e-Procurement Hera
Domande di partecipazione
a Bandi di Gara o Sistemi di
Qualifica
QUICK MANUAL FORNITORI
Manuale Domande di partecipazione a Bandi di Gara o Sistemi di Qualifica - febbraio 2009
1
INDICE
Il presente manuale operativo riassume le attività a carico dei Fornitori per i processi di
registrazione, accesso ai documenti, sottomissione dei documenti richiesti per la
partecipazione a Bandi di Gara o Sistemi di Qualifica su portale.
1.
2.
3.
4.
5.
Processo di registrazione del Fornitore
a. Autoregistrazione del Nuovo Fornitore
b. Primo collegamento al sistema e creazione della prima Contact Person
Accesso al Portale Fornitori
Procedimenti - Lista negoziazioni disponibili
Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico
a. Visualizzazione Bando
b. Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders
c. Elaborazione domanda
d. Caricamento della documentazione nei Cfolders
e. Sottomissione domanda
Risposta per Sistemi di Qualifica
pag. 3
pag. 4
pag. 11
pag. 15
pag. 17
pag. 18
pag. 22
pag. 28
pag. 29
pag. 42
pag. 44
Manuale Domande di partecipazione a Bandi di Gara o Sistemi di Qualifica - febbraio 2009
2
Processo di registrazione del Fornitore - Premessa
Il processo di registrazione per il Fornitore è diverso a seconda che il Fornitore sia completamente
nuovo per il Gruppo Hera o sia un Fornitore già qualificato dal Gruppo Hera.
Il Fornitore nuovo deve compilare la maschera resa disponibile online inserendo tutti i dati
richiesti secondo le istruzioni presenti on line e riportate alle pagine seguenti nonché inviare
tramite fax il modulo firmato allegando copia di valido documento d’identità del Legale
Rappresentante. In seguito a ciò la funzione QFI (Qualifica Fornitori) del Gruppo Hera provvederà
ad inviare due emails contenenti un User ID e una password temporanea per creare la prima
utenza. Con questa utenza, sarà possibile accedere al Portale SAP SRM e al suo interno alla
sezione dedicata alle Gare (vedi pag. 15 e seguenti).
Il Fornitore già qualificato dal Gruppo Hera, non dovrà effettuare l’autoregistrazione ma:
• se già operativo sul portale potrà seguire le istruzioni dalla pag. 15 in poi;
• se già qualificato e, pur avendo ricevuto le due emails contenenti un User ID e una
password temporanea per creare la prima utenza, non ha ancora provveduto a creare la
propria Contact Person potrà seguire le istruzioni dalla pag. 11 in poi.
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La sezione per i Fornitori è disponibile all’indirizzo: http://www.gruppohera.it/fornitori/
Per avviare il processo
di registrazione, è
necessario selezionare
“Diventare Fornitore” e
successivamente
“Prima registrazione”
Nella pagina che si aprirà, sarà possibile iniziare l’inserimento
dei dati per la propria registrazione come Fornitore Hera:
https://srmsus.gruppohera.it/sap/bc/bsp/sap/ros_self_reg/main.htm
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Nella parte inferiore della pagina di inserimento dei dati da parte del Fornitore,
sono specificate alcune semplici regole per la compilazione dei campi:
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Compilazione dei campi: sono
contrassegnati da un asterisco
rosso gli inserimenti obbligatori
I dati obbligatori sono Ragione sociale, Lingua, indirizzo e-mail, Telefono, Partita IVA
(il Codice Fiscale è obbligatorio soltanto per il paese Italia), CAP, Località, Paese.
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Il Fornitore dovrà apporre un flag sulla casella bandi e sistemi di qualificazione nel riquadro
inerente le Categorie Merceologiche aperte:
E’ sempre richiesto l’inserimento della lingua:
Nella sezione “Messaggi” in alto nella pagina, possono comparire alcune segnalazioni di
errore. Alcune riguardano eventuali inserimenti mancanti dei dati obbligatori e scompaiono nel
momento in cui i campi sono correttamente compilati.
