IL MANUALE DI
GESTIONE DOCUMENTALE
Dott.ssa Lucia Branca Vergano
Ing. Ivan Campa
Il Manuale di gestione
che cosa è, a cosa serve
•L’adozione del Manuale di gestione del protocollo
informatico, dei flussi documentali e degli archivi è
obbligatoria per tutti gli Enti
•E’ stata disposta con dpcm 31 ottobre 2000, art. 3 e
ripresa da diverse disposizioni normative successive
•Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei
documenti e fornisce le istruzioni per il corretto
funzionamento di tale servizio
Il Manuale di gestione
a cosa serve
E’ l’insieme delle norme, direttive, procedure interne che:
stabiliscono le modalità concrete di ricezione, formazione,
registrazione, classificazione, fascicolazione, trattamento e
conservazione dei documenti analogici/cartacei e digitali
definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative del
soggetto produttore
forniscono le informazioni necessarie ad una efficiente
gestione dei flussi documentali.
Il Manuale di gestione
perché è divenuto indispensabile
•Passaggio da un sistema di gestione informatica dei documenti, riconducibile al protocollo
informatico (operazioni di registrazione, segnatura e classificazione) ad un sistema di
gestione dei flussi documentali che rispondesse ai requisiti sanciti dal DPR 445/2000
(artt. 52 e 65 tra i quali: garanzia, sicurezza ed integrità del sistema; garanzia corretta
organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione; esistenza di un
piano di fascicolazione per tutti i documenti; possibilità che vengano fornite informazioni sul
legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento
cui esso è associato….)
•Necessità di avere le idee chiare nel mondo cartaceo prima di passare a quello
informatico/telematico
•Consapevolezza che ogni progetto di dematerializzazione correlato e o conseguente
all’adozione del Manuale integra una scelta organizzativa sui metodi di lavoro prima che
tecnologica
Il Manuale di gestione
dell’A.S.L. di Brescia
L’iniziativa per l’elaborazione del Manuale e il coordinamento
dei lavori sono stati gestiti dal Servizio Affari Generali e dall’
U.O. Innovazione e Sviluppo Tecnologico con la collaborazione
esterna di esperti soprattutto per gli aspetti di natura
archivistica.
Indispensabile è stato il coinvolgimento e il diretto apporto
di tutte le strutture aziendali (Direzioni, Dipartimenti,
Servizi/U.O., DGD, Distretti Medicina Veterinaria)
Il Manuale di gestione
dell’A.S.L. di Brescia
L’attività di elaborazione del Manuale è iniziata nel
giugno 2010 e si è conclusa nel giugno 2011
Nel mese di settembre 2011 la Soprintendenza ha
approvato il Manuale
Con Decreto DG n. 561 del 25 ottobre u.s. è stato
adottato il Manuale dell’A.S.L. di Brescia
La gestione dei documenti
dell’A.S.L. di Brescia
Ai fini della gestione dei documenti, ed ai sensi di quanto
disposto dall’art. 50, comma 4 del D.P.R. 445/2000,
l’Azienda è individuata come un’unica Area Organizzativa Omogenea .
E’ istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico,
della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Tale Servizio è in capo al Dirigente Responsabile del Servizio Affari Generali.
Per quanto attiene alla conservazione dei documenti aziendali, il
Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico
opera d’intesa con il Responsabile della Conservazione dei
documenti informatici, coincidente con il Dirigente Responsabile
del Servizio Informativo Aziendale e Controllo di Gestione.
La gestione dei documenti
dell’A.S.L. di Brescia
Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo
di tipo decentrato .
Attualmente risultano attive:
•circa n. 50 Unità di Protocollazione (Gruppi)
•circa n. 350 utenti ad oggi abilitati
•per una produzione totale di ca. 185.000 protocolli/anno
(ca. 700 protocolli/giorno).
Attività che si sono rese
necessarie per la
redazione del Manuale
Studio normativa di riferimento e ricognizione della situazione
documentaria esistente - coinvolgimento degli operatori
individuati quali referenti - attraverso:
- Mappatura, suddivisa per macro assetti, dei procedimenti e
della relativa documentazione;
- Mappatura procedimenti analogici/cartacei e digitali;
- Mappatura documenti non protocollati;
- Mappatura documenti soggetti a registrazione particolare;
- Mappatura documenti soggetti a trattazione particolare
(lettere anonime, esposti telefonici…).
