STRUMENTI PER LA CRESCITA
PROFESSIONALE E PERSONALE
DEI COLLABORATORI
Genova, 20 febbraio 2009
1
PREMESSA
Ogni momento della vita lavorativa può essere
occasione per
favorire la crescita professionale e personale.
In questa sede vengono trattati in particolare:
-
La condivisione degli obiettivi
L’operatività quotidiana
La riunione sistematica
La delega
Il colloquio personale
L’assemblea aziendale
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LA DEFINIZIONE E CONDIVISIONE DEGLI OBIETTIVI
Occorre definire e condividere per l’organizzazione in quanto
tale, per i singoli reparti e per ogni collaboratore alcuni – pochi
- obiettivi
- misurabili in termini di quantità e/o qualità del risultato
atteso
- raggiungibili con una certo livello di sfida entro un tempo
stabilito
- definiti per iscritto e con la massima precisione possibile
L’orientamento del proprio lavoro verso degli
obiettivi condivisi è condizione imprescindibile
per una motivazione adeguata e per un
coinvolgimento attivo e creativo!
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L’OPERATIVITA’ QUOTIDIANA
COME OCCASIONE FORMATIVA
La quotidianità lavorativa (la “routine”)
può diventare un’occasione di crescita
se:
- viene sollecitata la domanda sulle
ragioni
- si sostiene e si valorizza l’autoformazione
- si favorisce lo scambio di esperienze
ed informazioni
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LA RIUNIONE
Esistono vari tipi di riunione (operative, decisionali,
informative, commerciali,…)
Tutte possono contribuire alla formazione se:
-si evidenzia il nesso fra azione, metodo e obiettivo
-si dichiarano le ragioni e i criteri per giungere ad una
decisione
-si valorizza l’incidenza dei principi e delle abilità
personali
… se si porta l’attenzione “a monte”!
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LA RIUNIONE SISTEMATICA COME STRUMENTO
PER LA FORMAZIONE DEI COLLABORATORI
La riunione sistematica è uno strumento privilegiato per la
conduzione e la formazione delle persone.
Ciò che è detto in riunione ha una valenza pubblica ed è più
decisivo di ciò che potrebbe venir detto in privato a ciascuno
dei partecipanti:
diventa un patrimonio condiviso!
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GLI OBIETTIVI DELLA
RIUNIONE SISTEMATICA
La riunione sistematica ha come obiettivo generale
il coinvolgimento
e la responsabilizzazione dei collaboratori
attraverso:
• la condivisione di obiettivi e metodi di lavoro
• lo scambio di esperienze così da imparare da
successi e errori
• un flusso sistematico di informazioni importanti e
necessarie
• la precisazione di responsabilità e compiti
• la discussione di problemi in un modo oggettivo e
con una
propensione a trovare le soluzioni
• un confronto con i risultati raggiunti
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DI CONSEGUENZA LA RIUNIONE SISTEMATICA E’
UN MOMENTO FORMATIVO IN QUANTO
• Agevola la crescita professionale.
• Favorisce una riflessione critica e sistematica circa
l’esperienza lavorativa di tutti.
• Permette di uscire dall’emergenza e di affrontare
esigenze e problemi in una forma ordinata e risolutiva,
eventualmente anticipando possibili problematiche future.
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LA SISTEMATICITA’:
CONDIZIONE IMPRESCINDIBILE
La regolarità della riunione a scadenze fisse è una
condizione imprescindibile per raggiungere questi
obiettivi.
Solo la regolarità delle riunioni garantisce che esse
siano veramente uno strumento di lavoro e di
formazione continua
I primi nemici sono la casualità e la reattività
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Se tutti i collaboratori sanno
che esiste un momento preciso e regolare dove si possono
discutere proposte, suggerimenti, esperienze e problemi
che non sono urgentissimi, si introduce un periodo di
riflessione e di preparazione che permette di oggettivare il
modo di affrontare la vita lavorativa.
•
•
•
•
•
•
E’ quindi possibile:
distinguere fra importante e urgente;
distinguere fra fatti e impressioni;
distinguere fra cause e effetti;
contestualizzare i problemi;
trovare soluzioni;
concentrarsi sulla prestazione e non sulla persona;
… si crea quindi un distacco che permette di valutare
in un modo adeguato ed appropriato gli eventi.
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Se il responsabile sa che esiste
un momento preciso e regolare
dove può rilanciare continuamente il team dei collaboratori,
PUO’
• garantire una comunicazione ordinata e continua delle
informazioni necessarie e importanti;
• coordinare il gruppo in modo che tutti sappiano sempre “chi
fa che cosa e come”;
• motivare le scelte fatte;
• dare suggerimenti;
• riprendere con calma situazioni difficili e problematiche;
• creare sinergie fra i collaboratori a medio- lungo termine;
• trasferire e far assimilare criteri, modi di fare e obiettivi in
modo da fornire una guida per affrontare situazioni importanti
e urgenti, non discusse in riunione.
