DIREZIONE GENERALE FORMAZIONE, ISTRUZIONE E LAVORO
UNITA’ ORGANIZZATIVA MISURE ATTUAZIONE FSE
STRUTTURA RENDICONTAZIONE
RACCOLTA DEI QUESITI INERENTI I DOCUMENTI:
– LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE
CERTIFICAZIONE DELLA SPESA –
E
LA
– SPESE AMMISSIBILI E MASSIMALI DI RIFERIMENTO–
approvati con d.d.g. n. 5782/647 del 27 marzo 2002 e
parzialmente integrati con d.d.g. n. 10529/1509 del 5
giugno 2002.
Gennaio 2003
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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INTRODUZIONE
La nuova funzione di Ente di Governo e non di Gestione assunta dalla Regione
Lombardia ha introdotto con la l.r. 18/2000, art.1, comma 32 e ss. una rilevante novità
nella programmazione FSE, poi attuata con decreto del Direttore Generale del
27/3/02 n. 5782 : l’obbligo per gli enti di dotarsi di Revisore contabile iscritto
nell’apposito registro. Lo stesso, responsabile solidalmente con il rappresentante
dell’Ente, provvede alla certificazione delle spese sostenute relative al progetto FSE.
La Regione prende atto della certificazione finale, innestando poi un forte
meccanismo di controllo sull’attività degli Enti per il rispetto della normativa
Comunitaria, Statale e Regionale. Senza tale controllo, infatti, sarebbe vanificata la
funzione di Governance che la Regione vuole darsi. Gli operatori hanno risposto
prontamente in modo responsabile alla richiesta della Regione , ricoprendo quel ruolo
cui erano stati chiamati .
Proprio dai numerosi quesiti posti dagli operatori impegnati nelle attività
progettuali e dai revisori contabili chiamati a verificare la corretta esposizione dei
costi trae lo spirito questo raccolta il cui unico scopo è quello di accompagnare gli
“addetti ai lavori” nel loro percorso , condividendo proprio con questi partner della
Formazione presenti sul territorio le finalità perseguite dal FSE.
La dirigente Struttura Rendicontazione
(Dr.ssa Silvana Di Matteo)
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PREMESSA
In questa prima stesura sono stati raccolti i quesiti più ricorrenti al fine di
concorrere con le indicazioni contenute nei documenti “linee guida per la
rendicontazione e la certificazione della spesa” e “ spese ammissibili e massimali di
riferimento” a delineare dei criteri guida semplici ed esaustivi per le attività di
rendicontazione e certificazione della spesa.
Seguendo l’articolazione degli argomenti proposti dai documenti prefati, la presente
raccolta di quesiti, forma un sintetico compendio delle problematiche più ricorrenti.
LA CERTIFICAZIONE DELLA SPESA E L’ATTIVITA’ DI REVISIONE
IMPLEMENTAZIONE DEI DATI ON LINE
COSTI AMMISSIBILI E PARAMETRI GENERALI
p. 4
p. 12
p. 23
La Direzione Generale Formazione, Istruzione e Lavoro si avvale del supporto di un
call center per i quesiti inerenti alle problematiche operative riguardanti
l’ammissibilità dei costi; massimali di riferimento; tempi e modalità di rendicontazione
e certificazione delle spese,
Numero telefonico 800447110
indirizzo e mail – [email protected]
e relativamente a problemi di implementazione tecnico-informatica attinenti al sito
monitorweb si avvale della consulenza tecnica reperibile ai seguenti riferimenti
telefonici e on line.
Numeri telefonici 026694697 / 026700791
indirizzo e mail – [email protected]
oltre alla consulenza dello:
Sportello Informativo FSE in Via Cardano n. 10- Milano
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LA CERTIFICAZIONE DELLA SPESA E L’ATTIVITA’
DI REVISIONE
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1) DOMANDA:
Un funzionario contabile in servizio presso la Divisione Contabilità Generale del nostro ente,
regolarmente iscritto nel registro dei revisori dei conti, può certificare le spese dei progetti
cofinanziati dal FSE svolti presso le nostre strutture decentrate, dal momento che tali strutture sono
dotate di autonomia di spesa?
RISPOSTA:
Non è ammissibile l'impiego del funzionario in quanto il rapporto di dipendenza con l'ente non
rispetta il principio di indipendenza ed estraneità necessario per l'attività posta in essere con la
revisione contabile delle attività progettuali.
2) DOMANDA:
Il Revisore dei conti deve sottoscrivere con l'Ente una lettera di Incarico?
RISPOSTA:
Il revisore sottoscriverà una lettera di incarico, così come prevista per le altre figure professionali
coinvolte nello svolgimento delle attività progettuali.
3) DOMANDA:
Vista la durata dei corsi è possibile cambiare il revisore contabile, comunicando l’avvenuto
cambiamento alla Regione e rispettando i massimali di spesa previsti dalla Regione?
RISPOSTA:
No, solo in casi di comprovata impossibilità del revisore a svolgere la propria attività, l’operatore
comunicherà alla Regione il problema che verrà valutato dal responsabile di misura. Giova inoltre
precisare che, i dati anagrafici del revisore contabile (unitamente agli estremi della iscrizione al
registro dei revisori contabili) andranno indicati nell'apposita sezione prevista nella modulistica in
Monitorweb e comunicati alla Regione in fase di avvio progetto.
4) DOMANDA:
Il revisore contabile scelto dall’ente per le attività di revisione può avere incarichi all'interno del
progetto che deve certificare?
RISPOSTA:
No, in quanto non rispetterebbe il principio di indipendenza.
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5) DOMANDA:
Per i corsi FSE i 90 giorni per la presentazione della certificazione finale si intendono dall'ultimo
giorno di corso o dalla data dell'esame?
RISPOSTA:
I 90 giorni utili per le attività di rendicontazione si intendono a partire dalla conclusione del
progetto e pertanto dalla data dell'eventuale esame previsto (come previsto dall’art. 1 comma 32, l.r.
n.18/00). Sarà onere dell’operatore dare comunicazione di conclusione delle attività progettuali
perfezionando anche su monitorweb tale comunicazione.
6) DOMANDA:
Quali sono i massimali di spesa per il revisore contabile?
RISPOSTA:
Si veda in merito la tabella riportata nel documento "spese ammissibili e massimali di riferimento",
paragrafo c), primo punto, approvato con d.d.g. n. 5782/647 del 27/3/02 (e successive
modificazioni) scaricabile dal sito monitorweb - area documenti.
7) DOMANDA:
Come dovrebbe essere trattata, in sede di verifica e di certificazione finale, la rilevazione di un
mancato versamento di ritenuta d'acconto operata su prestazioni professionali i cui termini
dell'adempimento siano già scaduti? Una dichiarazione da parte dell'operatore, con la quale
s'impegna a versare la ritenuta entro i termini fiscali previsti per il ravvedimento operoso, può
essere sufficiente per il riconoscimento di ammissibilità della spesa?
RISPOSTA:
Si, ove non si ravveda una cosciente omissione reiterabile da parte dell’operatore, la rilevazione di
un mancato versamento potrà essere sanato, esponendolo tra i costi relativi al progetto, corredato da
una autocertificazione da parte del legale rappresentate dell’ente che ne esponga sinteticamente le
motivazioni. Tale eventuale debito in analogia con la soluzione prospettata per le imposte e le tasse
con scadenza successiva alla conclusione del progetto stesso (es. IRAP ecc.), è considerata
ammissibile.
8) DOMANDA:
Si richiedono indicazioni sulla posizione del revisore. Non esistendo divieti o prescrizioni in merito
e trattandosi di un rapporto continuativo si è provveduto ad attivare una collaborazione
coordinata e continuativa con lo stesso; al termine del progetto si emetterà cedolino analitico e
trasparente con il riferimento all'attività svolta ed al progetto revisionato. Nel rendiconto, agli atti,
si inserirà l'incarico dettagliato, l'accettazione, il curriculum professionale del revisore, il cedolino
ed il relativo pagamento. E’ corretto il procedimento prospettato?
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RISPOSTA:
Si, purchè il revisore non svolga altri incarichi (oltre l'attività di revisione) per l'Ente o la Società
committente.
9) DOMANDA:
Può un Dottore Commercialista assumere l'incarico di Revisore contabile ai sensi del d.d.g. 5782
del 27/03/02 per certificare la spesa di un corso FSE gestito da un Centro di Formazione
Professionale della Regione Lombardia, ora trasferiti alle Province, pur collaborando con lo stesso
Centro in qualità di consulente sull'attività di Piano e non avendo incarichi invece sul progetto FSE?
RISPOSTA:
No, tra il revisore e l’ente non devono instaurarsi relazioni finanziarie, d’affari o di lavoro tali che
un terzo ragionevole e informato riterrebbe compromessa l’indipendenza e l’obbiettività della
revisione. Si precisa inoltre che spetterà al revisore assicurare che sia rispettato il requisito di
indipendenza, condizione imprescindibile per una corretta verifica.
10) DOMANDA:
Vorremmo avere delle informazioni circa la certificazione trimestrale (intermedia) delle spese; in
particolare desideriamo sapere la data ultima per consegnare e inviare tramite monitorweb la
certificazione di cui sopra?
RISPOSTA:
Ribadendo che debbono essere considerati i giustificativi di spesa emessi entro e non oltre il
termine ultimo indicato dalla regione (ad esempio 30 giugno) si precisa che la data ultima per
implementare il piano dei conti on line (monitorweb) e provvedere alla consegna della
documentazione relativa alla certificazione intermedia è improrogabilmente fissato allo scadere dei
15 giorni successivi al termine indicato. Salvo diversa comunicazione da parte della regione le date
ultime per la consegna delle certificazioni intermedie sono:
• 15 gennaio con i dati contabili disponibili fino al 31 dicembre;
• 15 aprile con i dati contabili disponibili fino al 31 marzo;
• 15 luglio con i dati contabili disponibili fino al 30 giugno;
• 15 ottobre con i dati contabili disponibili fino al 30 settembre.
11) DOMANDA:
Posto che la certificazione deve essere verificata e firmata da un revisore dei conti, il problema che
nasce deriva dal fatto che all'interno della nostra ATS vi sono soggetti di diversa natura. Chiedo se è
possibile avere un revisore per ogni ente che costituisce l'ATS che si fa garante delle spese dei
singoli enti, di modo che il revisore del capofila si trovi a certificare le spese dell'intera ATS forte
della verifica degli altri.
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RISPOSTA:
Fermo restando il massimale di costo previsto per l'attività dei revisori contabili relativo alla totalità
delle certificazioni della spesa e del rendiconto finale per ogni progetto, così come esposti nel
documento "spese ammissibili e massimali di riferimento", sezione C ) Parametri generali di voci di
costo; si riterranno validamente acquisite dalla Regione le relazioni attinenti all’intera attività
progettuale posta in essere, redatte e sottofirmate dal solo revisore di cui l'ente beneficiario (il
capofila nel caso di una ATS) comunica le generalità all’avvio del progetto. In merito alle modalità
organizzative interne da Voi prospettate nulla si eccepisce.
12) DOMANDA:
Ho richieste da parte di alcuni revisori contabili di poter certificare esclusivamente la spesa finale,
lasciando le certificazioni intermedie in autocertificazione del legale rappresentante.
