CHIEF NETWORK AND SALES OFFICE UFFICIO POSTALE: “PROGETTO COLLABORATORE UP DT” Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 1 1 CONTENUTI DEL DOCUMENTO: - Principali obiettivi e Uffici postali individuati per l’estensione; - Deployment - Piano di Formazione/addestramento - Principali evidenze allo stato del monitoraggio Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 2 2 PRINCIPALI OBIETTIVI E CONTENUTI COLLABORATORE UFFICIO POSTALE Contribuire a orientare il DUP sugli aspetti “core” della propria MISSION: SVILUPPO COMMERCIALE E RELAZIONE CON IL CLIENTE GESTIONE / MOTIVAZIONE DELLE RISORSE … migliorare il funzionamento del “SISTEMA UFFICIO”. Il Collaboratore UP DT (Font End/Back Office) ha previsto l’introduzione di una figura che all’interno dell’Ufficio Postale si propone come “integratore”, facilitando per esempio: • • • • l’accesso ai servizi erogati ed alle informazioni per il Cliente; la canalizzazione del Cliente verso le Sale Consulenza; conformità processi operativa ed supervisione attività di back-office; la corretta attuazione dei modelli operativi. In linea generale è una figura che contribuisce a creare (attraverso il supporto di tutti gli attori - Servizi di Filiale /Country / DR Centrale), le condizioni necessarie affinchè i DUP si possano gradualmente focalizzare sugli obiettivi istituzionali della propria mission. E’ stato introdotto il concetto di DELEGA che risulta essere uno degli strumenti chiave, per la gestione di alcuni filoni di mico-attività individuate dall’analisi organizzativa. Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 3 3 UFFICI POSTALI COINVOLTI AREA COUNTRY FILIALE CHIETI L'AQUILA PESCARA LATINA RIETI ROMA 1 CENTRO ROMA 2 NORD UFFICIO POSTALE LATINA CENTRO RIETI GARIBALDI ROMA OSTIENSE ROMA 47 MONTEROTONDO ROMA MONTESACRO TIVOLI POMEZIA ROMA ACILIA VITERBO ROMA EUR ROMA OSTIA LIDO ROMA SPINACETO ROMA TRULLO ALBANO LAZIALE CIAMPINO ROMA TORPIGNATTARA VELLETRI CENTRO ROMA AURELIO ROMA BELSITO ROMA BRAVETTA ROMA GROTTAROSSA VITERBO CENTRO CAGLIARI NUORO ORISTANO SASSARI CAGLIARI CENTRO NUORO CRISPI ORISTANO CENTRO SASSARI CENTRO ROMA 3 SUD CENTRO ROMA 4 EST ROMA 5 OVEST AREA COUNTRY VASTO L'AQUILA V.R. MONTESILVANO SPIAGGIA PESCARA CENTRO FILIALE EMPOLI FIRENZE 1 CITTA' CENTRO 1 LIVORNO MASSA CARRARA PISA PISTOIA PRATO VIAREGGIO BOLOGNA 1 CITTA' FERRARA FORLI' MODENA PARMA CENTRO NORD PIACENZA RAVENNA REGGIO EMILIA ANCONA PESARO-URBINO UFFICIO POSTALE EMPOLI FIRENZE 7 FIRENZE CAMPO MARTE FIRENZE NOVOLI FIRENZE V.R. CECINA LIVORNO CENTRO MASSA CENTRO PONTEDERA PISA CENTRO PISTOIA CENTRO PRATO MARTINI VIAREGGIO BOLOGNA CENTRO BOLOGNA EMILIA LEVANTE SAN LAZZARO DI SAVENA FERRARA CENTRO FORLI' CENTRO MODENA CENTRO PARMA CENTRO PARMA SUD MONTEBELLO PIACENZA CENTRO FAENZA LUGO RAVENNA CENTRO REGGIO EMILIA CENTRO ANCONA CITTA' FABRIANO JESI PESARO CENTRO Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 4 4 UFFICI POSTALI COINVOLTI NEL 2006 AREA COUNTRY LOMBARDIA NORD EST FILIALE UFFICIO POSTALE BERGAMO CENTRO BERGAMO 1 TREVIGLIO BERGAMO 2 ZOGNO BRESCIA CENTRO BRESCIA 1 BRESCIA 6 BRESCIA 2 SALO' BUSTO ARSIZIO BUSTO ARSIZIO GALLARATE COMO CENTRO COMO CANTU' CREMONA CREMONA CENTRO LECCO DANTE LECCO LODI LODI FASCETTI MANTOVA MANTOVA CENTRO MILANO 35 MILANO 40 MILANO 65 MILANO 1 CITTA' MILANO CORDUSIO MILANO ISOLA RHO MILANO 2 NORD SETTIMO MILANESE CORSICO ROZZANO MILANO 3 SUD SAN DONATO MILANESE SEGRATE LEGNANO MILANO 4 OVEST TREZZANO SUL NAVIGLIO COLOGNO MONZESE MILANO 5 EST SESTO SAN GIOVANNI SEREGNO MONZA MONZA CINISELLO BALSAMO PAVIA CENTRO PAVIA VIGEVANO CENTRO SONDRIO CENTRO SONDRIO VARESE V.R. VARESE BASSANO DEL GRAPPA