Consiglio dell’Ordine
degli Avvocati di Torino
Città di Torino
DIVISIONE SERVIZI CIVICI
Il servizio di prenotazione anagrafica
per gli Avvocati
DCS Software e Servizi S.r.l.
L’idea
Migliorare l’efficienza degli studi legali e decongestionare gli uffici
pubblici. Dalla congiunzione di queste due esigenze nasce l’idea.
I numeri
L’Ordine ha inviato un questionario a 150 studi per rilevare la situazione
attuale, in termini di accessi agli uffici anagrafici e numero di certificazioni
richieste, con i seguenti risultati:
n. studi n. accessi mensili agli
uffici dell’Anagrafe
150
489
n. certificati richiesti
mensilmente
805
Proiettando i dati sui circa 1000 studi legali torinesi possiamo ipotizzare i
seguenti volumi in un anno di servizio:
n. studi n. accessi mensili agli
uffici dell’Anagrafe
1000
35000
n. certificati richiesti
mensilmente
59000
Le limitazioni normative
Agli archivi anagrafici non è permesso l’accesso diretto dallo studio
dell’Avvocato per ragioni di privacy.
Non è possibile la stampa in remoto dei certificati in quanto devono essere
firmati da un funzionario dell’anagrafe e, nei casi previsti, soggetti al
pagamento dell'imposta di bollo.
I vantaggi
PER L’ANAGRAFE
Minore afflusso, diretto, agli sportelli
Razionalizzazione delle richieste
Standardizzazione della procedura
Maggiore efficienza del servizio
PER GLI ISCRITTI ALL’ORDINE
Velocizzazione delle procedure
Contenimento dei costi
Ottimizzazione dei tempi e delle energie
I soggetti coinvolti
CERTILEX è un servizio per la prenotazione di certificazioni demografiche da parte
degli iscritti all’ordine degli avvocati, da attuarsi tramite un’applicazione web residente
sul sito Internet dell’Ordine.
SERVER DCS
www.ordineavvocatitorino.it
L’ISCRITTO ALL’ORDINE
L’ORDINE DEGLI AVVOCATI
- prenota il certificato
- controlla lo stato della prenotazione
- riceve il documento cartaceo
all’Ordine o presso lo studio
- controlla le richieste degli iscritti
- verifica lo stato della prenotazione
- ritira i documenti pronti
- consegna i certificati agli iscritti
L’ANAGRAFE
- effettua il monitoraggio delle prenotazioni
- produce i certificati
- segnala le richieste non evadibili
- consegna i documenti pronti all’Ordine
Il flusso
L’Ordine controlla la
validità della richiesta e
la invia all’Anagrafe
L’Iscritto invia la
prenotazione all’Ordine
L’Ordine ritira i
certificati dall’Anagrafe
L’Ordine consegna il
certificato all’iscritto
L’Anagrafe controlla
le richieste
e produce i certificati
Segnala all’Ordine
i documenti pronti
Il servizio in dettaglio
Prenotazione
Trasmissione telematica delle richieste da Ordine ad Anagrafe
Elaborazione richieste
Produzione certificazioni
Ritiro e Recapito certificati
I documenti prenotabili
STATO CIVILE
Nascita
estratto copia integrale
estratto per riassunto atto
certificato
estratto atto con paternità e maternità
Matrimonio
estratto copia integrale
estratto per riassunto atto
certificato
CERTIFICATI ANAGRAFICI
Stato di famiglia
Stato di famiglia storico
Residenza
Residenza storico
Cittadinanza italiana
Esistenza in vita
Stato libero
Rilascio entro 2 giorni lavorativi
Morte
estratto copia integrale
estratto per riassunto atto
certificato
estratto atto con paternità e maternità
Rilascio entro 5 giorni lavorativi
Prenotazione
LA PRENOTAZIONE PUÒ AVVENIRE:
1) dallo studio
In questo caso lo studio ha preventivamente compilato un modulo di
adesione al servizio dichiarando quali avvocati saranno abilitati al
servizio e quali indirizzi e-mail verranno utilizzati; in questo modo
l’Ordine può garantire che la richiesta venga fatta solo ed
esclusivamente da soggetti abilitati.
In sostanza l’Ordine “certifica” il messaggio e-mail dell’iscritto nei
confronti dell’anagrafe.
Concretamente l’iscritto accede, tramite l’area riservata del sito
dell’ordine, al modulo di prenotazione certificati, (l’accesso è regolato
da password nominativa), compila il modulo di richiesta.
Prenotazione
2) da un terminale presso l’Ordine degli Avvocati
l’iscritto, previa digitazione di un codice di accesso personale (pin),
compila il modulo di richiesta, lo stampa, lo firma e lo consegna alla
segreteria; contestualmente il corrispondente modulo elettronico viene
accodato per l’invio telematico
n.b.: la stampa del modulo cartaceo si rende necessaria perché l’iscritto
non ha un proprio indirizzo e-mail, certificato dall’ordine, che attesti la
provenienza della prenotazione.
Trasmissione Telematica delle
richieste da Ordine ad Anagrafe
Tutte le prenotazioni effettuate dagli studi legali sono accodate in un
unico file residente sul sito Internet del Consiglio dell’Ordine degli
Avvocati; fatte le opportune verifiche le prenotazioni conformi al
regolamento di servizio verranno rese disponibili per gli uffici anagrafici
attraverso l’apposita pagina dell’applicativo Internet.
Elaborazione richieste
Tutte le operazioni saranno effettuate attraverso il sito Internet.
Produzione certificazioni
Entro 48 ore dalla richiesta l’anagrafe produce le certificazioni richieste.
Per le prenotazioni evadibili, prodotto il certificato richiesto l’anagrafe lo
renderà disponibile per il ritiro da parte dell’Ordine degli Avvocati.
L’avviso di documento pronto verrà
trasmesso all’Ordine mediante l’applicativo
Internet.
Per tutte le richieste non evadibili sarà
segnalata la motivazione che non ha
permesso la stampa del certificato, sempre
tramite il sito dell’Ordine.
Ritiro e recapito certificati
L’Ordine attraverso un proprio incaricato ritira giornalmente i certificati
pronti dall’Anagrafe, pagando l’importo dovuto.
I certificati saranno resi disponibili
presso la segreteria dell’Ordine o in
alternativa inviati direttamente allo
studio a seconda della scelta
effettuata dal professionista al
momento della prenotazione del
documento.
DCS Software e Servizi S.r.l.
L'applicativo Web CERTILEX è stato realizzato dalla Società DCS Software e
Servizi S.r.l.
La società nasce dall'esperienza della “Di Clemente Software” che opera da oltre
10 anni con uno specifico software dedicato alla gestione degli Ordini Forensi.
L'esperienza maturata, la completezza e la qualità del prodotto hanno consentito
una diffusione che tocca oltre 85 Ordini Forensi che rappresentano circa il 50%
degli Enti, con una popolazione di circa 73.000 iscritti che si avvicina al 60%
degli avvocati attivi su base nazionale.
Proprio nell'ottica di uno sviluppo costante dei prodotti e dei servizi offerti e nel
recepimento puntuale delle più recenti tecnologie, è nato questo nuovo ed
innovativo servizio.
DCS SOFTWARE E SERVIZI S.R.L - VIA BOUCHERON, 3 – 10122 TORINO
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