di tener conto di tutte
le rettifiche effettuate nell’anno di attivazione degli armadietti per far fronte al disallineamento
tra logistica e centri di costo in fase di avvio. Dette problematiche sono dovute al fatto che
l’implementazione degli armadi è avvenuta in corso d’anno. La funzionalità del magazzino di
reparto, tuttavia, non consente di distinguere i beni in classi merceologiche, criticità segnalata
alla ditta appaltatrice Engeenering Ingegneria Informatica SPA, dall’Azienda che ha indicato
specifiche e opportune modifiche al sistema.
Viene, altresì, precisato che relativamente al I° trimestre 2013 la succitata colonna relativa
ai
costi
di
distribuzione,
è
stata
elaborata
con
i
dati
estrapolati
dal
modulo
Magazzino/Ricevimenti del programma AREAS (trasferimento di farmaci e d altri beni sanitari
dai magazzini agli armadietti selezionati). Si rileva, pertanto, che i dati disponibili non
permettono di effettuare una analisi specifica e attendibile sul processo di gestione
del farmaco.
90
Pervenuta alla Sezione Corte dei conti in data 12/06/2013 prot. 3796 del 20/05/2013 SC-SAR-SO5- A seguito di
specifiche delucidazioni richieste in quanto la precedente nota n. 33981 del 10 maggio 2013 non forniva elementi utili
al fine dell’indagine.
107
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 5 di Oristano
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri.
•
P.O. “San Martino” - Oristano.
2012
Nome Reparto
Beni
“P.O. S. MARTINO” - ORISTANO
(importi in euro)
Beni distribuiti
Giacenze nel
Beni consumati
al Reparto
Reparto al
dal Reparto nel
dalla Farmacia
31/12/2011
2012
nel 2012
Farmaci
E0702 Nido P.O. S. Altri beni sanitari
Martino
TOTALE
,00
,00
,00
D0804 Sala operatoria
Farmaci
Ortopedia e
Altri beni sanitari
Traumatologia P.O. S.
Martino
TOTALE
G0301 Anatomia
Patologica P.O. S.
Martino
TOTALI
,00
,00
,00
Farmaci
,00
Altri beni sanitari
,00
TOTALE
,00
Farmaci
,00
13.111,60
13.111,60
363.890,92
363.890,92
Giacenze nel
Reparto al
31/12/2012
Scaduti nel
Reparto nel
2012
745,12
,00
1.446,98
6.214,43
3.699,08
,00
7.661,41
4.444,19
,00
,00
,00
,00
135.516,27
221.614,97
,00
135.516,27
221.614,97
,00
,00
76,57
76,88
52.497,22
17.159,74
,00
69.734,48
52.573,79
17.236,62
,00
446.737,00
1.523,55
821,99
,00
69.734,48
Altri beni sanitari
,00
,00
194.227,92
242.473,79
,00
TOTALE
,00
446.737,00
195.751,47
243.295,78
,00
2013
“P.O. S. MARTINO” I° TRIM. - ORISTANO
(Importi in euro)
Nome Reparto
Beni
Farmaci
E0702 Nido P.O. S.
Martino
Altri beni sanitari
TOTALE
D0804 Sala
Farmaci
operatoria Ortopedia
Altri beni sanitari
e Traumatologia P.O.
TOTALE
S. Martino
G0301 Anatomia
Patologica P.O. S.
Martino
Farmaci
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALI
Altri beni sanitari
TOTALE
Giacenze
nel Reparto
al
31/12/2012
Beni
distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel
I Trim. 2013
Beni consumati
dal Reparto nel
I Trim. 2013
Giacenze
nel Reparto
al
31/03/2013
Scaduti
nel
Reparto
nel I Trim.
2013
745,12
972,59
1.233,98
492,70
0,00
3.699,08
2.140,01
2.419,97
3.394,99
0,00
4.444,19
3.112,60
3.653,96
3.887,68
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
221.614,97
194.372,46
285.027,78
131.855,28
0,00
221.614,97
194.372,46
285.027,78
131.855,28
0,00
76,88
64,37
103,32
38,75
0,00
17.159,74
14.285,88
2.813,59
28.632,10
0,00
17.236,62
14.350,26
2.916,91
28.670,84
0,00
821,99
1.036,96
1.337,31
531,44
0,00
242.473,79
210.798,35
290.261,35
163.882,36
0,00
243.295,78
211.835,31
291.598,65
164.413,80
0,00
108
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 5 di Oristano
•
P.O. “Delogu” – Ghilarza.
2012
P.O. “DELOGU” GHILARZA - ORISTANO
(importi in euro)
Nome reparto
Beni
D0103 COMPARTO
OPERATORIO P.O.
DELOGU
E0301 MEDICINA
P.O. DELOGU
G0202
LABORATORIO
ANALISI P.O.
DELOGU
TOTALI
Farmaci
Beni distribuiti
Giacenze nel
al Reparto dalla
Reparto al
Farmacia nel
31/12/2011
2012
,00
Altri beni sanitari
,00
TOTALE
,00
Farmaci
,00
Altri beni sanitari
,00
TOTALE
,00
Farmaci
,00
Altri beni sanitari
,00
TOTALE
,00
Farmaci
,00
37.207,81
37.207,81
101.552,74
101.552,74
Beni
consumati
dal Reparto
nel 2012
Giacenze nel
Reparto al
31/12/2012
Scaduti
nel
Reparto
nel 2012
3.579,41
434,38
,00
1.136,97
32.057,43
,00
4.716,38
32.491,81
,00
57.009,93
10.395,13
,00
25.001,86
9.148,02
,00
82.011,79
19.543,15
,00
51,74
32,76
,00
70.527,05
153.787,22
,00
225.299,49
70.578,78
153.819,98
,00
364.060,04
60.641,07
10.862,28
,00
225.299,49
Altri beni sanitari
,00
,00
96.665,87
194.992,67
,00
TOTALE
,00
364.060,04
157.306,94
205.854,95
,00
2013
P.O. “DELOGU” I° TRIM. GHILARZA - ORISTANO
(Importi in euro)
Beni
Beni
Giacenze
distribuiti al
consumati dal
nel Reparto
Reparto dalla
Beni
Reparto nel I
al
Farmacia nel
Trim. 2013
31/12/2012
I Trim. 2013
Nome Reparto
D0103 Comparto
operatorio P.O.
Delogu
E0301 Medicina
P.O. Delogu
Farmaci
Scaduti
nel
Reparto
nel I Trim.
2013
434,38
1.149,01
34,02
973,86
0,00
32.057,43
13.913,14
21.497,71
29.070,67
5,02
TOTALE
32.491,81
15.062,15
21.531,73
30.044,54
5,02
Farmaci
10.395,13
30.127,96
24.416,37
16.200,43
0,00
9.148,02
15.914,08
13.926,46
12.494,09
0,00
19.543,15
46.042,04
38.342,83
28.694,53
0,00
32,76
36,41
8,87
60,30
0,00
153.787,22
58.932,59
101.798,50
119.550,82
0,00
153.819,98
58.969,01
101.807,36
119.611,11
0,00
10.862,28
31.313,38
24.459,26
17.234,59
0,00
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
G0202 Laboratorio
Analisi P.O.
Altri beni sanitari
Delogu
TOTALE
Farmaci
TOTALI
Giacenze nel
Reparto al
31/03/2013
Altri beni sanitari
TOTALE
194.992,67
88.759,82
137.222,67
161.115,59
5,02
205.854,95
120.073,19
161.681,93
178.350,18
5,02
109
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 5 di Oristano
•
P.O. “Mastinu” Bosa - Oristano
2012
P.O. “MASTINU” BOSA – ORISTANO
(importi in euro)
Nome Reparto
Giacenze
nel Reparto
al
31/12/2011
Beni
D0107 Sala
operatorio
Anestesia P.O.
Mastinu
Farmaci
D0702 Attività
ginecologica P.O.
Mastinu
,00
Altri beni sanitari
,00
TOTALE
,00
Farmaci
,00
Altri beni sanitari
,00
TOTALE
,00
Farmaci
,00
G0203 Laboratorio
Altri beni sanitari
Analisi P.O.
Mastinu
TOTALE
TOTALI
,00
Beni
distribuiti al
Reparto
dalla
Farmacia
nel 2012
Beni
Giacenze
consumati dal nel Reparto
Reparto nel
al
2012
31/12/2012
76.859,43
76.859,43
25.733,28
25.733,28
196.762,67
,00
196.762,67
9.850,70
4.681,76
Scaduti
nel
Reparto
nel 2012
,00
44.688,14
17.584,04
,00
54.538,84
22.265,80
,00
268,93
153,69
,00
24.962,29
365,18
,00
25.231,23
518,87
,00
70,78
17,55
,00
115.089,65
80.799,99
,00
115.160,43
80.817,54
,00
Farmaci
,00
299.355,38
10.190,42
4.853,00
,00
Altri beni sanitari
,00
,00
184.740,08
98.749,21
,00
TOTALE
,00
299.355,38
194.930,50
103.602,21
,00
2013
“P.O. MASTINU” I° TRIM. BOSA - ORISTANO
(Importi in euro)
Nome Reparto
Beni
D0107 Sala
operatorio
Anestesia P.O.
Mastinu
Farmaci
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
D0702 Attività
ginecologica P.O.
Mastinu
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
G0203 Laboratorio
Analisi P.O. Mastinu
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALI
Altri beni sanitari
TOTALE
Giacenze nel
Reparto al
31/12/2012
Beni distribuiti
al Reparto dalla
Farmacia nel I
Trim. 2013
Beni
consumati
dal Reparto
nel I Trim.
2013
Giacenze
nel Reparto
al
31/03/2013
Scaduti nel
Reparto nel I
Trim. 2013
4.681,76
4.463,69
3.367,94
5.630,79
0,00
17.584,04
13.508,38
7.850,16
23.205,95
0,00
22.265,80
17.972,06
11.218,10
28.836,73
0,00
153,69
0,00
0,00
153,72
0,00
365,18
339,25
0,00
704,46
0,00
518,87
339,25
0,00
858,18
0,00
17,55
36,37
0,00
53,16
0,00
80.799,99
38.165,54
43.397,26
75.634,27
0,00
80.817,54
38.201,91
43.397,26
75.687,43
0,00
4.853,00
4.500,05
3.367,94
5.837,67
0,00
98.749,21
52.013,17
51.247,42
99.544,67
0,00
103.602,21
56.513,22
54.615,37
105.382,34
0,00
110
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 6 di Sanluri
CAPITOLO VI
ASL N. 6 DI SANLURI
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Periodo 2007-2010. L’ASL n. 6 di Sanluri aveva comunicato91 di aver predisposto il proprio prontuario
terapeutico provinciale (PTP) nel corso del 2006, e che detto Prontuario viene periodicamente aggiornato.
L’Azienda ha interrotto l’invio dei report di consumo dei farmaci alle U.O. a causa dell’implementazione del nuovo
sistema SISaR e del necessario travaso dei dati (consumi da intendersi come quantità distribuite). Si dichiarava che
non esistono in Azienda magazzini di reparto e che l’unico magazzino esistente e autorizzato è quello unico
ospedaliero. I farmaci richiesti al magazzino dai Primari dei Reparti vengono consumati in tempo reale o in ogni
caso nel brevissimo periodo.
Il Direttore generale aveva dichiarato che conseguentemente le rimanenze inserite a bilancio sono esclusivamente
quelle del magazzino centrale ospedaliero.
a) Con nota n. PG/9866 del 21 marzo 201392 il Direttore generale ha comunicato le misure
correttive adottate in merito alle problematiche oggetto d’indagine. Con successiva nota93 ha
inviato una serie di provvedimenti emanati dall’Azienda in relazione al contenimento dei costi
sanitari. In particolare ha fornito la seguente documentazione:
•
Deliberazione D.G. n. 184 dell’11 aprile 2007 riguardante l’approvazione del prontuario
terapeutico provinciale.
•
Deliberazione D.G. n. 349 del 14 settembre 2011 attinente al progetto “Creazione di un
sistema per il miglioramento dell’appropriatezza delle prestazioni”.
•
Deliberazione D.G. n. 489 del 13 luglio 2012 relativa alla convenzione redatta con l’ASL
8 di Cagliari per lo svolgimento di attività di collaborazione professionale in materia di
appropriatezza delle prestazioni sanitarie94.
•
Nota D.G. n. 1696 del 19 marzo 2013 trasmessa ai Responsabili di Struttura Autonoma
Ospedaliera inerente alle modalità di custodia.
•
Prospetti Tabellari analitici sottoscritti dal Direttore generale dell’ASL e dal Direttore
sanitario del Presidio.
91
V. risposta prot. n. 0034021 del 23.11.2011.
Pervenuta il 21 marzo 2013 prot.2351 SC- SAR-S04-A.
93
Prot. 2995 del 26 aprile 2013.
94
A seguito delle dimissioni del precedente titolare, con detta deliberazione viene individuato, come previsto dalla
deliberazione n. 349/2011 p.4, un soggetto esperto nel settore dell’appropriatezza delle prestazioni sanitarie che
svolga le funzioni di presidenza del Comitato aziendale, prescrivendo la durata del contratto (12 mesi a partire dal 16
luglio 2012) e la relativa spesa (pari a € 5.000 da imputare sul conto relativo alle “costi per consulenze sanitario
esercizio finanziario 2013).
92
111
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 6 di Sanluri
Preliminarmente si rammenta che l’Azienda95, tramite il servizio Programmazione e
Controllo,
ha
elaborato
un
progetto96,
denominato
“Creazione
di
un
sistema
per
il
miglioramento dell’appropriatezza delle prestazioni” e finalizzato a stabilire un insieme di
attività orientate a monitorare e gestire, in maniera più adeguata, i ricoveri ospedalieri, le
prescrizioni farmaceutiche e le prestazioni sanitarie in generale. Detto progetto prevede
l’istituzione di un Comitato aziendale con lo specifico compito, tra l’altro, di individuare un
modello condiviso e applicabile nel contesto aziendale ai percorsi di appropriatezza già
esistenti.
Come affermato dal Direttore generale l’iniziativa è nata dalla necessità di definire un
insieme di attività indirizzate a gestire in maniera più appropriata le prestazioni sanitarie in
quanto, i dati di attività dell’esercizio 2010 del P.O. aziendale mostrano che, ancora oggi,
un’alta percentuale del totale dei ricoveri in D.O. potrebbero essere tra i ricoveri ordinari a
rischio di inappropriatezza.
Dalla succitata nota si evince che il predetto Comitato aziendale ha avviato molteplici
iniziative con lo scopo di promuovere comportamenti virtuosi circa l’utilizzo appropriato dei
beni farmaceutici. L’Azienda, pertanto, ha organizzato diversi incontri formativi rivolti sia ai
MMG e PLS sia agli specialisti ospedalieri al fine di approfondire le modalità per l’utilizzo
appropriato dei farmaci. Con il supporto della Commissione per il prontuario provinciale97 sono
state predisposte le linee guida sull’impiego di alcuni farmaci ad alto costo e a rischio di
inappropriatezza prescrittiva, quali ad esempio albumina e antitrombotici. Per i suddetti
farmaci sono state definite specifiche procedure sia per l’approvvigionamento, con l’utilizzo di
richieste motivate e personalizzate, sia in ordine ai parametri clinici che ne giustifichino
l’utilizzo. Dalla succitata nota si deduce che l’Azienda ha incaricato il “Servizio programmazione
e controllo” ad effettuare la verifica e il monitoraggio del consumo e della spesa dei beni
sanitari di tutte le strutture aziendali, con l’obiettivo di inviare, con cadenza trimestrale
(indicazione confermata dalle risposte del questionario), una reportistica dei dati a ciascun
responsabile di U.O.
Il Direttore generale ha, inoltre, affermato che, nei prossimi mesi, sono previsti degli
incontri formativi dedicati principalmente ai medici ospedalieri e specialisti e in un secondo
tempo si procederà alla formazione dei MMG. Detti corsi avranno ad oggetto l’utilizzo dei
famaci equivalenti e biosimilari, la scrupolosa adesione alle note AIFA 13 (statine), 1 e 48
95
L’Azienda sanitaria n. 6 di Sanluri è articolata in due distretti sanitari (Sanluri e Guspini) che offrono servizi e
prestazioni di tipo sanitario e socio-sanitario alla popolazione di 28 comuni di cui 7 appartenenti al distretto di Guspini
e 21 al distretto di Sanluri. Nel territorio dell’ASL 6 di Sanluri vi è un unico Presidio Ospedaliero gestito direttamente
dall’Azienda e denominato “Ns. Signora di Bonaria” sito in San Gavino Monreale. All’interno del Presidio sono presenti
18 strutture operative.
96
Adottato con deliberazione D.G. n. 349/2011.
97
Deliberazione n. 184/2007 avente ad oggetto l’approvazione del Prontuario Terapeutico Provinciale.
112
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 6 di Sanluri
(inibitori di pompa protonica), e le nozioni generali sull’uso appropriato dei farmaci e sulla
farmacovigilanza.
Attribuzione compiti di servizio. In riferimento all’attribuzione dei compiti e delle relative
responsabilità di tutti gli operatori coinvolti nel processo di distribuzione e consumo dei beni
farmaceutici, il Direttore generale ha precisato che la direzione aziendale, nell’assegnare gli
obiettivi per l’esercizio 2012, legati alla negoziazione del budget, ha stabilito, per tutti i
responsabili delle strutture operanti nel Presidio, la riduzione dei costi per i consumi
dei beni farmaceutici, consentendo, pertanto, ai medesimi soggetti di regolare il processo di
distribuzione e consumo dei prodotti farmaceutici. Nel corso dell’esercizio 2013 è stata
adottata una direttiva aziendale98, con la quale viene ribadita l’osservanza delle misure
relative alla gestione, alle responsabilità del processo di custodia dei beni farmaceutici e alla
gestione degli scaduti.
Misure di custodia. Quanto alla predisposizione di adeguate misure di custodia di tutti i beni
farmaceutici all’interno dei magazzini di reparto, il Direttore generale fa presente che detti
magazzini sono dislocati all’interno di ciascun reparto e l’accesso è consentito ai soli operatori
di
reparto.
Gli
armadi
farmaceutici
sono
situati
presso
la
guardiola
infermieristica
costantemente monitorata e accessibile al solo personale di reparto. Come detto, la gestione e
le responsabilità del processo di custodia dei beni farmaceutici sono state richiamate nella
direttiva aziendale n. 2013/0001696/2013.
Flussi informativi. Quanto alla ricostruzione dei flussi di consumo effettivi il Direttore
Generale ha affermato che presso il P.O. è possibile tracciare, dal punto di vista quantitativofinanziario, i flussi dei consumi di tutti i beni sanitari in tutte le 18 UU.OO. specificando che
trimestralmente ai Responsabili viene trasmessa una scheda che descrive l’andamento dei costi
e qualora si ravvisino scostamenti significativi si procede ad un’analisi dettagliata al fine di
individuare le criticità ed attuare le adeguate misure correttive. Viene, altresì, precisato che nel
corso del 2012, a seguito dell’accertamento di alti consumi di farmaci ad alto costo e a rischi di
inappropriatezza, l’adozione di linee guida sull’impiego dei suddetti farmaci all’interno dei
reparti del presidio ospedaliero, redatte dal Comitato per la verifica dell’appropriatezza e dalla
Commissione per i prontuario provinciale, ha comportato un abbattimento del consumo
complessivo di detti farmaci. In ordine ad un’oculata programmazione dei consumi il Direttore
generale ha dichiarato che la procedura per la programmazione dei consumi annuali e per
l’espletamento delle gare avviene sulla base di una accurata analisi dei consumi storici,
98
Nota Prot.2013/0001696 del 19 marzo 2013.
113
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 6 di Sanluri
integrata da eventuali esigenze rispetto all’introduzione di nuove metodiche diagnostiche e
terapeutiche che nel corso del tempo possono crearsi. Gli ordini dei beni sanitari sono
predisposti con periodicità, di norma mensile, al fine di evitare eccessive immobilizzazioni di
scorte.
Giacenze. In riferimento alla quantificazione delle rimanenze il Direttore generale ha
comunicato che il flusso dei farmaci è stato informatizzato nel corso dell’esercizio
2012 e le richieste da parte dei Reparti giungono direttamente al magazzino farmaceutico
ospedaliero che monitorizza il consumo dei beni farmaceutici, pertanto il materiale scaricato
dal suddetto magazzino corrisponde ai beni consumati dai Reparti. Viene, inoltre, dichiarato
che dall’analisi compiuta annualmente è emersa un’eventuale giacenza pari al 6,5%, che
considerato l’elevato turn over del consumo dei beni, viene comunque consumato entro l’arco
temporale di 7-10 giorni.
Viene, altresì, precisato che l’approvvigionamento dei reparti avviene con cadenza
bisettimanale. Detta pianificazione discende dall’analisi di altre esperienze in cui la rilevazione
delle giacenze nei singoli reparti ha fatto registrare rimanenze molto più elevate rispetto a
quelle accertate presso il Presidio aziendale. Viene, quindi, precisato che è una scelta
strategica della direzione non autorizzare la gestione, dal punto di vista patrimoniale, delle
giacenze nei Reparti.
Per quanto attiene la determinazione dei farmaci scaduti il Direttore generale, nel dichiarare
che la rilevazione viene compiuta con regolarità in tutti i Reparti del Presidio Ospedaliero, ha
precisato che il materiale scaricato dal magazzino farmaceutico corrisponde ai beni consumati
dai Reparti, dei quali è possibile avere il dato economico, ma non si è in grado, dal punto di
vista contabile, risalire alla sua quantificazione.
•
Dal questionario si desume che la procedura “armadio farmaceutico virtuale” è stata
attivata in 15 reparti e utilizzata, in fase sperimentale, in 12 unità operative.
•
In nessuna unità operativa viene effettuato lo scarico a paziente, mentre lo scarico massivo
viene eseguito, in via sperimentale, in 12 Reparti.
•
La tabella successiva, predisposta dall’Ufficio di controllo, riassume le indicazioni fornite dal
dall’Azienda tramite il questionario compilato e sottoscritto dal Direttore generale e dal
Direttore del Presidio.
b) Di seguito si riporta un prospetto di sintesi delle informazioni fornite, dal Direttore Generale
della Asl e dal Direttore Sanitario del P.O., tramite il questionario predisposto da questo Ufficio.
114
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 6 di Sanluri
Prospetto sintetico
"N.S. Bonaria" S. Gavino
L'Azienda ha predisposto nel 2012 o nel 2013 linee guida a
livello di Azienda, di Presidio o di singola unità operativa tese a
monitorare e contenere i flussi di spesa di tutti i beni sanitari?
ASL 6
di
Sanluri
sì
1.Quante sono le Strutture/Reparti del Presidio Ospedaliero?
18
18
2. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono stati
chiaramente attribuiti dal 2012 o dal 2013 i compiti di servizio (e
le connesse responsabilità) agli operatori delle Strutture/Reparti
coinvolti a vario titolo nelle procedure oggetto dell’indagine?
18
18
18
18
18
18
3.In quanti delle Strutture/Reparti del Presidio sono state
predisposte dal 2012 o dal 2013 adeguate misure di custodia di
tutti
i
beni
pubblici
all’interno
dei
magazzini
delle
Strutture/Reparti?
4.In quante Strutture/Reparti del Presidio si è attualmente in
grado di pervenire ad una ricostruzione attendibile dei flussi dei
consumi effettivi del Reparto con riferimento a tutti i beni
sanitari, ovvero si effettua un monitoraggio quantitativofinanziario dei consumi?
4.1.Con quali cadenze temporali?
4.2.Indicare le Strutture
5.In quante Strutture/Reparti del Presidio sono state
implementate nel 2012 o nel 2013 procedure che agevolino una
più oculata programmazione dei consumi futuri?
Trimestrali
Cardiologia, Anestesia, Anatomia
patologica, clinica Chirurgia , clinica
Dermatogica, clinica Farmacologica, clinica
ORL, clinica Oculistica, Diabetologia,
Medicina 1, Medicina 2, Ist. Anestesia e
Rianimazione, Laboratorio d'analisi, Nido,
Neuropsichiatria infantile, Patologia
neonatale, clinica Ginecologica/Ostetrica,
clinica Pediatrica, Pronto Soccorso,
Radiologia, Puericultura
18
18
7.In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente
effettuata la rilevazione degli “scaduti” all’interno delle
Strutture/Reparti e la contabilizzazione degli stessi?
18
18
8.In quante Strutture/Reparti del Presidio è stata attivata la
procedura "armadio farmaceutico virtuale" sul Sistema SISaR?
15
15
9.In quante Strutture/Reparti del Presidio è effettivamente e
sistematicamente utilizzata la procedura "armadio farmaceutico
virtuale" sul Sistema SISaR?
12
12
9.1.Indicare le Strutture in cui la procedura è attualmente
effettivamente utilizzata:
Pronto Soccorso, Neonatologia, Dialisi,
Diabetologia, Centro trasfusionale,
Rianimazione, Oncologia, Medicina,
Endoscopia, Chirurgia, Cardiologia,
Radiologia
10.In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura
"armadio farmaceutico virtuale" sul Sistema SISaR si effettua lo
scarico a paziente?
0
0
11.In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura
"armadio farmaceutico virtuale" sul Sistema SISaR si effettua lo
scarico massivo?
12
12
6.In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente
effettuata la corretta e sistematica quantificazione delle
“rimanenze” delle Strutture/Reparti a fine esercizio?
115
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 6 di Sanluri
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
L’Azienda sanitaria n. 6 di Sanluri, a riscontro della richiesta n. 2736 dell’11 aprile 2013
dell’Ufficio istruttore, ha trasmesso99 sintetica relazione corredata dai prospetti riepilogativi, a
firma del Direttore generale e del Direttore sanitario del presidio, comprendenti le rilevazioni
sulla spesa sostenuta negli esercizi 2011, 2012 e 2013 dai reparti di Medicina generale, di
Chirurgia generale e di Terapia intensiva del Presidio Ospedaliero Ns. Signora di Bonaria,
identificati dall’Azienda sanitaria.
Viene, come già detto, ribadito che la scelta strategica della direzione di non autorizzare la
gestione dal punto di vista economico patrimoniale delle giacenze nei reparti, ha comportato
per il biennio 2011/2012 l’esatta corrispondenza tra il valore del materiale scaricato dal
magazzino farmaceutico e i beni consumati dai Reparti, come si evince dai prospetti
riepilogativi. L’avvio della informatizzazione dei flussi dei beni farmaceutici nell’ultimo trimestre
del 2012, con le necessarie fasi di configurazione del sistema in funzione delle caratteristiche
organizzative della struttura e di formazione del personale al fine di un corretto e completo
utilizzo delle nuove procedure operative, non ha permesso di disporre di dati attendibili per
l’esercizio 2012. Viene, inoltre, sottolineato che solamente nel I° trimestre 2013 è possibile
interrogare il sistema con i dettagli riferiti a ciascun armadio di reparto e calcolare sia i valori
dei beni distribuiti dal servizio farmaceutico ospedaliero sia il valore dei beni in giacenza nei
reparti e quindi conoscere il valore effettivo dei prodotti consumati.
Dai suddetti prospetti si riscontra, inoltre, la contabilizzazione degli scaduti, da cui si evince
che risulta essere la U.O. di Rianimazione, negli esercizi e tra i Reparti esaminati, la struttura
con una maggior incidenza di detti prodotti.
99
Prot. 3251 del 10/05/2013 SC-SAR SO4-A.
116
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 6 di Sanluri
3. La rilevazione nel Presidio Ospedaliero.
Tabella n. 16
P.O. “Nostra Signora di Bonaria” San Gavino
UU.OO
MEDICINA
CHIRURGIA
Beni
Consumati dal
Reparto nel
2011
Giacenze di
Reparto al
31 12 2011
Farmaci
0
205.091,77
205.091,77
0
Altri beni sanitari
0
220.466,95
220.466,95
0
TOTALE
0
425.558,72
425.558,72
0
Farmaci
0
143.138,83
143.138,83
0
Altri beni sanitari
0
154.368,67
154.368,67
0
TOTALE
0
297.507,50
297.507,50
0
Farmaci
0
78.717,26
78.717,26
0
0
205.674,40
205.674,40
0
TOTALE
0
284.391,66
284.391,66
Farmaci
0
426.947,86
426.947,86
Altri beni sanitari
0
580.510,02
580.510,02
0
TOTALE
0
1.007.457,88
1.007.457,88
0
RIANIMAZIONE Altri beni sanitari
TOTALI
ANNO 2011
Beni distribuiti
Giacenza
al Reparto dalla
Reparto
Farmacia nel
31/12/2010
2011
Scaduti
Reparto
2011
11.800,23
0 11.800,23
0
11.800,23
11.800,23
ANNO 2012
UU.OO
MEDICINA
CHIRURGIA
RIANIMAZIONE
TOTALI
Giacenza
Reparto
31/12/2011
Beni distribuiti
al Reparto dalla
Farmacia nel
2012
Consumati dal
Reparto nel 2012
Giacenze
di Reparto
al 31 12
2013
Scaduti
Reparto
2012
Farmaci
0
172.861,75
172.861,75
0
125,92
Altri beni sanitari
0
72.262,10
72.262,10
0
TOTALE
0
245.123,85
245.123,85
0
Farmaci
0
128.225,69
128.225,69
0
Altri beni sanitari
0
123.754,55
123.754,55
0
TOTALE
0
251.980,24
251.980,24
0
Farmaci
0
54952,83
54952,83
0
Altri beni sanitari
0
136707,64
136707,64
0
TOTALE
0
191660,47
191660,47
0
4.031,37
Farmaci
0
356.040,27
356.040,27
0
4.157,29
Altri beni sanitari
0
332.724,29
332.724,29
0
TOTALE
0
688.764,56
688.764,56
0
Beni
125,92
4.031,37
4.157,29
117
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 6 di Sanluri
ANNO 2013
Nome reparto
MEDICINA
CHIRURGIA
Beni
Beni distribuiti
dalla Farmacia
I° trim. 2013
Consumati
nel I° trim
2013
Giacenze I°
trim 2013
Farmaci
22.564,00
58.180,33
57.479,98
23.284,35
Altri beni sanitari
28.470,20
18.505,74
38.361,93
8.614,01
TOTALE
51.034,20
76.686,07
95.841,91
31.898,36
Farmaci
39.183,38
29.627,00
30.779,62
38.030,76
Altri beni sanitari
Scaduti I°
trim 2013
24.272,47
12.369,90
19.711,19
16.931,18
TOTALE
63.455,85
41.996,90
50.490,81
54.961,94
Farmaci
21.118,10
18.244,07
20.066,05
19.296,12
62.198,82
28.117,61
21.064,35
69.252,08
83.316,92
46.361,68
41.130,40
88.548,20
10.914,77
10.914,77
RIANIMAZIONE Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALI
Giacenza
reparto
31/12/2012
Altri beni sanitari
TOTALE
82.865,48
106.051,40
108.325,65
80.611,23
114.941,49
58.993,25
79.137,47
94.797,27
197.806,97
165.044,65
187.463,12
175.408,50
118
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
10.914,77
10.914,77
Parte II - ASL n. 7 di Carbonia
CAPITOLO VII
ASL N. 7 DI CARBONIA
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Periodo 2007-2010. L’ASL n. 7 di Carbonia (cui appartiene il presidio “Sirai” oggetto di apposito controllo sulla
gestione) aveva comunicato100 che all’interno dei propri Presidi ospedalieri non è stato attivato l’armadio farmaceutico
e non è stata sperimentata la consegna con il sistema della dose unitaria.