Attività che si sono rese
necessarie per la
redazione del Manuale
Analisi situazione riscontrata e individuazione
tipologie documentarie (anche al fine di verificare la
correttezza delle modalità di gestione )
Confronto con i Responsabili degli assetti dell’Ente
-per chiarimenti integrazioni/approfondimenti
-chek list modalità di gestione documenti
(modulistica, verbali, registri …)
Attività che si sono rese
necessarie per la
redazione del Manuale
CECK LIST INCONTRI CON ASSETTI AZIENDALI
1 – Gestione modulistica
2 -Gestione verbali in particolare di organismi istituzionali
3-Gestione Convenzioni (modalità di registrazione/data/numerazione)
collocazione originali?
4 - Registri vari
5 - Utilizzo del protocollo riservato
6 - Documentazione sanitaria
7 - Certificazioni Sanitarie
8 - Fonogrammi? Viene protocollata eventuale denuncia telefonica?
9 -Verbali Ispezione e Sopralluogo
10 – Organismi in capo all’assetto
Il Manuale di gestione
dell’A.S.L. di Brescia
Elaborazione Manuale nelle sezioni dedicate a:
- Formazione, Ricezione e Registrazione dei documenti;
- Casi particolari;
- Gestione posta elettronica;
- Assegnazione, Classificazione e Fascicolazione dei documenti;
- Spedizione dei documenti destinati all’esterno e Scansione dei
documenti cartacei;
- Conservazione dei documenti;
- Accessibilità sistema di protocollo e livelli di riservatezza
Il Manuale di gestione
dell’A.S.L. di Brescia
Allegati
• Glossario e Normativa di riferimento
• Istituzione A.O.O.; Nomina Responsabile Servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione documentale e degli archivi e del
Responsabile della Conservazione dei documenti analogici e dei
documenti informatici
• Utenti abilitati all’accesso al protocollo; Linee guida di scrittura per la
protocollazione
• Titolario di classificazione e Piano di fascicolazione
• Piano di Conservazione; Prontuario di scarto
• Elenco caselle posta elettronica certificata (PEC);
• Documenti esclusi dalla protocollazione e registrazioni particolari;
• Registro di emergenza
• Regolamento formalizzazione atti e Linee guida per la pubblicazione
all’albo on-line
• Trasmissioni telematiche.
Elaborazione del Manuale di
gestione
dell’A.S.L. di Brescia
Sono inoltre presenti quali Allegati :
• Documento/Piano di organizzazione dell’Ente
• Manuale Operativo dell’applicativo informatico;
Istruzioni operative “Angolo del dipendente”
• Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati
• Piano di continuità operativa e “disaster recovery”
• Regolamento sull’esercizio del diritto d’accesso
• Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari
Il Manuale di gestione
dell’A.S.L. di Brescia
Sezione 6 - Casi particolari
Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale
Nel caso di produzione in serie di documenti-base che abbiano destinatari multipli e
parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.),
dovranno essere compilati gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili dei documentibase ad essi riferiti.
Gli elenchi devono essere conservati insieme al documento-base nel fascicolo.
Il documento-base, ossia minuta/copia per atti, deve essere firmato in autografo o con
firma digitale.
Per quanto riguarda la protocollazione si potrà inserire nel campo del destinatario
la dicitura “Destinatari diversi – vedi elenco”.
Sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si vuole apporre singolarmente la
sottoscrizione, dovrà essere obbligatoriamente riportata l’indicazione del nominativo del
sottoscrittore, preceduto dall’abbreviazione “F.to”, e dalla seguente dicitura: “L’originale
del documento è conservato presso (indicare la Struttura). La firma autografa/digitale
è sostituita dall’indicazione del nome a norma dell’art. 3 comma 2, del D.Lgs. 39/1993”.
(c.d. firma a stampa).
