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MICROSOFT WORD
INTRODUZIONE
Word è il programma più diffuso per elaborazione di testi, il cui scopo fondamentale è assistere
l’utente nelle operazioni di digitazione, revisione e formattazione di testi.
Word fa parte di Microsoft Office, una suite di applicazioni commerciali che contiene anche
Excel (un programma di foglio di calcolo), Powerpoint (un programma di presentazione),
Access (un programma di gestione di database), Outlook (un’applicazione di posta elettronica),
ed altri programma a seconda dell’edizione.
Tutte le applicazioni di Office hanno un aspetto simile e sono strettamente integrate per
consentirne l’utilizzo in combinazione tra loro.
LA FINESTRA DI WORD
L’interfaccia utente di Word presenta un aspetto simile a quello delle altre finestre di Windows:
troviamo le barre di scorrimento, una barra del titolo, una barra dei menù. Inoltre, si possono
trovare alcune barre degli strumenti e un cursore lampeggiante.
Nelle versioni di Word precedenti alla 2000, quando si avevano più documenti aperti
contemporaneamente, questi erano tutti contenuti all’interno di una singola finestra di Word e
per passare da un documento all’altro lo si selezionava nella parte inferiore del menù Finestra.
Indipendentemente dal numero di documenti aperti, era visualizzato un solo pulsante nella
barra delle applicazioni per la finestra di Microsoft Word (interfaccia a documenti multipli MDI).
Con Word 2000, la Microsoft è passata all’interfaccia a documento singolo (SDI), grazie alla
quale la finestra di Word può visualizzare un unico documento e, di conseguenza, ognuno di
essi compare in una finestra separata, identificata da uno specifico pulsante sulla barra delle
applicazioni.
MENÙ E BARRE DEGLI STRUMENTI
Ulteriore caratteristica delle versioni di Word dalla 2000 in avanti è quella di poter usufruire di
menù e barre degli strumenti personalizzati, per fornire un’interfaccia più lineare che riflette le
abitudini dell’utente. Mentre si lavora, Word rileva i comandi che si utilizzano con maggiore
frequenza e adatta i menù e le barre degli strumenti in modo da visualizzare solo quei comandi
che si utilizzano con maggiore frequenza e adatta i menù e le barre degli strumenti in modo da
visualizzare solo quei comandi e pulsanti.
Per impostazione predefinita, in Word i menù sono sempre in versione ridotta e vengono
visualizzate solo le barre Standard e Formattazione: ovviamente, ne sono disponibili molte
altre, anche se di solito si lavora al massimo con due/tre barre contemporaneamente. Tutte le
barre disponibili in Word sono personalizzabili, aggiungendo o rimuovendo pulsanti, spostandoli
da una barra all’altra e perfino creando nuove barre personalizzate.
Le barre degli strumenti possono essere collocate in qualsiasi posizione sullo schermo e
ridimensionate in forma diverse: per spostare una barra disposta nella parte superiore dello
schermo è sufficiente cliccare sulla doppia linea posta alla sua estremità sinistra e trascinarla
nella posizione desiderata.
Per creare una nuova barra degli strumenti è necessario cliccare col tasto destro del mouse su
un qualsiasi punto libero a destra delle barre. In tal modo apparirà l’elenco di tutte le barre
disponibili. A questo punto, basterà cliccare sul nome della barra ricercata per vedersela
apparire sullo schermo.
Con lo stesso procedimento è possibile aggiungere singoli pulsanti alle barre già presenti:
cliccando sul comando Personalizza nell’elenco appena visto, apparirà una finestra dove
ricercare il comando desiderato. Una volta trovato tra gli elenchi della finestra Personalizza,
sarà sufficiente trasportare l’icona corrispondente su un qualsiasi punto delle barre, tenendo
premuto il tasto sinistro del mouse.
