Informativa sullo scambio
elettronico dei dati
Le novità del monitoraggio nella programmazione 2014/2020
25 giugno 2015
Normativa comunitaria
Sulla base dell’art. 122, comma 3, del Regolamento n. 1303/2013, al più tardi
entro il 31 dicembre 2015, gli Stati membri garantiscono che tutti gli scambi
di informazioni tra beneficiari e un'autorità di gestione, un'autorità di
certificazione, un'autorità di audit e gli organismi intermedi, possano essere
effettuati mediante sistemi di scambio elettronico di dati.
Per “sistemi di scambio elettronico di dati” si intendono i meccanismi e gli
strumenti che consentono lo scambio elettronico di documenti e dati, compresi
i supporti audiovisivi, i documenti scannerizzati e i file elettronici (art. 8,
comma 1, del Regolamento di esecuzione n. 1011/2014).
Caratteristiche dello scambio elettronico dei dati
Il sistema di scambio elettronico dei dati deve essere direttamente
accessibile attraverso un’applicazione web o, in alternativa, tramite
un’interfaccia tecnica (protocollo di colloquio) che renda possibile il colloquio
con i sistemi informativi dei beneficiari o degli Organismi Intermedi (art. 10,
comma 5, del Regolamento di esecuzione n. 1011/2014).
I sistemi di scambio elettronico agevolano l'interoperabilità con i quadri
nazionali e dell'Unione e consentono ai beneficiari di presentare tutte le
informazioni una sola volta (art.122, comma 3, del Regolamento n. 1303/2013).
I documenti cartacei possono essere richiesti dalle autorità responsabili solo
in casi eccezionali a seguito di un’analisi dei rischi e solo se essi costituiscono
gli originali dei documenti scannerizzati caricati nei sistemi di scambio
elettronico dei dati (art. 8, comma 2, del Regolamento di esecuzione n.
1011/2014).
Caratteristiche del sistema di gestione
Il Regolamento n. 1303/2013 stabilisce che un SiGeCo deve prevedere sistemi
informatizzati per la contabilità, la memorizzazione e la trasmissione dei dati
finanziari e di quelli relativi agli indicatori, la sorveglianza e le relazioni e, tra le
funzioni dell’AdG, il compito di istituire e garantire il funzionamento del
sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna
operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la
verifica e l'audit.
Definendo le caratteristiche del sistema di gestione, monitoraggio e controllo,
il Regolamento delegato n. 480/2014 (art. 24 ed allegato III) definisce un set
minimo di dati che tale sistema deve registrare, la cui aggregazione e
riconciliazione consente all’AdG e all’AdC di svolgere le funzioni di gestione
finanziaria, sorveglianza, valutazione, verifica, certificazione e preparazione
annuale di conti.
Specifiche tecniche
Il Regolamento di esecuzione (UE) n. 821/2014 definisce, quindi, alcune
specifiche tecniche del sistema di gestione, monitoraggio e controllo, le
modalità di accesso allo stesso e le modalità di protezione dei dati e dei
documenti:
utilizzo della firma elettronica e modifica non consentita dei documenti
firmati elettronicamente se non opportunamente tracciata e registrata;
azioni di protezione e salvataggio periodico dei dati e misure di
sicurezza relative alla protezione dei dati personali;
funzioni di ricerca e restituzione delle informazioni che consentano di
reperire documenti e aggregare dati.
Novità previste per il S.I. della Regione Lazio
Lo sviluppo dell’attuale sistema informativo utilizzato per la gestione e il
monitoraggio del POR FESR 2007/2013 deriva dai seguenti fattori e vincoli:
I nuovi Regolamenti (UE), che pongono l’accento sullo “scambio elettronico
dei dati” e sull’informatizzazione dei flussi documentali;
il rilascio delle prime versioni del Protocollo di colloquio verso il sistema di
monitoraggio nazionale (Banca Dati Unitaria – I.G.R.U.E.), che accentua la
necessità di attivare procedure di colloquio con banche dati esterne (CUP, GIG,
ecc.);
l’esigenza di favorire il colloquio tra sistemi gestionali diversi che
concorrono, ognuno nel proprio ambito e per la propria fase attuativa, alla
produzione dei dati;
l’esperienza della programmazione precedente, con la messa in luce dei
punti di forza da valorizzare e dei punti di debolezza da correggere.
