A) Testi con un
B) Testi con un
obiettivo
comunicativo
esplicitamente
PERSUASORIO
obiettivo
comunicativo
esplicitamente
COMUNICATIVO
Fine immediato:
Fine immediato:
far fare o non
far fare
far sapere
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A) Strategie in cui predomina l’intento fattivo
– persuadere qualcuno con l’obiettivo di far fare
qualcosa oppure non far fare qualcosa
B)Strategie in cui l’elemento fattivo lascia il
posto al convincimento attraverso
argomentazioni di carattere logico
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A) la strategia della complicità
B) la strategia della distanza
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tende a far sentire il cittadino-destinatario
come un “complice” o un protagonista del
discorso della Pubblica Amministrazione
si manifesta, di solito, attraverso l’uso del
pronome NOI con funzione inclusiva,
oppure, sul piano dell’immagine, attraverso
la presenza del cittadino comune
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chi produce il messaggio e chi lo riceve
NON sono messi sullo stesso piano.
L’autore del messaggio dimostra di avere
competenza su un certo argomento, e
determina le modalità dell’accesso a
questo
argomento
da
parte
del
destinatario.
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LE CAMPAGNE CONTRO LA DROGA PROMOSSE
DALLA PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI
MINISTRI DI SOLITO SONO BASATE SU ESEMPI
POSITIVI:
“Ragazzi, la vita è questa: non bruciatela con
la droga”
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A) I giovani ai quali il messaggio è destinato
spesso percepiscono la propria realtà come
molto diversa da quelle rappresentate nello spot
– ad esempio,
difficoltà nel trovare lavoro, ecc.
B) La fonte del messaggio, la Presidenza del
Consiglio dei Ministri, NON viene considerata
autorevole e/o affidabile
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Lo spot sulla droga in cui si vede il viso
di un giovane in primo piano che alla
musica di un carillon ruota
lentamente di 360° per tornare nella
posizione di partenza. Si scopre allora
che il volto non ha più occhi
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Perché gli occhi sono l’elemento più
rappresentativo dell’identità personale
Lo spot suggerisce che usare la droga
significa perdere la propria identità
individuale
Pay off: “SE TI DROGHI TI SPEGNI”
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Il destinatario della comunicazione viene
invitato ad identificarsi con il protagonista
dello spot, che parla in prima persona. Chi
crea la comunicazione, anche in questo caso
la Presidenza del Consiglio dei Ministri,
“nasconde” la propria identità istituzionale
dietro al viso del protagonista: la
comunicazione diventa così facciaa-faccia, interpersonale, diretta,
basata sulla fiducia
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Il destinatario può produrre una
auto-giustificazione per NON
identificarsi con la storia narrata e
con il protagonista della
comunicazione (teoria della
dissonanza cognitiva)
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UNA REGOLA GENERALE:
QUALSIASI STRATEGIA COMUNICATIVA NON SI
RISOLVE NELLA REALIZZAZIONE DI UN TESTO
CONVINCENTE
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PER ESSERE TALE, UN TESTO DEVE
TENERE CONTO DEL PUBBLICO AL
QUALE SI INDIRIZZA, DELLE
CARATTERISTICHE ESPRESSIVE
DEL LINGUAGGIO PRESCELTO E
DEI FORMATI DEL MEZZO DI
COMUNICAZIONE CHE VEICOLA IL
MESSAGGIO
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1. Dai un contributo informativo secondo quanto è
richiesto dagli obiettivi dello scambio comunicativo
2. Non dire ciò che credi falso
3. Non dire ciò per cui non hai prove adeguate
4. Evita l’oscurità di espressione
5. Evita l’ambiguità
6. Sii breve
7. Sii ordinato nell’esposizione
8. Sii pertinente
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“Scrivere in maniera oscura e
incomprensibile, spesso ambigua,
significa di fatto negare un diritto e
ostacolare il rispetto delle leggi.
Significa, inoltre, ampliare in modo
improprio la discrezionalità di chi
interpreta ed attua le norme”
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Punto di vista TECNICO: vi sono elementi che non si
possono cambiare, come ad esempio il riferimento a
leggi e decreti o altre formule con valenza giuridica
Punto di vista PRAGMATICO: oltre alla correttezza,
ci si deve preoccupare dell’efficacia della
comunicazione rispetto ad uno scopo
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Punto di vista IDEOLOGICO: un determinato
linguaggio può essere usato per mantenere uno statusquo politico sociale; per difendere interessi di parte;
per escludere dalla comunicazione determinati
soggetti o fasce sociali; per sottolineare l’esistenza,
giudicata positiva o negativa, di una minoranza; ecc.
