Corso di formazione specialistica
ORGANIZZARE UN EVENTO DI
SOLIDARIETA’
Docente:
Piergiorgio Greco
giornalista e responsabile Area Comunicazione Csv Pescara
Pescara, 9 e 10 novembre 2010
1
LA LEZIONE DI IERI
1.
2.
3.
Non tutto è evento
L’importanza di ideazione e
progettazione
Prime decisioni: che cosa si
fa, previsioni spese, budget
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Pescara, 10 novembre 2010
2
LA LEZIONE DI OGGI
1.
2.
3.
4.
Fase intermedia
Fase esecutiva
Fase finale
Aspetti legali e assicurativi
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3
LA FASE INTERMEDIA
Si svolge immediatamente dopo quella
preliminare e serve a:
Definire e approfondire
dell’evento e il calendario
2. Individuare i protagonisti
3. Impostare la comunicazione
1.
i
contenuti
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Pescara, 9 novembre 2010
4
LA FASE INTERMEDIA
DEFINIRE E APPROFONDIRE
I CONTENUTI DELL’EVENTO
1.
2.
Evento complesso: individuazione dei vari
appuntamenti che compongono il programma
Evento
semplice:
approfondimento
dei
contenuti per individuare al meglio i
protagonisti
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LA FASE INTERMEDIA
INDIVIDUARE I PROTAGONISTI
1.
2.
3.
In questa fase si individuano con estrema precisione
chi saranno i protagonisti dell’evento: relatori, attori,
sportivi ecc.
Li si contattano
Li si invita FORMALMENTE, anche mediante stipula di
un contratto se necessario
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LA FASE INTERMEDIA
INDIVIDUARE I PROTAGONISTI
Come arrivare ai protagonisti?
1.Ricerca su Google
2.Siti internet dove trovare email o recapiti diretti o
segreterie
3.Contattando direttamente i loro enti, centralini dei rispettivi
enti, email ecc.
4.Chiedendo a chi ha già invitato un’altra volta
NB E’ opportuno contattare il relatore almeno tre mesi
prima della data prevista per l’evento, per verificare la
disponibilità
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LA FASE INTERMEDIA
INDIVIDUARE I PROTAGONISTI
E’ importante spiegare:
1. chi è l’ente organizzatore
2. titolo e tema dell’evento
3. il ruolo dell’interlocutore
4. le caratteristiche tecniche dell’intervento che si richiede.
E’ importante consegnargli:
1. una lettera di richiesta partecipazione
2. le notizia logistiche dell’evento (apparecchiature disponibili)
3. il programma di massima al momento del contatto
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LA FASE INTERMEDIA
INDIVIDUARE I PROTAGONISTI
E’ importante infine:
1. richiedere una conferma scritta di partecipazione
2. chiedere un abstract dell’intervento al fine di
consegnarlo ai partecipanti
3. concordare un eventuale gettone presenza
4. stabilire il cachet e firmare il contratto
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LA FASE INTERMEDIA
INDIVIDUARE IL MODERATORE
Le sue principali funzioni sono:
1. Introdurre ai temi da trattare
2. Regolare il tempo degli interventi
3. Mitigare su eventuali posizioni di contrasto dei
vari relatori
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LA FASE INTERMEDIA
ATTENZIONE
Più sarà lunga e difficoltosa questa
fase, meno sarà il tempo a
disposizione per comunicare
l’evento
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LA FASE INTERMEDIA
IMPOSTARE LA COMUNICAZIONE
Tre attività in questa fase:
1.
definire la mailing invitati
2.
impostare la grafica
3.
prenotare le affissioni
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LA FASE INTERMEDIA
MAILING
1.
2.
È necessario individuare in maniera corretta il pubblico che si intende
coinvolgere quale destinatario del messaggio di comunicazione.
