A COSA SERVE IL SISTEMA INFORMATIVO
Realtà da rappresentare:
•Fenomeni interni
•Fenomeni esterni
Sistema Informativo
Sistema delle informazioni:
•Monetarie/non monetarie
•Quantitative/qualitative
INFORMAZIONI
METODOLOGIA
contabile
extracontabile
NATURA
quantitative
qualitative
a valore
OGGETTO
fatti interni d’azienda
fatti di relazione economica
circostanze d’ambiente
I - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei
DATI CONTABILI e produzione di
documenti nell’area AMMINISTRATIVA
II - ELABORAZIONE AUTOMATICA
dei DATI in sviluppo verso le funzioni
COMMERCIALE e di PRODUZIONE
gestione ordini
gestione magazzino
gestione distinta-base
contabilità industriale
...
contabilità generale
fatturazione
contabilità clienti/fornitori
contabilità IVA
...
LIVELLI di AUTOMAZIONE e STADI
di SVILUPPO dei SISTEMI
INFORMATIVI AZIENDALI
Controllo operativo integrato
Contabilità gestionale
reporting direzionale e di controllo
...
III - ELABORAZIONE AUTOMATICA
dei DATI DIFFUSA e INTEGRATA
nelle diverse AREE DI GESTIONE
Sistemi CAD-CAM
Sistemi di corporate-banking
Collegamenti banche dati
Collegamenti on-line clienti/fornitori
Simulazioni economico-finanziarie
Costruzione scenari ambientali su computer
Reporting di controllo strategico
...
IV - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI sia
INTERNI che ESTERNI a supporto dei processi
decisionali e di CONTROLLO STRATEGICO
INFORMATICA E RAGIONERIA
Tecnologie
informatiche come
variabili generative di
nuovi processi di
rilevazione e
interpretazione
Computer come
semplice strumento di
produzione
DALLA CONTABILITÀ MANUALE A LLA
CONTABILITÀ ELETTRONICA
LOGICA DELLA
RILEVAZIONE
SUPPORTI DI
REGISTRAZIONE
ORGANIZZAZIONE
DEI DATI CONTABILI
1
TEMPESTIVITÀ DI AGGIORNAMENTO E
ACCURATEZZA DEI DATI
2
TEMPESTIVITÀ DI
REPERIMENTO/ACCESSO AI DATI
3
GESTIBILITÀ DEL SISTEMA
IL SISTEMA CONTABILE IN SENSO STRETTO
Il flusso dei dati per la contabilità generale
DOCUMENTI ORIGINARI:
fatture di acquisto e di vendita,
distinte di pagamento, documenti di incasso,
note di credito,
cedolini degli stipendi, ecc.
IMMISSIONE DATI
accesso
ELABORATORE
OUTPUT PERIODICI
libro giornale
registri IVA
dichiarazione IVA
ecc.
aggiornamento
OUTPUT ANNUALI
bilancio annuale
documentazione IVA
ecc.
BASE DI DATI
ALTRI OUTPUT
schede contabili
scadenziario
bilancio di verifica
ecc.
PROCEDIMENTI DI IMMISSIONE DEI DATI
PRIMA NOTA
 prima nota non scritta
 assistenza nel lavoro di immissione
 limitazione del numero di dati immessi
IMMISSIONE UNICA DEI DATI
 integrazione della contabilità generale con altre
procedure amministrative
 decentramento dell’immissione dei dati
 generazione automatica delle rilevazioni
ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA - LIBRO GIORNALE
Output producibile in qualsiasi momento attraverso la stampa
(giornale provvisorio, giornale definitivo)
Non registrazione cronologica finalizzata alla riclassificazione
sistematica dei valori ma semplice adempimento di legge
VANTAGGI: Possibilità di correggere errori o eliminare movimenti:
 senza effettuare storni contabili
 rispettando l’ordine cronologico
RISCHI: necessità di attivare dei controlli
ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA DEI CONTI
LIBRO MASTRO: archivio residente su supporti elettronici
a cui accedere direttamente per avere risposte a
interrogazioni
elevato grado di dettaglio
VANTAGGI
ampliamento intervallo temporale
coperto dall’informazione
maggiore rilevanza dei dati memorizzati
• codici condizioni di pagamento
• codici causale movimento
• codici contropartita
contabilità a partite aperte
ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA DEL
SISTEMA DEI CONTI
PIANO DEI CONTI
opportune codificazioni/classificazioni
CODICI
DESTINAZIONE
VALORI
FINALITÀ CONOSCITIVE DIVERSE
riclassificazione dei dati
contabili in relazione alla
destinazione di bilancio
riclassificazione dei dati
contabili per natura in base
alla
destinazione
in
contabilità analitica
SCHEMA DI FLUSSO DEI DATI CONTABILI CLIENTI/FORNITORI
INTEGRAZIONE SU PRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE
IMMISSIONE
MOVIMENTI CONTABILI
CONTABILITÀ
FORNITORI
CONTABILITÀ
GENERALE
CONTABILITÀ
IVA
FATTURAZIONE
CONTABILITÀ
CLIENTI
LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA
Archivio ANAGRAFICO ARTICOLI
•codice del prodotto
•descrizione del prodotto
•codice dei recuperi spese
•codice IVA
•aliquote IVA
•...
