MICROSOFT EXCEL XP • Il programma Excel fa parte degli strumenti del pacchetto Office per Windows e come tale può funzionare solo in ambiente Windows. • Ciò che queste pagine si propongono è di fornire allo studente sono gli elementi di base per poter iniziare a lavorare da subito e in modo corretto sul programma. Per questo motivo vengono inseriti, a complemento di questa veloce introduzione teorica, alcuni esercizi illustrati e risolti che completano lo studio di Excel all’interno del Corso di Informatica. • Le potenzialità di Excel vanno ben oltre quelle illustrate da questo documento e si rimanda pertanto ai manuali specifici o all’help in linea del programma per un studio più approfondito. Foglio elettronico e Cella • Excel è un foglio elettronico, cioè un programma che è in grado di generare e gestire dati (numerici, di tipo testo, formule, funzioni ecc.) disposti in forma tabellare ed è in grado di generare da essi grafici di tipologie diverse. • Permette inoltre la gestione di semplici Database per l’archiviazione e la ricerca di dati. I fogli elettronici si basano su un’area di lavoro detta foglio di lavoro costituita da una griglia di righe e colonne, il cui incrocio genera l’elemento base che è la cella, ognuna della quali può contenere un dato, del testo o una formula. • Ogni file di Excel, detto ‘cartella di Excel’, può contenere fino a 255 fogli di lavoro, ciascuno di 65.536 righe per 256 colonne, per un totale di 16.777.216 celle. Finestra di Excel • • • • • Barra del titolo Barra dei menu Barra degli strumenti (standard e formattazione) Barra delle formula Barra di stato Muoversi all’interno del foglio di lavoro • • • • • • • • • • • Per spostarsi utilizzando la tastiera, esistono molte combinazioni: Per spostarsi di una cella nella direzione indicata; CTRL + Porta nella prima cella a destra in cui è stato inserito qualcosa (se sono tutte vuote porta all’ultima della riga, colonna IV) ; CTRL + Porta nella prima cella a sinistra in cui è stato inserito qualcosa (se sono tutte vuote porta ad inizio riga) ; CTRL + Porta nella prima cella in alto in cui è stato inserito qualcosa (se sono tutte vuote porta ad inizio colonna) ; CTRL + Porta nella prima cella in basso in cui è stato inserito qualcosa (se sono tutte vuote porta a fine colonna, riga 65.536) ; HOME Per andare nella prima cella della riga; CTRL + HOME Per andare nella prima cella del foglio (cella A1); CTRL + FINE Per andare nell’ultima cella in basso a destra che abbiamo utilizzato; PAG e PAG Sposta nella direzione indicata di una schermata; CTRL + PAG Sposta nella prima cella del foglio successiva; Inserimento dati • La creazione di tabelle avviene inserendo dati numerici e testi che descrivono il significato dei dati oltre ad eventuali formule o funzioni che elaborano i dati stessi. • Prima di immettere dei valori bisogna selezionare la cella in cui vogliamo scrivere. Nell’inserimento di un dato, questo compare sul foglio stesso e sulla barra della formula. Quando si è finito di scrivere il contenuto della cella (numero o testo o altro), per confermare l’immissione possiamo premere il tasto INVIO. Se invece vogliamo uscire dalla cella senza confermare (annullando tutto quello che abbiamo fatto) dobbiamo premere il tasto ESC. • In una cella di Excel possiamo inserire numeri, testo o formule. I numeri verranno allineati a destra all’interno della cella e il testo a sinistra. Modifica e cancella • Per modificare il contenuto di una cella si possono usare più metodi: • selezionare la cella da modificare ed effettuare le modifiche sulla barra della formula dove viene mostrato il contenuto della cella. Per confermare la modifica premere INVIO (o ESC per annullarla). • Un altro metodo consiste nel fare doppio clic sulla cella. Questo porterà il cursore all’interno della cella dove potremo modificare i dati. Per confermare la modifica premere INVIO (o ESC per annullarla). • Selezionare la cella e premere F2. Questo porterà il cursore direttamente nella barra della formula. • Per cancellare i dati contenuti nelle celle possiamo: • selezionare la cella e premere il tasto CANC. • Se vogliamo cancellare il contenuto per sostituirlo con un altro possiamo selezionare la cella con un clic e digitare direttamente il nuovo contenuto. Il vecchio contenuto verrà automaticamente sovracritto. Selezionare le celle DA TASTIERA: • SHIFT + Seleziona una cella nella direzione indicata; • SHIFT + CTRL + Seleziona tutte le celle a destra, in cui trova del contenuto (fino a che non ne trova una vuota); • SHIFT + CTRL + Seleziona tutte le celle a sinistra, in cui trova del contenuto (fino a che non ne trova una vuota); • SHIFT + CTRL + Seleziona tutte le celle in alto, in cui trova del contenuto (fino a che non ne trova una vuota); • SHIFT + CTRL + Seleziona tutte le celle in basso, in cui trova del contenuto (fino a che non ne trova una vuota); • SHIFT + HOME