U-GOV - RU – Ciclo Missioni – Creazione
missione
Versione 0.1 – Manuale operativo
versione
0.1
0.2
data
04.01.2010
16.04.2010
0.3
19.10.2010
Modifiche principali
Stesura iniziale.
Revisione complessiva del documento per semplificazione DG
missione
Revisione parte grafica
U-GOV - Cicli Attivo e Passivo
Stato
Bozza
Bozza
Autore/i
M.Bernardini
M.Bernardini
Bozza
F.Morra
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Indice
1. Creazione Missione ............................................................................................................................................ 3
1.1 Dati di testata ............................................................................................................................................... 4
1.2 Dati del percipiente ..................................................................................................................................... 5
1.3 Dati della Missione ....................................................................................................................................... 7
1.4 Dati relativi alla Tratta ................................................................................................................................ 9
1.5 Elabora missione e dati Trattamento Economico ................................................................................ 16
1.6 Calcolo della missione ..............................................................................Errore. Il segnalibro non è definito.
1.7 Inserimento coordinate contabili............................................................................................................. 19
1.8 Creazione scritture contabili.................................................................................................................... 23
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1. Creazione Missione
Al rientro dalla missione il percipiente presenterà la documentazione per ottenere il rimborso delle spese sostenute e
l’eventuale corresponsione della diaria, l’ufficio missioni, in base alla documentazione ricevuta, creerà il documento
missione, da cui si potrà poi generare l’ordinativo di pagamento.
Per creare una nuova Missione è necessario seguire il seguente percorso:
Documenti gestionali Accesso per cicli gestionali (figura 1).
Figura 1
Aprire la cartella Ciclo Missioni e scegliere nella riga relativa alla Missione ‘Crea Nuovo’ (figura 2).
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Figura 2
1.1 Dati di testata
Entrati nel documento i primi dati da compilare sono quelli relativi alla testata (figura 3), il dettaglio dei campi viene
riportato nella tabella sottostante.
Figura 3
TAB TESTATA
ID DG
Nr. Registrazione
Data Registrazione
Anno
Assegnato dal sistema dopo il completamento del DG.
Campo facoltativo in cui si può indicare un eventuale protocollo interno della pratica
Campo facoltativo, è la data del documento eventualmente indicato nel campo
precedente.
Anno di riferimento del DG, derivato dal contesto. Obbligatorio.
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UO Origine
UO numerante
Nr. registrazione
Data reg.
Stato
Descrizione
CUP
Progetto
Unità di lavoro
Note
È l’unità organizzativa che origina il DG, derivata dal contesto.
È l’unità organizzativa (solitamente una UO padre della UO_ORIGINE) che determina il
numero di registrazione del documento. Campo assegnato dal sistema.
Progressivo assegnato dal sistema al salvataggio del DG, quando il documento assume
stato “Completo”. Presenta una numerazione alternativa del documento (specifica per
ogni tipo di DG), secondo una logica selezionata in fase di configurazione, diversa
dall’identificativo numerico progressivo assegnato dal sistema a tutti i DG.
Campo obbligatorio.
Data di registrazione del documento, inserita automaticamente dal sistema. Viene
proposta la data del giorno.
È lo stato corrente del documento rispetto alla sua macchina a stati predefinita valida per
tutti i tipi di DG. Può assumere gli stati: BOZZA, COMPLETO, ANNULLATO. È un
campo obbligatorio, assegnato dal sistema. All’atto della compilazione di un nuovo DG, il
sistema assegna la lettera B (bozza); dopo aver completato e salvato il DG, il campo
presenterà la lettera C (completo).
Campo obbligatorio. Descrizione libera del documento.
Codice Unico di Progetto a cui si riferisce il progetto, che caratterizza in maniera univoca
ogni progetto di investimento pubblico. È un codice cumulativo che raggruppa più progetti
di investimento pubblico. Tale attributo compare sia in testata che in dettaglio ed è
un’informazione sempre derivata dal progetto. Non è mai modificabile dall’operatore.
Progetto a cui si riferisce il documento. Campo non obbligatorio selezionabile da un
elenco dei progetti catalogati nell’anagrafica progetti, filtrato in base all’UO corrente del
documento. Se il documento si riferisce univocamente ad un progetto, è opportuno
inserire già in testata questa informazione. Altrimenti il progetto può essere associato ad
un singolo dettaglio del documento, in tutto o in parte
Rappresenta un ulteriore dettaglio (Workpackage) relativo al progetto selezionato.
L’elenco delle unità di lavoro, da cui selezionare quella relativa al progetto, deve essere
filtrato sul progetto già selezionato. Non si può selezionare un’unità di lavoro se non è
stato prima selezionato un progetto.
Note estese associate al documento. Campo non obbligatorio.
Si precisa che gli attributi UO_ORIGINE e UO_NUMERANTE consentono di riferire il documento alla struttura
organizzativa. Esiste una tabella di configurazione in cui sono definite le corrispondenze tra UO_ORIGINE ed
UO_NUMERANTE per ANNO e TIPO DG. Non si prevede l’obbligatorietà delle associazioni: data una UO di
origine, il tipo DG e l’anno del documento, il sistema valorizza l’UO numerante interrogando la tabella di associazione.
Se non esiste corrispondenza nella tabella di configurazione (per quell’anno e tipo DG), si assume che la UO
numerante coincida con la UO origine.