Punto di vista ESTETICO: esprime il giudizio di
gusto sul linguaggio (bello/brutto; sciatto/ricercato;
personale/impersonale; colto/popolare; ecc.)
Punto di vista ETICO: esprime il giudizio morale
sul linguaggio (buono/cattivo; giusto/ingiusto;
democratico/elitario; ecc.)
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1. Pianificare il testo
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a) Chi è il destinatario? A chi scrivo?
Pianificare il testo significa chiedersi
preliminarmente: "Chi è il
destinatario?".
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Farsi questa domanda significa fare delle ipotesi sul
destinatario e su alcune sue caratteristiche (età,
sesso, provenienza geografica, luogo di residenza,
professione o mestiere esercitato, titolo di studio
posseduto, capacità linguistiche, abitudini di lettura
ecc.).
Il vario modo di combinarsi di queste caratteristiche
nelle diverse persone è ciò che rende un testo
difficile o incomprensibile per alcuni, semplice o di
media difficoltà per altri.
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b) Qual è il contenuto? Che cosa
scrivo?
Occorre avere le idee chiare sul contenuto
del testo.
Parlare e scrivere in modo chiaro deriva
quasi sempre dal pensare in modo chiaro.
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c) Qual è l'obiettivo? Perché scrivo?
Un testo può avere diversi scopi come:
informare su qualcosa, sollecitare un
comportamento individuale o collettivo,
chiedere un pagamento, emanare una
sanzione, regolare rapporti privati e
pubblici.
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2. Organizzare le
informazioni
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a) Raccogliere le informazioni
Un testo è chiaro se contiene in modo esplicito
tutte le informazioni necessarie a chi lo legge
o ascolta. Esso non deve chiedere al
destinatario di fare riferimento a conoscenze
implicite, cioè presupposte o date per scontate
dal testo.
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b) Prendere appunti
Dopo aver raccolto tutte le informazioni
possibili sull'argomento da trattare, il passo
successivo è annotarsele in forma di appunti.
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c) Fare la scaletta
Sulla base degli appunti, si procede, poi, a fare
una scaletta degli argomenti che si intende
trattare, anche senza seguire un ordine
preciso.
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d) Ordinare i punti della scaletta
Nell'ordinare i punti della scaletta, prima di scrivere il testo, i criteri
da seguire sono
essenzialmente due:
· Avere chiara la rilevanza delle
informazioni. É consigliabile
organizzare le informazioni in
modo tale che siano
inequivocabilmente evidenti e
distinguibili quelle
principali dalle altre, secondarie o
di supporto.
· Decidere la gerarchia delle
informazioni. Si tratta di
presentare le informazioni
secondo un preciso ordine: da
quella più generale a quella più
particolare.
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3. Scrivere il testo
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a) Dare forma linguistica alle proprie idee
Poiché la scrittura non è la pura trascrizione delle
idee e delle informazioni raccolte e selezionate,
occorre che chi scrive sappia tenere a bada il flusso
delle proprie idee.
La stesura dei singoli punti della scaletta
corrisponde a una prima suddivisione del testo in
paragrafi, cioè in blocchi omogenei, completi e
coerenti.
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b) Esplicitare l'oggetto del testo
L'indicazione esplicita dell'oggetto del testo
costituisce un aiuto alla lettura e alla comprensione
di questo.
Perché sia davvero di aiuto, l'oggetto, oltre ad essere
esplicito, deve essere presentato in modo semplice e
chiaro.
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c) Fornire tutte le informazioni necessarie
Perché i testi siano chiari devono contenere tutte le
informazioni necessarie alla loro comprensibilità.
Anche per i testi della pubblica amministrazione vale la
famosa regola del giornalismo anglosassone che suggerisce
di fornire sempre le informazioni che derivano dalle
risposte alle cosiddette 5 w (who?, what?, when?, where?,
why?, cioè "chi?", "che cosa?", "quando?", "dove?" e
"perché/come?").
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d) Ordinare le informazioni
Le informazioni essenziali non solo devono essere
presenti nel testo, ma devono essere ordinate, di
norma, secondo precisi criteri gerarchici.
Pertanto, ai fini della chiarezza del testo, è
preferibile che le informazioni principali precedano
quelle secondarie.
Esse devono essere cioè immediatamente
riconosciute come tali da chi legge.