La mailing list deve essere sempre aggiornata sia nei recapiti sia nel
ruolo dei soggetti, è importante verificare il titolo (dottore, ecc.), il nome di
battesimo e il cognome, la struttura di appartenenza e l’eventuale
incarico (per esempio: direttore, coordinatore ecc.) l’indirizzo completo di
codice d’avviamento postale, che costituisce un’informazione importante
per velocizzare le operazioni di smistamento postale.
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LA FASE INTERMEDIA
IDEARE LA LINEA GRAFICA
La linea grafica serve a caratterizzare l’identità di un evento. Deve
essere:
1. Coerente rispetto all’obiettivo comunicativo da raggiungere
2. Rappresentativa, unica e facilmente riconoscibile
3. Originalità dei formati per inviti
4. Ricognizione dei formati necessari per realizzare gli adattamenti:
70x100, 6x3, 100x140, mezza pagina di pubblicità, spalla, ecc.
5. Il grafico, in caso di pubblicità su quotidiani e riviste, deve
interfacciarsi con la concessionaria della pubblicità
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LA FASE INTERMEDIA
INVITI E MANIFESTI
Il programma di un convegno è il suo primo strumento di comunicazione.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Titolo evento
Luogo di svolgimento
Data di svolgimento
Promotori
Partner/sponsor
Patrocini
Programma evento (solo nei manifesti)
Segreteria/contatti per informazioni
Sito internet di riferimento per approfondimenti
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LA FASE INTERMEDIA
INVITI E MANIFESTI
Due regole:
1.
Le bozze vanno riguardate con la lente di ingrandimento per non
dimenticare niente e per controllare che tutto sia esatto
2.
L’addetto alla comunicazione deve dare il via libera alla stampa dei
materiali, assumendosi dunque la responsabilità dei contenuti definitivi
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LA FASE INTERMEDIA
INVITI E MANIFESTI
Suggerimenti:
1.
In caso di tempi lunghi di definizione del programma,
diamo la precedenza alla realizzazione del manifesto,
con titolo e sottotitolo, luogo, data
2.
Fatevi dare dal grafico i file in un formato utile alla
divulgazione via internet
3.
Utilizzate i siti internet per aggiornamenti di
programma
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LA FASE INTERMEDIA
AFFISSIONI
Le affissioni possono essere:
1.
Pubbliche: ogni comune ha un ufficio
pubbliche affissioni
2.
Private: ci sono agenzie ad hoc che
fanno affissioni private, soprattutto sui
grandi formati
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FASE ESECUTIVA
In questa fase, si curano:
1. Aspetti comunicativi
2. Aspetti logistici
3. Aspetti organizzativi
4. Svolgimento dell’evento
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FASE ESECUTIVA
COMUNICAZIONE
1.
2.
3.
4.
fase preliminare: si è deciso quali strumenti si
utilizzeranno, a seconda del budget a disposizione
fase intermedia: si è stabilita la linea grafica che si
utilizzerà per l’evento
Fase esecutiva: si comunica l’evento
Regola: ogni strumento prescelto ha i suoi tempi.
Ripassiamo i possibili strumenti e i tempi di
esecuzione
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FASE ESECUTIVA
MANIFESTI
1.
2.
3.
4.
5.
Manifesti 70x100: devono rimanere esposti almeno 10 giorni
(compreso il giorno di svolgimento dell’evento
Questo vuol dire che bisogna consegnarli alle pubbliche affissioni
almeno 2 giorni prima della data di uscita
Questo vuol dire che la tipografia ve li deve consegnare almeno 2
giorni prima della data di consegna alle pubbliche affissioni
Questo vuol dire che bisogna dare il file per la stampa almeno 5
giorni prima della riconsegna dei manifesti
In definitiva: il file dei manifesti DEFINITIVO deve essere consegnato
alla tipografia almeno 20 giorni prima dello svolgimento dell’evento.