È prevista una funzione applicativa per la gestione di queste associazioni.
1.2 Dati del percipiente
Una volta compilata la testata, si deve richiamare l’etichetta posta a fianco, ‘Percipiente’ e si apre la pagina riportata in
figura 4. Questo Tab contiene i campi relativi al soggetto a cui è intestata la missione.
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Figura 4
TAB PERCIPIENTE
Codice
Campo obbligatorio.
È’ il nominativo del soggetto al quale è intestato il documento. Si precisa che per poter
creare un anticipo/missione, è necessario che il percipiente, oltre a essere presente nella
rubrica comune, sia immatricolato anche come risorsa umana..
Per indicare il percipiente si può inserire direttamente nel campo il codice (IdAB Interno
attribuito in rubrica a quel percipiente). Altrimenti si può attivare la ricerca, tramite
l’utilizzo del simbolo posto sulla destra del campo stesso
. Attivata la ricerca, si
deve inserire la condizione di ricerca. E’ possibile ricercare il percipiente per: numero di
matricola, cognome, nome, codice fiscale. E’ meglio inserire il testo da ricercare
preceduto e seguito dal simbolo (*). Per attivare la ricerca si deve poi digitare sul
pulsante “Filtra” posto in basso a sinistra, come da figura 5 sottoriportata. Il risultato
della ricerca è mostrato all’operatore nello spazio posto immediatamente sotto i campi di
filtro e contiene solo i nominativi dei soggetti, che soddisfano il criterio di ricerca. Per
assegnare il nominativo trovato al documento, si deve digitare su uno qualunque dei
campi relativi alla riga individuata.
Figura 5
Posizione
Campo obbligatorio. Si compone di due valori: comparto e ruolo. Il comparto è sempre
valorizzato con 1, che è il codice che corrisponde al comparto università. Il ruolo è
diverso a seconda dell’inquadramento normativo della prestazione che il soggetto sta
eseguendo presso l’ente. Per indicare la posizione da attribuire si può attivare la funzione
di ricerca cliccando sul simbolo
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posto sulla destra del campo ruolo. Nel pannello
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Posizione il sistema presenterà tutti i rapporti attivi o cessati per quel percipiente (si
riconoscono perché hanno data inizio rapporto e data fine rapporto valorizzate) (figura
6). Per poter creare una missione, o un anticipo è infatti necessario che il percipiente
abbia un rapporto attivo con l’ente nel periodo in cui si è svolta la missione.
Scelta la posizione da indicare nel documento, la si deve evidenziare cliccando sull’icona
dettaglio (foglio bianco con il triangolino verde) posto accanto alla riga che interessa, la
riga deve diventare azzurra, come mostrato nella figura 6 e poi si deve digitare sul tasto
OK posto in alto a sinistra, in modo che la posizione sia associata al documento.
Figura 6
Indirizzo e modalità
di pagamento
Indicato il percipiente il sistema compila i dati relativi all’indirizzo con il domicilio fiscale
presente in rubrica e le modalità di pagamento riportando la modalità definita di default
nella rubrica. E’ possibile modificare tali dati nel documento, aprendo le rispettive tendine
‘Indirizzo’, ‘Modalità di pagamento’.
Va poi indicato in metodo di pagamento campo obbligatorio. Aprendo la tendin, il sistema
mostra come possibili metodi di pagamento: ordinario o fondo economale, come
mostrato nell’immagine sotto riportata.
Si sceglierà ordinario in tutti i casi in cui la prestazione sarà pagata in banca tramite
ordinativo, si sceglierà fondo economale quando la prestazione sarà pagata in contanti
dall’economo.
1.3 Dati della Missione
Inseriti i dati del percipiente, si deve richiamare l’etichetta posta a fianco, ‘Missione’ e si apre la pagina riportata in
figura 7. Questo Tab contiene i campi che caratterizzano la missione.
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Figura 7
Tab Missione
Regolamento
Campo obbligatorio. Il sistema propone il regolamento configurato come principale,
modificabile da parte dell’operatore nel caso l’Ente abbia in vigore più regolamenti
missione.
Campo facoltativo. Indica il luogo da cui il soggetto parte per iniziare la missione. Per
indicare il luogo si può inserire direttamente il nome, altrimenti si può attivare la ricerca
Luogo Partenza
Luogo Destinazione
Tipo Missione
Data e ora Inizio
Missione
Data e ora Fine
Missione
Durata Giorni
Gruppo
Oggetto
Campo di attività
Rimborso metodo
analitico
Missione al seguito
Importo
terzi
spese
da
in tabella, tramite l’utilizzo del simbolo posto sulla destra del campo stesso
.
Campo obbligatorio. E’ il luogo in cui si svolgerà la missione, nel caso nella missione siano
previsti più spostamenti, in questo campo va indicato il luogo del primo spostamento. Per
indicare il luogo si può inserire direttamente il nome, altrimenti si può attivare la ricerca
.
in tabella, tramite l’utilizzo del simbolo posto sulla destra del campo stesso
Campo valorizzato dal sistema in base al luogo di destinazione indicato, può assumere i
valori: Missioni in Italia, Missioni in Paesi UE, Missioni in Paesi Extra-UE.
Campo obbligatorio, indica la data e ora di inizio missione.
Campo obbligatorio, indica la data e ora di fine missione.
