Il progetto AURORA
e i reati connessi al protocollo informatico
Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di Padova
Archivio Generale di Ateneo
Trieste, 27 aprile 2009
L'acronimo di Aurora
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle
registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
I promotori
Direzione Generale per gli archivi - Servizio III, poi II
Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI
Università degli Studi di Padova
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
L'obiettivo principale
Ridurre gli effetti negativi della mancanza di standard per la
descrizione del corrispondente e la redazione dell'oggetto nel
protocollo informatico
La registrazione di protocollo è un atto pubblico (di fp) e il
suo documento, il registro di protocollo, deve essere redatto
con la solennità che merita, evitando pressapochismi e
sciatterie.
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Le date di avvio
11 dicembre 2007
Archivi 23, lancio dell'iniziativa
31 dicembre 2007
oltre 70 adesioni, ridotte a 40
11 gennaio 2008
DDA costitutivo
AURORA
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Le riunioni nazionali
12
16
24
16
26
22
16
febbraio 2008: Bologna, 1ª riunione plenaria
aprile 2008: Milano, Sottogruppo corrispondente
aprile 2008: Roma, Sottogruppo oggetto
giugno 2008: Roma, Coordinatori
giugno 2008: Roma, 2ª riunione plenaria
settembre 2008: Ragusa, 3ª riunione plenaria
dicembre 2008: Roma, 4ª riunione plenaria
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
L'apertura alla comunità scientifica
Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa a
disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora.
 176 richieste
 45 Aurora tester
 ICA e Archivalia
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La foto di Aurora
Foto di Giuseppe Menardi
(Associazione Astronomica Cortina)
scattata il 20 novembre 2003
e ceduta gratuitamente per Aurora
www.cortinastelle.it
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Il lessico
Non più “mittente” o “destinatario”, ma corrispondente.
 Mittente si usa solo per l'arrivo e destinatario solo per
la partenza.
 Il corrispondente si descrive (date determinate regole,
l'operazione è procedurale)
 L'oggetto si redige (l'operazione è intellettuale)
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La struttura
Si tratta di raccomandazioni, non di regole prescrittive.
 7 Raccomandazioni di carattere generale
 24 Raccomandazioni per il corrispondente
 14 Raccomandazioni per l'oggetto
 13 Raccomandazioni per il software
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Le statistiche di Aurora
Alcuni dati statistici:
 1 anno di progetto
 8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi
 40 amministrazioni pubbliche + ANAI
 45 Aurora tester
 69 Raccomandazioni
 3.200 e-mail scambiate (*)
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni
nel protocollo
informatico
(*) anagrafiche
Nota interna:
oltre 120.
1/2
Le statistiche di Aurora
2/2
 Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta,
modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester una
media di oltre 85 volte
 Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a testa
per ogni versione, il tempo trascorso nei lavori delle
riunioni plenarie e dei sottogruppi, Aurora è costata
complessivamente oltre 180 giorni di “lavoro uomo”
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Cosa resta da fare?
La revisione linguistica
Il prof. Cortelazzo farà la revisione linguistica:
 Semplificazione del testo
 Indice di leggibilità
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La revisione editoriale
 5 marzo 2009
Rilascio della versione beta di Aurora (fino a “I regali”)
 31 marzo 2009
Rilascio de “Il tramonto prima di Aurora (Protochorror)”
 15 maggio 2009
Rilascio dell'Atlante diplomatico
 31 maggio 2009
Le vostre correzioni!
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La disseminazione 2009
Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD
10 marzo 2009
Lecce - Università del Salento
27 marzo 2009
Napoli - Archivio di Stato
2 aprile 2009
Torino - Regione Piemonte
22 aprile 2009
Trieste - Archivio di Stato, Scuola di APD (oggi!)
