PROGRAMMA 01: FUNZIONI GENERALI-STAFF (RICONDUCIBILE A R.P.P. PROGRAMMA N. 1
AFFARI ISTITUZIONALI E LEGALI)
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DESCRIZIONE/MOTIVAZIONI/FINALITA’:
Il Comune di Alfonsine è parte dell’Unione di Comuni della Bassa Romagna, in particolare, per quanto riguarda il Settore Affari Istituzionali e Legali, nel corso dell’anno 2010 è
stata approvata la convenzione per il conferimento all’Unione delle funzioni relative ai servizi generali, precisamente: è stata conferita la gestione dei contratti e degli appalti ed è
stato attuato il coordinamento in relazione alle seguenti attività: segreteria amministrativa, protocollo e archivio, altri servizi generali, servizi demografici, affari istituzionali e
governance interna, informazione, comunicazione, partecipazione.
Nel corso del triennio 2011/2013 il Settore continuerà a svolgere ed offrire funzioni di supporto, collaborazione e consulenza sia agli uffici interni che agli organi istituzionali, al fine
di garantire lo svolgimento delle attività per quanto di competenza; a collaborare con altri enti o altre pubbliche amministrazioni per la trasmissione di dati, notizie,
scambio di informazioni e atti nei limiti e nel rispetto delle disposizioni sulla privacy; a mantenere il diretto contatto con i servizi presso l’Unione e il Comune assicu­
rando, secondo le procedure in essere nell’Ente, l’adozione degli atti proposti dai servizi dell’Unione. Il Servizio di Segreteria Generale svolge in particolare un ruolo
di servizio di riferimento per i servizi dall’Unione, in quanto riceve le comunicazioni sia riguardo le proposte di delibere, sia riguardo la convocazione di riunioni e
provvede a smistare agli uffici e/o agli amministratori quanto di competenza, oltre che a predisporre quanto necessario qualora pervengano proposte di delibera da
approvare dalla Giunta Comunale o dal Consiglio Comunale di Alfonsine.
Le scelte effettuate sono tese a rendere maggiormente celere ed efficiente il rapporto con gli utenti, interni ed esterni, eliminando, per quanto possibile, difficoltà, ritardi ed
incomprensioni fonti di inutili oltre che dannosi disservizi; a definire le procedure, per quanto possibile, di alcune attività e tipologie di atti al fine di renderne più semplice e corretta
la realizzazione. La finalità è migliorare lo standard qualitativo, in termini di tempi rapidi e di regolare e puntuale risposta, semplificazione delle procedure, dei “prodotti” forniti
all’esterno (pubblicazione diffusione bandi, stesura di contratti, redazione verbali delle sedute consiliari, accesso agli atti, comunicazioni, gestione amministrativa delle funzioni
cimiteriali) e quello dei “prodotti” forniti alle altre articolazioni del Comune (consulenza, collaborazione, spedizione atti ecc), anche in termini di assistenza specialistica per
problemi più complessi nel campo delle specifiche professionalità e di corretto ed efficiente svolgimento di tutte le funzioni correlate (archiviazione, smistamento della posta interna,
ricezione-invio telefonico delle richieste ai diversi uffici comprese Sala sportelli-U.R.P., ricezione, su apposito modulo, di richieste per rilascio copie ecc.).
Progetto 01.01: STAFF – PARTECIPAZIONE – ORGANI ISTITUZIONALI (RICONDUCIBILE A
R.P.P. 3.4.1.A PARTECIPAZIONE)
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DESCRIZIONE/MOTIVAZIONI/FINALITA’:
Le consulte territoriali sono organismi consultivi e propositivi per il territorio di competenza, con le finalità di promuovere un’azione di stimolo e di proposta nei confronti
dell’Amministrazione Comunale in relazione alle problematiche territoriali, recependo e supportando le istanze che provengono da cittadini, comitati e associazioni presenti sul
territorio. Le consulte devono favorire ed incentivare l’informazione verso i cittadini sulle tematiche amministrative affrontate dalle istituzioni locali che interessino le rispettive
comunità territoriali e concorrere ad assicurare, mediante lo strumento della consultazione, un costante collegamento tra le specifiche realtà presenti sul territorio e l’amministrazione
comunale. Il principio che deve animare i rapporti tra la Consulta Territoriale e l’Amministrazione comunale è quello della reciproca collaborazione. Le consulte di partecipazione
non solo sono uno strumento di ascolto costante e continuativo, ma costituiscono anche un modo per formulare proposte, confrontarle, esprimere un parere sulle scelte e soprattutto
per verificare la qualità dell’azione amministrativa e dei servizi, al fine di rendere più trasparente l’attività dell’ente. Nel 2011, per avvicinare ulteriormente i servizi ai cittadini, si
procederà, nell’ottica del processo di semplificazione amministrativa, potenziando ulteriormente il sito internet pubblicando gli atti dell’amministrazione comunale;
Nel corso del triennio si procederà alla verifica dello strumento “Referendum” previsto dall’art. 32 dello Statuto comunale.