Campo valorizzato dal sistema in base alla durata della missione. In caso il regolamento
preveda un numero massimo di giorni di durata delle missioni oltre il quale non si
rimborsa più nulla, tramite questo campo il sistema potrà effettuare tale controllo e
impedire di rimborsare spese oltre tale durata.
Campo valorizzato dal sistema in base alla posizione selezionata per il soggetto e alla
durata della missione. Indica il raggruppamento che si utilizza per controllare gli eventuali
limiti fissati dal regolamento selezionato e per attribuire il corretto importo di diaria se
prevista.
Campo facoltativo. Indica una classificazione delle tipologie di missione, utile ai fini
statistici, l’operatore può scegliere un valore tra quelli proposti nella tendina.
Campo obbligatorio. Sul tipo DG missione, il sistema presenta i valori ISTITUZIONALE,
COMMERCIALE e l’operatore ne sceglie uno.
Campo da valorizzare se il soggetto ha richiesto il rimborso analitico delle sole spese
sostenute in missione.
Campo da valorizzare se il soggetto che va in missione è al seguito di un altro soggetto di
livello più alto. Attivato il flag il sistema chiederà di indicare la matricola del soggetto cui
si è al seguito. Il sistema controllerà i tetti di spesa, dove previsti, per la categoria di
appartenenza del soggetto cui si è al seguito.
Campo facoltativo. Va compilata se per l’espletamento della missione il soggetto ha
ricevuto direttamente un finanziamento da parte di un ente esterno. L’importo inserito in
tale campo andrà a decurtare il netto che sarà da liquidare al percipiente.
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Valuta
importo
spese da terzi
Importo euro
Codice
Ente
Finanziatore
Sede di servizio
Liquidazione
cedolino
nel
Capitolo
Centro di costo
Calcolo
Previdenziali
Tipo Tassazione
Data Validazione
Data adempimenti
Data Versamenti
Se l’importo inserito nel campo precedente è in valuta si dovrà indicare il codice della
valuta, altrimenti si indicherà EUR.
In base ai valori inseriti nei due campi precedenti il sistema indicherà l’importo in euro.
Campo facoltativo. Qui va indicato il codice dell’ente che ha finanziato la missione, si può
digitare direttamente il codice, altrimenti si può attivare la ricerca, tramite l’utilizzo del
simbolo posto sulla destra del campo stesso
.
Campo obbligatorio. Indica la sede per la quale il percipiente eseguirà la prestazione. Per
il personale strutturato verrà proposto un default (modificabile da parte dell’operatore),
in base alle informazioni presenti nella procedura stipendi.
Campo facoltativo. E’ utilizzabile solo dall’amministrazione centrale nel caso il soggetto
richieda che la missione non gli venga pagata con ordinativo autonomo, ma sia inclusa
nella liquidazione del successivo stipendio.
Campo obbligatorio. Indica la tipologia di missione a cui poi saranno collegate anche le
relative voci di contabilità economica.
Campo da valorizzare solo per la liquidazione nel cedolino.
Campo che serve ad indicare se si vogliono calcolare i contributi previdenziali secondo il
principio di Competenza, o di Cassa. Ha senso solo per i compensi a dipendenti con
INPDAP relativi ad anni precedenti, in tutti gli altri casi non deve essere modificato. Si
precisa che, anche se il campo venisse modificato per ruoli che non prevedano INPDAP,
non produrrebbe alcun effetto.
Campo che può assumere i valori ordinaria – separata. Il sistema propone ordinaria, sarà
da modificare solo nei casi in cui si dovessero liquidare delle somme in tassazione
separata.
Campo valorizzato dal sistema quando l’ordinativo di pagamento collegato al missione
viene inserito in distinta. Solo quando tale data sarà valorizzata, il missione sarà
compreso negli adempimenti mensili/annuali previsti dalla normativa
Campo valorizzato dal sistema quando il missione viene compreso nel primo
adempimento previsto dalla normativa. Se tale data è valorizzata il missione non è più
modificabile.
Campo valorizzato dal sistema quando il missione viene compreso nei versamenti del
mese di riferimento determinato in base alla data di validazione. Se tale data è valorizzata
il missione non è più modificabile.
1.4 Dati relativi alla Tratta
Inseriti i dati della missione, si deve passare al tab ‘Tratta’, per determinare la tratta e i relativi intervalli a cui collegare
le spese. In base ai dati inseriti nella missione il sistema proporrà la prima tratta, figura 8.
Figura 8
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Tab Tratta: prima tratta proposta dal sistema
Area Geografica
Data Inizio
Data Fine
Data
Inizio
Permanenza Estero
Data
Fine
Permanenza Estero
Maggiorazione
Diaria
Nel Comune
In Viaggio
Campo obbligatorio. Il sistema lo valorizza derivandolo dal luogo di destinazione.
Campo obbligatorio non modificabile corrisponde al giorno e l’ora di inizio della missione
Campo obbligatorio. Il sistema propone il giorno e l’ora di fine della missione, in caso la
missione abbia più tratte l’operatore deve modificarla, inserendo data e ora fine della
prima tratta.
Campo facoltativo, avvalorabile solo per le missione all’estero. Il sistema lo propone
uguale alla data inizio. Va modificata nel caso il valico della frontiera sia avvenuto in un
momento successivo alla partenza, in modo che il sistema determini gli eventuali intervalli
iniziali in Italia. In caso il regolamento missioni non preveda il calcolo della diaria orario,
ha senso valorizzare questo campo solo se il valico della frontiera avviene dopo la
mezzanotte del giorno di partenza.