Il Direttore generale aveva fornito101 ampia relazione per illustrare le azioni positive intraprese in collegamento con gli
obiettivi stabiliti in sede regionale per il controllo della spesa farmaceutica dal 2007 al 2010, consistenti nella stesura
del PTP e nel suo periodico aggiornamento, nell’attivazione della rilevazione informatica dell’incremento della
distribuzione diretta anche ai fini della tracciabilità del “flusso ministeriale” (cosiddetto File F), nell’invio della
reportistica trimestrale di spesa ai centri di costo, nell’analisi dei costi, nel monitoraggio delle richieste di dispositivi in
transito, e in numerose azioni per l’appropriatezza con l’istituzione d’apposita commissione, ecc….
Era stata trasmessa la deliberazione del D.G. recante i regolamenti “regole prescrittive della ASL 7” e il “manuale
operativo sulla corretta compilazione della ricetta” (del. n. 875 del 21 ottobre 2011).
Il Direttore generale aveva precisato che non è stato conferito incarico a ditta esterna per gli inventari e che
l’iniziativa già predisposta dall’Azienda nel corso del 2009 (file personalizzati dei prodotti consegnati alle U.O. per
procedere alla conta fisica e successiva valorizzazione per alcuni reparti) è stata bloccata per effetto del fermo
macchina dal 18.9.2009 in relazione all’avvio del nuovo sistema SISaR.
Il Direttore aveva rappresentato che attualmente i reparti non effettuano gli inventari e non trasmettono i dati delle
rimanenze.
A tal fine alla data del 30 novembre 2011 sono state attivate le procedure per l’inventariazione e la rendicontazione
delle rimanenze dei reparti e avviate le procedure per gli “armadi di reparto” con il sistema SISaR, prevedendosi
l’attivazione effettiva in due reparti entro fine anno e negli altri reparti del Presidio “Sirai” entro il I semestre 2012
(vengono segnalate le riunioni tenutesi a tal fine con i responsabili SISaR alla fine di ottobre 2011 e nel mese di
novembre 2011).
Solo successivamente, precisa il Direttore, si procederà con gli altri Presidi dell’Azienda e ciò consentirà di gestire il
carico e lo scarico dei farmaci presso tutte le UU.OO.
a) Periodo 2011-2012-2013. In ottemperanza alle disposizioni normative e a quanto
richiesto dai Magistrati istruttori con la nota n. 1446 del 15/02/2013, la Direzione Generale
della Asl di Carbonia ha provveduto a comunicare (nota n. 2280 del 18/03/2013) le misure
correttive poste in essere dall’Azienda medesima e volte al superamento delle disfunzioni
rilevate a seguito dell’indagine di controllo successivo in oggetto.
100
101
V. risposta prot. PG/2011/26699 del 30.11.2011.
V. risposta prot. PG/2011/26698 del 30.11.2011.
119
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 7 di Carbonia
Dalla relazione allegata alla succitata nota e dai prospetti tabellari analitici compilati a cura
del Direttore Generale della Asl e dei Direttori di Presidio, trasmessi a corredo della medesima
relazione, e contenenti le informazioni richieste dai Magistrati Relatori, si evince quanto segue.
Attribuzione compiti di servizio. L’Azienda ha adottato, con la Deliberazione n. 1106/2012,
un documento relativo alle “Norme tecniche e protocollo operativo per la gestione dei
medicinali e dei dispositivi medici in ospedale”, predisposto dal Responsabile del Servizio
assistenza farmaceutica ospedaliera, in collaborazione con i Direttori Medici dei presidi
ospedalieri di Carbonia e Iglesias. In tale atto aziendale, diffuso a tutti gli operatori sanitari,
sono indicate le procedure per la gestione degli armadietti di reparto, relativamente ai farmaci
e dispositivi medici, e richiamate le responsabilità della gestione degli stessi beni farmaceutici,
i quali sono assoggettati al regime giuridico di tutela dei beni pubblici all’interno del magazzino
di farmacia e non modificano la loro natura nel trasferimento in reparto.
La
responsabilità
giuridica
è in
capo alle figure del
Direttore
responsabile della
Struttura/Reparto e del Coordinatore infermieristico. Quest’ultimo, in quanto consegnatario per
debito di vigilanza, è tenuto ad assumere in carico i beni e a dimostrarne consistenza e
movimentazione tramite inventari e registri di carico e scarico. E’ pertanto responsabile della
gestione dell’armadio farmaceutico, dell’approvvigionamento, stoccaggio, conservazione e
scarico dei prodotti farmaceutici e dispositivi medici. Nella gestione dell’”armadietto di
reparto”, il Coordinatore infermieristico deve effettuare, mensilmente il controllo qualiquantitativo delle giacenze e lo scarico degli scaduti, e a fine anno l’inventario.
Il Direttore della struttura ha funzioni di vigilanza e sorveglianza ed è responsabile della
corretta gestione da parte del Coordinatore.
Flussi informativi. Secondo quanto emerge dalla su menzionata relazione del Direttore
Generale il monitoraggio quali-quantitativo dei consumi delle unità operative ospedaliere viene
svolto dall’Azienda tramite l’invio periodico (mensile) dei dati relativi ai beni “consegnati” da
parte della Farmacia, la costante verifica delle giacenze reali e delle scadenze dei beni,
unitamente all’attivazione delle richieste “on-line” alla farmacia e degli “armadietti di reparto”
(da giugno 2012) e allo scarico dei beni somministrati/utilizzati, attività quest’ultima non
esaurientemente sviluppata, come può ulteriormente desumersi dalle risposte fornite per
ciascun P.O. aziendale, ma ritenuta in continuo perfezionamento.
Per ciò che attiene il contenimento della spesa farmaceutica, peraltro assegnato quale
obiettivo annuale ai Direttori di Struttura sia nel 2011 che nel 2012, il Direttore Generale
dell’Azienda fa presente che il monitoraggio puntuale effettuato dalla Farmacia Ospedaliera, in
collaborazione con i Responsabili delle unità operative, sull’andamento mensile, tramite l’invio
di report del “consumato”, ha reso possibile una riduzione/razionalizzazione della spesa dei
120
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 7 di Carbonia
beni acquistati. Sottolinea, inoltre, che dette azioni e l’aderenza al prontuario terapeutico
locale/regionale unitamente alle misure di intervento sull’appropriatezza prescrittiva hanno
contribuito al conseguimento di un risultato positivo rispetto all’anno precedente.
Ancora, al fine di eseguire una più attendibile e oculata programmazione dei consumi futuri,
il Direttore Generale riferisce che in tutte le Unità Operative Aziendali sono state attivate
procedure che riguardano l’utilizzo dei soli farmaci presenti nel prontuario terapeutico
provinciale o regionale e le richieste motivate e personalizzate per i farmaci fuori prontuario, la
cui spesa, viene precisato, nel 2012 ammontava a circa 50 mila euro, pari all’1% della spesa
ospedaliera; viene stabilito l’invio della reportistica trimestrale alla Regione.
Le suddette procedure attengono anche alle richieste motivate e personalizzate per i
farmaci ad alto costo a rischio di inappropriatezza prescrittiva; prevedono, inoltre, un
monitoraggio di tutti i farmaci individuati dall’Aifa in stretta collaborazione con i centri
prescrittori e un monitoraggio costante delle richieste di dispositivi in transito con ordinativi
non
superiori
ad
un
fabbisogno
trimestrale,
previa
verifica
delle
giacenze
reali
e
dell’armadietto, delle consegne precedenti, nonché delle quantità programmate/appaltate.
Giacenze. Nei tre presidi ospedalieri viene effettuata una corretta quantificazione delle
“rimanenze” presso ciascuna struttura, e in diversi periodi al fine di sensibilizzare gli operatori
all’applicazione della nuova procedura; a fine esercizio viene eseguita la rilevazione delle
giacenze dei magazzini farmaceutici e delle unità operative.
Tutti i Reparti aziendali dal 2011 consegnano mensilmente i beni sanitari “scaduti” alla
propria F.O. che provvede alla valorizzazione; attualmente è attiva la procedura, in via di
ottimizzazione, di scarico degli stessi sul sistema SISaR.
Misure di custodia. Adeguate misure di custodia di tutti i beni pubblici sono state predisposte
in ogni presidio ospedaliero, anche tramite la sistemazione di cartelli che richiamano il divieto
di accesso nei locali in cui sono conservati i farmaci.
2. Come si può desumere dai prospetti, sottoscritti dal Direttore Generale dell’Azienda, le cui
risultanze si riportano nella tabella che segue, la procedura “armadio farmaceutico virtuale”
prevista dal sistema SISaR è stata attivata ed è sistematicamente utilizzata in tutte le unità
operative dei presidi ospedalieri di Carbonia e Iglesias.
In riferimento allo “scarico dei farmaci” tramite la suddetta procedura ’’armadietto di
reparto”, nel P.O. “Sirai” di Carbonia viene effettuato quello a “paziente” in Oncologia in
maniera sistematica, mentre in altre 5 UU.OO. (Psichiatria, Ginecologia, Traumatologia,
Pediatria e Medicina) quando ciò è reso possibile; le restanti Strutture (16) eseguono
esclusivamente lo scarico “massivo”, per quanto non sempre tempestivamente. Ad Iglesias
solamente 2 Reparti del P.O. “S. Barbara” utilizzano la modalità di scarico “a paziente”: nello
121
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 7 di Carbonia
specifico, Ostetricia pienamente, mentre Chirurgia solo quando la dotazione del personale è
congrua, eseguendo in alternativa lo scarico “massivo”; quest’ultima modalità viene utilizzata,
invece, in via esclusiva nelle restanti 8 strutture a causa della carenza di personale in organico.
Tale situazione si riscontra anche nel C.T.O. di Iglesias dove i farmaci vengono scaricati “a
paziente” solamente nell’U.O. di Otorino e massivamente nelle altre 6 Strutture.
Prospetto sintetico
AZIENDA SANITARIA LOCALE N. 7 DI CARBONIA
P.O. SIRAI
P.O. S. BARBARA
P.O. C.T.O.
L'Azienda ha predisposto nel 2012 o nel 2013 linee guida a livello di Azienda, di Presidio e di singola
Unità Operativa tese a monitorare e contenere i flussi di spesa di tutti i beni sanitari?
1.
Quante sono le Strutture/Reparti del Presidio Ospedaliero?
ASL N. 7
SI
22
10
7
39
2. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono stati chiaramente attribuiti dal 2012 o dal 2013 i
compiti di servizio (e le connesse responsabilità) agli operatori delle Strutture/Reparti coinvolti a
vario titolo nelle procedure oggetto dell’indagine?
22
10
7
39
3. In quanti delle Strutture/Reparti del Presidio sono state predisposte dal 2012 o dal 2013
adeguate misure di custodia di tutti i beni pubblici all’interno dei magazzini delle Strutture/Reparti?
22
10
7
39
4.
In quante Strutture/Reparti del Presidio si è attualmente in grado di pervenire ad una
ricostruzione attendibile dei flussi dei consumi effettivi del Reparto con riferimento a tutti i beni
sanitari, ovvero si effettua un monitoraggio quantitativo-finanziario dei consumi?
22
10
7
39
Con quali cadenze temporali?
La maggior parte
con cadenza
trimestrale, alcuni
con cadena mensile
In alcuni reparti a
cadenza settimanale,
in alcuni mensili
In alcuni reparti a
cadenza
settimanale, in
alcuni mensile
Indicare le Strutture
Tutte. L'unità
Dialisi, P. Soccorso,
operativa di
Blocco Operatorio,
Radiologia, Chirurgia
Emodinamica ha un
Chir. Pediatrica,
Gen., Ostetricia e
ulteriore programma
Otorino,
Ginec., Pneumologia,
Riabilitazione.
di gestione di carico
Medicina, Pediatria,
e scarico dei
Oculistica,
Anestesia e Rianimaz.,
Ortopedia, Radiologia
dispositivi di
Blocco Operatorio
competenza.
4.1.
4.2.
5. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono state implementate nel 2012 o nel 2013 procedure
che agevolino una più oculata programmazione dei consumi futuri?
Tutte
10
7
39
6. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la corretta e sistematica
quantificazione delle “rimanenze” delle Strutture/Reparti a fine esercizio?
Tutte
10
7
39
7. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la rilevazione degli “scaduti”
all’interno delle Strutture/Reparti e la contabilizzazione degli stessi?
Tutte
10
7
39
8. In quante Strutture/Reparti del Presidio è stata attivata la procedura "armadio farmaceutico
virtuale" sul Sistema SISaR?
Tutte
10
7
39
9. In quante Strutture/Reparti del Presidio è effettivamente e sistematicamente utilizzata la
procedura "armadio farmaceutico virtuale" sul Sistema SISaR?
Tutte
10
7
39
9.1.
Indicare le Strutture in cui la procedura è attualmente effettivamente utilizzata:
Tutte
Dialisi, P. Soccorso,
Blocco Operatorio,
Radiologia, Chirurgia
Chir. Pediatrica,
Gen., Ostetricia e
Otorino,
Ginec., Pneumologia,
Riabilitazione.
Medicina, Pediatria,
Oculistica,
Anestesia e Rianimaz.,
Ortopedia, Radiologia
Blocco Operatorio
39
10. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura "armadio farmaceutico virtuale"
sul Sistema SISaR si effettua lo scarico a paziente?
6
2
1
9
11. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura "armadio farmaceutico virtuale"
sul Sistema SISaR si effettua lo scarico massivo?
16
8
6
30
122
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 7 di Carbonia
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
In riscontro alla richiesta102 di ulteriori e più dettagliate notizie, volte ad apprezzare
l’effettività di monitoraggio cui l’Azienda è pervenuta per effetto della tracciabilità dei flussi di
gestione dei beni farmaceutici, il Direttore Generale dell’Azienda ha trasmesso con una nota103
di accompagnamento, i prospetti, compilati secondo le indicazioni di questo Ufficio Istruttore,
contenenti le rilevazioni sulla spesa sostenuta negli esercizi 2011, 2012 e nel I trimestre
2013104, in relazione a tre Reparti individuati per ciascun Presidio, quali “Nefrologia e Dialisi”,
“Oncologia”
e
“Medicina
Generale”
nel
P.O.
“S.
Barbara”
di
Iglesias,
“Ortopedia
e
Traumatologia”, “Ostetricia e Ginecologia” ed “Endoscopia Digestiva” del P.O. “Sirai” di
Carbonia.
Tramite tali prospetti si chiedeva di dar conto delle giacenze dei farmaci e altri beni sanitari
rilevate nei Reparti ad inizio esercizio, dei prodotti distribuiti e consumati, un riscontro delle
giacenze a fine esercizio ed, infine, la valorizzazione dei prodotti scaduti rilevati in Reparto.
Le suddette aggregazioni, nel fornire valide informazioni sui costi dei prodotti farmaceutici
distribuiti dal Servizio Farmacia alle singole strutture ospedaliere, e da queste consumati,
dovrebbero permettere di verificare l’effettiva attuazione, da parte di dette strutture, delle
procedure sul Sistema Informativo SISaR, e la relativa efficacia, per quanto non sia possibile
accertare, attualmente, gli eventuali risparmi conseguiti, stante l’indisponibilità di alcuni dati
indispensabili per effettuare un’utile comparazione.
Infatti, per il 2013 sono fruibili unicamente i dati relativi al I trimestre in entrambi i Presidi.
Relativamente all’esercizio 2012, oltre all’indicazione dei valori corrispondenti ai prodotti
scaduti (la cui entità risulta piuttosto minima) e alle giacenze, le tabelle riportano gli
approvvigionamenti ed i consumi effettivi, riferiti, questi ultimi, al periodo successivo
all’utilizzo della procedura di “scarico” dei beni nell’”armadio virtuale” di Reparto.
Nello specifico, infatti, nel P.O. “Sirai” gli scarichi dei prodotti farmaceutici e degli altri beni
sanitari sono stati effettuati da maggio in Ortopedia, da gennaio in Ostetricia e da ottobre in
Endoscopia, mentre gli scaduti sono stati in parte valorizzati dalla Farmacia e solo da agosto
del medesimo anno scaricati dall’“armadietto”; relativamente al P.O. S. Barbara, gli scarichi
sono stati eseguiti da maggio in Nefrologia e da luglio in Oncologia e in Medicina Generale,
mentre la valorizzazione degli scaduti è stata effettuata dalla Farmacia.
In entrambi i Presidi per il precedente esercizio 2011 non sono disponibili i dati relativi al
“consumato” né quelli della “giacenza” di Reparto al 31/12/2010 in quanto non rilevati; le
102
Nota prot. n. 2737 dell’11/04/2013.
Nota prot. n. 3459 del 22/05/2013.
104
In data 26/04/2013 è pervenuta una nota (prot. Cdc n. 2998) sottoscritta dal Direttore Generale della Asl 7,
contenente alcuni report sintetici elaborati sui dati di utilizzo dell’armadietto nelle Asl della Sardegna e
specificatamente nei diversi Reparti della Asl di Carbonia, nel periodo gennaio – marzo 2013.
103
123
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 7 di Carbonia
“rimanenze” al 31/12/2011 sono state rilevate con conta fisica dei beni e successiva
valorizzazione (con pmp) da parte della Farmacia; la medesima F.O. ha provveduto anche alla
valorizzazione degli scaduti consegnati dai Reparti.
3. Rilevazione nei Presidi Ospedalieri.
Poiché in relazione ai consumi non è dato eseguire alcuna comparazione stante la carenza
dei dati indispensabili, questo Ufficio ha elaborato, sulla base dei dati forniti per ciascun
Presidio Ospedaliero, i sottostanti prospetti analitici, dai quali è possibile trarre informazioni
utili ad effettuare una stima unicamente dei prodotti sanitari acquisiti, tramite la F.O., dalle
singole Unità Operative individuate, distinti fra i farmaci e altri beni sanitari e relative giacenze
di fine esercizio, mettendo a confronto i dati rilevati nel biennio 2011/2012.
Tabella n. 17
Presidio Ospedaliero “Sirai” di Carbonia
BENI DISTRIBUITI AI REPARTI*
Nome Reparto
Beni
Esercizio 2011
Esercizio 2012
Farmaci
32.105,83
Altri beni sanitari
23.961,22
TOTALE
56.067,05
Farmaci
56.574,14
Ostetricia e
Altri beni sanitari
15.497,07
Ginecologia
TOTALE
72.071,21
Farmaci
5.811,52
Endoscopia Digestiva Altri beni sanitari
114.760,25
TOTALE
120.571,77
Farmaci
94.491,49
TOTALI
Altri beni sanitari
154.218,54
TOTALE
248.710,03
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
Ortopedia e
Traumatologia
25.000,18
24.115,78
49.115,96
50.048,69
25.388,21
75.436,90
7.010,76
131.077,71
138.088,47
82.059,63
180.581,70
262.641,33
Scostamento %
2012/2011
-22,13
0,65
-12,40
-11,53
63,83
4,67
20,64
14,22
14,53
-13,16
17,09
5,60
GIACENZE DI REPARTO AL 31/12*
Nome Reparto
Beni
Esercizio 2011
Farmaci
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
Ostetricia e
Altri beni sanitari
Ginecologia
TOTALE
Farmaci
Endoscopia Digestiva Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALI
Altri beni sanitari
TOTALE
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati
Ortopedia e
Traumatologia
Esercizio 2012
5.575,22
6.890,69
12.465,91
4.123,58
810,46
4.934,04
819,66
46.512,46
47.332,12
10.518,46
54.213,61
64.732,07
forniti dall’Azienda.
2.136,31
2.749,16
4.885,47
6.745,82
3.277,99
10.023,81
523,23
51.589,51
52.112,74
9.405,36
57.616,66
67.022,02
Scostamento %
2012/2011
-61,68
-60,10
-60,81
63,59
304,46
103,16
-36,16
10,92
10,10
-10,58
6,28
3,54
124
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 7 di Carbonia
a) Relativamente a quanto distribuito dalla F.O. del Presidio Ospedaliero ”Sirai” di
Carbonia, il Reparto di Ortopedia e Traumatologia registra una riduzione dei costi dei farmaci
ad esso erogati, pari al 22%, così come l’U.O. di Ostetricia e Ginecologia, ma con un’incidenza
minore (-11,5%); diversamente, si riscontra un incremento (+20,6%) dell’approvvigionamento
di farmaci a favore dell’U.O. di Endoscopia Digestiva. Le assegnazioni degli altri beni sanitari
risultano impercettibilmente incrementate in Ortopedia, mentre sono cresciute notevolmente in
Ostetricia (+63,8).
Analizzando la consistenza delle giacenze del materiale sanitario rilevate alla chiusura di
ciascun esercizio nelle strutture indicate, si evidenzia nel 2012 un calo notevole, pari al 60%
circa, delle stesse in Ortopedia, presumibilmente conseguente ad un maggior utilizzo dei beni
(se si tiene conto del valore del “consumato” nell’esercizio che si ottiene per differenza fra
giacenze e quanto distribuito) rispetto a quanto erogato dalla F.O. Una riduzione meno
consistente (-36%) si registra in relazione alle rimanenze dei farmaci in Endoscopia Digestiva,
le cui scorte degli altri beni sanitari sono invece aumentate. Diversamente, nel Reparto di
Ginecologia a fine esercizio 2012 si sono rilevate cospicue giacenze, con una crescita, in
termini percentuali, elevata, sia per quanto riguarda i farmaci (pari al 63,5%) che, e
soprattutto, in relazione agli altri beni sanitari (+304,4%). Tale incremento potrebbe essere
imputabile all’entità dei consumi (rilevati anche in questo caso per differenza), inferiore a
quella dei beni conferiti.
Tabella n. 18
Presidio Ospedaliero “S. Barbara” di Iglesias
BENI DISTRIBUITI AI REPARTI*
Farmaci
316.718,16
273.658,86
Scostamento %
2012/2011
-13,60
Altri beni sanitari
598.749,61
446.995,92
-25,35
TOTALE
915.467,77
720.654,78
-21,28
Farmaci
604.116,52
434.542,20
-28,07
30.748,91
17.901,75
-41,78
TOTALE
634.865,43
452.443,95
-28,73
Farmaci
113.836,66
99.307,25
-12,76
Nome Reparto
Nefrologia e Dialisi
Oncologia
Medicina Generale
TOTALI
Beni
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
Esercizio 2011
Esercizio 2012
59.219,91
49.694,42
-16,08
TOTALE
173.056,57
149.001,67
-13,90
Farmaci
1.034.671,34
807.508,31
-21,96
688.718,43
514.592,09
-25,28
1.723.389,77
1.322.100,40
-23,28
Altri beni sanitari
TOTALE
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
125
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 7 di Carbonia
GIACENZE DI REPARTO AL 31/12*
15.060,12
25.962,98
Scostamento %
2012/2011
72,40
124.102,86
95.138,25
-23,34
139.162,98
121.101,23
-12,98
58.560,00
35.014,03
-40,21
3.202,64
2.997,55
-6,40
TOTALE
61.762,64
38.011,58
-38,46
Farmaci
14.420,31
18.686,25
29,58
6.441,22
5.121,07
-20,50
TOTALE
20.861,53
23.807,32
14,12
Farmaci
88.040,43
79.663,26
-9,52
Nome Reparto
Beni
Farmaci
Nefrologia e Dialisi
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
Oncologia
Medicina Generale
TOTALI
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
Esercizio 2011
Esercizio 2012
133.746,72
103.256,87
-22,80
221.787,15
182.920,13
-17,52
*Elaborazione della Sezione del controllo Sardegna su dati forniti dall’Azienda.
b) Dalla tabella che riassume l’evoluzione dei costi dei beni erogati dalla F.O. alle UU.OO.
individuate presso il P.O. “S. Barbara” di Iglesias, emerge una omogenea riduzione delle
assegnazioni, in relazione ai prodotti farmaceutici così come per gli altri beni sanitari. Nello
specifico,
risulta
maggiormente
significativa
la
contrazione
(-28%)
dei
costi
dell’approvvigionamento di farmaci a favore dell’U.O. di Oncologia, alla quale la F.O ha fornito
altri beni sanitari per un ammontare alquanto ridotto della spesa (-41,7%) rispetto all’esercizio
precedente.
Per quanto concerne l’entità delle giacenze di Reparto e l’evoluzione subita dalle stesse nel
biennio considerato, si osserva, relativamente ai farmaci, il cospicuo incremento delle scorte
dell’U.O. di Nefrologia e Dialisi rilevate a fine esercizio 2012, in misura del 72,4%. Tale crescita
sembrerebbe derivante dall’entità dei consumi (calcolati per differenza), inferiore a quanto
distribuito nel corso dell’esercizio. Similmente risultano aumentate anche le giacenze
riscontrate in Medicina Generale (+29,5%), mentre si sono ridotte notevolmente nel Reparto di
Oncologia (-40,2%). In riferimento agli altri beni sanitari, le relative scorte hanno subito un
calo in ciascuna U.O..
126
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 7 di Carbonia
Si ritiene utile, in questa sede, far riferimento a quanto osservato conclusivamente dalla Sezione del Controllo in
ambito di verifica delle misure correttive adottate dal Presidio “Sirai” di Carbonia e dalla A.S.L. n. 7 in
seguito alle osservazioni formulate con la deliberazione n. 14/2012/SSR, circa gli effetti positivi, sul piano
finanziario, dell’adozione delle nuove procedure, per quanto la Responsabile della Farmacia Ospedaliera abbia
precisato che la riduzione della spesa è stata determinata solo in parte dalla contrazione dei consumi, essendosi
verificato nel 2012 un abbattimento dei costi di molti farmaci.
Dall’esame dei dati trasmessi dall’Azienda era emerso, infatti, che complessivamente nei Presidi di Carbonia e di
Iglesias nel 2012 si è registrata una flessione consistente della spesa sostenuta dai Reparti per i prodotti farmaceutici
e gli altri beni sanitari (-1.431.499,56 euro, pari ad una flessione del 9% circa) rispetto al 2011. Nello specifico, i dati
finanziari relativi ai consumi nel Presidio “Sirai” e nel Presidio di Iglesias nel 2012 hanno fatto emergere una flessione
rispettivamente di 438.170,47 euro e 993.329,09 euro, in rapporto allo stesso periodo dell’esercizio precedente.
Riduzioni particolarmente significative si sono riscontrate con riguardo ai prodotti farmaceutici, ai materiali
diagnostici, ai materiali protesici e ai materiali per emodialisi. In particolare il costo sostenuto per i prodotti
farmaceutici veri e propri si è ridotto complessivamente di 497.254 euro, di cui 361.000 euro circa nei Reparti di
Carbonia e 136.000 euro circa in quelli di Iglesias. I Reparti presso i quali la riduzione complessiva dei costi per i
prodotti farmaceutici e gli altri beni sanitari risulta più elevata sono le Dialisi di Carbonia, di Iglesias e di Carloforte, i
Laboratori di analisi di Carbonia e di Iglesias e la Radiologia di Carbonia.
127
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
CAPITOLO VIII
ASL N. 8 DI CAGLIARI
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Periodo 2008-2010. L’ASL 8 di Cagliari (cui appartengono i Presidi “Binaghi” e “Marino” oggetto di appositi
controlli sulla gestione) aveva evidenziato105 che tutti i Presidi Ospedalieri dell’Azienda utilizzano il sistema “a scorta”
di distribuzione e somministrazione dei farmaci. In tale sistema il compito della Farmacia è quello di rifornire le scorte
di Reparto. La richiesta di farmaci è cumulativa per un’intera unità operativa e non relativa ad un singolo paziente.
Solo per alcuni farmaci ad alto costo si utilizza la modalità di richiesta personalizzata e motivata.
Il Direttore Generale aveva dichiarato che l’Azienda aveva avviato nel 2008 una sperimentazione per la distribuzione
della “dose unitaria” presso il Presidio Ospedaliero “Santissima Trinità” che è stata sospesa nell’ottobre 2009 a causa
di problemi di malfunzionamento e pessima affidabilità del sistema segnalati dal personale preposto e di eccessiva
onerosità delle procedure di “deblisterizzazione”. Ha dichiarato, inoltre, che presso l’Ospedale Binaghi è attualmente
attiva una sorta di distribuzione di dose unitaria in relazione alla preparazione e all’allestimento dei farmaci oncologici
ad alto costo, che garantisce ottimi risultati dal punto di vista del contenimento dei costi e della sicurezza delle terapie
somministrate ai pazienti.
Il Direttore Generale aveva, inoltre, dichiarato106 che l’Azienda ha posto in essere, negli anni, varie azioni finalizzate a
contenere la spesa farmaceutica ospedaliera:
a)
predisposizione del Prontuario Terapeutico Aziendale, formalmente adottato con delibera n. 658 del 28 luglio
2006;
b)
istituzione nel 2008 della Unità Centrale Farmaceutica (Struttura Semplice Dipartimentale nell’ambito del
Dipartimento del Farmaco) con il compito – tra gli altri - di governare il processo di approvvigionamento dei farmaci e
dei presidi di competenza dell’area farmacia a livello aziendale;
c)
predisposizione di un progetto di riorganizzazione delle farmacie ospedaliere, che prevede l’attivazione delle
richieste da Reparto informatizzate (ormai operative in quasi tutti gli ospedali) e dell’armadio di reparto
informatizzato;
d)
progetto di creazione dell’Hub unico del Farmaco della Asl di Cagliari, che prevede la concentrazione degli attuali
magazzini in un unico sito e la gestione centralizzata e unitaria delle scorte dei materiali in uso presso tutte le
strutture afferenti alla Asl, finalizzato al contenimento dei rischi clinici collegati ai processi clinici di gestione dei
farmaci e al miglioramento dell’economicità e dell’efficacia della gestione logistica dell’approvvigionamento, dello
stoccaggio e della distribuzione/somministrazione dei prodotti farmaceutici e dei dispositivi medici (attualmente si
stanno completando le procedure per l’indizione della gara);
e)
valutazione della possibilità di installazione di “armadietti intelligenti”;
f)
conferimento dell’incarico di Direttore della Struttura Complessa “Farmaceutica Ospedaliera”, in data 5 agosto
2011, con attribuzione di specifici obiettivi per il controllo della spesa farmaceutica ospedaliera;
g)
105
106
negli ultimi mesi, organizzazione di riunioni con i Primari dei Reparti finalizzate alla sensibilizzazione rispetto
V. risposta prot. PG/105496 del 28.10.2011.
V. risposta n. PG/114381 del 21.11.2011.
129
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
all’uso appropriato dei farmaci secondo criteri di efficacia e efficienza;
h)
intenzione di istituire una “Commissione per l’appropriatezza”;
i)
prossima attivazione dell’Unità Farmaci Antiblastici presso l’Ospedale “Businco”, che diventerà il centro unico di
allestimento dell’Azienda.
Con riguardo alla contabilizzazione delle rimanenze dei magazzini di Reparto nei bilanci di esercizio delle Aziende, il
Direttore Generale aveva dichiarato che ogni anno107
il Servizio Contabilità e Bilancio chiede a tutte le Unità
Operative i dati delle rimanenze di magazzino e che le rimanenze di Reparto vengono comunicate dai Servizi
Farmaceutici che operano in collaborazione con le Unità Operative dei Presidi Ospedalieri. Ha fatto presente che, per il
2009, a causa delle difficoltà derivate dall’implementazione della procedura SISaR in ciascun magazzino si è
proceduto all’effettuazione dell’inventario fisico, mentre la valorizzazione è stata effettuata dalla Società Engineering,
responsabile dell’attivazione del sistema informativo regionale SISaR.