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e) Raggruppare le informazioni in blocchi
omogenei
Quanto più il testo è esteso, tanto più occorre
raggruppare le informazioni in blocchi
(paragrafi e capoversi) coerenti, completi e
ordinati.
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g) Badare alla coerenza e alla coesione del testo
Un testo è coerente quando le sue varie parti parlano
"della stessa cosa", cioè quando esiste tra esse un
continuo ed evidente legame di significato.
Un testo ha una sua coesione, invece, quando il
collegamento tra le varie parti è assicurato da legami
linguistici di tipo grammaticale (come i pronomi) o di
tipo lessicale (come le congiunzioni, gli avverbi ecc.).
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1. Usare parole comuni
Un testo è chiaro se chi legge capisce tutte le
parole che esso contiene.
Chi scrive il testo deve usare parole di uso
comune perché sono più facili e comprensibili
di quelle di uso elevato, raro o arcaico.
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2. Usare parole concrete e dirette
Un testo è chiaro se usa parole non solo note a
tutti, ma di significato immediato e concreto.
Per esempio, i verbi danno alle frasi un senso
immediato, concreto e preciso.
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3. Usare pochi termini tecnico-specialistici
La maggior parte dei termini tecnici usati nei testi della
pubblica amministrazione deriva da altri linguaggi specialistici,
come quello giuridico, economico-finanziario ecc. Quando è
possibile, è preferibile usare parole di uso comune al posto di
termini tecnici, meno noti e chiari. Quando è inevitabile usare
termini tecnici, è necessario fornire brevi e semplici spiegazioni
la prima volta che sono usati nel testo (per esempio: derogatorio,
cioè che fa eccezione).
Altre volte, infine, quando si tratta di testi lunghi in cui ci siano
molti termini tecnici o usati con sensi specifici, può essere utile
fare un elenco delle parole principali (glossario) e spiegarle in
modo semplice.
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4. Usare poche sigle e abbreviazioni
Nei testi diretti a un vasto pubblico è preferibile scrivere per esteso ciò
che nel linguaggio corrente della pubblica amministrazione è indicato
spesso con un'abbreviazione o con una sigla.
Per quanto riguarda il modo di scrivere le sigle non esiste una norma
comune osservata da tutti. É comunque opportuno che all'interno
dello stesso testo (e all'interno della stessa amministrazione) si
adoperi sempre lo stesso criterio di scrittura. Quando in un testo
occorre ripetere più volte una sigla, la prima volta che si usa è
opportuno riportare per esteso la parola o l'espressione da cui ha
origine la sigla, seguita dalla sigla tra parentesi tonde. Le volte
successive basta usare la sigla.
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Rivedere e controllare il testo
Dopo aver scritto il testo, controllare se sono stati
rispettati i suggerimenti relativi all'organizzazione
logico-concettuale, alla sintassi, al lessico.
a) Riscrivere singole parti del testo o frasi se esse non sono
abbastanza brevi, semplici, chiare.
b) Rileggere attentamente il testo dopo averlo riscritto in
modo più semplice.
c) Far rileggere il testo ad altre persone (che non hanno
partecipato alla pianificazione e stesura del testo) per
controllarne la leggibilità e comprensibilità.
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Per quanto riguarda la sintassi, cioè il modo di
organizzare le parole in frasi, meno queste sono
lunghe e complesse, meno problemi incontra chi
legge il testo. Però anche le frasi brevi, alcune volte,
possono essere oscure o difficili da capire. Questo
succede se chi scrive condensa in poche parole
molte idee o informazioni senza spiegarle. Pertanto
un testo è tanto più facile da leggere e da capire
quanto più le sue frasi sono brevi, ma anche
semplici e lineari.
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1. Scrivere frasi brevi
Un testo è chiaro se le sue frasi sono
brevi, cioè non superano le 20-25
parole.
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2. Scrivere frasi semplici e lineari
Sono semplici e lineari le frasi uniproposizionali,
costituite cioè da una sola proposizione con un
soggetto, verbo e qualche complemento. Anche se
non
è
sempre
possibile
scrivere
frasi
uniproposizionali, occorre contenere al massimo la
loro lunghezza e complessità.
Inoltre bisogna preferire le frasi di forma
coordinata a quelle di forma subordinata.
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3. Scrivere frasi con verbi di forma attiva
Le frasi che contengono verbi di forma attiva
sono più semplici e comprensibili. Infatti la
forma attiva è più diretta e più chiara della
forma passiva o impersonale perché
costringe chi scrive a esprimere sempre il
soggetto dell'azione e il complemento
oggetto.
