COMUNICAZIONE
GFP
GF P – Gestione workFlow
del Personale
Comunicazione
GFP
GFP – Gestione workFlow del Personale
FUNZIONALITA’ PRINCIPALI
•
Individuazione certa del Compilatore e del Responsabile nella fase di inserimento delle
richieste
•
Immissioni da parte delle Risorse di richieste di ferie e permessi, straordinari, malattia,
aspettativa etc. direttamente dalla propria postazione oppure da una postazione
multiaccesso (totem)
•
Inserimento richieste da client Notes o tramite Web (utilizzando un normale browser
internet)
•
Modalità di inserimento guidato dei giustificativi
•
Funzione di Help di prodotto e Help di normativa aziendale per consultazione a video delle
regole aziendali previste per il giustificativo scelto
•
Tracciabilità della richiesta da parte delle Risorse : verifica dello stato di avanzamento delle
proprie richieste - pendenti, autorizzate o respinte
•
Archivio storico delle richieste passate
•
Invio della richiesta confermata dalla Risorsa con email automatica al Responsabile
•
Accesso alle richieste da autorizzare direttamente da email da parte del responsabile
•
Visualizzazione di tutte le richieste per controllo di congruenza (es: piano ferie)
•
Funzione di delega per autorizzazione richieste per periodi predeterminati
•
Autorizzazione o rifiuto delle richieste con un semplice click
•
Verifica dello stato dei documenti e richieste non autorizzate con invio sollecito al
Responsabile da parte dell' ufficio del Personale
•
Acquisizione automatica dei giustificativi autorizzati
•
Archiviazione documenti sempre consultabili in tempo reale
Comunicazione
GFP
GFP – Gestione workFlow del Personale
CARATTERISTICHE
Il prodotto GFP - Gestione workFlow Personale automatizza e migliora il flusso di comunicazioni e
documenti tra Dipendenti, Responsabili e DIrezione del Personale ottimizzando l'organizzazione di
tutta l'azienda.
L'applicazione è fruibile via web (intranet, internet), su pc, terminali portatili (PDA), dispositivi non
presidiati (Totem multimediali) e fornisce le informazioni agli interessati in modalità self-service.
In virtù di questa peculiarietà, il personale è in grado di comunicare elettronicamente all'ufficio
preposto tutte quelle notizie che possono, per loro natura, essere processate automaticamente:
•
•
•
inserimento di richieste relative a ferie e permessi
visualizzazione dello stato di avanzamento delle richieste
consultazione di documenti personali, etc.
Per l'Ufficio del Personale, che avrà una visione completa del ciclo di vita delle richieste, le attività
quotidiane si evolvono, dalla gestione manuale delle anomalie e dei giustificativi, al controllo e la
verifica delle informazioni inserite dai dipendenti e dai responsabili.
Per i Responsabili di Settore, che visualizzeranno e gestiranno i planning ferie, permessi,
straordinari, etc., avendo a disposizione la cartella elettronica dei propri collaboratori, sarà facile
tenere sotto controllo tutte le richieste, approvarle o respingerle attraverso un semplice click.
Per le Risorse, che accederanno a documenti ed informazioni di propria pertinenza grazie alla
bacheca elettronica messa loro a disposizione dall'azienda, sarà immediata la risposta a richieste di
dati e documenti, con innegabili risparmi di tempo ed energie.