RISPOSTA:
Le linee guida per la rendicontazione e la certificazione della spesa indicano chiaramente che il
revisore contabile incaricato deve effettuare tutte le verifiche finalizzate alla produzione:
1. delle relazioni di certificazione intermedie da allegare alla certificazione della spesa, che il
beneficiario finale invia alle scadenze indicate dalla Regione Lombardia;
2. della relazione finale di certificazione da allegare al rendiconto delle spese sostenute a valere sui
progetti cofinanziati dal FSE.
Risulta pertanto impossibile ridurre l'intervento del revisore alla sola rendicontazione finale; del
resto le attività di certificazione intermedia vanno a confluire nella certificazione finale la quale non
comporterà una nuova verifica sulla totalità delle attività e delle spese esposte.
13) DOMANDA:
Consideriamo i massimali per i revisori contabili non commisurati al lavoro effettivo. Come si può
affrontare questo problema?
RISPOSTA:
Quanto è indicato nel documento "spese ammissibili e massimali di riferimento" sono i massimali
ritenuti ammissibili dalla Regione per l'attività di revisione. La parcella riconosciuta dall'ente
beneficiario al revisore incaricato viene concordata dalle due parti e può esorbitare i massimali
indicati, precisandosi comunque che tale eccedenza resta totalmente a carico dell'ente.
14) DOMANDA:
Quali sono, esattamente i documenti cartacei da produrre in fase di certificazione intermedia
dall’ente e quali quelli per la certificazione finale?
RISPOSTA:
Nel corso delle attività progettuali e alle scadenze indicate dalla Regione l’ente dovrà produrre al
protocollo generale della Regione per la certificazione intermedia:
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•
•
•
•
Certificazione intermedia delle spese, a firma del legale rappresentate dell’Ente;
Piano dei conti FSE;
Elenco dei giustificativi di spesa;
Relazione di certificazione intermedia della spesa; redatta e sottoscritta dal revisore contabile
incaricato.
Entro 90 gg. dal termine delle attività progettuali l’Ente deve produrre al protocollo generale della
Regione i seguenti documenti:
• Certificazione finale delle spese, a firma del legale rappresentate dell’Ente;
• Piano dei conti FSE;
• Relazione di certificazione finale della spesa, redatta e sottoscritta dal revisore contabile
incaricato;
• Eventuale bonifico.
15) DOMANDA:
Sono un revisore contabile che ha certificato un progetto FSE, il cui compenso per l'attività svolta è
stato giustificato con fatturazione dello studio professionale associato di cui faccio parte. Chiedo,
alla luce del fatto che altro membro dello studio collabora con l'ente percettore del finanziamento,
se sia ammissibile la modalità di emissione della fattura e dell'attività di revisione posta in essere.
RISPOSTA:
Premesso che il revisore, nell'ambito di autonoma e insindacabile pianificazione organizzativa non
ritenga opportuno aprire altra posizione IVA per esercitare una individuale attività professionale
rispetto a quella svolta in forma associata, nulla osta a che la fatturazione della prestazione del
revisore sia emessa da parte dello studio associato (attualmente unico soggetto abilitato
all'emissione della fattura), anche nel caso che altro associato svolga altri servizi professionali
presso l'ente. Si ritiene che tale modalità di fatturazione della prestazione svolta a titolo personale
non infici l'obbiettività, l'integrità professionale e l'indipendenza di controllo e verifica del revisore
il quale esercita la sua attività professionale mediante associazione senza personalità giuridica
costituita tra persone fisiche per l'esercizio in forma associata delle attività stesse (ex art. 5, 1°
comma, DPR 633/72).
A tal fine si ritiene opportuno che il documento contabile di pertinenza, riporti il nominativo del
socio che ha svolto la prestazione come specificatamente indicato nella ris. min. 7 dicembre 1991
n.445523.
16) DOMANDA:
Il Revisore Contabile può aver partecipato in passato come allievo ad un progetto e poi in una fase
successiva essere nominato revisore per lo stesso corso?
RISPOSTA:
No, l'incarico di revisore di un progetto ad un soggetto che vi ha preso parte, anche come allievo,
non risponderebbe pienamente al principio di indipendenza e quindi di estraneità al progetto (vedi
punto 2, paragrafo “la certificazione della spesa e la rendicontazione” presente nel documento
“Linee guida per la rendicontazione e la certificazione della spesa).
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17) DOMANDA:
E’ possibile incaricare un revisore iscritto all'albo di una città non lombarda?
RISPOSTA:
Non esistono limitazioni territoriali (lo stesso deve essere iscritto al Registro dei revisori contabili
depositato presso il Ministero di Grazia e Giustizia istituito con D.Lgs.n.88/92). Si rammenta , però,
che non sono riconoscibili spese di trasferta (viaggio, vitto ed alloggio) per le attività poste in essere
dai revisori, essendo il massimale di spesa riconoscibile omnicomprensivo.
18) DOMANDA:
In fase di certificazione finale, nel caso in cui la somma dei costi certificati dal revisore siano
inferiori alla somma degli acconti già erogati dalla regione come bisogna comportarsi.
RISPOSTA:
Ove nella relazione di certificazione finale della spesa a firma del revisore contabile il totale delle
spese quietanzate certificate dallo stesso siano inferiori alla somma degli acconti effettivamente
percepiti dall’ente beneficiario (tale cifra si indicherà nella relazione prefata alla voce somme non
spese), sarà cura dell’ente restituire tale somma. La documentazione comprovante tale restituzione
deve essere allegata all’atto di certificazione finale della spesa, come indicato nel documento “linee
guida per la rendicontazione e la certificazione della spesa” paragrafo le certificazioni dei revisori.
Le modalità indicate nel documento prevedono un bonifico a favore della Regione Lombardia
attraverso il c/c n. 19/18 della Banca Intesa, codice ABI 3069 – CAB 9790, intestato alla tesoreria
della Regione Lombardia – Via Pirelli 12, Milano con la causale: progetto n……ob.3 misura….FSE
2000/2006, restituzione somme eccedenti le risultanze della certificazione finale della spesa alla
Regione Lombardia pari a euro…..
19) DOMANDA:
Sono stato nominato Revisore contabile di un progetto di sistema con un importo finanziato di circa
1.200.000,00 euro.
Considerato che il suddetto progetto di sistema ha per oggetto sia attività formative, sia attività non
formative, desidererei sapere quale sia il massimale previsto per il calcolo della mia parcella?
RISPOSTA:
Premesso che a breve saranno emanate, per i futuri progetti approvati con contenuto formativo e di
orientamento superiori alle 1301 ore totali, puntuali indicazioni inerenti i massimali di costo per
l’attività di revisione contabile. Si precisa che, in merito al suo quesito, il massimale di costo per
l’attività di revisione dovrà essere individuato in base all'attività prevalente (formativa - non
formativa), attuata nel progetto da lei revisionato. Quindi alternativamente ove l'attività prevalente è
formativa un massimale pari a euro 4000, altrimenti un massimale pari a euro 3.000 ove l'attività
prevalente del progetto non era formativa.
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20) DOMANDA:
Essendo in prossimità della scadenza di certificazione intermedia della spesa, chiedo se l’ente che
rappresento e che ha avviato da sole due settimane un’attività progettuale cofinanziata dal FSE,
deve provvedere alla certificazione intermedia della spesa?
RISPOSTA:
Si precisa che l’obbligo di certificazione della spesa, alle scadenze temporali prescritte dalla
Regione, si concretizza e quindi deve essere ottemperato da tutti gli operatori dalla data in cui si sia
ufficialmente attivato il progetto. Al fine di esplicitare meglio questa condizione, qui di seguito si
elencano le previsioni in cui l’ente è tenuto alla certificazione della spesa:
• non abbia né contabilizzato né quietanzato spese (si produrrà una certificazione pari a zero);
• abbia contabilizzato ma non ancora quietanzato spese (si indicherà la spesa contabilizzata,
riportando un quietanzato pari a zero);
• abbia ricevuto anticipi;
• non abbia ricevuto anticipi;
• non chieda ulteriori anticipi;
• chieda ulteriori anticipi;
• abbia concluso le attività progettuali, ma non abbia ancora presentato alla regione la
certificazione finale.
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IMPLEMENTAZIONE DEI DATI ON LINE
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1) DOMANDA:
Per l'inserimento dei dati nella certificazione trimestrale e/o finale su monitorweb, è possibile
ipotizzare la costruzione di un file per trasferire i dati già presenti nel nostro sistema contabile?
RISPOSTA:
Ad oggi, per monitorweb, non esiste un programma che permetta il trasferimento di dati da un
archivio già elaborato, pertanto attualmente si evidenzia la necessità di procedere all'inserimento dei
documenti giustificativi di spesa e di ogni dato utile richiesto da monitorweb per la certificazione
intermedia e finale della spesa.
2) DOMANDA:
Le spese per i destinatari quali: a) indennità di frequenza; b)rimborso pasti; c) spese viaggio, vanno
indicate separatamente ripetendo 3 volte le operazioni o si può indicare il totale speso per ogni
allievo? In questo caso su quale voce di spesa va inserito ?
RISPOSTA:
L'imputazione di tali costi andrà necessariamente separata, in quanto comprovati da documenti
contabili differenti.
3) DOMANDA:
Le spese per utenze telefoniche, forniture di acqua, luce, gas, o altri fornitori o docenti con più
fatture debbono essere riportate tutte o è sufficiente un riepilogo?
RISPOSTA:
In osservanza al principio comunitario attinente alla comprovabilità del costo (i pagamenti
effettuati dai beneficiari finali devono essere comprovati da fatture quietanzate. Ove ciò non sia
possibile, tali pagamenti devono essere comprovati da documenti aventi forza probatoria
equivalente....- reg. (CE) n.1685/00, norma 1 paragrafo 2) si impone la necessità di inserire ogni
singolo documento contabile, i quali formeranno "Elenco dei giustificativi di spesa", indispensabile
strumento di verifica per il revisore dei conti da voi incaricato per la certificazione della spesa.
4) DOMANDA:
In riferimento all'inserimento di un qualsiasi giustificativo di spesa in monitorweb vorrei sapere i
passaggi più corretti?
RISPOSTA:
Nell'inserimento dei giustificativi di spesa andrà indicato nella sezione 'Fatture', alla voce
'Importo Totale' l'importo totale del documento, indipendentemente dall'imputazione dei costi a
cui si riferisce; nella sezione 'voci di costo' alla voce 'Importo' andrà indicato la quota
dell'importo totale del documento imputabile al progetto; infine, nella sezione 'pagamenti' alla
voce 'quota quietanzata' andrà esposto il progredire dell'importo quietanzato rispetto all'importo
totale del documento.
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Nell'elenco giustificativi di spesa, nella colonna "Importo" apparirà l'importo totale della fattura
registrate, mentre nella colonna accanto "Imputabile al progetto" verrà indicato la quota
dell'importo totale attribuibile al progetto.
5) DOMANDA:
Dovendo inserire giustificativi di spesa vorrei sapere se le note compensi (che vengono presentate
dai collaboratori coordinati e continuativi affinchè si provveda al pagamento delle prestazioni
effettuate) devono essere inserite con il codice "altro" specificando nell'apposito campo "nota
compensi".
Vorrei inoltre sapere se l'importo da esporre è quello indicato per la prestazione (cioè il costo orario
per n. di ore svolte) oppure quello comprensivo degli oneri aggiuntivi a carico dell'azienda (2/3
INPS e percentuale di IRAP)?
