Prev&Pian
Sistema integrato di previsione delle
vendite e di gestione dei fabbisogni
Che cosa è?
• E’ un sistema integrato di formulazione della previsione
delle vendite, di ottimizzazione dei livelli di scorte, di
determinazione dei fabbisogni di prodotto finito e di
rifornimento dei depositi.
• E’ quindi un tipico DSS (Decision Support system)
Logistico che si pone sopra il sistema informatico
gestionale, con il quale peraltro colloquia, indirizzato alla
piccola e media impresa.
A che cosa serve?
• Prev&Pian permette di prendere decisioni coerenti su:
– Quanto vendere nel prossimo futuro e con quale margine di errore
– Quando è il momento di rivedere la previsione
– Quale livello di scorte tenere per garantire un soddisfacente livello
di servizio con il minor investimento possibile
– Quanto e quando produrre in relazione alle scorte ed ai lotti di
produzione ottimali con possibilità di simulare decisioni alternative
– Quanto distribuire ai depositi periferici
• Prev&Pian permette di tenere sotto controllo gli
andamenti dei flussi quotidiani di prodotto finito
verificandone la compatibilità con il planning effettuato
Quali sono le principali caratteristiche?
• Il sistema Prev&Pian è uno strumento agile e flessibile di demand
planning, inventory planning, manufacturing planning e replenishment
planning che lavora su base mensile e con un orizzonte temporale di 12
mesi mobili e fissi per il controllo budgettario
• Il sistema Prev&Pian utilizza gli strumenti statistici più efficaci per
proiettare le vendite nel futuro, per controllarne l’affidabilità e per offrire
al marketing utili informazioni sulla storia delle vendite
• Il sistema Prev&Pian rende stabile il rapporto tra Vendite e Produzione
generando “numeri” validi per tutta l’azienda e modificandoli solo
quando necessario
• Il sistema Prev&Pian permette alla piccola e media impresa di dotarsi
di un sistema di Resource Planning che fino ad oggi era appannaggio
della grande impresa
• Il sistema Prev&Pian utilizza le modalità user friendly offerte
dall’ambiente Windows® Office ® che lo rendono facilmente gestibile e
praticamente compatibile con tutte le piattaforme elaborative presenti in
azienda
Come si inserisce in azienda ?
Ambiente Windows
Moduli Elaborativi
Prev&Pian
È sviluppato interamente con
I prodotti Microsoft®
Excel® Access® Visual Basic®
dialoga con il sistema
aziendale tramite un
database relazionale
Database
Prev&Pian
SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE
Il Diagramma di flusso del sistema
Parametri
di
Previsione
Domand
a
Storica
Effetti delle
iniziative
promoz.li
Proiezione delle
vendite del mese
Forecasting &
Control System
Miglior
Forecast
Giacenze e
On Order
Politica dI Magazzino:
• Livello di Servizio
• Scorta di Sicurezza
• Rotazione
• Dimensione Ordine
Proiezione delle
vendite a fine anno
Master
Manufacturing
& Inventory
Planning
Piano delle Scorte e
dei Rif.nti ai Depositi
Piano dei fabbisogni
di Prodotto Finito
Coefficienti
di impiego
delle M.P.
Anagrafica
Materie
Prime
Piano dei
fabbisogni di
Prod. Finito
Giacenze e
On Order M.P.
Parametri:
• Lotti di acquisto
• Lead Time di fornitura
• Costi unitari di acquisto
•Scorte di sicurezza M.P.
Gestione
Distinta Base
Matrice di
Impiego
Schede di
lavorazione del P.F.
Gestione
Fabbisogni di
Materie prime
Piano degli acquisti
delle materie prime
Parametri economici:
• prezzi, sconti, ecc.
• tassi sviluppo costi
Saldi Conti
Di Contab.
