ROTARY INTERNATIONAL
DISTRETTO 2080
SIPE ROMA 2015
Presentatori: Segretari Distrettuali 2015-2016
Roma 21 marzo 2015 – Hotel Sheraton Golf B. 1
AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
•Il concetto di amministrazione del Club non deve
essere ristretto al concetto di amministrazione
contabile, che ne costituisce invece solamente una
Parte
•Amministrare il Club significa operare in tutte le
complesse attività organizzative che permettono di
svolgere i programmi nei termini e secondo gli
obiettivi stabiliti
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
•L’amministrazione del Club è affidata ad una specifica commissione, detta
appunto
•COMMISSIONE DI CLUB PER L’AMMINISTRAZIONE
il cui ampio compito è svolgere tutte le attività finalizzate al funzionamento efficace
del club
La commissione ha l’incarico di:
• Definire i propri obiettivi, finalizzati a conseguire gli obiettivi annuali del club;
• Organizzare programmi settimanali e speciali;
• Realizzare l’informazione e mantenere aggiornato il sito web del club;
• Aiutare il segretario a tenere i registri delle presenze;
• Promuovere l’affiatamento tra i soci;
• Svolgere e coordinare la gestione amministrativa del club.
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Osserveremo sinteticamente
due aspetti specifici:
1) Svolgere e coordinare l’attività di
gestione amministrativa del club.
2) L’organizzazione dei programmi
settimanali e speciali
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
gestione amministrativa del club
All’inizio dell’anno il Consiglio Direttivo deve conoscere:
• La situazione dei conti bancari
• Se e come vengono pagate le quote dai soci
• Se il club ha debiti in sospeso e di quale entità
• Il bilancio di previsione per l’anno successivo
•Se sono stati regolarmente compilati i documenti
da inviare nelle giuste sedi, rotariane o
dell’amministrazione locale, nei termini stabiliti.
•Se e come sono distribuiti i fondi per le Commissioni di club
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
gestione amministrativa del club
• Ai Rotariani viene richiesto di pagare delle quote
ai loro club, distretti e al RI
• Si devono perciò conoscere i fondi da raccogliere
dai soci e a quali spese il club deve far fronte
•1) cosa raccogliere
•2) cosa pagare
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
gestione amministrativa del club
Cosa raccogliere
• Quote sociali di club
• Quote di entrata (nuovi soci)
• Quote per finanziamenti dal distretto
• Quote pro capite del RI (2015/16= 55 $/socio)
• Tariffe (abbonamenti – Cons. Legislaz. ecc)
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
gestione amministrativa del club
Cosa pagare
• Quote distrettuali
• Fatture semestrali
– Quote pro capite del RI (pro rata per i nuovi soci)
– Tariffe del RI:
• Costi per le riviste
• Tariffe sul Consiglio di legislazione
• Bilancio aperto (eventuale)
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
gestione amministrativa del club
Esempi di raccolta di quote e calendario di pagamento (basato su
raccolte trimestrali, ma esistono anche semestrali)
Trimestri Luglio/Settembre e Gennaio/Marzo
•Raccolta delle quote di club - Inviare solleciti - Inviare le fatture
•Pagamento quote distrettuali di Club e fattura di rapporto
semestrale R.I.
Trimestri Ottobre/Dicembre e Aprile/Giugno
•Raccolta delle quote di club - Inviare solleciti - Consegnare le ricevute
•Pagamento delle quote distrettuali di Club – Pagare le quote
distrettuali
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
programmi settimanali e speciali
La commissione per l’amministrazione deve programmare
le riunioni settimanali del club, tenendo presente che il loro
scopo è informare i soci e incoraggiarli a partecipare alle
iniziative del club rivolte alla comunità locale e al mondo
Ai fini di una pianificazione efficiente delle riunioni
settimanali è consigliabile:
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
programmi settimanali e speciali
•
Proporre riunioni interessanti e programmi di
valore contribuisce a far conoscere meglio il Rotary
ai soci, a renderli più consapevoli del valore
dell’affiliazione e a sensibilizzarli alle necessità della
comunità locale e mondiale.
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
programmi settimanali e speciali
•
Predisporre un ordine del giorno per ogni
riunione settimanale ordinaria (cfr. esempio di
ordine del giorno di riunione settimanale)
• Stendere il programma in anticipo;
• Fare in modo che i programmi siano connessi ai
progetti, alle attività e agli interessi attuali del club
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
programmi settimanali e speciali
• Assegnare il compito di organizzare i
programmi a rotazione tra i membri della
commissione;
• Osservare anniversari e ricorrenze;
• Preparare un piano d’emergenza in caso di
annullamento dei programmi previsti.
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
programmi settimanali e speciali
Esempio di ordine del giorno di riunione settimanale
•Apertura dell’incontro:
In base alle tradizioni locali
5 min.
•Pasto e periodo di socializzazione
min.
30
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
programmi settimanali e speciali
Spazio per il Presidente
20 min.
- Presentazione degli ospiti e dei Rotariani in visita
- Corrispondenza e annunci: presentare informazioni notizie e
annunci pertinenti il Rotary
- Rapporti delle commissioni: consentire ai presidenti delle
commissioni di
presentare un rapporto sulle attività svolte
- Attività di club: procedere alle votazioni relative alle questioni
inerenti il club e comunicare i progressi compiuti dai progetti di club.
Evitare di discutere dettagli che sarebbe invece più appropriato discutere
durante gli incontri delle commissioni, le assemblee di club o le riunioni
del consiglio direttivo. Risolvere tutte le eventuali questioni pendenti
prima di trattare nuovi argomenti.
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
programmi settimanali e speciali
Programma della riunione
- Presentazione del relatore.