RISPOSTA:
Si. In merito all'importo da esporre si ricorda che nel rispetto dei massimali di riferimento indicati
dalla Regione nel documento "spese ammissibili e massimali di riferimento", il costo esponibile
sarà quello effettivamente sostenuto dall'azienda cioè comprensivo degli oneri previdenziali e delle
imposte dovute (esclusa l’IVA nella misura in cui l’ente l’abbia realmente e definitivamente
sostenuta la quale sarà riconosciuta esorbitando il massimale previsto).
6) DOMANDA:
Avrei bisogno di un chiarimento sulla modalità di rendicontazione del costo del personale interno,
in quanto nella modulistica trovo solo la voce "Risorse umane interne".
L'importo che devo esporre in questa voce, presente su monitorweb, è quello complessivo del costo
del personale (dato dal netto corrisposto; contributi; quota 13°; quota TFR; quota INAIL; quota
IRAP; quota buoni pasto; ecc)?
Nella prima maschera "documento giustificativo" come totale metto il costo complessivo del mese?
E in quella relativa al pagamento cosa inserisco? Di fatto alla fine del mese si pagano solo il netto e
i ticket; gli oneri sociali e fiscali saranno versati il mese successivo con il mod.F24; TFR; INAIL;
IRAP e 13° saranno versate o accantonati solo alle scadenze previste.
RISPOSTA:
Nella locuzione “risorse umane interne” sono ricomprese tutte le potenziali mansioni ed incarichi
che il personale dipendente a tempo determinato o indeterminato può svolgere per le attività
progettuali.
Il costo relativo al personale interno impiegato sul progetto sarà calcolato al lordo di tutti gli oneri
diretti e riflessi, come specificato nel documento” spese ammissibili e massimali di riferimento”,
lettera c), paragrafo risorse umane interne. Si precisa che il prodotto di tale calcolo sarà considerato
ammissibile fino al raggiungimento del massimale previsto (pari ad Euro 86).
Per una corretta metodologia di avanzamento della spesa l’operatore dovrà implementare il dato
“contabilizzato” coerentemente con i costi che lo stesso effettivamente sostiene.
Mentre per i costi aventi scadenza successiva alla conclusione del progetto occorre far riferimento
al documento "Linee guida per la rendicontazione e la certificazione della spesa", paragrafo 'Spese
reali effettivamente sostenute e comprovabili' in cui si dice testualmente:
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"..Le imposte e le tasse attinenti il progetto cofinanziato aventi scadenza successiva alla conclusione
del progetto stesso (es. IRAP ecc.) possono essere esposte tra i costi relativi al progetto. Per tali
oneri l'Operatore deve predisporre apposito prospetto di calcolo che evidenzi
la metodologia utilizzata. Tale prospetto sottoscritto dal legale rappresentate e vistato dal Revisore è
considerato documento probatorio…"
6) DOMANDA:
Nell'imputare il costo del personale interno ad un progetto FSE l'operatore può effettuare tali
operazioni periodicamente, oppure deve obbligatoriamente procedere mensilmente?
RISPOSTA:
La registrazione con cadenza mensile delle spese del personale interno in Monitorweb è stata
indicata dalla Regione sia per permettere alla stessa un monitoraggio costante sull'andamento dei
costi, sia per agevolare l'ente attuatore nel sistematizzare la produzione delle certificazioni
intermedie e finali dei progetti alle scadenze indicate.
7) DOMANDA:
La data di registrazione di un giustificativo di spesa deve essere quella di registrazione sul sito
monitorweb oppure quella di registrazione sul libro giornale?
RISPOSTA:
La data di registrazione da riportare su monitorweb farà riferimento alla data di registrazione del
documento giustificativo nella contabilità generale dell’ente (nel caso di ATS, consorzi o altro la
registrazione nelle contabilità generale del soggetto nei cui riguardi è stato emesso il giustificativo
di spesa). Si sottolinea inoltre che, come indicato nel documento “linee guida per la rendicontazione
e la certificazione della spesa” punto 5, paragrafo “conformità alla disciplina comunitaria e
nazionale dei titoli originali di spesa e contabilizzazione”, la documentazione originale di spesa
deve riportare la dicitura documento utilizzato totalmente/parzialmente sul progetto cofinanziato
FSE n…….
8) DOMANDA:
Laddove il cofinanziamento privato (nel caso di specie ci riferiamo alla misura D1) è rapprensentato
dalla quota parte delle retribuzioni dei partecipanti al corso è giusto indicare nella voce "spese
contabilizzate" la somma del costo mensile della retribuzione dei partecipanti indipendentemente
dalle ore di effettiva partecipanzione ed è ancora corretto indicare nella "quota a carico del
progetto" la somma dei costi orari di ciascun partecipante moltiplicato il numero delle ore di
effettiva partecipanzione al corso? Nel caso che quest'ultimo importo superi la percentuale di
cofinanziamento prevista dal progetto, è corretto ridurre tale importo riproporzionandolo alla
suddetta quota di cofinanziamento?
RISPOSTA:
L’eventuale quota posta a carico dell’attuatore (c.d. cofinanziamento privato) convenzionalmente
(ma non esclusivamente) ammessa con l’esposizione dei costi sostenuti per la retribuzione degli
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Dott. Ivan Bianco.
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allievi dipendenti deve essere, al pari di tutte le altre spese, certificata e pertanto regolarmente
inserita su monitorweb. Il reddito allievi, da imputarsi nel “piano dei conti” alla categoria II
realizzazione, punto 6. spese destinatari, voce 8. reddito allievi; indicherà la somma del costo del
lavoro sostenuto per ogni singolo dipendente per le ore di effettivo impiego nelle attività formative.
La somma imputabile al progetto sarà quindi data dal costo orario (costo del lavoro) di ogni risorsa
che ha preso parte alla formazione per le ore effettivamente svolte sino al raggiungimento del monte
ore previsto. L'avanzamento dell'importo quietanzato dipenderà dal progredire delle ore di corso
effettivamente erogate.
Come indicato nel documento “linee guida per la rendicontazione e la certificazione della spesa”
punto 3 per le voci di spesa relative al reddito allievi si provvederà ad inserire un dato riepilogativo
mensile di tutti gli allievi (tale indicazione presuppone la corretta conservazione della
documentazione probatoria per ogni singolo allievo).
Da ultimo si precisa che nella certificazione delle spese andrà indicato il solo ammontare utile a
coprire la percentuale prevista di cofinanziamento privato previsto.
9) DOMANDA:
Si può inserire una spesa che, per errore, non era stata inserita nella certificazione intermedia
precedente?
RISPOSTA:
Si, ove la spesa risponda ai criteri generali di ammissibilità, la stessa potrà essere esposta fino alla
certificazione finale della spesa.
10) DOMADA:
Nel documento "Linee guida per la rendicontazione e la certificazione della spesa" - Giustificativi
di spesa - viene indicato che: - ai fini dell'esposizione delle spese per la certificazione intermedia
della spesa e per la rendicontazione finale assume rilevanza unicamente l'importo quietanzato riteniamo pertanto di dover inserire in Monitorweb solo le spese quietanzate e non le spese
contabilizzate e non pagate. E' corretto?
RISPOSTA:
L'inserimento dei giustificativi di spesa imputabili a costi progettuali è da effettuarsi anche per le
spese non ancora quietanzate. Tale operazione è uno dei necessari passaggi per una corretta
allocazione delle spese sul piano dei conti FSE permettendo altresì una ordinata registrazione e
memorizzazione delle spese sostenute dall’ente imputabili alle attività progettuali. A riguardo si
propone il presente esempio: nella sezione 'Fatture', alla voce 'Importo Totale' si deve riportare
l'importo totale del documento, indipendentemente dall’effettività di pagamento del documento o
dall'imputazione totale o parziale ad uno o più costi del progetto del giustificativo di spesa; mentre
nella sezione 'voci di costo' alla voce 'Importo' andrà indicata la quota dell'importo totale del
documento imputabile al progetto; infine, nella sezione 'pagamenti' alla voce 'quota quietanzata'
andrà esposto il progredire dell'importo quietanzato rispetto all’ importo totale del documento.
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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11) DOMANDA:
Come inserire i costi interni (e i costi generali) con un importo complessivo, comprendente tutti i
costi del periodo di riferimento?
Faccio un esempio: se un dipendente ha seguito la segreteria del corso, ho imputato alla voce
segreteria interna, in un'unica voce, tutto il costo relativo ai cedolini paga dei vari mesi di
svolgimento del corso. Stessa cosa per i costi generali, la quota imputata è il risultato della somma
di quote parte di moltissime fatture relative ai consumi di energia, pulizia locali, telefono ecc.
Anche per queste ho utilizzato lo stesso criterio, cioè ho imputato una sola voce con il totale
imputato al corso.
Per entrambi i casi mi sorge un problema: come faccio a far capire al sistema che tutte le fatture a
cui si riferisce la quota dei costi generali sono state quietanzate (ovviamente in momenti diversi)? e
come faccio a inserire i pagamenti dei vari cedolini paga (che ovviamente si riferiscono
a più mesi)?
Essendo gravoso l'inserimento di tutte le fatture relative ai costi generali (di cui peraltro ho
predisposto ovviamente un prospetto da cui si evince quali sono le fatture imputate, in che quota e
con quale criterio), chiedo conferma della possibilità di mantenere il metodo da me utilizzato.
RISPOSTA:
Per tutte le spese che andranno e formare il vostro piano dei conti l'inserimento dei singoli
giustificativi on line avrà i seguenti passaggi: dal menù scegliere Gestione > elenco certificazione
> certificazione > documento giustificativo, la schermata proposta verrà implementata seguendo
le indicazioni riportate (es. nella prima stringa si riporterà la natura del documento contabile operazione facilitata dalle opzioni proposte - sceglierete quindi fattura o altro, implementando di
seguito i dati richiesti. Si precisa inoltre che alla stringa Importo Totale riporterete l'importo totale
del documento indipendentemente dall'imputazione dei costi a cui si riferisce).
Nella sezione 'voci di costo' alla voce 'Importo' andrà indicato la quota dell'importo totale del
documento imputato alla voce interessata (ripetendo l'operazione nell'eventualità di quote di
imputazione su altre voci); infine, nella sezione 'pagamenti' alla voce 'quota quietanzata'
andrà esposto il progredire dell'importo quietanzato rispetto all'importo totale del documento.
Si rammenta che per quanto riguarda il costo del personale interno sarà sufficiente inserire un
riepilogo su scala mensile del costo relativo a tutti i dipendenti (predisponendo una distinta da cui
si evincerà le risorse umane interne coinvolte, il singolo costo del lavoro orario e il numero di ore
svolte per ogni singola attività), applicando successivamente la ripartizione in quota alla voci di
costo interessate.
Pertanto, il metodo da Lei proposto non risulta essere ammissibile. Si ribadisce che per una corretta
implementazione on line occorrerà procedere all'inserimento dei dati richiesti come
precedentemente esposto e così come indicato dal documento "Linee guida per la rendicontazione e
la certificazione della spesa".
12) DOMANDA:
Avendo ricevuto incarico professionale per la Revisione contabile di un Progetto ammesso al
finanziamento del FSE, ho esaminato il contenuto del documento " LINEE GUIDA PER LA
RENDICONTAZIONE E LA CERTIFICAZIONE DELLA SPESA", approvato con D.D.G.
n. 5782/647 del 27.03.02, ma alcune questioni, che qui di seguito vado ad esporre, non sembrano
chiare.