Progetto 01.02 FUNZIONI GENERALI SERVIZI INTERNI: (RICONDUCIBILE A R.P.P. 3.4.1.
SEGRETERIA GENERALE, CONTRATTI E ACQUISTI, DEMOGRAFICO)
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DESCRIZIONE/MOTIVAZIONI/FINALITA’:
Il Servizio Segreteria Generale si propone di garantire e/o ottimizzare: le procedure e di attuare il consolidamento delle innovazioni in materia di Privacy, tenuto conto del relativo
raccordo con la L. 241/90 e successive modifiche e integrazioni in tema di accesso e rilascio atti e documenti, anche mediante l’integrazione dei provvedimenti in vigore nell’Ente al
fine di ottemperare e contemperare alle disposizioni di riservatezza, conservazione, trasparenza e sicurezza nel trattamento dei dati personali; l’applicazione e l’eventuale
aggiornamento, degli atti che, sempre in ottemperanza alle direttive del Garante, sono fondamentali per lo svolgimento di diverse attività istituzionali; la consulenza, la
collaborazione ai settori/servizi ed il coordinamento fra gli stessi se coinvolti contemporaneamente, le attività finalizzate all'esame degli atti, deliberazioni e determinazioni, anche
mediante la predisposizione e l'invio ai Responsabili competenti o ai loro collaboratori, di schemi di atti, da adottarsi secondo le disposizioni in vigore, aggiornati con le normative
che si susseguono nel tempo; l'attività di segreteria e di assistenza alle sedute della Giunta e del Consiglio Comunale, ottimizzando il servizio riducendo, ove possibile, i tempi
necessari al completamento e perfezionamento degli atti, procedendo anche alla pubblicazione degli atti nel sito internet del Comune; l’attività di segreteria del sindaco e degli
assessori per quanto concerne la gestione di appuntamenti, di deleghe per riunioni, smistamento della corrispondenza, risposta all’utenza nell’ottica di un miglioramento, sotto il
profilo organizzativo, amministrativo e informatico; l’attività di segreteria per la convocazione delle commissioni consiliari ed eventuale assistenza alle sedute; l'attività di
consulenza resa in forma di pareri scritti o consulenze, al Sindaco e/o agli altri organismi istituzionali, che ne facciano richiesta, qualora sia fondamentale e preliminare all'assunzione
di decisioni, alla sottoscrizione di accordi, convenzioni o anche per fornire risposta ad eventuali interpellanze, istanze e richieste; la consulenza e la collaborazione con i Responsabili
di Procedimento e/o loro incaricati per una corretta gestione documentale, in particolare per la corretta creazione/ricostruzione e gestione dei fascicoli di documenti; anche di
documenti informatici, con l’ausilio del Servizio Informatica; la consulenza e la collaborazione con i Responsabili di Procedimento e/o loro incaricati per l’eventuale redazione di
documenti informatici, l’eventuale attuazione di punti di protocollazione decentrata, l’uso della casella di posta elettronica certificata, con l’ausilio del Servizio Informatica; la ricerca
di nuove e complete modalità di diffusione interna nonché l’ottimizzazione e la razionalizzazione della procedura relativa alla diffusione mirata delle novità legislative e
giurisprudenziali nonchè gli interventi dottrinali, commenti ed esplicazioni inerenti materie di particolare interesse o novità normative, tutto ciò mediante invio telematico, al fine di
una rapida e meno costosa diffusione delle informazioni; la sistemazione dell’archivio di deposito della sede comunale (dove si trovano pratiche concluse e documenti non più in uso
corrente ma da conservare) per consentire una consultazione semplificata e veloce dello stesso oltre che per garantire la conservazione della memoria dell’Ente, da realizzarsi una
volta completati i lavori di sistemazione e messa a norma dell’archivio di Via Fiumazzo, di ricollocazione della documentazione ora provvisoriamente sistemata in altro locale,
nonché dopo aver anche trasferito nei nuovi locali, in accordo con i Responsabili di Settore e di Servizio, la documentazione meno recente e di non frequente consultazione ora
conservata nei locali di deposito della sede comunale; la protocollazione della corrispondenza e corretta assegnazione agli uffici in giornata; l’aggiornamento del manuale di gestione
del sistema documentario (protocollo informatico, flussi documentali e archivio); la spedizione della corrispondenza, attuando la rilevazione delle spese sostenute per centri di costo e
l’ottimizzazione delle modalità di invio al fine di tendere alla riduzione dei costi; l’aggiornamento continuo della banca dati “CAUSE”; l’attività di ricerca continua di collegamento a
varie pratiche.
