Segretario di Club
Ruolo, responsabilità e compiti
Cosa imparerò in questo corso?
Al termine di questo corso Lei...
• saprà quali sono le responsabilità del segretario di
club stabilite dal regolamento del Lions Clubs
International
– sarà
consapevole
delle responsabilità
al lavoro
• sarà
in grado
di individuare
le risorseinerenti
a disposizione
sarà in grado
svolgere i compiti legati all'incarico di
del–segretario
didiclub
segretario di club
• sarà consapevole delle aspettative di leadership
inerenti all'incarico di segretario di club
• sarà in grado di presentare puntualmente i rapporti
previsti
Se ha già effettuato questo corso e desidera
andare ad una specifica sezione per
riesaminarla, La preghiamo di cliccare qui:
Quale è il
ruolo del Segretario di un club?
Il segretario di un club è un officer eletto, il
cui ruolo, in quanto principale referente per
le comunicazioni del club, è estremamente
importante per il successo attuale e futuro
di un club.
Ruolo del segretario di club
Il segretario di club è anche un membro del
consiglio direttivo del club.
Come è composto il Consiglio
Direttivo?
• Il consiglio direttivo è composto da:
• presidente di club,
• vice presidente/i,
• tesoriere,
• censore,
• coordinatore filiali
• immediato past-presidente,
• segretario,
• cerimoniere,
• officer addetto ai soci,
• e tutti gli altri officer eletti
Ruolo del segretario di club
Il segretario di club si colloca sotto la
supervisione e la direzione del presidente di
club e degli altri membri del consiglio
direttivo.
Questo incarico rappresenta un ruolo di supporto
fondamentale all'interno del club.
Ruolo del segretario di club
Il segretario di club è l'anello fondamentale nella
catena delle comunicazioni tra club, distretto
di appartenenza del club e l'associazione.
• Tutta la corrispondenza, sia in entrata che in uscita
dal club, passa per il segretario.
Ruolo del segretario di club
• ‘Tutta la corrispondenza’ include domande
provenienti dal pubblico, la corrispondenza con il
distretto e la sede centrale del Lions Clubs
International, le note provenienti dai soci del club e
altri tipi di corrispondenza.
Questionario sul ruolo
Il segretario del club è l'anello
fondamentale per _____________
del club.
i Lions
gli officer
le
informazioni
le
lecomunicazioni
Comunicazioni
Questionario sul ruolo
Il presidente dovrà informare il
Il segretario del
club che
è un avviene
membro del
consiglio
segretario
di ciò
alle
direttivo ed
a partecipare
alle in
riunioni.
riunioni
delè tenuto
Consiglio
direttivo,
quanto il segretario non ne fa parte.
VERO
FALSO
Questionario sul ruolo
L'incarico di segretario di club ricade sotto la supervisione
di:
presidente e
tesoriere
presidente e
consiglio direttivo
soci e Leo
cerimoniere e
censore
presidente e
consiglio
direttivo
Membro del Comitato consulente
Il segretario del club collabora con il comitato
consulente del governatore distrettuale della
zona cui appartiene il club, e ne fa parte in
quanto membro attivo.
Membro del Comitato consulente
Questa nomina significa che il segretario:
– partecipa alle riunioni di zona o di circoscrizione
del comitato
– aiuta nella redazione di rapporti, in vista della
preparazione delle riunioni del comitato
– aiuta con i preparativi se il club è stato prescelto
per ospitare una riunione di zona
Corrispondenza
(Comunicazioni)
Poiché il segretario è l'anello fondamentale per le
comunicazioni, è fondamentale che le
comunicazioni siano costanti ed efficienti.
– Il segretario di club è l'officer responsabile di
rispondere a tutte le domande e alle richieste di
informazioni
Corrispondenza
(Comunicazioni)
Nota:
Il segretario di club deve incontrarsi con il
presidente del club all'inizio dei rispettivi
mandati per discutere delle modalità di
risposta e di conservazione della
corrispondenza, nonché dei rapporti su di essa.