27 aprile 2009
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Sito web - Area dei materiali didattici
Un'area dedicata agli operatori, dalla quale poter
scaricare i materiali o i rispettivi link per la
formazione interna e per la moltiplicazione culturale:
 Allegato per il Manuale di gestione
 Aurora in pillole
 Slides e materiali per esercitazioni
www.unipd.it/archivio/progetti/aurora
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Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010)
ICA - Traduzione in inglese (Martignon)
Archivalia - Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa)
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Piccoli campi, grandi problemi
Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa
leggiera, che 'l disputar lungamente delle
massime questioni senza conseguir verità nissuna
Galileo Galilei, 1609
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
La definizione del problema: il corrispondente
Con l’introduzione dell'informatica, l’assenza di raccomandazioni,
policy, procedure o standard nella descrizione del corrispondente
(mittente/destinatario) ha provocato:
a) proliferazione di record contradditori o incompleti
b) inefficienza nella ricerca
c) perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o giuridica)
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La definizione del problema: l'oggetto
L'assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard
nella descrizione dell'oggetto provoca:
a) iper-sintesi o iper-analisi
b) inefficienza nella ricerca
c) mediocrità nelle descrizioni
d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi
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Gli effetti
incertezza
tempo
ridondanze
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Il perimetro di un piccolo problema
Nell'ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di
gestione informatica dei documenti), la redazione
dell'anagrafica e la redazione dell'oggetto rappresentano un
piccolo problema, ma non un problema piccolo.
Un piccolo problema, però, che genera enormi effetti
negativi sulla organizzazione e la ricerca documentale.
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Il corrispondente
Il corrispondente (mittente nel caso di un documento in
arrivo e il destinatario o i destinatari, nel caso di un
documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono al
medesimo protocollo), deve essere memorizzato in una apposita
banca dati.
La banca dati deve essere implementata in modo da
consentire l'efficiente individuazione del soggetto, garantendo la
normalizzazione dei dati inseriti.
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Tiscali, in Località Sailletta
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L'oggetto
L'oggetto è il principale campo di ricerca strutturata (information
retrieval) e quindi deve essere registrato con coerenza e
attenzione.
Bisogna trovare un equilibrio tra analisi e sintesi, tenendo
presente la correttezza della lingua, come in un algoritmo.
È un'operazione intellettuale, che non prevede la pedestre
trascrizione dell'oggetto eventualmente presente.
Serve agli organi di governo e di gestione per ragioni di
conoscenza e di efficienza della macchina amministrativa.
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Un problema anche di psicologia del lavoro
Uno dei problemi del protocollista è la solitudine: attiva, passiva e
involutiva.
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Il protocollo
e i reati nelle amministraazioni
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IlIlruolo
ruolostrategico
strategicodel
delprotocollo
protocollo
«Nulla sfugge al protocollo;
tutto vi si dispone in ordine per essere
trattato e risolto, tutto vi si conclude.
È lo schema della storia dell'ente»
(Eugenio Casanova, 1928)
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Il ruolo strategico del protocollo
Quod non est in actis non est in mundo.
Giustiniano
Se non è nei nostri schedari, non esiste.
L'archivista degli Jedi
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L'archivio come unicum 1/2
«[È un errore] non reputare archivio quella parte di
esso che si viene formando giornalmente, di
credere che l'ufficio di registratura sia cosa del
tutto differente dall'archivio, come se la
registrazione e spedizione delle pratiche in arrivo o
in partenza fosse funzione del tutto distaccata da
quella della distribuzione e conservazione delle
medesime»
(Eugenio Casanova, 1928)
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Le funzioni archivistiche nelle tre età
AVALUTATIVITÀ
VALUTAZIONE
TUTELA
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L'avalutatività
Va conservata e registrata la carta più umile come
la più insigne.
Francesco Bonaini, 1867
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Art. 328 c.p. – Rifiuto di atti d'ufficio. Omissione
1. Il pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico
servizio, che indebitamente rifiuta un atto del suo
ufficio che, per ragioni di giustizia o di sicurezza
pubblica, o di ordine pubblico o di igiene o di sanità,
deve essere compiuto senza ritardo, è punito con la
reclusione da sei mesi a due anni.