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La riunione sistematica diventa quindi
garanzia di un processo formativo continuo
perché:
• sostiene lo scambio di informazioni e di esperienze
• favorisce il confronto personale
• richiama le dinamiche principali dei processi
lavorativi
• valorizza tutti i contributi in termini di acquisizione
di conoscenze e di competenze
• evidenzia la necessità della cultura aziendale e ne
sostiene lo sviluppo
• crea un clima di apertura, di interesse e di
curiosità
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LA DELEGA
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Il primo problema della delega:
DI CHI E’ LA SCIMMIA?
 Un fatto
Un commento
Una riflessione
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 Un fatto:
Mentre attraverso l’atrio incontro uno
dei miei, che dice: “Buongiorno, capo.
Posso parlarti un minuto? Abbiamo un
problema”.
Devo essere al corrente dei problemi dei miei, così
mi fermo ad ascoltarlo.
Mi lascio trascinare e, siccome risolvere i problemi
per me è un piacere, il tempo vola.
Quelli che sembravano cinque minuti si rivelano
essere stati in realtà trenta.
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La discussione mi ha fatto tardare all’appuntamento al
quale stavo andando.
So abbastanza del problema da capire che dovrò
interessarmene, ma non tanto da prendere una
decisione.
Allora dico: “E’ una questione importantissima, ma ora
non ho il tempo di parlarne. Fammici pensare, poi ti
farò sapere”. E con questo ci lasciamo.
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 Un commento:
Prima del nostro incontro nell’atrio la scimmia era sulla
spalla del collaboratore.
Mentre parlavano l’argomento era un problema per tutti
e due, quindi la scimmia aveva una zampa sulla spalla
di ciascuno dei due.
Ma quando il capo ha detto “Fammici pensare, poi ti
farò sapere” la scimmia ha spostato la zampa dalla
spalla del dipendente a quella del capo e il dipendente
se ne è andato più leggero.
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Perché?
Perché la scimmia a quel punto
teneva tutte e due le zampe sulle
spalle del capo.
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Se la questione in esame fa parte delle
mansioni del collaboratore
e
se egli è perfettamente capace di
proporre qualche soluzione al problema
il capo ha accettato di fare due cose che in genere
dovrebbe fare il collaboratore:
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1) ha accettato la responsabilità di un
problema che non era il suo
2) ha promesso a quella persona di
fornirgli informazioni ulteriori
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PER OGNI SCIMMIA SONO COINVOLTE
2 PARTI:
UNA CHE CI LAVORA
E
UNA CHE SOVRINTENDE
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 Una riflessione:
Nel caso appena descritto il capo ha assunto il ruolo
di lavoratore e il subordinato quello di supervisore.
E per assicurarsi che si sappia chi è il nuovo capo il
giorno dopo si fermerà diverse volte nell’ufficio del
capo per dire:
“Ehi capo, come vanno le cose?”
E se il capo non ha risolto la questione in
modo che lo soddisfa, farà subito
pressioni perché faccia quello che in realtà
è il suo lavoro.
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Più ti prendi in cura le scimmie dei tuoi
collaboratori
 più renderai la tua organizzazione
inefficace
 più impedirai a loro
professionalmente
di
crescere
 più ostacolerai la loro capacità di
trovare soluzioni
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PIU’ TI LIBERI DELLE SCIMMIE
DEL TUO STAFF,
PIU’ HAI TEMPO DA DEDICARGLI
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REGOLE DI ONCKEN
PER LA GESTIONE DELLE SCIMMIE
Il colloquio tra un capo e uno dei suoi non deve
finire finché tutte le scimmie non hanno:
Regola 1
Descrizione:
Sono specificate le “mosse successive”
Regola 2
Proprietari:
La scimmia è assegnata ad una persona
Regola 3
Polizze di assicurazione:
Il rischio è coperto
Regola 4
Appuntamento per il nutrimento e il
check-up della scimmia: Viene specificato il
tempo e il luogo del processo di controllo
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TUTTE LE SCIMMIE DEVONO ESSERE
GESTITE AL LIVELLO ORGANIZZATIVO
PIU’ BASSO COMPATIBILE CON
IL LORO BENESSERE!
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Noi non abbiamo alcun problema e noi non ne avremo
mai.
Sono sicuro che c’è un problema, ma non è nostro,
o è tuo o è mio.
Il primo punto all’ordine del giorno è mettere
ordine
nei pronomi e scoprire di chi è il problema.