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4. Specificare sempre il soggetto
Per evitare ambiguità specificare sempre il
soggetto della frase e preferire soggetti
animati e concreti a soggetti inanimati e
astratti. I soggetti animati sono quelli che si
riferiscono a persone concrete (cittadini,
contribuenti, pensionati ecc.) che devono
fare qualcosa. Sono inanimati, invece, i
soggetti che si riferiscono a obblighi,
operazioni, a uffici.
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5. Scrivere frasi di forma affermativa
Le frasi di forma affermativa sono
più chiare di quelle negative perché
sono più dirette.
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6. Preferire, se possibile, modi e tempi verbali semplici
Tra i modi verbali è preferibile scegliere quelli più semplici che
sono quelli più diffusi nell'uso comune. Per esempio l'indicativo è
preferibile al congiuntivo o al condizionale, quando non ha
riflessi sul senso della frase. Ciò è possibile se, nella scelta delle
congiunzioni, si preferiscono quelle più comuni, cioè usate nella
lingua parlata (se, anche se, perché, quando ecc.) a quelle di tono
più elevato o raro (a condizione che, qualora, ove, purché, benché,
dal momento che, affinché ecc.). Queste ultime, infatti,
richiedono, di solito, l'uso del congiuntivo.
É preferibile evitare l'uso del gerundio quando il suo soggetto sia
diverso da quello della proposizione principale. Anche per i tempi
verbali, è preferibile ricorrere a quelli più usati nella lingua
parlata. Per esempio nella lingua parlata sono molto diffusi il
presente, il passato prossimo e il futuro semplice.
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Guida all'impaginazione dei documenti
amministrativi di Giovanni Garroni
Scopo della Guida é fornire un orientamento
essenziale per la produzione corrente di
documenti. Quindi un manuale di grafica, ma più
semplicemente un piccolo breviario di buon senso
visivo. Le proposte contenute nella guida, che a
volte potranno sembrare rigide, sono un semplice
testo orientativo per la pubblica amministrazione,
con i suoi complessi problemi di comunicazione a
un ampio pubblico.
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1. Orientamenti generali
1.1. Lo strumento di scrittura
Qualsiasi trascrizione é una forma di
impaginazione
Quando trascriviamo un qualsiasi documento,
scrivendo a mano, con la macchina da scrivere, con il
personal computer, dobbiamo progettare la sua
impaginazione.
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1.1. Lo strumento di scrittura
Rendere efficace il messaggio
La pagina e il testo dovranno essere pensate in relazione
al tipo di messaggio e al tipo di lettore e alle sua
abitudini visive.
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1.1. Lo strumento di scrittura
Facilitare la lettura con una impaginazione
chiara
Per l'impaginazione valgono le stesse regole utilizzate
redazione del testo. La chiarezza della struttura logica
della nostra informazione scritta deve essere dimostrata
dalla presentazione grafica.
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1.2. Il personal computer
Non farsi dominare dallo strumento
Tenere sempre sotto controllo l'aspetto del
documento riducendo al minimo le varianti.
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1.2. Il personal computer
Utilizzare caratteri chiari e leggibili
Non abusare della grande offerta di caratteri da
stampa del personal computer. Per i documenti
correnti utilizzare il carattere della macchina da
scrivere (es. Courier)
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1.3. La pagina e la sua struttura
La pagina é una mappa
Già al primo impatto, la struttura logica del testo
deve essere chiara. La comunicazione al pubblico
deve colpire l'osservatore in modo tale che si
soffermi sui dati essenziali della comunicazione.
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1.3. La pagina e la sua struttura
La lettura di un testo
In genere non si legge ma si guarda, si dà
un'occhiata; cioè con il testo si ha un approccio
essenzialmente visivo, rinviando la lettura più
accurata.
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1.3. La pagina e la sua struttura
Dove si sofferma lo sguardo
La nostra lettura non é lineare, ma procede a balzi con
frequenti ritorni dell'occhio all'indietro. La nostra
scrittura,
detta
minuscola,
concentra
molte
informazioni sulla parte superiore delle lettere.
Per abitudine il nostro occhio, durante la lettura, si
sofferma principalmente sulla parte superiore delle
lettere.
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1.3. La pagina e la sua struttura
Usare caratteri tipografici ben leggibili
I caratteri sono dei segni convenzionali. La loro leggibilità è
determinata principalmente dall'abitudine. Nonostante ciò tra i
vari tipi di carattere normalmente utilizzati ci sono comunque
differenze significative di leggibilità. Le lettere minuscole sono
più ricche di informazioni delle lettere maiuscole. I caratteri con
le grazie (che sono i piccoli fili alle estremità delle aste) sono più
ricchi di informazioni dei caratteri senza grazie, detti bastoni.