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Art. 328 c.p. – Rifiuto di atti d'ufficio. Omissione
2. Fuori dai casi previsti dal primo comma, il pubblico
ufficiale o l'incaricato di un pubblico servizio, che entro
trenta giorni dalla richiesta di chi vi abbia interesse non
compie l'atto del suo ufficio e non risponde per esporre
le ragioni del ritardo, è punito con la reclusione fino a
un anno o con la multa fino a lire due milioni. Tale
richiesta deve essere redatta in forma scritta ed il
termine di trenta giorni decorre dalla ricezione della
richiesta stessa.
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Esiste solo il protocollo unico
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – art. 61
Servizio per la gestione informatica dei documenti
dei flussi documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la
tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree
organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo
50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa
area organizzativa omogenea.
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DPCM 31 ottobre 2000
Eliminazione dei protocollo interni
Art. 3, comma 1, lett. d)
… modalità, misure organizzative e tecniche finalizzate
alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto,
dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in
generale, dei protocolli diversi dal protocollo “unico”
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Peculato – 314 c.p.
art. 314 Codice Penale
Il pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico servizio,
che, avendo per ragione del suo ufficio o servizio il
possesso o comunque la disponibilità di denaro o di altra
cosa mobile altrui, se ne appropria, è punito con la
reclusione da tre a dieci anni. Si applica la pena della
reclusione da sei mesi a tre anni quando il colpevole ha
agito al solo scopo di fare uso momentaneo della cosa, e
questa, dopo l'uso momentaneo, è stata immediatamente
restituita.
Articolo così sostituito dalla L. 26 aprile 1990, n. 86.
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Violazione della corrispondenza – 616 c.p.
art. 616 Codice Penale
Chiunque prende cognizione del contenuto di una
corrispondenza chiusa, a lui non diretta, ovvero sottrae o
distrae, al fine di prenderne o di farne da altri prenderne
cognizione, una corrispondenza chiusa o aperta, a lui non
diretta, ovvero, in tutto o in parte la distrugge o sopprime,
è punito, se il fatto non è preveduto come reato da altra
disposizione, con la reclusione fino a un anno o con la
multa da Euro 30 a Euro 516
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Cassazione penale
Il timbro di protocollo (segnatura)
In tema di falso documentale, il timbro del protocollo apposto
sulla corrispondenza pervenuta ad un ufficio pubblico ha natura
di atto pubblico; ed infatti, posto che il registro di protocollo è
indiscutibilmente atto di fede privilegiata, in quanto in esso il
pubblico ufficiale attesta l'avvenuta ricezione dall'esterno di un
documento nonché la data di tale ricezione e la numerazione
progressiva che gli viene attribuita, la materiale apposizione sul
documento medesimo del timbro riproducente la data di
ricezione ed il numero attribuitogli non costituisce altro che una
prosecuzione di detta attività certificatrice, onde che
registrazione e riproduzione della stessa sul documento
costituiscono un'operazione unica e contestuale avente la
stessa natura.
Cassazione penale sez. II, 12 marzo 1997, n. 9209
Roncaglia e altroCass. pen. 1998,1629 (s.m.) Giust. pen. 1998,II, 314 (s.m.)
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Tribunale di Varese 14 marzo 1992
Inefficacia del timbro datario
La mera apposizione dell'impronta di un timbro datario,
sprovvisto di numero progressivo cronologico o di protocollo
sulla domanda di pensione, e piú in generale su qualunque
atto di volontà ricettizia volto a sollecitare un provvedimento (di
accoglimento o di rigetto) da parte della p.a., non è sufficiente
a provarne il regolare deposito e quindi il ricevimento da parte
dell'ufficio destinatario.
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Consiglio di Stato sez. V, 28 gennaio 1997, n. 94
Il timbro datario
Non costituisce prova idonea ad evitare la perenzione del ricorso
giurisdizionale la copia fotostatica dell'istanza di fissazione
dell'udienza, asseritamente prodotta in una con il ricorso stesso, ma
priva di sottoscrizione e di numero di protocollo e munita di un timbro
a calendario da cui non s'evince alcunché in ordine all'avvenuto
deposito, non potendosi comunque ritenere la mancata sottoscrizione
a guisa di mera irregolarità originaria, successivamente sanabile e
tale da non escluderne l'idoneità ad investire il collegio della
cognizione della controversia, se non sia stato rispettato il perentorio
termine biennale per la presentazione dell'istanza stessa.