Altre segnalazioni, invece, possono comparire nel caso
si siano verificate le seguenti condizioni:
- il Fornitore è già esistente sul sistema:
In questo caso, il sistema ha verificato che la vostra
azienda è già registrata come Fornitore del Gruppo Hera.
I controlli sono effettuati sul campo Partita Iva, per garantire l’univocità della ricerca. Essendo già un
Fornitore registrato, non è necessario proseguire nella sezione “Registrazione”, ma tramite il link da portale
E-procurement Æ Accesso al Sistema
- il Fornitore è esistente in R3: il Fornitore è presente
nell’anagrafica Hera, ma non ha la possibilità di accedere al
sistema da portale. Si invita perciò il Fornitore a contattare il
supporto QFI per segnalare questa specifica situazione.
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Accettazione del Regolamento / Protezione dei dati:
Il Fornitore è invitato a stampare questo
testo e restituirlo compilato e firmato, con
allegata la fotocopia di valido documento
d’identità del Legale Rappresentante.
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Per concludere correttamente le operazioni di invio elettronico dei dati necessari
all’autocandidatura, si deve:
• Avere inserito nella maschera almeno tutti i dati obbligatori,
• Aver selezionato i valori dai menù a tendina quando richiesto,
• Aver apposto un flag a Bandi di Gara / Sistemi di Qualifica
• Infine, avere selezionato il Flag nella parte più in basso della pagina, relativo alla
dichiarazione sulla protezione dei dati:
Il pulsante “Inviare” è attivo soltanto quando è stato selezionato il Flag soprastante.
Tramite questo pulsante, le informazioni inserite dal Fornitore sono trasmesse alla funzione
Qualifica Fornitori di Hera.
Se non sono stati riscontrati errori, il sistema conferma che l’autoregistrazione è terminata
correttamente visualizzando il seguente messaggio:
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Infine, per concludere il processo di autoregistrazione, è necessario inviare, al fax indicato a
sistema, la stampa del foglio anagrafica riportante l’accettazione del Regolamento / Protezione
dei dati di cui alla pag. 8 del presente manuale datato e firmato dal Legale Rappresentante e
accompagnato da fotocopia di un valido documento d’identità dello stesso.
Una volta ricevuto il fax, Qualifica Fornitori del Gruppo Hera provvederà a inviare due e-mail
all’indirizzo di posta elettronica che avrete inserito nei dati della vostra azienda contenenti:
• la prima uno username provvisorio (ID utente) e un link per permettervi di accedere per la
prima volta a sistema;
• la seconda la chiave d’accesso (password) e le istruzioni per creare quella riservata e
personalizzata.
Il link, User ID e password saranno validi soltanto per il primo accesso.
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Primo collegamento a Portale e creazione della prima Contact
Person
Collegandosi all’indirizzo specificato nella prima email, si trova la maschera per l’inserimento
dei codici User ID e password ricevuti:
E’ consigliabile fare copia-incolla
con i codici ricevuti nelle due email,
in modo da non commettere errori
di digitazione dei caratteri.
Nel caso di errori nell’inserimento,
il sistema comunica dei messaggi di errore:
Per continuare, è necessario premere
“Submit”
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Campi obbligatori
Nella maschera di inserimento dei dati, gli inserimenti obbligatori sono ancora segnalati con
asterisco. Sono ripetute le istruzioni per la compilazione dei campi, ed il testo di accettazione
del Regolamento e dell’informativa sulla protezione dei dati, come in fase di autoregistrazione.
È richiesto l’inserimento del Flag “Dichiaro di aver letto e
acconsentire …” per poter attivare il pulsante “Creare”
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Attenzione per i fornitori italiani non modificare le impostazioni proposte di:
• Formato Data
• Formato Decimale
• Fuso Orario
Questi dati sono importanti in quanto, se diversi, potrebbero causare dei
disallineamenti in fase di presentazione offerte.
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Premendo “Creare” si apre automaticamente la pagina del Portale, in cui è richiesto per
sicurezza al Responsabile Commerciale di modificare subito la password che è stata digitata
nella maschera di inserimento dei dati. Nel caso tramite questo collegamento si aprisse una
pagina diversa, è necessario collegarsi al portale di Hera all’indirizzo https://portal.gruppohera.it
La nuova Password sarà quella definitiva per i successivi accessi.