Un altro procedimento per aggiungere o rimuovere pulsanti è cliccare sulla freccetta che si
trova al lato destro di ogni barra. In tal modo si richiamerà la funzione Aggiungi o rimuovi
pulsanti, che però, a differenza del primo procedimento, consente di gestire solamente i
pulsanti propri della barra specifica.
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Di seguito una breve rassegna (esemplificata nella figura seguente) delle principali barre che si
ritrovano ogni volta che l’applicazione viene lanciata:
• Barra del titolo: contiene il nome del programma e quello del documento aperto;
• Barra dei menu: permette di accedere a tutte le funzionalità del programma, attraverso la
scelta di opzioni contenute in elenchi in discesa;
• Barra degli strumenti standard: contiene le icone corrispondenti alle funzionalità utilizzate
più frequentemente. Questa barra può essere impostata cliccando col tasto destro del
mouse su un qualsiasi punto libero a fianco delle barre e scegliendo tra le opzioni che
appaiono nella finestra a discesa.
• Barra degli strumenti di
formattazione:
gli
strumenti
di
formattazione consentono
alcune operazioni tipiche
dell’elaborazione
del
testo,
come,
per
esempio,
cambiare
la
dimensione e lo stile del
carattere,
modificare
l’impaginazione
di
un
paragrafo o aggiungere
un elenco.
• Righello: utilizzabile per
impostare
più
velocemente i margini dei
paragrafi
e
del
documento.
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PRIMI PASSI SU WORD
APERTURA DEL PROGRAMMA
Per iniziare il lavoro con un qualsiasi programma, occorre prima avviarlo in esecuzione, ed i
programmi di elaborazione testi come Word non sfuggono a questa regola: per questo, la
prima operazione da compiere per creare un nuovo documento o per lavorare su uno già
esistente è aprire il programma. Il sistema operativo legge il programma dal disco e lo carica
in memoria centrale, occupandola in buona parte. Durante l’avvio, il programma legge i file di
configurazione per avviare le impostazioni iniziali predefinite; in questa fase, vengono lette le
dimensioni della pagina, il font (carattere, dimensioni e altri attributi) e le impostazioni di
partenza dei paragrafi.
In ambiente Windows esistono diversi modi per lanciare in esecuzione un programma come
Word; il più classico consiste nel cliccare sul pulsante Start (Avvio), contenuto nella barra delle
applicazioni, selezionare la voce Programmi e scegliere dal sottomenù con l’elenco di tutti i
programmi installati nel computer, quello da lanciare in esecuzione, nel nostro caso Word.
Un’altra possibilità è quella di fare doppio clic sull’icona di Word sul desktop, sempre che essa
sia presente; inoltre, nelle versioni di Windows a partire dalla 98, immediatamente a destra del
pulsante Start si possono inserire delle icone per l’avvio veloce dei programmi: facendo clic su
una di esse (la “W” del nostro elaboratore di testi) il programma verrà aperto.
Se il programma è stato aperto in uno dei modi sopra descritti, la finestra di lavoro iniziale
mostrerà un documento vuoto; per aprire un documento già esistente, invece, occorre
richiamarlo dal disco sul quale è memorizzato. Partendo dall’interno del programma di gestione
testi, si può agire seguendo due criteri diversi: da un lato si può aprire un documento
leggendolo da quelli memorizzati in uno dei supporti di memoria configurati nel sistema
operativo, dall’altro si può scegliere uno di quelli sui quali si è lavorato di recente.
Nel primo caso, è sufficiente selezionare il comando File Æ Apri oppure, per rendere più rapida
l’operazione, fare clic sull’icona Apri sulla barra degli strumenti.
Si apre quindi la finestra di dialogo relativa, che visualizza le periferiche di memoria di massa
e, al loro interno, le cartelle del file system; sarà sufficiente scegliere la cartella nella quale è
contenuto il documento memorizzato, selezionarlo e fare clic sul pulsante di conferma.
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DIGITAZIONE DEL TESTO
Con punto di inserimento si intende la posizione del foglio di Word a partire dalla quale è
possibile inserire testo e quant’altro, rappresentato da un cursore, una barra verticale, sottile e
lampeggiante.