Campo facoltativo avvalorabile solo per le missione all’estero. Il sistema lo propone
uguale alla data fine. Va modificata nel caso il valico della frontiera sia avvenuto in un
momento precedente alla data di arrivo, in modo che il sistema determini gli eventuali
intervalli finali in Italia. In caso il regolamento missioni non preveda il calcolo della diaria
orario, ha senso valorizzare questo campo solo se il valico della frontiera avviene il
giorno precedente a quello di arrivo.
Campo facoltativo da valorizzare se nella tratta si sono verificate delle condizioni per cui
il regolamento prevede una maggiorazione della diaria.
Campo facoltativo. Va valorizzato se la missione è effettuata nello stesso comune in cui il
soggetto ha la sede lavorativa. In tal caso tutte le spese inserite nella missione non di tipo
trasporto saranno automaticamente considerate dal sistema come spese tassate.
Campo facoltativo da valorizzare se è una tratta in viaggio (se il regolamento prevede tale
casistica)
E’ possibile inserire più tratte in una missione. Per inserire una nuova tratta è necessario modificare la data di fine della
tratta. Il sistema proporrà una nuova tratta per il periodo rimanente, in cui sarà necessario indicare l’opportuna area
geografica (per farlo è necessario prima spostarsi sulla nuova riga creata nella griglia).
Per ogni tratta il sistema calcola in automatico i relativi intervalli. Un intervallo corrisponde a una giornata o a parte di
questa, ogni spesa inserita nella missione deve essere collegata a uno, o più intervalli. Per visualizzare gli intervalli
collegati ad una tratta, è necessario evidenziare in griglia la tratta (la riga diventa rosa) e poi aprire il tab ‘Tntervallo’,
come mostrato in figura 9.
Per ogni intervallo il sistema presenta una serie di campi (di seguito specificati), alcuni modificabili da parte
dell’operatore.
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Figura 9
Tab Intervallo:
Area Geografica
Tipo
Missione
Intervallo
Data Inizio
Data Fine
Numero ora
Diaria
Vitto Gratis
Alloggio Gratis
Diaria Manuale
Importo Diaria
Importo
Maggiorato
Diaria
Percentuale
Maggiorazione
Campo non modificabile. Corrisponde all’area geografica della tratta a cui l’intervallo è
collegato.
Campo valorizzato dal sistema in base all’area geografica dell’intervallo, può assumere i
valori: Missioni in Italia, Missioni in Paesi UE, Missioni in Paesi Extra-UE.
Campo non modificabile è la data e ora inizio intervallo.
Campo non modificabile è la data e ora fine intervallo.
Campo calcolato dal sistema corrisponde al numero di ore che vanno dalla data di inizio a
quella di fine intervallo.
Flag modificabile da parte dell’operatore. Se la missione è all’estero e non è stato attivato
nel tab Missione il flag ‘Rimborso metodo analitico’, il sistema propone tale flag
valorizzato, disattivabile da parte dell’operatore nel caso per quello specifico intervallo
non debba essere calcolata la diaria.
Campo facoltativo da valorizzare se nell’intervallo il percipiente ha usufruito di vitto
gratuito.
Campo facoltativo da valorizzare se nell’intervallo il percipiente ha usufruito di Alloggio
gratuito.
Campo facoltativo. Va attivato il flag solo nel caso si voglia attribuire un importo di diaria
diverso da quello tabellare.
Campo non modificabile, viene determinato dal sistema leggendo l’importo della diaria
definito in tabella per il periodo della missione, in base all’area geografica dell’intervallo e
al gruppo a cui appartiene il percipiente.
Campo non modificabile, viene determinato dal sistema in caso nella tratta sia stato
attivato il flag Maggiorazione, aumentando l’importo della diaria in tabella della
percentuale di maggiorazione prevista dal regolamento.
Campo non modificabile, viene indicata la percentuale di maggiorazione configurata per il
regolamento selezionato utilizzata per il calcolo della diaria maggiorata.
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Importo
Diaria
Abbattuto
Percentuale
Abbattimento
Importo
Diaria
Effettivo
Quota esente
Importo Diaria in
Valuta
Rapporto
cambio
Diaria
Campo non modificabile. Il sistema in base alle spese collegate all’intervallo calcola
l’importo della diaria ridotte delle % di abbattimento previste dal regolamento
Campo non modificabile. E’ la percentuale di abbattimento che viene applicata
nell’intervallo in base alle spese ad esso collegate
Campo non modificale. E’ l’importo di diaria che spetta al percipiente per quell’intervallo.
Campo non modificabile. E’ la parte di diaria non imponibile ai fini fiscali determinata in
base a quanto previsto dal TUIR.
Campo non modificabile. Viene valorizzato dal sistema solo nel caso l’importo della diaria
in tabella sia definito in una valuta straniera.
Campo non modificabile. Indica il Cambio che è stato applicato per determinare
l’importo della diaria in Euro. Il sistema utilizza il cambio più vicino alla data di inizio
missione.
All’interno di ogni intervallo è presente il tasto ASSOCIA SPESE/SPESE ASSOCIATE (come mostrato in figura 10).