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Accesso al Portale Fornitori
Il Fornitore può accedere al Portale SAP SRM da due link presenti sul sito www.gruppohera.it
Entrambi i link aprono la pagina https://portal.gruppohera.it
da cui è possibile effettuare l’accesso al sistema,
inserendo la propria ID utente e la password:
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La prima schermata del portale per i Fornitori si apre in visualizzazione delle Trattative / Gare
disponibili. Tramite i pulsanti in alto, è possibile accedere alle diverse funzioni ed applicazioni.
Cliccando sulle voci del menù è possibile navigare nel portale per
svolgere le attività desiderate
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Procedimenti - Lista negoziazioni disponibili
•
•
Il fornitore può in ogni momento accedere alla lista dei Procedimenti. Si consiglia sempre di
premere il pulsante “Aggiornare” per visualizzare i documenti più recenti, una volta effettuato
l’accesso al sistema.
In particolare il fornitore può visualizzare la lista delle negoziazioni pubbliche: procedimenti di tipo
bando di gara pubblica (ZBND) e lettera d’invito - procedura a fronte di un bando di gara pubblico
(ZPRP), bando di gara per sistema di qualifica (ZSDQ) nonché procedure aperte (ZPRA).
Cliccare sul pulsante per accedere alla lista desiderata dei documenti
(Tutti, Pubblicati, Terminati, Conclusi etc)
Pulsanti per l’aggiornamento della lista dei
documenti presenti
Pulsante per aprire la maschera di ricerca
Cliccare sul Numero per accedere alla lista dei documenti (Procedimento o
Offerta)
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Visualizzazione Bando
•
•
Dalla lista dei procedimenti, è possibile visualizzare le gare pubbliche alle quali è
possibile partecipare tramite il sistema di e-Procurement Hera.
Selezionando la riga relativa alla gara di interesse, premere il pulsante “Visualizzare il
procedimento” per visionare i dettagli.
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Visualizzazione Bando
•
Nella schermata sono segnalate alcune informazioni principali, quali:
– Data/Ora Termine Pres. Risposte
– Data/Ora Rich. Chiarimenti
– Numero Bando: il N° a sistema che identifica il procedimento in atto
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Visualizzazione Bando
•
•
Nel riepilogo “Posizioni” è possibile visualizzare le informazioni di dettaglio relative alle posizioni del
Bando di gara.
ATTENZIONE: in questo caso la Tipologia d’offerta è “NONE”, cioè “Nessuna offerta”, in quanto al
fornitore è richiesto esclusivamente l’invio di documentazione per elaborare la domanda di
partecipazione e non la formulazione di un’offerta!
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Visualizzazione Bando
•
•
E’ necessario poi entrare nel pannello “Note e Allegati” ed accedere all’Area di collaborazione
identificata dal link “Collaborazione Procedimento #########”.
Attraverso tale link si accede automaticamente all’applicazione Cfolders, attraverso la quale il
sistema rende disponibile un’area di scambio documentale tra buyer e fornitore.
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders
•
Cliccando sul link, al primo accesso all’applicazione Cfolders, il sistema richiede di “accettare” le
condizioni relative all’utilizzo del sistema. Scorrendo in fondo la pagina, è necessario quindi
premere il pulsante “Accept”
Scorrere verso il
basso la pagina
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders
•
Una volta premuto il pulsante il pulsante ACCEPT, il sistema consente l’accesso all’applicazione
Cfolders.
•
Nella schermata l’interfaccia principale di accesso per il fornitore.
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders
•
•
Quando il fornitore clicca sul link “Collaborazione Procedimento #######”, accede quindi
direttamente all’Area Pubblica di scambio documentale creata dal sistema per lo scambio di
documenti con Hera.
Tale area è suddivisa in:
– Area pubblica: area in sola visualizzazione al fornitore, in cui il buyer carica i documenti
relativi ai contenuti del bando
– Area privata fornitore (creata automaticamente in fase di creazione della domanda di
partecipazione): area in cui il fornitore ha a disposizione una copia dei contenuti caricati dal
buyer nell’area pubblica, e ha la possibilità di caricare a sua volta nuovi documenti.
