Direzione Generale
Prot. n. 5179 del 31/03/2015
e p.c.
Ai Direttori dei DAI
Agli Operatori di FrontOffice dei DAI
Al Servizio Provveditorato/Economato
Al Servizio di Gestione Economico-Finanziaria
Al Servizio di Informatica Sanitaria
Agli Operatori del CUP
LORO SEDI
Oggetto: Proventi ambulatoriali per prestazioni SSN – nuove procedure di incasso
ticket e contabilizzazione
Si fa seguito alla precedente circolare prot.19268 del 30.12.2014 di pari oggetto e si
ricorda alle SS.LL. che, a far data dal 01.04.2015 sono interdette le modalità di incasso
manuale di contanti presso gli sportelli di accettazione e incasso ticket dislocati negli edifici
dell’AOU e si intende concluso il regime transitorio delle procedure correnti di cui alla
citata nota.
Tanto premesso, al fine di minimizzare ogni possibile disagio al personale di front-office e
all’utenza, saranno adottate, col supporto del personale di Direzione Sanitaria, Servizio di
Informatica e SGEF, le seguenti misure:
1. creazione di percorsi per l’accettazione/incasso distinti tra Prime Visite e Controlli
(accessi successivi al primo). In particolare:
a. per le Prime Visite, per le quali sussiste l’obbligo attivo di inserimento del
numero di impegnativa in fase di generazione della richiesta (prenotazione), il
percorso di riscossione/accettazione prevederà ESCLUSIVAMENTE l’utilizzo del
sistema casse automatiche (Punti Gialli-TOTEM). L’esibizione del promemoria
di prenotazione, completo in ogni sua parte (n. impegnativa, n. di richiesta SGP,
eventuali esenzioni ecc) permetterà, di fatto, sia la riscossione del corretto
importo sia l’accettazione amministrativa della prestazione, senza necessità che
il paziente si presenti allo sportello.
b. per le Visite di Controllo (accessi successivi al primo), potendo queste essere
prenotate dalla struttura in occasione del primo accesso e senza l’obbligo di
inserimento del numero di impegnativa, il percorso di riscossione/accettazione
prevederà il riferimento dell’utente al personale di sportello il quale,
recuperati i dati necessari al perfezionamento della richiesta (n. impegnativa, n.
di richiesta SGP, eventuali esenzioni ecc), provvederà a regolarizzare
definitivamente la richiesta stessa (emissione di nuovo promemoria SGP) e ad
incassare tramite POS l’importo richiesto. Nei casi di indisponibilità dell’utente
ad effettuare il pagamento con POS, questi verrà indirizzato al più vicino Punto
Giallo – TOTEM onde completare la procedura di pagamento e accettazione
amministrativa come al punto 1.a.
c. in casi straordinari riferibili a problemi tecnici/difficoltà operative (es.
malfunzionamento del POS o del TOTEM), di processo (es. prestazioni ancora
non transitate sul sistema elettronico, i.e. le prestazioni fuori LEA), a criticità
individuali dell’operatore e/o dell’utente che non possano essere
tempestivamente gestite ovvero che causino disagi, ritardi nell’espletamento
della prestazione ecc, sarà tollerato il ricorso all’incasso manuale di
contanti. In tali casi, sarà fatto obbligo all’operatore di sportello segnalare il
caso alla Direzione Amministrativa e Sanitaria (data, identificativo
dell’operatore, identificativo paziente, identificativo prestazione, importo
incassato e motivo del ricorso all’incasso manuale) su apposito modulo allegato
alla presente nota.
Le criticità contenute nelle segnalazioni che perverranno secondo la
procedura di cui al punto 1.c saranno fatte oggetto di revisione immediata
a cura del personale della Direzione Sanitaria al fine di correggere
eventuali anomalie ostative al corretto funzionamento del ciclo descritto.
Tale processo di revisione avrà durata di due mesi (1 aprile – 31 maggio)
terminati i quali, ogni ricorso all’incasso manuale sarà definitivamente
vietato e le eventuali e imprevedibili problematiche di riscossione saranno
inviate al CUP.
2. revisione logistica e organizzativo-procedurale della gestione di Punti Gialli e sportelli.
