Università Roma La Sapienza Facoltà di Scienze della Comunicazione Comunicazione organizzativa e politiche del management La formazione: politiche e strumenti Agenda • • • • • Presentazione azienda (’5) Una definizione possibile di formazione (’10) Scopo e ambiti della formazione (10’) Le modello delle competenze (10’) Il processo della formazione (50’) - Analisi needs Progettazione intervento Realizzazione intervento Valutazione dei risultati 14,15 14,20 14,30 14,40 15,30 • Break (15’) 15,45 • • • • 16,15 16,30 16,45 17,00 Role playing (30’) La formazione in MBI (’15) La formazione e la comunicazione organizzativa (’15) Chiusura (’15) Presentazione azienda Il Gruppo Daimler Il Gruppo DaimlerAG, leader nella produzione e commercializzazione mondiale di vetture di alta gamma e la prima casa costruttrice di veicoli industriali e commerciali, ha sede a Stoccarda in Germania. Presentazione azienda Key Data Gruppo Daimler 2011 Total revenue: 106,540 (mio Eur) Collaboratori: 271,370 Presentazione azienda Il nostro portfolio Presentazione azienda Mercedes-Benz Italia Mercedes-Benz Financial Services Italia Mercedes-Benz Roma (Filiale MBI) Mercedes-Benz Milano (Filiale MBI) Evobus Italia . Il sistema integrato di sviluppo delle risorse umane Obiettivi strategici ORGANIZZAZIONE Pianificazione delle risorse umane Ruoli Valutazione Selezione interna e esterna Sistema premiante Competenze, risultati, potenziale Percorsi di sviluppo Formazione mirata C O M U N I C A Z I O N E I N T E R N A C O A C H I N G La formazione Una definizione possibile di formazione Una leva della gestione risorse umane definibile come l’insieme dei criteri che regolano i processi per lo sviluppo e l’adeguamento delle competenze professionali e manageriali degli operatori aziendali e dei loro comportamenti. Scopo e ambiti della formazione Scopo della formazione è… la promozione, l’aggiornamento, la trasformazione e sviluppo delle competenze dell’individuo nei più diversi ambiti di sapere professionale e organizzativo 1 Sapere = patrimonio culturale professionale, conoscenze 2 Saper fare = abilità tecnico-specialistiche 3 Saper essere = comportamenti attesi nell’organizzazione 4 Voler essere = bisogni e valori della persona nei suoi rapporti con l’organizzazione Ogni attività formativa persegue l’intero mix di contenuti sia pure con coefficienti diversi L’approccio delle competenze L’approccio delle competenze: • si propone come modello teorico capace di rispondere all’esigenza di chi quotidianamente si confronta con la gestione delle persone nell’impresa percependo la necessità di avere a disposizione strumenti e metodi di lavoro per identificare, riconoscere, orientare le competenze delle persone di fronte ai cambiamenti organizzativi sempre più mutevoli. • rappresenta un strumento in grado di sostenere lo sviluppo delle aziende in un’ottica di miglioramento continuo. • Sono diversi gli approcci e metodi delle competenze. • Non esiste una definizione univoca delle competenze. • Il metodo delle competenza nasce negli Stati Uniti negli anni ’20 (David McClelland, Richard Boyatzis, Spencer & Spencer) L’approccio delle competenze Una possibile definizione di “competenza” “caratteristica intrinseca individuale, casualmente collegata a una performance efficace superiore in una mansione o in una situazione che è misurata sulla base di un criterio prestabilito” (Spencer & Spencer). A definire una competenza contribuisce in modo determinante la motivazione, i tratti di personalità, atteggiamenti, valori, le abilità e conoscenze, gli interessi di una persona. Chi possiede queste caratteristiche svilupperebbe una performance superiore rispetto a quella media. Le competenze contengono sempre un’intenzione, la quale è la forza della motivazione che dà origine a un’azione finalizzata al conseguimento di un risultato. Nelle moderne organizzazioni, la definizione rigorosa dei compiti, sta ormai tramontando: non si parla più di mansioni, ma di ruoli organizzativi. Le competenze trasversali Il modello delle competenze di Spencer&Spencer (1995) Competenze realizzative (disposizione ad agire) a) orientamento al risultato: interesse a lavorare bene e a raggiungere obiettivi b) attenzione all’ordine: orientamento a ridurre l’incertezza e a ordinare compiti, obiettivi informazioni c) iniziativa: disposizione ad agire anche senza indicazioni d) ricerca di informazioni: curiosità, volerne sapere di più 2. Competenze di assistenza e servizio (disposizione ad aiutare e comprendere) a) sensibilità interpersonale: desiderio di capire gli altri, capacità di ascoltare desideri, sentimenti, preoccupazioni b) orientamento al cliente: concentrare i propri sforzi sul soddisfare i