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Dott. Ivan Bianco.
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Quando si parla di "obbligatorietà delle registrazioni contabili relative a tutti i costi imputati al
finanziamento......" ci si riferisce alla registrazione del documento di spesa nella contabilità generale
aziendale o nella contabilità specifica relativa al progetto?
Se si riferisse alla prima, in sede di verifica finale, non potrei certamente sollevare obiezioni sulla
mancata contabilizzazione, per esempio, di documenti ricevuti dall'operatore negli ultimi 10 gg,
compresa la mia parcella, visto che la normativa civilistica e fiscale prevedono un lasso di tempo
superiore, rispetto ai 10 gg ipotizzati, per l'effettuazione della registrazione contabile del
documento.
RISPOSTA:
Ci si riferisce alla registrazione del documento di spesa nella contabilità generale aziendale (vedi
anche titolo del paragrafo dal quale è tratto lo stralcio proposto). In merito al problema da lei
sollevato, pur riconoscendo le difficoltà organizzative che potrebbero insorgere presso l'ente
beneficiario, nella sollecita registrazione dei residuali documenti di spesa prodotti nella fase di
rendicontazione del progetto, tali termini ci vengono imposti per osservare e rispettare le scadenze
comunitarie. Giova inoltre precisare che la l.r. n.18/00 prevede 90 giorni quale termine per la
presentazione della certificazione finale della spesa ed è del resto interesse dell'ente provvedere con
puntuale sollecitudine a tale incombenza.
13) DOMANDA:
Domanda inerente all’anagrafica fornitori: inserendo i dati nel campo anagrafica fornitori, il sistema
mi chiede di compilare obbligatoriamente sia il codice fiscale che la partita IVA. Se si tratta di
inserire i dati anagrafici di una persona fisica, (es. collaborazione coordinata e continuativa) cosa si
inserisce nel campo partita IVA?
Devo ripetere il codice fiscale, anche se i campi disponibili sono 11 al posto dei 16 del codice
fiscale?
RISPOSTA:
Si premette che l'anagrafica dei fornitori è stata concepita per essere richiamata automaticamente in
fase di inserimento di un nuovo giustificativo di spesa emesso dalle medesime società fornitrici
abituali dell’ente. Va tuttavia ricordato che è possibile procedere ad inserire i dati di ogni singolo
giustificativo (senza avvalersi del richiamo automatico) ed in questo caso i dati relativi a Partita
IVA e Codice Fiscale non sono campi obbligatori, permettendo così l'inserimento dell'uno o
dell'altro dato.
14) DOMANDA:
Inserendo delle somme su monitorweb, il sistema calcola l'importo quietanzato, utilizzando come
parametro il rapporto che risulta tra il costo totale del documento e quanto di esso viene rapportato
al progetto (la % di costo attribuita sul progetto); questo sistema non permette di inserire acconti il
cui valore è inferiore a quanto è stato attribuito al progetto come costo globale del documento.
Come dobbiamo comportarci?
In altre parole dobbiamo inserire nel campo costo totale del documento solo la parte di competenza
del progetto specifico? In caso contrario siamo costretti a quietanzare tutto il documento, anche se
non di totale competenza al Fondo Sociale Europeo?
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RISPOSTA:
Premesso che il sistema (monitorweb) legge in percentuale riparametrando automaticamente la
quota imputata al progetto con il progredire dell'importo quietanzato, si espongono di seguito le
corrette modalità operative: nell'inserimento dei giustificativi di spesa andrà indicato nella sezione
'Fatture', alla voce 'Importo Totale' l'importo totale del documento, indipendentemente
dall'imputazione dei costi a cui si riferisce; nella sezione 'voci di costo' alla voce 'Importo' andrà
indicata la quota dell'importo totale del documento imputabile al progetto; infine, nella sezione
'pagamenti' alla voce 'quota quietanzata' andrà esposto il progredire dell'importo quietanzato
rispetto all'importo totale del documento.
Si rammenta che il sistema, non potendo individuare quote a parte quietanzate ed imputabili
totalmente al progetto, provvederà a calcolare automaticamente, della quota imputata al progetto
dall’operatore - una somma che individuerà quale “quietanzato” - che è il prodotto derivante dalla
incidenza percentuale della quota dichiarata quietanzata dall’operatore sulla somma imputata dallo
stesso al progetto.
15) DOMANDA:
Le note emesse quali indennità dei corsisti vanno inserite una per una (cioè corsista per corsista,
nota per nota) o a blocchi di pagamento (cioè cumulative per tutti i corsisti)?
RISPOSTA:
In analogia a quanto indicato nel documento “ linee guida per la certificazione e la rendicontazione
delle spese” per le voci di spesa relative al reddito allievi è possibile fare un riepilogo mensile (si
legga, ogni qual volta, ove l’erogazione abbia una frequenza superiore al mese) per l'inserimento
on line delle indennità erogate ai corsisti (incentivi alla frequenza). Resta ferma comunque la
puntuale e corretta conservazione della documentazione contabile e amministrativa, che per ogni
singolo allievo sostanzia le spese esposte.
16) DOMANDA:
Come si può "riproporzionare” l'importo del cofinanziamento privato per non superare la quota
prevista , quando questo è costituito dal costo aziendale degli allievi di fatto superiore a quanto
posto a preventivo per il cofinanziamento privato?
RISPOSTA:
La quota obbligatoria di cofinanziamento privato va esposta in base alla percentuale prevista dal
bando a seconda della tipologia dell'ente attuatore, quota prevista e autorizzata a preventivo dalla
Regione.
Si precisa inoltre che: spese effettivamente sostenute sono ammissibili solo se contenute nei limiti
(per natura e importo) del preventivo di spesa approvato. Quindi ai fini della certificazione tali
ulteriori spese sono ininflenti ed irrilevanti ai fini del rendiconto finale e per l'attività di revisione
contabile.
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17) DOMANDA:
La quota IRAP per il personale interno, ed eventualmente per il personale esterno, dove va imputata
nel Piano dei Conti predisposto dalla Regione?
RISPOSTA:
Nella voce di costo corrispondente (es. II realizzazione, 1. Docenza, 1. Risorse umane interne).
Giova precisare che il costo relativo al personale deve essere esposto al lordo di tutti gli oneri diretti
e riflessi, effettivamente sostenuti o che dovrà sostenere l’operatore. Si ricorda a tal proposito che
per i costi aventi scadenza successiva alla conclusione del progetto occorre far riferimento al
documento "Linee guida per la rendicontazione e la certificazione della spesa", paragrafo 'Spese
reali effettivamente sostenute e Comprovabili' in cui viene riportato testualmente: "..Le imposte e le
tasse attinenti il progetto cofinanziato aventi scadenza successiva alla conclusione del progetto
stesso (es. IRAP ecc.) possono essere esposte tra i costi relativi al progetto. Per tali oneri l'Operatore
deve predisporre apposito prospetto di calcolo che evidenzi la metodologia utilizzata. Tale prospetto
sottoscritto dal legale rappresentate e vistato dal Revisore è considerato documento probatorio..."
18) DOMANDA:
Possono essere ritenute valide le fatture pro-forma o gli avvisi di fattura come documenti da
rendicontare.
RISPOSTA:
Le fatture pro-forma, così come gli avvisi di fattura, non avendo valenza fiscale non sono
ammissibili al fine della rendicontazione.
19) DOMANDA:
Qual è la procedura per registrare come giustificativo di spesa una nota di credito parziale rispetto
ad una fattura già registrata?
RISPOSTA:
In monitorweb non è stata prevista tale eventualità, in quanto l'imputazione alla voce di costo
corrispondente (es. materiale individuale punto 2, alla categoria 5 costi amministrativi e generali)
non deve corrispondere alla somma del documento contabile registrato (nel Vostro quesito fattura).
Nell'eventualità di una nota di credito, sarà onere dell'ente reimputare l'effettivo costo sostenuto e
imputato al progetto. Nel caso in cui pervenisse nota di credito quando l’operatore abbia già
provveduto alla certificazione intermedia la stessa sarà inserita con segno negativo.
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20) DOMANDA:
In presenza di una prestazione occasionale l'importo che va inserito nel piano dei conti andrà
inserito al netto o al lordo della ritenuta?
E quale importo dovrò inserire nella "voce di costo" e in "importo quietanzato"?
RISPOSTA:
L'importo da inserire nelle sezione 'Fattura' e 'Voce di costo' sarà al lordo della ritenuta d'acconto.
L’importo quietanzato fa riferimento al progredire della quota effettivamente saldata sull'importo
totale del giustificativo (indipendentemente dalla percentuale di imputabilità al progetto); pertanto,
occorrerà inserire l'importo totale quietanzato (o parte di esso se si tratta di acconti) al netto della
ritenuta d'acconto.
Al momento dell'effettivo pagamento della ritenuta se ne inserirà la relativa quota.
21) DOMANDA:
Per quanto riguarda una certificazione intermedia che scade alla fine del mese come faccio a
inserire il costo del lavoro per le risorse umane interne impiegate nel progetto per quel mese se le
aziende distribuiscono i cedolini il 10 del mese successivo?
RISPOSTA:
Qualora non fosse possibile all'operatore inserire tali costi nella certificazione intermedia, gli stessi
andranno esposti in quella successiva.
22) DOMANDA:
In merito all'inserimento in Monitorweb delle spese relative al reddito allievi in un progetto
aziendale FSE Misura D1, vorremmo che ci chiariste qual è il tipo di documento da considerare: la
busta paga o un riepilogativo mensile?
Nel caso in cui sia la busta paga, visto che i mesi da considerare sono tre per ogni certificazione, si
inseriscono i dati tre volte?
La data documento è la data di emissione della busta paga?
L'importo totale è il totale della busta paga del mese o l'importo risultante dalla moltiplicazione del
costo orario per il numero di ore frequentate?
L’importo quietanzato sarà il costo effettivo di tutta la busta paga o solo delle ore di frequenza
corso?
RISPOSTA:
Per quanto attiene alle componenti che vanno a formare il costo del lavoro esponibile quale reddito
allievi, si rimanda al documento “spese ammissibili e massimali di riferimento” paragrafo c), punto
2 destinatari.
In merito alla documentazione cartacea che convenzionalmente sostanzia i costi esposti alla voce
reddito allievi, sarà conservato agli atti rispettivamente:
• per i lavoratori dipendenti, il cedolino paga (busta paga) dei mesi interessati dalle attività
corsuali;
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•
per i lavoratori autonomi titolari d’impresa e coadiuvanti, una autocertificazione dello stesso che
dichiari la sua condizione di lavoratore autonomo; il suo costo orario stimato (la Regione non
ammette un riconoscimento di spese che esorbiti i 31 Euro/ora), eventuali dati riguardanti
iscrizione alla camera di commercio, forma giuridica della società ecc.
Per quanto attiene alle modalità operative di registrazione dei dati occorrerà implementare il piano
dei conti presente in monitorweb indicando nelle spese contabilizzate un riepilogo su scala mensile
dato dalla somma dei costi di ogni singolo allievo, moltiplicando il costo orario di ognuno per le ore
effettivamente fruite (le quali sommate non debbono esorbitare il monte ore previsto).