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FASE ESECUTIVA
MANIFESTI
I manifesti non servono solo alle pubbliche affissioni, ma sono utili
anche per la propria sede, per la location, scuole, associazioni.
Due regole:
1.prima si hanno a disposizione i manifesti, prima si possono utilizzare
per una comunicazione ampia
2.Più sono essenziali le informazioni sul manifesto, meno tempo ci
vuole per realizzarlo
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FASE ESECUTIVA
INVITI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Devono contenere programma dettagliato
Se postalizzati, devono arrivare ai destinatari 10 giorni prima
Devono essere imbucati almeno 2 giorni prima
Devono essere imbustati almeno 2 giorni prima che vengano
imbucati
Devono essere ritirati almeno 1 giorni prima dell’imbustamento
Il file DEFINITIVO per la stampa deve essere consegnato alla
tipografia almeno 5 giorni prima
In definitiva, il programma DEFINITIVO deve essere pronto almeno
20 giorni prima dell’evento
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FASE ESECUTIVA
INVITI VIA MAIL
1.
2.
Il file del manifesto o dell’invito va fatto
circolare via mail all’indirizzario che si è messo
a punto
Appena il grafico l’ha terminato, ed è stato
dato il via libera per la consegna alla tipografia,
fatevelo mandare in formato jpeg o pdf, e
cominciate sin da subito a inoltrarlo
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FASE ESECUTIVA
RECALL
1.
2.
È importante individuare un responsabile del
recall, che può essere il responsabile della
comunicazione, che a sua volta può creare una
“pattuglia” addetta a richiamare le persone alle
quali è stato inviato l’invito, per caldeggiare la
partecipazione
Un recall fatto bene fa la reale differenza nella
partecipazione del pubblico
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FASE ESECUTIVA
UFFICIO STAMPA
1.
2.
3.
4.
Può
essere
il
responsabile
della
comunicazione
Cura i rapporti con la stampa
Scrive i comunicati prima, durante e dopo
l’evento
Convoca la conferenza stampa (regola: solo
per grandi eventi!)
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FASE ESECUTIVA
UFFICIO STAMPA
5.
6.
7.
Predispone la cartellina stampa con comunicato,
programma, eventuali immagini di edizioni precedenti
su cd, approfondimenti e quanto si reputa necessario
diffondere
Cura i social network come Facebook per la
divulgazione dell’evento
Si occupa del servizio fotografico ed eventualmente
delle riprese, da divulgare ai mezzi di stampa
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FASE ESECUTIVA
UFFICIO STAMPA
Se si stabilisce di non fare la conferenza stampa:
1.
Un primo comunicato di annuncio dell’evento
può essere mandato 2/3 settimane prima
2.
Il comunicato ufficiale, con tutto il
programma, almeno 4/5 giorni prima
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FASE ESECUTIVA
UFFICIO STAMPA
Se si stabilisce di fare la conferenza stampa:
Va svolta almeno 3 giorni prima dell’evento
e, dunque, va convocata 2 giorni prima della
stessa
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FASE ESECUTIVA
ASPETTI LOGISTICI
1.
2.
Location
Organizzazione logistica per i relatori
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LA FASE ESECUTIVA
LOCATION
Il responsabile della logistica:
Insieme al coordinatore dell’evento, deve immaginare per bene come si
svolgerà l’evento, prevedendo tutto ciò di cui ci sarà bisogno
2.Fa un sopralluogo almeno dieci giorni prima alla location, per verificare cosa
c’è e cosa bisogna predisporre
3.chiede ai responsabili della struttura ospitante il permesso di esporre
bandiere, striscioni e manifesti
1.
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LA FASE ESECUTIVA
LOCATION
Il responsabile della logistica deve:
5.
6.
7.
8.
9.