Un testo scritto tutto in maiuscolo é più faticoso da leggere di un
testo scritto in minuscolo. Un testo scritto con un carattere senza
grazie richiede più attenzione di lettura di un testo scritto con un
carattere con le grazie.
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1.4. La gabbia di impaginazione
Ogni testo sulla pagina ha una gabbia di
impaginazione
La gabbia di impaginazione é quella struttura di
linee invisibili che organizzano il testo sulla
pagina
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1.4. La gabbia di impaginazione
La gabbia deve facilitare la lettura del testo
La costruzione della pagina scritta
sostenere la struttura logica del testo
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deve
1.4. La gabbia di impaginazione
La gabbia deve accettare tutte le varianti del
testo
La gabbia deve essere sperimentata per
accogliere tutte le varianti presenti in un testo,
senza che queste producano una sensazione di
disordine.
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1.4. La gabbia di impaginazione
Verificare la composizione per colonne
specializzate
Un esperimento utile consiste nel dividere la
pagina, con i suoi margini già definiti, in tre o
quattro colonne. La colonna a sinistra può essere
usata per le evidenziazioni, come richiami,
titolazioni, sintesi, e le restanti colonne per il
testo.
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1.4. La gabbia di impaginazione
Costanza nella posizione del testo
Ogni categoria di testo (titoli, titoletti, richiami,
testo corrente, note, tabelle eccetera) deve
trovare forma e allineamento costanti all'interno
di uno stesso documento
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1.4. La gabbia di impaginazione
Non confondere le intestazioni con i
contenuti
Non confondere le intestazioni con i contenuti
Con il personal computer é frequente la
produzione delle intestazioni della carta insieme
al testo. Deve sempre essere evidente la
differenza tra i due testi
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1.5. I caratteri tipografici
Il lettore non deve vedere i caratteri
tipografici
I caratteri tipografici sono dei segni
convenzionali, frutto di abitudini secolari di
scrittura e di lettura. Per una lettura scorrevole
dei testi correnti il carattere non deve essere in
primo piano.
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1.5. I caratteri tipografici
Caratteri senza grazie
I caratteri senza grazie sono quelli composti di
semplici aste, in genere di spessore costante. In
genere sono forniti in molte varianti dello
spessore delle aste, ciò ne favorisce l'uso per
titolazioni e elementi da porre in evidenza.
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1.5. I caratteri tipografici
Caratteri con grazie
I caratteri con le grazie sono quelli che hanno un
raccordo tra le aste verticali e le linee orizzontali.
Sono i più diffusi per i testi correnti.
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1.5. I caratteri tipografici
Evitare caratteri con disegni fantasiosi
Ci sono in commercio infiniti caratteri.
Noi ci limiteremo a queste sole due categorie di
base: con le grazie e senza grazie. Con queste si
può affrontare la mole maggiore del lavoro di
impaginazione dei testi.
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1.5. I caratteri tipografici
Caratteri per il personal computer
Si é imposto un elenco standard di caratteri che i produttori
vendono già installati nelle macchine o nei programmi. L'elenco
comprende i caratteri più diffusi di ogni categoria: un carattere da
macchina per scrivere, in genere il Courier; qualche carattere con le
grazie, dove non manca mai il Times e il Palatino; qualche carattere
senza grazie, l'Helvetica - o il suo equivalente Arial – e l'Univers.
Questi caratteri sono stati scelti dai produttori sia per la loro fama
che per dei particolari di disegno, che ne rendono
particolarmente buona la resa su video.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Tondo
Il testo deve essere scritto di norma in carattere
tondo chiaro, cioè il carattere normale di una
serie, possibilmente della famiglia dei romani (i
caratteri con le grazie).