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Se risulta che è il mio  spero che mi aiuterai a risolverlo.
Se risulta che è il tuo  ti aiuterò alle condizioni seguenti:
Mentre
ti
aiuto
non
succederà mai che il tuo
problema
diventi
mio,
perché nel momento stesso
in cui il tuo problema
diventa mio, tu non hai più
problemi e io non posso
aiutare una persona che
non ha problemi!
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POLIZZE DI ASSICURAZIONE
SULLE SCIMMIE
1. Formula una proposta, poi agisci
2. Agisci, poi informa
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Stipulate coi vostri collaboratori un accordo
in base al quale essi cureranno al meglio le
loro scimmie malate,
Ma se la malattia persiste o peggiora e non
reagisce alla cura, la scimmia verrà portata
nel Vostro ufficio per un check-up, in tempo
utile perché interveniate prima che la povera
creatura non dia più segni di vita.
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RIASSUNTO DELLE QUATTRO REGOLE DI
ONCKEN PER GESTIRE LE SCIMMIE
Regola 1
Descrivere la scimmia:
Il dialogo non deve concludersi
finché non è stata identificata e
specificata la
“mossa successiva”.
Regola 2
Assegnare la scimmia:
Tutte le scimmie devono
appartenere ed essere gestite dal
livello organizzativo più basso
compatibile con la loro salute.
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Regola 3
Regola 4
Assicurare la scimmia:
Ogni scimmia che esce dal vostro
campo visivo sulle spalle di uno dei
vostri deve essere coperta da una
tra le due polizze assicurative:
a. Formula una proposta, poi
agisci
b. Agisci, poi informa
Tenere d’occhio la scimmia:
Adeguate visite di controllo
significano scimmie più in salute.
Ogni scimmia deve avere un
check- up programmato.
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L’UNICO MODO PER SVILUPPARE
SENSO DI RESPONSABILITÀ NELLA
GENTE È AFFIDARLE DELLE
RESPONSABILITÀ
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La delega implica la
responsabilizzazione
e la favorisce in quanto le persone
vengono aiutate
a imparare ad imparare
attraverso la propria esperienza
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L’ESPERIENZA NON E’
CIO’ CHE TI ACCADE;
E’ CIO’ CHE FAI CON
CIO’ CHE TI ACCADE
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La delega è un principio
 organizzativo
per
rendere
efficiente i processi lavorativi
 formativo
per
far
crescere
collaboratori professionalmente
 innovativo
per
coinvolgere
creatività dei collaboratori
più
i
la
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LA DELEGA
Attribuzione di responsabilità ad una persona per il
raggiungimento di un obiettivo quantitativo e/o qualitativo
attraverso la collaborazione di altre persone.
La delega richiede di:
• condividere gli obiettivi e i principi nel contesto
imprenditoriale
• chiarire i mezzi e gli strumenti disponibili (e non!)
• concordare la tipologia di delega (piena o limitata)
• concordare tempi e modalità delle verifiche
NB: Esiste una grande differenza fra assegnare
compiti e delegare!
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La delega è un principio:
organizzativo
che rende più efficienti i processi
lavorativi
formativo
che fa crescere i collaboratori
professionalmente
innovativo
che sollecita la creatività dei
collaboratori
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Quando invece non si delega e ci si assume la diretta
responsabilità per lavori che potrebbero essere
attribuiti e dei collaboratori si tende a:
- rendere più inefficace l’organizzazione
- impedire alle persone di crescere professionalmente
- ostacolare la loro capacità di trovare soluzioni
….Si ha meno tempo per aiutare i collaboratori
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L’unico modo per sviluppare
senso di responsabilità in una
persona è affidarle delle
responsabilità
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La delega implica la responsabilizzazione
e la favorisce in quanto le persone
vengono aiutate a
imparare ad imparare
attraverso la propria esperienza.
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IL COLLOQUIO PERSONALE
La sua caratteristica personale e discreta rende questo
momento particolarmente adatto per proporre uno
sviluppo delle abilità personali dipendenti
dall’educazione:
- incoraggiando e rafforzando, così da risvegliare
potenzialità inespresse
- correggendo ed orientando modi di lavorare
inadeguati o migliorabili
La condizione per un tale lavoro
è la fiducia reciproca!
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L’ASSEMBLEA AZIENDALE
L’assemblea aziendale di tutti i collaboratori è indispensabile
quando si tratta di assicurare una
condivisione di tutti,
quindi
quando è decisivo che
“ognuno sappia che ciascuno sa!”
riguarda soprattutto i livelli:
della mission e degli obiettivi strategici
dell’identità e dei principi aziendali
Si tratta di momenti necessari per compattare le energie e la
creatività di tutti orientandole verso una meta comune
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