La data del documento è convenzionalmente quella riferita alla data di emissione della busta paga.
Nella certificazione andrà indicato il solo ammontare utile a coprire la percentuale prevista di
cofinanziamento privato.
23) DOMANDA:
Come debbo registrare su monitorweb nel piano dei conti le spese sostenute dall'Ente capofila
quando paga le quote di spettanza degli Enti/Aziende membri del partenariato?
Debbo registrarli sotto la voce di attività delegate (anche se non si tratta di delega) oppure debbo
registrarle in altro modo?
RISPOSTA:
Non si deve registrare nulla, il piano dei conti deve rilevare i costi sostenuti dall’ente/società
(capofila o altri membri di ATS o consorziati ecc) per l’acquisizione di beni o lo svolgimento di
servizi necessari allo svolgimento delle attività progettuali; pertanto i trasferimenti di somme tra
capo fila e partner (socio, controllato, ecc) sono ininfluenti e non devono essere registrati.
Si ribadisce quindi che devono essere registrate tutte le spese (e i documenti contabili che le
comprovano) che sostanziano una spesa sostenuta indifferentemente da capofila o partner per
l'attività progettuale.
24) DOMANDA:
Devo registrare una fattura di un professionista (Imponibile+iva-ritenuta acconto) di un importo
errato, a fronte del quale il professionista mi ha emesso regolare nota a credito.
RISPOSTA:
Occorre procedere all'inserimento della fattura seguendo le normali disposizioni. La nota di credito
verrà inserita con le stesse modalità della fattura, ma con segno negativo, indicando nell'apposito
campo la tipologia del documento.
25) DOMANDA:
In caso di attività corsuali rivolte a disoccupati, ai fini della certificazione delle spese, i costi
inerenti la relazione Finale del corso e la relazione sugli esiti occupazionali sono da imputare alla
macrocategoria "diffusione dei risultati di progetto" (Piano dei conti, Macrocategoria III, Voce 1
"relazione finale sull'attività svolta") ?
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In caso affermativo come potrebbe il revisore certificare una spesa non ancora sostenuta considerato
che normalmente gli esiti occupazionali vengono rilevati a 6 mesi dalla fine del progetto?
RISPOSTA:
Per rispettare il principio generale di effettività della spesa si dovrà provvedere a perfezionare un
contratto (se viene impiegato personale esterno) o una autocertificazione a firma del legale
rappresentate dell’ente (per l’impiego di risorse interne) che preveda rispettivamente l’erogazione
dell’emolumento o l’accantonamento della somma prima della consegna della rendicontazione con
impegno (presente nella lettera d'incarico sottoscritta o nella autocertificazione) della realizzazione
della prestazione alle scadenze convenute.
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
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COSTI AMMISSIBILI E PARAMETRI GENERALI
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1) DOMANDA:
E' possibile effettuare storni all'interno del massimale approvato ed inoltre vi sono altri vincoli oltre
alla previsione che la somma delle categorie 1,3 e 5 non superi il 40% dell'importo finanziato .
RISPOSTA:
Fatti salvi eventuali specifici vincoli o parametri inseriti nei singoli dispositivi di attuazione (bandi)
che debbono sempre essere rispettati, eventuali storni (giustificati da motivazioni reali e pertinenti)
sono ammissibili senza l'obbligo di richiedere autorizzazione alla Regione Lombardia, purché
vengano rispettati due criteri generali, ovvero il totale spese quietanzate certificate dal revisore non
può esorbitare il preventivo di spesa approvate e la somma delle categorie 1,3 e 5, non superi il 40%
dell'importo totale rendicontato.
2) DOMANDA:
Quando riportiamo i giustificativi stipendi, nell'importo totale dobbiamo indicare il valore totale dei
cedolini oppure calcolare il costo medio annuo per le ore di corso effettuate in quei mesi?
RISPOSTA:
Per quanto riguarda il costo del lavoro, occorre calcolare su base mensile e per ogni singolo
dipendente l'importo orario lordo (comprensivo di tutti gli oneri diretti e riflessi) e moltiplicarlo per
le ore di corso effettivamente fruite. Ai fini della certificazione occorrerà inserire come dato un
riepilogo totale di tali costi su scala mensile.
3) DOMANDA:
Si può rendicontare il costo del notaio per la costituzione di una ATS?
RISPOSTA:
I costi relativi alla costituzione di ATI o ATS sono costi ammissibili solo qualora connessi a
specifica previsione presente nei dispositivi di attuazione emanati dalla Regione Lombardia che
imponga la costituzione di una ATI/ATS.
4) DOMANDA:
Il periodo di vigenza delle spese rendicontabili si può considerare dall'apertura del bando alla
rendicontazione?
RISPOSTA:
Il periodo di vigenza delle spese rendicontabili è dalla fase di progettazione (e quindi successiva
alla pubblicazione del bando) alla conclusione del progetto (comunicazione che l’ente provvederà a
inoltrare alla regione); ovviamente verranno riconosciute le spese sostenute solo per i progetti che
risultino essere ammessi e finanziati dalla Regione.
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Dott. Ivan Bianco.
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5) DOMANDA:
Nel Piano dei Conti del Fondo Sociale Europeo per le spese di Preparazione, Realizzazione, nel III
livello è possibile indicare le opzioni:
- Risorse Umane fascia A/B/C;
- Attività delegata;
che cosa dobbiamo indicare noi dal momento che siamo una società di consulenza a cui sono state
delegate queste attività, ma i nostri docenti appartengono alla categoria Risorse umane di fascia B?
RISPOSTA:
Le certificazioni intermedie e finali di spesa devono essere compilate dall'ente titolare (e
sottofirmate dal legale rappresentate dello stesso) del progetto, non dal terzo delegato. Pertanto, sarà
onere dell’ente indicare la quota delegata nella relative voce di costo (nel caso proposto attività
delegata).
6) DOMANDA:
per progetti attinenti alla misura D1, nel documento "Linee guida per la rendicontazione e la
certificazione della spesa" sotto la voce "Spese destinatari delle azioni" viene riportato: - la figura
del destinatario delle azioni non è compatibile con le funzioni di docenza, codocenza, tutoraggio,
direzione, coordinamento e altre attività ammissibili all'interno dello stesso progetto -.
Ci si riferisce alla singola azione/modulo formativo?
RISPOSTA:
L'incompatibilità del ruolo di allievo con altre figure si manifesta all'interno di un progetto che
preveda un'unica azione formativa.
In un progetto che preveda più azioni formative l'incompatibilità non è automatica.
E' però necessario sottoporre la previsione degli svariati impieghi del personale nelle singole azioni
al responsabile della gestione del progetto.
7) DOMANDA:
Con riferimento alle categorie di costo proposte dal documento "spese ammissibili e massimali di
riferimento" (emanato con d.d.g. n.5782/647 del 27 marzo 2002) il precetto riguardante
l'indicazione che la somma delle categorie 1, 3 e 5 non superare il 40% del costo rendicontato è da
calcolare sul totale complessivo rendicontato incluso il costo di dipendenti?
RISPOSTA:
Si certo, nel caso di azioni aventi per oggetto attività rivolte a persone, la somma di tutte le voci
comprese nelle categorie 1, 3 e 5 non possono superare il 40% della somma totale rendicontata.
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Dott. Ivan Bianco.
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8) DOMANDA:
In fase di progettazione alcuni costi interni vengono ipotizzati forfettariamente (amministrazione,
segreteria, ecc.) differenziandosi da altri (es. tutor) che possono essere quantificati (considerando le
ore formative previste).
In fase di certificazione intermedia, i costi forfettari come possono essere calcolati?
RISPOSTA:
Si ritiene opportuno che l'operatore disgiunga le distinte fasi di vita di un progetto. Durante il
periodo in cui l’operatore svolge l’attività progettuale la regione richiede periodiche certificazioni
della spesa atte a verificare l’effettivo avanzamento della stessa. In tali certificazioni, verificate dal
revisore contabile, non possono essere esposti costi con calcolo su base forfettaria. Sarà onere
dell’operatore, nel caso abbia affrontato spese, giustificate con documenti contabili la cui somma
non sia totalmente imputabile al progetto, provvedere con un congruo e trasparente principio di
imputazione a calcolare la somma da imputare alle attività progettuali.
9) DOMANDA:
Le attività di selezione dei partecipanti devono essere rese da selezionatore persona fisica o è
possibile anche da società ad essa preposta?
RISPOSTA:
L'incarico può essere affidato indifferentemente a persona fisica o società che possa certificare
competenze specialistiche in materia, nel rispetto dei massimali indicati nel documento “Spese
ammissibili e massimali di riferimento”. Giova comunque ricordare che l'incarico a società
configura delega e la stessa è ammissibile solo se espressamente prevista dalla Regione, che in fase
di valutazione e approvazione dei progetti può derogare al generale principio di divieto di delega.
10) DOMANDA:
Rispetto all'incompatibilità per la figura del destinatario, riportato sul documento linee guida per la
rendicontazione cosa si intende per altre attività assimilabili, sono ricomprese anche le attività
amministrative?
RISPOSTA:
Nel novero delle funzioni incompatibili con la figura del destinatario non sono ricomprese le attività
di segretaria e amministrazione, ove le stesse non siano contemporanee con gli impegni formativi.
11) DOMANDA:
Spese vitto destinatari. E’ possibile liquidare le spese di vitto dei destinatari con un assegno
forfettario corrispondente all'importo di 9 euro (massimale previsto dalla circolare) moltiplicato per
il numero dei giorni con più di sei ore di attività nei quali l'allievo è stato presente?
A giustificativo conserveremo copia dell'assegno e ricevuta firmata dal corsista dove dichiarerà di
aver percepito il rimborso di XXX EURO a fronte delle spese di vitto sostenute nei XXX giorni.
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RISPOSTA:
Non è possibile liquidare le spese di vitto dei destinatari con una somma che stimi forfettariamente
il numero di giorni in cui l’allievo ha potenzialmente acquisito tale possibilità, in quanto, la natura
di tale costo è quella di un rimborso spese specificatamente orientata alla fruizione di un servizio.
Per l'ammissibilità di tale costo l'operatore dovrà attenersi alle indicazione poste dal documento
"spese ammissibili e massimali di riferimento", paragrafo c), destinatari, punto 10, optando tra le
diverse soluzioni prospettate nel documento.
12) DOMANDA:
A quale voce di costo devo fare riferimento per la spesa sostenuta per un consulente esterno, che ha
provveduto a certificare la struttura a norma della legge 626 sulla sicurezza? Potrebbe essere
assimilata alla voce manutenzione ordinaria pulizie e regole di igiene (se non previste dal contratto),
essendo la l. 626 una legge che tutela la sicurezza e la salute degli allievi?
RISPOSTA:
Si ritiene tale costo inammissibile in quanto l'idoneità dei locali è una condizione preliminare alla
richiesta di finanziamento del progetto.
13) DOMANDA:
Nei massimali di spesa per le risorse umane si fa riferimento alle fasce A, B e C, per ognuna di
queste fasce si fa riferimento all'esperienza non si parla di titoli di studio, c'è qualche circolare per
verificare se alle fasce devono corrispondere anche dei titoli di studio?