Seleziona tutte le celle, da quella di partenza, fino ad inizio riga ; • SHIFT + CTRL + HOME Seleziona tutte le celle, da quella di partenza, fino ad inizio foglio (cella A1) ; • SHIFT + CTRL + FINE Seleziona tutte le celle, da quella di partenza, all’ultima in basso a desta che è stata utilizzata; • SHIFT + PAG e PAG Seleziona le celle, nella direzione indicata, di una schermata; CON IL MOUSE: • Trascinamento Seleziona le celle, tra il punto di partenza e quello di rilascio; • SHIFT + clic Seleziona le celle, da quella in cui iniziale, a quella in cui si è fatto clic successivamente; • Clic sul numero della riga Seleziona tutte le celle della riga; • Clic sulla lettera della colonna Seleziona tutte le celle della colonna; • Clic sul quadrato in alto a sinistra Seleziona tutto il foglio; • CTRL + clic Seleziona separatamente tutte le celle su cui si clicca ( il tasto CTRL deve rimanere pigiato) Gestione del foglio • Inserimento ed eliminazione di righe o colonne • Modificare la larghezza di righe e colonne • Formattazione delle celle Spostare e copiare le celle 1. mouse (sia spostamento sia copiatura); 2. menù di scelta rapida (sia spostamento sia copiatura); 3. pulsanti posti sulla barra degli strumenti standard (sia spostamento sia copiatura); 4. comandi del menù modifica (sia spostamento sia copiatura); 5. azioni di tastiera (sia spostamento sia copiatura); 6. effetti di riempimento (solo copiatura) 7. riferimento alla cella (solo copiatura) Formule • • Le formule sono l’elemento fondamentale per lavorare con Excel; tramite queste si possono effettuare i calcoli più semplici quali addizioni e sottrazioni ma anche calcoli più complessi. L’esempio del calcolo dell’interesse (Int) e del montante (M) dati il capitale iniziale (Ci), il tempo (t) ed il tasso d’interesse annuo (i) è utile a comprendere tale differenza: Int= Ci*t*i M=Ci+Int Copiatura e spostamento di formule a riferimenti relativi • Quando si copia o si sposta una selezione (una o più celle) occorre osservarne il contenuto. • Una formula copiata a riferimenti relativi riproduce la stessa operazione nel punto dove viene incollata. Se A3 contiene =A1+A2, la stessa formula copiata in un punto qualsiasi (es. G30) restituirà così = G28+G29. • Lo spostamento di una formula, viceversa, non produce alcuna variazione di riferimento alle celle contenute, mentre la formula cambierà se vengono spostati i dati contenuti nella formula stessa. Riferimenti a celle e selezioni, riferimenti relativi, assoluti e misti • Il modo corretto per inserire formule consiste nel selezionare col mouse le celle a cui si vuole fare riferimento e non digitarne il riferimento da tastiera. Per fare riferimento a: La cella posta nella colonna A e nella riga 10 L'intervallo di celle della colonna A compreso tra le righe 10 e 20 L'intervallo di celle della riga 15 compreso tra le colonne B e E Tutte le celle della riga 5 Tutte le celle delle righe da 5 a 10 Tutte le celle della colonna H Tutte le celle delle colonne da H a J Utilizzare =A10 =A10:A20 =B15:E15 =5:5 =5:10 =H:H =H:J Operatori di calcolo delle formule Operatore aritmetico + (segno di addizione) – (segno meno) * (asterisco) / (segno di divisione) % (segno di percentuale) ^ (accento circonflesso) Significato Addizione Sottrazione Negazione Moltiplicazione Divisione Percentuale Elevamento a potenza Operatore di confronto Significato = (segno di uguale) Uguale a > (segno di maggiore) Maggiore di < (segno di minore) Minore di >= (segno di maggiore o Maggiore o uguale a uguale a) <= (segno di minore o Minore o uguale a uguale a) <> (segno di diverso da) Diverso da Esempio 3+3 3–1 –1 3*3 3/3 20% 3^2 (equivalente a 3*3) Esempio A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1 Operatori di calcolo delle formule Operatore di testo Significato Esempio & (e commerciale) Concatena due stringhe generando "Salva" & una singola stringa di testo "Salvagente" "gente" Operatori di riferimento Significato : (due punti) Operatore di intervallo, genera un B5:B15 riferimento a tutte le celle comprese tra due riferimenti, inclusi i due riferimenti stessi Operatore di unione, unisce più SOMMA(B5:B15;D5:D15) riferimenti generando un unico riferimento ; (punto e virgola) Esempio genera Funzioni • Una funzione è una formula predefinita che riceve uno o più valori, detti argomenti, li elabora e produce come risultato uno o più valori nella cella risultato. La sintassi è: =Nome_Funzione(arg1;arg2;argN) • Una funzione è sempre preceduta dall’uguale (come qualsiasi altra formula). – Segue il Nome_Funzione (SE, CONTA.SE, SOMMA.SE…); il nome deve essere scritto senza spazi ed errori altrimenti la funzione non viene riconosciuta. L’utilizzo di maiuscole o minuscole è indifferente. – All’interno delle parentesi vengono inseriti i vari argomenti di cui necessita la funzione (arg1;arg2;argN) separati dal punto e virgola. Gli argomenti possono essere a