A partire da Word 2000 è stata introdotta una nuova funzione, cosiddetta clic e digitazione,
grazie alla quale è possibile iniziare a digitare in un qualsiasi punto della pagina bianca dopo
aver fatto semplicemente due clic su di esso.
La novità rispetto alle precedenti versioni de nostro è evidente: infatti, prima, si poteva
spostare il punto di inserimento solo all’interno dell’area del documento nella quale era già
stato digitato un testo.
Quando si posiziona il puntatore del mouse in un’area nella quale è possibile cliccare e digitare,
ad esso viene affiancata una piccola icona che indica come verrà allineato il testo se si fa
doppio clic e si comincia a digitare.
La funzione ora descritta è disponibile solo in visualizzazione Layout di stampa.
FORMATTAZIONI DI CARATTERE
MODIFICA DEL TIPO, DELLA DIMENSIONE, DELL’ASPETTO E DEL COLORE DEL
CARATTERE
Il metodo più immediato per modificare l’aspetto dei caratteri è rappresentato dall’uso dei
pulsanti e delle caselle combinate contenuti nella barra degli strumenti Formattazione.
Per mezzo di questa barra è possibile selezionare il tipo di carattere, modificarne le dimensioni
e applicare grassetto, corsi e sottolineato, con un semplice clic sull’appropriato pulsante o
selezionando l’opzione desiderata negli elenchi a discesa.
Per disporre di una gamma molto più ampia di opzioni di formattazione, si può ricorrere alla
finestra di dialogo Carattere, che viene visualizzata scegliendo il comando Formato Æ Carattere
(vedi Figura seguente).
Si invitano gli studenti a prendere confidenza con gli strumenti offerti da questa finestra di
dialogo, provando i vari effetti ottenibili direttamente sul testo digitato.
E’ bene tenere a mente che,
qualunque sia l’azione che si vuole
effettuare su un testo in Word, la
prima cosa da fare è sempre quella di
indicare al programma su quale
porzione di testo questa debba essere
applicata. Se, quindi, si vuole
applicare
il
formato
grassetto
all’intero testo digitato, la prima
operazione ad effettuare è quella di
selezionare con il mouse tutto il testo
scritto e, solo successivamente,
cliccare sul tasto “Grassetto” sulla
barra degli strumenti. Il metodo più
rapido per selezionare una porzione di
testo digitata consiste nel cliccare con
il mouse alla sinistra della prima
parola del testo interessato e far
scorrere il mouse tra le righe, sempre
con il tasto sinistro premuto, fino ad
arrivare al termine della sezione. In
questo modo il testo apparirà
evidenziato: ora è possibile ordinare a
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Word di compiere tutte le operazioni richieste per quel testo.
Per cambiare il colore del testo digitato, cliccare sulla freccetta a fianco dell’icona
.
Apparirà il menu a discesa, visualizzato nella figura seguente, che contiene tutti i colori che
possono essere selezionati. A questo punto selezionare il colore
desiderato, il quale verrà visualizzato nella riga sotto la A
dell’icona precedente, in modo che possa essere utilizzato al
bisogno semplicemente cliccando sull’icona.
Elenchi puntati e numerati
Per creare un elenco si possono utilizzare due modi:
1. funzione Elenchi dal menu Formato: consente, tramite la finestra visualizzata nella figura
seguente, il tipo di elenco (a punti, a lettere o a numeri) e la struttura dell’elenco, vale a dire i
vari livelli possibili;
2. composizione automatica dell’elenco:
ogni volta che si digita un testo dopo un
numero o una lettera seguiti da un punto o
da una parentesi, oppure dopo il simbolo –
e si preme Invio, il programma riconosce il
comando e crea automaticamente l’elenco.
Anche in questo modo è possibile ottenere
una struttura a più livelli utilizzando il tasto
!!!!! ogni volta che si vuole aggiungere un
livello. Per concludere l’elenco, premere
due volte Invio.