RISPOSTA:
Non ci sono a riguardo specifiche circolari. Le indicazioni a tutt’oggi emanate (documento “ spese
ammissibili e massimali di riferimento” d.d.g. n 5782 del 27/3/02 e successive modifiche) fanno
riferimento all’esperienza professionale acquisita in relazione all’area di intervento del progetto. Si
rileva comunque che alcuni ruoli prevedono titoli accademici (quale i docenti o ricercatori
universitari).
14) DOMANDA:
Ai fini della certificazione e rendicontazione delle spese come devono essere considerati i
collaboratori coordinati e continuativi?
RISPOSTA:
I lavoratori con contratto di collaborazione coordinata e continuativa vanno considerati come risorse
umane esterne, applicando pertanto i massimali di spesa previsti per tale categoria.
Si rammenta che i valori indicati nel documento "Spese ammissibili e massimali di riferimento",
paragrafo c) parametri generali di voci di costo, punto 1. risorse umane esterne, sono da considerarsi
quali massimali omnicomprensivi.
15) DOMANDA:
Vorrei sapere se le spese telefoniche generate dai cellulari sono rendicontabili?
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Dott. Ivan Bianco.
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RISPOSTA:
Le utenza per telefonia cellulare, specificatamente attivata dell'ente attuatore, per espletare attività
finalizzate al perseguimento degli obbiettivi progettuali, a suo tempo valutati e autorizzati sono
spese eleggibili. Si rimanda al documento "spese ammissibili e massimali di riferimento" paragrafo
b) categorie di costo, costi ammissibili e generali, 4. costi di gestione, 4. spese telefoniche, per
quanto attiene alla indicazione riguardante l'attivazione di una utenza telefonica specificatamente ed
esclusivamente prevista per l'attività progettuale.
16) DOMANDA:
In riferimento ai documenti recentemente emanati dalla D.G. Formazione Istruzione e Lavoro
attinenti alle linee guida per la rendiconatazione dei progetti cofinanziati dal FSE; quali sono le
corrette modalità per l'acquisto di attrezzature di importo superiore a 516,46 euro?
RISPOSTA:
Per quanto riguarda l'acquisto di attrezzature il documento "spese ammissibili e massimali di
riferimento" oltre a riportare le tipologie di attrezzature ammissibili quali: i software, gli elaboratori
di tipo PC, gli arredi e i beni strumentali; individua anche le diverse modalità di acquisizione
ammissibili, precisando che il beneficiario finale è tenuto a scegliere secondo il principio di
economicità.
1.Acquisto di attrezzature nuove: tale costo è ammissibile se strettamente correlato all'azione
progettuale e se il costo rispetta il criterio di economicità. Nel caso di enti pubblici od organismi di
diritto pubblico le acquisizioni sono regolamentate dalle direttive comunitarie per l'acquisizione di
beni e dalle corrispondenti disposizioni del diritto nazionale e regionale.
I soggetti privati sono tenuti ad effettuare un'indagine di mercato (rivolta almeno a 3 fornitori) e a
documentare di aver selezionato il bene in base a criteri di economicità e qualità.
2.Acquisto di attrezzature usate: è ammesso il costo d'acquisto di un bene usato accompagnato da
una dichiarazione del venditore attestante l'origine esatta del materiale e attestante che lo stesso non
ha beneficiato di un contributo comunitario, nazionale o regionale negli ultimi sette anni; la
tipologia del materiale dovrà essere congrua con le esigenze del progetto ed il costo relativo dovrà
essere compatibile con i prezzi di mercato ed inferiore al costo di materiale simile nuovo.
Giova sottolineare quanto riportato nel secondo capoverso del punto 2 (come da modifiche ed
integrazioni approvate con D.d.g. 10529/1509 del 05/06/2002), ovvero l'acquisto delle attrezzature
di cui ai punti 1 e 2, non è ammissibile per le aziende che erogano formazione ai propri dipendenti,
e deve inoltre rispondere alle seguenti condizioni :
• mantenimento della destinazione d'uso del bene per almeno cinque anni (art. 30 comma 4,
Reg. (CE) n.1260/99);
• rispetto delle disposizioni di cui all'art. 3 Reg. (CE) n.1784/99 (attività ammissibili) e della
normativa vigente relativa agli Aiuti di Stato.
17) DOMANDA:
Stiamo procedendo all'inserimento dei giustificativi di spesa per l'invio del rendiconto finale di un
progetto F.S.E., vorremmo sapere come inserire le quote di ammortamento delle attrezzature i
documenti di riferimento possono essere le schede di ammortamento beni unitamente al registro
inventari dell'Ente oppure dobbiamo indicare le fatture di acquisto di queste attrezzature (anno di
acquisto 1999).
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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RISPOSTA:
Si, il libro degli inventari dell’ente è da ritenersi un documento avente forza probatoria nel caso in
cui l'evidenza economica della spesa sostenuta non è allineata nel tempo alla movimentazione di
denaro (si rileva tra l'altro che le schede di ammortamento riportano gli estremi della fattura di
acquisto delle attrezzature, dando così modo, nel caso di eventuale verifica di correlare facilmente il
costo esposto con il documento contabile - fattura).
18) DOMANDA:
Abbiamo da poco avviato un corso di formazione per il personale dipendente della nostra azienda,
dato l'alto numero di allievi partecipanti al corso (>20) riteniamo di dover affiancare al docente
(inizialmente previsto nel business plan per n. 40 ore) un codocente per altrettante 40 ore (spesa
non prevista nel business plan) per rendere più efficace lo svolgimento delle lezioni e
l’apprendimento da parte degli allievi.
Fermo restando l'importo totale finanziato (Euro ..,..) è possibile introdurre questa spesa utilizzando
per esempio soldi non spesi in altra voce di costo?
RISPOSTA:
Si, fatti salvi eventuali specifici vincoli o parametri inseriti nei singoli dispositivi di attuazione
(bandi) delle singole misure, che debbono sempre essere rispettati, eventuali storni (naturalmente
giustificati da motivazioni reali e pertinenti) sono ammissibili senza l'obbligo di richiedere
autorizzazione alla Regione Lombardia, purché venga rispettato il massimale approvato e la somma
delle categorie 1, 3 e 5 non superi il 40% dell'importo totale rendicontato.
19) DOMANDA:
Nell'ambito di un parternariato, può un partner non capofila esporre costi di gestione (segreteria,
cancelleria, costi pulizia sede ecc)?
RISPOSTA:
Ove accordi interni non prevedano soluzioni organizzative contrarie, nessun elemento osta
all'esposizione da parte del beneficiario finale di spese realmente sostenute da partner per
l'espletamento di attività progettuali purchè le spese sostenute rispettino i criteri generali di
ammissibilità dei costi esposti nel documento "spese ammissibili e massimali di riferimento".
20) DOMANDA:
In merito ad un corso è iniziato il 18 aprile c.a. con una sola lezione e poi successivamente nel mese
di maggio e così via. Un partecipante ha seguito la prima lezione del mese di aprile e poi a fine
aprile è stato sostituito, ora nella certificazione intermedia devo inserire per il mese di aprile la
busta paga del partecipante sostituito e per il mese di maggio inserisco la busta paga del nuovo
partecipante?
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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RISPOSTA:
Si, ove la sostituzione è congruamente motivata da accadimenti indipendenti dalla volontà
dell’attuatore, il costo sostenuto dall'azienda si deve riferire al partecipante sostituito.
21) DOMANDA:
Nel caso di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa con docenti dei corsi, il contributo
previdenziale INPS, pari attualmente al 14% deve essere compreso nella tariffa massima
applicabile, oppure va ad aggiungersi quale ulteriore costo così come previsto per il personale
interno?
RISPOSTA:
I massimali indicati per il personale esterno nel documento "Spese ammissibili e massimali di
riferimento", sezione c) Parametri generali di voci di costo, punto 1. Risorse Umane - Risorse
umane esterne, così come citato allo stesso paragrafo, sono onnicomprensivi degli oneri fiscali,
esclusa IVA (se dovuta) e previdenziali (esempio: la quota di contributo INPS a carico dell'ente è
compresa nel tetto massimale così come l’eventuale l'IRAP).
22) DOMANDA:
In fase di rendicontazione di un progetto aziendale FSE misura D1, quando tra i destinatari del
corso vi sono amministratori e/o titolari di cariche sociali che non percepiscono stipendio quale
costo orario è possibile imputare ad essi?
RISPOSTA:
Per lavoratori autonomi, i titolari d'impresa e i coadiuvanti è ammesso un costo non superiore ai 31
Euro per le ore durante le quali essi hanno effettivamente partecipato alle attività formative. Il
giustificativo di spesa sarà l'autocertificazione del soggetto che riporterà i suoi dati anagrafici la sua
condizione lavorativa e la somma oraria stimata che percepisce.
23) DOMANDA:
Il massimale previsto per l'indennità di frequenza è da intendersi comprensivo anche di altri costi?
RISPOSTA:
Il massimale previsto per l'incentivo alla frequenza (con gli eventuali limiti previsti nei dispositivi
di attuazione) per gli allievi disoccupati è una indennità di frequenza, pari a Euro 2,6/ora lordi così
come indicato nel documento "Spese ammissibili e massimali di riferimento". Lo stesso non è
comprensivo di altri costi (logicamente inclusi oneri fiscali se previsti). Si precisa comunque che gli
unici costi a tutt’oggi previsti, quali rimborso spese per gli allievi sono il trasporti e il vitto e
l'alloggio con le modalità indicate dal documento "spese ammissibili e massimali di riferimento".
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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24) DOMANDA:
E' ammissibile prevedere in rendiconto l'IRAP maturata sulle sole prestazioni imputabili al progetto,
anche quando il collaboratore è stato pagato con il massimale?
RISPOSTA:
Si ritiene opportuno riportare quanto indicato dal documento "spese ammissibili e massimali di
riferimento" paragrafo c) parametri generali di voci di costo, punto 1) risorse umane esterne:
I massimali indicati per il personale esterno sono onnicomprensivi degli oneri fiscali, esclusa
IVA (se dovuta) e previdenziali (esempio la quota di contributo INPS del 14% a carico dell'ente e
del lavoratore è compresa nel tetto massimale così come l'IRAP).
25) DOMANDA:
E' ammissibile, per il personale interno, il costo previsto dai CCNL per l'erogazione di incentivi per
la produttività o per indennità di risultato ?
RISPOSTA:
Gli incentivi o le indennità di risultato, anche se previste dal CCNL sono elementi "mobili" della
retribuzione e vincolati a precisi parametri (giorni di presenza ecc.) o performance valutabili su
obbiettivi precedentemente indicati; pertanto come indicato dal documento “spese ammissibili e
massimali di riferimento”, gli incentivi o le indennità di risultato non sono incluse nell'importo
totale dell'emolumento su cui si basa il calcolo per individuare il costo del lavoro da imputare al
progetto.
26) DOMANDA:
Se un'azienda ha solo 6 dipendenti e tutti partecipano al corso, posso dare la direzione ed il
coordinamento ad uno di loro?
RISPOSTA:
In merito si riporta lo stralcio del documento "linee giuda per la rendicontazione e la certificazione
della spesa" paragrafo 5 spese destinatari delle azioni ultimo alinea: - La figura del destinatario
della azioni non è compatibile con le funzioni di docenza, codocenza, tutoraggio, direzione,
coordinamento e altre attività assimilabili all'interno dello stesso progetto, che vede l’attivazione di
una singola azione formativa.
