ISTRUZIONI APERTURA ESERCIZIO 2014
1) SALVATAGGIO BILANCIO IN VIA PROVVISORIA E POI DEFINITIVA
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Vi ricordo che utilizzando la procedura di prechiusura su Cia per la predisposizione del bilancio di previsione 2014
avete creato nell'esercizio 2014 di Cia una bozza di bilancio, che occorre ora salvare in provvisorio ed infine in
definitivo (tre passaggi).
Dal menù principale
Applicazioni
Preventivi/pianificazione
Preventivo annuale
Aggiorna preventivo annuale (preventivo/ripartizioni)
Opzioni
Salva piano provvisorio
Oppure cliccare sull’icona con la chiave (si trova a destra dell’icona con il dischetto)
e poi, inserendo la data della delibera del Consiglio di dipartimento/facoltà /centro nel quale è stato approvato il bilancio
di previsione 2014, procedere con il salvataggio definitivo (è possibile procedere cliccando sull’icona con il lucchetto a
destra dell’icona con la chiave).
Il salvataggio definitivo viene accordato dal programma Cia solo qualora siano rispettate due condizioni:
1) che non vi siano altri preventivi del dipartimento/facoltà /centro salvati come definitivi
2) che il totale della previsione delle entrate e quello delle spese siano in pareggio.
Dopo aver salvato il bilancio in via definitiva, vi prego di contattare l’area coordinamento per l’apertura dell’esercizio
2014 e per procedere all'emissione di mandati e reversali.
2) RIPORTO IMPEGNI E ACCERTAMENTI
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E’ possibile riportare le pratiche contabili non estinte all'esercizio successivo solo dopo aver salvato il bilancio di
previsione 2014 in via definitiva.
in particolare si possono riportare sia gli impegni che gli accertamenti.
dall'esercizio 2013 di cia e da
menù principale
applicazioni
esercizio contabile
aggiorna
operazioni di chiusura
riporto residui
e cliccare su visualizza mastrini con residui.
ora da opzioni
residui
scegliere tutti i conti
si apre un pannello Cia che propone i singoli impegni da riportare al nuovo esercizio.
Si consiglia di riportarli tutti, dopo aver opportunamente verificato che vengano riportati gli impegni ed
accertamenti relativi a
Competenza
Residui anno precedente
Residui anni precedenti
Pena l’impossibilità di chiudere l’esercizio al prossimo bilancio di previsione!
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Verificate che gli impegni dell’esercizio 2013 (in conto competenza) siano effettivamente da riportare, altrimenti potete ancora
annullarli, prima dell’approvazione del Consuntivo 2012.
E' anche possibile annullare gli impegni riportati per errore nell'esercizio 2014,.
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Le pratiche ancora aperte nel 2013 e di competenza dell’esercizio in chiusura (fatture, missioni, i
compensi no: in considerazione delle diverse aliquote INPS) vanne registrate nel 2013 e, dopo
aver salvato, possono essere riprese nell'esercizio 2014 per emettere il relativo mandato di
pagamento.
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Ricordo che quest'operazione viene proposta di default per gli impegni, per gli accertamenti occorrerà selezionare da
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opzioni e scegliere
visualizza entrate .
Ricordatevi di salvare prima di uscire da questo pannello!
COMPENSI (DOPO 15 GENNAIO !)
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Aspettate qualche giorno prima di procedere alla registrazione e contabilizzazione, in quanto, per il principio della cassa
allargata, quelli registrati e liquidati ad inizio anno vengono fatti ricomprendere nell’anno precedente, con tutte le conseguenze
ben note in termini di versamento ritenute e certificazioni fiscali.
3) SALDO DI CASSA
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Si segnala che il saldo di cassa relativo alla chiusura dell'esercizio finanziario 2012 deve essere inserito manualmente
nell’esercizio 2013 (dopo aver opportunamente coperto tutti i sospesi di cassa ancora aperti nel 2012 entro il 14
gennaio 2013, come richiesto dall’Istituto Cassiere) operando da
registrazioni contabili
situazione di cassa
e inserendo l'importo sulla riga azzurra
Salvare per aggiornare il tutto.
Si consiglia di verificare l'esatta corrispondenza del saldo di cassa risultante dalle scritture di Cia al 31 dicembre 2012
con il saldo effettivo di cassa dell'istituto cassiere e di procedere alla verifica delle esitazioni dei mandati e delle
reversali..
Qualora risultassero mandati non esitati, procedete manualmente in questo modo:
Da menu
Registrazioni contabili
Aggiorna documenti
Registra spese/entrate (modifica)
E ricercate i mandati e reversali con ammontare residuo > 0
Cliccando poi su estinzione manuale
4) APERTURA FONDO ECONOMALE
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Sarà in seguito possibile procedere all’emissione del mandato per l’apertura del fondo economale.
Attenzione!
Il fondo economale deve essere aperto facendo ricorso ad una procedura particolare che di seguito riporto e che prevede l'emissione di un
mandato di apertura fondo collegato alla reversale IN CONTO RESIDUI, con la quale si riprende l'accertamento del fondo piccole spese
registrato lo scorso anno al momento della predisposizione del bilancio di previsione 2013.
il fondo piccole spese, infatti, non è stato restituito al cassiere, la disponibilità di cassa è stata mantenuta disponibile presso la struttura in modo da
garantire continuità nella gestione e la possibilità di rimborsare le spese in tempo reale..
Per aprire il fondo economale dovrete
anzitutto creare il fondo economale
dal menù principale
applicazioni
fornitori
Gestione fondo economale
Verificando che la quietanza per l’incasso del fondo sia a favore del Segretario del Dipartimento (non dell'unità organizzativa!) e che l’ammontare
del fondo corrisponda al valore inserito nella previsione del bilancio.
In seguito si salva cliccando sull’icona del dischetto.
Poi da opzioni
Gestione fondo economale
Creazione fondo
Verrà creato un documento amministrativo generico intestato all'economo per l’importo di apertura del fondo piccole spese; occorrerà salvare si
liquidarlo creando il mandato.
Queto mandato dovrà essere collegato (da ricerca /documenti associabili) con una reversale di pari importo da collegare con ll'accertamento del
2012 del fondo piccole spese riportato come residuo nel 2013.
Questa procedura è un mero giro contabile, operazione che sostituisce la mancata emissione della reversale nell'esercizio 2012 per la restituzione
del fondo piccole spese e l'emissione del mandato di pagamento nel 2013 per l'apertura del fondo piccole spese.
Chi avesse scelto di aprire ex novo il fondo economale, dovrà semplicemente procedere con la creazione del fondo economale di cui sopra e e
liquidazione del documento amministrativo generico creato.
Siamo sempre a disposizione per eventuali dubbi o chiarimenti. Buon lavoro!