BASSANO DEL GRAPPA PADOVA PADOVA CENTRO VERONA VERONA CENTRO VICENZA VICENZA CENTRO PORDENONE PORDENONE S.CATERINA UDINE UDINE CENTRO AREA COUNTRY FILIALE UFFICIO POSTALE ALESSANDRIA CENTRO TORTONA ALESSANDRIA 2 NOVI LIGURE NOVARA NOVARA CENTRO TORINO TORINO CENTRO VERCELLI VERCELLI CENTRO GENOVA 2 PONENTE SAMPIERDARENA SAVONA SAVONA CENTRO AVELLINO AVELLINO DE SANCTIS BENEVENTO BENEVENTO CENTRO CASERTA CENTRO CASERTA 1 SANTA MARIA CAPUA VETERE CASERTA 2 SALERNO CENTRO SALERNO BATTIPAGLIA NAPOLI VOMERO NAPOLI FUORIGROTTA NAPOLI 1 CITTA' BARRA SAN GIOVANNI POZZUOLI NAPOLI 2 OVEST POMIGLIANO D'ARCO NAPOLI 3 EST CASTELLAMMARE CENTRO CATANZARO CATANZARO CENTRO CROTONE CROTONE PATERNOSTRO TRANI MONOPOLI BARI ANDRIA TARANTO TARANTO 9 POTENZA POTENZA CENTRO OPER. PR. MATERA MATERA CENTRO OPER. PRO AGRIGENTO AGRIGENTO CENTRO CALTANISSETTA CALTANISSETTA LEONE CATANIA 1 CITTA' CATANIA 8 CATANIA 2 PROVINCIA CALTAGIRONE CENTRO MESSINA 1 CITTA' MESSINA V.R. MESSINA 2 PROVINCIA MILAZZO PALERMO 1 CITTA' PALERMO AUSONIA PALERMO 2 PROVINCIATERMINI IMERESE TRAPANI TRAPANI CENTRO ALESSANDRIA 1 NORD OVEST SUD SUD 1 SUD 2 Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 5 5 CONTENUTI DEL DOCUMENTO: - Principali obiettivi e Uffici postali individuati per l’estensione; - Deployment - Piano di Formazione/addestramento - Principali evidenze allo stato del monitoraggio Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 6 6 DEPLOYMENT • Nel mese di luglio sono stati realizzati 9 incontri nelle rispettive Aree Country (con le funzioni centrali CNS) per illustrare il progetto Collaboratori UP DT • Dal 1° settembre 2006 il progetto è stato esteso su altri 139 UP sulle 9 Aree Country che si aggiungono ai 29 della prima sperimentazione. • E’ stata rilasciata una guida operativa Guida operativa a supporto dell’implementazione • In “parallelo” si è avviato un programma di addestramento e formazione che “accompagna” ancora oggi Collaboratori. • Dal mese ottobre è inizato il monitoraggio dei KPI Operation e le misurazioni su alcuni Indicatori Commerciali. • Nelle slide seguenti si riporta la sintesi del trend complessivo fino al mese di novembre 2006 (risultati conseguiti dagli UP coinvolti nel corso del primo trimestre di implementazione). Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 7 7 DEPLOYMENT Al fine di stabilire un primo standard di riferimento per i Direttori e Collaboratori degli Uffici Postali, è stata elaborata una GUIDA PRATICA che individua le principali attività sul Front-End e sul Back-Office. Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 8 8 UFFICIO POSTALE B.O. Consegna caselle aperte e pacchi Postamat Sportelli Bancoposta porta moduli Porta moduli Casellario Filatelia Acc.ne corr.zaSport. basic B.O. Sala Consulenza Sala Consulenza Gestore code Chiosco porta moduli PT Shop Sala al pubblico Gestore code Inesi tate Sportello Business Consulenza Business ATM Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 9 9 IL RUOLO DEL COLLABORATORE Gestisce attività delegate dal DUP e costituisce il punto di raccordo ed integrazione tra i colleghi dello sportello e delle sale consulenza. Il direttore Sala consulenza Operatore di sportello budget Collaboratore del DUP Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 10 10 IL RUOLO DEL COLLABORATORE Il collaboratore di front end fornisce assistenza in modo competente e professionale ai clienti che richiedono informazioni su prodotti e servizi indirizzandoli,in base alle loro esigenze, verso gli operatori di sportello o gli specialisti di sala consulenza Essere vicini al cliente Capire le sue esigenze Agevolare al massimo