Corrispondenza
(Comunicazioni)
*Il segretario di club è l'officer responsabile di rispondere a tutte
le domande e alle richieste di informazioni
È importante che la risposta alla corrispondenza
sia immediata, puntuale ed appropriata.
Corrispondenza
(Comunicazioni)
*Il segretario di club è l'officer responsabile di rispondere a tutte
le domande e alle richieste di informazioni
È importante che la risposta alla corrispondenza
sia immediata, puntuale ed appropriata.
• Immediata: il segretario del club deve stabilire con il
presidente in che tempi sia opportuno rispondere alla
corrispondenza.
Quando la risposta arriva in ritardo, è possibile perdere
delle occasioni e i club possono dare l'impressione di
essere disorganizzati e inaffidabili.
Corrispondenza
(Comunicazioni)
*Il segretario di club è l'officer responsabile di rispondere a tutte
le domande e alle richieste di informazioni
È importante che la risposta alla corrispondenza
sia immediata, puntuale ed appropriata.
• Puntuale: il segretario di club è responsabile dei
rapporti e di altre comunicazioni che hanno scadenze
e condizioni.
La mancata puntualità nella corrispondenza può
comportare una modifica dello stato del club e la
perdita di opportunità di coinvolgimento o
riconoscimento del club.
Corrispondenza
(Comunicazioni)
*Il segretario di club è l'officer responsabile di rispondere a tutte
le domande e alle richieste di informazioni
È importante che la risposta alla corrispondenza
sia immediata, puntuale ed appropriata.
• Appropriata: tutte le comunicazioni relative al club
devono essere professionali ed utilizzare linguaggio
appropriato.
Quando si scrive di una questione legale o
costituzionale è opportuno utilizzare citazioni esatte
dallo statuto e regolamento interessato.
Corrispondenza
(Comunicazioni)
Un sistema di organizzazione delle comunicazioni
scritte è una parte molto importante delle mansioni
del segretario di club.
– L'organizzazione è un aspetto molto importante del ruolo
di segretario, in quanto questi è il centro delle risorse
sulle informazioni del club.
– Le modalità di organizzazione delle comunicazioni
verranno decise all'inizio del mandato, di concerto con il
presidente o gli officer del club.
Corrispondenza
(Comunicazioni)
Nota:
Si è visto che tenere la corrispondenza
del club in una cartella è un modo
efficiente per non perdere di vista nulla
nel corso dell'anno.
Corrispondenza
(Comunicazioni)
Quando si collabora con il presidente riguardo alle
risposte da fornire alle comunicazioni ricevute
– Fornire copie di tutta la corrispondenza pregressa al presidente
• Nel corso della riunione di inizio mandato, discutere della
corrispondenza ordinaria e di quale corrispondenza sia possibile evadere
senza previa verifica da parte del presidente
– Il presidente l'esaminerà e consiglierà se sono necessarie
ulteriori azioni
• Al segretario può venire richiesto di rispondere a nome del presidente
oppure il presidente può decidere di rispondere personalmente
Corrispondenza
(Comunicazioni)
• Il segretario di club può anche aiutare nel
campo delle relazioni pubbliche del club.
– Il corso del Centro Didattico Lions Relazioni
pubbliche è un ottimo corso per imparare a
gestire comunicati stampa ed altra
corrispondenza.
Questionario sulla
corrispondenza
Il segretario del club è l'officer incaricato di:
Richieste
Riunioni
Richieste di
informazioni
Bilanci
Organizzazione
delle comunicazioni
Organizzazione
delle
comunicazioni
Richieste
Richieste di
informazioni
Questionario sulla corrispondenza
Scegliere gli elementi necessari a completare la frase
In ritardo
Brevi
Immediate
Appropriate
Tempestive
Informali
Immediate
Tempestive
Tutte le risposte alla
corrispondenza
devono essere:
Appropriate
Questionario sulla
corrispondenza
Collaborare con il ______ per decidere
come rispondere alle comunicazioni.