Vista la necessità di inserire tutti gli occupati dell'azienda quali destinatari della azione del progetto,
si indica quale opportuna soluzione la ricerca delle professionalità prefate al di fuori
dell'organigramma aziendale.
27) DOMANDA:
In un corso iniziato a dicembre, un'allieva si è licenziata a fine dicembre ma ha partecipato a tutto il
corso ed ha firmato il registro, possiamo inserirla a costo zero da quando si è licenziata?
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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RISPOSTA:
Si. Sarà cura del legale rappresentate redarre una sintetica dichiarazione ove in considerazione delle
firme a registro l'allieva licenziatasi è da considerarsi quale uditrice (senza esposizione di spese e
non ricomprendendola nel numero minimo di allievi).
28) DOMANDA:
Leggo a pag. 8 del documento "linee guida per la rendicontazione e certificazione della spesa" che
sono considerate inammissibili le spese riferite alle attività promozionali. Per la realizzazione del
nostro progetto abbiamo dato pubblicizzazione sulla stampa del corso (per disoccupati) e abbiamo
fatto attività di Telemarketing con personale interno ed esterno.
Ritengo che queste spese possano essere imputate in quanto è fatto obbligo di pubblicizzare i corsi,
è corretta la mia interpretazione?
RISPOSTA:
Sono ammissibili le spese per la publicizzazione delle attività formative (o progettuali) mediante
pubblicazione dei bandi sui media a stampa e on line, l'affissione degli stessi e l'eventuale
inserzione radiofonica o televisiva tesa a pubblicizzare l'attività attraverso la diffusione di un
messaggio destinato alla pluralità dei potenziali fruitori.
Non sono invece ammissibili come riportato nel documento "spese ammissibili e massimali di
riferimento" paragrafo A) criteri generali di ammissibilità, clausole di inammissibilità - le spese
riferite alle attività promozionali svolte da personale interno o esterno dell'operatore - quali sono le
attività di telemarketing che non sono indirizzate alla generalità dei potenziali utenti.
29) DOMANDA:
Premettendo che in fase di valutazione del progetto non è stata chiesta alcuna deroga al divieto di
delega, chiedo se è ammissibile e rendicontabile il costo di una società esterna a cui è stata affidata
la gestione paghe e contributi?
RISPOSTA:
L'impiego di una società per lo svolgimento di tale attività contravviene ad un precetto previsto dal
documento "linee guida per la rendicontazione e la certificazione della spesa" che al punto 5. criteri
generali di ammissibilità e di certificazione, paragrafo "La delega" specifica che l’eventuale
richiesta di deroga al divieto di delega debba essere richiesta esclusivamente all’atto di
presentazione del progetto ed espressamente autorizzata, in sede di valutazione dalla Regione.
Si rileva inoltre che l’attività da voi prospettata ricadrebbe nel divieto di deroga in quanto
ricompresa nella attività di amministrazione che al pari della direzione e coordinamento viene
espressamente annoverata in una previsione inderogabile di divieto.
30) DOMANDA:
Esistono dei limiti in quanto a ore minime di corso che i singoli allievi devono maturare per essere
considerati formati e soprattutto dei limiti (in termine di ore) al di sotto dei quali si rischia di
perdere il contributo?
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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RISPOSTA:
Fatte salve specifiche indicazioni riportate nei dispositivi/indicazioni per la predisposizioni e
presentazione dei progetti, si considerano formati gli allievi che frequentino almeno il 75% del
monte ore previsto dal progetto.
31) DOMANDA:
Nelle certificazioni periodiche e finale il valore delle prestazioni volontarie non retribuite previste
dalla norma 1.1.6.E dell'allegato del regolamento CEE 165/22 devono essere rendicontate nel
modello previsto da monitoweb oppure devono essere escluse in quanto non quietanzate?
RISPOSTA:
La Regione Lombardia, pur in presenza della previsione comunitaria citata, ha ritenuto
inammissibile per la presente programmazione l'esposizione di costi che non si traducono in
movimenti di danaro (cioè non rilevabili contabilmente, ma solo attraverso calcolo o perizia svolta
da un professionista indipendente e imparziale).
Pertanto, le prestazioni volontarie non retribuite, le quali ricadono nella previsione dei contributi in
natura sono state espressamente dichiarate inammissibili come riportato anche nel documento
"spese ammissibili e massimali di riferimento" punto A) criteri generali di ammissibilità.
32) DOMANDA:
Nel rendicontare dei progetti FSE (si tratta di riedizioni di corsi già realizzati in passato), le voci
PROGETTAZIONE e SELEZIONE sono ammissibili?
RISPOSTA:
Per quanto attiene al caso specifico da Lei indicato non si può ritenere ammissibile l'esposizione di
costi per la PROGETTAZIONE in quanto pedissequa riproposizione di un’attività progettuale già
finanziata. Si ritiene invece ammissibile il costo effettivamente sostenuto dall'ente per le attività di
SELEZIONE.
33) DOMANDA:
Avendo acquistato della cancelleria per un importo minimo mi è stato rilasciato uno scontrino e non
una fattura. Nella registrazione su monitorweb posso indicarlo come giustificativo di spesa "altro" e
come descrizione cosa bisogna inserire?
RISPOSTA:
L’eccezionale giustificazione di una spesa con scontrino fiscale (quindi pezza giustificativa non
pienamente esaustiva dei dati necessari alla sua corretta imputazione) per essere considerato
ammissibile dovrà essere supportato da dichiarazione del legale rappresentate dell'ente atta ad
integrare le parziali indicazioni riportate sullo stesso al fine di soddisfarne i criteri di ammissibilità.
In merito alla descrizione da inserire in monitorweb sarà sufficiente indicarlo quale scontrino fiscale
n.... del......
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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34) DOMANDA:
In merito ad un progetto - quadro FSE ob. 3, misura D4, mobilità - tenendo conto del fatto che il
progetto prevede la permanenza all'estero di giovani ricercatori per un periodo che va dai 3 ai 6
mesi, è possibile produrre quale giustificativo di spesa i "contratti di affitto" eventualmente
stipulati, oppure è obbligatorio il soggiorno solo presso strutture alberghiere?
RISPOSTA:
Premettendo che la somma totale delle spese esposte non può, in nessun caso, esorbitare il
preventivo di spesa a suo tempo autorizzato; ove il progetto valutato dalla Regione preveda la
permanenza di giovani ricercatori all'estero il percettore finale dovrà scegliere una idonea soluzione
abitativa secondo il principio economicità.
Ove la scelta ricadesse sulla locazione, la documentazione atta a giustificare le spese esposte
dovranno comprendere:
- dichiarazione del legale rappresentate dell'ente che motivi la scelta;
- indagine di mercato volta ad individuare la scelta secondo il principio di economicità (almeno
tre preventivi comparabili per i servizi offerti);
- contratto sottoscritto (conforme alla normativa di specie del paese ospitante) con durata
strettamente correlata al periodo di permanenza per le finalità del progetto;
- giustificativi di spesa comprovanti l'effettività del costo sostenuto.
35) DOMANDA:
Nell’ambito di un’attività formativa cofinanziata dal FSE che vede coinvolto il personale di un
Istituto Tecnico Statale con incarichi di coordinamento, tutoraggio, docenza, al di fuori dell’abituale
orario di servizio; si chiede se: debbano essere rispettati i vincoli emanati dal Ministero (Pubblica
Istruzione) per le attività svolte (da personale dipendente dal Ministero) al di fuori dell’abituale
orario di servizio?
RISPOSTA:
Ove il Ministero ha posto dei vincoli per le attività da Lei menzionate gli stessi dovranno essere
rispettati, nei limiti dei massimali previsti per le risorse interne nel documento “Spese ammissibili e
massimali di riferimento” emanati con d.d.g. n. 5782 del 27.03.02 e successive modifiche.
36) DOMANDA:
quesito inerente ad un progetto FSE ob. 3 misura C1 di sistema. Sono ammissibili le spese di vitto,
alloggio, e viaggio per le visite ad un partner extraeuropeo (Canada) che ha firmato l'accordo di
partenariato?
RISPOSTA:
Qualora tali visite erano già previste e motivate nelle finalità del progetto, presentato e validato
dalla Regione, tali costi sono ammissibili. Il beneficiario finale è tenuto a scegliere (comprovandolo
con la conservazione dei relativi preventivi richiesti) secondo il principio di economicità. Si ricorda
altresì che la somma dei costi imputabili al progetto non potranno esorbitare, in nessun caso, il
preventivo di spesa a suo tempo approvato.
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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37) DOMANDA:
Nella macrovoce II REALIZZAZIONE, alla voce sostegno all'utenza svantaggiata vorrei sapere
quanto è il massimale per le risorse umane esterne?
RISPOSTA:
Alle risorse umane esterne impiegate nell'attività di sostegno all'utenza svantaggiata, potrà essere
riconosciuto un massimale orario pari a Euro 26 + IVA, così come previsto dal documento "spese
ammissibili e massimali di riferimento" per le risorse umane impiegate nelle attività ausiliarie.
Ove il contenuto dell'attività espletata si sostanzierà in un tutoraggio del percorso formativo
proposto dal progetto, alla risorsa umana esterna che svolga tale compito - rilevabile dalla lettera
d'incarico e dalle firme poste a registro - potrà essere corrisposto un massimale orario pari a Euro 31
+ IVA.
38) DOMANDA:
Nella voce direzione e valutazione, rispetto alla voce spese di trasferta del personale, vorrei sapere
se le spese di viaggio, vitto e alloggio sono riconoscibili sia a personale interno che esterno.
RISPOSTA:
Si riporta quì di seguito quanto specificato nel documento "spese ammissibili e massimali di
riferimento" per le spese di viaggio; vitto e alloggio: Trasferte con riferimento alle risorse umane
interne, le regole che seguono sono applicabili nel caso di partecipazione ad azioni svolte al di
fuori della sede abituale di lavoro.
39) DOMANDA:
E’ ammissibile l’esposizione del costo relativo all'acquisto della skill card necessaria ai destinatari
finali di corsi di informatica per il conseguimento della patente europea (Patente ECDL) ?
RISPOSTA:
E’ ammissibile il costo relativo all'acquisto della skill card necessaria ai destinatari finali di corsi di
informatica per il conseguimento della patente europea (ECDL).
Detta skil card si configura come materiale didattico individuale, e pertanto gli operatori la devono
rendicontare nella macrocategoria V COSTI AMMINISTRATIVI E GENERALI, alla voce 3.2
Materiale per i destinatari finali - Materiale individuale, del Piano dei Conti.
40) DOMANDA:
Si chiede un chiarimento in merito ai massimali di spesa per i progetti cofinanziati dal FSE, ovvero,
86 euro per le risorse umane interne vale per qualsiasi funzione ricoperta. Ad esempio anche per gli
amministrativi o tutor o coordinatori e codocenti che presentano, se esterni, un massimale inferiore?
RISPOSTA:
Si, Euro 86 è il tetto massimo di spesa che la Regione ha previsto per il costo orario del personale
interno impiegato nel progetto. L'individuazione del costo orario imputabile al progetto, dove
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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prevedere come riferimento gli elementi costitutivi della effettiva retribuzione percepita dalla
risorsa, così come previsto dal CCNL di riferimento e/o accordi salariali interni più favorevoli (vedi
in merito le indicazioni riportate nel documento "Spese ammissibili e massimali di riferimento"
emanato con d.d.g. 5782 del 27/3/02 e successive modifiche).