la sua immediata soddisfazione Unire capacità, competenza e relazione nella prestazione Ogni giorno nei nostri uffici entrano circa 1.300.000 clienti chiediamoci… Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 11 11 FRONT END: ATTIVITA’ STANDARD DI IMPIEGO Lo schema riassume i principali ambiti di attività su cui gli Specialisti di Front End saranno impiegati all’interno degli Uffici Postali oggetto dell’estensione. L’azione quotidiana dovrà prevedere le seguenti principali fasi Attività di Accoglienza al Cliente Attività di Relazione con il Cliente Ottimizzazione Front End Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 12 12 BACK OFFICE: ATTIVITA’ STANDARD DI IMPIEGO Lo schema riassume i principali ambiti di attività su cui gli Specialisti di Back Office saranno impiegate all’interno degli Uffici Postali oggetto dell’estensione. L’azione quotidiana dovrà prevedere le seguenti principali fasi: Conformità Gestione Operativa Back Office Ottimizzazione Back Office Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 13 13 DEPLOYMENT UFFICI POSTALI E NUMERO RISORSE FASE 2005 COUNTRY UP SPERIM ENTAZIONE FASE 2006 RISORSE PREVISTE UP ESTENSIONE TOTALI RISORSE PREVISTE TOTALE UP TOTALE RISORSE CENTRO 6 18 30 90 36 108 CENTRO 1 3 9 13 39 16 48 CENTRO NORD 3 9 17 51 20 60 LOMBARDIA 4 12 36 106 40 118 NORD EST 3 9 6 18 9 27 NORD OVEST 3 9 8 24 11 33 SUD 4 12 14 42 18 54 SUD 1 1 3 6 18 7 21 SUD 2 2 6 9 27 11 33 29 87 139 415 168 502 Totali Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 14 14 DEPLOYMENT NUMERO PARTECIPANTI AI DEPLOYMENT Figure professionali/strutture Totale OSC Country/CR/RUR 45 OSC Filiale/CR 176 DUP 56 Collaboratori UP DT 325 Totali 602 Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 15 15 DEPLOYMENT INCONTRI COUNTRY CENTRO CENTRO 1 CENTRO NORD LOMBARDIA NORD EST NORD OVEST SUD SUD 1 SUD 2 DATE DEPLOYMENT SUL TERRITORIO SEDE ROMA 25 LUGLIO ORE 10,00 FIRENZE 06 LUGLIO ORE 09,00 BOLOGNA 26 LUGLIO ORE 13,30 MILANO 18 LUGLIO ORE 09,00 VENEZIA 04 LUGLIO ORE 09,00 TORINO 19 LUGLIO ORE 10,00 NAPOLI 14 LUGLIO ORE 09,00 BARI 27 GIUGNO ORE 10,30 PALERMO 10 LUGLIO ORE 10,00 Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 16 16 DEPLOYMENT … forte coinvolgimento di tutte le funzioni organizzative del CNS – Centrali interessate dal progetto (OSC, CR, RU) e territoriali (Country, RUR, Filiale, Ufficio Postale). Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 17 17 CONTENUTI DEL DOCUMENTO: - Principali obiettivi e Uffici postali individuati per l’estensione; - Deployment - Piano di Formazione/addestramento - Principali evidenze allo stato del monitoraggio Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 18 18 FORMAZIONE/ADDESTRAMENTO LA FORMAZIONE/ADDESTRAMENTO COME MOMENTO ESSENZIALE PER ACCOMPAGNARE LE RISORSE INDIVIDUATE SUL RUOLO COLLABORATORE DEL DUP: FRONT END • LA GESTIONE DELLA SALA AL PUBBLICO E L’ACCOGLIENZA AL CLIENTE • L’OFFERTA COMMERCIALE • LA RELAZIONE CON IL CLIENTE E LA GESTIONE DEI RECLAMI • GESTIONE ORGANIZZATIVA DELL’OFFERTA DEL SERVIZIO Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 19 19 FORMAZIONE/ADDESTRAMENTO LA FORMAZIONE/ADDESTRAMENTO COME MOMENTO ESSENZIALE PER ACCOMPAGNARE LE RISORSE INDIVIDUATE SUL RUOLO COLLABORATORE DEL DUP: BACK OFFICE • LA CONFORMITA’ DEI PROCESSI AMMINISTRATIVO E CONTABILI DI BACK OFFICE • CERTIFICAZIONE UP • GESTIONE ORGANIZZATIVA DELL’OFFERTA DI SERVIZIO • ASPETTI NORMATIVI Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 20 20 FORMAZIONE/ADDESTRAMENTO Collaboratore del Dup: Front End Titolo LA GESTIONE DELLA SALA AL PUBBLICO E L’ACCOGLIENZA AL CLIENTE L’OFFERTA COMMERCIALE LA