Figura 10
Fino a che le spese non sono associate ad alcun intervallo, il tasto ha indicata la dicitura ASSOCIA SPESE e digitandolo
il sistema mostrerà l’elenco delle spese associabili all’intervallo in cui si è posizionati e sarà possibile inserire
l’associazione.
Se le spese sono già tutte associate a degli intervalli allora il tasto ha indicata la dicitura SPESE ASSOCIATE e
digitandolo, il sistema mostrerà l’elenco delle spese associate a quell’intervallo (figura 11).
Figura 11
All’interno di ogni intervallo è presente anche il tasto PROPAGA FLAG (come mostrato in figura 10). Tale tasto va
utilizzato nel caso in un intervallo si attivino uno, o più flag, quali la diaria, il vitto e/o l’alloggio gratuito o la diaria
manuale con il relativo importo e si voglia che le informazioni inserite siano copiate anche in tutti gli altri intervalli
della tratta.
1.5 Dati relativi alle Spese
Determinate le tratte e valorizzati gli eventuali campi negli intervalli, se si devono rimborsare delle spese è necessario
spostarsi nel tab ‘SpeseT posto in alto accanto al tab tratte.
Per inserire una nuova spesa è necessario prima digitare sul pulsante NUOVO DETTAGLIO, il sistema proporrà il
pannello mostrato nella figura 12.
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Figura 12
Tab Spese:
Tipo Spesa
Data Sostenimento
Data Arrivo/Data Partenza
Importo in Valuta
Valuta spesa
Cambio Manuale
Data Cambio
Rapporto di Cambio
Importo in Euro
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Dato obbligatorio. Va indicato il tipo spesa che corrisponde alla spesa che si deve
inserire, si può digitare direttamente il codice del tipo spesa, altrimenti si può
attivare la ricerca, tramite l’utilizzo del simbolo posto sulla destra del campo
stesso
.
Per i tipi spesa esiste un controllo preventivo, per cui saranno mostrate solo i
tipi spesa compatibili con gli intervalli presenti nella tratta per cui si stanno
inserendo le spese. Ad esempio se la tratta non prevede intervalli in Italia il
sistema non mostrerà tra le spese rimborsabili i pasti se non previsti dal
regolamento come rimborsabili in Italia.
Campo obbligatorio. E’ la data di sostenimento della spesa. Il sistema propone il
giorno di inizio della missione. L’operatore potrà modificare il dato proposto
aprendo la tendina, in cui saranno mostrati tutti i giorni di durata della missione.
Campo facoltativo. Se il tipo spesa selezionato è di tipo Alloggio il sistema
presenta da compilare anche i campi data arrivo e data partenza, il sistema li
propone precompilati con la data inizio e fine missione, modificabili da parte
dell’operatore (come mostrato in figura 13)
Campo obbligatorio. E’ l’importo della spesa.
Campo obbligatorio, il sistema propone EUR modificabile da parte
dell’operatore. Se viene indicata una valuta diversa da EUR il sistema allora attiva
i successivi 4 campi che altrimenti non sono visibili (come mostrato in figura 13):
Cambio Manuale, Data Cambio, Rapporto di Cambio, Importo in Euro.
Campo facoltativo, va attivato il flag solo se si vuole utilizzare un cambio diverso
da quelli previsti in tabella cambi. L’operatore dovrà compilare il campo
Rapporto di Cambio, per indicare il cambio che vuole sia utilizzato per la spesa.
Il sistema propone la data della valuta più vicina alla data di inizio missione
presente in tabella cambi, modificabile da parte dell’operatore attivando la
ricerca e scegliendo una data di cambio diversa tra quelle presenti per quella
valuta in tabella cambi.
Campo non modificabile se non è stato attivato il flag Cambio manuale. Il sistema
mostra il rapporto di cambio che corrisponde alla data di cambio indicata.
Campo valorizzato dal sistema, è l’importo in Euro che il sistema ha calcolato,
applicando il cambio selezionato, all’importo in valuta.
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Figura 13
Non Documentata
Opzioni
Tassata
Fattura
Descrizione Spesa
Codice IVA
Importo IVA
Codice Fornitore
Importo Imponibile
Importo Regolamento
Rimborso effettivo
Rimborso Effettivo Manuale
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Campo facoltativo. Flag da attivare se la spesa che si sta inserendo è priva di
documentazione di appoggio. E’ un campo informativo che non ha altre ricadute
nel calcolo della missione.
Campo facoltativo. Aprendo la tendina vengono proposti i valori: SPESA
PREPAGATA – SPESA CON CARTA DI CREDITO. Va selezionato uno dei due
valori, se la spesa che si sta inserendo non è stata sostenuta dal percipiente ma è
stata pagata: o direttamente dall’ente, o con Carta di Credito dell’ente.
Campo valorizzato dal sistema, nel caso, secondo quanto previsto dal TUIR, la
spesa inserita debba essere tassata.
Campo facoltativo attivabile solo per le missioni commerciali in caso per la spesa
che si sta inserendo, se è di tipo vitto o alloggio, il percipiente abbia presentato
fattura intestata all’ente.
Campo facoltativo. Descrizione libera della spesa.
Campo facoltativo. E’ possibile indicare il codice IVA relativo all’aliquota presente
in fattura.
Campo facoltativo. E’ possibile indicare l’importo dell’IVA relativo alla spesa.