bisogni degli altri Le competenze trasversali Il modello delle competenze di Spencer&Spencer (1995) 3. Competenze d’influenza (disposizione ad avere potere e influenza sugli altri) a) persuasività e influenza: saper portare gli altri a impegnarsi per realizzare una propria (nostra) idea b) consapevolezza organizzativa: capacità di comprendere i processi e la cultura dell’organizzazione, e saper usare tali informazioni c) costruzione di relazioni: mantenere rapporti con le persone che possono essere utili per raggiungere obiettivi di lavoro 4. Competenze manageriali (intenzione di avere specifici effetti sugli altri) a) sviluppo degli altri: facilitare lo sviluppo di un gruppo o di una persona b) attitudine al comando: assertività e capacità di far eseguire agli altri i propri ordini o le proprie indicazioni c) cooperazione: lavorare con altri piuttosto che da soli d) leadership: capacità di guidare un gruppo di lavoro sia sul compito che sui processi Le competenze trasversali Il modello delle competenze di Spencer&Spencer (1995) 5. Competenze cognitive (capacità di analisi, gestione e soluzione di problemi) a) pensiero analitico: comprendere situazioni scomponendole negli elementi costitutivi e valutare le conseguenze b) pensiero concettuale: riconoscere modelli astratti e rapporti fra situazioni complesse c) expertise: padronanza di conoscenze tecnico-professionali e manageriali 6. Competenze di efficacia personale (competenze che supportano l’efficacia della persona in relazione all’ambiente) a) autocontrollo: avere il controllo delle proprie emozioni ed evitare al reattività nel conflitto b) fiducia in sé: convinzione di poter assolvere un compito, di saper assumere decisioni, autoefficacia c) flessibilità: capacità di adattarsi alle situazioni d) impegno verso l’organizzazione: allineare i propri comportamenti alle priorità dell’organizzazione Il ruolo organizzativo 1. Analisi dei ruoli organizzativi: • caratteristiche del lavoro svolto • competenze necessarie per svolgere il ruolo (competenze tecniche e trasversali) • le relazioni interne ed esterne 2. Costruzione del profilo del ruolo (ruoli tecnici e ruoli manageriali) 3. Piano di sviluppo (da attuare se dall’analisi emerge un gap tra ruolo atteso e ruolo attuale) Oggi più che in passato conta “saper essere”, conta cioè saper fornire risposte adattive al contesto, organizzativo e sociale, in continuo cambiamento. Contano, le cd “competenze trasversali”. Definizione di processo Processo E’ un insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita, fornendo un valore aggiunto. Si distingue da: Progetto E’ uno sforzo temporaneo per sviluppare un prodotto/servizio unico attraverso un programma predefinito basato su una metodologia Programma E’ un gruppo di progetti gestiti in modo coordinato al fine di raggiungere risultati che non sarebbero raggiungibili se i singoli progetti fossero gestiti autonomamente. Il processo della formazione Comunicazione Analisi dei bisogni Prefigurazione del modello di intervento. (specifica obiettivi di apprendimento; dettaglio dei contenuti) Attuazione intervento Messa in opera del progetto formativo Valutazione risultati Verifica gradimento Verifica apprendimento Verifica trasferimento Analisi dei bisogni Comunicazione Identificazione necessità ed esigenze specifiche di bisogni da soddisfare e carenze da colmare Progettazione intervento La formazione è un processo articolato in fasi connesse, che presenta un carattere di forte circolarità, in una logica di “retroazione” tra input (analisi dei bisogni) e output (valutazione dei risultati) Analisi dei fabbisogni Cosa si intende per “fabbisogni”? Necessità organizzative Esigenza di un cambiamento strategico, strutturale e operativo Carenze da colmare Diagnosi di inadeguatezza tecnico-professionale e/o comportamentale Esigenze specifiche Bisogno di supportare processi di sviluppo individuali (p.es. alti potenziali, low performer) Come è possibile rilevarli? Questionario (metodo quantitativo) Non sempre viene predisposta una indagine ad hoc, a volte è il risultato concomitante di una valutazione delle prestazioni o del potenziale Intervista (metodo qualitativo) Limitato ad un campione non troppo numeroso; può essere effettuata individualmente o in gruppo (focus group, incident critial interview, riunioni ) Osservazione diretta dei fenomeni organizzativi ed individuali Può essere effettuata dagli operatori della formazione, da altri operatori R.U., dal vertice Progettazione Domande che un formatore si fa…. •Perché? Qual è lo scopo della formazione? •Quale? Qual è la priorità fra gli obiettivi del corso? •Chi? Chi sono i destinatari della formazione? •Cosa? Quali sono i principali