Flusso dei dati e dei documenti nel nuovo S.I.
Utenti di
monitoraggio
(Direzioni regionali e
O.I.)
I numeri del sistema in uso:
Bilancio e contabilità
Atti amministrativi
Protocollo
Gestionale
Gestionale
Monitoraggio e
Monitoraggio e
Controllo degli
Controllo
Investimenti Pubblici
POR FESR 2007/2013
Archivio dati
dati
Archivio
Archivio documentale
147 utenze attivate
6.422 progetti monitorati Sistemi informativi
degli O.I. (protocollo
4.920 operazioni di IF registrate
di colloquio o web
9.648 fasi procedurali compilate
services)
38.682 documenti giustificativi di
spesa
15.559 pagamenti del beneficiario registrati
6.378 check list informaticheInterfaccia
prodotteper la
registrazione
dei dati e
831 atti contabili gestiti
l’invio dei documenti
4.466 provvedimenti di liquidazione
gestiti
(beneficiari)
23.187 indicatori registrati
Le attività che coinvolgono i diversi Responsabili e Autorità
Atti contabili e mandati di pagamento,
RGA
e accentuato
IIlLa
beneficiari
locali
epotenzialmente
dopo
l'esperienza
dell'applicativo
Web
che,
come e
sistemi
gestionali
degli
Organismi
Intermedi,
implementati
perun
gestire
leP.L.U.S.
fasi
amministrative
dovranno
essere
tracciate
attraverso
l’utilizzo
dellaa firma
rilevazione
dei
dati
sipubblici,
caratterizza,
in
questa
nuova
fase,
per
più
utilizzo
validazione e in
check generale
list,
verifiche e
nuovo
sistema
sarà
idoneo
gestire
più Programmi
e
Fondi,
OI
sopralluoghi, dichiarazione di spesa
specifiche
delbeneficiaria,
nuovo
protocollo
Ilcontabili
sistema
per
la
edocumentale
il diversi,
monitoraggio
della Programmazione
2007/2013
del
rapporto
con
l'impresa
organizzare
il contenuto
della
propria
base
digitale
e informativo
l’abbandono
della
attestazione
procedura
pilota,
ha
gestito
lagestione
rilevazione
deidovranno
datiprogetto
di monitoraggio
dell'Asse
V (Sviluppo
dei
protocolli
diLe
colloquio
tra
sistemi
consentendo
che
l’imputazione
del dato
l’oggetto
della
rilevazione
potrà
essere
qualsiasi
di investimento
pubblico
Validazione e check list, verifiche e
di
trasmissione
deidipotrebbero
dati
verso
lao gestito
dati
perBDU
renderla
compatibile
con
l'alimentazione
dell'archivio
regionale,
nonché
organizzare,
cartacea
(nella
precedente
programmazione,
il sistema
ha
potrà
essere
un
sistema
completamente
nuovo
lopiù
sviluppo
deluna
precedente.
sopralluoghi, verifiche
loco
Urbano)
del
POR
FESR
2007/2013,
aver
accesso
ad
interfaccia
on-line
Applicativi
locali
avvenga
una
sola
volta
sul
sistema
periferico
eUCpiù
prossimo
alinin
Ambientetendenzialmente
finanziato
dalla
Regione
Lazio.
e pubblici
collaborazione
con
gli amministratori
deldell’Autorità
regionale,
lei procedure
(protocollo
di colloquio,
web
conogni
firma
digitale
leoperatori
dichiarazioni
di
spesa
di
Gestione
epunticon
elaborazione
e sistema
Banca
Dati
Unitaria
(sistema
di(es.