Generale
Previsione
vendite
Parametri:
• Modalità di
riclassificazione
Bilancio Previsto
Pianificazione
Economica
Dati
economici
Analisi Economica
Progressiva mensile
Analisi e Controllo
Finanziario
Analisi Finanziaria e
di Cash Flow
Il menu principale
• Il sistema è costituito da
Il modulo di Forecasting
• È un modello di scomposizione delle serie temporali
nelle quattro componenti
fondamentali:
–
–
–
–
Trend
Stagionalità
Ciclo
Componente casuale
• questa maschera permette di
controllare l’efficacia del
modello statistico e di
tararne i parametri che
verranno memorizzati nel
database per le successive
elaborazioni, finchè
l’andamento della serie
storica non subisca
modificazioni strutturali
significative.
• Possono essere effettuate elaborazioni singole,
nella messa a punto del modello, o
elaborazioni per gruppi di codici per le
elaborazioni di routine
Foglio di controllo del modello statistico
• Con questa maschera è
possibile tarare il modello
senza avere particolari
conoscenze di statistica. È
sufficiente sapere gli effetti
che la variazione dei singoli
parametri ha sul modello e
quali valori degli indicatori
bisogna tenere sotto
controllo per giudicare la
bontà del modello stesso.
• Il modello statistico è in
grado di governare anche
andamenti particolarmente
irregolari delle serie storiche
• Nei casi più difficili o dove la numerosità
delle osservazioni non è sufficiente, è
possibile utilizzare ulteriori semplificazioni
del modello stesso.
La componente stagionale
• Questa maschera offre
un’analisi approfondita della
stagionalità di ciascun
prodotto così come deriva
dall’applicazione del
modello statistico.
• Le informazioni che si
traggono dall’analisi dei dati
riportati sono molto utili per
il marketing del prodotto, in
quanto è possibile
individuare se ed in che
misura e con quale grado di
significatività esista una vera
stagionalità del prodotto.
• L’utilizzatore può inoltre definire una soglia di
significatività delle vendite mensili al di sotto
della quale le vendite possono considerarsi
nulle. Questo per non inficiare l’analisi
stagionale, che altrimenti considererebbe quei
valori come vere punte stagionali negative.
La componente ciclica
• Vi possono essere particolari
andamenti storici delle
vendite che fanno oscillare il
trend secondo un modello
ciclico. Attraverso questa
maschera è possibile
individuare le periodicità più
significative e tenerne conto
in sede previsionale.
• Anche in questo caso la
visualizzazione grafica degli
elementi essenziali della
analisi statistica permette
una facile valutazione e
decisione da parte dell’utente
non esperto.
La componente casuale
• La componente casuale
rappresenta quanto il
modello non è riuscito a
prevedere e quindi viene
considerata di origine
erratica.
• Una conoscenza approfondita del come si presenta
questa componente è molto
utile sia per la validazione
del modello statistico di
previsione che per gli effetti
che essa può avere nella
logistica del prodotto.
• Il grado di dispersione di questa variabile
costituisce uno dei parametri fondamentali nella
determinazione degli stock di sicurezza di
magazzino.
La misura della bontà della previsione
• Un ulteriore elemento di
valutazione della bontà del
modello di previsione viene
offerto da questa maschera
• Anche in questo caso è
sufficiente conoscere il
grado di variazione del
parametro rappresentato nel
grafico per giudicare se il
modello è significativo e con
quale margine di errore
Il calcolo del fabbisogno di prodotto finito
• Questa maschera governa il
processo di definizione del
fabbisogno di prodotto finito
da far produrre o da
acquistare a seconda dei casi.
• Per fare ciò esso attinge al
database le seguenti
informazioni:
–
–
–
–
–
Le vendite previste
Il loro grado di incertezza
La giacenza di magazzino
I quantitativi in ordine
Il lotto di
produzione/acquisto
– E il relativo tempo di attesa
– L’eventuale backlog di
ordini di clienti inevasi
• È anche possibile inserire coefficienti correttivi
della previsione per tener conto di offerte
promozionali che l’analisi della serie storica
non potrebbe prevedere
• Il modello stabilisce quanto produrre/acquistare
e con quale data ultima di consegna.
La simulazione delle alternative
logistiche
• Il sistema prevede anche la
possibilità di simulare le
conseguenze economiche di
investimento in scorte
derivanti dalla variazione di
uno o più dei parametri di
gestione del fabbisogno,
quali:
–
–
–
–
Il lotto di produzione/acq.