argomenti su cui lavorare? •Quando? In quale momento e con quali tempistiche avrà luogo? •Dove? Dove avrà luogo la formazione? •Come? Quali metodologie e strumenti verranno utilizzati durante il corso di formazione? •Costi? Progettazione Cosa si intende per progettazione: macroprogettazione e microprogettazione Macroprogettazione definisce un intervento formativo complesso generalmente costituito da più interventi formativi. E’ una fase molto importante dalla quale dipendono i risultati della azione formativa. Microprogettazione definisce i dettagli in cui si esplica l’azione formativa, le specifiche dell’azione formativa (tempo, scelta dei contenuti, esercitazioni, media utilizzati ecc.). Se pensiamo ad una strada, la macroprogettazione equivale alla costruzione di una strada, la microprogettazione equivale ad asfaltare il manto stradale. Progettazione Quali sono gli elementi fondamentali della progettazione? Obiettivi Esplicitazione conclusione dell’analisi dei bisogni (perché) e risultati che si intendono raggiungere (cosa). Cosa il partecipante deve essere in grado di fare. Target Identificazione popolazione di riferimento a cui l’intervento è destinato Contenuti Definizione dell’oggetto della trattazione d’aula Modalità di erogazione dell’intervento Es. Aula tradizionale, training on the job, E-learning, Logistica e tempi Residenziale, semi-residenziale, aziendale Costi Costi diretti, costi indiretti Attuazione intervento Quali sono gli elementi fondamentali della realizzazione? Informazione/Comunicazione Informazione (nome intervento, agenda, luogo), esplicitazione degli obiettivi e del target (perché, per chi), coinvolgimento partecipanti (raccolta aspettative e patto formativo) Presidio Logistico Identificazione di una location idonea; verifica condizioni di piacevolezza e confort della sede (ampiezza, aerazione, luminosità); allestimento aula (ad anfiteatro, a ferro di cavallo, etc); Materiale didattico e supporti tecnologici Preparazione di una documentazione di supporto coerente con i contenuti e la tipologia dell’intervento Allestimento supporti tecnologici necessari alla gestione dell’aula (microfoni, proiettori, lavagna luminosa, pc, etc) Valutazione risultati Quali sono i metodi per la valutazione dei risultati? Giro di tavolo Consente ai partecipanti, a turno, di esprimere il proprio parere sull’iniziativa Questionario di fine corso Somministrazione di un questionario (anonimo) con domande per lo più chiuse o con scale di giudizio Cambiamenti effettivi osservabili all’interno della dell’organizzazione e, a volte, all’esterno (rapporti con clienti esterni) e rilevabili attraverso l’osservazione diretta, questionari ed interviste non ad opera dei partecipanti ma di osservatori e interlocutori a ciò deputati E’ possibile misurare i benefici economici della formazione? Risulta difficile isolare l’effetto della sola formazione rispetto ad altri fattori contingenti. Si può ricorrere ad un parametro indiretto (p.es.misurazione tasso di assenteismo, oppure soddisfazione clientela), ma è comunque una forzatura. Esercitazione Role playing: Diventare campioni di vendite! Esercitazione Il contesto La Ba.ve.co è un’azienda con sede in Italia. Produce, commercializza,distribuisce e vende un’ampia gamma di prodotti alimentari e bevande. La direzione è a Milano e gli stabilimenti di produzione e distribuzione sono in diverse sedi in tutta Italia. E’ un’azienda con una struttura gerarchico-funzionale. Oltre alla Presidente che è anche Amministratore Delegato, esistono 5 divisioni principali: 1. Direzione di Produzione 2. Direzione Ricerca e Sviluppo 3. Direzione Commerciale 4. Direzione Finanziaria Il Direttore Commerciale il Sig. Perretta, chiama il Responsabile della Formazione e Sviluppo, il Sig. Caccio per un intervento formativo sulla forza vendita. Ha notato negli ultimi tempi un calo di produttività e di conseguenza un calo di motivazione. Le vendite negli ultimi due trimestri sono state inferiori all’obiettivo dell’12 %. Gli obiettivi annuali concordati con l’AD sono a rischio di raggiungimento. Pensa che un intervento formativo possa essere la soluzione di tutti i mali. Esercitazione Il role Playing Voi siete il Responsabile della Formazione e Sviluppo dell’azienda. Avete un appuntamento con il Direttore Commerciale per raccogliere tutte le informazioni necessarie alla progettazione dell’intervento formativo richiesto. Avete 15 minuti di tempo per preparare l’intervista. La formazione in MBI Le quattro aree di apprendimento Cross-functional skills Skill-Lab Leadership/ Behaviors Functional skills Employee Development Basics Languages Information Technology Mandatory education Team-effectiveness La formazione