Archivio ANAGRAFICO CLIENTI
•codice del cliente
•dati anagrafici del cliente
•codice condizioni di pagamento
•codice agente
•...
FATTURAZIONE
INPUT
•data e numero del documento
di riferimento
•imponibili IVA
•valori specifici di ricavo
•...
AUTOMATISMI
•data e numero della fattura
•codice causale movimento
•totali fattura
•…
LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA
Archivio PIANO
DEI CONTI
FATTURAZIONE
CONTABILITÀ
CLIENTI
Archivio PIANO
DEI CONTI
SCADENZIARIO
ATTIVO
Archivio CONTI
ANALITICI
SALDACONTO
CLIENTI
LISTE DI ANZIANITÀ
LISTE ANAGRAFICHE E
SITUAZIONI CONTABILI
CLIENTI
REGISTRAZIONI IN
MONETA ESTERA
LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA
AUTOMATISMI
INPUT
•data e numero fattura da fornitore
•data e numero fattura interne
•valori specifici di costo
•imponibili e aliquote IVA
•...
Archivio PIANO
DEI CONTI
•totale fattura
•differenze di cambio
•...
Archivio ANAGRAFICO
FATTORI
•codici dei fattori acquistati
•codici IVA
•...
Archivio ANAGRAFICO
FORNITORI
•codice del fornitore
•codice delle spese addebitate
•codice condizioni di pagamento
•...
CONTABILITÀ
FORNITORI
Archivio PIANO
DEI CONTI
SCADENZIARIO
PASSIVO
Archivio CONTI
ANALITICI
SALDACONTO
FORNITORI
LISTE ANAGRAFICHE E
SITUAZIONI CONTABILI
FORNITORI
REGISTRAZIONI IN
MONETA ESTERA
LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA
Archivio CODICI IVA
•codici IVA
•aliquote IVA
•descrizioni IVA per i registri
•descrizioni IVA per gli allegati
Archivio PIANO
DEI CONTI
CONTABILITÀ
IVA
DICHIARAZIONI
ANNUALI
REGISTRI
IVA
ALLEGATI
IVA
I° LIVELLO DI AUTOMAZIONE
OPERAZIONI DI GESTIONE
sistema delle transazioni esterne
CONTABILITÀ
FORNITORI
IMMISSIONE MOVIMENTI
CONTABILI
FATTURAZIONE
CONTABILITÀ
GENERALE
CONTABILITÀ
CLIENTI
CONTABILITÀ
IVA
CONTABILITÀ IMPIANTI
CONTABILITÀ PERSONALE
CONTABILITÀ CASSA E
BANCHE
SCHEMA DI FLUSSO DEI DATI CONTABILI FORNITORI
PRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE
IMMISSIONE
MOVIMENTI CONTABILI
• Codice causale movimento
• codice delle merci
• valori specifici di costo
• Data rilevazione
• numero progressivo
• movimento
• Data e numero del documento di riferimento
• codici condizioni di pagamento
• Data e numero fattura interni
• codice del fornitore
• codici di conto IVA
• totale di fattura
• imponibili e aliquote IVA
CONTABILITÀ
GENERALE
CONTABILITÀ
FORNITORI
CONTABILITÀ
IVA
FLUSSO DEI DATI CONTABILI CLIENTI
(PRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE)
IMMISSIONE
MOVIMENTI CONTABILI
FATTURAZIONE
• Codice causale movimento
• codice dei prodotti
• valori specifici di ricavo
• Data rilevazione
• numero progressivo movimento
• Data e numero del documento
di riferimento
• codici condizioni di pagamento
• Data e numero fattura
• codice del cliente
• codici di conto IVA
• totale di fattura
• imponibili e aliquote IVA
CONTABILITÀ
GENERALE
CONTABILITÀ
CLIENTI
CONTABILITÀ
IVA
In contabilità i dati seguono la rilevazione cronologica:le
operazioni sono registrate rispettando la sequenza con cui
sono eseguite:
Cliente: ACME s.p.a.