Comunicazione
L'integrazione di GFP con altre soluzioni applicative TPC farà beneficiare di ulteriori funzionalità,
quali ad esempio:
•
•
•
•
gestione dei dati relativi alla struttura organizzativa
gestione informazioni sulla formazione del personale
gestione degli aspetti retributivi delle Risorse
attivazione scadenzario per alert e gestione su pratiche burocratiche
I principali vantaggi per l’azienda dall’utilizzo della soluzione GFP - Gestione workFlow Personale si
possono riassumere nei seguenti punti :
•
•
•
•
contenimento degli impegni delle risorse dell'Ufficio Personale per la Gestione Presenze,
grazie ad un'ottimizzazione delle proprie attività
riduzione del data-entry di giustificativi presenze - assenze - straordinari, trasparenza e
razionalizzazione di un FLUSSO UNICO grazie all’informatizzazione delle procedure di
giustificazione da parte di Risorse e Responsabili, alla consultazione semplice, immediata ed
interattiva delle norme e procedure aziendali
maggiore visibilità delle informazioni relative a Risorse da parte di Responsabili ed Ufficio
Personale
migliore servizio ed organizzazione forniti dall’Ufficio Personale a tutto il personale aziendale
Comunicazione
IL PRODOTTO
La soluzione GFP – Gestione workFlow Personale (Fig.1) si compone di tre macro aree :
GFP
immissione ed autorizzazione dei giustificativi
BACHECA
visualizzazione della cartella documenti da parte della Risorsa o del suo
Responsabile
DELEGHE
gestione delle deleghe di autorizzazione e/o compilazione dei
Fig. 1 - Menù iniziale del prodotto GFP – Gestione workFlow Personale
giustificativi
Comunicazione
GFP
FLUSSO PROCEDURALE
inserimento richiesta
↓
autorizzazione
↓
controllo e scarico
INSERIMENTO RICHIESTA
La Risorsa effettua l’immissione nuova richiesta di giustificativo elettronico direttamente dalla sua
postazione oppure da una postazione multiaccesso (totem).
Le richieste si riferiscono a:
-
Assenze (ferie, permessi..)
Maggior Presenza (straordinario, banca ore..)
Assenze lungo periodo (malattia, maternità, aspettativa..)
Omesse Timbrature
Cambio Orario
L’inserimento può avvenire tramite client Notes o tramite Web (utilizzando un normale browser internet).
Il modulo elettronico di richiesta effettua immediatamente una serie di controlli .
Comunicazione
Vengono visualizzati solo i dati da immettere specifici per ciascuna tipologia di giustificativo grazie ad
una modalità di inserimento guidato (Fig.2).
Fig. 2 - Immissione nuova richiesta con inserimento guidato
Comunicazione
Si possono consultare a video le norme previste per le varie casistiche di assenza/presenza attraverso
una funzione di Help di prodotto e Help di normativa aziendale (Fig.3).
Fig. 3 - Esempio di funzione Help
Comunicazione
La Risorsa in ogni momento potrà verificare lo stato di avanzamento delle proprie richieste: pendenti,
autorizzate o respinte (Fig.4) . E’ inoltre disponibile la funzione di consultazione dell’elenco di tutte le
richieste passate.
Fig. 4 - Consultazione richieste personali.
Comunicazione
La conferma del giustificativo elettronico da parte della Risorsa genera infine l’invio automatico di una email al proprio Responsabile (Fig.5).
Fig. 5 - Esempio di invio e-mail al Responsabile per l’autorizzazione
Comunicazione
AUTORIZZAZIONE
Al ricevimento della e-mail, il Responsabile, tramite il link presente nel messaggio ricevuto, è in grado di
autorizzare o rifiutare la richiesta alla Risorsa: un semplice click lo fa accedere direttamente al
documento da gestire.
Il Responsabile può visualizzare sia l'elenco delle singole richieste oppure può visualizzare la vista
d’insieme di più richieste (Fig.6), che gli consente, oltre ad effettuare un controllo di congruenza (es:
piano ferie), di approvarle o respingerle in contemporanea.
Fig. 6 - Esempio di Vista Calendario
Comunicazione
Viene registrata l'utenza che ha autorizzato o respinto
Il Responsabile può facilmente delegare la propria facoltà di autorizzazione a terzi per periodi
predeterminati (es: durante periodo ferie, trasferta, ecc.)
Le richieste autorizzate arrivano automaticamente all’Ufficio Personale (Fig.7).