in MBI Valutazione della performance e Formazione Piano Formativo Management Assessment and Development Improvement Program Inadeguata Incostante Development Center Soddisfacente Eccellente Esemplare Distribuzione dei collaboratori sulla base della valutazione BUILD La formazione in MBI Piano Formativo Obiettivi Improvement Program Management Assessment and Development Improvement Program Rispetto alla Direzione Aziendale . Disporre di una chiara ed oggettiva mappatura dei collaboratori critici. . Definire un Piano di azione globale per gestire i collaboratori critici. Rispetto al relativo Manager . Supportare il Manager nell’analisi del collaboratore. . Condividere con il Manager il Piano di azione per gestirlo. Rispetto al singolo collaboratore critico . Condividere con il collaboratore una visione oggettiva della situazione. . Condividere con il collaboratore un Piano di azione. Inadeguata Development Center Incostante Soddisfacente Eccellente Esemplare La formazione in MBI Piano Formativo Development Center: Cos’è E’ un percorso di sviluppo per giovani talenti Management Assessment and Development Improvement Program Inadeguata CONSAPEVOLEZZA punti di forza ed aree di miglioramento rispetto a competenze di taglio manageriale Development Center Incostante Soddisfacente SVILUPPO definizione contestuale di un Piano di azione Eccellente Esemplare La formazione in MBI Piano Formativo Development Center: Come si implementa Management Assessment and Development Improvement Program Development Center Il Piano di azione si sviluppa lungo tre direttrici complementari: Inadeguata Auto sviluppo da parte del collaboratore (ricerca di occasioni di confronto e di feedback con interlocutori aziendali rilevanti per il proprio ruolo; approfondimenti di tipo teorico-metodologico; richiesta di coinvolgimento in attività e progetti nuovi in cui sperimentarsi.). Coaching da parte del capo. Mentoring interno (Direttori Generali e Direttori di livello E3 offrono supporto di crescita alle persone attraverso incontri spot su tematiche specifiche e di competenza peculiari di ogni Manager). La Direzione CHR assume un ruolo di supporto di questo processo anche attraverso l’istituzione di incontri periodici con le persone per verificare il loro “development path”. Incostante Soddisfacente Eccellente Esemplare La comunicazione e la formazione FASI Obiettivi Strumenti 1. Circolazione del nome e informazioni generali sul progetto. La conoscenza del nome è momento importante perché dà il marchio al progetto formativo. *Bacheca *House organ *Mail *Internet 2. Creazione del committment (patto formativo) La comunicazione è più che informazione: è coinvolgimento, contributo critico e condivisione dei valori. E' essenziale che questa fase non sia vissuta come 'formalità necessaria'. *Incontri con i partecipanti (anche prima dell’inizio della formazione) *Comunicazione mirata ai Capi (mail, incontri) 3. Trasparenza del processo formativo I contenuti e le informazioni veicolate con la formazione devono essere trasparenti. I partecipanti non devono avere “sospetti” e diffidenze rispetto alla formazione. *Gruppi di lavoro partecipanti *Counseling individuale con i 4.‘Restituzione' degli apprendimenti La riflessione su ciò che si è appreso, la sua rilevanza organizzativa (come è 'applicabile') e sulla possibilità di 'trasferimento' degli apprendimenti (knowledge management) sono elementi che rendono 'capitalizzabile' il processo formativo. *Gruppi di lavoro partecipanti *Questionari *Counseling individuale con i La comunicazione e la formazione VEICOLI com. org CONTESTI com. org. strategie aziendali azioni HR cambiamenti organizzativi clima comunicazione nei team, ruoli individuo House organ Eventi Comunic. scritta Intranet, tv Comunicaz. Opinion aziend. informale leader Formazione Alcune considerazioni • La formazione non è un erogatore di risposte immediate fatto per colmare lacune, ma uno strumento di accompagnamento, che possa fornire stimoli in un percorso di ricerca, personale e differenziato. • La capacità della formazione di realizzare azioni strettamente connesse con i reali processi di cambiamento (tecnologico, culturale e umano) dell’impresa, non risiede nell’aula o nell’applicazione delle metodologie, pure avanzate, di apprendimento, ma nella contestualizzazione all’interno dell’organizzazione • L’accrescimento delle competenze non dipende solo da politiche sia pure mirate di formazione, ma da un PROGETTO SOCIALE, in un’impresa intesa come centro di produzione culturale ed organizzativa La formazione è un “luogo” di produzione e diffusione della cultura organizzativa propria di ogni impresa, al servizio della comunicazione organizzativa