Essendo emerse in sede di accesso presso i Presidi “Marino” e “Binaghi”, effettuato dai Magistrati relatori in corso di
istruttoria, e in sede di audizione numerose incongruenze in merito all’effettiva contabilizzazione delle rimanenze di
tutti i magazzini di Reparto108, su richiesta dei Magistrati Istruttori, l’Azienda ha successivamente trasmesso109 le
“stampe SISaR” delle rimanenze di magazzino del 2008 e del 2009. In merito ha dichiarato che, con riferimento alle
rimanenze 2008 è stato necessario provvedere ad una rettifica in contabilità (a causa di differenze riscontrate tra la
chiusura 2008 e la chiusura 2009) e che, con riguardo alle rimanenze 2009, sono attendibili esclusivamente i dati
della Farmacia del Binaghi, del S. Giuseppe e di Senorbì (Farmacia territoriale), in quanto, a causa delle difficoltà
determinate dall’implementazione del sistema SISaR, i dati risultanti a sistema erano inattendibili e il completamento
delle operazioni a sistema avrebbe richiesto tempi non compatibili con quelli prescritti per la redazione del bilancio di
esercizio.
a) Periodo 2011-2012-2013. Con nota n. 2464 del 27 marzo 2013 l’Azienda110 ha
comunicato le misure correttive adottate in merito alle problematiche oggetto d’indagine
conclusasi, con la deliberazione n. 25/2012, corredate dai prospetti tabellari analitici
debitamente compilati e sottoscritti dal Direttore generale e dai relativi Direttori dei presidi.
Preliminarmente il Direttore generale ha sottolineato che presso l’Azienda già dal gennaio
2011 è in atto un processo di riorganizzazione e informazione di tutte le movimentazioni dei
beni sanitari e della relativa inventariazione. Tale processo è stato segnato da numerose
criticità dovute alla funzionalità del sistema informativo regionale SISaR, alla formazione del
personale e alla complessità dell’Azienda.
Attribuzione compiti di servizio. In merito all’attribuzione dei compiti di servizio e connesse
responsabilità
con
deliberazione
n.1212
del
21
agosto
2012
è
stato
adottato
il
“Regolamento per la gestione dei prodotti farmaceutici nei presidi ospedalieri
107
Ha trasmesso copia delle richieste relative al 2007, 2008, 2009 e 2010.
Si vedano infra le risultanze dell’accesso e gli esiti delle audizioni.
109
Con e-mail del 2.12.2011.
110
Si rammenta che l’Azienda consta di sette presidi ospedalieri: il Presidio Ospedaliero Binaghi è articolato in n. 14
UU.OO., il Presidio Ospedaliero Businco consta di n. 20 strutture operative, il Presidio Ospedaliero Marino comprende
n. 13 reparti, il Presidio Ospedaliero. Microcitemico con n. 11 Reparti, nel Presidio Ospedaliero SS. Trinità risultano n.
25 UU.OO., il Presidio Ospedaliero S. Giuseppe- Isili ha n. 9 reparti e il Presidio Ospedaliero S. Marcellino – Muravera è
articolato in 13 Unità operative.
108
130
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
aziendali”. Le disposizioni ivi contenute hanno individuato le responsabilità e i compiti di
servizio degli operatori coinvolti nelle procedure della gestione del farmaco, le misure da
adottare per la custodia dei farmaci e presidi sanitari all’interno delle strutture. Ha definito,
inoltre, la gestione dei farmaci scaduti.
Dalla lettura delle risposte fornite si desume che i compiti e le relative responsabilità sono
in fase di individuazione nel Presidio Ospedaliero SS. Trinità111, presso il Presidio Ospedaliero
S. Giuseppe di Isili sono stati definiti in quattro reparti su nove, nel P.O. Microcitemico
risultano non deliberati solamente in un reparto, mentre i restanti presidi ospedalieri (Businco
di Cagliari S. Marcellino-di Muravera) hanno proceduto all’attribuzione al personale dei compiti
e delle responsabilità. In merito ai PP. OO. “Binaghi” e “Marino”, come si evince dalle
deliberazioni nn. 45 e 42112 risultano assegnate agli operatori sanitari le competenze e le
relative responsabilità.
Misure di custodia. Quanto alle misure di custodia adottate il Direttore generale fa
riferimento a quanto prescritto, in maniera dettagliata, dalle disposizioni, artt. 12 e seg., del
suddetto Regolamento n. 1221. Dalle risultanze dei questionari è emerso che: a) presso il P.O
SS. Trinità attualmente le singole UU.OO. dispongono di armadi per farmaci, non sempre
chiudibili a chiave, dislocati presso le medicherie/guardiole di reparto, dotate di porte chiudibili
a chiave in assenza del personale presente. Viene, inoltre, precisato che, ai sensi del
regolamento aziendale, verrà predisposta una verifica, per ogni singolo reparto, al fine di
allineare spazi e arredi per la custodia dei farmaci; b) nel P.O. S. Marcellino di Muravera sono
state adottate adeguate misure di custodia in quattro UU.OO.. Le notizie fornite dai restanti
presidi evidenziano che in tutte le UU.OO vengono applicate misure di custodia.
Flussi informativi. Con riferimento alla ricostruzione dei flussi di reparto, dalla nota
succitata si evince che già prima degli interventi sopra esposti esisteva una buona tracciabilità
dei movimenti di carico e scarico, con l’unico limite della non valutazione in tempo reale delle
giacenze di reparto. A seguito delle problematiche emerse in sede d’indagine e su specifica
richiesta sono stati attivati gli armadietti di reparto, attraverso i quali si esegue lo scarico finale
dei beni farmaceutici effettivamente consumati. Inizialmente sono stati coinvolti i PP.OO.
“Marino” e “Binaghi”, dove è stato portato a regime nell’ultimo trimestre dell’esercizio 2012.
L’attività ha comportato un impegnativo e complesso lavoro da parte delle Direzioni sanitarie e
dall’unità operative dei PP.OO. che, con il progressivo utilizzo del sistema, hanno analizzato le
tematiche
gestionali
per
proporre
ottimizzazioni
dell’attività.
L’implementazione
degli
111
Il Direttore sanitario del Presidio dichiara che è stata inviata la nota n. 11830 del 18/03/2013 ai fini
dell’individuazione delle figure professionali responsabili ai sensi del regolamento 1212/2012.
112
Inerenti alla “Verifica delle misure adottate a seguito dell’indagine di controllo sulla gestione delle procedure
d’acquisto, inventariazione, conservazione e distribuzione dei farmaci alle diverse strutture complesse o semplici”.
131
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
armadietti di reparto ha permesso alle UU.OO. di tenere i registri di carico e scarico, prevista
dall’art. 13 del regolamento aziendale. Il conseguimento di tali obiettivi ha, comunque,
comportato non poche difficoltà operative, che si sono aggiunte alle specifiche attività ordinarie
degli operatori. A questo proposito il Direttore Generale ha sottolineato che l’avvio dei nuovi
sistemi ha generato delle inevitabili tensioni con gli operatori che vengono “sovraccaricati” di
nuove mansioni, con un conseguente necessario confronto con le organizzazioni sindacali di
categoria e ha rimarcato che l’attivazione progressiva è quella che meglio consente di gestire il
cambiamento e i conseguenti, invitabili, attriti con personale e sindacati.
Dalla lettura delle risposte fornite si desume che: a) il P.O. SS. Trinità non è in grado di
pervenire ad una ricostruzione dei flussi di reparto, b) presso il P.O. Businco è prevista
l’attivazione di detta procedura a fine marzo 2013 con cadenza semestrale113 in attesa di
raggiungere l’obiettivo trimestrale previsto dal regolamento aziendale, c) nel P.O. S. Giuseppe
di Isili viene effettuato un monitoraggio quantitativo-finanziario, con cadenza settimanale, in
quattro114 reparti, Medicina, Chirurgia, Blocco operatorio e Pronto Soccorso, d) presso il P.O. S.
Marcellino di Muravera detta procedura è stata attivata in n. 12 UU.OO su 13, con cadenza
annuale, e) nel P.O. Microcitemico la ricostruzione dei flussi di reparto non è ancora operativa
nel reparto di Radiologia in quanto afferente al centro di costo Radioterapia del P.O. Businco
non ancora abilitato allo scarico. Il Direttore del presidio ha precisato che, pur consentendo il
sistema di visualizzare in tempo reale, si è concordato con il Responsabile del Dipartimento del
farmaco di procedere semestralmente.
Come dichiarato dal Direttore generale, la funzione di scarico in reparto, teoricamente
attiva in tutti i magazzini, è operativa anche presso il Presidio Ospedaliero Microcitemico, (dal
questionario si rileva che detta procedura riguarda unicamente lo scarico massivo e non è resa
operativa nel Reparto di Radiologia), risulta in avanzata fase di attivazione presso l’ospedale
Businco e di imminente implementazione presso l’ospedale SS Trinità e negli ospedali periferici
di Isili e di Muravera. Il Direttore generale ha precisato, inoltre, che, sebbene con scarsità di
risorse economiche, si sta procedendo, ad attivare anche i PP.OO più complessi, incontrando
maggiori difficoltà sia nella formazione che nell’allineamento dei magazzini di reparto dove la
poco chiara anagrafica regionale dei DM richiede interventi continui da parte dei farmacisti.
Viene, ancora, evidenziato come la funzione armadietto di reparto disponibile in SISaR non
rappresenti un sistema evoluto di rendicontazione di beni sanitari. A tal proposito viene rilevato
che per ottenere uno scarico “intelligente” di farmaci si deve partire dalla prescrizione medica
informatizzata collegandola alla funzione AMC, funzionalità, per ora,
mancante sul sistema
SISaR.
113
Dal questionario si rileva che il controllo può essere effettuato in tempo reale tuttavia con il Responsabile del
Dipartimento del farmaco si è concordato di procedere semestralmente.
114
Nel questionario compilato dall’Azienda risultano 5 UU.OO.
132
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Programmazione consumi. Con riferimento alle procedure adottate per la programmazione
dei consumi l’Azienda precisa che, attraverso la regolare alimentazione dei dati di consumo, il
sistema informatico fornisce dati di consumo attendibili su cui è possibile eseguire una corretta
programmazione. Inoltre, esiste una Struttura Semplice Dipartimentale (Unità Farmaceutica
Centrale) appositamente creata per tale scopo e, pertanto, dal 2012 vengono regolarmente
forniti i dati di consumo ai centri di costo e istituite periodiche riunioni con i responsabili per
l’analisi della spesa di reparto.
Dalla lettura delle risposte fornite nei questionari si deduce che nei Presidi Ospedalieri
“Businco” , “S. Giuseppe di Isili” e “SS. Trinità” detta procedura è in fase di attivazione, nel
P.O. Microcitemico la procedura risulta implementata in n. 10 strutture su 11 reparti, mentre
presso il P.O. di Muravera è operativa in n. 6 strutture su n. 13 UU.OO.
Giacenze. In merito ad una adeguata rappresentazione finanziarie delle rimanenze le
Farmacie aziendali e i Reparti inviano al Servizio Bilancio e al Dipartimento del Farmaco la
quantificazione delle rimanenze con cadenza periodica.
Dalle risultanze dei questionari risulta che in tutti i Presidi aziendali, ad esclusione del P.O.
SS. Trinità, è possibile effettuare una corretta e sistematica quantificazione delle rimanenze a
fine esercizio.
Quanto alla predisposizione di una accurata e sistematica rilevazione e contabilizzazione
degli “scaduti” l’Azienda precisa che il controllo dei beni scaduti avviene ogni mese su tutti i
magazzini e eventuali scaduti vengono scaricati con la causale prevista nel sistema AMC
contabilizzandone la consistenza quali/quantitativa.
Dalle risposte acquisite si deduce che la detta rilevazione non viene eseguita nel P.O.
Businco e nel P.O. SS. Trinità, mentre presso il P.O. di Muravera detta procedura viene attuata
in tre strutture del presidio; dal questionario compilato dal Direttore generale dell’ASL
risultano, invece, operative n. 10 UU.OO.
Armadietti reparto. La procedura SISaR denominata “Armadietto Virtuale di Reparto”, è
stata, ad oggi, avviata nei PP.OO. “Binaghi” e “Marino”. Risulta in corso di completamento
presso il P.O. Microcitemico, dal questionario si rileva che tale procedura non viene utilizzata
nell’UO di Radiologia in quanto, come già detto, detta struttura è afferente al centro di costo
Radioterapia del P.O. “Businco” non ancora abilitato allo scarico.
Nei restanti PP.OO. SS. Trinità e presidi periferici si sta procedendo per l’implementazione.
Come già detto, la prima sperimentazione sul campo dell’armadietto virtuale di reparto è
avvenuta nel mese di maggio 2012 nei reparti Pneumologia IV e successivamente nella
Pneumologia III del PO “Binaghi”. Nei mesi successivi l’avvio ha interessato tutte le unità
operative del PO “Binaghi” e del PO “Marino” (reparti, laboratori di analisi, blocchi operatori,
133
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
ecc..). Dopo la fase preliminare di inventario delle giacenze presenti a reparto, l’armadietto
virtuale, è stato avviato con l’importazione dei dati di inventario e la conseguente formazione e
supporto sul campo degli operatori (coordinatore infermieristico, infermieri, ecc.) all’uso delle
funzionalità di scarico massivo/paziente a centro di costo dei singoli prodotti utilizzati (farmaci,
presidi e soluzioni).
Il Direttore ha dichiarato che il processo di attivazione è condizionato dalla necessità di
affiancamento del personale di Reparto, per un certo periodo di tempo, con il personale
dell’Azienda esperto delle funzionalità della procedura informatica, nonché dalla necessità di
costruire una metodologia operativa che consenta di avere una precisa conoscenza di tutti i
prodotti consumati giornalmente115. Detto intervento, precisa ancora l’Azienda, garantirebbe
un adeguato livello di supporto nelle fasi di avvio della procedura, che a sua volta garantisce
un corretto utilizzo della stessa nella fase successiva.
Per quanto riguarda gli aspetti tecnici della procedura sono stati riscontrati problemi
soprattutto nella parte che riguarda lo scarico massivo/paziente a centro di costo. Tali criticità
si riflettono, in alcuni casi, sulla possibilità di intervenire in maniera esaustiva sulle questioni
evidenziate dalla Sezione di Controllo. A tal proposito il Direttore generale ha sottolineato che,
durante il periodo di avvio, gli operatori coinvolti nell’utilizzo hanno evidenziato problematiche
del sistema derivanti da malfunzionamenti del programma, segnalate alla RTI, alcune delle
quali sono state risolte116 nei mesi successivi all’avvio, mentre per altre, (impossibilità di
annullare uno scarico effettuato, impossibilità di annullare una data di scarico errata,
impossibilità
di
annullare
una
causale
errata
e il
report
risultato della
ricerca
per
nosologico/anagrafica non compare il dato del nosologico/anagrafica nella visualizzazione a
monitor e nella esportazione in Excel) si attende ancora una soluzione.
Ha, inoltre, evidenziato che alcune criticità derivano dalle funzionalità del sistema non del
tutto adeguate al tipo di attività che si svolge nelle Unità Operative di un Presidio
Ospedaliero.117
115
Al momento siano disponibili soltanto due figure per le attività di formazione necessarie, il che, inevitabilmente,
allunga i tempi di attivazione implicando che questa possa avvenire solo un reparto per volta.
116
Problemi di visualizzazione vari: tasti funzione, ecc.; risultati per nosologico (restituiva un valore nullo); stampe per
consumato risolte solo nel mese di settembre 2012; problemi vari con il prezzo medio ponderato; personalizzazione
elenco scarico risolto solo nel mese di dicembre 2012; gestione dei codici a barre; nuove stampe fornite solo nel mese
di ottobre 2012.
117
Quali la funzionalità di scarico per paziente/massivo risulta non essere efficiente ma bensì troppo onerosa in termini
di tempo in quanto il sistema non permette una gestione veloce dello scarico, ma costringe l’operatore ad utilizzare il
mouse o la tastiera per scaricare ogni singolo prodotto con un enorme dispendio di tempo; il sistema non dispone di
un modulo di gestione delle terapia per singolo paziente con strumenti che permettono in modo semplice la
compilazione, la variazione e la validazione della terapia da parte del medico e somministrazione da parte
dell’infermiera, nonché la stampa della terapia con i codici a barre dei farmaci, nosologico e codice fiscale del paziente
da appendere nella cartella al letto del paziente; il sistema non dispone di una integrazione con il sistema ADT
(gestione dei ricoveri) tale da fornire oltre all’anagrafica anche il nosologico del paziente e facilitare quindi la ricerca
per nosologico; il sistema non dispone di una gestione dei movimenti di magazzino dettagliata per richiedente. Più
precisamente se su un dato centro di costo ci sono più richiedenti (caso abbastanza comune nel territorio) è necessario
avere i report/statistiche dei movimenti di magazzino dettagliati per singolo richiedente; il sistema non dispone di uno
strumento che permetta, in fase di caricamento della bolla della merce in ingresso nel magazzino di farmacia, la
134
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Il Servizio informatico aziendale ritiene che il sistema dovrebbe essere dotato di nuove
funzionalità atte a ridurre notevolmente i tempi di scarico massivo/paziente a centro di costo,
gestione della terapia, etichettatura confezioni e miglioramento dei report e statistiche.
Il Direttore generale ha precisato che la completa implementazione del sistema a livello
aziendale richieda un investimento ingente di risorse economiche sia per la formazione che per
l’acquisizione di hardware.
Si è, pertanto, preferito procedere per un’attivazione progressiva, sia in quanto il personale
disponibile per la formazione degli operatori è ridotto a due sole unità, sia in modo da
minimizzare l’impatto organizzativo derivante da un sistema non perfettamente “a punto”.
Viene infine precisato che in ogni caso l’estensione dell’uso dell’armadietto virtuale di
reparto nei cinque presidi e nei cinque distretti sanitari non ancora interessati richiederebbe
comunque maggiore disponibilità del supporto TOJ e della DL.
Di seguito si riporta un prospetto di sintesi delle informazioni fornite, dal Direttore Generale
della Asl e dal Direttore Sanitario del P.O., tramite il questionario predisposto da questo Ufficio.
stampa delle etichette con dispositivi di stampa (stampanti laser, stampanti di etichette da tavolo, stampanti di
etichette mobili, ecc..) che permettano una veloce applicazione della stessa nelle confezioni della merce in entrata.
135
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Businco
SS Trinità
Microcitemico
Marino
Binaghi
Muravera
S. Marcellino
Isili
S.
Giuseppe
L'Azienda ha predisposto nel 2012
o nel 2013 linee guida a livello di
Azienda, di Presidio e di singola
Unità Operativa tese a monitorare
e c ontenere i flussi di spesa di
tutti i beni sanitari?
1. Quante sono le
Strutture/Reparti del Presidio
Ospedaliero?
2.
In quante Strutture/Reparti
del
Presidio
sono
stati
chiaramente attribuiti dal 2012 o
dal 2013 i c ompiti di servizio (e le
connesse
responsabilità)
agli
operatori delle Strutture/Reparti
coinvolti a vario titolo nelle
procedure oggetto dell’indagine?
3.
In
quanti
delle
Strutture/Reparti del Presidio sono
state predisposte dal 2012 o dal
2013 adeguate misure di c ustodia
di tutti i beni pubblici all’interno
dei
magazzini
delle
Strutture/Reparti?
4.
In quante Strutture/Reparti
del Presidio si è attualmente in
grado
di pervenire
ad
una
ric ostruzione attendibile dei flussi
dei c onsumi effettivi del Reparto
con riferimento a tutti i beni
sanitari, ovvero si effettua un
monitoraggio
quantitativofinanziario dei c onsumi?
ASL 8
si
20
25
11
13
14
13
9
105
20
0
10
13
14
13
4
74
20
vd question
11
13
14
13
4
0
vd question
11
13
14
12
4
np
semestrale
quotidiano
quotidiano
annuale
settimanale
Direzione sanitaria,
blocc o
operatorio,laboratorio
analisi, rec upero e
ried.funzionale,onc ologia
medica, ematologia e
CTMO, c ardiologia,
c hirurgia generale,
c hirurgia sperimentale,
c hirurgia toracic a,
onc ologia ginec ologic a,
anestesia e rianimazione,
terapia del dolore,
dermatologia, radiologia,
radioterapia,
radioterapia
sperimentale, medicina
nucleare, fisic a sanitaria,
anatomia patologica.
np
direzione
sanitaria,ginec olo
gia e diagnosi
prenatale,cardiolo
gia,D.H. ematol
adulti,
oncoematologia,e
ndoc rinilogia
pediatrica, DH età
evolutiva, Iiclinic a
pediatric a,c entro
trap. Midollo
osseo, laborat.
Diagnostica
avanz.
direzione
sanitaria,ortop.e
microc hir
ricostuttiva,c linica
ortopedica,unità
spinale, c ardiologia,
riabilitazione,
anestesia-blocc o
operatorio,c hirurgia
d'urgenza, rianim e
medic . Iperbaric a,
pronto
socc orso,laboratorio
analisi,neurochirurgia
, radiologia.
UU.OO. I, II, IV
pneumologia,
anestes. e
rianimazione,
oftalmologia, c.
trapianti midollo
osseo, UU.OO
serv. Cardiologia,
laborat.,
radiologia, c entro
donnna, genetica
medic a, c entrorif.
Reg. trapianti,
direzione sanitaria
pronto
socc orso,
dialisi, labor.
Analisi,
radiologia,
ortopedia,
cenro donna,
c entro
trasfusionale,
farmac ia,
anestesia,sala
operatoria,
chirurgia,
medicina,
direzione
sanitaria.
Medicina,
c hirurgia,
blocc o
operatorio,
pronto
soc corso
5.
In quante Strutture/Reparti
del
Presidio
sono
state
implementate nel 2012 o nel 2013
procedure c he agevolino una più
oc ulata
programmazione
dei
consumi futuri?
0
vd nota
10
13
14
6
0
6.
In quante Strutture/Reparti
del
Presidio
è
attualmente
effettuata
la
c orretta
e
sistematic a quantific azione delle
“rimanenze”
delle
Strutture/Reparti a fine eserc izio?
20
vd nota
11
13
14
13
9
0
vd nota
11
13
14
3
9
20
vd nota
11
13
14
0
0
0
vd nota
10
13
14
0
0
in tutte le
strutture
0
0
1
0
0
13
0
0
4.1.
Con
temporali?
4.2.
quali
c adenze si prevede una c adenza
trimestrale
Indicare le Strutture
7. In quante Strutture/Reparti
del Presidio è attualmente
effettuata la rilevazione degli
“sc aduti” all’interno delle
Strutture/Reparti e la
contabilizzazione degli stessi?
8. In quante Strutture/Reparti
del Presidio è stata attivata la
procedura "armadio farmaceutico
virtuale" sul Sistema SISaR?
9. In quante Strutture/Reparti
del Presidio è effettivamente e
sistematic amente utilizzata la
procedura "armadio farmaceutico
virtuale" sul Sistema SISaR?
9.1. Indicare le Strutture in cui
la procedura è attualmente
effettivamente utilizzata:
10. In quante delle Strutture
nelle quali è utilizzata la procedura
"armadio farmaceutico virtuale" sul
Sistema SISaR si effettua lo
sc arico a paziente?
11. In quante delle Strutture
nelle quali è utilizzata la procedura
"armadio farmaceutico virtuale" sul
Sistema SISaR si effettua lo
sc arico massivo?
0
0
0
0
0
0
0
10
direzione
sanitaria,ortop. E
microc hir
ricostuttiva,c linica
ortopedica,unità
spinale, c ardiologia,
riabilitazione,
anestesia-blocc o
operatorio,c hirurgia
d'urgenza, rianim e
medic . Iperbaric a,
pronto
socc orso,laboratorio
analisi,neurochirurgia
, radiologia.
1( nella Sc
Rianimazione
limitatamente ai
degenti si atua lo
sc arico a paziente)
13 ( nella Sc
Rianimazione
limitatamente ai
degenti si atua lo
sc arico a paziente)
136
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
L’Azienda sanitaria n. 8 di Cagliari, in ottemperanza alle richieste formulate (n. 2738 dell’11
aprile 2013) dall’Ufficio istruttore, ha trasmesso118 i prospetti riepilogativi, a firma del Direttore
generale, mostranti le rilevazioni sulla spesa sostenuta negli esercizi 2011, 2012 e I° trimestre
2013, effettuate dai tre Reparti/UU.OO individuati dall’Azienda in ciascun Presidio ospedaliero
come indicato nella tabella successiva.
O.P.
UU.OO.
Pneumologia
Binaghi
CTO
Anestesia e Rianimazione
Ematologia e CTO
Businco
Oncologia medica
Medicina nucleare
Chirurgia d'urgenza
Marino
Unità spinale
Rianimazione e camere iperbarica
CTO
Microcitemico
Ginecologia e diagnosi prenatale
Endocrinologia pediatrica
Anestesia e Rianimazione
SS. Trinità
Chirurgia generale
Urologia
Medicina Interna
San Marcellino
Muravera
Chirurgia generale
Pronto soccorso
Medicina Interna
San Giuseppe Isili
Chirurgia generale
Radiologia
Detti quadri riepilogativi, al fine di acquisire informazioni in merito all’utilità delle procedure
seguite sul Sistema SISaR e di accertare l’eventuale contenimento conseguito, espongono i
valori delle giacenze dei farmaci e di altri prodotti sanitari rilevate, ad inizio d’anno, dei beni
distribuiti e consumati; vengono, inoltre, riportate le giacenze accertate a fine anno e la
contabilizzazione dei prodotti scaduti
118
Prot. 3101 del 6/05/2013 SC-SAR SO4-A.
137
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri.
I prospetti successivi, predisposti dall’Ufficio di controllo sui dati dedotti dalle succitate
schede riepilogative, riassumono, con indicazione dello scostamento tra gli esercizi 2011/2012,
l’andamento dei costi in riferimento alla distribuzione, ai consumi (la cui rilevazione è possibile
per differenza tra quanto caricato e quanto rimasto in giacenza). Danno conto, altresì delle
rimanenze di magazzino di reparto. E’ opportuno sottolineare che l’analisi compiuta non tiene
conto dell’attività svolta presso ciascun Reparto in quanto non si dispone dei relativi dati.
•
P.O. Binaghi. Dalla comparazione dei dati 2012 e 2011 riguardanti i costi dei beni
distribuiti dal Servizio Farmacia ai reparti esaminati emerge che nel corso dell’anno 2012 si è
registrata una crescita complessiva del 11,26% rispetto all’esercizio precedente. Detta crescita
è imputabile per il 13,80% all’incremento dei costi per l’erogazione dei farmaci (risultano il
CTO, +18%, e l’Istituto di anestesia e rianimazione, (+9%) le UU. OO. alle quali vengono
distribuite le quantità maggiormente significative) e per il 5,48% per la distribuzione degli altri
beni sanitari, discendente prevalentemente dall’incremento del 51,61% nella U.O. di
Pneumologia; in quest’ultima struttura, tuttavia, si rileva una importante riduzione dei costi
per l’approvvigionamento dei farmaci pari al 31,45%.
Con riferimento ai beni consumati il confronto dei valori esposti nella tabella seguente
mostra una crescita del 11,85%. Tale aumento è dovuto all’incremento dei consumi sia dei
“farmaci” (+13,52%) che degli “altri beni sanitari” (+5%).
Si sottolinea il cospicuo aumento delle giacenze complessive (+108,36%) passate da €
310.273,02 al 31 dicembre 2011 a € 646.491,74 al 31 dicembre 2012. Detta crescita è
imputabile alle rimanenze sia dei farmaci (+120,39%) che degli altri beni (+105,97%). Con
riguardo a quest’ultima tipologia di beni si rileva un considerevole incremento pari a
1.433,51% nell’U.O. di Pneumologia, discendente probabilmente da un ridotto utilizzo di detti
beni (€ 10.111,95) rispetto alla distribuzione effettuata dalla Farmacia ospedaliera nel corso
del 2012 (€ 14.924,42).
138
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Tabella n. 19
Distribuzione P.O. “Binaghi”119 Cagliari
P.O
Beni distribuiti al
reparto dalla
Farmacia nel 2011
Beni distribuiti al
reparto dalla
Farmacia nel 2012
Scostam %
102.609,37
70.342,10
-31,45
9.843,82
14.924,42
51,61
TOTALE
112.453,19
85.266,52
-24,18
Farmaci
1.083.781,34
1.283.977,23
18,47
462.923,16
492.676,77
6,43
TOTALE
1.546.704,50
1.776.654,00
14,87
Farmaci
92.141,40
100.638,42
9,22
Altri beni sanitari
89.572,68
85.558,43
-4,48
TOTALE
181.714,08
186.196,85
2,47
Farmaci
1.278.532,11
1.454.957,76
13,80
562.339,66
593.159,62
5,48
1.840.871,77
2.048.117,37
11,26
UU.OO.
BENI
Farmaci
Altri beni sanitari
Pneumologia
Altri beni sanitari
CTO
BINAGHI
Anestesia e
Rianimazione
TOTALI
Altri beni sanitari
TOTALE
Consumato P.O. “Binaghi” Cagliari
P.O.
UU.OO.
Scostam.
%
94.554,26
70.257,05
-25,70
9.508,11
10.111,95
6,35
TOTALE
104.062,37
80.369,00
-22,77
Farmaci
1.047.464,37
1.232.786,45
17,69
245.156,16
232.621,56
-5,11
1.292.620,53
1.465.408,01
13,37
Farmaci
85.084,49
89.998,26
5,78
Altri beni sanitari
48.831,36
76.123,39
55,89
TOTALE
133.915,85
166.121,64
24,05
Farmaci
1.227.103,12
1.393.041,76
13,52
303.495,64
318.856,89
5,06
1.530.598,75
1.711.898,65
11,85
Farmaci
Pneumologia
CTO
Beni consumati
dal Reparto nel
2011
Beni consumati dal
Reparto nel 2012
BENI
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
BINAGHI
Anestesia e
Rianimazione
TOTALI
Altri beni sanitari
TOTALE
119
E’ opportuno rammentare la deliberazione n.45/2013 relativa alla “Verifica delle misure adottate a seguito
dell’indagine di controllo sulla gestione delle procedure d’acquisto, inventariazione, conservazione e distribuzione dei
farmaci alle diverse strutture complesse o semplici nel PO Binaghi”.
139
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Giacenze P.O. “Binaghi” Cagliari
P.O.
Giacenze
Reparto al
31/12/2011
8.055,11
Giacenze
Reparto al
31/12/2012
8.140,16
335,71
5.148,18
1.433,51
TOTALE
8.390,82
13.288,34
58,37
Farmaci
36.316,97
87.507,75
140,96
217.766,99
477.822,21
119,42
254.083,97
565.329,96
122,50
7.056,91
17.697,08
150,78
40.741,32
50.176,36
23,16
TOTALE
47.798,23
67.873,44
42,00
Farmaci
51.428,99
113.344,99
120,39
258.844,03
533.146,75
105,97
310.273,02
646.491,74
108,36
UU.OO.
BENI
Farmaci
Pneumologia
CTO
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
BINAGHI
Farmaci
Anestesia e
Rianimazione
TOTALI
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
•
P.O. Businco. La disamina dei
dati 2011/2012 riportati
Scostam. %
1,06
nella successiva tabella
evidenziano una riduzione complessiva della distribuzione effettuata dal Servizio Farmacia ai
Reparti in esame che si attesta intorno al 3,62%. Con riguardo alle UU.OO. incide in modo
determinante il contenimento (-56%) dell’approvvigionamento di altri beni sanitari avutosi
nella U.O. Oncologia medica.
Nel 2012 la spesa relativa ai beni consumati nelle UU.OO. esaminate evidenzia un
leggerissimo incremento pari all’1,25% dovuto quasi esclusivamente alla voce altri beni
sanitari (+5,85%), per quanto si riscontri una significativa flessione nei Reparti di Oncologia
medica (-57,52%) e di Medicina nucleare (-40,56%). Quanto al consumo di prodotti
farmaceutici risulta in crescita solamente nell’U.O. di Oncologia medica (+11%).