Censore
Presidente
Presidente
Delegato di Zona
Officer addetto ai
soci
Rapporti
Il segretario di club è responsabile della redazione e
presentazione dei rapporti. Inoltre, è responsabilità
del segretario di club conoscere le date entro le
quali si devono presentare i rapporti e assicurarsi
che vengano presentati in tempo.
Rapporti
Di seguito si elencano i rapporti di cui il
segretario di club si deve occupare
– Rapporto mensile soci
– Rapporto sulle attività (A-1)
– I rapporti stabiliti dall'associazione
• Rapporto soci fondatori
• Moduli Trasferimento Soci
Rapporti
Ulteriori rapporti
– Rapporto officer di club (PU-101)
– Rapporto sugli individui eletti, ovvero i delegati
ai congressi e i sostituti
– Annuario del club
– Presentare i rapporti al gabinetto del governatore
distrettuale, secondo quanto stabilito
• Ciò comprende le copie dei rapporti mensili su soci e
attività annuali
– Richiesta Premio Excellence per Presidente di
Club
Rapporti
Alcuni rapporti vengono preparati secondo necessità
– Necrologio: rapporto sulla morte di un socio
– Rapporti verbali (concisi, basati sui fatti e
precisi)
• Secondo quanto specificato dal presidente di club
Rapporti
• Rapporto mensile soci
– Il rapporto mensile soci fa il punto della
situazione associativa del club per quel mese, ivi
comprese le dimissioni e le nuove associazioni
• Per i club che inviano i propri rapporti online
attraverso il sistema WMMR, le transazioni devono
ora essere effettuate entro l'ultimo giorno del mese
corrente.
• I club che presentano rapporti MMR, devono
presentarli in forma cartacea al LCI entro il giorno
20 del mese corrente.
Rapporti
• Rapporto mensile/annuale sulle attività di club
(A-1)
– Gestire le attività del club è responsabilità del
segretario di club.
– Queste informazioni vengono trasmesse
attraverso il WMMR
Rapporti
• Modulo socio fondatore
– I nuovi soci fondatori possono essere aggiunti ad
un nuovo club entro 90 giorni dalla data di
fondazione del club.
– Utilizzare il Modulo soci fondatori per registrare
ulteriori soci fondatori o per cancellare quelli che
hanno lasciato il club durante tale periodo.
– I soci aggiunti dopo il periodo della fondazione
devono essere iscritti come soci ordinari,
utilizzando il Rapporto mensile soci.
Rapporti
• Modulo Trasferimento Soci
– Affinché venga completato un trasferimento, devono
verificarsi due eventi: la cancellazione da un club e
il trasferimento ad un altro club.
– Dapprima deve verificarsi la cancellazione, quindi,
successivamente, deve verificarsi il trasferimento ad
un nuovo club.
Rapporti
• Modulo Trasferimento Soci
– I segretari dei club sono responsabili della
registrazione delle cancellazioni e dei trasferimenti
nei propri sistemi di redazione dei rapporti (MMR o
WMMR). La presentazione di un modulo di
trasferimento al LCI non assicura il trasferimento
del socio interessato.
Cos'è il WMMR e come viene
usato dal segretario di club?
• Il sistema di rapporti mensili soci sul web
(WMMR) è un sistema online che facilita
l'aggiornamento delle affiliazioni dei club.
• Il LCI incoraggia ad usare il WMMR ed offre una
Guida completa di riferimento sul WMMR
Rapporti WMMR
• Per accedere al sito WMMR e ai link che
conducono alle guide sui rapporti:
– andare alla home page del LCI e selezionare "Invia
rapporti" nell'angolo in alto a destra.
– È a disposizione anche una funzione di assistenza
per la password e l'accesso.
Rapporti
• Modulo per i rapporti degli officer di club (PU-101)
– Questo modulo è usato per trasmettere i nomi e gli
indirizzi degli officer di club neo-eletti alla sede
centrale internazionale.