Cliccare sul link per accedere
effettivamente alla cartella
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders
Riepilogo dei documenti/cartelle
inseriti nella cartella pubblica
Simbolo di autorizzazione in
Cliccando sul Nome dell’Oggetto
Cliccando sul Nome del File è
sola visualizzazione del file
si accede alle informazioni di
possibile visionare il documento
riepilogo dello stesso
e salvarlo in locale
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders
•
•
•
Premendo sul nome del file, è quindi possibile visionarne il contenuto.
Al primo accesso dell’utente ai Cfolders, il sistema installa sul PC locale un componente Java
che supporta l’upload/download di file dai Cfolders.
Dalla finestra di pop-up è possibile quindi selezionare l’opzione desiderata:
– Apertura del file
– Salvataggio sul PC del file
– Annullamento dell’operazione
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders
•
Una volta presa visione del Procedimento, è necessario effettuare la registrazione per partecipare
alla gara tramite il tasto “Registrare”. In tal modo si attivano i pulsanti per:
– “Partecipare” / “Non partecipare” al Bando di gara
– “Creare” la “Domanda di partecipazione”
Cliccare “Creare” per elaborare la
domanda
•
Per creare la propria domanda di partecipazione, è quindi necessario premere il pulsante “Creare”.
Si apre quindi una nuova schermata attraverso la quale inserire i contenuti della propria domanda.
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Elaborazione domanda
•
Una volta creata la Domanda di partecipazione, è necessario entrare nella rispettiva Area privata
dell’Area di collaborazione creata all’interno dell’applicazione Cfolders per lo scambio di documenti.
(Informazioni RFx Æ Pannello “Note e Allegati”)
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
•
Attraverso il link “Domanda di partecip. / Offerta ######”, il fornitore accede alla propria Area
privata all’interno della quale inserire la documentazione necessaria, secondo le modalità
specificate nel Bando di gara.
E’ quindi necessario premere sul link della cartella visualizzata nella parte sinistra della schermata
per iniziare ad introdurre i file relativi.
Cliccare sul link (nell’esempio “AREA
DI SCAMBIO DOCUMENTALE BAND…”)
per accedere effettivamente alla cartella
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
Facendo Clic su Nome, Autore
modifica etc, è possibile
ordinare i documenti all’interno
della cartella
Informazione di sistema: Link
creato per l’area privata
Il simbolo di “Matita” indica la possibilità di modificare il file inserito all’interno dell’area
pubblica del buyer con le proprie informazioni come descritto alle pag. successive
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
Per elaborare un file presente nell’Area privata come copia di quello caricato dal buyer nell’Area
pubblica (nel caso fosse richiesto dal Bando), è sufficiente cliccare sul simbolo della “Matita”.
•
Il sistema fornisce a video le indicazioni necessarie a caricare il file modificato:
– Elaborare nel file le modifiche richieste
– Salvare il file
– Premere il pulsante “Check-In” (scegliendo possibilmente l’opzione “Store as a new version” per
creare una nuova versione del documento)
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
•
E’ inoltre possibile creare nuovi documenti, tramite il pulsante “Creare”.
Selezionando “Documento”, si apre la schermata dalla quale è possibile modificare il nome
dell’oggetto e caricare il file seguendo le istruzioni a video e premendo successivamente il pulsante
“Continuare”.
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
•
Successivamente, si apre una finestra dalla quale è possibile selezionare il file da caricare.
Premendo il pulsante “Apri”, si apre una nuova finestra dove è possibile rinominare il documento
creato e gestire in seguito eventuali versioni di modifica.
Indica l’avanzamento delle
operazioni di Dwnload/Upload
nel Cfolders del file
Indica che l’utente ha
visualizzato il documento
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
•
•
Come accennato alla pag. 25, cliccando sul nome del documento si accede alla schermata di
riepilogo contenente l’elenco delle possibili versioni del documento.
E’ possibile modificare il nome del file e premere quindi il pulsante “Salvare” dopo aver apportato le
modifiche.