Com. Cologno Monzese c. Macca
Foro amm. 1997, 77 Cons. Stato 1997,I, 77 Studium Juris 1997, 860
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TAR Puglia, sez. II, Bari, 3 maggio 1994, n. 637
Il timbro datario: data certa e ritualità
Nel giudizio amministrativo, la domanda di fissazione
dell'udienza trasferisce l'impulso processuale dalla parte del
giudice solo se ed in quanto ritualmente acquisita, cioè solo
se ed in quanto sia formalmente ricevuta dalla segreteria
mediante la protocollazione (registrazione in apposito
registro) ad opera di un soggetto determinato e in data
certa, secondo la prescrizione di cui all'art. 51 del RD 17
agosto 1907, n. 642; pertanto, la mera presenza del timbro
datario su un documento rinvenuto nel fascicolo di causa
non accompagnata dalla protocollazione non rendono
l'operazione certa e riferibile alla segreteria e, quindi, non fa
acquistare all'atto gli effetti cui sarebbe preordinato ove
fosse stato ritualmente acquisito.
Pirro e altro contro Coreco di Foggia
Foro amm. 1994, I, 4594
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Numero e data automatizzate contro i reati
I tipici esempi di reato, (artt. 476 e 479 c.p.) sono
raffigurati nel:









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Protocollo Emmenthal(er)
Protocollo a Teatro
Protocollo di San Silvestro
Protocollo CUP
Protocollo CUP2 (Piange il telefono)
Protocollo occupazional-possessivo
Protocollo The Day After
Protocollo Giano Bifronte
Protocollo Lazzaro
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Atto pubblico – Codice penale, art. 476
Capo III – Della falsità in atti
Art. 476 – Falsità materiale commessa
dal pubblico ufficiale in atti pubblici
Il pubblico ufficiale che, nell'esercizio delle sue funzioni,
forma, in tutto o in parte, un atto falso o altera un atto
vero, è punito con la reclusione da uno a sei anni.
Se la falsità concerne un atto o parte di un atto, che
faccia fede fino a querela di falso, la reclusione è da tre
a dieci anni.
FALSO MATERIALE
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Atto pubblico – Codice penale, art. 479
Capo III – Della falsità in atti
Art. 479 – Falsità ideologica commessa
dal pubblico ufficiale in atti pubblici
Il pubblico ufficiale, che, ricevendo o formando un atto
nell'esercizio delle sue funzioni, attesta falsamente che
un fatto è stato da lui compiuto o è avvenuto alla sua
presenza, o attesta come da lui ricevute dichiarazioni a
lui non rese, ovvero omette o altera dichiarazioni da lui
ricevute, o comunque attesta falsamente fatti dei quali
l'atto è destinato a provare la verità, soggiace alle pene
stabilite nell'art. 476.
FALSO IDEOLOGICO
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Atto pubblico – Codice proc. civile, art. 221
Sezione III – Dell'istruzione probatoria
§. 5 – Della querela di falso
art. 221 - Modo di proposizione e contenuto della querela
La querela di falso può proporsi tanto in via principale quanto in
corso di causa in qualunque stato e grado di giudizio, finché la
verità del documento non sia stata accertata con sentenza
passata in giudicato.
La querela deve contenere, a pena di nullità, l'indicazione degli
elementi e delle prove della falsità, e deve essere proposta
personalmente dalla parte oppure a mezzo di procuratore
speciale, con atto di citazione o con dichiarazione da unirsi al
verbale d'udienza.
È obbligatorio l'intervento nel processo del pubblico ministero.
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Il “bianchetto” e la pietra pomice
DPR 28 dicembre 2000, n. 445
art. 7 comma 2 – Redazione e stesura di atti pubblici
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non
deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni,
correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse
abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in lingua
straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario
apportare variazioni al testo, si provvede in modo che
la precedente stesura resti leggibile.
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Regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35
art. 22
Le registrazioni si eseguiscono in carattere nitido, senza
raschiature: i nomi delle persone e degli enti, che danno
causa all'affare, sono scritti con lettere più alte e apparenti.
