Il check out
Il momento della partenza
Il check out
Operazioni di Check-out:
- Aggiornamento e controllo del conto;
- presentazione del conto;
- emissione del conto fiscale;
- incasso del conto;
- conti sospesi;
- aggiornamento registri: registro dei
corrispettivi, prima nota, registro delle
fatture d'acquisto.
Il conto
IL CONTO è un prospetto di registrazione di somme inerenti a servizi
prestati.
La preparazione del conto, detta anche fase degli addebiti, è quella
concernente l’addebito sul conto del cliente, delle consumazioni
effettuate e dei servizi extra richiesti.
Quando il cliente annuncia la sua partenza e chiede la chiusura del
conto, l’addetto alla cassa chiederà al collega che si occupa della
maincourante di aggiornarlo con eventuali ultimi addebiti e in
particolare quelli riguardanti i consumi del frigo bar.
Prima dell’emissione del documento fiscale l’addetto presenterà al
cliente una distinta provvisoria (cosa oggi molto agevole grazie
all’ausilio del PC) per il controllo degli addebiti caricati.
Una volta ottenuta la conferma da parte del cliente e aver fornito
eventuali spiegazioni in caso di dubbi, il cassiere provvederà alla
stampa della Ricevuta Fiscale o, se richiesta della Fattura Fiscale per
procedere quindi all’incasso. Nei casi che prevedono un
pagamento non immediato, l’importo sarà riportato fra i sospesi.
Il documento fiscale
Gli addetti al front office sono obbligati a rilasciare ai clienti una
RicevutaFiscale a riprova dell’avvenuta prestazione dei servizi.
L’albergatore, surichiesta specifica del cliente, è tenuto a
emettere – in sostituzione della Ricevuta Fiscale - la Fattura.
La ricevuta fiscale
La ricevuta fiscale è un documento in cui il corrispettivo pagato dal
cliente per la prestazione ricevuta è comprensivo di IVA (importo
lordo); deve essere compilata secondo la norma di un’ordinata
contabilità, cioè senza abrasioni, senza cancellazioni e senza
correzioni e, in caso di errore, sarà opportuno annullare il
documento e conservarlo in tutte le copie che lo compongono ai
fini di un eventuale controllo ispettivo.
La ricevuta fiscale deve essere rilasciata utilizzando un apposito
bollettario in duplice copia:
· La copia sarà consegnata al cliente a prestazione ultimata;
· L’originale è conservata dall’albergatore
Il cliente ha l’obbligo di conservarla e di esibirla, su richiesta da
parte della Finanza, all’atto dell’uscita o nelle immediate vicinanze
dell’esercizio che ha emesso la ricevuta.
I documenti fiscali devono essere conservati dall’albergo per non
meno di dieci anni.
Gli elementi della ricevuta fiscale
La ricevuta fiscale deve contenere:
•i dati identificativi dell’albergo che la emette compresa la
Partita IVA;
•la data di emissione;
•natura, qualità e quantità di beni e servizi oggetto della
prestazione;
•l’ammontare dei corrispettivi dovuti;
•numerazione progressiva per anno solare;
•qualora il documento fosse saldato in un secondo tempo,
l’ammontare dovuto
•sarà riportato nell’apposito spazio “corrispettivo non
pagato”;
•sulla ricevuta fiscale di solito sono riportati anche il numero
d’iscrizione al Registro delle Imprese e altre informazioni
concernenti la ragione sociale.
.
La fattura
La fattura fiscale si differenzia dalla ricevuta fiscale poiché viene
indicata l’IVA,
cioè l’imposta sul valore aggiunto:
È un imposta indiretta sui consumi e grava solo su quella
parte di valore che l’operatore economico aggiunge al costo
dei prodotti e dei servizi durante lo svolgimento delle
proprie attività.
I dati obbligatori della fattura fiscale sono:
· i dati identificativi del cliente, compresa la Partita IVA o codice
fiscale (non obbligatori per la R. F.);
· l’importo del corrispettivo scorporato in imponibile.
Gli elementi della fattura
La fattura fiscale deve contenere:
•Ditta, denominazione, ragione sociale, indirizzo e partita iva di
colui che richiede la fattura;
•Data di emissione;
•Numero progressivo riferito all’anno solare;
•Aliquota iva applicata e relativo ammontare, con
arrotondamento per difetto o per eccesso all’unità più
prossima.
LE ALIQUOTE IVA
SONO:
Per le prestazioni di tipo
alberghiero,qualunque
sia
la
categoria
dell’albergo.
Per le prestazioni di tipo
congressuali offerte a clienti
esterni, cioè affitto
sale,attrezzature e
intermediazione adv
L’incasso del conto
IL PAGAMENTO DEL CONTO è uno dei momenti cruciali del check-out, poiché sono gli ultimi
momenti che il cliente soggiorna in albergo.
Esso può avvenire in diversi modi: contanti, voucher e carte di credito/bancomat.
Il pagamento in contanti è generalmente il mezzo preferito dall’albergatore poiché
consente l’immediata disponibilità della somma versata dal cliente. Esso è chiamato anche
pagamento “cash” e può avvenire anche in valuta estera; per il saldo del conto l’albergo
può accettare anche valuta estera, mentre per il cambio valuta serve una specifica
autorizzazione.
Il voucher è un particolare titolo di credito. La particolarità è data che, a differenza dei
normali titoli di credito incorpora un valore espresso in servizi e non in termini monetari. Il
pagamento degli importi concernenti i voucher di riserva, a forfait, deposito e full credit,
avviene generalmente dopo la partenza del cliente il quale avrà utilizzato la sua copia
come mezzo di pagamento all’albergo.
Quando l’AdV è debitrice, verso l’albergo, essa invierà l’importo dovuto trattenendosi la
quota concernente, la commissione maturata.
Le carte di credito e il bancomat sono mezzi di pagamento e non titoli di credito e stanno
diventano i mezzi di pagamento più usati. Al momento dell’incasso l’addetto deve
controllare che la firma richiesta sullo scontrino, da parte del cliente, corrisponda a quella
apposta sul retro della carta; se il cliente non è conosciuto da chi esegue l’incasso, sarà
necessario chiedere l’esibizione di un documento per verificare la corrispondenza del nome
del possessore. Di grande importanza è il controllo della data di scadenza.
I conti sospesi
Con il termine “SOSPESI” si indicano tutti quei conti che non
sono pagati direttamente dal cliente al momento della
partenza, ma che dovranno essere, in un secondo momento,
spediti alla ditta o Adv debitrice.
Le operazioni da fare nel momento in cui il
cliente parte
Nel momento in cui il cliente lascia l’albergo, l’addetto al
front office deve effettuare tutta una serie di operazioni:
1) Deve annotare sul registro partenze la partenza del
cliente
2) Deve annotare sul registro della prima nota l’entrata di
cassa
3) Deve annotare sul registro dei corrispettivi il documento
fiscale emesso
4) Deve avvisare l’housekeeping che la camera è stata
lasciata e quindi deve essere pulita
5) Deve avvisare tutti gli altri reparti interessati