LA PROGETTAZIONE E
L’IMPLEMENTAZIONE DI UN
SGS CONFORME ALLA
NORMA BS OHSAS 18001
NELLA SANITA’
Ceregnano
29 Gennaio 2010
Luca Franzoso – Polistudio S.p.A.
Approccio iniziale al progetto
Le difficoltà:
Vastità e la complessità dell’APSS-TN (7865-7-13-7)
La pluralità dei Datori di Lavoro (15)
La numerosità dei DVR (554 tra U.O., Servizio e
struttura)
Il rischio di essere invasivi e ridondanti
Il rischio di non essere efficaci
Le resistenze iniziali da parte di alcuni soggetti
L’assenza di una analoga esperienza da parte di
Polistudio, ma anche da parte dell’Ente di
Certificazione
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Approccio iniziale al progetto
Le Facilitazioni / I punti di forza

La forte motivazione della Direzione Generale

La competenza del NOPP/NOMC di APSS-TN



Il livello di gestione sistemico della sicurezza già
esercitato in APSS-TN
Il Sistema Qualità del Servizio Prevenzione
Protezione composto da NOPP e NOMC
La volontà di vincere la sfida da parte dei vari
attori (APSS, Polistudio, Ente di Certificazione)
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Approccio iniziale al progetto
7 macro fasi per arrivare all’obiettivo finale
1. Creare il Team OHSAS
2. Implementare struttura e documenti SGS
3. Individuare le carenze/difficoltà esistenti in APSSTN rispetto ai requisiti della 18001
4. Coinvolgere tutti gli attori di APSS-TN (Primari,
Medici, Capo Sala, Infermieri, Servizi Tecnici,
ecc…) per provare a risolvere le carenze
individuate, con gli strumenti messi a disposizione
dal SGS
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Approccio iniziale al progetto
5. Trasmettere a tutti i soggetti coinvolti la
necessità e l’utilità di gestire in modo
sistematico ed univoco la sicurezza nei luoghi di
lavoro
6. Eseguire audit interni a campione sulle U.O. e
sui servizi di supporto
7. Sottoporre il SGS al giudizio a un Ente terzo
indipendente che ne possa dichiarare la
conformità alla 18001 (target finale)
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Fase 1 – Creare il Team OHSAS
Si è creato un gruppo di lavoro costituito da:
Responsabile SPP di APSS-TN (Ing. Murer)
2 Assistenti SPP del NOPP
Medico Competente e Medico Autorizzato
del NOMC
Consulenti Polistudio
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Fase 2 - Come implementare l’SGS ?
Il team OHSAS si è posto il problema di come
adeguare e allineare l’approccio sistemico
alla “safety” in essere in APSS-TN ai requisiti
di un SGS OHSAS
Ci siamo quindi chiesti:
Cos’è un SGS in ottica OHSAS ?
Come è fatto e a cosa serve ?
Quali sono i requisiti inderogabili di un
SGS OHSAS ?
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Fase 2 - Cos’è un SGS ?
Un Sistema Gestione Salute
Sicurezza nel Lavoro (SGS) è un
insieme di elementi, correlati tra
loro, utilizzati da
un’Organizzazione per attuare la
propria politica per la salute e la
sicurezza e gestire i pericoli e i
rischi insisti nelle attività
lavorative
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Fase 2 - Com’è fatto e a cosa serve ?
E’ un ciclo dinamico (Ciclo di Deming) di macro
processi che hanno lo scopo di attuare la Politica
safety e raggiungere gli obiettivi di miglioramento
decisi dall’Alta Direzione
Miglioramento
continuo
Analisi dei
rischi
Riesame della Direzione
Politica per la salute e sicurezza
Verifica-Controllo
Pianificazione
Attuazione e funzionamento
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Fase 2 - Com’è fatto e a cosa serve ?