Si precisa da ultimo che tale costo dovrà essere comprovato dalla lettera d'incarico; dalle buste paga
del dipendente riferite al periodo di impegno nel progetto, uno schema per individuare le ore di
impiego della risorsa e le componenti salariali considerate ed ove vi siano somme riguardanti
eventuali oneri previdenziali e fiscali con scadenza successiva al termine delle attività progettuali
una autocertificazione del legale rappresentante che in un prospetto di calcolo le individui.
41) DOMANDA:
Con riferimento alle spese da rendicontare relative ad una certificazione finale F.S.E. si possono
inserire anche voci di spesa il cui costo non è ancora stato effettivamente pagato. Ad esempio per
l'affitto dell'immobile dove si è svolto il corso si può rendicontare la quota imputabile al corso
stesso anche se la bolletta, non ancora emessa, non risulta ancora quietanzata?
RISPOSTA:
No, provveda a richiedere l'emissione del documento fiscale "bolletta" prima della conclusione
delle attività di rendicontazione, al fine di pagarla ed imputarne la quota di interesse del progetto.
Giova inoltre precisare che, nel documento "Linee guida per la rendicontazione e la certificazione
della spesa", è stato sintetizzato quanto la normativa comunitaria indica in merito, di cui si propone
uno stralcio del paragrafo "Spese reali effettivamente sostenute e comprovabili" il quale
testualmente riporta : "Tutte le spese imputate nel Piano dei Conti FSE devono rappresentare costi
reali, devono essere state effettivamente sostenute attraverso pagamenti del beneficiario finale, ivi
compresi eventuali oneri sociali fiscali e previdenziali e devono essere documentate mediante
fatture quietanzate o documenti contabili di valore probatorio equivalente".
42) DOMANDA:
In merito ai dispositivi, ove si prevede che hanno diritto agli incentivi alla formazione quei
destinatari finali "… che non percepiscano altre forme di indennità, incentivo o sussidio pubblico.";
si chiede quali sono tali forme di indennità, incentivo o sussidio pubblico ed inoltre, quale è il
trattamento fiscale di tali incentivi?
RISPOSTA:
Si tratta di forme di incentivi economici erogati al destinatario (discente) per partecipare ad attività
formative (a titolo puramente esemplificativo: borse e assegni di studio, sussidi per addestramento
professionale e di studio, etc.).
In merito al trattamento fiscale da applicare su tali incentivi alla formazione sono, ai sensi del TUIR
(D.P.R. n. 917 del 22/12/1996 art. 47, comma 1, lettera c), assimilabili ai redditi da lavoro
dipendente e come tali sono soggetti alle detrazioni e alle ritenute previste dalla normativa fiscale di
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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riferimento (D.P.R. n. 600 del 29/9/1973, Legge 835/82, Circolare n° 7 del 27.02.84 del Ministero
delle Finanze, e successive modifiche e integrazioni), alla quale si rimanda per il calcolo corretto
delle singole situazioni.
43) DOMANDA:
Per lo svolgimento dei corsi cofinanziati dal FSE, stiamo acquistando, dalla società con cui abbiamo
costituito una ATS per il raggiungimento degli obbiettivi del progetto, degli hardware usati
(abbiamo visto che esiste questa possibilità nelle spese ammissibili). Su questi hardware sono
installati dei software che servirebbero per i corsi: è possibile l'acquisto di software usati ed inoltre
come bisogna regolarsi per la rendicontazione?
RISPOSTA:
Non si condivide la soluzione da lei proposta, tale modalità potrebbe configurare un artificio elusivo
ravvisabile in contratti di acquisto tra soggetti giuridici formalmente distinti ma, in realtà, "fusi" in
una associazione temporanea di scopo (A.T.S.) creata con la finalità di perseguire gli obbiettivi
prefissati nel progetto/i cofinanziati dal FSE.
Pertanto l'unico costo ammissibile, nel caso di specie da lei indicato, sarà l'esposizione
dell'eventuale quota di ammortamento da parte del membro ATS proprietario dei beni, applicando i
coefficienti di ammortamento fissati dal D.M. 29/11/74 e successive modifiche e dal D.M.
31/12/88, partendo dall'importo registrato nel libri cespiti aziendale.
44) DOMANDA:
Stiamo svolgendo un’attività progettuale cofinanziata dal FSE ob.3 a valere sulla misura E1,
vorremo sapere cosa si intende per diffusione dei risultati (voce di spesa prevista dal piano dei
conti) e quali costi si possono inserire?
RISPOSTA:
Sono costi riferiti ad attività tese a relazionare e diffondere oltre che a verificare le azioni intraprese,
si possono concretizzare attraverso l’elaborazione di report, analisi e studi, pubblicazioni e relazioni
finali. Si precisa che, alcune attività quali: 4. analisi finalizzata alla diffusione dei risultati; 5.
diffusione dei risultati e 6.aiuti all'assunzione e alla creazione di impresa, non si possono porre in
essere per progetti che hanno una finalità puramente formativa. Da ultimo si ricorda che ove le
attività progettuali si sono rivolte a persone (formazione, formazione formatori, orientamento con le
forme previste nel POR) la macrovoce in oggetto sommata alla preparazione e ai costi
amministrativi e generali non può superare il 40% del costo totale rendicontato.
45) DOMANDA:
Nell’ambito di un progetto FSE ob. 3 D.4 abbiamo previsto la permanenza di giovani ricercatori
presso Università o Centri di Ricerca esteri e nel caso di specie in Australia. E’ possibile
rendicontare la tassa da pagare per il visto di ingresso Australiano (pari a 105 Euro)?
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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RISPOSTA:
Si, ove la permanenza presso le università Australiane dei giovani ricercatori è uno dei mezzi per
perseguire gli obbiettivi posti nel progetto, valutato ed autorizzato dalla Regione; le stesse
adeguatamente giustificate e pertinenti al periodo di permanenza (nominativo, scopo del soggiorno
e data di ingresso) sono costi ammissibili.
Preme ricordare che eventuali somme di costi, benchè teoricamente eleggibili, le quali esorbitassero
per natura e importo il preventivo di spesa a suo tempo autorizzato non potranno essere imputate a
rendiconto.
46) DOMANDA:
Nell’ambito di attività progettuali cofinanziate dal FSE sono ammissibili costi riferiti all’impiego di
risorse interinali e se si quali sono le corrette procedure per l’esposizione di tali costi ?
RISPOSTA:
In merito all’impiego di personale a contratto di fornitura di prestazioni di lavoro temporaneo
(interinale) e la conseguente eleggibilità delle spese sostenute a valere su progetti cofinanziati dal
FSE la Regione Lombardia, non avendo rilevato alcun elemento ostativo, né tantomeno espresso
divieto nella normativa comunitaria di riferimento, all’impiego di tali risorse, ed in considerazione
della generalizzata diffusione nel tessuto produttivo di tale istituto normativo, ritiene ammissibile
l’impiego di risorse umane a contratto di fornitura di prestazioni di lavoro temporaneo nei progetti
cofinanziati dal FSE.
Si precisa che, alla luce delle previsioni poste dalla legge n.196 del 24 giugno 1997 “Norme in
materia di promozione dell’occupazione” ed in particolare all’art. 4, ove la norma declina le
modalità di espletamento della prestazione della risorsa interinale in analogia alle indicazioni poste
dall’art. 2094 del Codice Civile (del prestatore di lavoro subordinato), La Regione ritiene opportuno
che tali costi vengano allocati nel “piano dei conti” e, ai soli fini della certificazione e
rendicontazione delle spese, nel parametro generale di costo quali risorse umane interne.
Si precisa comunque che il massimale orario esponibile è inderogabilmente di Euro 86, giusto
quanto previsto dal documento “spese ammissibili e massimali di riferimento” relativi ai progetti
cofinanziati dal FSE programmazione 2000/2006 emanato con d.d.g. n. 5782 del 27/3/02 e
successive modifiche.
L’individuazione del costo orario, nei limiti del suddetto massimale, dovrà quindi ricomprendere la
quota riparametrata per ore di effettiva prestazione, versata dall’impresa utilizzatrice per la fornitura
del servizio prestato dalla impresa fornitrice.
Giova ribadire che tale componente, sommata agli altri elementi costitutivi della retribuzione
previsti dai CCNL di riferimento e/o accordi salariali più favorevoli non potrà esorbitare il
massimale previsto pari a Euro 86.
Al fine di giustificare correttamente tali costi, si ritiene opportuno che il beneficiario finale abbia
cura di verificare, nel caso di impiego di tali risorse, l’osservanza della normativa di specie (legge
n.196 del 24 giugno 1997 “Norme in materia di promozione dell’occupazione” ed in particolare per
i precetti posti dall’art. 1 commi 2, 4 e 8, e le sanzioni previste all’art. 10), perfezionando e
conservando i seguenti documenti:
• sintetica dichiarazione a firma del legale rappresentante dell’ente beneficiario del contributo,
recante le esigenze tecniche organizzative che hanno orientato l’ente all’utilizzazione di
personale a contratto di prestazioni di lavoro temporaneo, autocertificando nel contempo
l’impiego di tale risorse nel pieno rispetto dei vincoli posti dalla normativa di specie (legge 24
giugno 1997 n. 196 e successive modifiche);
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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atti relativi alla selezione dell’impresa fornitrice;
contratto di fornitura di lavoro temporaneo (ex art 1 comma 5 legge n.196/97);
copia del contratto per prestazione di lavoro temporaneo (ex art. 3 legge citata);
copia delle buste paga riferite al periodo di impiego della risorsa nel progetto;
dichiarazione del legale rappresentate dell’ente beneficiario atta ad individuare le mansioni e
l’impegno orario controfirmata della risorsa interinale;
fattura emessa dall’impresa fornitrice comprovata da effettivo pagamento della stessa;
schema esplicativo dei principi di calcolo e delle componenti che vanno a formare il costo
orario esposto.
47) DOMANDA:
In merito ad attività di pubblicizzazione dei corsi finanziati dal FSE, vi sono vincoli o particolari
previsioni per l’esposizione e l’ammissibilità dei costi ad esso conseguenti?
RISPOSTA:
Per espressa previsione riportata dal documento “Spese ammissibili e massimali di riferimento”
sono inammissibili le spese riferite alle attività promozionali svolte da personale interno o esterno
all’Ente. Si precisa che nel Regolamento (CE) n. 1159/2000 della Commissione sono contenute le
indicazioni normative riguardanti l’allestimento di azioni informative e pubblicitarie relative a
progetti cofinanziati dal FSE . L’inosservanza delle indicazioni ivi contenute comporterà la non
ammissibilità dei costi. Si ricorda che ogni attività pubblicitaria ( per es. affissione di bandi,
pubblicità su carta stampata ecc.) deve riportare i loghi del FSE, della Regione Lombardia, del
Ministero del Lavoro e della Politiche sociali e dell’Unione Europea, tutti scaricabili dal sito:
www.regione.lombardia.it. .
Tra l’altro la Direzione Generale Formazione Istruzione e Lavoro nell’aprile 2002 ha emanato
anche un manuale per l’allestimento del materiale informativo e pubblicitario sul Fondo Sociale
Europeo.
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a cura dell’U.O.O. “Revisione contabile FSE e raccordo con l’organismo intermedio di pagamento”.
Dott. Ivan Bianco.
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