Data
Descrizione
Dare
01/01/1998 Fattura N. 001
1.000.000
02/01/1998 Fattura N. 002
1.500.000
02/01/1998 Pagamento Ft. N. 001
03/01/1998 Fattura N. 003
2.000.000
04/01/1998 Pagamento Ft. N. 002
06/01/1998 Pagamento Ft. N. 001
Totali
4.500.000
Saldo Cliente
2.000.000
Avere
500.000
1.500.000
500.000
2.500.000
Si presenta complicata l’analisi dei valori per i conti ad
elevata movimentazione!
Nella contabilità a “Partite Aperte” i movimenti contabili sono registrati
cronologicamente, ma raggruppati rispetto ad un riferimento comune:
N. Fattura
001
002
003
Cliente: ACME s.p.a.
Data
Descrizione
01/01/1998 Fattura N. 001
02/01/1998 Pagamento Ft. N. 001
06/01/1998 Pagamento Ft. N. 001
Saldo Partita
Dare
1.000.000
-
Avere
500.000
500.000
-
02/01/1998 Fattura N. 002
04/01/1998 Pagamento Ft. N. 002
Saldo Partita
1.500.000
-
1.500.000
-
03/01/1998 Fattura N. 003
Saldo Partita
2.000.000
2.000.000
-
Saldo Cliente
2.000.000
Le singole Partite sono ordinate cronologicamente ed all’interno di esse i movimenti
sono evidenziati a loro volta in ordine cronologico, evidenziando il saldo di
ciascuna partita.
Attraverso questa organizzazione dei dati sarà possibile:
 analizzare i movimenti legati
alla vita della singola partita;
 ottenere informazioni legate ai
tempi di chiusura (o di scaduto)
della partita.
LA GESTIONE DELLA CONTABILITÀ
A PARTITE APERTE
CODICE CAUSALE
MOVIMENTO
PRIMA NOTA
APERTURA PARTITE
CHIUSURA PARTITE
controlli
Recupero dati in
automatico
CONVALIDA
output
Stampa elenco
partite
Stampa estratto
conto
Stampa
scadenzario
IL SISTEMA CONTABILE “IN SENSO AMPIO”
OPERAZIONI DI GESTIONE
sistema delle transazioni interne/esterne
SISTEMA DELLE
PROCEDURE OPERATIVE
SISTEMA CONTABILE
“IN SENSO STRETTO”
SISTEMA INFORMATIVO
AMMINISTRATIVO
Gestione ordinispedizioni-incassi
Gestione magazzino
Gestione produzioneapprovvigionamenti
CONTROLLO/APPROVAZIONE ORDINI <Ciclo vendite>
 controllo del documento
 controllo delle condizioni di vendita
ricevimento
 controllo affidamento
dell’ordine
 controllo della disponibilità di
magazzino
approvazione /
ufficio
immissione
vendite
dell’ordine
emissione conferma
d’ordine
magaz.
evasione ordine
co.
clienti
emissione fattura
co. ge
contabilizzazione
 gestione ordini non approvati
 gestione variazioni d’ordine
flusso dei dati nel ciclo attivo
ordini da Clienti
ordini a fornitore
note intervento
DDT
fatture attive
contabilità generale
magazzino
contabilità analitica
note di credito
terzo livello di automazione
bilancio e analisi di bilancio
contabilità analitica economica e
finanziaria
budget e standard
reporting per il controllo
direzionale
MIS
SISTEMA INFORMATIVO AMMINISTRATIVO (EDP)
Collegamento tra Contabilità Generale
ed Analitica
Contabilità Generale
Salari
Canoni leasing
L. 100
L. 20
Spese Rappr.
L. 10
Spese Generali
•Manodopera Indiretta 40%
•Manodopera Diretta
60%
Conti, Voci e Centri
di C./R.
Centri di Costo
Spese Rappres. L.45
Articolo uno
L.15
Spese var.ammin.L.30
Manodopera Indiretta L.40
Manodopera Diretta L.60