• Da presentare alla sede centrale internazionale
immediatamente dopo l'avvenuta elezione di club nel
mese di aprile
• L'ultimo giorno utile è il 15 maggio
Rapporti
• Annuario del club
– Include tutti i soci del club e le informazioni che
li riguardano
– Tali informazioni devono essere regolarmente
aggiornate
Rapporti
È importante che i rapporti dei club vengano
presentati entro i termini stabiliti.
– Se ciò non avviene vi saranno ripercussioni per il
club, ad esempio:
• incide sulla possibilità di ricevere il Premio Excellence
per Presidenti di Club
• può cambiare lo status quo del club e vi è la possibilità
che il club venga sciolto
Questionario sui rapporti
Selezionare i rapporti di cui il segretario si deve occupare
Rapporto officer di club
Rapporto sull'amministrazione
di club
Rapporto tipo distrettuale
Rapporto sulle attività
Annuario del club
Rapporto trasferimento
riunioni
Rapporto trasferimento soci
Questionario sui rapporti
Affinché si possa completare un trasferimento, il
Il trasferimento
un socio lasciato
può completarsi
socio
deve averedidapprima
un club econ
quindi
un'unica
azione.ad un altro.
essere
trasferito
VERO
FALSO
Questionario sui rapporti
Quali rapporti possono essere trasmessi dal segretario
usando il sistema WMMR?
Rapporto
mensile
soci
Trasferimento
soci
Rapporto verbale
Rapporto sulle
attività
Trasferimento
soci
Delegati
eletti
Usare il WMMR per:
Rapporto
mensile
soci
Rapporto sulle
attività
Questionario sui rapporti
Per i rapporti per i quali la sede centrale
internazionale ha stabilito dei termini di
Un club può stabilire le proprie scadenze per i
presentazione, è importante rispettare tali termini. Vi
rapporti.
sono ripercussioni per i club che non trasmettono
per tempo i rapporti.
VERO
FALSO
Documentazione
Oltre a gestire la corrispondenza, il segretario del
club è tenuto a conservare e tenere aggiornata la
documentazione generale del club.
Documentazione
I verbali delle riunioni rappresentano un esempio
di documenti che devono essere conservati e
che possono essere richiesti.
Documentazione
Tra i documenti per i quali il segretario di club
dovrà mantenere delle cartelle o dei file
elettronici figurano:
– rapporto sulle attività del club
– corrispondenza (tutta)
– quote/fatture
– premi/distintivi
– notiziari vari
– riunioni di club/verbali
– annuario di
club/informazioni sui – rapporto mensile soci
soci
Documentazione
Altri documenti che il segretario di club è tenuto
a conservare sono:
– nomine ed elezioni dei comitati
– informazioni sui soci, ivi compresi indirizzi e
numeri telefonici
– forniture per club
• tessere soci e cancelleria
Documentazione
Creare un sistema di archiviazione ben
organizzato è uno dei compiti più importanti del
segretario.
– All'inizio dell'anno, il presidente e il
segretario discuteranno sulle modalità di
conservazione della documentazione.
• I documenti devono essere conservati in modo
semplice e logico, cosicché possano essere
facilmente ritrovati quando è necessario
aggiornarli o esaminarli.
Questionario sulla
documentazione
Di quali dei seguenti documenti deve
occuparsi il segretario?
Scambio distintivi
Verbali delle riunioni
Premi
Musica
Notiziari
Fornitura materiali
Notiziari
Premi
Verbali
delle
riunioni
Fornitura
materiali
Questionario sulla
documentazione
Affinché il club sia ben organizzato, il segretario e il
Il segretario
di clubincontrarsi
deve discutere
del sistema
di
presidente
devono
per parlare
di come
archiviazione
dei documenti con
il presidente
conservare
la documentazione
relativa
al club.
prima dell'inizio dell'anno.
VERO
FALSO
Riunioni
Il segretario del club svolge un ruolo essenziale per
le riunioni del club, sia in fase di preparazione che
di svolgimento delle stesse.