All’interno della frase
…attuare la Politica safety e raggiungere gli
obiettivi di miglioramento decisi dall’Alta
Direzione…
è assolutamente necessario ricordare che tra gli
obiettivi che si pone l’Alta Direzione vi sono
soprattutto:
1° L’impegno a garantire la totale conformità ai
requisiti cogenti della legislazione in materia
di salute e sicurezza
2° L’impegno alla prevenzione degli infortuni e
delle malattie nei luoghi di lavoro
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Fase 2 - I requisiti inderogabili
Per essere certificabile un SGS deve rispettare
i requisiti della norma BS OHSAS 18001:2007
1 – Scopo
2 – Pubblicazioni di riferimento
3 – Termini e definizioni
4 – Requisiti del SGS
4.1. – Requisiti generali
4.2. – Politica SSL
4.3. – Pianificazione
4.3.1. – Identificazione dei pericoli e
valutazione del rischio
4.3.2. – Requisiti legali ed altri
4.3.3. – Obiettivi e programmi
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Fase 2 - I requisiti inderogabili
4.4 – Attuazione e funzionamento
4.4.1. – Risorse, ruoli, responsabilità e autorità
4.4.2. – Formazione, consapevolezza e competenza
4.4.3. – Comunicazione, partecipazione e consultazione
4.4.4. – Documentazione del SGS
4.4.5. – Controllo dei documenti del SGS
4.4.6. – Controllo operativo
4.4.7. – Preparazione e risposta alle emergenze
4.5. – Verifica
4.5.1. – Misura e monitoraggio delle prestazioni
4.5.2. – Valutazione della conformità
4.5.3. – Analisi degli incidenti e mancati incidenti
4.5.3.1. – Non conformità, azioni corr / prev
4.5.4. – Controllo delle registrazioni
4.5.5. – Audit interno
4.6. – Riesame della direzione
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Fase 2 - La struttura documentale
DOCUMENTI
VALUTAZIONE RISCHI
MANUALE
PROCEDURE
ANCHE GIA’ IN USO
IN APSS-TN
ISTRUZIONI OPERATIVE
ANCHE GIA’ IN USO IN APSS-TN
MODULISTICA, DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE,
EVIDENZE, DOCUMENTAZIONE ESTERNA
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Fase 2 - Il Manuale SGS
E’ composto da 8 Sezioni
Sezione
Sezione
Sezione
Sezione
Sezione
Sezione
Sezione
Sezione
Sezione
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0 – Indice del MSGS
1 – Scopo e campo applicazione SGS
2 – Riferimenti normativi
3 – Termini, definizioni e acronimi
4 – Requisiti del SGS
5 – Pianificazione
6 – Attuazione e funzionamento
7 – Verifica
8 – Riesame della Direzione
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Fase 2 – Le Procedure del SGS
PGS_01
PGS_02
PGS_03
PGS_04
PGS_05
PGS_06
PGS_07
PGS_08
PGS_09
PGS_10
PGS_11
PGS_12
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Gestione della documentazione del SGS
Gestione delle registrazioni del SGS
Audit interni per la sicurezza
Gestione NC, segnalazioni di rischio, incidenti e
mancati incidenti
Gestione degli infortuni
Gestione delle azioni correttive e preventive
Gestione delle emergenze
Identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi
Sorveglianza e misurazioni della sicurezza
Formazione del personale per la sicurezza
Gestione delle manutenzioni
Gestione degli approvvigionamenti e degli appalti
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Fase 2 – Altri documenti del SGS
Abbiamo inserito nel SGS di APSS-TN anche
le procedure del SGQ in vigore presso il:
N. O. di Prevenzione Protezione (NOPP) e
il N.O. del Medico Competente (NOMC)
Servizio Formazione
Servizio Veterinario
Dipartimento di Medicina di Laboratorio
Laboratorio Analisi Sanità Pubblica
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Fase 2 – Altri documenti del SGS
Le procedure messe a punto dall’Esperto
Qualificato per le radiazioni ionizzanti
Le procedure del Servizio Ingegneria
Clinica (es: per controllo e collaudo di
apparecchiature elettromedicali)
Le procedure del Servizio Immobili e
Servizi Tecnici (es: gestione
manutenzioni, impianti ed utilities,
gestione appaltatori e fornitori, ecc…..)
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Fase 2 – Altri documenti del SGS
Le procedure/Istruzioni traversali o
specifiche in vigore presso ogni U.O. di
APSS-TN (Es: gestione rifiuti biologici,
movimentazione del paziente, piani di
emergenza, uso DPI-NPD, ecc …)
… e tutti gli altri documenti utilizzati dai
vari servizi e U.O. di APSS-TN
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Fase 3 – Individuare le difficoltà
L’esperienza e le conoscenze del NOPP sul
livello di “safety” in APSS-TN hanno
consentito di individuare il gap rispetto ai
requisiti della 18001. Sono stati individuati 2
punti principali:
1)
La necessità di fornire evidenze dei
controlli “safety” eseguiti da Preposti (Medici
Capo Sala), personale dei Servizi Tecnici, ecc.