In particolare,
a. in riferimento alla revisione logistica, in ogni edificio sede di punti di
accettazione, saranno effettuati dei sopralluoghi a cura del personale del Servizio
di Informatica e della Direzione Sanitaria per collocare (ed evidenziare) i
TOTEM, ove così già non fosse, in una posizione distinta (ancorché raggiungibile)
rispetto alla collocazione degli sportelli e facilitare la identificazione dei percorsi
distinti di cui ai punti 1.a e 1.b.
b. in riferimento alla revisione organizzativo-procedurale, saranno condotti a cura
del personale del Servizio di Informatica e del CUP delle nuove sedute di
addestramento rivolte rispettivamente agli operatori di sportello e agli operatori
della TEAM Security (incaricati di supportare il processo di pagamento mediante
cassa automatica).
3. perfezionamento delle procedure di prenotazione dei controlli (accessi successivi alla
prima visita), delle visite e delle prestazioni prenotate su agende esclusive, delle
prestazioni non LEA (medico legali, prestazioni non previste da tariffario regionale),
delle prestazioni erogate nell’ambito del Servizio Sanitario Naviganti (SASN) ed
erogate in regime libero-professionale (ALPI).
L’occasione è utile per ribadire ai Direttori dei DAI che la prenotazione delle
prestazioni elencate al punto 3 deve avvenire OBBLIGATORIAMENTE su sistema
elettronico SGP.
A tal fine si ricorda:
a. che per le visite di controllo va richiesta alla Direzione Sanitaria – CUP/Liste
d’Attesa (c.a. dott.ssa Cuccaro), ove non ancora realizzata, la creazione di
apposita agenda elettronica da gestire a cura dei medico ambulatoriale ovvero
dal personale amministrativo del DAI;
b. che per le visite specialistiche di primo accesso e per le prestazioni prenotate su
agende esclusive (cioè direttamente in capo alla struttura, es. Visita Ematologica,
Visita Centro Cefalee ecc), sussiste pari obbligo di inserimento del numero di
impegnativa all’atto della prenotazione (vedi punto 1.a);
c. che per le prestazioni non LEA (medico legali, prestazioni non previste da
tariffario regionale), per le prestazioni erogate nell’ambito del Servizio Sanitario
Naviganti (SASN) e per le prestazioni ambulatoriali erogate in regime liberoprofessionale (ALPI) è in via di definizione la gestione completamente
elettronica della prenotazione e dell’accettazione/incasso.
Si confida nella assoluta partecipazione al processo descritto e si invitano le SS.LL. a dare
massima diffusione alla presente comunicazione e ad assicurare l’adesione del personale
interessato alle procedure ivi contenute.
IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO
Dott. Natale Lo Castro
IL COMMISSARIO STRAORDINARIO
Prof. Giovanni PERSICO
IL DIRETTORE SANITARIO
Dott. Gaetano D’Onofrio
ALLEGATO ALLA CIRC. PROT._____ DEL____/___/______
MODULO DI SEGNALAZIONE DI CRITICITA’ OSTATIVE AL RISPETTO DELLE MODALITA’ DI
INCASSO ELETTRONICO
(da compilarsi a cura dell’Operatore che ha effettuato l’incasso manuale, controfirmare a cura del
Direttore del DAI e consegnare all’Ufficio Economato)
IDENTIFICATIVO OPERATORE DI SPORTELLO: (Cognome e Nome) ____________________________________
IDENTIFICATIVO AMBULATORIO: (Descrizione Ambulatorio e responsabile)__________________________
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EDIFICIO____________________(DAI)_______________________________________________________________________
IDENTIFICATIVO PRESTAZIONE: (Codice, se SSN)______________________________________________________
(Descrizione)____________________________________________________________________________________________
IDENTIFICATIVO PAZIENTE: (Cognome, Nome e CF)____________________________________________________
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INCASSO____________________________________________,00 EURO
MOTIVO DEL RICORSO ALL’INCASSO MANUALE (sbarrare e specificare):
□malfunzionamento/guasto del POS o del TOTEM
(specificare)______________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
□ mancata formazione del personale all’utilizzo del POS o del TOTEM
specificare)_______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
□ criticità legate alla prestazione (es. non caricata su sistema elettronico)
specificare)_______________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
□ criticità legate all’utente
specificare)_______________________________________________________________________
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FIRMA OPERATORE DI SPORTELLO, DATA
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FIRMA DIRETTORE DAI, DATA
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