Con riferimento alle giacenze complessive da una comparazione dei valori del biennio si
evince una variazione in diminuzione del 31,64% rispetto all’esercizio 2011. Detta contrazione
è influenzata prevalentemente dai farmaci (-42,57%) e solo in minima parte dagli altri beni
sanitari (-4,36%). Quanto ai farmaci al 31 dicembre 2012 nel Reparto di Medicina nucleare si
rilevano cospicue rimanenze di magazzino, pari a € 11.545,06 (+3.664,31%), presumibilmente
derivanti dalla diminuzione dei consumi (€ 1.212.171,74) rispetto all’approvvigionamento dei
farmaci (€ 1.223.410,10). Si evidenzia, inoltre, che nella medesima U.O. non è possibile
effettuare una comparazione tra le scorte di “altri beni sanitari” in quanto i dati relativi al 31
dicembre 2011 non sono disponibili.
140
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Tabella n. 20
Distribuzione P.O. “Businco” Cagliari
P.O
UU.OO.
Beni
Farmaci
Ematologia e
CTO
2.861.299,60
-18,12
854.086,68
1.020.755,90
19,51
4.348.735,53
3.882.055,51
-10,73
5.691.223,54
5.999.127,58
5,41
281.402,83
123.711,84
-56,04
5.972.626,37
6.122.839,42
2,52
1.274.369,21
1.223.410,10
-4,00
294.436,61
231.748,59
-21,29
TOTALE
1.568.805,83
1.455.158,69
-7,24
Farmaci
10.460.241,60
10.083.837,28
-3,60
1.429.926,12
1.376.216,33
-3,76
11.890.167,73
11.460.053,61
-3,62
TOTALE
Farmaci
Altri beni sanitari
TOTALE
BUSINCO
Farmaci
Medicina
nucleare
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALI
Beni distribuiti al
Scostam.
Reparto dalla
%
Farmacia nel
2012/2011
2012
3.494.648,85
Altri beni sanitari
Oncologia
medica
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2011
TOTALE
Consumato P.O “Businco” Cagliari
P.O.
UU.OO.
Beni
Farmaci
Ematologia e CTO
-14,48
730.755,37
1.087.635,09
48,84
4.084.529,38
3.955.776,00
-3,15
5.521.205,25
6.136.005,48
11,14
280.093,03
118.995,52
-57,52
5.801.298,28
6.255.001,00
7,82
1.274.062,51
1.212.171,74
-4,86
294.436,61
175.020,03
-40,56
TOTALE
1.568.499,13
1.387.191,76
-11,56
Farmaci
10.149.041,77
10.216.318,13
0,66
1.305.285,01
1.381.650,64
5,85
11.454.326,78
11.597.968,77
1,25
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
Medicina nucleare
TOTALI
Scostam.
%
2.868.140,91
Farmaci
BUSINCO
Beni consumati
dal Reparto nel
2012
3.353.774,01
TOTALE
Oncologia medica
Beni consumati
dal Reparto nel
2011
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
141
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Giacenze P.O. “Businco” Cagliari
P.O.
UU.OO.
Ematologia e
CTO
Oncologia
medica
Beni
nucleare
134.033,53
-4,86
Altri beni sanitari
123.331,31
56.452,13
-54,23
TOTALE
264.206,15
190.485,66
-27,90
Farmaci
170.018,30
33.140,39
-80,51
1.309,80
6.026,12
360,08
171.328,10
39.166,51
-77,14
306,70
11.545,06
3.664,31
-
56.728,56
306,70
68.273,62
22.160,89
Farmaci
311.199,83
178.718,98
-42,57
Altri beni sanitari
124.641,11
119.206,81
-4,36
435.840,95
297.925,79
-31,64
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
TOTALI
TOTALE
•
Scostam.
%
140.874,84
Farmaci
Medicina
Giacenze
Reparto al
31/12/2012
Farmaci
TOTALE
BUSINCO
Giacenze
Reparto al
31/12/2011
P.O. Marino. Il confronto dei dati riportati nella tabella sopra esposta mostra una riduzione
complessiva pari a 35,41% della spesa sostenuta per la distribuzione dei farmaci (-23,81%) e
degli altri beni sanitari (-45,75%). In particolare nella U.O di Chirurgia d’urgenza si riscontra
una flessione complessiva alquanto significativa (-65,57%), mentre presso la struttura
operativa Unità Spinale si registra una crescita che si attesta intorno a 9,72%.
La disamina dei dati 2011/2012 riguardanti i costi dei beni consumati nei Reparti in esame,
evidenzia nell’esercizio 2012 una riduzione complessiva pari al 40,28% rispetto all’esercizio
precedente, dovuta sia ai farmaci (-28,94%) che agli “altri beni sanitari (-51,27%). Si rileva
che nella struttura Chirurgia d’urgenza il consumo di detti beni è stato più che dimezzato (69,22%).
Con riferimento alle giacenze complessive, da una analisi dei dati esposti si evidenzia un
incremento del 115,91% delle stesse la cui rilevazione passa da € 148.667,00 al 31 dicembre
2011 a € 320.981,43 al 31 dicembre 2012. Detta crescita è imputabile sia alle giacenze dei
farmaci (+181,38%) che degli altri beni sanitari (+93,76%). Con riguardo ai Reparti le
rimanenze di magazzino più consistenti si rilevano presso l’ U.O. Unità Spinale (+1.028,61%).
In riferimento alla suddetta struttura dalla lettura dei dati 2012 emerge che il riscontrato
incremento potrebbe, inoltre, scaturire dalla contrazione dei consumi (€ 157.334,70) rispetto
all’approvvigionamento dei prodotti (€ 202.350,03). Analoga situazione si registra con riguardo
alla U.O. di Rianimazione e Medicina Iperbarica che ha registrato, a chiusura dell’esercizio
2012, scorte piuttosto rilevanti (€ 184.474,45), costituite prevalentemente da altri beni
142
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
sanitari (€ 122.479,75), dovute ad una minor entità di consumi rispetto all’erogazione
richiesta.
Tabella n. 21
Distribuzione P.O. “Marino”120 Cagliari
P.O
UU.OO.
Beni
Chirurgia
d'urgenza
MARINO
Rianimazione e
Medicina
Iperbarica
TOTALI
Beni distribuiti al
reparto dalla
Farmacia nel
2012
Scostam
%
Farmaci
173.113,04
138.260,11
-20,13
Altri beni sanitari
575.677,77
119.552,33
-79,23
748.790,81
257.812,43
-65,57
Farmaci
91.073,80
98.263,68
7,89
Altri beni sanitari
93.350,37
104.086,35
11,50
TOTALE
184.424,16
202.350,03
9,72
Farmaci
544.121,37
379.325,38
-30,29
Altri beni sanitari
237.247,45
268.024,71
12,97
TOTALE
781.368,82
647.350,09
-17,15
Farmaci
808.308,21
615.849,16
-23,81
Altri beni sanitari
906.275,58
491.663,39
-45,75
1.714.583,79
1.107.512,55
-35,41
TOTALE
Unità spinale
Beni distribuiti al
reparto dalla
Farmacia nel 2011
TOTALE
Consumato P.O “Marino” Cagliari
P.O.
UU.OO.
Chirurgia d'urgenza
Beni
Beni consumati dal
Reparto nel 2012
Scostam.
%
Farmaci
165.626,50
117.502,72
-29,06
Altri beni sanitari
486.595,61
149.763,09
-69,22
652.222,11
267.265,82
-59,02
Farmaci
89.049,20
84.798,73
-4,77
Altri beni sanitari
90.998,63
72.535,98
-20,29
TOTALE
180.047,83
157.334,70
-12,62
Farmaci
516.057,38
345.394,67
-33,07
Altri beni sanitari
217.589,48
165.202,94
-24,08
TOTALE
733.646,86
510.597,60
-30,40
Farmaci
770.733,08
547.696,12
-28,94
Altri beni sanitari
795.183,72
387.502,01
-51,27
1.565.916,79
935.198,12
-40,28
TOTALE
Unità spinale
Beni consumati
dal Reparto nel
2011
MARINO
Rianimazione e
Medicina Iperbarica
TOTALI
TOTALE
120
E’ opportuno rammentare la deliberazione n. 42/2013 relativa alla “Verifica delle misure adottate a seguito
dell’indagine di controllo sulla gestione delle procedure d’acquisto, inventariazione, conservazione e distribuzione dei
farmaci alle diverse strutture complesse o semplici nel P.O Marino”.
143
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Giacenze P.O. “Marino” Cagliari
P.O.
UU.OO.
Beni
Farmaci
Chirurgia
d'urgenza
Giacenze
Reparto al
31/12/2012
Scostam. %
7.486,54
28.243,93
277,26
89.082,16
58.871,39
-33,91
96.568,70
87.115,32
-9,79
Farmaci
2.024,60
15.489,55
665,07
Altri beni sanitari
2.351,73
33.902,11
1.341,58
TOTALE
4.376,33
49.391,66
1.028,61
Farmaci
28.063,99
61.994,70
120,90
Altri beni sanitari
19.657,97
122.479,75
523,05
TOTALE
47.721,97
184.474,45
286,56
Farmaci
37.575,13
105.728,18
181,38
111.091,87
215.253,25
93,76
148.667,00
320.981,43
115,91
Altri beni sanitari
TOTALE
Unità spinale
Giacenze
Reparto al
31/12/2011
MARINO
Rianimazione e
Medicina
Iperbarica
TOTALI
Altri beni sanitari
TOTALE
•
P.O. Microcitemico. L’analisi dei dati esposti nella tabella evidenziano nell’esercizio 2012
una riduzione complessiva, pari a 7%, dei costi sostenuti per la distribuzione rispetto
all’esercizio 2011. Con riguardo ai farmaci emerge un decremento diffuso in tutte le UU.OO. in
esame (-25,11%). La crescita per l’approvvigionamento degli altri beni sanitari pari a +4,77%
è imputabile principalmente all’incremento (+12%), riscontrabile nell’U.O. di Ginecologia e
Diagnosi prenatale.
Dalla tabella emerge un leggerissimo decremento dei consumi pari all’1,67% derivante
prevalentemente dalla flessione dei farmaci (-15,32%) imputabile, in percentuale diversa, a
tutte le strutture operative in esame. Emerge un lieve incremento dei consumi della voce “altri
prodotti sanitari” pari a 7,75%, crescita che coinvolge tutte le UU.OO.
Si sottolinea l’aumento delle giacenze complessive (+56,56%) passate da 113.145,66 euro
nel 2011 a 177.140,51 euro nel 2012, dovuto principalmente alle cospicue rimanenze relative
agli “altri beni sanitari” (+87,26%). Relativamente alle scorte dei farmaci si mette in evidenza
una leggera diminuzione pari al 6,92%. In particolare dall’analisi dei dati emerge che le
UU.OO. che registrano una maggiore crescita di rimanenze, in entrambe le tipologie di beni,
sono Ginecologia e Diagnosi prenatale (+108,68%) e Endocrinologia pediatrica (+88,11%).
Con riferimento a quest’ultima struttura si sottolinea, nel corso del 2012, il consistente
aumento delle scorte dei farmaci (+159,15%), dipendente verosimilmente dalla contrazione
dei consumi (€ 6.195,74) rispetto alle richieste effettuate (€ 6.944,01).
144
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Tabella n. 22
Distribuzione P.O. “Microcitemico”
P.O
UU.OO.
Beni
Farmaci
Scostam.
%
235.594,10
-25,79
41.985,88
31.761,25
-24,35
359.436,58
267.355,35
-25,62
17.950,95
16.148,55
-10,04
244.252,28
274.264,21
12,29
262.203,23
290.412,76
10,76
10.002,08
6.944,01
-30,57
237.600,78
242.785,84
2,18
TOTALE
247.602,85
249.729,85
0,86
Farmaci
345.403,73
258.686,67
-25,11
Altri beni sanitari
523.838,93
548.811,30
4,77
869.242,67
807.497,97
-7,10
TOTALE
Farmaci
Ginecologia e
diagnosi
prenatale
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel
2012
317.450,71
Altri beni sanitari
CTO
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2011
Altri beni sanitari
TOTALE
MICROCITEMICO
Farmaci
Endocrinologia
pediatrica
Altri beni sanitari
TOTALE
COMPLESSIVO
TOTALE
Consumato P.O “Microcitemico”
P.O.
UU.OO.
Scostam.
%
281.711,04
239.434,65
-15,01
34.117,43
35.031,95
2,68
315.828,47
274.466,60
-13,10
17.275,82
15.608,43
-9,65
197.105,56
222.832,42
13,05
214.381,38
238.440,85
11,22
9.531,92
6.195,74
-35,00
216.355,23
224.399,92
3,72
TOTALE
225.887,15
230.595,67
2,08
Farmaci
308.518,77
261.238,83
-15,32
Altri beni sanitari
447.578,23
482.264,29
7,75
756.097,01
743.503,12
-1,67
Farmaci
CTO
Beni consumati
dal Reparto nel
2011
Beni consumati dal
Reparto nel 2012
Beni
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
Ginecologia e
Altri beni sanitari
diagnosi prenatale
TOTALE
MICROCITEMICO
Farmaci
Endocrinologia
pediatrica
TOTALE
COMPLESSIVO
Altri beni sanitari
TOTALE
145
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Giacenze P.O. “Microcitemico”
P.O.
UU.OO.
Beni
Giacenze
Reparto al
31/12/2012
Scostam. %
35.739,67
31.899,12
-10,75
7.868,44
4.597,74
-41,57
43.608,11
36.496,86
-16,31
675,13
1.215,25
80,00
47.146,72
98.578,51
109,09
47.821,84
99.793,76
108,68
470,16
1.218,43
159,15
21.245,54
39.631,46
86,54
TOTALE
21.715,70
40.849,89
88,11
Farmaci
36.884,96
34.332,80
-6,92
Altri beni sanitari
76.260,70
142.807,71
87,26
113.145,66
177.140,51
56,56
Farmaci
CTO
Giacenze
Reparto al
31/12/2011
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
Ginecologia e
Altri beni sanitari
diagnosi prenatale
TOTALE
MICROCITEMICO
Farmaci
Endocrinologia
pediatrica
TOTALE
COMPLESSIVO
Altri beni sanitari
TOTALE
•
P.O. SS. Trinità. Quanto ai costi sostenuti per l’approvvigionamento dei beni sanitari, i dati
riportati nella tabella evidenziano nell’esercizio 2012 un leggero incremento complessivo del
2,37% rispetto al 2011. Con riguardo ai farmaci dall’analisi effettuata emerge, tuttavia, una
flessione (-29,54%) che si riscontra, in misura apprezzabile, in tutte le UU.OO esaminate.
Risulta, invece, una crescita degli altri beni sanitari (+14,20%) da ricondurre, principalmente,
all’U.O. Chirurgia generale (+35,58%).
Nel 2012 il consumo ha registrato un aumento pari al 9,41% passando da € 2.874.255 nel
2011 a € 3.144.693,50 nel 2012. Tale crescita è dovuta all’incremento determinatosi alla voce
“altri beni sanitari” (+22,95%) che nella U.O. Chirurgia generale si attesta intorno al 62%
circa. Con riferimento ai farmaci, invece, appare rilevante la riduzione dei consumi (-24,76%)
che si riscontra mediamente in tutte le strutture in esame, con un calo significativo presso la
U.O. Anestesia e Rianimazione (-37,32%).
Al 31 dicembre 2012 l’ammontare complessivo delle giacenze risulta essere di €
557.628,37 con una variazione in crescita pari a 48,48% rispetto all’esercizio 2011. Tale
aumento è imputabile principalmente alle scorte di altri beni sanitari (+56,52%) e solo in
minima parte ai prodotti farmaceutici (+8,65%). Con riguardo alle Strutture operative una
cospicua entità di rimanenze si riscontra nel Reparto di Anestesia e Rianimazione dove
l’incremento complessivo si attesta intorno al 140,14%, presumibilmente ascrivibile non solo
alle richieste inoltrate al Servizio di Farmacia superiori al reale consumo sostenuto, ma anche
alla consistenza iniziale delle scorte di reparto.
146
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Tabella n. 23
Distribuzione P.O. “SS. Trinità”
P.O
UU.OO.
ANESTESIA E
RIANIMAZIONE
CHIRURGIA
GENERALE
Beni
153.931,05
-35,53
Altri beni sanitari
372.274,21
326.502,36
-12,30
TOTALE
611.019,70
480.433,41
-21,37
Farmaci
288.100,59
195.369,30
-32,19
Altri beni sanitari
855.249,74
1.159.561,77
35,58
1.143.350,33
1.354.931,06
18,51
352.062,40
269.976,36
-23,32
1.143.369,91
1.221.433,71
6,83
1.495.432,31
1.491.410,07
-0,27
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALI
Scostam.
%
238.745,49
Farmaci
UROLOGIA
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2012
Farmaci
TOTALE
SS. TRINITÀ
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2011
Altri beni sanitari
TOTALE
878.908,47
619.276,71
-29,54
2.370.893,87
2.707.497,83
14,20
3.249.802,34
3.326.774,54
2,37
Consumato P.O SS. Trinità
P.O.
UU.OO.
Anestesia e
Rianimazione
Chirurgia Generale
Beni
Beni consumati
dal Reparto nel
2011
Beni consumati dal
Reparto nel 2012
Scostam.
%
Farmaci
224.579,08
140.773,10
-37,32
Altri beni sanitari
345.978,35
282.958,27
-18,22
TOTALE
570.557,43
423.731,37
-25,73
Farmaci
254.452,15
207.716,53
-18,37
Altri beni sanitari
614.024,12
992.354,44
61,61
TOTALE
868.476,27
1.200.070,97
38,18
Farmaci
336.805,43
265.328,65
-21,22
1.098.415,87
1.255.562,53
14,31
1.435.221,30
1.520.891,17
5,97
SS. TRINITÀ
Urologia
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALI
Altri beni sanitari
TOTALE
815.836,66
613.818,27
-24,76
2.058.418,35
2.530.875,23
22,95
2.874.255,00
3.144.693,50
9,41
147
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Giacenze P.O. “SS Trinità”
P.O.
UU.OO.
Anestesia e
Rianimazione
Chirurgia
Generale
Giacenze
Reparto al
31/12/2011
Beni
Giacenze
Reparto al
31/12/2012
Scostam. %
Farmaci
14.166,40
27.324,35
92,88
Altri beni sanitari
26.295,87
69.839,96
165,59
TOTALE
40.462,27
97.164,31
140,14
Farmaci
33.648,44
21.301,21
-36,69
241.225,62
408.432,95
69,32
274.874,06
429.734,16
56,34
Farmaci
15.256,97
19.904,69
30,46
Altri beni sanitari
44.954,04
10.825,22
-75,92
TOTALE
60.211,01
30.729,91
-48,96
Farmaci
63.071,81
68.530,25
8,65
312.475,53
489.098,13
56,52
375.547,34
557.628,37
48,48
Altri beni sanitari
TOTALE
SS. TRINITÀ
Urologia
TOTALI
Altri beni sanitari
TOTALE
•
P.O. Muravera. Con riferimento ai prodotti distribuiti dalla F.O alle Unità Operative in
esame, dall’analisi dei dati esposti nella tabella seguente e da un confronto fra i due esercizi si
desume una diminuzione complessiva del 7,97% delle erogazioni effettuate nel 2012, dovuta
dal decremento pari a 17,17% della voce farmaci, derivante unicamente dal contenimento di
richieste effettuate dalla U.O. di Chirurgia generale (-32,82%). Si rileva, invece, che in tutte le
strutture considerate si riscontra un incremento dell’approvvigionamento relativo agli altri beni
sanitari che ha comportato complessivamente un aumento del 7,16%.
Il confronto dei valori esposti nella sottoesposta tabella evidenzia un decremento
dell’8,09%, dovuto alla diminuzione dei consumi inerenti agli altri beni sanitari, (-22,64%)
diffusa,
in
percentuale
diversa,
nelle
UUOO
esaminate.
Quanto
ai
farmaci
emerge
un'inconsistente crescita (+2%) per quanto nel reparto di Chirurgia generale si riscontri un
cospicuo incremento (+356%).
Con riferimento alle giacenze complessivamente esaminate, da un’analisi dei valori esposti
e da una comparazione tra il biennio 2011/2012 si rileva un incremento alquanto elevato delle
stesse (+93,32%), la cui valorizzazione passa da € 20.029,73 nel 2011 a € 38.721,18 nel
2012. Tale crescita è costituita principalmente dall’incremento determinatosi alla voce “altri
beni sanitari” (+5.577,27). Con riguardo ai Reparti l’incremento maggiormente significativo si
è registrato presso la U.O. Chirurgia generale nella quale le rimanenze di magazzino sono
passate da € 204,85 nel 2011 a € 9.277,42 nel 2012 con una variazione in aumento di
4.428,88%. Analoga situazione si registra presso la struttura operativa Medicina Interna dove
lo scostamento è stato pari a +2.920,15%. Il rilevato incremento complessivo parrebbe
148
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
discendere da una notevole entità di prodotti distribuiti dal Servizio di Farmacia nel corso del
2012 superiore al reale utilizzo. Relativamente all’U.O. Pronto Soccorso appare opportuno
evidenziare che non è possibile effettuare una comparazione tra gli anni in quanto non si
dispone dei dati riferiti all’esercizio 2011.
Quanto ai farmaci risulta un decremento (-44,78%) diffuso in tutte le UU.OO. esaminate
con un’incidenza alquanto elevata (-80,60%) presso la struttura Pronto Soccorso.
Tabella n. 24
Distribuzione P.O. “San Marcellino” Muravera
P.O
UU.OO.
Medicina Interna
Beni
TOTALI
Scostam.
%
59.721,83
59.930,56
0,35
Altri beni sanitari
28.810,78
31.739,83
10,17
TOTALE
88.532,61
91.670,40
3,54
Farmaci
79.266,71
53.254,27
-32,82
26.827,66
27.511,12
2,55
106.094,37
80.765,39
-23,87
Farmaci
10.313,10
10.476,80
1,59
Altri beni sanitari
35.154,79
38.044,24
8,22
TOTALE
45.467,89
48.521,05
6,71
Farmaci
149.301,64
123.661,64
-17,17
90.793,24
97.295,19
7,16
240.094,88
220.956,83
-7,97
TOTALE
Pronto soccorso
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel
2012
Farmaci
Chirurgia generale Altri beni sanitari
SAN
MARCELLINO
MURAVERA
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2011
Altri beni sanitari
TOTALE
Consumato P.O “San Marcellino” Muravera
P.O.
UU.OO.
Medicina Interna
Chirurgia generale
SAN
MARCELLINO
MURAVERA
Beni
Scostam.
%
52.021,94
61.056,02
17,37
Altri beni sanitari
28.523,62
23.354,32
-18,12
TOTALE
80.545,57
84.410,34
4,80
Farmaci
74.240,57
55.388,16
-25,39
Altri beni sanitari
26.622,81
18.438,55
-30,74
100.863,38
73.826,71
-26,81
3.501,41
15.966,74
356,01
35.154,79
28.061,58
-20,18
TOTALE
38.656,20
44.028,33
13,90
Farmaci
129.763,92
132.410,92
2,04
90.301,23
69.854,45
-22,64
220.065,15
202.265,37
-8,09
Farmaci
TOTALE
COMPLESSIVO
Beni consumati dal
Reparto nel 2012
Farmaci
TOTALE
Pronto soccorso
Beni consumati
dal Reparto nel
2011
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
149
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Giacenze P.O “San Marcellino” Muravera
P.O.
UU.OO.
Beni
Giacenze
Reparto al
31/12/2011
Farmaci
Medicina Interna
Chirurgia
generale
SAN
MARCELLINO
MURAVERA
Pronto soccorso
TOTALI
Scostam. %
7.699,89
6.574,44
-14,62
287,16
8.672,67
2.920,15
TOTALE
7.987,05
15.247,11
90,90
Farmaci
5.026,15
2.892,26
-42,46
204,85
9.277,42
4.428,88
TOTALE
5.231,00
12.169,67
132,65
Farmaci
6.811,68
1.321,74
-80,60
-
9.982,66
TOTALE
6.811,68
11.304,40
65,96
Farmaci
19.537,72
10.788,44
-44,78
492,01
27.932,75
5.577,27
20.029,73
38.721,18
93,32
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
•
Giacenze
Reparto al
31/12/2012
P.O. Isili. La disamina dei dati 2011/2012 riguardanti i costi dei beni distribuiti nei Reparti
in esame, evidenzia nell’esercizio 2012 una riduzione complessiva del 35% rispetto all’esercizio
precedente, imputabile sia ai farmaci (-47,40%) che agli altri beni sanitari (-9,58%). Con
riguardo a quest’ultima tipologia di beni si rileva, tuttavia, una crescita nell’U.O. di Chirurgia
generale (+25,80%).
Il prospetto mostra nell’esercizio 2012 una riduzione del consumo dei beni (-29%),
imputabile al ridotto utilizzo dei farmaci (-41%) riscontrabile, in diversa misura, in tutte le
UU.OO. in esame. Detta contrazione assume una rilevante consistenza nell’U.O. Chirurgia
generale (-64,31%). Con riferimento a quest’ultima struttura si sottolinea, tuttavia, che è
l’unica nella quale si è concentrato l’incremento dei beni sanitari (+23,16%).
Al 31 dicembre 2012 l’ammontare complessivo delle giacenze risulta essere di € 5.262,67
con una variazione in diminuzione del 66,86% rispetto all’esercizio precedente; in merito
appare utile precisare che lo scostamento ottenuto non risulta pienamente attendibile in
quanto non include i valori del Reparto di Medicina Interna relativi all’esercizio 2012.
Con riguardo alla struttura operativa di Chirurgia generale dall’analisi dei dati emerge una
consistente riduzione, 42,94%, delle scorte di farmaci. Risulta, invece, cospicuo l’ammontare
delle rimanenze degli “altri beni sanitari” (265% circa).
Nell’U.O. di Radiologia si riscontra un decremento delle scorte inerenti ai prodotti
farmaceutici che si attesta intorno al 14,75%. Non sono disponibili i dati concernenti le
rimanenze 2011 della voce “altri beni sanitari”.
150
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Tabella n. 25
Distribuzione “San Giuseppe” Isili
P.O
UU.OO.
Beni
Farmaci
Medicina Interna
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
145.567,29
89.643,77
-38,42
89.172,15
72.453,92
-18,75
234.739,44
162.097,69
-30,95
26.337,36
-66,51
30.307,02
25,80
102.743,42
56.644,37
-44,87
16.929,32
10.862,06
-35,84
2.330,50
1.757,75
-24,58
TOTALE
19.259,82
12.619,81
-34,48
Farmaci
241.148,03
126.843,19
-47,40
Altri beni sanitari
115.594,65
104.518,69
-9,58
356.742,68
231.361,88
-35,15
Farmaci
Altri beni sanitari
TOTALI
Scostam.
%
78.651,42
TOTALE
Radiologia
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel
2012
24.091,99
Chirurgia generale Altri beni sanitari
SAN GIUSEPPE
ISILI
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2011
TOTALE
Consumato P.O “San Giuseppe” Isili
P.O.
UU.OO.
Scostam.
%
138.401,53
96.809,53
-30,05
85.492,07
76.134,00
-10,95
223.893,60
172.943,53
-22,76
Farmaci
76.443,84
27.285,27
-64,31
Altri beni sanitari
23.643,65
29.119,09
23,16
100.087,49
56.404,35
-43,64
14.549,15
11.213,04
-22,93
2.330,50
1.420,21
-39,06
TOTALE
16.879,65
12.633,26
-25,16
Farmaci
229.394,52
135.307,84
-41,02
Altri beni sanitari
111.466,23
106.673,30
-4,30
340.860,75
241.981,14
-29,01
Farmaci
Medicina Interna
Altri beni sanitari
TOTALE
Chirurgia generale
TOTALE
SAN GIUSEPPE
ISILI
Farmaci
Radiologia
TOTALI
Beni consumati
dal Reparto nel
2011
Beni consumati dal
Reparto nel 2012
Beni
Altri beni sanitari
TOTALE
151
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - ASL n. 8 di Cagliari
Giacenze P.O “San Giuseppe” Isili
P.O.
UU.OO.
Medicina Interna
Beni
Farmaci
7.165,75
3.680,08
Farmaci
TOTALI
Scostam. %
10.845,84
2.207,58
1.259,68
-42,94
448,34
1.636,27
264,96
TOTALE
2.655,92
2.895,95
9,04
Farmaci
2.380,17
2.029,19
-14,75
-
337,53
TOTALE
2.380,17
2.366,73
-0,56
Farmaci
11.753,51
3.288,87
-72,02
4.128,42
1.973,80
-52,19
15.881,93
5.262,67
-66,86
Chirurgia generale Altri beni sanitari
Radiologia
Giacenze
Reparto al
31/12/2012
Altri beni sanitari
TOTALE
SAN
GIUSEPPE
ISILI
Giacenze
Reparto al
31/12/2011
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
152
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O. “Brotzu” di Cagliari
CAPITOLO IX
AZIENDA OSPEDALIERA “BROTZU DI CAGLIARI
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Per il periodo 2007-2010. L’Azienda Ospedaliera BROTZU di Cagliari aveva comunicato121 che dal 2002 la
Farmacia -Settore Innovazione Tecnologica - distribuisce il farmaco in dose unitaria per terapie personalizzate a 200
pazienti ricoverati sui circa 600 posti letto utilizzati con attività inizialmente manuale, poi meccanizzata in forza di
apposito macchinario.
Il Direttore generale aveva, inoltre, annunciato che verrà effettuata una sperimentazione (tramite procedura
negoziata deliberata a settembre 2011) consistente nell’allestimento delle terapie direttamente presso i reparti
mediante l’installazione di armadi automatici, contenenti scorte per qualche giorno dei farmaci più utilizzati dal
reparto, fermo restando all’interno della farmacia la macchina di confezionamento dei farmaci in singola dose per il
rifornimento degli armadi stessi. Saranno coinvolti nella sperimentazione oltre ai medesimi sei reparti già interessati
alla distribuzione della dose unitaria un ulteriore Reparto (Cardiologia e UTIC).
Il Direttore generale aveva informato di aver provveduto all’acquisto degli armadi informatizzati per dispositivi medici
e farmaci per sala operatoria di cardiochirurgia e rianimazione e ha precisato che, grazie ad alcuni dispositivi installati
nella farmacia, il servizio avrà il continuo reale aggiornamento dell’inventario dei dispositivi e la possibilità di
monitorare i consumi. Il Direttore generale ha precisato che tali procedure consentiranno analisi sui tempi risparmiati
nel flusso di lavoro di tutte le figure professionali coinvolte.
Il Direttore Generale aveva, inoltre, dichiarato122 che per i restanti reparti, servizi e sale operatorie, la richiesta di
farmaci e di presidi medici routinari viene inviata al Servizio Farmacia (fino al giugno 2009 attraverso il sistema
informatico Hidex di proprietà dell’Azienda; da tale data attraverso il SISaR). Ha aggiunto che per alcuni materiali ad
alto costo (valvole cardiache, protesi mammarie, protesi ortopediche e prossimamente fili di sutura) sono stati
adottati contratti di somministrazione o in conto deposito: nella sala operatoria è sempre predisposta la gamma
completa del materiale occorrente, ma viene fatturato solo il materiale utilizzato (con contestuale ripristino della
scorta).
Per quanto attiene alla determinazione delle rimanenze di Reparto, il Direttore Generale aveva dichiarato123 che il
Servizio Bilancio trasmette annualmente le direttive necessarie al fine di redigere il bilancio dell’anno in corso. Quindi
il Servizio Farmacia invia un avviso a tutti i reparti e servizi affinché vengano conteggiate le giacenze sulla base del
report del distribuito dell’anno124 e provvede a raggruppare le risposte e comunicare il dato complessivo125 al Servizio
Bilancio.