Il tempo di attesa
Il livello di servizio
Il numero dei depositi
• Possono essere confrontate
anche più alternative che
vengono riportate
contemporaneamente nella
stesso foglio di lavoro per
una più facile valutazione
complessiva
Il rifornimento dei depositi
• Il sistema permette di
completare il ciclo logistico
anche a valle stabilendo i
quantitativi da inviare al o ai
depositi periferici di cui si
avvale l’azienda per evadere
gli ordini dei clienti.
• Anche in questo caso sono
necessarie specifiche
informazioni:
– La giacenza di magazzino
dei singoli depositi
– Gli eventuali giorni non
lavorativi oltre ai consueti
(domeniche e/o sabati)
– I quantitativi per imballo e
pedana
• Il modello effettua un planning di rifornimenti
settimanali per tutto l’arco temporale previsto
dal sistema (52 settimane), utile per le imprese
con forti oscillazioni di vendite stagionali
La lista di rifornimento dei depositi
• Il modello di gestione dei
rifornimenti prevede la
stampa della lista delle
spedizioni verso i depositi
raggruppando i dati per
multipli di pedane o per
imballi se il quantitativo non
giustifica un pedana intera.
Il master plan di prodotto finito
• Il modello di gestione dei
fabbisogni di prodotto finito
genera il piano principale di
produzione/acquisto con
l’indicazione della data
ultima di consegna per
evitare che si vada in rottura
di stock
• Questo piano costituisce
l’input all’MRP per
l’esplosione delle distinte
basi e per la definizione dei
fabbisogni di materie prime
nel caso in cui l’azienda
abbia anche la produzione
dei prodotti finiti gestiti
La proiezione del mese corrente
• Poiché il sistema lavora per
intervalli temporali mensili è
necessario controllare, durante il mese, se l’andamento
delle vendite e degli approvvigionamenti sia coerente
con quanto pianificato.
• Questo modello effettua la
proiezione alla fine del mese
delle vendite giornaliere
medie effettive e le confronta con quanto previsto.
• Tenendo conto della giacenza di magazzino e con
quanto in ordine stabilisce
anche i giorni di scorta
disponibili
Il controllo dell’errore di previsione
• Uno dei vantaggi di questo
sistema è che rende stabile il
più possibile la previsione,
modificandola solo quando
necessario.
• Questo modello utilizza
l’indicatore statistico del
tracking signal per indicare
se è il momento di rielaborare una nuova previsione o se
è sufficiente confermare
quelle già sviluppate precedentemente in quanto il
consuntivo del nuovo mese
rientra nel margine di errore
sostenibile.
• In questo modo si risparmia tempo nella
elaborazione delle previsioni mensili, ma quello
che è più importante si variano il meno
possibile le informazioni da dare alla
produzione ed ai rifornimenti.
Ia proiezione a fine anno
• Per le imprese che lavorano
con il budget il sistema
produce un elaborato in cui
si riportato i dati di
consuntivo e di previsione
dell’anno di calendario,
spostando automaticamente
il mese di cut-off.
• In questo modo si ottiene la
previsione di fine anno che
può essere utilizzata per le
ulteriori elaborazioni di
controllo budgettario.
La previsione dei 12 mesi mobili
• Il sistema fornisce anche la
visione completa delle
previsioni relative
all’orizzonte temporale
mobile dei 12 mesi futuri.
Il controllo del raggiungimento del target
• Il sistema fornisce anche un
utile strumento grafico di
valutazione del raggiungimento dell’obiettivo di fine
anno tenendo conto delle
vendite effettive progressive
e della rimanente previsione.
• Questo modello risulta molto
utile in sede di riformulazione della previsione durante
l’anno in quanto permette
facilmente di verificare la
compatibilità della nuova
previsione con l’obiettivo
aziendale posto per
l’esercizio.
La funzione del Database di interfacciamento
Al sistema informativo
Dal sistema informativo
Vendite
Mensili per
Deposito
Fatturato
Del mese
Giacenze per
Deposito
Ordini di
produzione
rilasciati
Target
Annuale
Di vendita
Previsioni
Mensili
Di vendita
Database
Prev&Pian
Ordini rif.
Settimanali
per Deposito
Proposte di
Produzione
mensili