E’ possibile trasformare un testo composto
da più paragrafi in un elenco, come segue:
selezionare il testo e utilizzare il primo
metodo descritto sopra. Il programma
assocerà
automaticamente
ad
ogni
paragrafo un punto dell’elenco.
FORMATTAZIONI DI PARAGRAFO
Allineamenti del testo
Ogni volta che, durante la digitazione di un testo, si preme il tasto Invio, si crea un nuovo
paragrafo: quando si apre un nuovo documento, Word applica ad esso le impostazioni
predefinite di formattazione, memorizzate nello stile Normale, che verranno ripetute ance tin
tutti i successivi paragrafi, a meno che l’utente non decida altrimenti.
La barra degli strumenti Formattazione contiene numerosi pulsanti che consentono di
impostare in modo rapido e semplice elementi di formattazione dei paragrafi, come
allineamento a sinistra, al centro, a destra e giustificato, elenchi puntati e numerati, riduci e
aumenta rientro, bordo esterno. Prima di usare i pulsanti della barra, è, come sempre,
necessario comunicare a Word quale paragrafo si desidera formattare.
Maggiori strumenti di formattazione sono disponibili nella finestra di dialogo Paragrafo
raggiungibile attraverso il comando Formato Æ Paragrafo.
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Per allineare il testo correttamente a seconda delle proprie esigenze, è possibile usare i quattro
pulsanti della barra degli strumenti Formattazione, per allineare rapidamente il testo a sinistra,
al centro o a destra, oppure per giustificarlo. Le linee disegnate su ciascun pulsante servono
per illustrarne la funzione.
L’unico allineamento che richiede una qualche spiegazione può essere quello giustificato: una
volta scelto, Word provvede ad aggiungere spazi tra le parole del paragrafo selezionato fino a
raggiungere il cosiddetto aspetto tipografico: eccetto l’ultima riga del paragrafo, tutte le altre
hanno la stessa lunghezza e risultano allineate sia all’indicatore di rientro sinistro sia a quello
destro.
L’interlinea
La scheda Distribuzione testo nella finestra di dialogo Paragrafo mette a disposizione un elenco
a discesa che, nella maggior parte dei casi, permette un semplice ma efficace controllo dello
spazio tra le righe di testo. L’area Anteprima mostra l’effetto di un’interlinea singola,
aumentata del cinquanta per cento e doppia.
Utilizzando tali scelte Word regola automaticamente lo spazio tra le righe, compensandolo in
base all’esistenza di immagini grafiche, apici o pedici, caratteri con dimensioni ampie o ridotte.
I margini e i rientri
La quantità di spazio bianco lungo i bordi di una pagina di Word è determinata principalmente
dai margini e dall’eventuale spazio aggiuntivo per la rilegatura; si possono utilizzare le stesse
impostazioni di margini e rilegatura per tutto il documento, oppure organizzare in vari modi
pagine diverse.
Sono disponibili tre procedimenti per impostare i margini di un documento: il metodo più
diretto consiste nell’utilizzo della scheda Margini della finestra di dialogo Imposta pagina,
visualizzata con il comando File Æ Imposta pagina.
Altrimenti si possono trascinare i margini, usando i righelli in Anteprima di stampa: questo
sistema permette di vedere subito gli effetti dello spostamento. Infine, è possibile trascinare i
margini per mezzo dei righelli in Layout di pagina.
Con la scheda Margini della finestra di dialogo Imposta pagina si possono impostare i margini
Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro, nonché gli spazi aggiuntivi per la rilegatura.
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Si possono, inoltre, stabilire criteri uniformi per
tutto il documento, oppure diversi per alcune o
per ciascuna pagina. Le scelte disponibili nella
casella a discesa Applica a sono: Intero
Documento, Da questo punto in poi, Questa
sezione.