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Corsivo
Il corsivo ha un significato preciso e non può
essere usato al posto del tondo. In linea di
principio vanno in corsivo i titoli di libri, film e
opere d'arte, le parole straniere, e raramente le
parole a cui si vuole dare evidenza.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Neretto
Bisogna evitare l'uso del neretto dentro testi composti
in tondo chiaro. Il neretto si può usare per elementi
definiti nella pagina, come le numerazioni di capoversi
o i titoletti. Il neretto non deve mai essere usato con le
funzioni del corsivo e infatti dispone di un suo corsivo.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento del
testo
MAIUSCOLO
Il maiuscolo va utilizzato con grande parsimonia e mai per i
testi correnti. Anche nelle titolazioni bisogna cercare di
evitare i testi scritti in maiuscolo, che risultano di difficile
lettura. In alternativa è meglio utilizzare variazioni di
corpo (la dimensione del carattere), il neretto, un carattere
alternativo. I titoli tutti in maiuscolo devono essere molto
brevi (quattro o cinque parole). Non devono essere
composti testi in maiuscolo corsivo, questo serve
esclusivamente ad accompagnare il corsivo minuscolo.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Scegliere l'ordine di composizione
Il modo con cui il testo é ordinato sulla pagina
deve essere costante e non deve creare problemi
di lettura.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Composizione a blocchetto o pacchetto
Il testo é allineato sia a destra che a sinistra. Per
evitare spaziature eccessive nelle singole linee si
deve, dove necessario, spezzare le parole. Questo
tipo di composizione si dice anche "testo
giustificato"
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento del
testo
Composizione a bandiera
La bandiera sinistra é il testo allineato solo sul lato sinistro.
Permette di mantenere invariati gli spazi tra le lettere e tra
le parole. Si usa prevalentemente per testi composti in
colonne strette, didascalie ecc.
La bandiera destra va evitata in quanto la nostra
scrittura procede da sinistra a destra e la variabilità
nell'inizio delle righe rende faticosa la lettura.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Composizione a lapide, epigrafe o centrata
I centri di ogni riga di testo sono allineati su un
asse verticale. Si utilizza per epigrafi, titoli,
targhe.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Non variare la lunghezza delle linee di un
testo
Il testo si può comporre in pagine o in colonne (testi di
una giustezza determinata che scorrono nella stessa
pagina su colonne adiacenti). Le colonne o le pagine di un
medesimo testo devo essere composte con linee
identiche. Qualunque variazione
induce a pensare che si tratti di testi diversi.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Proporzioni della composizione dei testi
Per la buona leggibilità di un testo, oltre alla
scelta del carattere, sono fondamentali le
proporzioni tra parte stampata e spazi bianchi.
In particolare tra dimensione del carattere e
intervallo tra le linee di scrittura (interlinea), e
tra lunghezza della riga e interlinea.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Spaziatura verticale
Non si dovrà mai scendere sotto il 120% del corpo del
carattere si sta usando (es. corpo 1O -interlinea 12).
Un altro elemento determinante é la lunghezza della
riga, sempre in rapporto all'altezza del carattere.
Righe lunghe necessitano di una interlinea più ampia,
per evitare faticose ricerche dell'inizio della nuova
riga.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento del
testo
Spaziatura orizzontale
E' lo spazio tra le lettere e lo spazio tra le parole. Chi ha
progettato il carattere con cui scriviamo ha pensato anche a
ottimizzare le spaziature, per cui in genere non dobbiamo
preoccuparci. I problemi possono sorgere quando il testo viene
giustificato senza spezzare le parole; in questo caso il
programma di scrittura potrebbe spaziare in modo abnorme le
righe di testo. In linea di principio su righe lunghe é bene
giustificare il testo, con l'accortezza di sillabare, mentre su
linee corte é preferibile il testo a bandiera, con o senza
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sillabazione.
1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Capoversi
I capoversi di un testo possono essere segnalati o da
uno spazio supplementare all'inizio della prima riga
di un paragrafo, o da un'interlinea maggiore tra
l'ultima riga di un paragrafo e la prima del nuovo. I
due sistemi sono alternativi. Di norma i titoli e la
prima linea di un capitolo non dovrebbero avere il
capoverso rientrato
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Elenchi
Gli elenchi contenuti all'interno di un paragrafo
dovrebbero essere facilmente leggibili come
un'informazione secondaria rispetto a quella
principale. Quindi, ad esempio, il testo dell'elenco
sarà tutto rientrato rispetto alla linea di testo che lo
anticipa.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Verifica del testo in rapporto
all'impaginazione
Una volta scritto, o riscritto, un documento dovremo
sottoporlo a un nuova verifica legata alla forma con
cui apparirà sulla pagina. Se la nostra scrittura é già
soddisfacente, per il compito che ci siamo proposti,
allora sarà sufficiente un'impaginazione
semplice.
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1.6. Raccomandazioni sul trattamento
del testo
Alleggerire il testo se l'impaginazione é
espressiva
Se riterremo utile un'impostazione grafica più articolata,
potrà essere necessario un ulteriore lavoro sul testo.