2) La necessità di garantire, da parte dei Servizi
Tecnici, il totale rispetto di tutte le
prescrizioni “safety” cogenti nel lavoro.
Piano di controllo
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Check list controllo
BS OHSAS 18001 SANITA'
Check list conformità
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Fase 4 e 5 - Coinvolgimento
Incontri formativi su temi della sicurezza
(Formazione Dirigenti e Preposti, uso
DPI, OHSAS 18001, SGS, Controlli, ecc..)
Condivisione
documenti
sperimentazione sul campo
facilità d’uso e dell’efficacia
SGS
della
e
loro
Scopo, modalità di esecuzione e come
leggere i risultati dell’audit interno
In questa fase un forte ed utile ritorno si è
avuto dal coinvolgimento costante degli
RLS
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Fase 6 – Audit interni
In collaborazione con l’Ente di certificazione è
stato stilato un elenco di siti (U.O. e Uffici
Tecnici/Supporto) rappresentativo, per attività
e per numerosità, di tutta APSS-TN.
Sul campione sono stati eseguiti da Polistudio
e da personale del SPP (NOPP e NOMC) gli
audit interni considerando tutti i punti della
18001.
Agli audit erano quasi sempre presenti gli RLS
come osservatori per garantire la massima
trasparenza
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Fase 6 – Audit interni
Gli audit sono stati eseguiti con sopralluoghi
nei
siti,
verifica
documenti,
evidenze/registrazioni “safety” e interviste al
personale coinvolto.
Ogni
carenza
riscontrata
è
stata
immediatamente evidenziata, discussa e
condivisa con i Responsabili del sito.
Al termine di ogni audit è stato emesso
dall’auditor di Polistudio un Report nel quale
sono state indicate, in modo puntuale e
oggettivo, le carenze riscontrate
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Fase 6 – Audit interni
L’attività
di
audit,
unitamente
al
coinvolgimento, si è rivelata importantissima
in quanto non è stata subita, ma è stata
vissuta anche con uno spirito di competizione
tra i Primari/Dirigenti delle varie U.O.
E’ stata sentita come un momento nel quale
capire se la gestione della sicurezza era
adeguato o se rimanevano carenze e/o
elementi non considerati
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Fase 6 – Audit interni
Gli audit interni sono stati essenziali
anche per:
Correggere le eventuali carenze
individuate, prima dell’audit di
certificazione
Preparare il personale a “vivere”
l’audit dell’Ente di certificazione in
modo positivo, come un momento di
crescita e non come un’inquisizione
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Fase 7 – Target finale
Audit di certificazione
Sulle U.O., individuate come campione
rappresentativo da auditare, da parte
dell’Ente di Certificazione, per 7 giorni
sono stati operativi 3 team di audit ogni
uno composto da:
- Auditor Ente di certificazione
- Personale del NOPP
- Consulente Polistudio
In totale 21 giorni di audit
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Fase 7 – Target finale
Audit di certificazione
Ogni team ogni giorno ha verificato
mediamente 3 U.O. e/o servizi
tecnici o di supporto (siti)
Quindi in totale sono stati auditati
circa 52 siti (U.O./Servizi)
equiparabili a 52 aziende
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Fase 7 – Target finale
Audit di certificazione
Risultato finale
22 Non Conformità
di cui 12 maggiori e 10 minori
41 Osservazioni di miglioramento
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Fase 7 – Target finale
Audit di certificazione
Risultato finale
In rapporto ai 52 siti/aziende auditate:
0,42 NC/Sito/azienda
0,78 Osservazioni/Sito/azienda
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Fase 7 – Target finale
Audit di certificazione
Risultato finale
Se invece consideriamo, nel loro
complesso, i 7 ospedali auditati ogni
uno come un singolo sito/azienda:
3,14 NC/Sito/azienda
5,86 Osservazioni/Sito/azienda
IN OGNI CASO
UN NOTEVOLE SUCCESSO
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GRAZIE
PER L’ATTENZIONE
POLISTUDIO S.p.A.
Società di Ingegneria
Via Cimarosa, 1540 - 45010 Ceregnano (Rovigo)
Tel. 0425/478000 Fax 0425/476874
E-mail: [email protected] Sito: www.polistudio.it
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