Il Manuale di gestione
dell’A.S.L. di Brescia
Sezione 6 - Casi particolari
Modelli pubblicati
Ai sensi dell’art. 57 del CAD e dell’art. 6 del D.L. 13 maggio 2011, n. 70 (convertito con Legge
12 luglio 2011, n. 106), l’Azienda si impegna a rendere disponibili per via telematica
l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari
validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e
delle dichiarazioni sostitutive di notorietà.
Non può essere richiesto l’uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati e, in
caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in
assenza dei suddetti moduli o formulari. Altri atti o documenti potranno essere richiesti
solo se strettamente necessari e la loro mancanza non potrà costituire in ogni caso
motivo di rigetto dell'istanza.
Tutti i modelli di documenti pubblicati sul sito Internet o sulla rete Intranet dell’Azienda
sono classificati secondo il Titolario di classificazione in uso.
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dell’A.S.L. di Brescia
Sezione 6 - Casi particolari
Trasmissioni telematiche
I flussi documentali, indicati nell’ Allegato n. 16, sono trasmessi/ricevuti
dall’Azienda con immissione diretta dei dati sul server dell’Ente destinatario,
senza la produzione e conservazione dell’originale cartaceo.
Anche laddove non vengano trasmessi con firma digitale e sistema di crittografia,
tali documenti sono comunque sempre inviati tramite linee di comunicazione
sicure, riservate e ad identificazione univoca, attivate con i singoli Enti
destinatari.
Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima
documentazione.
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dell’A.S.L. di Brescia
Sezione 6 - Casi particolari
Documentazione sanitaria finalizzata all’erogazione
di specifici servizi
La documentazione sanitaria o socio-sanitaria (impegnative, referti, ricette, pian
terapeutici, ecc. ) presentata dall’utenza o rilasciata dall’Azienda al fine dell’erogazione
diretta di servizi, di forniture e di certificazioni sanitarie, non viene protocollata in quanto
registrata in appositi software gestionali, messi a disposizione nell’ambito del Sistema
Informativo Socio Sanitario Lombardo (SISS). La documentazione, laddove non restituita
all’utenza, viene conservata nel fascicolo/dossier sanitario.
Il fascicolo e il dossier sanitario sono ad oggi definiti e disciplinati non da
disposizioni normative primarie ma nei provvedimenti del Garante Privacy
(Linee guida 19.07.2009)
CARTELLA CLINICA, FSE (fascicolo sanitario elettronico)
DOSSIER SANITARIO
CARTELLA CLINICA: fascicolo che, per ogni episodio di ricovero, consta di una pluralità di documenti recanti
informazioni relative alla persona assistita e alle attività clinico-assistenziali poste in essere da personale a ciò
abilitato. (D.M. 380/2000, Linee Guida Regione Lombardia 2007, Linee Guida Regione Lombardia Cartella Clinica
Elettronica 2009, art. 92 cod privacy,).
FSE: fascicolo contenente dati sanitari originati da diversi titolari del trattamento operanti più frequentemente,
ma non esclusivamente, in un medesimo ambito territoriale (ASL, MMG, PLS, Farmacia,…) Linee Guida Garante
Privacy 16 luglio 2009. Si tratta della condivisione informatica da parte di distinti organismi o professionisti di dati
e documenti sanitari al fine di offrire al paziente in miglior processo di cura (=finalità di prevenzione, dignosi, cura
e riabilitazione)
DOSSIER SANITARIO: fascicolo contenente dati sanitari originati da un unico titolare del trattamento (ASL, A.O.,….)
al cui interno operino più professionisti. Linee Guida Garante Privacy 16 luglio 2009.