Alcune parti potranno essere sostituite da elementi
tipografici
e grafici
(come elenchi,
richiami,
evidenziazioni grafiche eccetera). Il testo trattato
graficamente tenderà a perdere il tono discorsivo, a
favore di una forte visualizzazione della struttura logica.
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2. Criteri di impaginazione dei
documenti amministrativi
2.1. Generalità
Nell'ambito della produzione di documenti
semplici possiamo distinguere tre schemi base
di organizzazione della pagina
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2.1. Generalità
Composizione della pagina con
un solo carattere
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2.1. Generalità
L'organizzazione più semplice di un testo
corrente é quella che usa un solo tipo di
carattere. L'obiettivo é una pagina pulita, ben
spaziata, con i capoversi chiaramente delineati,
con un uso corretto e moderato delle possibilità
che la serie del carattere prescelto ci offre (il
maiuscolo, il minuscolo, il maiuscoletto, il
corsivo, oltre ovviamente il tondo).
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2.1. Generalità
Quando scriviamo testi semplici dobbiamo
essere molto sobri nella scelta del carattere.
Per il testo si deve usare un carattere molto
familiare. In questo senso deve essere tenuto
sempre presente il tipico carattere
della dattilografia (come il Courier), e la
possibilità di comporlo senza giustificarlo
(quindi a bandiera sinistra).
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2.1. Generalità
Bisogna
assolutamente evitare cambi
nella dimensione del corpo del carattere
all'interno del testo, dobbiamo invece
operare con le varianti di disegno (tondo,
corsivo, maiuscoletto)
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2.1. Generalità
Composizione della pagina con
due caratteri
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2.1. Generalità
Se scegliamo di utilizzare due serie di caratteri,
nell'ambito di una pagina organizzata
tradizionalmente, la cura della coerenza dovrà
essere ancora più elevata. Le serie devono
essere di due famiglie diverse. Preferibilmente
una serie della famiglia dei romani (caratteri
con le grazie) e una serie della famiglia dei
bastoni (senza le grazie).
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2.1. Generalità
Il
romano,
con
cui
preferibilmente
comporremo il testo, dovrà seguire le regole
fino ad ora esposte; il bastone invece lo
utilizzeremo per identificare la struttura del
documento (titolazioni, intestazioni dei
paragrafi, numerazione di capoversi e quanto
altro evidenzi lo schema logico del testo)
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2.1. Generalità
Composizione della pagina per blocchi
grafici
In questo caso nella pagina, oltre alla presenza
delle due serie citate al punto precedente,
introdurremo un'organizzazione del testo per
blocchi grafici relativi ai diversi argomenti
trattati.
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2.1. Generalità
Verificare la struttura logica dell'impaginazione
Dopo ogni impaginazione si deve verificare la
coerenza tra struttura logica del testo e impostazione
grafica. La grafica deve sostenere nella lettura dei
contenuti. La composizione grafica per concetti é in
genere più rigida della scrittura corrente; è probabile
che dovranno essere riscritte alcune parti del testo per
ottenere una forte coerenza tra immagine e
contenuto.
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2.2. La corrispondenza
La
corrispondenza,
nella
sua
semplicità, contiene molti degli
elementi di base che ritroveremo
anche in altri documenti più
complessi.
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2.2. La corrispondenza
Intestazione
Deve essere indicato l'ente che
emette il documento, l'ufficio
specifico, l'indirizzo, i numeri di
telefono e, possibilmente, il nome del
responsabile dell'ufficio.
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2.2. La corrispondenza
Data
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2.2. La corrispondenza
Protocollo
Deve contenere tutte le indicazioni
necessarie per l'identificazione del
documento.
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2.2. La corrispondenza
Destinatari
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2.2. La corrispondenza
Oggetto
Deve indicare sinteticamente
contenuto del documento.
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il
2.2. La corrispondenza
Contenuto
Firma
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2.3. Gli atti amministrativi
Gli atti amministrativi sono quei documenti
scritti dalle amministrazioni che hanno una
particolare rilevanza per i cittadini. Una volta
chiarito che tipo di atto dobbiamo scrivere e
quale informazione dobbiamo trasmettere,
possiamo suddividere il documento in blocchi
di testo omogenei e coerenti.