Campo facoltativo. E’ possibile indicare il codice del fornitore indicato sulla
ricevuta/fattura della spesa, si può digitare direttamente il codice, altrimenti si
può attivare la ricerca, tramite l’utilizzo del simbolo posto sulla destra del campo
stesso
.
Campo facoltativo. E’ possibile indicare l’imponibile IVA relativo alla spesa.
Campo valorizzato dal sistema dopo l’elaborazione della missione, in base ai
limiti di rimborso fissati dal regolamento per quel tipo spesa in base all’area
geografica e al gruppo di appartenenza del soggetto
Campo valorizzato dal sistema. E’ l’importo che verrà erogato al soggetto per la
spesa inserita. In caso di spese prepagate o pagate con carta di credito tale
campo sarà valorizzato a zero. Tale campo sarà forzabile da parte dell’operatore
solo in caso si attivi il campo successivo ‘Rimborso Effettivo Manuale’
Campo facoltativo. E’ da attivare solo se in alcune condizioni particolari è
necessario modificare l’importo effettivo della spesa calcolata dal sistema in base
a quanto definito nel regolamento.
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Inserita la spesa, se se ne devono inserire ulteriori, si deve digitare nuovamente sul tasto NUOVO DETTAGLIO .
Per modificare una spesa già inserita, è necessario posizionarsi nella griglia riepilogativa delle spese sulla riga che
corrisponde a quella spesa (la riga diventa rosa) e nella parte bassa del pannello il sistema presenterà i dati di quella
spesa e si potranno modificare per intero.
Se si deve cancellare una delle spese inserite, è necessario posizionarsi nella griglia riepilogativa delle spese sulla riga
che corrisponde a quella spesa (la riga diventa rosa) e digitare sull’icona cancella
posta all’inizio della riga.
. E’
Se si devono inserire molte spese dello stesso tipo, o con dati simili, è possibile utilizzare il tasto duplica
necessario posizionarsi nella griglia riepilogativa delle spese sulla riga di spesa che si vuole duplicare (la riga diventa
rosa) e digitare sull’icona duplica posta all’inizio della riga. Il sistema proporrà una nuova riga con gli stessi dati della
riga da cui si è attivato il duplica, che si potranno modificare/integrare.
Inserite tutte le spese, queste devono essere associate agli intervalli a cui si riferiscono. Per associare le spese in
maniera automatica si deve digitare sul tasto ASSOCIA AUTOMATICAMENTE SPESE A INTERVALLI
(figura 14) posto sopra la griglia delle spese accanto al tasto NUOVO DETTAGLIO. Il sistema assocerà ogni spesa
all’intervallo che corrisponde alla data di sostenimento indicata nella spesa, ad eccezione delle spese di tipo alloggio in
cui il sistema assocerà la spesa a tutti gli intervalli compresi tra la data di arrivo e quella di partenza indicate nella
spesa.
In caso sia necessario associare la spesa ad altri intervalli rispetto a quelli associati automaticamente dal sistema, o nel
caso si voglia associare in maniera manuale la spesa agli intervalli, si deve digitare sul tasto ASSOCIA INTERVALLI
presente all’interno di ogni spesa prima del campo Tipo Spesa.
Nella griglia delle spese è presente la colonna Associata, che indica se una spesa è stata o meno associata agli intervalli.
Se la colonna è vuota la spesa non è associata ad alcun intervallo, se la colonna è valorizzato a Y significa che la spesa è
associata ad almeno un intervallo.
Figura 14
1.6 Dati relativi al Trattamento economico
Per il personale non di ruolo come ad es. cococo e borsisti, prima di calcolare la missione può essere necessario
aggiungere le opportune voci di trattamento previdenziale/fiscale, in modo che vengano fatti i conteggi corretti.
Nel pannello il sistema presenterà già compilate le eventuali voci di trattamento previdenziale/fiscale inserite per quel
percipiente nella scheda dei dati fiscali, che siano compatibili con la posizione selezionata nel missione.
Tali voci non sono modificabili da parte dell’operatore.
Per inserire una nuova voce è necessario prima digitare sul pulsante NUOVO DETTAGLIO, come mostrato in
figura 15.
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Figura 15
Poi si dovrà: o digitare il codice della voce, o attivare la ricerca, tramite l’utilizzo del simbolo posto sulla destra del
per selezionarla.
campo stesso
Nel pannello di ricerca il sistema presenta l’elenco delle voci di missione e di trattamento previste per la posizione
indicata.
Per assegnare una voce al documento, si deve digitare su uno qualunque dei campi relativi alla riga individuata.
A seconda delle caratteristiche della voce selezionata, il sistema, se necessario, chiederà di indicare un importo, o un
aliquota e il capitolo (la riga diventa rosa).
Inserite le eventuali voci di trattamento, è possibile salvare e completare la missione, digitando sul tasto COMPLETA
posto in alto a destra, come mostrato in figura 16.
Figura 16
Completato il documento, il sistema attribuisce il numero di registrazione progressivo per quella Unità Organizzativa e
anno per quel tipo documento, e lo stato del documento passa da ‘Bozza’ a ‘Completo’, come mostrato in figura 17.
Figura 17
1.7 Elabora e calcola missione
Inseriti i dati della missione, si deve attivare l’elaborazione e il calcolo della missione, scegliendo in alto a destra
l’operazione ‘Elabora e Calcola’ digitando sul tasto ESEGUI, come mostrato in figura 18.