Progetto 01.02 FUNZIONI GENERALI SERVIZI INTERNI: (RICONDUCIBILE A R.P.P. 3.4.1.
SEGRETERIA GENERALE, CONTRATTI E ACQUISTI, DEMOGRAFICO)
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DESCRIZIONE/MOTIVAZIONI/FINALITA’:
Il Servizio Contratti e Acquisti si propone di garantire e/o ottimizzare: la collaborazione, la consulenza ed il supporto agli uffici del Comune di Alfonsine circa le modalità
operative da seguire o utilizzare per la realizzazione degli obiettivi dei settori/servizi, mediante la predisposizione di schemi di atti per quanto riguarda l’affidamento di forniture e/o
servizi nei limiti previsti dal regolamento dei contratti; la collaborazione, la consulenza ed il supporto agli uffici del Comune di Alfonsine in materia di affidamento di incarichi; le
procedure e gli adempimenti inerenti gli acquisti soprattutto relativamente ad attrezzature varie ed arredi interni, carburante, cancelleria, modulistica, ecc.; la redazione e stesura dei
contratti a seguito di affidamenti mediante trattative private svolte nonchè lo svolgimento e l’attuazione di tutte le attività conseguenti alla stipula dei contratti, fra le quali la cura
delle sottoscrizione, l’acquisizioni della documentazione probatoria delle dichiarazioni ricevute, la cura della repertoriazione, della registrazione dei contratti, convenzioni o
comunque le obbligazioni assunte dai contraenti perfezionati secondo le forme ammesse dalle norme in vigore e dal regolamento per disciplina dei contatti in vigore nonchè da
ultimo di disporre l'invio di copia dei menzionati atti; le attività di inerenti e conseguenti la stipula di contratti predisposti dal Servizio Appalti e Contratti dell’Unione ivi compresa la
repertoriazione e la registrazione; la regolare assegnazione dei loculi, la redazione, la registrazione dei contratti per la convenzione dei loculi, cellette e concessione di aree
cimiteriali, la verifica delle tombe di famiglia da dichiarare decadute; le procedure, gli adempimenti e le verifiche inerenti l’autorizzazione alle operazioni cimiteriali ordinarie e
straordinarie; la consulenza e l’informazione agli utenti, relativamente alle problematiche presentate, in applicazione delle norme regolamentari locali e nazionali; lo svolgimento
delle funzioni amministrative inerenti le procedure espropriative, qualora nel corso dell’anno siano attivate procedure espropriative.
Progetto 01.02 FUNZIONI GENERALI SERVIZI INTERNI: (RICONDUCIBILE A R.P.P. 3.4.1.
SEGRETERIA GENERALE, CONTRATTI E ACQUISTI, DEMOGRAFICO)
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DESCRIZIONE/MOTIVAZIONI/FINALITA’:
Il Servizio Demografico si propone di garantire la regolare: attività ordinaria per la formazione delle liste di leva e per la tenuta dei ruoli matricolari; attività ordinaria per la regolare
tenuta dello schedario elettorale in forma elettronica, dei fascicoli delle liste generali e sezionali; attività necessaria per l’organizzazione di tutte le procedure connesse allo
svolgimento delle consultazioni elettorali. Più specificatamente in tema di Anagrafe e Stato Civile il servizio intende proseguire: nella garanzia della massima tempestività per
l'erogazione dei servizi ai cittadini, semplificando ulteriormente ove è possibile i procedimenti amministrativi anche nell’ambito del coordinamento dei servizi demografici attuato
dall’Unione dei Comuni della bassa Romagna. Il Servizio Demografico si propone inoltre, di garantire ed ottimizzare: l’assestamento ed il consolidamento del software DEMOS per
l’anagrafe e il potenziamento delle attività da svolgere in connessione con lo stato civile, al fine di velocizzare le procedure e rispondere ad eventuali nuove necessità normative,
almeno fino alla condivisione di un nuovo sistema comune a tutti i comuni dell’Unione; la connessione al servizio INA - SAIA che, a seguito del popolamento e allineamento dei
codici fiscali, permetterà il rilascio della CIE (Carta d’Identità Elettronica); la regolare e puntuale attività ordinaria per la regolare gestione dell'anagrafe della popolazione residente
nonché dell'AIRE; attività ordinaria per la regolare tenuta dei registri dello stato civile e dei relativi e conseguenti adempimenti o rilascio di certificazioni; gli aggiornamenti dei piani
alfa e beta inerenti la carta di identità elettronica; gli adempimenti annuali di vigilanza anagrafica; gli adempimenti straordinari relativi al 6° censimento dell’agricoltura; gli
adempimenti straordinari relativi al 15° censimento generale della popolazione e delle abitazioni; gli adempimenti relativi alle consultazioni provinciali.