121
V. risposta prot. 2011/0013558 del 27.10.2011.
Con nota n. 15289 del 7.12.2011.
123
Con nota n. 15289 del 7/12/2011.
124
Si è utilizzato un sistema cartaceo nel 2007 e nel 2008; dal 2009 è stata creata una casella di posta elettronica nel
server di posta aziendale attraverso la quale l’iter è gestito in formato elettronico.
125
Computato nella voce BI.1 “Rimanenze Sanitarie” dello Stato Patrimoniale dell’Azienda per € 4.448.078 nel 2007, €
4.409.916 nel 2008, € 5.126.301 nel 2009 e € 5.835.051 nel 2010.
122
153
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O. “Brotzu” di Cagliari
a) Per il periodo 20011-2012-2012. Con nota n. 2349 del 21 marzo 2013 il Direttore
generale dell’Azienda Ospedaliera “Brotzu”126 di Cagliari ha comunicato le misure correttive
attuate in recepimento delle prescrizioni di cui alla deliberazione 25/2012. Ha, inoltre, inviato
la seguente documentazione:
•
Deliberazione
n.
418/2013
avente
ad
oggetto
l’adozione
della
procedura
di
conservazione dei beni farmaceutici,
•
Documento “Procedura aziendale per la corretta conservazione dei farmaci e dei prodotti
farmaceutici nelle strutture dell’Azienda ospedaliera Brotzu”.
•
Note n. 2011/0013558 del 27 ottobre 2011 e n. 2011/0015289 del 7 dicembre 2011127.
•
Copia delle schede Sardegna.IT inerenti alla procedura per l’elaborazione del report
“prodotti scaduti”.
•
Prospetti tabellari analitici compilati e sottoscritti dal Direttore generale e dal Direttore
sanitario, comprendenti le informazioni richieste dai Magistrati istruttori.
Preliminarmente viene chiarito che il suddetto documento, avente lo scopo di garantire
efficacia, sicurezza ed efficienza del processo di gestione dei beni farmaceutici con particolare
riferimento alla corretta modalità e conservazione nelle strutture aziendali, fornisce indicazioni
in merito a responsabilità e compiti di servizio unicamente ad alcune figure professionali
coinvolte nel procedure di conservazione e stoccaggio dei succitati beni. Attualmente
l’Azienda sta predisponendo le linee guida inerenti alla gestione dei beni farmaceutici
e alle relative responsabilità. Nel Presidio ospedaliero risultano 36 Strutture Complesse e
22 Strutture Semplici Dipartimentali.
Con riferimento agli “armadi intelligenti” dalla suddetta nota e dalle risposte desunte dal
questionario, è emerso che a giugno 2012 sono stati attivati nella sala operatoria della
Cardiochirurgia, relativamente ai farmaci, e nella struttura di Rianimazione in merito ai presidi
di medio costo; e sono in fase di organizzazione in tutti i reparti di degenza. Detti armadi
dotati di apertura condizionata e guidata da in software intuitivo, permettono l’indicazione
immediata dell’allocazione del prodotti, la rilevazione in tempo reale delle scorte e la loro
valorizzazione sia dal versante del reparto sia dal versante farmacia/gestore. Per specifiche
funzioni del sistema è possibile l’attribuzione del materiale prelevato per paziente definito128.
126
Il Presidio Ospedaliero “G. Brotzu”, inaugurato nel 1982, è stato costituito in Azienda Ospedaliera Autonoma con
decreto del Presidente della Giunta Regionale 29/07/1996 n. 168. Al suo interno ospita l’ospedale San Michele,
riconosciuto, con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri dell’8 aprile 1993, di Rilievo Nazionale e di Alta
Specializzazione. La struttura dell’Azienda è di tipo dipartimentale: sono presenti sette dipartimenti126 organizzati in
strutture ed unità operative. Eroga prestazioni di assistenza a tutto il territorio regionale e non ha presidi ospedalieri.
127
Si rileva che dette note erano già state acquisite in corso d’istruttoria e nelle medesime veniva specificato che già da
tempo l’Azienda aveva avviato apprezzabili politiche inerenti al buon utilizzo e alla conservazione dei beni sanitari,
quali la distribuzione del farmaco in dose unitaria e l’acquisto di armadi informatizzato.
128
Detta funzionalità è possibile in quanto è operativa l’interfaccia sia con il modulo magazzino, per il dialogo con il
programma gestionale preesistente in tutta l’A O, sia con il modulo ADT(ammissione/dimissione/transito dei pazienti).
Tutte le interfacce sono state disegnate per delineare correlazioni più funzionali possibili agli scopi di monitoraggio
definiti di concerto da Farmacia, Amministrazione e Reparti.
154
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O. “Brotzu” di Cagliari
Il Direttore generale ha affermato, inoltre, che a fronte della tracciabilità del materiale che
comporta una diminuzione degli errori ed una maggiore razionalità delle scorte e degli
approvvigionamenti, si è riscontrata una diminuzione del consumato, specificando, quindi, che
nel reparto di Cardiochirurgia il raffronto tra II° semestre 2011 e II° semestre 2012 ha
evidenziato, a fronte di un aumento degli interventi (+42), una riduzione del 2% circa, come si
evince dalla tabella successiva.
Tabella n. 26
Raffronto II semestre 2012/2011 U.O. Cardiochirurgia
Cardiochirurgia
Interventi
Beni consumati
II° semestre 2011
321
1.551.879,96
II° semestre 2012
363
1.526.696,85
Scostamento %
2012/2011
1,62
Ha, inoltre, riferito che ad ottobre 2012 è stata avviata, ed è tutt’ora in via di sviluppo, la
sperimentazione con una metodica di distribuzione dei farmaci in dose unitaria in 160 posti
letto, in cui sono presenti armadi chiusi all’interno dei reparti, accessibili esclusivamente
attraverso identificazione digitale dell’operatore.
L’implementazione degli armadietti farmaceutici virtuali, realizzata, mediante l’ausilio
degli operatori di Sardegna.IT, in tutti i servizi, degenze e ambulatori (ad eccezione del
Laboratorio di analisi e il nuovo blocco operatorio) per un totale di 71 centri di costo129,
consente di rilevare l’effettiva giacenza dei beni farmaceutici in tempo reale, anche se una o
due volte l’anno viene richiesta dal Servizio Bilancio una quantificazione delle giacenze di
magazzino. Dal questionario si evince, infatti, che tutte le strutture operative del Presidio
svolgono una corretta e sistematica quantificazione delle giacenze. Dalle risposte fornite si
evidenzia che in nessuna Struttura operativa risulta, invece, l’avviamento di procedure che
consentano una oculata programmazione dei consumi futuri.
Quanto alla rilevazione e valorizzazione dei farmaci scaduti dalla nota succitata si desume
che con l’introduzione del sistema SISaR è possibile disporre di un flusso diretto dai Reparti
alla Farmacia. Dal questionario si desume che all’interno delle strutture la rilevazione di detti
farmaci è in fase di attivazione. Si evince, infine, che in nessuna struttura operativa presso
le quali è utilizzata la procedura “armadio farmaceutico virtuale” si effettua lo scarico a
paziente, mentre nei medesimi reparti è possibile lo scarico massivo.
129
In corso d’istruttoria, a seguito di richiesta di chiarimenti sull’assegnazione dei cdc per struttura, l’Azienda ha
precisato, nota n. 3478 del 23 maggio 2013, che ad ogni struttura, sia complessa che dipartimentale, sono assegnati
più centri di costo al fine di diversificare la spesa dei vari settori; in genere ad ogni cdc corrisponde un armadietto di
reparto su SISaR. Alcune strutture funzionano da HUB a cui afferiscono degli SPOKE che non necessariamente fanno
parte della stessa struttura complessa o dello stesso dipartimento, a cui ad ogni intervento chirurgico o ricovero, viene
scaricato il materiale utilizzato, richiesto dall’HUB. Per fini esplicativi è stata tramessa la mappatura degli avviamenti
degli armadietti effettuata nei diversi dipartimenti aziendali.
155
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O. “Brotzu” di Cagliari
4. Di seguito si riporta un prospetto di sintesi delle informazioni fornite, dal Direttore Generale
della Asl e dal Direttore Sanitario del P.O., tramite il questionario predisposto da questo Ufficio.
Prospetto sintetico
PRESIDIO OSPEDALIERO BROTZU
1. L'Azienda ha predisposto nel 2012 o nel 2013 linee guida di
Azienda , di presidio e di singola unità operativa tese a monitorare
e contenere i flussi di spesa di tutti i beni sanitari?
no
SC 36
2. Quante sono le Strutture/Reparti del Presidio Ospedaliero?
3. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono stati chiaramente
attribuiti dal 2012 o dal 2013 i compiti di servizio (e le connesse
responsabilità) agli operatori delle Strutture/Reparti coinvolti a
vario titolo nelle procedure oggetto dell’indagine?
4. In quanti delle Strutture/Reparti del Presidio sono state
predisposte dal 2012 o dal 2013 adeguate misure di custodia di
tutti
i
beni
pubblici
all’interno
dei
magazzini
delle
Strutture/Reparti?
5. In quante Strutture/Reparti del Presidio si è attualmente in
grado di pervenire ad una ricostruzione attendibile dei flussi dei
consumi effettivi del Reparto con riferimento a tutti i beni sanitari,
ovvero si effettua un monitoraggio quantitativo-finanziario dei
consumi?
6. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono state
implementate nel 2012 o nel 2013 procedure che agevolino una
più oculata programmazione dei consumi futuri?
7. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente
effettuata la corretta e sistematica quantificazione delle
“rimanenze” delle Strutture/Reparti a fine esercizio?
8. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente
effettuata la rilevazione degli “scaduti” all’interno delle
Strutture/Reparti e la contabilizzazione degli stessi?
9. In quante Strutture/Reparti del Presidio è stata attivata la
procedura "armadio farmaceutico virtuale" sul Sistema SISaR?
10. In quante Strutture/Reparti del Presidio è effettivamente e
sistematicamente utilizzata la procedura "armadio farmaceutico
virtuale" sul Sistema SISaR?
11. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura
"armadio farmaceutico virtuale" sul Sistema SISaR si effettua lo
scarico a paziente?
12. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura
"armadio farmaceutico virtuale" sul Sistema SISaR si effettua lo
scarico massivo?
SSD 22
Tutte
Tutte
In fase di attivazione in Rianimazione ,
relativamente ai farmaci, e in
cardiochirurgiagia relativamente ai presidi
di medio costo ed è in fase di
organizzazione in tutti i reparti di degenza
Nessuno
Tutte
Fase di attivazione
71 C.D.C.
Tutte, ad esclusione del Laboratorio
d'analisi e il nuovo Blocco Operatorio
Nessuno
Tutte
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
Con nota PG 2013/009020 del 24 aprile 2013130 sono stati trasmessi i prospetti riepilogativi
relativi alle rilevazioni sulla spesa sostenuta, negli esercizi 2011/2012 e I° trimestre 2013,
dalle UU.OO., identificate dall’Azienda, di Gastroenterologia, di Neurologia, di Anestesia e di
Cardiochirurgia. Dette schemi, come già detto, compilati a cura del Direttore generale, danno
130
Pervenuta in data 26 aprile 2013, prot. 2997-SC-SAR-SO4-A.
156
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O. “Brotzu” di Cagliari
conto delle giacenze iniziali, dei beni distribuiti dal Servizio di Farmacia ai succitati Reparti, del
consumato dalle UU.OO., nonché delle giacenze finali. Per gli esercizi 2011/2012 non risulta la
contabilizzazione dei prodotti scaduti.
3. Le Rilevazioni nel Presidio Ospedaliero.
Le tabelle seguenti, elaborate dall’ufficio di controllo sui valori estrapolati dalle suddette
schede riassuntive, espongono, con indicazione dello scostamento, espresso in percentuale, tra
2011/2012, l’evoluzione dei costi in riferimento alla distribuzione, ai consumi e alle giacenze di
reparto. Preliminarmente occorre evidenziare che l’analisi compiuta non tiene conto dell’attività
svolta presso ciascun Reparto in quanto non si dispongono dei relativi dati.
Tabella n. 27
Beni Distribuiti P.O. “Brotzu”
Nome Reparto
Beni
Farmaci
Gastroenterologia
Anestesia
Cardiochirurgia S.O.
Scostam. %
170.540,42
36.627,30
39.521,77
7,90
309.077,88
210.062,19
-32,04
Farmaci
94.570,12
128.565,68
35,95
Altri beni sanitari
51.738,88
50.110,41
-3,15
TOTALE
146.309,00
178.676,09
22,12
Farmaci
210.589,08
203.391,22
-3,42
Altri beni sanitari
-37,41
267.293,44
293.384,78
9,76
TOTALE
477.882,52
496.776,00
3,95
Farmaci
115.384,88
103.946,96
-9,91
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALE
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2012
272.450,58
Altri beni sanitari
TOTALE
Neurologia
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2011
Altri beni sanitari
TOTALE
2.450.853,66
2.391.740,47
-2,41
2.566.238,54
2.495.687,43
-2,75
692.994,66
€ 606.444,28
-12,49
2.806.513,28
2.774.757,43
-1,13
3.499.507,94
3.381.201,71
-3,38
Dall’esame del prospetto precedente relativo al costo dei beni distribuiti dalla Farmacia ai
Reparti in esame emerge che nel corso dell’esercizio 2012 si è registrata una riduzione
complessiva, pari a 3,38% rispetto all’esercizio 2011. Tale riduzione è imputabile per il
12,49% alla flessione della spesa sostenuta per la distribuzione dei farmaci e per 1,13% al
decremento della voce altri prodotti sanitari.
157
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O. “Brotzu” di Cagliari
Con
riguardo
ai
Reparti
si
riscontra
una
diminuzione
complessiva
nella
U.O.
di
Gastroenterologia (-32%) e nella U.O di Cardiochirurgia S.O. (-2,75%), mentre presso il
Reparto di Neurologia si registra una crescita del 22%, dovuta prevalentemente all’incremento
dell’approvvigionamento dei farmaci pari al 35,95%.
Beni Consumati P.O. “Brotzu”
Nome Reparto
Beni
Farmaci
Gastroenterologia
173.347,75
38.891,96
-37,30
303.062,22
212.239,71
-29,97
Farmaci
95.022,47
127.888,51
34,59
Altri beni sanitari
50.411,42
53.270,57
5,67
145.433,89
181.159,08
24,56
Farmaci
216.379,74
198.761,74
-8,14
Altri beni sanitari
235.900,54
303.506,13
28,66
452.280,28
502.267,87
11,05
TOTALE
Farmaci
Cardiochirurgia S.O.
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALI
Scostam. %
62.028,32
TOTALE
Anestesia
Beni consumati dal
Reparto 2012
241.033,90
Altri beni sanitari
TOTALE
Neurologia
Beni consumati dal
Reparto 2011
Altri beni sanitari
TOTALE
-28,08
107.092,04
119.062,97
11,18
2.323.844,27
2.327.616,89
0,16
2.430.936,31
2.446.679,86
0,65
-6,14
659.528,15
619.060,97
2.672.184,55
2.723.285,55
1,91
3.331.712,70
3.342.346,52
0,32
La disamina dei valori riportati nella precedente tabella e il confronto tra i consumi annuali,
la cui rilevazione è possibile per differenza tra quanto caricato e quanto rimasto in giacenza,
mostra un insignificante incremento complessivo nel 2012 (+0,32%) rispetto all’esercizio
precedente, per quanto con riguardo ai farmaci si nota una flessione pari al 6,14%, imputabile
alla contrazione avutosi nelle UU.OO. di Gastroenterologia (-28%) e di Anestesia (-8,14%),
158
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O. “Brotzu” di Cagliari
Giacenze P.O. “Brotzu”
Nome Reparto
Beni
Gastroenterologia
Altri beni sanitari
Farmaci
Anestesia
Scostam. % Scostam. %
2012/2011 2012/2010
37.851,23
35.043,90
-7,42
444,62
5.764,23
6.394,04
10,93
-79,48
37.599,80
43.615,46
41.437,94
-4,99
10,21
Farmaci
3.500,94
3.048,59
3.725,76
22,21
6,42
Altri beni sanitari
4.096,67
5.424,13
2.263,97
-58,26
-44,74
TOTALE
7.597,61
8.472,72
5.989,73
-29,31
-21,16
Farmaci
16.817,94
11.027,28
15.656,76
41,98
-6,90
TOTALE
Farmaci
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALI
Giacenze nel
Reparto al
31/12/2012
6.434,55
Altri beni sanitari
Cardiochirurgia
S.O.
Giacenze nel
Reparto al
31/12/2011
31.165,25
TOTALE
Neurologia
Giacenze nel
Reparto al
31/12/2010
Altri beni sanitari
TOTALE
25.181,05
56.573,95
46.452,60
-17,89
84,47
41.998,99
67.601,23
62.109,36
-8,12
47,88
8.543,11
16.835,95
1.719,94
89,78
-79,87
300.170,93
427.180,32
491.303,90
15,01
63,67
308.714,04
444.016,27
493.023,84
11,04
59,70
35.296,54
68.763,05
56.146,36
-18,35
59,07
360.613,90
494.942,63
546.414,51
10,40
51,52
395.910,44
563.705,68
602.560,87
6,89
52,20
Si sottolinea l’aumento delle giacenze complessive (+6,89%) passate da 563.705,68
euro al 31/12/2011 a 602.560,87 euro al 31/12/2012. Con riguardo alle rimanenze rilevate a
fine esercizio 2012 nelle strutture singolarmente esaminate si evidenzia un aumento
complessivo dell’11% presso la SC di Cardiochirurgia nella quale si riscontra, tuttavia, una
diminuzione piuttosto significativa, pari all’89,78%, delle giacenze inerenti ai farmaci. Per
contro, nelle UU.OO. di Anestesia e di Neurologia si rileva una riduzione complessiva di scorte,
ma in entrambe sono in crescita le scorte dei farmaci.
Il confronto tra la rilevazione delle giacenze 2012/2010 mostra una elevata
crescita del 52,20% nell’esercizio 2012.
159
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
CAPITOLO X
AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA DI CAGLIARI
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Periodo 2008-2010. L’Azienda Ospedaliera Universitaria di Cagliari aveva comunicato131 di aver sottoscritto
un contratto di comodato d’uso con una società privata (delibere n. 75/7.2.2011 e n. 443/28.6.2011) per la fornitura
di due armadi robotizzati e delle relative componenti software da utilizzarsi presso due strutture, per l’attuazione in
via sperimentale della gestione logistica e clinica del farmaco, partita il 4 luglio 2011 e che si intende estendere a tutti
i Reparti compatibilmente con la necessaria disponibilità finanziaria.
Il Direttore generale aveva illustrato il nuovo processo organizzativo precisando che anziché approvvigionare con le
modalità ordinarie i Reparti interessati alla sperimentazione, si è proceduto prioritariamente all’azzeramento delle
scorte storicizzate, in modo da minimizzare anche le perdite dei farmaci scaduti. Vengono forniti dati numerici dei
benefici conseguiti, da valutarsi anche con riguardo al miglioramento dell’appropriatezza prescrittiva, ottimizzazione
della gestione della risorsa infermieristica, abbattimento delle scorte ecc.
Con successiva nota132 il Direttore generale aveva comunicato alcune misure per il contenimento dei costi, orientate
soprattutto ad evitare eccesso di scorte, ovvero immobilizzo di capitale, attraverso mirate quantificazioni dei consumi
storici per determinare gli effettivi fabbisogni. A tale proposito ha segnalato i numerosi inconvenienti collegati al
nuovo sistema informativo SISaR.
Quanto agli inventari periodici e alla rilevazione delle giacenze nei reparti, si dichiarano in atto iniziative di
coinvolgimento dei responsabili delle unità operative e che, allo stato, non si dispone di dati complessivi omogenei.
a) Periodo 2011-2012-2013. Con nota n. 2319 del 19 marzo 2013 l’Azienda ha comunicato
le misure correttive adottate a seguito delle osservazioni mosse con deliberazione n. 25/2012.
Sono stati, inoltre, trasmessi i prospetti tabellari analitici debitamente compilati e sottoscritti
dal Direttore generale e dai relativi Direttori dei presidi.
L’A.O.U. dispone di 2 presidi ospedalieri: l’Ospedale San Giovanni di Dio di Cagliari è un
presidio multi specialistico finalizzato soprattutto per l’assistenza, con annesso il complesso
pediatrico “Macciotta”, articolato in 21 reparti con una rilevante componente universitaria; e il
Policlinico Universitario di Monserrato che consta di 27 UU.OO. e eroga prestazioni assistenziali
specialistiche ed è sede della maggior parte di strutture cliniche della facoltà di medicina e di
numerosi centri di ricerca.
131
132
V. risposta prot. 2011/0017518 del 20.10.2011.
V. risposte prot. 0019500 del 21.11.2011.
161
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
Preliminarmente il Direttore generale precisa che, con nota n. 12304/30.05.12 trasmessa a
tutti i Direttori di Struttura Complessa e Caposala e/o Coordinatori, ha ribadito i correttivi
indicati dalla Corte dei conti richiamando dettagliatamente le responsabilità del Direttore
responsabile della UO e del Coordinatore infermieristico. Quest’ultimo in quanto “consegnatario
per debito di vigilanza”, è tenuto ad assumere in carico i beni sanitari trasmessi dal Servizio di
Farmacia e dal Servizio Provveditorato e a dimostrarne consistenza e movimentazione.
Ulteriori approfondimenti sulle tematiche correlate alla gestione dei farmaci sono stati
sottolineati nei vari incontri avuti con i soggetti responsabili, richiamando tutto il personale
coinvolto ad una più attenta gestione dei beni sanitari affinché lo stesso personale fosse
consapevole delle funzioni e del ruolo attribuiti. A tal proposito dalla succitata nota si desume
“…l’impegnativo e difficile lavoro compiuto dall’Azienda nell’attuare il progetto regionale SISaR
e nella maggiore responsabilità civile ed economica dimostrata dagli operatori sanitari, che
sentendosi parte integrante del processo hanno attuato una attenta revisione delle loro
procedure operative con l’ausilio delle nuove tecnologie e con la consapevolezza di aver
partecipato al cambiamento dell’impianto organizzativo”.
Con la suddetta nota il Direttore generale rileva che la sperimentazione, avente ad oggetto
l’utilizzo di due armadi robotizzati e relativa componente “software prescrittivo”, è proseguita
presso due strutture, una al P.O. San Giovanni di Dio, Medicina 1, e l’altra al P.U. di
Monserrato, Chirurgia B. Detta sperimentazione, iniziata formalmente il 1 ottobre 2011 e
conclusasi il 1° ottobre 2012, ha permesso di ottenere risultati positivi in diversi settori, in
particolare la presenza del “software prescrittivo” ha consentito alla Farmacia di rafforzare
l’attività di vigilanza (valutazione della appropriatezza prescrittiva), il sistema ha, quindi,
permesso di attivare la performance degli infermieri, i quali, ritrovando all’interno del
medesimo sistema tutte le prescrizioni e le rispettive molecole presenti nel P.T.A., hanno
potuto operare più celermente, apportando, inoltre, una riduzione dei rischi connessi
all’interpretazione/conversione del prescrittore, con quanto realmente presente in reparto
(ottimazione della gestione della risorsa infermieristica). Infine, attraverso l’automazione di
tutto il processo, il sistema agisce in maniera attiva nella riduzione dei rischi correlati alla
gestione dei farmaci all’interno delle strutture (implementazione della sicurezza e risk
manegement correlato ai farmaci). Viene, altresì, evidenziato che il sistema, richiedendo una
password di accesso, traccia elettronicamente l’accesso dell’operatore e il paziente al quale il
farmaco è destinato.
Dalla disamina delle tabelle seguenti si evince che la sperimentazione effettuata nelle
suddette UU.OO negli esercizi 2011 e 2012, ha apportato una riduzione della spesa per
complessivi € 187.995,16 dei farmaci consegnati dalla Farmacia.
162
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
Tabella n. 28- Raffronto consegnato biennio 2011/2012
MEDICINA 1 SAN GIOVANNI DI DIO
Medicina 1 S.
Giovanni di Dio
Anno 2011
Anno 2012
Differenza
%
01/ 10/10
al 30/09/11
01/ 10/11
al
30/09/12
Differenza
%
Farmaci e
soluzioni
114.906,44
109.173,61
-5.732,83
-4,99
116.819,85
119.811,92
2.992,07
2,56
Emoderivati
52.687,58
38.121,28
-14.566,30
-27,65
53.826,73
42.748,13
-11.078,60
-20,58
-20.299,13
-12,11
170.646,58
162.560,05
-8.086,53
-4,74
Totale
complessivo
167.594,02 147.294,89
Tabella n. 29 - Raffronto consegnato biennio 2011/2012
CHIRURGIA B POLICLINICO UNIVERSITARIO DI MONSERRATO
Chirurgia B
Monserrato
Anno 2011
Anno 2012
Differenza
%
01/10/10
al
30/09/11
01/10/11
al
30/09/12
Differenza
%
Farmaci e
soluzioni
148.804,44
93.183,27
-55.621,17
-37,38
180.004,89
102.481,36
-77.523,53
-43,07
Emoderivati
100.296,22
35.568,52
-64.727,70
-64,54
146.567,26
44.182,16
-102.385,10
-69,86
Totale
complessivo
249.100,66
128.751,79
-120.348,87
-48,31
326.572,15
146.663,52
-179.908,63
-55,09
Relativamente alle giacenze, valutate da luglio 2011 a giugno 2012, il Direttore generale
sottolinea che vi è stata una drastica riduzione del numero dei pezzi presenti nei reparti pilota,
realizzando in tal modo l’abbattimento delle scorte storicizzate e l’allineamento del consegnato
v/s il somministrato. Viene, inoltre, affermato che i beni sanitari trasferiti dal Servizio di
Farmacia alle UU.OO. corrispondono a quanto prescritto dal clinico e vengono somministrati ai
pazienti, senza determinare, pertanto, un incremento delle giacenze.
15/10/2011
30/03/2012
30/06/2012
riduzione
giacenze
di
reparto
30/09/2012
riduzione
giacenze
di
reparto
vs luglio
2011
Medicina
1/ s.
Giovanni di
Dio
2.421
1.442
933
798
67
4.542
667
72
2.953
Chirurgia B
Monserrato
710
665
1.530
1.194
30
6.647
1.081
37
5.186
giugno
2012
valore
30/09/2012
valore
22/07/2011
Tabella n. 30 - Raffronto giacenze calcolate per confezioni
Nello specifico dalla suddetta nota si deduce che l’UO Medicina 1 del P.O. S. Giovanni di Dio
presenta un trend di costante decremento delle giacenze, mentre la Chirurgia B del P.O.
Monserrato presenta un andamento discontinuo:
163
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
•
Dal 22/07/11 al 15/10/11 risulta un decremento legato all’attivazione del sistema
presso la U.O. Chirurgia B nel P.O. San Giovanni di Dio;
•
Dal 15/10/11 al 31/03/12 si registra incremento delle giacenze legato allo spostamento
di Chirurgia B nel presidio ospedaliero di Monserrato, con conseguente presa in carico
delle giacenze di parte dei farmaci della Chirurgia A di Monserrato;
•
Dal 31/03/12 al 30/06/12 e 30/06/12 al 30/09/12 vi è stata una riduzione delle
giacenze da ricondurre alla accurata gestione del sistema da parte della Caposala.
L’implementazione del nuovo sistema informatico ha generato effetti positivi sia sul fronte
della Farmacovigilanza sia sotto il profili gestionale, con riduzione delle giacenze nei reparti e
della stessa spesa farmaceutica. Il Direttore generale, infatti, ha evidenziato che, a seguito dei
concreti risultati ottenuti, si è arrivati alla conclusione di dotare, tutte le UU.OO. di degenza di
armadi informatizzati per la gestione dei farmaci e dei dispositivi medici, i quali, quest’ultimi,
alla luce dei dati aziendali, risultano gravare in maggior misura sulla spesa complessiva dei
beni sanitari. L’Azienda ha ritenuto di proseguire la sperimentazione, anche se formalmente
conclusa,
onde
evitare
che
l’interruzione
della
gestione
informatizzata
determinasse
l’immediato ritorno dei consumi ai livelli e ai modus operandi precedenti. Conseguentemente
l’Azienda ha elaborato il capitolato di gara che si prevede possa essere bandito entro il mese di
marzo 2013.
Dalla nota succitata e dalle risposte fornite tramite i questionari si desume che i magazzini,
presenti all’interno delle strutture ospedaliere dei due Presidi aziendali, sono soggetti ad una
puntuale e corretta custodia e vigilanza da parte degli operatori incaricati. A tal proposito viene
specificato che, con il graduale avvio degli armadi farmaceutici e con la rilevazione periodica
delle giacenze di reparto, dove non risulta presente l’armadio, è stata attivata una metodica
che permette di ricostruire, in qualunque momento, il flusso dei reali consumi, con riferimento
a tutti i beni sanitari. Attualmente, come ha precisato il Direttore generale, la funzione
“consumato armadietto per centro di costo” del sistema consente l’estrapolazione del
consumato reale per reparto e/o servizio, mettendolo in relazione con quanto effettivamente
consegnato.
Quanto
all’attivazione
di
una
serie
di
procedure
che
favoriscano
una
corretta
programmazione dei consumi, e conseguentemente del fabbisogno, viene evidenziato che la
Direzione Generale dell’AOU di Cagliari, nei termini previsti per la presentazione dei documenti
programmatici e del Piano Annuale 2013 e pluriannuale 2013/2015, ha coinvolto133 tutti i
Responsabili di struttura dei Presidi aziendali affinché, tramite un’attenta verifica dei consumi,
evidenziassero il loro fabbisogno annuale e pluriennale al fine di coinvolgere i diretti interessati
133
Nota n. 21644 del 11/10/1012.
164
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
ad un corretto consumo dei beni gestiti. Dalle risposte dedotte dai questionari risulta che viene
effettuato un monitoraggio quantitativo-finanziario con cadenza trimestrale.
Inoltre, tra gli obiettivi di budget dei Direttori di Struttura Complessa e Semplice
Dipartimentale, è stata inserita la riduzione del 2% rispetto al consolidato dell’anno precedente
e a parità di produzione, sia dei presidi e del materiale sanitario, sia del materiale diagnostico
e dei prodotti chimici per l’assistenza, procedendo, di seguito, alla verifica puntuale e analitica
dei risultati ottenuti.
In ordine ad un’attenta valutazione della corretta e sistematica quantificazione delle
“rimanenze” a fine esercizio, il Direttore generale sottolinea che viene effettuata regolarmente
sia per i beni presenti nei magazzini all’interno del Servizio di Farmacia sia per quelli giacenti
all’interno di ogni singolo centro di costo aziendale. Inoltre, dalla nota succitata emerge che il
Servizio di Farmacia comunica alla Direzione Aziendale i dati per quantità e valore, relativi ai
beni acquistati-consegnati e rimanenze al 31 dicembre dell’anno precedente. Relativamente
all’esercizio 2012 viene dichiarato che i dati sono stati trasmessi con nota n. 211 del
19/02/2013.
In ordine al valore delle giacenze dei reparti viene, altresì, specificato che su richiesta della
Direzione sanitaria134 sono stati acquisiti135 dal Controllo di gestione in modo da permettere la
verifica della congruità delle giacenze rispetto all’effettivo consumo del centro di costo. Il
Servizio di Farmacia ha provveduto a valutare il file per attestarne l’affidabilità in quanto,
sempre nell’ambito della vigilanza sulle giacenze di reparto, al Responsabile del servizio di
Farmacia, nel corso dell’assegnazione del budget 2012, tra gli obiettivi sono stati assegnati
anche le visite nei reparti per il riscontro della congruità delle giacenze.