Figura 18
Quando si esegue l’operazione ‘Elabora e Calcola’, il sistema presenta sempre un pannello di passaggio, in cui mostra
l’eventuale elenco degli anticipi intestati al percipiente non ancora associati a missione in tutto o in parte, come
mostrato in figura 19.
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Figura 19
Se il pannello è vuoto, perché non ci sono anticipi aperti per il percipiente della missione, per proseguire è necessario
digitare sul tasto OK.
Se invece nella griglia sono presenti degli anticipi associabili è necessario prima eventualmente selezionare l’anticipo da
associare alla missione.
Per associare per intero un anticipo a una missione, basta attivare il flag relativo alla riga di quell’anticipo.
Se invece si vuole associare l’anticipo solo per una quota parte, oltre ad attivare il flag è necessario indicare l’importo
da rimborsare. In tal caso è necessario digitare sulla freccia grigia, posta all’inizio della riga, in modo che la riga si abiliti:
la freccia diventa blu e il campo importo da rimborsare diventa editabile e si potrà inserire un importo parziale.
Si sottolinea che ad una missione possono essere associati anche più anticipi.
Associati gli anticipi per proseguire è necessario digitare sul tasto OK.
Con l’operazione Elabora e Calcola, il sistema farà due diverse operazioni:
1.
Elaborerà l’importo delle spese da rimborsare al soggetto, tenendo conto di eventuali abbattimenti previsti dal
regolamento per le varie tipologie di spesa e se dovuta determinerà l’importo della diaria e la relativa quota
esente. Tali informazioni, per i valori totali saranno presentate nella cartella Trattamento Economico (figura 20)
non modificabili da parte dell’utente, mentre per il dettaglio della diaria si dovrà andare nella cartella Intervalli
(figura 21) e per il dettaglio degli importi delle spese effettivamente rimborsati nella cartella Spese (figura 22).
Nel trattamento economico il sistema riepiloga le voci totali di spese calcolate separandole tra spese in Italia e
spese all’estero e per ognuna di queste tra spese esenti, spese prepagate e spese tassate. Per la diaria il sistema
divide tra quota esente e quota imponibile da lordizzare.
Figura 20
Nel pannello intervallo il sistema per ogni intervallo indica l’importo della diaria intera, l’importo della diaria effettiva
abbattuta in base ai dati presenti nella missione e l’importo della quota esente.
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Figura 21
Nel pannello spese il sistema accanto all’importo della spesa indica l’importo che sarebbe da rimborsare secondo
quanto previsto dal regolamento e l’importo effettivamente da rimborsare, tale valore potrebbe essere diverso dal
precedente nel caso venga forzato dall’operatore utilizzando il flag ‘Rimborso effettivo manuale’. Si rammenta che le
colonne Importo regolamento e Rimborso effettivo vengono valorizzate dal sistema solo con l’elaborazione della
missione, se quindi si modificano delle spese, tali importi saranno aggiornati non al salvataggio delle modifiche ma dopo
aver rielaborato la missione.
Figura 22
2.
Calcolerà, in caso siano presenti somme imponibili, i contributi e ritenute previste per quel tipo di trattamento,
sia a carico ente, che a carico percipiente e determinerà l’importo netto da liquidare al soggetto, tenendo conto
degli eventuali anticipo associati. L’esito del calcolo sarà mostrato nel Tab ‘Toci calcolate’, come mostrato in figura
23. Nell’esempio sotto riportato si elencano i calcoli per una missione all’estero con spese non imponibili, diaria
imponibile e recupero di un anticipo per un soggetto dipendente dell’ente.
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Figura 23
Terminato il calcolo, prima di inserire i dati contabili, sarà necessario scegliere, aprendo l’apposita tendina,
l’operazione ‘Rendi contabilizzabile’ e poi digitare sul tasto ESEGUI. L’operazione rendi contabilizzabile serve a
indicare, che i calcoli sono definitivi e si può procedere con la contabilizzazione.
Figura 24
1.8 Inserimento coordinate contabili
Per poter fare le scritture contabili dalla missione è necessario prima inserire le coordinate contabili.
Indicando i corretti dati contabili da tale documento gestionale sarà possibile fare la scrittura prima di COGE e la
scrittura normale di COAN. Il sistema richiederà di compilare sia le informazioni di Coge, che di Coan.
Le voci Coan sono recepite in base alle voci Coge e normalmente coincidono con le voci di costo - ricavo di
esercizio e pluriennali del piano dei conti Coge.
Tab Coge
E’ necessario tornare in modifica del documento digitando sul pulsante MODIFICA.
Per inserire l’estensione COGE è necessario digitare sul pulsante CREA ESTENSIONI, come mostrato in figura 25.
Figura 25
Subito dopo il sistema, se non riesce a derivare in automatico la voce di contropartita (debito) collegata al percipiente
a cui è intestata la missione, propone un pannello di passaggio in cui indicare la voce coge di contropartita, come
mostrato in figura 26.
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Figura 26
Per indicare il conto di contropartita si deve: o digitare la chiave del conto, se ce la si ricorda, oppure si deve attivare
la ricerca digitando sul pulsante
. Il sistema presenterà solo le voci di contropartita collegate a quell’anagrafica.
Selezionata una delle voci proposte, si dovrà cliccare sul tasto APPLICA.