Quando
si
effettuano
modifiche,
la
rappresentazione
in
miniatura
nell’area
Anteprima si adegua, mostrandone l’effetto.
I rientri di paragrafo vengono aggiunti ai margini, aumentando così lo spazio bianco e
diminuendo l’area del testo nei paragrafi interessati.
La prima riga di un paragrafo, in particolare, può
essere rientrata in modo differente dalle altre
righe: può essere più corta, creando un vero
rientro, oppure più lunga, dando luogo ad una
sporgenza.
Il metodo più rapido per creare rientri consiste nel
trascinare i relativi indicatori nel righello
orizzontale: si trascina l’indicatore triangolare
appropriato nel righello (quello inferiore sinistro
per impostare il rientro sinistro, quello superiore
sinistro per impostare il rientro o la sporgenza di
prima riga) fino alla posizione desiderata. Quando
si rilascia il pulsante del mouse, il testo viene
spostato nella nuova posizione.
Per altra via, nella finestra di dialogo Paragrafo,
visualizzabile con il comando Formato Æ
Paragrafo, si possono digitare le proprie scelte per
i rientri sinistro, destro, prima riga e sporgente.
Ancora , nella barra degli strumenti Formattazione, ogni clic sul pulsante Aumenta rientro
sposta di 1,25 cm verso destra l’indicatore di rientro sinistro, mentre un clic sul pulsante Riduci
rientro lo sposta di 1,25 cm verso sinistra. Non esiste invece alcun pulsante per
spostare l’indicatore di rientro destro.
Note a piè di pagina
Con Word è sempre possibile creare note a piè di pagina e note di chiusura, personalizzate nel
loro aspetto. Per inserirne una, seguire la procedura:
- posizionare il cursore di inserimento nel punto in cui si desidera collocare il rimando della
nota;
- scegliere Inserisci Æ Nota a piè di pagina;
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-
cliccare su OK nella finestra di dialogo Note a piè di pagina e di chiusura;
se ci si trova in modalità di visualizzazione Normale, si apre un riquadro nella parte
inferiore della finestra del documento, nel quale è possibile digitare il testo della nota; se,
invece, è attiva la visualizzazione Layout di stampa, si può digitare la nota nella posizione
di stampa (tra il testo e il piè di pagina);
- in entrambi i casi, il cursore di inserimento si
sposta
automaticamente
nella
posizione
appropriata, dove è possibile digitare il testo della
nota;
- per tornare al documento principale, si clicca sul
pulsante Chiudi nel riquadro Nota a piè pagina in
visualizzazione normale, oppure sul testo del
documento.
Le note sono sempre visibili in modalità Layout di
pagina e Anteprima di stampa; in modalità Normale o
Struttura si sceglie il comando Visualizza Æ Note a piè
di pagina per determinare l’apertura del riquadro Note
a piè di pagina.
Quando si inserisce o si cancella una nota, Word
riordina la numerazione di quelle esistenti; per
cancellare una nota a piè di pagina, è sufficiente
rimuovere il rimando nel documento: in questo modo
Word elimina la nota e il relativo testo, riordinando la
numerazione delle note rimanenti.
Numeri di pagina
La numerazione delle pagine fa parte delle funzioni utilizzabili per migliorare e rifinire un
documento, al fine di renderlo più professionale.
Per inserire il numero si deve ricorrere al comando Inserisci Æ Numeri di pagina. La finestra
che appare consente di scegliere la posizione e l’allineamento dei numeri, nonché determinare
il formato delle parole (numerico o letterale) e alcune altre opzioni, come visualizzato nella
figura seguente.
E’ interessante notare che, durante la digitazione normale del testo, il numero di pagina viene
visualizzato dal programma in grigio e non in nero, questo perché i numeri vengono inseriti in
un’area differente da quella del testo. Di conseguenza, mentre si digita il testo, l’area dei
numeri rimane disattivata e, quindi, non modificabile.