Detta attività, comprendente sia le visite ispettive sia la visualizzazione dell’armadio
virtuale di reparto, viene svolta dal Farmacista al momento del riscontro delle richieste per il
reintegro dei beni sanitari. Dalle risposte evinte dai questionari si desume che tutte le UU.OO
dei due Presidi aziendali svolgono, a fine esercizio, una corretta e sistematica quantificazione
delle giacenze.
Quanto alla rilevazione degli “scaduti” all’interno dei Reparti dei Presidi aziendali e la
relativa contabilizzazione, dalla nota suddetta si evince che l’Azienda ha adottato la procedura
n.003- destinata e portata a conoscenza dei vari centri di costo136, inerente alle linee guida per
la gestione dei beni scaduti e la relativa modulistica, che prevedono, tra l’altro, la verifica
mensile dei prodotti in scadenza e/o scaduti e la trasmissione della comunicazione dei beni non
più utilizzabili inoltrati allo smaltimento, alla Direzione medica e per conoscenza al Servizio di
Farmacia, che ha provveduto e provvederà alla contabilizzazione degli stessi.
134
135
136
Nota n. 26306 del 12/12/2012.
(in formato elettronico).
Nota n. 17346/01/08/2012.
165
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
In merito all’attivazione e all’utilizzo della procedura “armadio farmaceutico virtuale”
prevista dal sistema informatico SISaR, il Direttore generale ha specificato che nel presidio “S.
Giovanni di Dio” sono stati attivati 25 armadi per 26 Centri di costo, riferiti a n. 18 strutture137,
tutti operativi, con movimentazione di carico/scarico e rilevazione automatica delle giacenze.
Dalle informazioni dedotte dal questionario risulta, inoltre, che nei 18 reparti in cui è utilizzata
detta procedura viene effettuato lo scarico massivo. Unicamente in Medicina si esegue lo
scarico a paziente attraverso l’armadio robotizzato SPID.
Come si desume dalla già citata nota n. 2319/19/03/13, nel Laboratorio Centrale si sta
procedendo alla parametrizzazione di tutti i beni sanitari gestiti dal centro di costo, si
proseguirà, quindi, alla formazione del personale della farmacia e dell’U.O da parte degli
operatori SISaR, per l’attivazione delle proposte d’ordine. Successivamente sull’esperienza del
laboratorio centrale, vista l’affinità dei prodotti gestiti, si procederà all’attivazione dell’Ist. di
Anatomia Patologica. A tal riguardo in corso d‘istruttoria (nota n. 3514 del 28/05/2013) il
Direttore generale ha comunicato l’avvenuta implementazione dell’armadietto virtuale nelle
suddette S.C138. Nella summenzionata nota viene, inoltre, rappresentata la mappatura degli
avviamenti degli armadietti effettuati nelle diverse UU.OO. dei OO.PP. aziendali.
Relativamente al P.U. di Monserrato, il Direttore generale ha puntualizzato che, considerata
la complessità e la rilevanza dell’intero processo di razionalizzazione aziendale, comportante il
trasferimento e la movimentazione dal S. Giovanni di Dio, dalla clinica Macciotta e dai vari
Blocchi di Monserrato (ben 21 reparti e/o servizi), presenta una straordinaria criticità e
complessità che comporterà una progressiva attivazione degli armadi farmaceutici di reparto
man mano che si completeranno le sistemazioni logistiche. Viene, infine, affermato che
risultano attivati n. 7 armadi virtuali per 15 centri di costo, che, non presentando il software
prescrittivo e sebbene si limitano ad una semplice operazione di carico/scarico di magazzino
consentono l’effettiva conoscenza delle giacenze di reparto; dal questionario si deduce che
sono attivati in 9 strutture, includendo anche l’ambulatorio, per 15 centri di costo riferiti a n.
27 strutture operative nei quali viene svolto lo scarico massivo, mentre lo scarico a paziente
risulta attuato in Chirurgia generale I e Chirurgia generale B tramite l’armadio robotizzato
SPID.
Con nota n. 3514 del 28 maggio 2013 il Direttore generale ha precisato che nel P.O di
Monserrato, per particolare organizzazione logistica, sono attualmente presenti n. 5 blocchi,
all’interno dei quali sono stati attivati, in 8 strutture complesse, 8 armadi virtuali a cui
afferiscono n.23 centri di costo.
137
138
Nota n. 3514 del 28 maggio 2013.
Laboratorio d’analisi il 7/05/2013 e Istituto di Anatomia Patologica il 6/05/2013.
166
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
Prospetto analitico
Presidio osp. San Giovanni di Dio
Policlinico Univ. di Monserrato
AOU di CA
1. Quante sono le Strutture/Reparti del
Presidio Ospedaliero?
21
27
48
2.
In quante Strutture/Reparti del
Presidio sono stati c hiaramente attribuiti
dal 2012 o dal 2013 i c ompiti di servizio
(e le c onnesse responsabilità) agli
operatori delle Strutture/Reparti coinvolti
a vario titolo nelle proc edure oggetto
dell’indagine?
21
27
48
3. In quanti delle Strutture/Reparti del
Presidio sono state predisposte dal 2012
o dal 2013 adeguate misure di custodia
di tutti i beni pubblici all’interno dei
magazzini delle Strutture/Reparti?
21
27
48
4.
In quante Strutture/Reparti del
Presidio si è attualmente in grado di
pervenire
ad
una
ricostruzione
attendibile dei flussi dei consumi effettivi
del Reparto c on riferimento a tutti i beni
sanitari,
ovvero
si
effettua
un
monitoraggio quantitativo-finanziario dei
c onsumi?
21
27
48
trimestrali
trimestrali
L'Azienda ha predisposto nel 2012 o nel
2013 linee guida a livello di Azienda, di
Presidio e di singola Unità Operativa tese
a monitorare e contenere i flussi di spesa
di tutti i beni sanitari?
4.1.
4.2.
Con quali cadenze temporali?
Indicare le Strutture
Allergologia e immunologia, anatomia patologica, anestesia e
Cardiologia, Anestesia, Anatomia patologica, c linic a
rianimazione, chirurgia generale 1, c hirurgia generale 2, Clinica
Chirurgia , c linic a Dermatogica, clinica
chirurgica, c linic a neurologic a, Diagnostic a gastroenterologic a,
Farmac ologic a, c linic a ORL, c linic a Oculistica,
endoc rinologia, gastroenterologia, laboratorio, medicina del
Diabetologia, Medic ina 1, Medic ina 2, Ist. Anestesia
lavoro, medicina interna e medic ina del fegato, medic ina
e Rianimazione, Laboratorio d'analisi, Nido,
interna e malattie metabolic he, medic ina interna e nutrizione,
Neuropsichiatria infantile, Patologia neonatale,
medc ina interna e emoc oagulopatie, medicina interna, medic ina
c linic a Ginecologic a/Ostetrica, c linic a Pediatrica,
legale, medcina nucleare, patologie, osteomusc olari, radiologia,
Pronto Socc orso, Radiologia, Pueric ultura
reumatologia, sanità pubblic a, odontoiatria, oncologia medic a.
5.
In quante Strutture/Reparti del
Presidio sono state implementate nel
2012 o nel 2013 proc edure c he agevolino
una più oculata programmazione dei
c onsumi futuri?
21
27
6.
In quante Strutture/Reparti del
Presidio è attualmente effettuata la
c orretta e sistematic a quantific azione
delle “rimanenze” delle Strutture/Reparti
a fine eserc izio?
21
27
21
27
48
18
9
27
18
9
27
7. In quante Strutture/Reparti del
Presidio è attualmente effettuata la
rilevazione degli “scaduti” all’interno delle
Strutture/Reparti e la contabilizzazione
degli stessi?
8. In quante Strutture/Reparti del
Presidio è stata attivata la proc edura
"armadio farmac eutico virtuale" sul
Sistema SISaR?
9. In quante Strutture/Reparti del
Presidio è effettivamente e
sistematic amente utilizzata la procedura
"armadio farmac eutico virtuale" sul
Sistema SISaR?
Cardiologia, clinica Chirurgia , clinica Dermatogica,
clinica Farmac ologic a, clinic a ORL, c linic a Oc ulistica,
9.1. Indicare le Strutture in cui la
Diabetologia, Medic ina 1, Medic ina 2, Ist. Anestesia
procedura è attualmente effettivamente
e Rianimazione, Laboratorio d'analisi, Nido,
utilizzata:
Neuropsichiatria infantile, Patologia neonatale,
c linic a Ginecologic a/Ostetrica, c linic a Pediatrica,
Pronto Socc orso, Radiologia, Pueric ultura
chirurgia generale1 chirurgia generale 2, c linic a chirurgica,
chirurgia torac ic a vascolare, cardiologia, clinica neurologica,
anestesia e rianimazione, raddiologia, endocrinologia,
diabetologia (ambulatorio)
10. In quante delle Strutture nelle quali
è utilizzata la proc edura "armadio
farmaceutic o virtuale" sul Sistema SISaR
si effettua lo scaric o a paziente?
1 (Medic ina 1)
2 (armadio robotizzato SPID chirurgia generale 1 e c hirurgia
generale B)
11. In quante delle Strutture nelle quali
è utilizzata la proc edura "armadio
farmaceutic o virtuale" sul Sistema SISaR
si effettua lo scaric o massivo?
18
9
27
167
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
Come già detto, al fine di riscontrare l’efficacia delle procedure utilizzate sul Sistema SISaR
e constatare gli eventuali risparmi ottenuti, ponendo a confronto i dati del biennio 2011/2012,
l’Ufficio di controllo, in relazione ad alcuni Reparti/UU.OO., di ciascun Presidio ospedaliero, ha
elaborato dei prospetti riepilogativi della spesa che danno conto delle giacenze dei farmaci e di
altri prodotti sanitari rilevate, ad inizio d’anno, dei beni distribuiti e consumati; vengono,
inoltre, riportate le giacenze accertate a fine anno e la contabilizzazione dei prodotti scaduti139.
Con nota PG/2013/0010059 del 30 aprile 2013140 l’Azienda ha trasmesso le schede
riepilogative della spesa imputata alle Strutture complesse “Blocco Cardiologia – Neurologia” e
“Istituto di Rianimazione” del P.O.U. di Monserrato e alle UU.OO. “Cl. Ostetrica e ginecologica”,
“Cl. di Dermatologia” e “Istituto di Rianimazione” del P.O “S. Giovanni di Dio”, riferite agli anni
2011/2012 e I° Trimestre 2013.
Il Direttore generale ha affermato che il sistema SISaR ha reso disponibili due nuovi report
personalizzati per l’estrapolazione dei dati, esclusivamente per il magazzino Farmacia,
solamente il 26 aprile 2013 evidenziando che precedentemente i beni movimentati venivano
registrati in modo tale da non poter distinguere in maniera puntuale i diversi magazzini
dell’Azienda (Farmacia-Economato).
In merito a quanto esposto nei suddetti prospetti riepilogativi l’Azienda ha ritenuto
opportuno sottolineare che la rilevazione negli anni 2010/2011 veniva eseguita manualmente
su supporti cartacei; solamente a seguito dell’implementazione del sistema informatico si è
potuto procedere all’automazione, alla rivisitazione e ottimizzazione dei processi di rilevazione.
Per quanto concerne i valori mostrati nei prospetti relativi al Blocco N: UOC Cardiologia –
Neurologia, il Direttore generale ha precisato che la rilevazione nel biennio 2011/2012 era
cumulativa di due cdc presenti logisticamente all’interno del Blocco. Solo a seguito
dell’implementazione del sistema informatico è stato possibile estrapolare i dati del “reale
consumato” per singoli centri di costo.
Viene, infine, sottolineato
che questo intenso sforzo organizzativo e d’innovazione
tecnologica, ha consentito di ottenere riscontri positivi, sia nella riduzione dei consumi che
nella riduzione delle giacenze.
139
Si rileva che il valore dei farmaci scaduti di complessivi € 10.727,63, imputato alle UU.OO. Istituto di Rianimazione e
Cl. Ostetrica del P.O. “S. Giovanni di Dio” inerente all’esercizio 2012 e al I° trimestre 2013 si riferisce ai farmaci da
tenere obbligatoriamente in reparto in quanto salvavita.
140
Pervenuta con nota n. 3038 del 2/05/2013 SC- SAR- SO4-A.
168
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
3. Le rilevazioni nei Presidi Ospedalieri.
Le tabelle successive, elaborate dall’Ufficio di controllo sui dati dedotti dalle succitate
schede riepilogative riassumono, con indicazione dello scostamento tra gli esercizi 2011/2012,
l’andamento dei costi dei beni, ripartiti per prodotti farmaceutici e altri beni sanitari, in
riferimento alla distribuzione, ai consumi e alle giacenze sostenuti dalle suddette UU.OO. E’
opportuno evidenziare che l’analisi compiuta non tiene conto dell’attività svolta presso ciascun
Reparto in quanto non si dispongono dei relativi dati.
•
P.O. San Giovanni di Dio. Dalla comparazione dei valori 2011 e 2012 relativi ai costi dei
beni distribuiti dal Servizio di Farmacia alle strutture in esame emerge un decremento
complessivo pari al 13,44% ascrivibile sia alla voce “farmaci” (-17,39%) che alla voce “altri
beni sanitari” (-11,52%). Tra le strutture che hanno influenzato in maniera apprezzabile il
contenimento della spesa di approvvigionamento si annoverano l’Istituto di Rianimazione (25,86%) e la Cl. di Dermatologia (-33,62%); in quest’ultima unità operativa, con riferimento
alla distribuzione dei farmaci, si rileva un calo del 50% circa.
Il confronto dei valori esposti nella tabella successiva inerente ai consumi, mostra una
crescita del 6,80%. Tale aumento, è dovuto all’incremento dei consumi della voce “altri beni
sanitari”, costituiti principalmente da presidi chirurgici e materiale diagnostico, che si attesta
intorno al 20% circa. Con riguardo ai Reparti incide unicamente il significativo incremento
avutosi nella CL di Ostetricia (+47,07%).
In riferimento al consumo dei farmaci si rileva una riduzione complessiva del 15,22%;
infatti in tutte le strutture esaminate si riscontra una flessione che nella Cl Dermatologica
assume consistenza rilevante (-54,38%).
I dati esposti nella tabella che segue indicanti la rilevazione delle giacenze complessive al
31 dicembre 2012 evidenziano una variazione in diminuzione del 36,56% rispetto al 2011.Tale
riduzione, diffusa in tutte le UU.OO., è dovuta sia ai farmaci (-26,55%) che agli altri beni
sanitari (-38%). Tale rilevato decremento sembrerebbe, verosimilmente, essere determinato
non solo da una minore entità di richieste di beni (€ 1.307.453,90) inoltrate al Servizio di
Farmacia rispetto ai consumi realmente sostenuti (€ 1.424.337,52), ma anche dall’utilizzo delle
rimanenze di reparto riscontrate a fine 2011.
Il confronto con i valori complessivi dell’esercizio 2010 mostra un significativo incremento
pari al 41,93%, discendente prevalentemente dall’elevata crescita delle giacenze di “altri beni
sanitari” (+63,10%) e solo in minima parte dalle rimanenze di “prodotti farmaceutici”
(+19,37%).
169
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
Tabella n. 31
Distribuzione “San Giovanni di Dio” A.O.U. Cagliari
UU.OO.
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2011
Beni
Ostetricia
360.383,92
304.917,92
-15,39
Altri beni sanitari
747.858,97
710.861,69
-4,95
1.108.242,89
1.015.779,61
-8,34
33.205,12
16.657,75
-49,83
50.446,08
38.870,01
-22,95
TOTALE
83.651,20
55.527,76
-33,62
Farmaci
100.528,91
86.615,29
-13,84
Altri beni sanitari
217.996,34
149.531,24
-31,41
TOTALE
318.525,25
236.146,53
-25,86
Farmaci
494.117,95
408.190,96
-17,39
1.016.301,39
899.262,94
-11,52
1.510.419,34
1.307.453,90
-13,44
Farmaci
Rianimazione
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALI
Scostam. %
Farmaci
TOTALE
Dermatologia
Beni distribuiti
al Reparto dalla
Farmacia nel
2012
TOTALE
Consumato “San Giovanni di Dio” A.O.U. Cagliari
UU.OO.
Ostetricia
Beni
TOTALI
Scostam. %
347.484,30
311.524,44
-10,35
Altri beni sanitari
542.552,17
797.905,00
47,07
890.036,47
1.109.429,44
24,65
38.831,88
17.714,84
-54,38
Farmaci
Rianimazione
Beni consumati
al Reparto
dalla Farmacia
nel 2012
Farmaci
TOTALE
Dermatologia
Beni consumati
al Reparto dalla
Farmacia nel
2011
Altri beni sanitari
64.541,45
41.487,25
-35,72
TOTALE
103.373,33
59.202,09
-42,73
Farmaci
104.218,54
86.615,29
-16,89
Altri beni sanitari
235.984,22
169.090,70
-28,35
TOTALE
340.202,76
255.705,99
-24,84
Farmaci
490.534,72
415.854,57
-15,22
Altri beni sanitari
843.077,84
1.008.482,95
19,62
1.333.612,56
1.424.337,52
6,80
TOTALE
170
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
Giacenze “San Giovanni di Dio” A.O.U. Cagliari
UU.OO
Ostetricia
Beni
Giacenze nel
reparto al
31/12/2012
Scostam. %
2011/2010
Scostam.%
2012/2011
Scostam. %
2012/2010
8.115,80
21.015,42
14.408,90
158,94
-31,44
77,54
Altri beni sanitari
8.623,61
213.930,41
126.887,10
2.380,75
-40,69
1.371,39
16.739,41
234.945,83
141.296,00
1.303,55
-39,86
744,09
9.176,11
3.550,35
2.491,26
-61,31
-29,83
-72,85
Farmaci
Dermatologia Altri beni sanitari
25.957,33
11.860,96
9.245,72
-54,31
-22,05
-64,38
TOTALE
35.133,44
15.411,31
11.736,98
-56,13
-23,84
-66,59
Farmaci
19.403,31
15.713,68
12.685,76
-19,02
-19,27
-34,62
71.645,32
53.657,44
37.125,90
-25,11
-30,81
-48,18
TOTALE
91.048,63
69.371,12
49.811,66
-23,81
-28,20
-45,29
Farmaci
36.695,22
40.279,45
29.585,92
9,77
-26,55
-19,37
106.226,26
279.448,81
173.258,72
163,07
-38,00
63,10
142.921,48
319.728,26
202.844,64
123,71
-36,56
41,93
Rianimazione Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
TOTALE
•
Giacenze nel
reparto al
31/12/2011
Farmaci
TOTALE
TOTALI
Giacenze nel
reparto al
31/12/2010
Policlinico universitario. Con riferimento alla distribuzione delle consegne/trasferimenti,
effettuata dalla Farmacia ospedaliera alle strutture esaminate, dall’analisi dei valori riportati
nella tabella che segue si riscontra nell’esercizio 2012 una riduzione dei costi pari all’11,16%
rispetto
all’esercizio
precedente.
Unica
voce
in
crescita
(+9%)
è
relativa
all’approvvigionamento dei farmaci presso il Blocco N UOC Cardiologia – Neurologia.
La disamina dei dati 2011/2012 riguardanti i costi dei beni sanitari consumati nei Reparti in
esame, evidenzia nell’esercizio 2012 una riduzione complessiva del 19,68% circa rispetto
all’esercizio precedente, dovuta sia ai farmaci (-17,18%) che agli altri beni sanitari (-20,65%).
Con riferimento alle UU.OO. esaminate presso il P.U di Monserrato la tabella successiva
mostra la valorizzazione delle giacenze con indicazione dello scostamento, espresso in
percentuale, verificatosi nel triennio 2010/2012. Analizzando i dati emerge che le giacenze
complessive al 31 dicembre 2012 registrano una variazione in aumento del 34,15% rispetto al
2011 e del 21,70% rispetto al 2010. Il raffronto dei dati del biennio 2012/2011 evidenzia che
l’aumento è dovuto principalmente all’incremento delle rimanenze dei farmaci che si attestano
nell’Istituto Rianimazione intorno al 91% e presso il blocco N. UOC Cardiologia- Neurologia al
84%; in quest’ultima struttura si sottolinea, inoltre, la crescita del 240% delle giacenze
inerenti alla voce “altri beni sanitari”.
171
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Cagliari
Tabella n. 32
Distribuzione Policlinico Universitario di Monserrato
UU.OO.
Beni
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2011
Farmaci
Blocco N UOC
CardiologiaNeurologia
TOTALI
Scostam. %
77.468,04
84.569,12
9,17
230.388,81
201.382,65
-12,59
TOTALE
307.856,85
285.951,77
-7,12
Farmaci
112.506,62
101.757,04
-9,55
Altri beni sanitari
250.927,54
208.653,06
-16,85
TOTALE
363.434,16
310.410,10
-14,59
Farmaci
189.974,66
186.326,16
-1,92
Altri beni sanitari
481.316,35
410.035,71
-14,81
671.291,01
596.361,87
-11,16
Altri beni sanitari
Rianimazione
Beni distribuiti al
Reparto dalla
Farmacia nel 2012
TOTALE
Consumato Policlinico Universitario di Monserrato
UU.OO.
Beni
Blocco N UOC
CardiologiaNeurologia
Rianimazione
Beni consumati al
Reparto dalla
Farmacia nel 2011
Farmaci
Beni consumati al
Reparto dalla
Farmacia nel 2012
Scostam. %
79.592,03
78.004,45
-1,99
247.548,57
186.152,92
-24,80
TOTALE
327.140,60
264.157,37
-19,25
Farmaci
112.538,65
81.122,03
-27,92
Altri beni sanitari
Altri beni sanitari
245.409,96
205.016,76
-16,46
TOTALE
357.948,61
286.138,79
-20,06
Farmaci
192.130,68
159.126,48
-17,18
492.958,53
391.169,68
-20,65
685.089,21
550.296,16
-19,68
TOTALE COMPLESSIVO Altri beni sanitari
TOTALE
Giacenze Policlinico Universitario di Monserrato
UU.OO.
Blocco N UOC
CardiologiaNeurologia
Rianimazione
Beni
Farmaci
Giacenze
Giacenze
nel reparto
nel reparto
al
al
31/12/2011 31/12/2012
Scostam.
%
2011/2010
Scostam.
Scostam.
%
%
2012/2011 2012/2010
9.917,58
7.793,59
14.358,26
21,42
84,23
44,78
23.503,27
6.343,51
21.573,24
-73,01
240,08
-8,21
TOTALE
33.420,85
14.137,10
35.931,50
-57,70
154,16
7,51
Farmaci
22.517,51
22.485,48
43.021,49
-0,14
91,33
91,06
Altri beni sanitari
92.732,87
98.250,45
101.985,75
5,95
3,80
9,98
115.250,38
120.735,93
145.007,24
4,76
20,10
25,82
32.435,09
30.279,07
57.379,75
-6,65
89,50
76,91
116.236,14
104.593,96
123.558,99
-10,02
18,13
6,30
148.671,23
134.873,03
180.938,74
-9,28
34,15
21,70
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
TOTALI
Giacenze nel
reparto al
31/12/2010
Altri beni sanitari
TOTALE
172
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
CAPITOLO XI
A.O.U. DI SASSARI
1. Lo
stato
delle
procedure
di
custodia/conservazione/consumo
dei
beni
farmaceutici (tracciabilità dei consumi/giacenze).
Periodo 2008-2010. L’Azienda Ospedaliera Universitaria di Sassari aveva comunicato141 che non sono presenti
armadi farmaceutici informatizzati, nè sono state sperimentate modalità di distribuzione di dose unitaria.
Il Direttore generale ha riferito misure di indirizzo adottate e in corso per ottimizzare i flussi di approvvigionamento
dei beni farmaceutici, pur con le asserite criticità per effetto dei flussi di spesa esternalizzati gestiti dalla ASL 1 anche
allo scopo di ridurre i livelli delle giacenze e per eliminare o ridurre l’obsolescenza delle giacenze e le perdite derivanti
dal mancato utilizzo di beni sanitari richiesti ma non utilizzati.
Alle criticità dei rapporti con l’ASL 1 si sommano quelle derivanti dai difettosi processi informatici in atto, i quali
interferiscono negativamente rispetto all’analisi dei processi di consumo delle UU.OO.
Il Direttore generale aveva dichiarato che le rilevazioni per gli inventari vengono effettuate dal servizio di farmacia
presso tutte le UU.OO., elaborate a cura del medesimo servizio, riferendole a ciascun centro di costo.
Il medesimo Direttore aveva precisato che il “valore dei beni sanitari scaduti non viene considerato ai fini del bilancio
annuale d’esercizio”.
Il Direttore generale aveva trasmesso numerosi allegati contenenti, tra l’altro, verbali di verifica delle giacenze
effettuati dalla farmacia nei reparti e le relative comunicazioni agli uffici amministrativi, nonché note di rettifica degli
inventari per effetto delle quantificazioni dei beni sanitari scaduti con gli allegati prospetti contabili.
a) Periodo 2011-2012-2013. In ottemperanza alle disposizioni normative e a quanto
richiesto dai Magistrati istruttori con la nota n. 1450 del 15/02/2013, la Direzione Generale
della AOU di Sassari142 ha provveduto a trasmettere i seguenti atti:
-
Nota prot. 2203 del 14/03/2013: Prospetti tabellari analitici, sottoscritti dal Direttore
Generale dell’Azienda e dal Direttore del Presidio.
141
V. risposta prot. 2011/0021171 del 17.10.2011.
Preliminarmente si fa presente che l’Azienda Ospedaliero Universitaria di Sassari, istituita il 27 aprile 2007 con
delibera della Giunta n. 17/2, per scorporo dalla Asl 1 di Sassari, è divenuta operativa dal 2 luglio 2007. La Direzione
Aziendale, considerata la recente costituzione dell’Azienda ha provveduto alla programmazione dell’attività
assistenziale; ad iniziare il percorso di riorganizzazione e integrazione fra Unità Operative prevedendo un ruolo
specifico per ciascuna all’interno dello scenario aziendale; all’adozione di una serie di atti regolamentari di riferimento
in settori strategici nell’area assistenziale e gestionale; alla elaborazione della dotazione organica aziendale in funzione
dei parametri previsti dalle norme.
L’Atto aziendale, trasmesso, in bozza, all’inizio del 2009, al competente Assessorato (dopo i confronti con il Rettore
dell’Università) non è stato ancora approvato.
L’attività di degenza è garantita dalle Unità operative con una dotazione di 498 posti letto ordinari e di 25 posti letto in
DH, mentre l’attività specialistica ambulatoriale per esterni è erogata dal personale dei reparti di degenza e dai servizi
autonomi di supporto.
L’Azienda è articolata in 38 Strutture/Unità Operative e 20 sub centri residuali, riconducibili a 57 centri di distribuzione
(centri di costo).
142
173
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
-
Nota prot. 2342 del 20/03/2013: Relazione del Responsabile del Servizio “Sistemi
Informativi” concernente le misure consequenziali adottate in relazione alla procedura
“Armadio farmaceutico virtuale”; Procedura per la corretta gestione dei medicinali nelle
Unità Operative AOU di Sassari; Guida operativa per la gestione interna dei medicinali
nelle UU.OO.
-
Nota prot. 2996 del 26/04/2013: Riscontro centri di costo unità operative (allegati 1 e
2).
-
Nota prot. 3044 del 03/05/2013: Specificazione risposta questionario.
-
Nota prot. 3279 del 13/05/2013: Deliberazione D.G. AOU n. 104 del 24/02/2013
attinente all’”Approvazione Protocollo per la corretta gestione dei medicinali da parte
delle UU.OO. e dei Servizi dell’AOU di Sassari”.
Nella relazione con la quale vengono comunicate le misure correttive adottate dall’Azienda
medesima, in relazione alla procedura “Armadio farmaceutico Virtuale”, il Responsabile dei
Sistemi informativi, nell’illustrare le informazioni fornite con i suddetti questionari, riferisce che
la AOU di Sassari dipende, per il proprio ciclo di approvvigionamento di medicinali e altri beni
sanitari, in misura significativa (circa l’86% dei costi dei beni sanitari di bilancio) dal Servizio
Farmacia della Asl 1 di Sassari, non disponendo di un proprio servizio di farmacia totalmente
autonomo.
Precisamente, il processo di approvvigionamento dei farmaci e dei beni sanitari presso i
reparti/strutture dell’Azienda risale al periodo antecedente alla costituzione della AOU, quando
i reparti, facenti parte della Asl 1, venivano approvvigionati da quest’ultima, e continua ad
essere gestito mediante registri di carico e scarico e bollettari cartacei, discostandosi dalle altre
Aziende del SSR. La successiva costituzione, in ambito aziendale, di un servizio di Farmacia
senza magazzini, che progressivamente ha preso in carico una parte di tale attività, non ha,
comunque, comportato l’affrancamento dell’AOU dalla Farmacia della Asl 1.
A causa di tale anomalia non è stato possibile adottare un processo informatico, così come
definito per tutte le altre aziende del SSR.
Infatti, come asserisce il Responsabile dei Sistemi Informativi, il modulo applicativo
“Logistica di Reparto” realizzato nel progetto SISaR, che comprende le funzioni di “Armadio
farmaceutico Virtuale”, e progettato al fine di gestire le richieste dei reparti verso il Servizio di
farmacia
interno
all’Azienda,
non
è
idoneo
a
supportare
l’attuale
processo
di
approvvigionamento e, conseguentemente, il corretto funzionamento dell’armadio virtuale di
reparto, stante la prevalente dipendenza dell’AOU dal Servizio di Farmacia della Asl 1.
Al fine di fornire una soluzione organica a tale problematica, l’Azienda Ospedaliera ha
incaricato l’RTI del progetto SISaR di creare una variante del processo, che tenga conto della
succitata dipendenza, idonea a gestire elettronicamente sia i flussi delle richieste inoltrate dai
174
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
reparti ai Servizi di Farmacia della Asl 1 e della AOU, sia quelli delle bolle di consegna che
accompagnano i beni sanitari distribuiti ai reparti.
L’attuazione di tale integrazione del progetto SISaR permetterà la tracciabilità e la verifica
preventiva delle richieste, nonché il controllo in tempo reale delle giacenze in ciascun reparto.
Il Responsabile dei Sistemi Informativi riferisce, inoltre, che nel secondo semestre del
2012, in attesa della realizzazione della suddetta integrazione, sono state effettuate le
operazioni propedeutiche per la configurazione degli Armadietti virtuali di Reparto, mentre nei
primi mesi del 2013, acquisiti i dati relativi alla ricognizione delle giacenze, utili per la
valorizzazione delle consistenze iniziali, sono state avviate le attivazioni dei reparti, con la
prospettiva di poter rendere operative tutte le procedure del Sistema Informativo a seguito
dell’implementazione dell’integrazione del processo di cui sopra.
Attualmente l’RTI del progetto SISaR ha proposto una soluzione tecnica per l’integrazione
elettronica dei sistemi contabili delle due Aziende, valutata positivamente dai responsabili delle
strutture aziendali coinvolte nel processo (Farmacia, Bilancio e Sistemi Informativi), ma non
ancora condivisa dalle corrispondenti strutture della Asl 1. L’implementazione dell’integrazione
fra le due Aziende, prevista entro la fine di giugno 2013, permetterà la tracciabilità di tutte le
operazioni di carico e scarico e la normale funzionalità dell’armadietto virtuale di reparto,
rendendo possibile, in tal modo, la piena tracciabilità elettronica della gestione dei farmaci e
altri beni sanitari, dal momento della richiesta fino alla loro erogazione. Un ulteriore obiettivo,
da
raggiugere
entro
il
primo
semestre
2013,
consiste
nell’estensione
progressiva
dell’attivazione del modulo “Logistica di reparto” a tutte le strutture aziendali.
