Coordinamento Provinciale del Volontariato
TORINO
Progetto sperimentale “supporto EMERCOM NET”
ATTIVITÀ FORMATIVA 2010
Capitolo 2 : Segreteria & Back Office
Secondo Incontro:
“I compiti in Segreteria”
ATTIVITA’ DI SEGRETERIA IN ORDINARIETA’
ATTIVITA’ PREVISTE
Durante la fase ordinaria, le attività previste, a cura dei Volontari di Protezione
Civile saranno le seguenti:
 Controllo Rete Radio (attraverso prove radio)
 Gestione del parco apparati
 Attività di Segreteria ordinaria (archivio, controllo, ecc…)
 Gestione del Magazzino (inventario – censimento
analitico e registrazione, assegnazione, distrubuzione,
ecc…)
VERBALI DI CONSEGNA / RITIRO
Al personale assegnatario di apparati o attrezzature, dopo aver frequentato il corso di
formazione per operatori base (corsi organizzati dalla Regione Piemonte), viene
rilasciato un tesserino indicante il nominativo, il codice identificativo operatore e
degli estremi della concessione ministeriale delle frequenze in uso. Al momento
della consegna, le Province, faranno compilare all'assegnatario il verbale di
consegna.
Una copia del modulo dovrà pervenire via fax (o altro sistema) agli uffici regionali per
l'accettazione e l'archiviazione. Tutte le variazioni dovranno essere trasmesse
tempestivamente.
Per quanto riguarda gli obblighi degli assegnatari si rimanda al "Regolamento Rete
Radio EMERCOM-NET".
Qualsiasi richiesta di variazione in merito all'assegnazione deve essere
tempestivamente comunicata, da parte dell'assegnatario, all'Ente che ha effettuato la
consegna. La variazione dovrà essere comunicata alla Segreteria Centrale Regione
Piemonte.
ARCHIVIO DOCUMENTAZIONE
E' cura degli addetti alla Segreteria che operano a supporto della sala TLC Regionale
gestire l'archivio della documentazione, sotto la supervisione dei funzionari di
riferimento.
ATTIVITA’ DI SEGRETERIA E OPERATORI RADIO
IN CASO DI EMERGENZA
ATTIVITA’ DI SEGRETERIA
Durante le fasi di emergenza o di apertura sala l'addetto alla segreteria ha i
seguenti compiti principali:
- Assistenza all'operatore radio
- Inoltro dei moduli messaggio compilati dall'operatore radio
- Monitoraggio delle attività principali che si sviluppano nelle
comunicazioni radio
- Richiesta di attivazione di personale in appoggio alla sala operativa al
referente del gruppo di lavoro e d'intesa con il funzionario di sala
- Redazione di un breve resoconto cronologico delle attività svolte
(Giornale delle Emergenze) prima di abbandonare la sala o comunque
prima del proprio turno
- Valutare eventuale impiego altri applicativi di sala per lo svolgimento
delle attività a supporto della funzione TLC
Il personale volontario potrà rendersi disponibile per eventuali necessità
contingenti alla sala operative su richiesta del funzionario incaricato alla funzione
TLC.
Tali attività andranno relazionate per scritto sul resoconto di cui sopra.
ATTIVITA' OPERATORE RADIO
Durante le fasi di emergenza o di apertura sala l' operatore radio gestisce la
postazione prevista ed ha i seguenti compiti principali:
- Copertura della postazione radio della sala operativa della rete
EMERCOM-NET
- Monitoraggio e, quando possibile, controllo della copertura radio degli
utilizzatori
- Trascrizione dei messaggi ricevuti su apposito "modulo messaggio" e
compilazione in tutte le sue parti
- Inoltro dei messaggi ricevuti dai funzionari tramite "modulo messaggio" e
compilazione in tutte le sue parti
- Dovrà essere garantito un ulteriore supporto radio, se richiesto, alle
colonne mobili provinciali in missione e ai mezzi operativi regionali.
- Valutare eventuale impiego di altri applicativi di sala per lo svolgimento
delle attività a supporto della funzione TLC secondo indicazioni del
funzionario di rifeirmento
All'operatore in servizio compete la corretta e precisa gestione dell'apparato radio
della sala operativa, trattandosi di una postazione cruciale dell'intera rete
EMERCOM-NET non è permesso lasciare la postazione se non dopo aver ricevuto
il cambio da un altro operatore.
Durante le attività connesse con l'impiego della rete EmercomNet deve essere
applicato quanto previsto dalla relativa regolamentazione e deve essere utilizzato
un linguaggio idoneo e appropriato.
GRAZIE PER L’ATTENZIONE
Il gruppo di lavoro “supporto Emercom Net”
Riccardo Baima
Emilio Fumero
Marco Fassero
Ottobre 2010