Riunioni
Il segretario redige l'ordine del giorno insieme al
presidente
– L'ordine del giorno deve essere preparato in
anticipo ed essere distribuito ai soci prima della
riunione.
– Il presidente di club approva in
via definitiva l'ordine del giorno.
Riunioni
Nel redigere l'ordine del giorno, tenere presente
che gli ordini del giorno variano a seconda
della riunione.
– Un ordine del giorno tipico comprende (ma non
esclusivamente)
• l'approvazione del verbale della riunione precedente
• le osservazioni del presidente
• la corrispondenza ricevuta
• i rapporti del segretario e/o del tesoriere
• varie ed eventuali
Riunioni
Il segretario è, altresì, responsabile di:
– notificare ai partecipanti il luogo e l'ora della
riunione
– prendere nota di chi partecipa e dei premi conferiti,
e organizzare riunioni di recupero
– redigere il verbale nel corso delle riunioni del club
Riunioni
Cosa tenere presente quando si redige il verbale
di una riunione:
– utilizzare linguaggio e documentazione appropriati
per assicurare la correttezza del verbale
– preparare il verbale appena possibile dopo il termine
della riunione
• una volta terminato, gli officer devono esaminarlo
• in seguito a tale esame, il verbale deve essere
tempestivamente inviato a tutti i soci
– una copia del verbale deve essere messa agli atti
Questionario sulle riunioni
Indicare, per ciascun elemento, se deve essere inserito
nell'ordine del giorno tipo di un club.
Inserire nell'ordine del giorno
Varie
eddel
eventuali
Corrispondenza
Approvazione
Rapporto
Lettura
del
verbale
Tesoriere
del
ricevuta
verbale
Non inserire nell'ordine del
giorno
Questionario sulle riunioni
È il presidente di club che approva in via definitiva
Il segretario
approva
in può
via definitiva
punti
l'ordine
del giorno
e che
prenderei la
decisione
delmodifiche
giorno. nel corso delle riunioni.
diall'ordine
apportarvi
VERO
FALSO
Questionario sulle riunioni
Scegliere gli elementi necessari a completare la frase
Contenere
linguaggio
appropriato
Essere
interessanti
Essere
sottoposti a
censura
Essere su carta
intestata Lions
Essere preparati
tempestivamente
Essere archiviati
Contenere
linguaggio
appropriato
I verbali delle riunioni
devono
Essere archiviati
Essere preparati
tempestivamente
Quote associative
Il segretario di club collabora con il tesoriere
per aiutarlo nella raccolta delle quote
associative.
Quote associative
Insieme al tesoriere, organizzare l'invio ai soci di
comunicazioni o rendiconti relativi alle quote
associative e ad altri oneri finanziari da
corrispondere al club.
– Questi rendiconti devono essere inviati
trimestralmente o semestralmente.
– Dopo aver raccolto le quote, consegnarle al
tesoriere e farsi rilasciare ricevuta.
Questionario sulle quote
associative
Il tesoriere è responsabile della raccolta delle quote
Il segretarioIldel
club è responsabile
raccolta
associative.
segretario
collabora condella
il tesoriere
delle quote
associative. o rendiconti e lo aiuta
nell'invio
di comunicazioni
nella raccolta.
VERO
FALSO
Leadership
I soci del club guardano al segretario, in
quanto uno degli officer del club, per
riceverne direttive, informazioni e aiuto nella
soluzione dei problemi.
Leadership
• È importante che un officer in posizione di
leadership sappia comunicare in modo efficace.
• Sul sito web del Lions Clubs International si
possono trovare corsi finalizzati all'apprendimento
di capacità di leadership e comunicazione, quali:
– corso sulla Leadership
– corso di Pubbliche relazioni
Questionario sulla leadership
Selezionare le parole corrette per completare la frase.
consigli
direttive
Come officer, al segretario è richiesto
di offrire __________, __________, e
__________.
informazioni
aiuto nella
risoluzione
di problemi
creatività
direttive
Leadership
informazioni
aiuto nella
risoluzione
di problemi
Risorse
Nel corso dell'anno i segretari potrebbero
avere dubbi o ritenere di aver bisogno di linee
guida per poter essere efficaci nello
svolgimento delle loro mansioni.