10.
progettare come disporre i posti dei relatori (i cavalieri vanno scritti fronte-retro),
degli invitati - fra cui anche le autorità - e del pubblico
in caso di convegno, predisporre l’allestimento del tavolo dei relatori con: acqua
(meglio se bottiglia di vetro), tovaglia, materiale (programma interventi, fogli
bianchi, penna)
Eventuali slides da proiettare
Pc portatile
realizzare il pannello retropalco con il titolo dell’evento
allestire l’eventuale pedana e palco.
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LA FASE ESECUTIVA
LOCATION
Il responsabile della logistica deve:
n
n
n
n
n
Verificare, se previsto, dove si svolgerà il buffet rispetto alla sala, e se ci
sono problemi ed esigenze varie
Prendere contatti con chi si occuperà del servizio di registrazione audiovisiva dell’evento, qualora la sala non sia in grado (ditta specializzata o in
house?)
Verificare con precisione chi si occupa dell’assistenza tecnica
audiovisiva. Impianti di amplificazione, maxi schermi, videoproiettori
collegati a pc
Dare indicazioni, mediante sopralluogo, a hostess e maggiordomi
Verificare a chi spetta la pulizia dei locali
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LA FASE ESECUTIVA
ACCOGLIENZA DEI PROTAGONISTI
1.
2.
3.
4.
5.
Andare a prendere i protagonisti in stazione o in
aeroporto, e riaccompagnarli alla partenza
Accompagnarli in hotel
Prevedere gli spostamenti tra hotel e location
dell’evento
Organizzarsi per il vitto
Gli ospiti non devono mai rimanere soli!
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FASE ESECUTIVA
ASPETTI ORGANIZZATIVI
1.
2.
Segreteria
Altri aspetti
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LA FASE ESECUTIVA
SEGRETERIA
La segreteria rappresenta il centro nevralgico dell’organizzazione: il nominativo esatto del
responsabile/i, i suoi recapiti (telefoni, fax, e-mail, ecc.) devono essere chiaramente specificati nei
materiali promozionali e in particolare sugli inviti.
In questa fase, la segreteria predisporrà tutti i materiali che serviranno per il giorno dell’evento, vale a
dire:
1.Cartelline
2.Cavalieri
3.Badge
4.Fogli presenze
5.Eventuali materiali da consegnare
6.Eventuali manifesti da appendere
7.Prevede punto di accoglienza
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LA FASE ESECUTIVA
ALTRI ASPETTI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Individuare chi si occuperà del servizio fotografico
Contattare le forze dell’ordine in caso di evento
all’aperto
Predisporre un servizio d’ordine in caso di evento
all’aperto
Predisporre badge identificativi per organizzatori
Organizzare eventuale banco libri
Predisporre una segnaletica che faciliti l’individuazione
della location e le varie sezioni
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LA FASE ESECUTIVA
SVOLGIMENTO DELL’EVENTO
I ruoli di ognuno:
Segreteria
Accoglienza (hostess e maggiordomi)
Responsabile tecnico/logistico
Responsabile audio/video
Onori di casa
Il maestro d’orchestra
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LA FASE ESECUTIVA
SEGRETERIA
Il giorno dell’evento la segreteria:
1.
2.
3.
4.
5.
Arriverà almeno due ore prima dell’evento
si posizionerà in un locale idoneo, possibilmente in prossimità
della sala che si è deciso di utilizzare per l’evento, già
preventivamente individuato
predisporrà l’occorrente per la registrazione dei partecipanti
metterà a punto un sistema che faciliti le iscrizioni per snellire le
attese
consegnerà a tutti i partecipanti un kit contenente il programma, il
badge porta nome, ecc.
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LA FASE ESECUTIVA
ACCOGLIENZA
Hostess e maggiordomi devono:
1.
Accogliere gli ospiti e farli posizionare nei posti previsti
2.
Condurre le autorità dal presidente o dai membri del direttivo o dai
relatori
3.
Fare in modo che nella platea non ci siano “buchi” e che soprattutto le
prime file siano saturate
4.
Dare indicazioni su: toilettes e uscite di emergenza
5.