E’ inoltre possibile creare successivamente nuove versioni, seguendo le indicazioni a video.
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
•
E’ inoltre possibile effettuare il “Download di massa” dei file presenti, premendo l’apposito pulsante.
Il sistema propone tale operazione per tutti i file (tramite il flag è possibile deselezionare quelli di
non interesse). Cliccare quindi sul tasto “Continuare” per proseguire nell’operazione, selezionare la
cartella di destinazione e premere quindi il pulsante “Continue” per avviare il download.
Menù di navigazione per selezionare
la cartella di destinazione
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
Nel caso di Upload di massa invece, il sistema propone diverse modalità per l’upload dei file. E’
necessario selezionare quella desiderata e premere il tasto “Continuare”.
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
•
•
Dalla maschera presentata, selezionare tutti i file che si desidera caricare in maniera massiva
attivando il relativo flag.
Premendo il tasto “Select all”, è possibile attivare il flag per tutti i file presenti nella finestra di destra.
Premere quindi il tasto “Continue” per proseguire nell’upload.
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
Dall’intestazione della pagina, premendo il pulsante “Videata iniziale” è possibile accedere alla lista
delle Aree di collaborazione relative alle gare a cui si sta partecipando o si è partecipato (nella
pagina “Fornitore”).
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
Una volta terminata l’attività di caricamento dei documenti richiesti, il fornitore può uscire
dall’applicazione Cfolders, utilizzando il tasto “Terminare” in alto a destra.
Chiudere la finestra dopo aver
terminato l’applicazione
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
•
E’ anche possibile accedere all’applicazione Cfolders tramite la voce di menù disponibile all’interno
del Portale.
Automaticamente, l’utente accede al riepilogo delle Aree di Collaborazione delle gare (alla voce di
menù “Scenari di competizione”).
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Caricamento della documentazione nei Cfolders
•
•
E’ possibile impostare dei filtri per la ricerca delle Aree di collaborazione. Per attivare il
filtro, dalla schermata di riepilogo delle Aree è necessario premere il pulsante “Filtro
tabelle: ON”. Dalla maschera aperta, si impostano i criteri di ricerca. E’ quindi necessario
attivare il bottone “La tabella richiesta viene filtrata in base ai seguenti criteri” e premere
il pulsante “Salvare”.
Per disattivare il filtro premere il pulsante “Filtro tabelle: OFF” e selezionare “La tabella
richiesta non viene attualmente filtrata”. Premere quindi il pulsante “Salvare”.
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Sottomissione domanda
•
Successivamente, è sufficiente chiudere la finestra e completare la sottomissione della
domanda di partecipazione premendo il pulsante “Presentare” dall’interno del sistema
di e-Procurement.
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Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico Sottomissione domanda
•
•
Un messaggio del sistema notifica all’utente l’avvenuta operazione se non sono stati
riscontrati errori in fase di compilazione (quali la sottomissione della domanda dopo il
termine di presentazione).
Eventualmente, se il buyer ha selezionato tale opzione, il fornitore può continuare a
modificare la propria domanda fino al termine di presentazione della documentazione,
premendo il pulsante “Modificare”.
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Risposta per Sistemi di Qualifica
•
•
L’elaborazione della risposta ad un Sistema di Qualifica è analoga a quella della
domanda di partecipazione al Bando.
E’ necessario effettuare la Registrazione (pulsante “Registrare”) al Procedimento e
premere successivamente il pulsante “Creare” per la creazione della risposta al
Sistema di Qualifica.
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Risposta per Sistemi di Qualifica
•
Operativamente, la sottomissione della risposta al Sistema di Qualifica consiste nel
caricamento della documentazione richiesta all’interno dell’Area Privata del fornitore
nell’Area di collaborazione relativa al Procedimento pubblico in esame.
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Risposta per Sistemi di Qualifica
•
All’interno della cartella creata dal buyer, il fornitore può inserire i documenti richiesti
tramite i pulsanti “Creare” o “Upload di massa”.
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Risposta per Sistemi di Qualifica
•
Al termine del caricamento di tutti i documenti necessari, è necessario dall’interno del
documento di risposta premere il pulsante “Presentare”.
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