Fig. 7 - Invio delle Richieste autorizzate all’Ufficio Personale
Comunicazione
CONTROLLO E SCARICO
L’Ufficio del Personale può, in qualsiasi momento, controllare la situazione dello status di tutti i documenti
(Fig.8); controlla le richieste non autorizzate ed eventualmente invia il sollecito al Responsabile.
L’acquisizione dei giustificativi autorizzati avviene in modo automatico, riducendo drasticamente il tempo
di giustificazione delle anomalie. I dati possono essere scaricati sia in modo automatico che in modo
manuale nel Sistema delle Presenze.
Tutti i documenti sono archiviati e sempre consultabili in tempo reale; vengono memorizzate tutte le
informazioni relative alle date e agli utenti che hanno inserito ed autorizzato i giustificativi.
Fig. 8 - Consultazione completa delle richieste
Comunicazione
BACHECA ELETTRONICA
L’Ufficio del Personale dispone di una sofisticata Bacheca Elettronica che consente di ottimizzare il
flusso aziendale delle informazioni verso le Risorse.
Grazie a tale funzionalità le Risorse ed i Responsabili saranno in grado di visualizzare una cartella di
documenti messa a disposizione dall’Ufficio preposto, contenente sia comunicazioni di carattere
generale da diffondere a tutto il personale aziendale, oppure semplicemente dirette verso una
singola persona.
Esempi di comunicazioni personali possono riguardare l’invio di :
-
foglio presenza mese precedente
foglio presenza attuale con l'evidenza delle anomalie riscontrate (Fig.9)
comunicazione o invio di uno specifico documento al singolo dipendente
Fig. 9 - Foglio presenza con segnalazione anomalie riscontrate
Comunicazione
Nella Bacheca possono essere inoltre inserite tutte le comunicazioni – o un qualsiasi documento -,
da divulgare ad uno specifico settore settore o all’intera azienda (Fig.10). Le opzioni di selezione
previste dall’applicazione sono per:
- Azienda
-
Stabilimento
Reparto
-
Sottoreparto
Fig. 10 - Esempio di comunicazione aziendale
Comunicazione
GESTIONE DELEGHE
La specifica funzione consente di poter delegare ad altra Risorsa l’esecuzione di operazioni relative
alla compilazione o autorizzazione di richieste di giustificativo per conto di una o più Risorse,
permettendo di sopperire ai momenti di assenza o di assoluta impossibilità alla gestione
dell’informazione (Fig.11).
La delega può essere concessa per :
AUTORIZZARE
Il Responsabile può delegare, in caso di sua assenza, l’approvazione / rifiuto di giustificativi
(es: ferie)
Fig. 11 - Gestione Deleghe
Comunicazione
COMPILARE
La compilazione di un giustificativo può essere delegata ad altro utente (es: per gli operai è il
Responsabile che compila la richiesta).
Le deleghe possono essere concesse temporaneamente, con l’indicazione di una data di decadenza
della delega stessa.
E’ inoltre prevista la possibilità di poter visualizzare l’elenco di tutte le deleghe passate.
Comunicazione
ULTERIORI FUNZIONALITA’
FUNZIONALITA ’
G ESTIONE PORTINERIA
E’ prevista una funzione di verifica delle autorizzazione relative ad Entrate/Uscite non standard, oltre
ad un controllo per l’autorizzazione delle attività lavorative Straordinarie (es:sabato/domenica), di
estremo aiuto alla gestione della Portineria.
G ESTIONE REFERENTE
Questa funzionalità permette di visualizzare le assenze relative a Risorse non direttamente gestite.
PIANIFICAZIONE ASSENZE
La Pianificazione Assenze (Fig.12) consente di poter accedere in modo globale ed immediato al
piano assenze preventivo/effettivo di una o più Risorse, apportandone eventualmente modifiche,
attraverso una facile funzione di trascinamento.
La visualizzazione in modalità grafica risulta molto utile, soprattutto per il Responsabile, che potrà in
questo modo gestire e controllare meglio potenziali sovrapposizioni di assenza delle Risorse.
Fig. 12 - Esempio di vista della funzione Pianificazione Assenze