loro volta funzioni. Funzione SOMMA • E’ la funzione più utilizzata, sia in modalità manuale che attraverso l’uso del pulsante di autosomma posto sulla barra degli strumenti. • Questa funzione è utile per sommare una serie di celle. Se la formula prevede la somma di due celle, è conveniente scrivere una formula del tipo =A1+B1. Quando viceversa le celle interessate sono molte la scrittura di una formula diventerebbe più lunga e complessa. La sintassi della funzione somma è: Sintassi: =SOMMA(intervallo1;intervallo2;intervalloN) • dove gli argomenti che vengono passati alla funzione (intervallo1;intervallo2;intervalloN), altro non sono che intervalli di celle da sommare (range). La funzione somma sommerà tutte le celle e restituirà il risultato totale. Il tasto autosomma, oltre a inserire correttamente la funzione, tenta di individuare la parte del foglio che l’utente vuole sommare con la funzione inserita. Funzione SE • Restituisce un valore se la condizione specificata ha valore VERO e un altro valore se essa ha valore FALSO. Sintassi: =SE(test; se_vero; se_falso) Test: è un valore o un'espressione qualsiasi che può dare come risultato VERO o FALSO. Questo argomento può utilizzare qualsiasi operatore di confronto. Se_vero: è il valore che viene inserito nella cella risultato se il test è VERO. Se_falso: è il valore che viene inserito nel foglio se il test è FALSO. Osservazioni: • Quando il valore Se_vero o Se_falso sono a loro volta funzioni SE, si parla di SE nidificati (cioè funzioni SE contenute in funzioni SE). • È possibile nidificare fino a sette funzioni SE come argomenti se_vero e se_falso in modo da creare test più elaborati. • Quando se_vero e se_falso vengono calcolati, SE restituisce il valore restituito da questi argomenti. Funzione CONTA.SE • Conta il numero di celle in un intervallo che soddisfano i criteri specificati. Sintassi: =CONTA.SE(intervallo;criteri) Intervallo: è l'intervallo di celle a partire dal quale si desidera contare le celle. Criteri: sono i criteri in forma di riferimenti a celle, numeri, espressioni o testo che determinano quali celle debbano essere contate. Funzione SOMMA.SE Somma le celle di una certa colonna (int_somma) secondo un criterio (criteri) da verificare in una differente colonna di valori (intervallo). Presuppone l’esistenza di un archivio in forma tabellare, dove le righe (record) rappresentano un insieme coerente ed omogeneo Sintassi: =SOMMA.SE(intervallo;criteri;int_somma) Intervallo: è l'intervallo di celle che può soddisfare i criteri di partecipazione all’insieme “celle da sommare”. Criteri: sono i criteri in forma di numeri, espressioni o testo che determinano le celle che verranno sommate. Int_somma: sono le celle da sommare. Le celle in int_somma vengono sommate solo se le celle corrispondenti in intervallo soddisfano i criteri. Se Int_somma è omesso, verranno sommate le celle in intervallo. Funzione OGGI Restituisce il numero seriale della data corrente. Il numero seriale è il codice data-ora utilizzato da Microsoft Excel per il calcolo della data e dell'ora Sintassi: =OGGI( ) Digitando in una cella qualsiasi =OGGI() verrà inserita la data odierna. Le parentesi sono parte della sintassi. Questa funzione è utile per ottenere degli aggiornamenti quotidiani in fogli di lavoro che richiedono il calcolo dei giorni da una data fissata sino alla data odierna. Aprendo il foglio di lavoro che contiene la funzione OGGI(), tutte le celle che utilizzano il numero seriale fornito dalla funzione saranno automaticamente aggiornate. Funzione CERCA.VERT • Cerca un valore nella colonna più a sinistra di una tabella e lo restituisce nella colonna indicata in corrispondenza della stessa riga. Sintassi: =CERCA.VERT(valore;tabella_matrice;indice) Valore: è il valore da ricercare nella prima colonna della matrice. Valore può essere un valore, un riferimento o una stringa di testo. I valori nella prima colonna di tabella_matrice devono essere disposti in ordine crescente In caso contrario, CERCA.VERT potrebbe non restituire il valore corretto. Tabella_matrice: è la tabella di informazioni nella quale vengono cercati i dati. Indice: è il numero di colonna in tabella_matrice dal quale deve essere restituito il valore corrispondente. Indice uguale a 1 restituisce il valore nella prima colonna di tabella_matrice, indice uguale a 2 restituisce il valore nella seconda colonna di tabella_matrice e così via. Funzione RATA • Calcola il pagamento per un prestito sulla base di pagamenti e di un tasso di interesse costanti. Sintassi: =RATA(tasso_int; periodi; Pv) Tasso_int: è il tasso di interesse per il prestito Periodi: è il numero totale dei pagamenti per il prestito Pv: è il capitale preso a prestito. Funzione E • Restituisce VERO se tutti gli argomenti hanno valore VERO e restituisce FALSO se uno o più argomenti hanno valore FALSO. • Può essere utilizzato insieme ad altre funzioni.