Provare a risolvere eventuali problemi del pubblico
6.
Essere eleganti e riconoscibili
7.
Conoscere a memoria il programma della giornata
8.
Sapere dove devono posizionarsi prima e durante l’evento
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LA FASE ESECUTIVA
RESPONSABILE LOGISTICO
1.
2.
Deve garantire lo svolgimento lineare dell’evento da un punto di
vista logistico
Deve risolvere eventuali problemi che dovessero presentarsi
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LA FASE ESECUTIVA
RESPONSABILE AUDIO VIDEO
1.
2.
Deve garantire lo svolgimento lineare
dell’evento da un punto di vista dell’audio e del
video
Deve risolvere eventuali problemi che
dovessero presentarsi
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LA FASE ESECUTIVA
ONORI DI CASA
È importantissimo che gli organizzatori
dell’evento intrattengono relazioni dirette
con relatori, attori, pubblico, autorità:
l’evento non ha valore in sé, ma in quanto
espressione del vostro modo di intendere le
cose.
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LA FASE ESECUTIVA
IL MAESTRO D’ORCHESTRA
1.
2.
3.
Deve dirigere il tutto, cerando di non
coinvolgersi con aspetti particolari
Deve fare in modo che, nel complesso,
tutto prosegua per il meglio
Deve far rispettare gli orari per non
appesantire troppo l’evento
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LA FASE CONCLUSIVA
La fase conclusiva serve a:
1.Verificare i risultati in base agli obiettivi prefissati
2.Archiviare i materiali prodotti
3.Realizzare gli atti (se previsti) mediante coordinamento editoriale e grafico di
tutti gli interventi dei partecipanti e la conseguente stampa
4.verificare le spese sostenute e dell’organizzazione in generale
5.stesura e invio delle lettere di ringraziamento
6.Relazione finale
L’entità delle presenze registrate, l’interesse suscitato nel pubblico, l’adesione
dei relatori, gli articoli apparsi sui giornali, la quantità dei materiali distribuiti, i
consensi dei partecipanti, sono i fattori che determinano la buona riuscita di un
evento, oltre, naturalmente, a un corretto funzionamento di tutti gli aspetti
organizzativi.
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ASPETTI LEGALI
1. Privacy: qualsiasi attività di raccolta di dati personali è regolata dal
testo unico in materia di protezione dei dati personali (decreto
legislativo n. 196/2003)
2. Contratti: nella fase preparatoria si potranno sottoscrivere una serie
di contratti, come l’affitto dei locali e delle attrezzature audiovisive, la
prenotazione delle camere d’albergo e dei servizi di catering, gli
ingaggi e i gettoni di presenza. Dal momento che i contratti sono impegni
finanziari vincolanti, prima di apporre la vostra firma esaminateli con
attenzione e chiedete il parere di un esperto.
3. Diritti d’autore: nel caso in cui l’evento comporti la realizzazione di
un’iniziativa culturale musicale è opportuno verificare la necessità di
pagamento dei diritti d’autore. Per informazioni chiamare all’Agenzia
di zona della Società Italiana Autori Editori (S.I.A.E.).
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ASPETTI ASSICURATIVI
Nel caso in cui l’organizzazione sia a carico
dell’ente e vi partecipino soggetti non coperti di
assicurazione, sarà opportuno stipulare una
polizza assicurativa che copra gli eventuali rischi di
danneggiamento o di infortunio dei partecipanti a
causa dell’evento (responsabilità civile verso terzi).
L’assicurazione deve coprire tutte le attività svolte,
gli eventuali pranzi e cene e gli intrattenimenti. Per
ulteriori informazioni rivolgetevi a un esperto in
materia legale o assicurativa.
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I MIEI RECAPITI
Piergiorgio Greco
335 1709639
[email protected]
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48
GRAZIE!
Organizzare i contenuti del sito Internet
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