Il sistema a questo punto creerà tutte le righe di estensione: sia quella principale, che tutte le estensioni secondarie, in
cui proporrà sia una riga passiva per ogni voce di costo a carico ente a contabilizzazione separata, che delle righe
attive per le voci di contributi e ritenute a carico percipiente e a carico ente, per cui si aprirà il debito in
c/liquidazione, in attesa del successivo versamento, come mostrato in figura 27. Tutti i campi delle estensioni saranno
derivati dal sistema: sia in base alle configurazioni definite, sia in base ai dati inseriti nella missione (eventuale progetto,
capitolo ecc.).
Figura 27
Si veda la tabella sottostante per i dettagli dei singoli campi.
Numero estensione
Ammontare principale
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Numero progressivo assegnato dal sistema, non modificabile.
Il valore è posto dal sistema, per l’estensione principale è pari all’ammontare
imponibile della missione aumentato degli eventuali contributi/ritenute a carico
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Iva esigibile
Esercizio
Unità economica (UE)
Voce Coge
Voce Coge contropartita
Codice Siope
Data inizio
Data fine
Stato
Flag escludi Coge
ente configurati a contabilizzazione cumulata
Viene valorizzato dal sistema nel caso in cui il documento sia in ambito
commerciale e sia prevista l’IVA (parcelle professionisti).
Il sistema pone l’esercizio uguale all’anno di riferimento della testata dg e
l’operatore non può modificarlo.
Obbligatorio, modificabile dall’operatore.
L’operatore può inserire una unità economica collegata alla UO di riferimento.
Obbligatorio. Il sistema presenta le voci Coge compatibili con le informazioni
inserite nella missione (posizione, capitolo, voce di missione).
Obbligatorio.
Voce del piano dei conti afferente alle attività.
Il sistema accede alla tabella di associazione tra soggetto e voce Coge e recupera la
voce Coge contropartita. Se il soggetto è associato a una sola voce Coge, il
sistema presenta questa voce Coge e l’operatore non può modificarla; se il
soggetto è associato a N voci Coge, il sistema presenta l’elenco di queste voci e
l’operatore ne sceglie una.
Obbligatorio.
Se dalla relazione tra piano dei conti Coge e codice siope esce un unico codice
siope, allora il sistema propone questo, altrimenti il sistema permette all’operatore
di scegliere solo tra i codici siope associati.
Obbligatorio, assegnato dal sistema ma modificabile e corrisponde alla data di inizio
della missione.
Obbligatorio, assegnato dal sistema ma modificabile e corrisponde alla data di fine
della missione.
Obbligatorio, non modificabile.
Il sistema pone il valore NONASS.
Il sistema lo pone a falso e l’operatore può porlo a vero.
Tab COAN :
Per inserire l’estensione COAN è necessario digitare sul pulsante CREA ESTENSIONI presente all’interno del tab
‘Toan’.
Figura 28
Il sistema presenterà una finestra apposita per la compilazione dei dati COAN, in cui sarà necessario indicare: l’UA e
la dimensione analitica. Inserite le informazioni necessarie si dovrà digitare sul tasto APPLICA, come mostrato in
figura 29.
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Figura 29
Il sistema creerà le varie estensioni Coan, in base alle voci scelte nell’estensione Coge, come mostrato in figura 30 e
sarà poi necessario salvare il documento.
Figura 30
Si veda la tabella sottostante per i dettagli dei principali campi.
UA
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Obbligatorio. Il sistema identifica la UA dell’estensione Coge associata al
dettaglio dg selezionato: se questa UE è associata ad una sola UA, il sistema
presenta questa UA e l’operatore non può modificarla; se questa UE è associate
a n UA, il sistema presenta queste UA e l’operatore ne sceglie una.
L’operatore può sempre forzare il default e cercare una delle UA valide
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Tipo Dimensione Analitica
Dimensione analitica
Progetto
Unità lavoro
nell’esercizio dell’est coan.
Facoltativo Facoltativo. Se configurata a sistema, rappresenta una ulteriore
dimensione di analisi utile alla contabilità analitica. Il sistema permette che su
diversi tipi di dimensione analitica si possa ripartire l’intero costo.
Obbligatorio. Presenta le voci di dettaglio che specificano il tipo dimensione
analitica.
Il sistema presenta il progetto inserito nella testata dg, se già compilato. In ogni
caso, può essere scelto ora.
Il sistema presenta l’unità lavoro, se già scelta in testata. In ogni caso, può essere
indicata ora.
1.9 Creazione scritture contabili
Inserite le coordinate contabili si possono creare le scritture Coge e Coan direttamente dal documento. Per farlo è
necessario scegliere l’operazione ‘Crea scritture: Coge Prima- Coan Normale’ digitando sul tasto ESEGUI,
(figura 31).
Figura 31
Il sistema richiederà eventualmente l’indicazione dell’anno di registrazione e dell’UE e UA da utilizzare nella scrittura e
poi appariranno due pannelli, in cui il sistema comunicherà il numero della scrittura salvata (figura 32). Per uscire dal
pannello sarà necessario digitare alternativamente sul tasto ok, o sul tasto CHIUDI FUNZIONE.
Figura 32
Create le due scritture contabili, è possibile creare l’ordinativo di pagamento per pagare il netto calcolato dal sistema
al percipiente. Per la creazione dell’ordinativo si veda l’apposita scheda del manuale.
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