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Intestazione e un piè pagina
Le intestazioni e piè di pagina sono posizioni sopra e sotto i margini, in cui si possono inserire
informazioni ripetitive. Le intestazioni vengono stampate nella parte superiore di ogni pagina e
i piè pagina in quella inferiore. Possono essere identici in tutte le pagine del documento,
oppure è possibile specificare contenuti diversi per ogni sezione, oppure per le pagine pari e
quelle dispari, o per la prima pagina di un documento o di una sezione.
Alle intestazioni e ai piè di pagina si può applicare ogni stile di paragrafo o di carattere, usando
la barra degli strumenti Formattazione o i righelli; inoltre, si possono inserire oggetti incasellati
e ancoraggi di caselle di testo.
Per lavorare su intestazioni e piè di pagina è necessario attivare la visualizzazione Layout di
pagina e fare doppio clic sull’area interessata (intestazione o piè di pagina) del proprio
documento, oppure scegliere il comando Visualizza Æ Intestazione e piè di pagina.
Nell’intestazione o nel piè di pagina è possibile inserire il numero di pagina con un semplice clic
sul pulsante Inserisci numero di pagina nella barra degli strumenti Intestazioni e piè di pagina
Un metodo alternativo per inserire la numerazione automatica delle pagine è rappresentato dal
comando Inserisci Æ Numeri di pagina, con il quale si accede alla relativa finestra di dialogo,
da cui possiamo scegliere tra diversi formati per i numeri stessi.
COPIARE, SPOSTARE E CANCELLARE PAROLE, FRASI O PARAGRAFI
Le funzioni Taglia, Copia e Incolla
Qualora si desideri spostare una porzione di testo da un punto ad un altro di un documento o
duplicare tale porzione, in modo che essa compaia contemporaneamente in due punti del
brano, è necessario ricorre alle funzioni di Taglia, Copia e Incolla.
In generale, qualsiasi testo può essere tagliato, copiato, incollato in quattro modi diversi:
1. utilizzando i comandi Taglia, Copia e Incolla nella finestra a discesa del menu Modifica;
, Copia
, Incolla
, presenti sulla barra degli strumenti;
2. i pulsanti Taglia
3. utilizzare gli stessi comandi presenti nella finestra che compare ciccando col tasto destro
del mouse;
4. utilizzare la tastiera, vale a dire i tasti Ctrl+X per tagliare, Ctrl+C per copiare, Ctrl+V per
incollare.
È evidente che, utilizzando la funzione Taglia, il testo selezionato verrà a spostarsi da un punto
ad un altro del documento; con la funzione Copia, invece, si otterranno due testi identici, in
due posizioni differenti del documento.
TROVARE E SOSTITUIRE PAROLE O FRASI
Le funzioni Trova, Sostituisci e Vai
Se si deve intraprendere una ricerca di una parola o di una frase o di un determinato formato
in un documento esteso, si può ricorrere alle funzioni di Ricerca e Sostituzione di Word.
Scegliere Trova per visualizzare la scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci; si
digita nella casella di testo Trova il testo che si desidera trovare; se si clicca sul pulsante Trova
successivo Word evidenzia la prima presenza della parola. Per individuare ulteriori presenze si
continua a cliccare sul pulsante Trova successivo. Quando Word informa di aver trovato tutte le
presenze della parola, si clicca su Ok.
Per effettuare la ricerca
del testo con maggiore
precisione, si clicca sul
pulsante Altro in modo da
espandere la finestra di
dialogo
e
visualizzare
ulteriori opzioni.
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Nel caso in cui si presenti la necessità non solo di cercare un testo, ma anche di sostituirlo con
un altro testo, è possibile ricorrere alla funzione Sostituisci scegliendo il comando Modifica Æ
Sostituisci; di qui, si immette nella casella di testo Trova il testo che si desidera trovare e nella
casella Sostituisci con il testo che deve sostituire quello presente nella casella Trova. Si clicca
poi sul pulsante Trova successivo e, quindi, sul pulsante sostituisci.