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2.3. Gli atti amministrativi
Dovremo, approssimando, arrivare ai seguenti
blocchi:
• Protocollo
• Intestazione
• Destinatario
• Data
• Oggetto
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2.3. Gli atti amministrativi
Decisione
Bisogna indicare con la massima
precisazione che cosa
l'amministrazione ha deciso nel caso
concreto
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2.3. Gli atti amministrativi
Motivazione
In questa parte vanno indicati i
motivi che hanno portato alla
decisione
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2.3. Gli atti amministrativi
Procedure
Ciò che il cittadino destinatario dell'atto deve,
eventualmente, fare dopo averlo ricevuto. Per
procedura si intende il percorso completo,
quindi: quali documenti sono richiesti, cosa
bisogna fare, dove si deve andare
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2.3. Gli atti amministrativi
Firma
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2.4 La modulistica
Chiedere solo informazioni essenziali
E' necessario che le informazioni richieste al
cittadino siano quelle essenziali. Richieste
inutili o confuse producono errori e
allungamenti dei tempi costringendo il
cittadino a ritornare nell'ufficio, gli impiegati a
raddoppiare il contatto con gli utenti e cosi via.
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2.4 La modulistica
Controllare i concessionari
Anche nel caso di concessione di determinati
servizi ad altri soggetti (uno degli esempi più
evidenti é il caso della concessione del servizio
di riscossione dei tributi) é necessario che
l'amministrazione controlli la qualità dei
moduli
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2.4 La modulistica
Formato
Per il modulo si dovrà utilizzare un solo formato
di carta unificato: l'Uni A4 (210 mm x 297 mm) é
da escludere qualunque altro formato, soprattutto
perché l'utilizzazione di formati diversi rende
complicato il trasporto e la conservazione dei
documenti,
sia
al
cittadino
che
all'amministrazione
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2.4 La modulistica
Gabbia
Il margine sinistro deve essere, indicativamente,
almeno a 3 centimetri dal bordo del foglio, per
permetterne l'agevole classificazione . Anche il
margine destro e quello inferiore non devono essere
risicati, in quanto per molte persone é difficile
scrivere troppo vicino al bordo. Si deve facilitare la
direzione di lettura del modulo, dall'alto al basso e da
sinistra a destra, evitando il proliferare di finestre e
tasselli che spesso sfuggono al lettore
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2.4 La modulistica
Intestazione
Il nome dell'amministrazione dovrà essere
sempre indicato, così come l'ufficio, in
posizione costante su tutti i moduli
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2.4 La modulistica
Uso del modulo
L'uso a cui é destinato sarà posto in evidenza
con il criterio di un titolo breve e un eventuale
sottotitolo più esteso.
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2.4 La modulistica
Carattere
Nei moduli, di preferenza, saranno utilizzati due
caratteri di famiglie diverse: un carattere con le grazie
per il testo prestampato che costituisce l'oggetto del
modulo e un carattere senza grazie, più piccolo ma di
buona leggibilità, per le spiegazioni dei campi da
compilare da parte del cittadino. Il cittadino deve
poter riempire il modulo anche leggendo il solo testo
composto con il carattere senza grazie.
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2.4 La modulistica
Spazi di scrittura
Prima devono essere progettati gli spazi che il cittadino
dovrà compilare e solo dopo andrà costruito il testo
prestampato.
Infatti costringere la compilazione in angusti spazi
residui mette in difficoltà il cittadino, e spesso rende
difficile la decifrazione della scrittura. Per le cifre, come
ad esempio il codice fiscale, si deve prevedere un aiuto
verticale che permetta al cittadino di verificare la
presenza di tutti gli elementi richiesti
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2.4 La modulistica
Istruzioni per la compilazione
Il modulo é chiaro quando non sono necessarie
istruzioni per compilarlo oltre all'indicazione
del contenuto sulla stessa riga da compilare
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2.4 La modulistica
Data e firma
Bisogna evitare qualunque confusione su data
e firma. Si deve indicare sempre se per data si
intende la data di compilazione o quella di
presentazione. Per la firma per esteso bisogna
chiarire, quando si richiede che sia leggibile,
che non si tratta della sigla
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2.4 La modulistica
Informatizzazione della modulistica
Nel caso di moduli che interessano un grande
numero di cittadini é bene valutare la
convenienza di produrre moduli predisposti
per la lettura ottica e la successiva elaborazione
automatica dei dati.
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2.4 La modulistica
La telematica
Lo sviluppo della telematica rende oggi disponibili tecnologie
molto evolute per lo scambio, l'acquisizione, il trattamento,
l'archiviazione delle informazioni. Già oggi si possono
ottenere certificati per telefono o documenti attraverso
appositi terminali
senza alcun modulo di richiesta. Il futuro va in questa
direzione e prima di progettare un nuovo modulo é bene
meditare sulla sua reale necessità
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