In
caso,
dovranno
essere
garantiti
quelli
che
sono
di
forza
dell’attuale
sistema,
IGRUE
Validazione, dichiarazione
di spesa,
che
consenta
di
alimentare
direttamente
il
sistema
regionale
dati
e
documenti,
beneficiario.
Gli
di
monitoraggio
regionali,
in
questa
nuova
impostazione,
non
ADG
Portale
Open
campionamento
verifiche
in loco, registro
Non
gestirà
eCertificazione).
archivieràdei
solo
dati,
ma documenti
anche documenti
edigitalmente.
atti di cui dovrà
essere
garantita
trasmissione
services)
di trasmissione
dati
e dei
firmati
Le
imprese
e in
dell’Autorità
di
delle
irregolarità
monitoraggio
nazionale)
cioè
la
sua
integrazione
con
il
sistema
di
contabilità
e
bilancio
regionale
e
la
gestione
didi
Data)
per
evitando
sia
la
trasmissione
di
voluminosi
allegati
via
PEC,
sia
tantomeno
la
spedizione
sono
piùi data
con
dati attraverso
da reperire
o da
rinvenire
in aree
voluminosi
faldoni,
per
poi
Validazione, campionamento verifiche in
l’autenticità.
Daentry
qui,
la
necessità
di integrarlo
con
del sistema
informativo
generale
beneficiari
interessati
dovranno
avere
la
possibilità
di
accedere
on-line
in
una
specifica
area
elaborazioni
ealtre
La
trasmissione
dei
documenti
l’uso
parte
dei
loco, dichiarazione di spesa, verifiche
a
ADC
impongono
al
sistema
mittente
di
tutteSFC
le fasi
della
validazione,
dalla
rilevazione
del
dato,
al
controllo,
alla
validazione
e
documentazione
cartacea.
L’interfaccia
on-line
consentirà
inoltre
ai
beneficiari
(sia
pubblici,
campione,
registro
dei
recuperi
registrarli
meccanicamente
sul
sistema,
ma
gestori
(verifica,
controllo,
ecc.)
dell’alimentazione
report
(cruscotti,
UE
regionale
(protocollo,
atti
amministrativi),
nonché
quella lodistato
estendere
a tuttedomanda
le
dibeneficiari
visualizzazione
e report
del
gestionale
dell’O.I.
per consultare
della propria
e
dell’applicazione
on-line
dovrà essere
gestita
DW, BI, ecc.)
dotarsi
di
un
colloquio
diretto
con
certificazione.
Registrazione
audit
e
controlli,
estrazione
sia
privati),
attraverso
idonei
report
e
visualizzazioni,
di
seguire
tutto
l’iter
procedurale
del
dei
dati
e della
costruzione
quotidiana
del
informatico
documentale
dei
ADA
tutte
le fasi
relative
all’iter del
proprio
progetto,
da
quellerelative
istruttorie
alla
rendicontazione
finale e
attraverso
firma
digitale
eeintegrazione
ilfascicolo
Protocollo
campione annuale
procedure
di validazione
controllo
lecon
funzionalità
allafino
firma
digitale.
alcune
banche
dati
esterne…
proprio
progetti.
alregionale.
saldo. progetto (validazione, pagamenti regionali, esito verifiche, ecc.).
Output dei sistemi informativi (report, grafici, ecc.)
Applicativi locali
e pubblici (es.
Portale Open
Data) per
elaborazioni e
report (cruscotti,
DW, BI, ecc.)
Stato di realizzazione
Funzionalità e procedure già implementate:
 Possibilità di gestire più Programmi e Fondi
 Integrazione con contabilità e bilancio
 Protocollo di colloquio e funzionalità di upload dei dati
 Ambiente di elaborazione e trasmissione dati al sistema nazionale (BDU)
Funzionalità da sviluppare:
 Interfaccia per accesso esterno dei beneficiari (applicazione, formazione, help
desk)
 Colloquio con banche dati esterne (CUP, CIG)
 Archivio documentale, fascicolo di progetto e integrazione con il protocollo
 Firma digitale per tutti i soggetti responsabili e per le procedure interessate