- Intervento del relatore.
- Note di chiusura del presidente.
•Aggiornamento
alle riunioni successive
Durata totale riunione
30 min.
5 min.
90 minuti circa
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Ruolo e responsabilità del segretario del Club
Il compito principale del segretario è quello di aiutare il club a operare
nel modo più efficiente possibile.
Il segretario ha le seguenti responsabilità:
1.
Aggiornare i dati sull’effettivo;
2.
• Prendere nota delle presenze alle riunioni e inviare al
governatore, entro 15 giorni dall’ultima riunione di ogni mese, un
rapporto mensile sulle
presenze;
3. • Avvisare chi di dovere delle riunioni del club, del consiglio
direttivo e delle commissioni;
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Ruolo e responsabilità del segretario del Club
4. Redigere e conservare i verbali delle suddette riunioni;
5. Inviare al RI e al distretto i documenti richiesti;
6. Assistere gli altri dirigenti del club;
7.
Svolgere eventuali altri compiti normalmente associati
all’incarico di
Segretario (es. concordare col Presidente la
scaletta della serata)
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Ruolo e responsabilità del segretario del Club
LUNEDI’ 1 marzo xxxx
•PRESIEDE Presidente / Vice Presidente Efisio Piras
•SALUTI:
- Past Governor Efisio Piras
- Ass. Governatore Efisio Piras
–
Altre autorità Rotariane
- gli Ospiti in generale
•SONO OSPITI DEL CLUB:
•SONO OSPITI DEI SOCI:
•HA COMPIUTO GLI ANNI: Efisio Piras
•SI SCUSANO: Efisio Piras ,
•COMUNICAZIONI ai soci – prposte – Programmi prossimi.
•NELLA RIUNIONE DI STASERA: Il Presidente della Regione Sardegna On. Efisio Piras esporrà in breve il programma di sviluppo che ha
portato la disoccupazione in Sardegna allo 0,3 %
•NELLA PROSSIMA RIUNIONE: Il Presidente dell’Ordine dei Medici Dott. Efisio Piras terrà una conversazione sul tema della Sanità e dei vari
aspetti ad essa collegati.
•TOTALE SOCI:
•TOTALE OSPITI:
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Ruolo e responsabilità del segretario del Club
Gennaio – giugno (prima di entrare in carica)
• Il segretario entrante si familiarizza con il Manuale del segretario di
club e lo statuto e il regolamento tipo dei Rotary club.
• Partecipa al congresso distrettuale.
• Assiste il Presidente entrante nella definizione degli obiettivi del
club usando il Piano strategico ed il Piano Direttivo del Club.
• Si registra presso My Rotary del sito www.rotary.org. presso il sito
del Distretto 2080 www.rotary2080.org per attivare tutti i necessari
inserimenti dei Dati sensibili.
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Ruolo e responsabilità del segretario del Club
Calendario del segretario di club
• Luglio
•• Assume ufficialmente l’incarico e i compiti a esso relativi.
•• Usa My Rotary e Rotary Central del sito www.rotary.org e l’area
riservata del sito Distrettuale 2080 www.rotary2080.org per
visualizzare i rapporti del club e per comunicare ad entrambi eventuali
variazioni all’effettivo.
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Ruolo e responsabilità del segretario del Club
Calendario del segretario di club
• Luglio
•• Riceve dal segretario uscente i registri e i documenti del club,
compresa la copia più aggiornata del Manuale di procedura.
•Invia ai soci la distinta delle quote sociali (questa operazione può
essere effettuata una volta al mese, al trimestre o al semestre).
•• Riceve l’Official Directory dal RI.
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Ruolo e responsabilità del segretario
del Club
Calendario del segretario di club
•Novembre
Aggiorna l’elenco dei soci sul Rotary Central e sul sito
distrettuale in modo che il club possa avere una corretta
situazione informatica dei dati.
•Dicembre
• Aiuta a organizzare la riunione annuale per l’elezione dei
dirigenti, da tenersi prima del 31 dicembre in modo che i nuovi
eletti possano essere inclusi nei siti e nella nuova edizione
dell’Official Directory.
N.B. Se il RI non riceve i dati aggiornati, nell’elenco ufficiale compariranno i
dirigenti dell’anno precedente.
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Ruolo e responsabilità del segretario del Club
DOCUMENTI DA PREDISPORRE
PRIMA DELLA VISITA DEL GOVERNATORE
•
Piano Strategico del Club;
•
Piano Direttivo del Club;
•
Copia della Relazione Programmatica del Presidente;
•
Copia dell'Obiettivo Contributivo alla Rotary Foundation (Fondo
Annuale, Fondo Permanente, Polio Plus);
•
Copia del Curriculum Vitae del Presidente ed una breve storia del Club;
•
Organigramma del Consiglio Direttivo e delle Commissioni del Club
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Ruolo e responsabilità del segretario del Club
DOCUMENTI DA PREDISPORRE
IN OCCASIONE DELLA VISITA DEL GOVERNATORE
•
Copia del calendario delle attività del Club con evidenziate le
riunioni settimanali, la data delle più recenti Assemblee del Club e
dei Consigli Direttivi;
•
Copia dei versamenti obbligatori al Rotary International e al
Distretto;
•
Copia degli Attestati Presidenziali conseguiti dal Club negli ultimi
anni;
•
Elenco dei Soci che hanno fatto parte della Squadra distrettuale
negli ultimi 4 anni;
•
Elenco dei Soci del Club con meno di tre anni di anzianità;
•
Elenco dei 5 Soci con maggiore anzianità rotariana.
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AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
GRAZIE
BUON LAVORO E BUON ROTARY
A TUTTI
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