Pertanto, come rilevato nei prospetti tabellari, in nessun Reparto/U.O. è, a tutt’oggi,
effettivamente e sistematicamente utilizzata la procedura “armadio farmaceutico virtuale” sul
sistema SISaR.
Ad integrazione di quanto riportato nella relazione elaborata dal Direttore dei Servizi
informativi, dal prospetto compilato a cura del Direttore Generale emerge che l’Azienda è
attualmente in grado di effettuare la corretta e sistematica quantificazione delle “rimanenze”
delle proprie Strutture a fine esercizio, così come la rilevazione e contabilizzazione degli
“scaduti” all’interno delle medesime strutture.
Dallo stesso questionario si desume, inoltre, che l’Azienda ha predisposto linee guida tese a
monitorare e contenere i flussi di spesa di tutti i beni sanitari.
A sostegno di tale affermazione è stato fornito, in allegato alla Relazione all’esame, il
protocollo per la corretta gestione dei medicinali da parte delle UU.OO. e dei Servizi dell’AOU,
concernente la “Procedura per la corretta gestione dei medicinali nelle UU.OO. AOU Sassari”, e
la “Guida operativa per la Gestione Interna dei Medicinali nelle UU.OO.” dell’AOU di Sassari;
quest’ultima illustra specificatamente le procedure per la conservazione dei medicinali. Tale
protocollo, nel quale vengono individuate sia le figure professionali coinvolte sia il loro grado di
175
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
responsabilità, è stato predisposto il 1 giugno 2011 e revisionato il 1 settembre 2011 da un
gruppo di lavoro coordinato dal Direttore del Servizio Farmacia Aziendale e composto da due
Dirigenti Farmaciste, dalla Posizione Organizzativa del Servizio Professioni sanitarie, e dai
Coordinatori Infermieristici di Neurologia, Ortopedia, Urologia e Neonatologia. Approvato dal
Dirigente Medico della Direzione Medica di presidio e dal Dirigente del Servizio Professioni
sanitarie, è stato recepito dal Direttore Generale della medesima Azienda con Deliberazione n.
104 del 24/02/2012.
La procedura è rivolta a tutti gli operatori sanitari della AOU di Sassari che, a vario livello,
interagiscono nel processo di gestione dei medicinali. La pianificazione di tale processo
rappresenta un sistema di monitoraggio e valutazione attraverso il quale è possibile
minimizzare o evitare gli errori associati ai trattamenti terapeutici.
Tale guida operativa fornisce indicazioni per un corretto e uniforme processo di gestione dei
farmaci nelle UU.OO./Servizi della AOU di Sassari riguardo sia al ciclo di approvvigionamento
che alla corretta programmazione e razionalizzazione della spesa farmaceutica.
Infatti, le disposizioni ivi contenute, applicate a tutti i medicinali utilizzati a scopo di
prevenzione, diagnosi e cura, con particolari integrazioni supplementari per specifiche tipologie
di medicinali (stupefacenti, veleni, etc.), riguardano la richiesta dei farmaci alla Farmacia, la
presa in carico dei farmaci consegnati all’U.O., lo stoccaggio e la conservazione in reparto, la
gestione e il controllo delle scadenze, lo smaltimento dei farmaci scaduti o inutilizzati e la
gestione e conservazione dei campioni gratuiti di medicinali.
Come affermato dal Direttore della Farmacia Aziendale, il personale delle UU.OO. coinvolto
nel processo di gestione dei beni farmaceutici loro affidati, applica scrupolosamente tutte le
disposizioni del protocollo, come verificato tramite l’attività ispettiva dei dirigenti farmacisti e
dall’attivazione di movimentazioni interne dei beni sanitari, mirate all’ottimizzazione dell’uso
delle scorte anche attraverso la cessione di alcuni prodotti ad altre UU.OO interne o facenti
parte di altre Aziende del SSR.
Attribuzione compiti di servizio. Vengono indicati, in dette procedure, i vari livelli di
responsabilità
delle
figure
professionali
coinvolte
(Farmacista,
Medico,
Coordinatore
Infermieristico/Tecnico, Infermiere Ostetrico Tecnico) nelle diverse fasi della gestione dei
medicinali di cui vengono descrive puntualmente le linee di attività. A tal proposito si osserva,
come precisato per le vie brevi dal Direttore del Servizio farmaceutico Aziendale, che tale
documento (revisionato il 1/9/2011), che delinea le attività e prassi operative connesse alla
fornitura di farmaci e/o dispositivi medici, verrà puntualmente aggiornato con i dovuti
riferimenti alla gestione informatizzata dei beni farmaceutici, sia per quanto attiene la gestione
delle richieste da reparto, sia per quanto riguarda la gestione dell’armadietto di reparto, a
conclusione di tutte le procedure operative di gestione sulla piattaforma SISaR.
176
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
Dalle “procedure” si desume che il Coordinatore infermieristico è responsabile della
gestione
dell’armadio farmaceutico,
dell’approvvigionamento
e
della
conservazione
dei
medicinali.
E’ previsto che le richieste di approvvigionamento dei medicinali vengano effettuate, salvo
che per particolari categorie di medicinali, su apposita modulistica da inviare alla Farmacia
Ospedaliera della Asl n. 1. Al fine di prevenire gli errori di interpretazione della richiesta,
costituiscono requisiti fondamentali la chiarezza nella scrittura, la precisione nella definizione
del prodotto richiesto e la completezza dei dati. Ciascuna richiesta deve essere correlata
all’effettivo fabbisogno e deve tenere conto della disponibilità di spazi destinati alla corretta
conservazione dei farmaci in reparto. Occorre verificare l’entità delle scorte presenti e le
necessità effettive dell’U.O., per un
periodo definito, prima dell’emissione di una nuova
richiesta. Il processo di reintegro delle scorte è di norma gestito dal Coordinatore
infermieristico. Eventuali farmaci non utilizzati e ancora validi, se correttamente conservati,
possono essere restituiti alla Farmacia per l’eventuale utilizzo da parte di altre UU.OO. Le
richieste di farmaci con caratteristiche particolari (terapie personalizzate, medicinali ad alto
costo o soggetti a disposizioni particolari, ecc.) devono essere compilate dal medico, mentre i
medicinali da richiedere con modalità particolari (farmaci non in commercio in Italia, non
inclusi nel Prontuario regionale) andranno definiti di concerto con la Farmacia.
Relativamente alla presa in carico dei farmaci richiesti, il documento citato pone in capo al
Coordinatore la responsabilità, al momento del ricevimento, della verifica del rispetto dei tempi
di consegna previsti, della rispondenza dei farmaci consegnati rispetto a quelli richiesti, oltre
alla verifica delle condizioni e quantità dei medesimi farmaci. Tali attività possono essere
delegate ad un collaboratore assistenziale designato dal Responsabile dell’U.O.
Misure di custodia. Per quanto riguarda la conservazione dei medicinali presso le UU.OO., è
previsto un adeguato controllo ambientale relativo a temperatura, luce, umidità, igiene,
ventilazione e collocazione in sedi appropriate. Devono essere verificate le scadenze, la
corretta conservazione e la congruità delle giacenze, rispetto all’attività dell’U.O., dei prodotti
custoditi nell’armadio farmaceutico, secondo uno specifico protocollo di cui è responsabile il
Coordinatore
che
definisce
un
programma
di
controllo,
e
si
avvale
del
personale
assistenziale/infermieristico per lo svolgimento di tali funzioni. I farmaci scaduti devono essere
smaltiti secondo la normativa vigente (DPR n. 254/2003), e secondo le indicazioni della
Direzione dell’AOU. L’elenco quali-quantitativo dei farmaci scaduti conferiti al centro di raccolta
aziendale deve essere comunicato su apposito modulo, firmato dal Coordinatore, alla Direzione
sanitaria di presidio.
177
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
Il Servizio di Farmacia provvederà a periodiche ispezioni di verifica, relative all’applicazione
delle procedure, protocolli e modalità di gestione dei farmaci e redigerà apposito verbale per la
Direzione aziendale.
Flussi informativi. A completamento delle informazioni fornite dal Responsabile dei Sistemi
Informativi, si riporta quanto si desume dalla nota del Direttore del Servizio Farmacia
Aziendale, allegata agli atti istruttori e trasmessa alla Direzione Generale dell’AOU, circa le
risposte ai quesiti posti da questo Ufficio tramite i questionari. Oltre a richiamare la citata
Delibera del D.G. di approvazione del Protocollo aziendale per la corretta gestione dei farmaci
da parte delle UU.OO e dei Servizi dell’AOU, il Direttore rileva l’impossibilità di effettuare una
ricostruzione attendibile dei flussi dei consumi effettivi di Reparto stante la già citata
esternalizzazione dell’approvvigionamento e la mancata implementazione dell’armadietto di
Reparto. Nello specifico, sottolinea i ritardi, gli errori e l’incompletezza dei dati relativi ai flussi
trasmessi dalla Asl 1, come l’assenza del Centro di Costo destinatario del bene, l’addebito dei
costi di medicinali da rendicontare nel Flusso F sulle spese di Reparto, la mancata
rendicontazione dei flussi relativi ai dispositivi medici erogati nel 2012. Evidenzia, inoltre, che
per
quanto
riguarda
i
beni
sanitari
acquisiti
direttamente
dall’AOU,
la
mancata
implementazione dell’Armadietto di Reparto non permette l’estrapolazione, dal Sistema SISaR,
del flusso dei consumi effettivi ma solamente il “consegnato” al centro di costo.
In
merito
programmazione
all’implementazione
dei
consumi
di
futuri,
procedure
riferisce
che
che
consentano
l’AOU,
in
una
attesa
più
oculata
dell’attivazione
dell’armadietto di reparto, provvede alla raccolta dei documenti cartacei relativi alle consegne
dei beni sanitari da parte della Asl 1, ed all’inserimento degli stessi su supporto informatico.
Dichiara, infine, che viene effettuata sistematicamente sia la corretta quantificazione delle
“rimanenze” a fine esercizio che la rilevazione degli “scaduti” all’interno dei Reparti e la
contabilizzazione degli stessi, mentre non viene utilizzata la procedura “armadio farmaceutico
virtuale” prevista dal Sistema SISaR.
Nel prospetto che segue si riportano le notizie fornite dal Direttore Generale e dal
Direttore di Presidio tramite i prospetti compilati dagli stessi.
178
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
Prospetto sintetico
AZIENDA OSPEDALIERO UNIVERSITARIA DI SASSARI
L'Azienda ha predisposto nel 2012 o nel 2013 linee guida a livello di Azienda, di Presidio e di
singola Unità Operativa tese a monitorare e contenere i flussi di spesa di tutti i beni sanitari?
SI
1. Quante sono le Strutture/Reparti del Presidio Ospedaliero?
38 UU.OO. (57 cdc)
2. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono stati chiaramente attribuiti dal 2012 o dal 2013 i
compiti di servizio (e le connesse responsabilità) agli operatori delle Strutture/Reparti coinvolti a
vario titolo nelle procedure oggetto dell’indagine?
38 UU.OO. (57 cdc)
3. In quanti delle Strutture/Reparti del Presidio sono state predisposte dal 2012 o dal 2013
adeguate misure di custodia di tutti i beni pubblici all’interno dei magazzini delle Strutture/Reparti?
38 UU.OO. (57 cdc)
4. In quante Strutture/Reparti del Presidio si è attualmente in grado di pervenire ad una
ricostruzione attendibile dei flussi dei consumi effettivi del Reparto con riferimento a tutti i beni
sanitari, ovvero si effettua un monitoraggio quantitativo-finanziario dei consumi?
38 UU.OO. (57 cdc)
Ad eccezione dei beni sanitari forniti dalla Asl 1 di Sassari
4.1. Con quali cadenze temporali?
Mensili
4.2. Indicare le Strutture
*
5. In quante Strutture/Reparti del Presidio sono state implementate nel 2012 o nel 2013 procedure
che agevolino una più oculata programmazione dei consumi futuri?
38 UU.OO. (57 cdc)
6. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la corretta e sistematica
quantificazione delle “rimanenze” delle Strutture/Reparti a fine esercizio?
38 UU.OO. (57 cdc)
7. In quante Strutture/Reparti del Presidio è attualmente effettuata la rilevazione degli “scaduti”
all’interno delle Strutture/Reparti e la contabilizzazione degli stessi?
38 UU.OO. (57 cdc)
8. In quante Strutture/Reparti del Presidio è stata attivata la procedura "armadio farmaceutico
virtuale" sul Sistema SISaR?
8
9. In quante Strutture/Reparti del Presidio è effettivamente e sistematicamente utilizzata la
procedura "armadio farmaceutico virtuale" sul Sistema SISaR?
nessuna
9.1. Indicare le Strutture in cui la procedura è attualmente effettivamente utilizzata:
/
10. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura "armadio farmaceutico virtuale"
sul Sistema SISaR si effettua lo scarico a paziente?
nessuna
11. In quante delle Strutture nelle quali è utilizzata la procedura "armadio farmaceutico virtuale"
sul Sistema SISaR si effettua lo scarico massivo?
nessuna
*Anatomia Patologica, Andrologia, Anestesia (Blocco Operatorio), Anestesia Materno infantile, Attività Immunometria,
Blocco Operatorio, Chirurgia Maxillo Facciale, Chirurgia Plastica e Ricostruttiva (Degenza), Chirurgia Vascolare (Degenza),
Chirurgia Vascolare (Ambulatorio), Clinica Ginecologica (Degenza), Clinica Chirurgia Pediatrica, Clinica Chirurgica
(Degenza), Clinica Chirurgica Laboratorio e Ambulatorio, Clinica Dermos Ambulatorio, Clinica Mal. Infettive Ambul. Day
Ospital, Clinica Mal. Infettive (Degenza), Clinica Medica (Degenza), Clinica Medica (Degenza), Clinica Medica (Ambul.
Ipertensione), Clinica Medica Cardiologia, Clinica Medica Endoscopia), Clinica Neurologica (Degenza), Clinica Neurologica
Serv. Diagnostici, Clinica Oculistica (Degenza), Clinica Oculistica (Ambulatori), Clinica Oculistica (Sala Operatoria), Clinica
Odontoiatrica, Clinica Ortopedica (Ambul. Sala gessi), Clinica Ortopedica (Degenza), Clinica Ortopedica (Sala Operatoria),
Clinica Ostetrica (Degenza), Clinica Ostetrica (Ambulatori), Clinica Ostetrica (Laboratorio), Clinica Ostetrica Sala Parto,
Clinica Otorino Degenza, Clinica Otorino Sala Operatoria, Clinica Pediatrica Degenza, Clinica Psichiatrica, Clinica Urologica
Ambulatori, Clinica Urologica Degenze, Ematologia Degenze, I.N.P.I., Labor. Microbiologia Scienze Biomediche, Medicina
Nucleare, Neonatologia Degenza, Neonatologia Nido, Oncologia Medica Nucleare, Patologia Chirurgica Degenza, Patologia
Chirurgica Centro Colostomizz., Patologia Medica Degenza, Pediatria Infettivi, Reumatologia Degenze, Rianimazione,
Scienze Radiologiche, Servizio Endocrinologia, Servizio Diabetologia.
179
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
2. Il riscontro dell’effettività del monitoraggio dei consumi/giacenze.
In riscontro alla richiesta143 di ulteriori e più dettagliate notizie, volte ad apprezzare
l’effettività di monitoraggio cui l’Azienda è pervenuta per effetto della tracciabilità dei flussi di
gestione
dei
beni
farmaceutici,
il
Direttore
Generale,
congiuntamente
al
Direttore
Amministrativo dell’Azienda, ha trasmesso:
-
Nota prot. 3041 del 02/05/2013: n. 3 prospetti riepilogativi della spesa delle UU.OO. di
Clinica Urologica degenza, Neuropsichiatria Infantile degenza e Servizio di Anestesia c/o
Blocco Operatorio – anni 2011, 2012 e I trim. 2013.
-
In allegato: Nota della Direzione Generale AOU indirizzata alla Asl 1 di SS concernente
richiesta convocazione riunione con il Direttore Sanitario Asl 1; Nota della Direzione
Generale dell’AOU indirizzata all’Assessorato della Sanità ad oggetto “Servizio di
approvvigionamento di farmaci da Asl Sassari”, corredata delle Deliberazioni del D.G.
AOU n. 121 e 122 del 31/12/2007 relative alla convenzione tra AOUS e Asl 1 per
l’erogazione di beni e servizi e n. 672 del 5/12/2008 relativa all’assunzione di un
farmacista dirigente a carico dell’AOU.
Tramite tali prospetti, compilati a cura del Direttore della Farmacia Ospedaliera secondo le
indicazioni della Corte e contenenti le rilevazioni sulla spesa sostenuta negli esercizi 2011,
2012 e nel I trimestre 2013, in relazione a tre Reparti individuati nell’Azienda, l’AOU dà conto
delle giacenze dei farmaci e altri beni sanitari rilevate nei Reparti ad inizio esercizio, dei
prodotti distribuiti e consumati, e delle giacenze a fine esercizio, oltre a rilevare i prodotti
“scaduti” all’interno delle Strutture e la contabilizzazione degli stessi.
Le suddette aggregazioni, nel fornire valide informazioni sui costi dei prodotti farmaceutici
distribuiti dal Servizio Farmacia alle singole strutture ospedaliere, e da queste consumati,
dovrebbero permettere di verificare l’effettiva attuazione, da parte dell’Azienda, delle
procedure sul Sistema Informativo SISaR, e la relativa efficacia, per quanto non sia possibile
accertare, attualmente, gli eventuali risparmi conseguiti, stante l’indisponibilità di alcuni dati
indispensabili per effettuare un’utile comparazione.
Infatti, per il 2013 sono riscontrabili solo i dati del I trimestre, mentre non è valutabile il
consumo degli “altri beni sanitari” da parte dei Reparti nell’esercizio 2012, poiché non sono
fruibili i dati relativi alla distribuzione di tali beni da parte della Asl 1 nel medesimo esercizio.
In merito, nella nota di accompagnamento ai prospetti, l’Azienda comunica di non poter
dare riscontro compiutamente a quanto richiesto “poiché la Asl 1 di Sassari non ha ancora
provveduto a trasmettere i dati definitivi di rendicontazione della fornitura dei farmaci all’AOU
per l’anno 2012 e per il primo trimestre 2013, nonostante i numerosi solleciti”.
143
Nota prot. N. 2739 dell’11/04/2013.
180
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
A tal proposito, nell’allegata nota (datata 2/5/2013) indirizzata ai vertici della Asl 1, la
Direzione Generale dell’AOU, nel richiedere un incontro al fine di sollecitare l’acquisizione delle
informazioni richieste, fa presente, inoltre, le incongruenze riscontrate dai dirigenti dei Servizi
Farmacia e Programmazione e Controllo, in merito ai dati relativi al 2012 e al I trimestre 2013
inseriti nei flussi informativi Ras (totale assenza nel flusso CMO dei dati ascrivibili all’U.O.
“Pneumologia”, mancata rendicontazione della spesa per CDC, per tutte le UU.OO., relativa agli
altri beni sanitari), rilevate anche dal dirigente del Servizio Bilancio in occasione della
trasmissione al NSIS del CE I trimestre 2013. Quest’ultimo documento, nel quale l’Azienda ha
ritenuto confermare le medesime somme rendicontate, dalla Asl 1 per conto dell’AOU,
all’Assessorato regionale, contiene dati sottostimati rispetto al reale consumo di beni erogati e
non rendicontati dalla Asl 1.
Per completezza d’informazione si fa presente che la Direzione Generale dell’AOU, in merito
all’approvvigionamento di farmaci da parte della Asl 1, aveva formulato la richiesta
all’Assessorato alla Sanità, in data 28/11/2012 (nota allegata agli atti acquisiti), di poter
assumere in proprio tutte le attività connesse alla gestione tecnica e amministrativa del
Servizio farmaceutico ospedaliero aziendale, anche attraverso la mobilità del personale
farmacista, tecnico e ausiliario che presta servizio presso la Asl 1, per svolgere le attività di
pertinenza dell’AOU, o, in alternativa, l’autorizzazione all’assunzione, da parte dell’AOU, di un
dirigente farmacista, un amministrativo e due magazzinieri, da destinare alle attività operative
di pertinenza del Servizio farmaceutico, presso la Asl 1.
3. Le rilevazioni nel Presidio Ospedaliero.
Di seguito si riportano le elaborazioni eseguite da questo Ufficio estrapolando i dati dai
prospetti forniti dalla Direzione Generale dell’AOU, al fine di effettuare una comparazione,
benché approssimativa e poco attendibile per i motivi su esposti, dei costi relativi ai prodotti
farmaceutici e altri beni sanitari distribuiti, consumati e delle giacenze dei Reparti aziendali, in
relazione al biennio 2011/2012. In tale esame non si considerano i “prodotti scaduti” poiché
dai prospetti acquisiti si desumono valori pari a zero in relazione a ciascun Reparto e in
entrambi gli esercizi.
E’ opportuno precisare, comunque, che l’analisi effettuata non tiene conto dell’attività
svolta presso ciascun Reparto, di cui non si conosce l’entità, alla quale sono correlati i rispettivi
consumi e che questi ultimi, in tutte le UU.OO. aziendali, sono rilevati per differenza fra quanto
caricato nel Sistema e l’ammontare delle giacenze, e non tramite l’utilizzo della procedura
“armadio farmaceutico di reparto” sul Sistema SISaR, che permette un riscontro più attendibile
dei consumi “effettivi” di ogni singolo reparto.
181
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
Tabella n. 33
BENI DISTRIBUITI AI REPARTI
Nome Reparto
Esercizio
2011 beni
distribuiti
da Asl 1
Beni
Esercizio
2011 beni
distribuiti da
AOU
Esercizio
2012 beni
distribuiti da
Asl 1
Esercizio
2012 beni
distribuiti da
AOU
Scostamento
%
2012/2011
-37,58
Farmaci
Clinica Urologica
Altri beni sanitari
Degenza
TOTALE
65.549
-4
40.477
435
33.511
99.060
46.393
46.389
dato n.d.
68.914
69.349
Neuropsichiatria Farmaci
Infantile
Altri beni sanitari
Degenza
TOTALE
6.237
-
12.730
4
6.188
12.425
499
499
dato n.d.
5.892
5.896
228.517
7.960
166.974
42.709
Altri beni sanitari
TOTALE
247.072
475.589
13.575
21.535
dato n.d.
8.931
51.640
Farmaci
Altri beni sanitari
TOTALE
300.303
286.771
587.074
7.956
60.467
68.423
220.181
dato n.d.
43.148
83.737
126.885
Servizio
Anestesia c/o
Blocco
Operatorio
TOTALI
Farmaci
104,17
-11,33
-14,58
BENI CONSUMATI DAI REPARTI
Nome Reparto
Clinica Urologica
Degenza
Neuropsichiatria
Infantile Degenza
Servizio Anestesia c/o
Blocco Operatorio
TOTALI
Beni
Esercizio 2011
Esercizio 2012
64.512
73.476
43.228
non valutabile
137.988
non valutabile
6.867
7.361
14.451
non valutabile
TOTALE
14.228
non valutabile
Farmaci
Altri beni sanitari
242.477
278.431
208.138
non valutabile
520.908
non valutabile
313.856
359.268
265.817
non valutabile
673.124
non valutabile
Farmaci
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
Altri beni sanitari
TOTALE
Farmaci
Altri beni sanitari
TOTALE
Scostamento %
2012/2011
-32,99
110,44
-14,16
-15,31
GIACENZE DI REPARTO AL 31/12
Nome Reparto
Beni
Farmaci
Clinica Urologica
Degenza
Altri beni sanitari
TOTALE
Neuropsichiatria
Infantile Degenza
Servizio Anestesia c/o
Blocco Operatorio
TOTALI
Esercizio 2011
Esercizio 2012
Scostamento %
2012/2011
5.493
3.179
-42,13
20.789
1.897
-90,87
26.282
5.076
-80,69
Farmaci
Altri beni sanitari
2.151
1.160
435
177
-79,78
-84,74
TOTALE
3.311
612
-81,52
Farmaci
9.400
10.945
16,44
Altri beni sanitari
59.260
46.351
-21,78
TOTALE
68.660
57.296
-16,55
Farmaci
17.044
14.559
-14,58
Altri beni sanitari
81.209
48.425
-40,37
98.253
62.984
-35,90
TOTALE
182
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
Parte II - A.O.U. di Sassari
Dalla lettura e confronto dei valori riportati nelle tabelle di cui sopra, si desume una
cospicua riduzione (-37,5%) dei costi sia dei “farmaci”144 erogati complessivamente all’U.O.
“Clinica Urologica Degenza”, che dei relativi consumi (-33%) che ammontano, nel 2012, a €
43.228,00. Ugualmente ridotti (-14,1%), anche se in maniera meno evidente, i costi dei
farmaci utilizzati dal “Servizio Anestesia”, al quale sono stati distribuiti, nel corso del 2012,
l’11,3% dei farmaci in meno rispetto al precedente esercizio. Per contro, il Reparto
“Neuropsichiatria Infantile Degenza”, i cui approvvigionamenti sono cresciuti nel 2012 del
104,1%, ha incrementato i propri consumi che risultano anch’essi pressoché raddoppiati
(+110,4%) utilizzando gran parte delle giacenze che a fine esercizio si sono ridotte
notevolmente (-79,78%). Nel medesimo Reparto si è registrata una elevata contrazione anche
delle scorte degli altri beni sanitari in misura dell’84,74 %, come mostra la tabella relativa
all’evoluzione delle giacenze nel biennio, che evidenzia una diminuzione significativa dell’entità
delle rimanenze sia dei prodotti farmaceutici (tranne che nel Servizio Anestesia) che degli altri
beni sanitari.
144
La voce “farmaci” include anche gli emoderivati e l’ossigeno.
183
Inventariazione, conservazione, distribuzione e consumo dei beni farmaceutici nei P.O.
ALLEGATO
Parere n. 5/2014/PAR
Deliberazione n. 5/2014/PAR
Repubblica italiana
Corte dei conti
La Sezione del controllo per la Regione Sardegna
composta dai magistrati:
Dott.ssa Anna Maria Carbone Prosperetti
PRESIDENTE
Dott.ssa Maria Paola Marcia
CONSIGLIERE RELATORE
Dott.ssa Valeria Mistretta
CONSIGLIERE
Dott.ssa Lucia d’Ambrosio
CONSIGLIERE RELATORE
Dott.ssa Valeria Motzo
CONSIGLIERE
Dott. Roberto Angioni
REFERENDARIO
nelle camere di consiglio del 19 dicembre 2013 e del 20 gennaio 2014;
Visto il testo unico delle leggi sulla Corte dei conti approvato con R.D.
12 luglio 1934, n. 1214 e successive modifiche e integrazioni;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 16 gennaio 1978 n. 21 e
il decreto legislativo 9 marzo 1998 n. 74 (norme di attuazione dello
Statuto speciale per la Sardegna);
Visto l’art. 7 della legge 5 giugno 2003 n. 131, recante l’adeguamento
dell’ordinamento alla legge costituzionale 18 ottobre 2001 n. 3;
Vista la richiesta di parere formulata dall’Assessore dell’Igiene e Sanità
della Regione Autonoma della Sardegna con nota n. 2432 del 22
novembre 2013;
Vista la nota in data 26 novembre 2013 con cui il Presidente della
Sezione ha assegnato la relativa istruttoria al Consigliere Maria Paola
Marcia e al Consigliere Lucia d’Ambrosio;
Vista la nota prot. n. 35364941 del 10 dicembre 2013 con cui i
Magistrati istruttori, Consigliere Maria Paola Marcia e Consigliere Lucia
d’Ambrosio, hanno deferito la relazione istruttoria per la discussione
collegiale;
Vista l’ordinanza n. 27/2013 con la quale il Presidente della Sezione del
controllo per la Regione Sardegna ha convocato la Sezione medesima in
data 19 dicembre 2013 per deliberare in ordine alla richiesta di parere;
Vista l’ordinanza n. 1/2014 con la quale il Presidente della Sezione del
controllo per la Regione Sardegna ha convocato la Sezione medesima in
data 20 gennaio 2014 per deliberare in ordine alla richiesta di parere;
Uditi i relatori Consigliere Maria Paola Marcia e Consigliere Lucia
d’Ambrosio;
PREMESSO
In data 26 novembre 2013 l’Assessore dell’Igiene e Sanità della Regione
Autonoma della Sardegna ha trasmesso alla Sezione regionale di
controllo la nota con la quale chiede alla Sezione, ai sensi dell’art. 7,
comma 8, della legge n. 131 del 2003, facendo seguito alle indagini
della Sezione regionale di controllo per la Sardegna circa la gestione dei
prodotti farmaceutici nei Presidi Ospedalieri aziendali, un parere in
merito alla corretta definizione dei compiti e delle responsabilità tra le
diverse
figure
relativamente
professionali
alla
gestione,
all’interno
delle
inventariazione,
Aziende
sanitarie
conservazione
e
distribuzione dei farmaci, in considerazione della mancanza di specifiche
norme regionali e alla luce della normativa nazionale in vigore assai
risalente nel tempo.
CONSIDERATO
1. La richiesta di parere, trasmessa ai sensi dell’articolo 7, comma 8,
della legge 5 giugno 2003, n. 131 - “Disposizioni per l’adeguamento
dell’ordinamento della Repubblica alla legge costituzionale 18 ottobre
2001 n. 3” - nella parte in cui riconosce alle Regioni la facoltà di
chiedere alle Sezioni regionali del controllo pareri in materia di
contabilità pubblica, è sottoscritta dall’Assessore dell’Igiene e Sanità
della Regione Autonoma della Sardegna. Come già affermato da questa
Sezione
(cfr.
deliberazione
n.
87/2010/PAR)
la
consolidata
giurisprudenza della Corte sull’ammissibilità soggettiva delle richieste di
parere ha individuato la competenza alla richiesta di pareri in generale
negli Organi di vertice dell’Amministrazione e, in particolare, nel
Presidente e negli Assessori della Giunta Regionale per le Regioni. Del
resto, anche la L.R. 13 novembre 1998, n. 31 (antecedente alla
previsione della competenza
consultiva delle Sezioni
regionali
di
controllo della Corte dei conti), stabilisce, all’art. 8, comma 1, lettera f,
che spettano alla Giunta Regionale, al Presidente e agli Assessori,
secondo le rispettive competenze “… le richieste di pareri alle autorità
amministrative indipendenti e al Consiglio di Stato”. Pertanto la richiesta
è ammissibile sotto il profilo della legittimazione soggettiva.
2. La richiesta di parere è inoltre ammissibile sotto il profilo oggettivo,
in quanto il quesito formulato attiene alla materia della contabilità
pubblica. La richiesta fa seguito a varie indagini di controllo sulla
gestione condotte dalla Sezione in materia di spesa farmaceutica
ospedaliera, alla luce degli elevati scostamenti registrati nelle Aziende
sanitarie della Sardegna rispetto ai tetti fissati dal legislatore nazionale
per il contenimento di questa tipologia di spesa farmaceutica. In quelle
sedi la Sezione di controllo aveva evidenziato che all’interno dei Presidi
Ospedalieri delle Aziende non si manifestava sufficiente consapevolezza
sulla posizione giuridica e sulla conseguente responsabilità da intestarsi
in capo alle figure del Direttore responsabile della Struttura/Reparto e
del Coordinatore infermieristico. Oggetto del quesito è, pertanto,
l’interpretazione delle norme di contabilità pubblica che disciplinano
compiti, doveri e responsabilità dei soggetti che hanno in consegna beni
di pertinenza pubblica nel comparto sanitario, limitatamente alle
procedure gestionali concernenti la presa in carico dei beni farmaceutici,
la loro successiva conservazione e custodia, il loro utilizzo e, quindi, la
loro finale consistenza/inventariazione, e l’eventuale qualificazione
dell’agente contabile (cfr., sul punto dell’attinenza alle materie di
contabilità pubblica, Sez. Controllo Puglia n. 6/2001/PAR; Sez. Controllo
Toscana n. 17/2010/PAR; Sez. Controllo Sardegna n. 35/2009/PAR;
Sez. Controllo Piemonte 27/2009/PAR;
Sez. Controllo Veneto
n.