RELAZIONE CON IL CLIENTE E LA GESTIONE DEI RECLAMI GESTIONE ORGANIZZATIVA DELL’OFFERTA DI SERVIZIO Argomenti principali (sintesi) Stato dell’iniziativa La gestione della Sala al pubblico: • Il punto vendita, • La comunicazione promo-pubblicitaria • La mappa della Qualità In corso Conoscenze di base sui principali prodotti/servizi dell’offerta di Poste Italiane Erogata •La comunicazione, la relazione con il cliente e la proattività commerciale •La gestione dei reclami In via di attivazione •La gestione flessibile degli sportelli sulla base dei flussi di traffico e durante la fase di cambio turno •Utilizzo e funzionamento di SGA: Erogata Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 21 21 FORMAZIONE/ADDESTRAMENTO Collaboratore del Dup: Back Office Titolo Argomenti principali (sintesi) LA CONFORMITA’ DEI PROCESSI AMMINISTRATIVO E CONTABILI DI BACK OFFICE CERTIFICAZIONE UP GESTIONE ORGANIZZATIVA DELL’OFFERTA DI SERVIZIO Stato dell’iniziativa • Focus sui principali processi, procedure e normative che incidono sulla qualità del servizio erogato • Normativa di gestione contabile dell’ufficio • Conformità dei prodotti in uscita • Criteri per la corretta archiviazione degli atti generati dall’UP In via di definizione • Linee guida SGQ • Procedure di non conformità Erogata •La gestione flessibile degli sportelli sulla base dei flussi di traffico e durante la fase di cambio turno •Utilizzo e funzionamento di SGA: Erogata Aspetti Normativi Il codice Privacy in Poste Italiane Erogata in modalità eLearning Aspetti Normativi Consigli Antiphishing Erogata in modalità eLearning L’Antiriciclaggio in Poste Italiane Erogata in modalità eLearning Aspetti Normativi Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 22 22 CONTENUTI DEL DOCUMENTO: - Principali obiettivi e Uffici postali individuati per l’estensione; - Deployment - Piano di Formazione/addestramento - Principali evidenze allo stato del monitoraggio Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 23 23 PRINCIPALI INDICATORI Indicatori Indicatori Descrizione KPI Addebiti Accrediti Indicatore di performance della proattività KPI Tempi di Attesa Indicatore di performance dell'attesa del Cliente in UP Utilizzo SGA: Tasso di Abbandono Indicatore clienti non serviti Giacenza Movimento Fondi Indicatore di performance UP Numero mensile clienti attivi ptb card Nuove PTB Card attive PosteShop: numero vendite poste shop Numero di pezzi mensili venduti poste shop rispetto alle transazioni dell'ufficio (%) Prodotti postali: Tasso di conversione dell'EMS/QPE/pacco ordinario estero rispetto al paccocelere internazionale Prodotti finanziari: Apertura conti retail Rilevazione quantitativa nuova apertura Conti Correnti Retail Apertura conti office Rilevazione quantitativa nuova apertura Conto Office Tasso di conversione del vaglia ordinario rispetto a vaglia on Vaglia on line vs vaglia ordinario line Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 24 24 ALCUNE CONSIDERAZIONI DI SINTESI Gli Uffici inclusi nel Progetto realizzano, tra settembre - novembre, un generalizzato miglioramento rispetto alle proprie performance ante progetto; dimostrano un 'cambiamento' in particolare sugli item legati alla PROATTIVITÀ: i dati relativi ad addebiti/accrediti realizzati risultano in costante incremento in particolare se confrontati con la performance media degli altri UP Centrali non inseriti nel Progetto. Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 25 25 ALCUNE CONSIDERAZIONI DI SINTESI Aperture Conto Office N. addebiti vs bollettini pagati Pagamento automatico su c/c Miglioramento tempi di attesa … Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 26 26 ALCUNE CONSIDERAZIONI DI SINTESI Dall'analisi dei dati sugli UP interessati al progetto Collaboratore UP DT, risulta che: Indicatore Tempi di Attesa Confrontando il periodo Ott-Nov con i mesi precedenti, l’86 % degli Uffici inseriti nel progetto migliorano l’Indicatore Tempi di Attesa (tempi medi di attesa del cliente, tasso di abbandono e trasmissione corretta dei dati). Indicatore Accrediti Il 60% degli Uffici ha già realizzato nel mese di novembre l’obiettivo annuo loro attribuito. Nel restante 40% si è registrato, confrontando la media mese degli Accrediti del periodo Gen-Set con quella del periodo Ott-Nov, un rilevante incremento pari a circa il 150%. Indicatore Addebiti Nel 90% degli UP si è registrato, confrontando la media mese degli Addebiti del periodo gen-set con quella del periodo Ott-Nov, un appezzabile incremento pari a circa il 40%. Il 7% degli Uffici ha già realizzato nel mese di novembre l’obiettivo annuo loro attribuito. Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 27 27 ALCUNE CONSIDERAZIONI DI SINTESI Dall'analisi dei dati sugli UP interessati al progetto Collaboratore UP DT e in attesa del consolidamento degli stessi, risulta che: • L'apertura dei conti Retail risulta essere incrementata sul 49% degli UP con un valore a livello Italia del +1,6%. • Per i conti Office si registra un incremento superiore con il 63% degli UP in crescita, ma con una percentuale di crescita media Italia pari al 162%. • Le vendite dei prodotti PosteShop sono aumentate nel 92% degli UP. • Il 44% degli UP ha registrato un incremento dei clienti attivati sul canale PTBusiness con una crescita media del totale Italia del 29%. • La conversione dei prodotti BEP (Internazionale) si è riscontrata nel 42% degli UP che hanno incrementato la percentuale di Switch. • Lo switch del vaglia ordinario verso il vaglia on-line evidenzia un forte coinvolgimento sull’ 85% degli UP Interessati. Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 28 28 ALCUNE CONSIDERAZIONI DI SINTESI Lo specialista di Font-End riesce ad “interccetare” quei CLIENTI che Tendenzialmente entrano ed escono dall’UP per fare semplici operazioni transazionali dirottandoli sulla Sala di Consulenza. Il suo contributo, filtrando i Clienti Reattivi, migliora l'efficiacia l'attività della sala (sempre di più focalizzata sulla vendita e sulle attività di gestione e sviluppo). È stata consolidata l’attività di verifica dei processi (verifiche organizzative), che nel corso del 2006 ha aumentato il recupero di risorse dal back-office vs il Front-End. Il 95% delle persone individuate sono ancora sul ruolo. Questo può essere considerato un importante passo in avanti rispetto alla prima fase sperimentale; i dati sull'incisività dell'attività di canalizzazione dei Clienti vs la Sala Consulenza vengono confermati. Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 29 29 ALCUNE CONSIDERAZIONI DI SINTESI RISORSE SUL RUOLO PROGETTO COLLABORATORE UP DT Risrorse al 15/01/2007 Country Individuate Previste Turn Over Centro 90 88 98% Centro 1 39 38 97% Centro Nord 51 51 100% Lombardia 106 104 98% Nord Est 18 18 100% Nord Ovest 24 21 88% Sud 42 42 100% Sud 1 18 18 100% Sud 2 27 27 100% 415 407 98% Totali 5% Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 30 30 ALCUNE CONSIDERAZIONI DI SINTESI QUANTE PERSONE SONO ANCORA SUL RUOLO? PERCENTUALI MEDIE 5% – rappresenta la percentuale media di sostituzione delle risorse inizialmente individuate; 16% – rappresenta la percentuale più alta registrata in alcune realtà territoriali …. Chief Network and Sales Office Risorse Umane/ Organizzazione Operativa 31 31