Il concetto unitario di archivio
e le diverse fasi di gestione
Metodologia della ricerca archivistica
Triennio
Modulo A
2010-2011
Il ciclo di vita dell’archivio
secondo l’archivistica italiana
Archivio corrente
– documenti che si riferiscono ad affari in corso di
trattazione
– consultati frequentemente soprattutto da personale
interno all’amministrazione titolare dell’archivio
(soggetto produttore)
Il ciclo di vita dell’archivio
secondo l’archivistica italiana
Archivio corrente
– conservati presso il soggetto produttore
– esclusi dalla pubblica consultazione ad eccezione di
soggetti “aventi diritto” secondo la legge 241/1990
(detta della trasparenza amministrativa)
– nel modello nord americano e inglese, la fase
corrente di chiama Records management e si parla di
documenti “attivi”
Il ciclo di vita dell’archivio
secondo l’archivistica italiana
Archivio di deposito
• il complesso dei documenti relativi ad affari e a
procedimenti amministrativi conclusi, non più necessari
all’attività corrente del soggetto produttore ma per i quali
la legge o le necessità del soggetto produttore
prescrivono un periodo di conservazione
• scarsamente consultati da parte del soggetto produttore
ma ancora non liberamente consultabili da parte del
pubblico
Il ciclo di vita dell’archivio
secondo l’archivistica italiana
Archivio di deposito
• spesso conservati presso luoghi e sedi diverse da quelle
dell’archivio corrente
• sempre sotto la responsabilità del soggetto produttore
• secondo la terminologia anglo americana: records
management, documenti semiattivi
Il ciclo di vita dell’archivio
secondo l’archivistica italiana
Archivi di deposito
• Per la sua natura transitoria e per il
limitato valore attribuito alla
documentazione non più corrente ma
ancora non storica (“limbo”), la gestione
dell’archivio di deposito costituisce una
fase molto delicata di tenuta degli archivi.
Il ciclo di vita dell’archivio
secondo l’archivistica italiana
Archivio storico
• Dopo una procedura di valutazione
(selezione) che individua i documenti
ritenuti degni della conservazione
permanente per il loro valore legale,
giuridico e culturale e quelli che invece
possono essere distrutti, la
documentazione considerata storica
passa all’ultima fase.
Il ciclo di vita dell’archivio
secondo l’archivistica italiana
Archivi storici
• da strumenti di gestione legati ad esigenze
pratiche del soggetto produttore a bene culturale
• proprio per il cambiamento di “destinazione
d’uso”, gli archivi storici sono conservati in
apposite sedi che garantiscano la libera
consultazione per un pubblico più vasto
• salvo alcuni limiti imposti dalla legge, la
consultabilità è libera
Esigenze e responsabilità nelle
diverse fasi
• Ogni fase corrisponde ad esigenze di
natura organizzativa e gestionale
• definizioni di attività
• elaborazione di strumenti
• identificazione di responsabilità
Diverse fasi ma concetto
unitario
• Nonostante le diverse fasi, attività e ciclo di vita
dei documenti, l’archivio è una sola entità che
porta sempre con sé la compresenza del valore
amministrativo e del valore culturale.
• La fase della formazione (archivio corrente) è
determinante per le fasi successive; quanto
meglio è organizzata la prima fase, quanto più
attentamente e secondo i principi archivistici
sono gestiti i passaggi dall’una all’altra fase,
tanto più si garantisce la conservazione del
bene culturale archivio
La tradizione italiana
•
•
•
•
•
Commissione Cibrario: 1870
Correnti: 1874 Consiglio superiore degli archivi
regolamento rd 35/1900
dpr 1409/1963
differenza con la tradizione tedesca e anglosassone
La commissione Cibrario
1870
"Sarebbe utile la divisione degli archivi
storici dagli amministrativi? Come
potrebbe operarsi? “
“Parve quindi equivoca almeno la
nomenclatura di storici e d'amministrativi,
parlando di archivi: e la Commissione preferì
di chiamare antica la parte che il Governo può
mettere a disposizione degli studiosi,
moderna quella che lo Stato ha ragione di
tener riservata”
Cesare Correnti
5 luglio 1874 (seduta 8)
• “In proposta del Consigliere Correnti si
parla della necessità di provvedere alla
buona conservazione degli archivi
particolarmente degli uffici amministrativi e
delle magistrature ora esistenti nel regno, i
quali dovranno pure un giorno diventar
parte degli Archivi di Stato”.
Il concetto unitario di archivio
nella normativa italiana
• La normativa italiana impone un modello
di gestione integrata tra ente produttore ed
amministrazione archivistica vale a dire
l’integrazione del punto di vista
dell’amministrazione e della storia
Le norme per la gestione
integrata
• in riferimento alle
responsabilità
dell’ente produttore
– [Rd 35/1900]
– [Dpr 428/1998]
– Dpr 445/2000
• in riferimento alle
prerogative
dell’amministrazione
archivistica:
– Dpr 1409/1963
– Dpr 37/2001
– Dlgvo 42/2004 e
successive
modifiche con
dlgvo 62/2008
Luoghi di conservazione e
responsabilità
• Archivio corrente
Presso
il soggetto produttore
• Archivio di deposito
Presso
Il soggetto produttore
Responsabilità
• Mentre per gli archivi storici, la responsabilità
(l’ubicazione e la gestione: il soggetto
conservatore) è differenziata in base alla natura
giuridica del soggetto produttore:
– Archivi storici di soggetti produttori statali ►Archivi di Stato
– archivi storici di soggetti produttori pubblici►presso l’ente stesso
– archivi storici di soggetti produttori privati ►presso lo stesso
proprietario