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Disp. Att. Trans. Codice Procedura Civile
art. 46
Forma degli atti giudiziari
1. I processi verbali e gli altri atti giudiziari debbono essere
scritti in carattere chiaro e facilmente leggibile, in
continuazione, senza spazi in bianco e senza alterazioni o
abrasioni.
2. Le aggiunte, soppressioni o modificazioni eventuali
debbono essere fatte in calce all'atto, con nota di richiamo
senza cancellare la parte soppressa o modificata.
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Una segnalazione
bibliografica...
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Una segnalazione
giornalistica
del marzo 2009...
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TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n. 8356
(L'archivio disordinato non è una scusa! È un BENE DELLA VITA)
La difficoltà di reperimento del fascicolo non può costituire ostacolo
all'esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre termini ragionevoli.
L'interesse alla conoscenza di atti amministrativi assurge a bene
della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse
legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di fatto
precluso dall'Amministrazione, in assenza di ragionevole
giustificazione e nonostante – peraltro – anche l'acquisizione
istruttoria disposta da questa Autorità giudiziaria.
Conclusivamente, poiché non è contestabile che il provvedimento o
gli atti endoprocedimentali oggetto di accesso abbiano dispiegato o
siano idonei a dispiegare effetti diretti o indiretti nei confronti
dell'istante, l'Amministrazione non può esimersi dal rilasciare al
ricorrente la documentazione reclamata, per quanto laboriose
possano essere le ricerche d'archivio.
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Ministero per le riforme e le innovazioni nella pubblica
amministrazione direttiva 6 dicembre 2007, n. 8
Principi di valutazione dei comportamenti nelle pubbliche
amministrazioni - Responsabilità disciplinare
Devono censurarsi quelle amministrazioni che giustificano il
mancato rispetto dei termini procedimentali in considerazione
delle mole di lavoro ovvero con la difficoltà nel reperimento della
documentazione istruttoria. Tali comportamenti, peraltro,
comportano censure di illegittimità da parte dell'autorità giudiziale
amministrativa, in tutti quei casi in cui il trascorrere del termine per
la conclusione del procedimento, equivale a provvedimento di
diniego. Così la giurisprudenza amministrativa ha qualificato come
illegittimo il rigetto dell'istanza, ove ciò sia ricondotto ad una
“difficoltà di reperimento del fascicolo (TAR Lazio, sentenza 14
ottobre 2003 n. 8356)”.
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TAR Veneto, III, 25 febbraio 2009, n. 466
Quando l'amministrazione dichiara di non essere in grado di rintracciare
un documento che essa risulta detenere, e da essa stessa richiesto all'interessato
per attribuirgli un'utilità, nonostante questi abbia fornito specifici elementi per
individuarlo, la stessa potrà legittimamente negargli tale utilità, appunto perché
la domanda è carente del documento, ma soltanto se riesca a dimostrare che
l'irreperibilità del documento non è imputabile a sua negligenza (e tale va
considerata anche una disfunzione organizzativa), e che gli eventuali elementi
presuntivi e circostanziali, forniti in alternativa dall'interessato (e, così, anche gli
eventuali atti sostitutivi di notorietà) non sono concretamente in grado di supplire
al documento mancante.
Invero, la data - seppure approssimativa - e il nominativo sono di solito
elementi oggettivamente necessari e sufficienti per la ricerca di documenti, ferma
la possibilità per l'Amministrazione di dimostrare il contrario, ma non certamente
invocando le proprie soggettive carenze organizzative.
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Citazione non pubblicitaria
Le sentenze e altri materiali si trovano in tre articoli:
 Profili archivistici del protocollo informatico, «Archivi &
Computer», XV/1 (2005), pp. 91–109
 Il fascicolo archivistico: le cinque tipologie e i modelli
organizzativi, «Archivi & computer», XVII/2-3 (2007), pp.
22-49.
 L'archivio come “bene della vita”, di imminente
pubblicazione su Scrinia
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Grazie per l'attenzione!
Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di Ateneo
[email protected]
www.unipd.it/archivio/progetti/aurora
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