19/2013/PAR). Il quesito, inoltre, è suscettibile di una prospettazione
generale ed astratta, che non risulta funzionale all’adozione di uno
specifico e puntuale atto di gestione.
3. Preliminarmente
–
in
considerazione
dei
profili
di
novità
da
riconoscersi alla materia in esame – la Sezione deve precisare che le
decisioni sulle modalità con cui regolamentare il processo gestionale
oggetto del quesito attengono al merito dell’azione amministrativa e
rientrano nella piena ed esclusiva discrezionalità e responsabilità della
Regione e delle Aziende Sanitarie che potranno orientare le proprie
decisioni in base ai principi generali illustrati in questa sede dalla
Sezione.
4. Si deve premettere, inoltre, che l’Azienda sanitaria è definita
nell’ordinamento come azienda con personalità giuridica pubblica e
autonomia imprenditoriale, la cui organizzazione e funzionamento sono
disciplinati dall’atto aziendale, da adottarsi nel rispetto dei principi e
criteri previsti da disposizioni regionali (art. 3 d. lgs. 502/1992 e art. 1
l.r. 10/2006). Con riguardo alla materia del presente quesito, inoltre,
essendo
le
Aziende
Sanitarie
espressamente
ricomprese
tra
le
amministrazioni pubbliche (art. 1 comma 2 d. lgs. 165/2001), il
personale dipendente del comparto sanità è stato interessato dal
processo di riorganizzazione del pubblico impiego introdotto con le
finalità di migliorarne l’efficienza e la produttività a vantaggio dei servizi
pubblici, di razionalizzarne la spesa e di assicurarne i necessari controlli,
anche attraverso l’implementazione delle tecnologie dell’informazione.
La disciplina recata dal decreto legislativo 150/2009, espressamente
estesa al personale del comparto sanità, enuncia con chiarezza i principi
di organizzazione, misurazione e valutazione delle ”performance” di
servizio cui anche le Aziende sanitarie devono uniformarsi (attuazione
della legge 4 marzo 2009, n. 15 in materia di ottimizzazione della
produttività del lavoro pubblico, efficienza e trasparenza delle pubbliche
amministrazioni, v. art. 16). In altri termini il rapporto di servizio dei
dipendenti della sanità, nel suo svolgimento, deve essere ispirato a
canoni di buona, celere, misurabile prestazione in applicazione dei
principi di sana gestione delle pubbliche risorse e delle indefettibili
esigenze di controllo. Sul punto si rammenta, inoltre, che le materie che
presiedono all’organizzazione delle pubbliche amministrazioni, nonché le
responsabilità giuridiche attinenti ai singoli operatori nell’espletamento
di procedure amministrative, sono regolate con legge,
ovvero
sulla
base della legge o nell’ambito dei principi dalla stessa posti con atti
normativi o amministrativi (art. 2, comma 1 lettera c, legge 421/1992,
art. 1 comma 3 e art, 2 comma 1 d.lgs. 165/2001). Il sistema risulta
così configurato per rispondere alle richiamate finalità di tutela degli
interessi pubblici di buon funzionamento, nonché per apprestare nel
contempo fondamentali garanzie di certezza giuridica a vantaggio del
dipendente (attraverso la puntuale definizione dei contenuti della
prestazione, cioè dei propri obblighi/doveri), e assicura parametri
oggettivi di valutazione al sistema dei controlli complessivamente
considerato.
5. Ciò premesso, occorre considerare che nello specifico il Servizio
Sanitario della Regione autonoma della Sardegna è costituito da otto
Aziende Sanitarie Locali (dotate di uno o più Presidi Ospedalieri) con
ambiti territoriali determinati, che erogano assistenza territoriale e
ospedaliera, da due Aziende Ospedaliere Universitarie (Cagliari e
Sassari), che svolgono sia attività di assistenza ospedaliera che attività
didattica e di ricerca, e dall’Azienda Ospedaliera Brotzu-Ospedale di alta
specializzazione e di rilievo nazionale S. Michele (D.P.C.M. 08/04/93),
che non ha Presidi Ospedalieri autonomi, e che eroga prestazioni di
assistenza
ospedaliera
complessivamente
a
di
tutto
28
il
Presidi
territorio
regionale.
Ospedalieri
e
di
Si
tratta
oltre
530
Strutture/Reparti, spesso articolati in sottostrutture dotate di autonomia
organizzativa e gestionale. Le Aziende sanitarie della Regione hanno,
pertanto, una diversa natura giuridica e struttura organizzativa in
funzione dei diversi compiti loro attribuiti e delle differenti attività
svolte. La diversità delle situazioni concrete deve essere accuratamente
tenuta presente al fine di calare la regolamentazione di qualsiasi
processo
organizzativo
e
gestionale
nella
realtà
concreta
dell’Amministrazione agente tenendo conto del contenuto specifico
dell’attività posta in essere. E’ di tutta evidenza, infatti, la necessità di
regolamentare in maniera differente situazioni caratterizzate dalla
compresenza
assistenza
di
assistenza
territoriale
ospedaliera
(Medicina
di
(Strutture
base,
e
Reparti)
Poliambulatori,
e
Guardie
mediche, privati convenzionati, ecc.), da situazioni particolari quali
quella dell’AO Brotzu (assistenza ospedaliera di alta specialità) e delle
Aziende ospedaliere universitarie, nelle quali gli aspetti della ricerca e
della didattica coesistono con l’assistenza ospedaliera. Altrettanto
evidente è la necessità di regolamentare in modo diverso situazioni
caratterizzate da differente dimensioni e grado di complessità, anche in
funzione del numero e della dimensione dei Presidi Ospedalieri e delle
Strutture operative Aziendali/Reparti, della presenza o meno di Distretti,
di Dipartimenti, ecc.
Alla luce delle suddette considerazioni, questa Sezione ritiene, pertanto,
di poter fornire, con riguardo allo specifico processo gestionale oggetto
del quesito, soltanto un quadro di carattere generale e astratto, che
necessiterà naturalmente di essere di volta in volta adeguato, a cura
della Regione e dalle singole Aziende, alle specifiche realtà oggetto di
regolamentazione.
6. Sulla materia si deve constatare che la particolare procedura
gestionale oggetto di parere assume carattere di assoluta novità e non
risultava ancora espressamente definita in sede normativa generale
statale o regionale.
E’, però, recentemente intervenuta apposita disciplina del Ministero della
salute. I D.M. del Ministero, rispettivamente 4 febbraio 2009 e 11
giugno 2011 con le relative linee-guida, istituiscono i flussi informativi
per i monitoraggi dei consumi di farmaci e di dispositivi medici in ambito
ospedaliero e l’obbligo per i soggetti del sistema sanitario regionale di
provvedere alla trasmissione dei dati secondo le modalità stabilite con le
cadenze temporali ivi indicate. I decreti puntualizzano analiticamente le
distinte
fasi
gestionali
da
sottoporre
a
monitoraggio
(distribuzione/consegna dei farmaci-beni dalle Farmacie ospedaliere alle
Unità operative/Reparti, quantità consegnate, mese della consegna,
costi del medicinale, struttura utilizzatrice, ecc.. ). In termini più
propriamente contabili, le movimentazioni interne oggetto di rilevazione
attengono ai medicinali consegnati ai Reparti e – ove previsto – ai
pazienti
in
fase
di
dimissione
(distribuzione
diretta),
a
quelli
successivamente resi dai Reparti alle Farmacie, a quelli trattenuti in
giacenza (scorte), con effetti decisivi in ordine alle quantificazioni sia dei
consumi effettivi, sia delle giacenze finali (tutti valorizzati contabilmente
grazie a detto monitoraggio), e ciò sia all’interno dei Reparti che
all’interno
delle
Farmacie,
con
programmazione della spesa
ulteriori
futura
(che
riflessi
dovrà
positivi
sulla
tener conto del
prioritario consumo delle scorte). Viene, in sostanza, richiesta la
“tracciabilità”
del
Ospedaliera
fino
utilizzazione
(o
percorso
alla
alla
dei
beni
distribuzione
distribuzione
dall’ingresso
ai
Reparti
diretta
ai
nella
per
la
pazienti
Farmacia
successiva
in
fase
di
dimissione), al fine di favorire la necessaria evidenziazione contabile e
organizzativo-gestionale.
Alla luce della nuova disciplina, gli obblighi informativi a carico di tutti i
soggetti
del
SSN
contenimento
sono
della
funzionali
spesa
alle
sanitaria,
necessità
e
di
postulano
controllo
il
e
puntuale
monitoraggio/verifica dei processi di spesa in esame. E’ di tutta
evidenza, perciò, che dette normative di cosiddetto “debito informativo”
presuppongono che l’organizzazione delle strutture operative in sanità
sia funzionale a rendere/osservare gli obblighi in questione, rimettendo
alle Autorità amministrative regionali la regolamentazione dei compiti
delle figure/profili professionali coinvolti nel monitoraggio dei flussi
informativi in oggetto.
Nel
contempo,
il
d.
lgs.
118/2011
(disposizioni
in
materia
di
armonizzazione dei sistemi contabili…), come è noto, muove nella
direzione di favorire la standardizzazione delle procedure contabili e dei
debiti informativi in materia di sanità (art. 27 e seguenti). Inoltre il D.M.
del Ministro della salute 1 marzo 2013 (percorsi attuativi della
certificabilità dei bilanci delle Aziende sanitarie) recepito in ambito
regionale dalla deliberazione della Giunta n. 28/8 del 24 luglio 2013,
postula percorsi che dovranno garantire l’accertamento della qualità
delle
procedure
amministrativo
contabili
sottostanti
alla
corretta
contabilizzazione delle operazioni aziendali, nonché la qualità dei dati
contabili.
In tale ultimo provvedimento si possono rinvenire utili indicazioni ai fini
che qui interessano. Specifica attenzione è, infatti, dedicata alla
definizione degli obiettivi organizzativi, contabili e procedurali relativi
all’“Area Rimanenze”, individuati nel “dimostrare l’effettiva esistenza
fisica delle scorte (magazzini – reparti/servizi – terzi)”, “individuare i
movimenti in entrata e in uscita”, “definire ruoli e responsabilità
connessi al processo di rilevazione inventariale delle scorte (magazzini –
reparti/servizi – terzi) al 31 dicembre di ciascun anno”, “disporre di un
sistema contabile/gestionale per la rilevazione e classificazione delle
scorte”, “gestire i magazzini in modo da garantire ... la rilevazione e la
tracciabilità degli scarichi di magazzino e dei trasferimenti al reparto”.
Inoltre, tra gli obiettivi organizzativi, contabili e procedurali relativi
all’“Area immobilizzazioni” assumono rilevo “realizzare inventari fisici
periodici” e “proteggere e salvaguardare i beni” (allegato A del citato
D.M.).
Il processo in esame appare configurato dalla normativa in argomento
quale processo unico, che, pur essendo scandito da diverse fasi,
necessita di essere ricondotto ad una gestione unitaria in forza delle
esigenze di monitoraggio dei consumi e della spesa, affinché dia conto
in maniera completa ed esaustiva di tutti i passaggi intervenuti,
consentendone anche la valorizzazione finanziaria. Poter disporre della
conoscenza del presente processo di consumo in forma unitaria assicura
le necessarie garanzie all’esercizio del controllo della spesa effettuata
nelle diverse sedi.
7. Anche il sistema regionale è tenuto a rispondere a queste esigenze.
A tal fine si richiede un adeguato impianto organizzativo-regolamentare
da
destinare
alle
Strutture
operative/Reparti,
dotato
anche
del
necessario supporto di strumentazioni informatiche. In concreto si
rende,
pertanto,
necessario
adottare
strumenti
regolamentari
e
provvedimentali da parte, rispettivamente, della Regione (tenuta agli
indirizzi e alle direttive generali) e delle Aziende sanitarie (tenute ai
provvedimenti di organizzazione, circolari, ordini di servizio, ecc …, in
attuazione dell’Atto aziendale) per definire adeguatamente la procedura
oggetto
di
parere
(di
gestione, inventariazione,
conservazione
e
distribuzione beni sanitari, custodia dei farmaci e dispositivi medici nei
Presidi ospedalieri), articolandola nelle sue fasi interne, ciascuna da
intestarsi alle diverse figure professionali che vi partecipano, sul
presupposto di rendere distinti (enunciandoli compiutamente) i compiti
di ciascun operatore coinvolto nel processo di movimentazione interna
dei beni sanitari. Ovviamente, poiché – come si è detto - le Aziende
sanitarie della Regione (ASL, AOU e AO Brotzu) hanno diversa natura
giuridica e struttura organizzativa in funzione dei diversi compiti loro
attribuiti e delle differenti attività svolte, ciascuna Azienda dovrà
regolamentare i
propri processi organizzativi e gestionali in funzione
della propria realtà concreta e del livello di autonomia riconosciuto alle
proprie articolazioni interne.
8. Prima di passare alla concreta individuazione dei vari operatori
responsabili/titolari di compiti nel processo in esame all’interno dei
Presidi ospedalieri delle Aziende sanitarie (come si è detto in oltre 530
Strutture/Reparti
in
28
Presidi
ospedalieri),
occorre,
inoltre,
preliminarmente chiarire che a ciascuna figura professionale dovranno
essere chiaramente assegnati i rispettivi compiti di servizio con formale
provvedimento. Ciò anche in quanto l’attività di servizio si caratterizza
per
la
commistione
di
profili
amministrativo-contabili
con
profili
organizzativi interni, medico-sanitari, terapeutici, di farmacovigilanza,
ecc. Ne consegue che i soggetti incaricati delle mansioni prettamente
sanitarie devono essere nel contempo espressamente incaricati anche
dei connessi compiti di natura amministrativo-contabile.
Pertanto, i soggetti coinvolti nelle procedure in oggetto sono quelli che
nel quadro legislativo, ordinamentale e organizzativo di riferimento
(costituito dalla ricordata normativa in tema di lavoro alle dipendenze
delle Pubbliche Amministrazioni, dai contratti collettivi di comparto,
dalla normativa nazionale e regionale in tema di sanità, dalle citate
direttive e regolamenti ministeriali e regionali e dai regolamenti di
organizzazione, di contabilità e sul personale delle Aziende) risultano
formalmente incaricati di svolgere i vari compiti (di natura sanitaria e
non sanitaria) delle diverse fasi del processo in esame, ovvero, nel caso
di specie, il Dirigente responsabile della Farmacia dell’Azienda e/o del
Presidio (in relazione al grado di autonomia attribuito alle Farmacie dei
singoli Presidi rispetto alla Farmacia Aziendale), i Direttori delle
Strutture/Reparti ospedalieri, e i Coordinatori infermieristici.
9. L’operatore fondamentale del processo in esame appare essere il
Responsabile della Farmacia Ospedaliera, in quanto, in forza di
specifico incarico formalmente attribuito dall’Azienda di appartenenza, è
direttore di una Struttura (complessa) preposta a prendere in carico
beni mobili da terzi fornitori, ad iscriverli ad inventario e ad assegnarli
alle Strutture operative che li usano per l’espletamento dei propri
compiti (utilizzatori finali), e – ove previsto – ad effettuare la
distribuzione diretta ai pazienti in fase di dimissione o a seguito di visita
specialistica. Il ruolo del Responsabile della Farmacia Ospedaliera – alla
luce delle esigenze di tutela delle risorse pubbliche che ha ricevuto in
consegna – nell’ipotesi prevalente e oggetto del quesito (beni distribuiti
ai Reparti e destinati al consumo all’interno del Presidio ospedaliero),
non dovrebbe, quindi, essere limitato alla fase che va dall’ingresso dei
beni nella Farmacia alla consegna ai Reparti, ma essere esteso all’intero
processo, ricomprendendo le fasi di pertinenza dei singoli Reparti
(consumi, giacenze, scaduti ecc..). Al Direttore della Farmacia – in forza
della ricordata unitarietà del processo in oggetto – dovrebbe essere,
pertanto, coerentemente attribuito il compito di verificare, monitorare,
controllare e rendicontare in relazione ai beni sanitari consegnati ai
Reparti. Il Direttore della Farmacia deve avere contezza non solo di
quanto ha consegnato ai Reparti, ma anche di quali siano le giacenze e i
consumi di ciascun Reparto; deve essere in grado di conoscere e
documentare non solo le movimentazioni dei beni dalla Farmacia ai
Reparti,
ma
anche
i
percorsi
interni
ai
Reparti
fino
all’utilizzo/somministrazione ai pazienti. Solo la completezza delle
suddette rilevazioni
consentirebbe, infatti, un ragionato piano di
distribuzione dei farmaci a seconda delle effettive esigenze, tenendo
conto, quindi, anche delle giacenze. Prevedere, poi, a vantaggio dei
rapporti interni con gli uffici economico-finanziari dell’Azienda, la resa di
un rendiconto amministrativo integrale garantirebbe la correttezza e
trasparenza delle scritture contabili dell’Azienda. Separatamente si
potrebbero prendere in considerazione – da parte delle Aziende –
rapporti intercorrenti tra Farmacia Aziendale e Farmacie Ospedaliere, se
e in quanto configurabili in termini di rapporto tra magazzino principale
e magazzini secondari di beni destinati alla conservazione e alla
successiva distribuzione ai Reparti (utilizzatori finali).
10.Il ruolo dei Direttori delle Strutture/Reparti ospedalieri (c.d.
Primari) andrebbe ricondotto alla necessaria vigilanza e al controllo
sull’operato del Coordinatore infermieristico, individuandone anche le
imprescindibili azioni di indirizzo per il contenimento della spesa
farmaceutica del Reparto, che presuppongono, in ogni caso, la piena e
costante conoscenza dei relativi consumi.
11.Il ruolo e la responsabilità dei Coordinatori infermieristici, che
operano sotto la direzione, l’indirizzo e il controllo del Direttore della
Struttura/Reparto
(c.d.
Primario),
si
svolge
nella
fase
che
va
dall’acquisizione dei beni in Reparto (ovvero alla Struttura operativa che
utilizza
i
beni
per
l’espletamento
dei
propri
compiti),
all’utilizzo/somministrazione ai pazienti (o allo smaltimento di prodotti
scaduti o danneggiati) e alla conseguente rilevazione delle giacenze di
Reparto. Di norma, diversamente rispetto all’ipotesi sopra descritta al
punto 9, al Coordinatore è affidata una scorta di Reparto esclusivamente
per i materiali destinati all’uso, all’impiego e al consumo per il
funzionamento del Reparto stesso. Il Coordinatore, ai sensi dell’art. 41
del D.P.R. 27 marzo 1969 n. 128 - Ordinamento interno dei servizi
ospedalieri – “… controlla e dirige il servizio degli infermieri e del
personale ausiliario; controlla il prelevamento e la distribuzione dei
medicinali, del materiale di medicazione e di tutti gli altri materiali in
dotazione; controlla la qualità e quantità delle razioni alimentari per i
ricoverati e ne organizza la distribuzione; è responsabile della tenuta
dell’archivio.” In tale specifica fase del processo in esame, il soggetto
investito formalmente dell’incarico di Coordinatore infermieristico è,
quindi, incaricato della gestione dell’armadio farmaceutico di Reparto,
dell’approvvigionamento, della conservazione e dei controlli dei beni
sanitari, e conseguentemente dovrebbe essere tenuto ad assumere in
carico i beni consegnati al Reparto e a dimostrarne la consistenza e la
movimentazione periodica a mezzo di idonee scritture amministrative.
12. La concreta individuazione dei compiti, degli obblighi e delle
responsabilità
dei
vari
operatori
nella
procedura
all’esame
ha
evidenziato che gli stessi risultano deputati a gestire o utilizzare
direttamente beni pubblici. In conseguenza, tra essi andrà individuata la
posizione di coloro che rivestono la qualifica formale di agenti contabili.
“Sotto la denominazione di agente contabile nell’amministrazione si
comprendono … tutti coloro che hanno maneggio di pubblico denaro o
sono consegnatari di generi, oggetti e materia appartenenti alla Stato;
… tutti coloro che anche senza legale autorizzazione, prendono
ingerenza negli incarichi attribuiti agli agenti anzidetti …”. “Tutti gli
agenti contabili … esercitano le loro funzioni sotto la vigilanza e secondo
gli ordini che ricevono dai capi delle rispettive amministrazioni … da cui,
a seconda dei rispettivi servizi, dipendono” (art. 178 e 179 R.D.
827/1924).
A tal proposito, puntualizzando che tutti i soggetti che gestiscono o
utilizzano beni pubblici sono soggetti alla giurisdizione della Corte dei
conti a titolo di responsabilità amministrativo-contabile nella misura in
cui siano responsabili di danno all’erario, va chiarito, però, che solo
coloro che rivestono formalmente la posizione di agente contabile, come
sopra definito, sono inoltre tenuti alla resa del conto giudiziale ai sensi
dell’art. 44 del R.D. 1214 del 1934 e dell’art. 74 del R.D. 2240 del 1923.
“Gli agenti incaricati … che hanno maneggio qualsiasi di denaro ovvero
debito di materia, nonché coloro che si ingeriscono negli incarichi
attribuiti a detti agenti, … debbono rendere il conto della gestione e
sono sottoposti ... alla giurisdizione della Corte dei conti …. I conti
giudiziali sono trasmessi …” (art. 74 R.D. 2440/1923). “La Corte giudica
... sui conti degli agenti incaricati di riscuotere, di pagare, di conservare
e di maneggiare denaro pubblico o di tenere in custodia valori e materie
di proprietà dello Stato, e di coloro che si ingeriscono negli incarichi
attribuiti a detti agenti” (art. 44 R.D. 1214/1934).
In considerazione della già osservata novità della materia, non ancora
compiutamente regolamentata e a fronte delle diverse situazioni delle
quali si è in precedenza trattato, è necessario, pertanto, distinguere
normativamente quali tra gli operatori coinvolti nel processo oggetto del
quesito siano tenuti alla resa del conto giudiziale, considerando che “…la
regola dell’obbligo di resa del conto e del suo controllo giurisdizionale da
parte della Corte dei conti …trova fondamento in un’indefettibile
funzione di garanzia della regolare gestione contabile e patrimoniale, la
quale rende necessario l’esercizio della giurisdizione di conto in relazione
a tutte le componenti patrimoniali e finanziarie” (v. Cassazione civile,
Sez. Unite n. 7390/2007).
Per regolamentare la materia la Regione e le Aziende dovrebbero anche
considerare che al processo in oggetto – pur scandito da diverse fasi presiede la configurazione di una gestione unitaria, in quanto tale atta
ad evidenziare e a dar conto in maniera completa ed esaustiva di tutti i
passaggi contabili intervenuti, dall’ingresso dei beni nella Farmacia
Ospedaliera fino alla distribuzione/somministrazione ai pazienti nei
Reparti o nella Farmacia stessa (distribuzione diretta).
Sotto il profilo del controllo sull’efficacia, efficienza ed economicità della
gestione, anche ai fini del contenimento delle spese nel quadro del
coordinamento della finanza pubblica, non appare preminente una
frammentazione
del
processo
gestionale
di
spesa/consumo,
che
inducesse a sottoporre a specifica indagine singolarmente mere frazioni
del
processo.
Non
si
rilevazione/prospettazione
può,
di
un
infatti,
disconoscere
processo
di
che
la
spesa/consumo
unitariamente considerato, attribuito ad una figura centrale di controllo
e monitoraggio degli andamenti gestionali dell’Azienda, potrebbe, senza
appesantimenti procedurali, garantire l’effettività del controllo della
spendita delle pubbliche risorse impiegate. Una visione parcellizzata
dell’operato, viceversa, presenta indubbia utilità nell’ambito proprio
della giurisdizione di responsabilità dove l’oggetto della cognizione si
sposta sui profili personali causativi del danno.
13.Le numerose disposizioni statali sulla materia (di fonte primaria e
regolamentare), che la Regione e le Aziende dovrebbero prendere a
riferimento
nella
loro
attività
regolamentare,
prescrivono
-
univocamente quanto espressamente - che l’incarico di consegnatario e
quello di sostituto siano attribuiti con formale provvedimento da parte
dell’Autorità amministrativa e soggetto a forme di comunicazione
obbligatoria (v. il cit. art. 179 R.D. 827/1924 e, tra le altre, più di
recente, artt. 7 e 8 cit. D.P.R. 254/2002). Trattasi dell’applicazione della
disposizione di principio - contenuta in tutte le norme statali che si sono
succedute sulla materia - secondo cui l’obbligo della resa del conto
giudiziale
vien
posto
a
carico
dell’agente
contabile
che
risulti
previamente incaricato dei compiti (in questo caso consistenti nel
maneggio di denaro o nel debito di materie), e in quanto tale definito
agente di diritto, ovvero a carico di colui che si ingerisca negli incarichi
attribuiti ai detti agenti (detto agente di fatto). In ultimo detto principio
è ribadito dalla normativa attuativa della delega conferita dalla legge di
contabilità e finanza pubblica (v. legge 196/2009 e d. lgs. 123/2011,
art. 16, controllo dei conti giudiziali).
14.Alla luce dei su esposti principi la Regione e le Aziende dovrebbero
opportunamente
prevedere
–
salva
la
loro
piena
ed
esclusiva
discrezionalità e responsabilità - che il conto reso dal Direttore della
Farmacia riguardi la gestione nella sua completezza e quindi documenti
non solo quanto consegnato ai Reparti nel corso dell’anno, quanto
distribuito ai pazienti in fase di dimissione e le giacenze nei magazzini
della Farmacia, ma anche i consumi e le giacenze di ciascun Reparto.
Infatti, se il conto reso dal Direttore della Farmacia si limitasse ai beni
acquisiti e consegnati ai Reparti e alle giacenze della Farmacia senza
dare evidenziazione delle giacenze dei Reparti, non darebbe contezza di
tutte le necessarie componenti patrimoniali e finanziarie del processo
gestionale sottoposto a verifica. Il Direttore della Farmacia ospedaliera
andrebbe inquadrato, come già affermato da questa Sezione, nella
figura del consegnatario per debito di custodia (v. in ultimo i principi
dettati dall’art. 11 del D.P.R. n. 254 del 2002 - Regolamento
concernente
le
gestioni
dei
consegnatari
e
dei
cassieri
delle
Amministrazioni dello Stato e dagli artt. 515 e ss del D.P.R. n. 90 del
2010 – T.U. delle disposizioni regolamentari in materia di ordinamento
militare). In conseguenza, il Responsabile della Farmacia Ospedaliera
sarebbe tenuto agli obblighi del consegnatario e sarebbero a lui
applicabili le disposizioni sulla resa del conto, ai sensi del coordinato
disposto dell’art. 74 del R.D. n. 2440 del 1923, degli artt. 610 e ss del
R.D. n. 827 del 1924 e dell’art. 44 del T.U. n. 1214 del 1934. In
particolare, per i conti giudiziali degli agenti contabili di materie, l’art.
624 del R.D. 827 dispone che “I contabili, consegnatari, magazzinieri
e gli altri funzionari che maneggiano o hanno in consegna materie, libri,
bollettari o altre cose dello Stato ... presentano il conto giudiziale della
propria gestione all'amministrazione da cui immediatamente dipendono,
nei modi e colle forme stabilite dai regolamenti speciali di ciascun
servizio ...”; l’art. 626 statuisce che “ Il conto giudiziale dei contabili di
materie deve dimostrare:
a) il debito per le materie e gli oggetti
esistenti al principio dell'esercizio o della gestione;
b) gli oggetti e le
materie avuti in consegna nel corso dell'esercizio o della gestione; c) il
credito per gli oggetti e le materie distribuite, somministrate o altrimenti
esitate; d) le materie e gli oggetti che sono rimasti esistenti al termine
dell'esercizio o della gestione. ... Ogni operazione di entrata, di uscita,
di trasformazione e di consumazione delle materie o di oggetti,
dev'essere giustificata nei conti dei singoli contabili dai documenti che,
in conformità degli speciali regolamenti, comprovino la regolarità della
operazione stessa.“
Si consideri che la giurisprudenza contabile è costante nell’affermare
l’obbligo di resa del conto in generale degli agenti contabili delle Aziende
sanitarie, e in particolare dei Responsabili dei Magazzini delle Aziende
sanitarie, quindi anche dei Responsabili delle Farmacie Aziendali e
Ospedaliere.
15.Viceversa, alla luce dei medesimi principi generali, la Regione e le
Aziende dovrebbero considerare che, il Coordinatore infermieristico,
laddove sia configurato - alla stregua delle regole organizzative interne
– come mero “utilizzatore finale” dei beni pubblici in oggetto, non è
tenuto alla resa del conto giudiziale (cfr. artt. 1 e 12 del D.P.R. n. 254
del 2002 e quanto già affermato da questa Sezione con deliberazione n.
25/2012/SSR). Tuttavia, nonostante la porzione gestionale affidata al
Coordinatore infermieristico non paia rivestire autonoma significatività ai
fini del giudizio di conto, sarebbe opportuno che la Regione e le Aziende,
nell’esplicazione della propria attività regolamentare, evidenzino che il
Coordinatore infermieristico, pur assolvendo ai propri compiti primari in
una
sola
fase
del
processo
complessivo,
e
pur
vedendo
conseguentemente limitate a detta fase le proprie responsabilità, deve
inserirsi fattivamente nel quadro unitario della procedura in oggetto. Ciò
in quanto solo il corretto assolvimento da parte sua degli obblighi di
inventariazione, di documentazione delle movimentazioni dei beni e di
registrazione delle giacenze di Reparto può consentire al Direttore della
Farmacia di rendicontare nella sua interezza la propria gestione, sia in
termini di rendiconto amministrativo, che in termini di conto giudiziale.
16.La Sezione sottolinea che la compiuta regolamentazione da parte
delle Aziende di tutte le fasi del processo in oggetto, con la corretta
individuazione di compiti e responsabilità, e il pieno assolvimento da
parte di tutti gli operatori coinvolti dei rispettivi compiti come sopra
delineati, unita al completamento dell’implementazione e all’effettivo
utilizzo dei processi di informatizzazione atti a tracciare tutti i flussi di
distribuzione e consumo dei beni sanitari, può indirizzare la gestione
complessiva dei beni pubblici in oggetto verso canoni di correttezza,
trasparenza
e
regolarità
amministrativo-contabile
e
consentire
l’effettività delle misure di contenimento delle spese sanitarie. Inoltre
anche i compiti di farmacovigilanza non possono che risultare favoriti e
valorizzati dalla costante e attenta registrazione di tutte le fasi del
percorso terapeutico che conduce alla somministrazione del farmaco al
paziente.
DELIBERA
nelle considerazioni ed osservazioni esposte è il parere della Sezione.
ORDINA
che la deliberazione sia trasmessa, a cura della Segreteria, all’Assessore
dell’Igiene e Sanità della Regione Autonoma della Sardegna, e al
Direttore generale della Direzione generale dell’Igiene e Sanità, il quale
provvederà alle comunicazioni alle Aziende del Servizio Sanitario
Regionale.
Così deliberato nella Camera di consiglio del 19 dicembre 2013 e del 20
gennaio 2014.
I RELATORI
(Maria Paola Marcia)
IL PRESIDENTE
(Anna Maria Carbone Prosperetti)
(Lucia d’Ambrosio)
Depositata in Segreteria in data 21 gennaio 2014
IL DIRIGENTE
(Giuseppe Mullano)