Risorse
Tra le risorse disponibili per i segretari di
club figurano
– Soci di Lions Club
• Past-segretari o segretari di altri club
• Officer di Club
• Presidente di Comitato Distrettuale addetto alla
formazione per lo sviluppo della leadership
Risorse
Il segretario di club può anche ricorrere a
pubblicazioni per cercare risposte alle proprie
domande.
– Pubblicazioni
• Statuto e Regolamento Tipo dei Lions club (LA-2) -2
– (altri statuti pertinenti)
•
•
•
•
Manuale per Officer di Club
Annuario distrettuale per officer di altri club
Catalogo (forniture per club)
Archivi di Club
Questionario sulle risorse
I soci dei Lions club possono rappresentare delle risorse
per i segretari di club neo-eletti. Quali possono essere
potenzialmente i più utili?
Delegato di Zona
Past-segretari di club
Officer di Club
Presidente internazionale
Presidente addetto alla formazione
per lo sviluppo di leadership a livello
distrettuale
Da ricordare
Come già detto, l'incarico di segretario è
fondamentale in un club. Per essere efficaci
come segretari di club, ricordarsi di:
Ricordarsi di:
• Avere familiarità con tutte le seguenti
pubblicazioni:
– Manuale per Officer di Club
– Statuto e Regolamento Tipo dei Lions club (LA2)
– Statuto e Regolamento Tipo Distrettuale dei Lions
club (LA-4)
– Statuto e regolamento internazionale (LA-1)
Da ricordare
• Organizzarsi
• Trasmettere i rapporti tempestivamente e
correttamente
• Redigere verbali accurati e registrare con
precisione la partecipazione dei soci
• Inviare notifiche di riunioni
• Prepararsi per le riunioni di zona e parteciparvi
Da ricordare
• Comunicare al club le informazioni ricevute
dal distretto, dal multidistretto, dalla sede
centrale del Lions Clubs International o dalla
Fondazione del Lions Clubs International.
• Ordinare i distintivi e i kit per i nuovi soci.
Termine del mandato
Al termine del proprio mandato annuale, il
segretario aiuterà il segretario entrante ad
iniziare il proprio anno di servizio. Prima di
avviare la transizione, si devono svolgere
alcuni compiti.
Termine del mandato
• Prestare garanzia relativamente ai compiti
svolti e agli importi finanziari secondo
quanto previsto dal consiglio direttivo
• Assicurarsi che tutti i rapporti siano stati
trasmessi
• Riesaminare la documentazione per assicurarsi
che sia esatta e correttamente archiviata
Termine del mandato
• Transizione alla squadra dell'anno
successivo
• Presentare richiesta del Premio Excellence
per Presidenti di Club
• Conservare una documentazione esatta dei
premi ed ordinare i premi
Al completamento del presente corso, Lei ora
dovrebbe...
• sapere quali siano le responsabilità del segretario di
club stabilite dal regolamento del Lions Clubs
International
• essere
grado di individuare
le risorse
a disposizione
– essereinconsapevole
delle responsabilità
inerenti
al lavoro
del
segretario
didiclub
– essere
in grado
svolgere i compiti legati all'incarico di
segretario
di club
• essere
consapevole
delle aspettative di
leadership inerenti all'incarico di segretario di
club
• essere in grado di presentare puntualmente i
rapporti previsti
Desidera riesaminare una
sezione del corso?
• Ruolo del segretario di club
• Membro del Comitato
consulente
• Corrispondenza
• Rapporti
• Documentazione
• Riunioni
• Quote associative
• Leadership
• Risorse
• Da ricordare
• Termine del mandato