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Sezione 6 - Casi particolari
Documentazione di organismi aventi sede presso l’Azienda
ma afferenti ad altri Enti
La documentazione prodotta nell’ambito dell’attività di
Commissioni, Comitati, Collegi, Tavoli di lavoro o Uffici afferenti
istituzionalmente ad altri Enti o Amministrazioni, ma che hanno
sede per avvalimento presso l’ASL, non rientra nel patrimonio
documentale aziendale e viene gestita secondo le modalità
stabilite dagli Enti di rispettiva appartenenza. (es. Corso di
Laurea in Assistenza Sanitaria)
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dell’A.S.L. di Brescia
Sezione 7 - Gestione della posta elettronica
secondo il CAD ed in particolare:
• nelle comunicazioni interne (art. 47 c. 3 del CAD)
• nelle comunicazioni verso l’esterno – soggetti pubblici e privati
(artt. 21 comma 2, 23-ter e 47 c. 1 e 2 del CAD)
• nelle comunicazioni ricevute da cittadini/soggetti privati (art. 65
comma 1 del CAD e art. 38 comma 3 del DPR 445/2000)
• nelle comunicazioni ricevute da altre PP.AA. (art. 47 c. 1 e 2 del CAD)
Il Manuale di gestione
dell’A.S.L. di Brescia
Sezione 8 – Assegnazione e classificazione dei documenti
L’assegnazione è adempimento obbligatorio.
Importanza dell’assegnazione nell’individuazione dei soggetti
responsabili del procedimento.
La responsabilità include la corretta gestione e conservazione del
documento stesso.
L’assegnazione è effettuata attraverso l’applicativo di protocollo.
Il Dirigente Responsabile di struttura è individuato come pienamente
responsabile della gestione dei documenti di propria competenza.
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Sezione 8 – Fascicolazione dei documenti
Con l’introduzione del nuovo applicativo di protocollo verrà avviata
la sperimentazione graduale del processo di fascicolazione in base al
Piano di fascicolazione
“fascicolare vuol dire attribuire a ciascun documento un indice
desunto da una struttura di voci (piano di classificazione) e
associarlo ad una definita unità archivistica generalmente
identificato con il termine di fascicolo”
Il Manuale di gestione
dell’A.S.L. di Brescia
Sezione 12 – Conservazione dei documenti – Archivi
Secondo il Codice dei Beni culturali (D.Lgs. 42/2004):
- gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono beni culturali e
soggetti quindi alle disposizioni in materia di tutela e valorizzazione;
- è un preciso obbligo degli Enti garantire la sicurezza e la
conservazione dei beni culturali di loro appartenenza, nonché di conservare i
propri archivi nella loro organicità e di ordinarli.
- La vigilanza sui beni culturali spetta al Ministero per i beni e le attività culturali che la
esercita anche per il tramite delle Soprintendenze archivistiche.
Nell’ottica di garantire una buona conservazione e messa in sicurezza del
proprio patrimonio documentale, l’ A.S.L. di Brescia sta approntando il
riordino degli archivi, attualmente dislocati in più locali della Sede aziendale,
mediante l’allestimento di un nuovo unico archivio per il quale è già stata
richiesta una valutazione di idoneità alla Soprintendenza.
Strumenti finanziari
Art. 57 – Dlgs 235/2010
“DigitPA e le altre amministrazioni pubbliche interessate provvedono all’attuazione del presente
decreto legislativo con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione
vigente, senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica”.
Art. 43 – bis D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e ss.mm.ii.
(….sportello unico per le attività produttive…)
“all’attuazione del presente articolo le amministrazioni interessate provvedono nell’ambito delle
risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente e, comunque, senza
nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica. “
Strumenti finanziari
D.L. 13 maggio 2011 n. 70 convertito in legge dalla L. 12 luglio 2011 n. 106 - estratto relativo ai referti
medici on-line – Art. 6
“Per accelerare il processo di automazione amministrativa e migliorare i servizi per i cittadini,
riducendone i costi connessi:
- le A.S.L. adottano (..omissis) senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica, procedure
telematiche per consentire il pagamento online delle prestazioni erogate (…omissis) senza nuovi o
maggiori oneri a carico della finanza pubblica.
- resta in ogni caso salvo il diritto dell’interessato di ottenere, anche a domicilio, copia cartacea del
referto in forma elettronica senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica (..omissis)”
Art. 15 c. 2-ter CAD
“Le P.A. quantificano annualmente (…omissis) i risparmi effettivamente conseguiti in attuazione delle
disposizioni (..omissis).Tali risparmi sono utilizzati, per due terzi secondo quanto previsto dall’art. 27,
comma 1, del citato decreto legislativo n. 150 del 2009 e in misura pari ad un terzo per il finanziamento di
ulteriori progetti di innovazione”.