Gestione documenti
• La funzione principale di MOSAICO è il
trattamento documenti. Grazie ad una
corretta configurazione dell’anagrafica
documenti e causali, l’utente di Mosaico
sarà in grado di gestire innumerevoli
situazioni operative della sua attività.
Inserimento di nuovi
documenti
• Ogni volta che un documento (fattura passiva, ddt, nota
credito, parcella, bolletta) viene ricevuto dobbiamo
inserirlo in archivio per poterlo memorizzare. Quando
invece dobbiamo emettere un documento (fattura attiva,
ddt, ordine, preventivo, buono produzione, lavorazione
conto terzi) dobbiamo inserirlo in archivio per poterlo
stampare e memorizzare. In base alle impostazioni del
tipo di documento che andremo a inserire in memoria il
programma eseguirà o no alcune operazioni
automatizzate come la generazione delle date di
incasso/pagamento e la movimentazione del magazzino.
Al fine di velocizzare e semplificare l'apprendimento
della gestione dei
documenti è stata predisposta un'unica schermata che
consente la
memorizzazione e stampa di tutti i tipi di documento.
Stiamo parlando del "Document Wizard" ("il mago del
documento"),
lo strumento che si utilizza in MOSAICO per
memorizzare i documenti.
Per richiamarlo occorre cliccare su “Nuovo doc.” nel menu
principale o premere F3 sulla tastiera.
La funzione principale del "Wizard" è quella di guidare
l’utente nella
compilazione dei documenti con una sequenza di pochi
passi predefiniti,
mostrando di volta in volta solo i campi da compilare o
confermare per il
raggiungimento dell’obiettivo.
A seconda dei casi i passi sono:
• Soggetto
• Causale e Tipo documento
• Destinazione
• Trasporto
• Pagamento
• Dettaglio
• Riepilogo
• Ad ogni passo corrisponde una "maschera" di immissione dati, per
andare al passo successivo si deve sempre cliccare su
"AVANTI>>",
per tornare al passo precedente si deve sempre cliccare su
"<<INDIETRO".
Se ad un certo punto si vuole annullare l'operazione di
memorizzazione
del documento si deve cliccare su "Annulla".
Al termine della memorizzazione del documento, se si vuole
confermare
l'immissione dati e memorizzare effettivamente il documento in
archivio
si deve cliccare su "Fine".
Analizziamo i passi uno ad uno nel caso in cui
dovessimo registrare una fattura passiva…
• Il primo è "Soggetto", nel quale dobbiamo selezionare il fornitore al
quale si riferisce il documento.
• Cliccando su "Avanti>>" si passa a: Causale e Tipo Documento.
• La causale e il tipo del documento vengono "suggeriti" dal programma in
base alle impostazioni del tipo soggetto selezionato, ad esempio, se il
soggetto è un cliente la causale "Vendita all'ingrosso" sarà
automaticamente selezionata, con il documento "Fattura
accompagnatoria...".
E' possibile selezionare comunque una causale ed un tipo documento
appropriati per l'occasione: si può anche verificare che il documento non
sia già inserito.
Selezionata la causale e il relativo documento cliccando su
"Avanti >>"
si passa a "Destinazione".
Le caselle "Ragione sociale merce, Indirizzo Merce, ecc." vanno
compilate solo per i documenti attivi (fatture accompagnatorie a cliente,
ddt, ecc) e consentono di far stampare la reale destinazione della merce
nel documento in caso differisca dall’intestazione.
Cliccando su "Avanti >>" passiamo alla sezione "Trasporto":
• Questa sezione viene presa in considerazione solo per quei documenti
che in qualche modo movimentano il magazzino con gli articoli che
verranno inseriti nel dettaglio.
E' fondamentale verificare l'esatta impostazione di "Deposito entrata
merce" e "Deposito uscita merce" evitando così movimentazioni errate
dei magazzini.
Gli articoli movimentati verranno "caricati" nel "deposito entrata merce"
e "scaricati" dal "deposito uscita merce", va da se che per documenti di
carico dovremo selezionare il deposito nella casella "deposito entrata
merce" e per i documenti di scarico dovremo invece selezionare il
deposito nella casella "deposito uscita merce". Per i documenti cosiddetti
di "spostamento" invece potremo selezionare il deposito di partenza
nella casella "Deposito uscita merce" e il deposito di arrivo nella casella
• Le altre caselle possono essere lasciate in bianco, il documento verrà
• comunque stampato lasciando gli spazi per inserire i dati a mano.
• Cliccando su "Avanti >>" passiamo alla sezione "Pagamento":
• Per selezionare la modalità di pagamento, cliccare sulla freccia verso il
basso a lato della relativa casella e selezionare la dicitura appropriata.
"Spese bancarie" e "Spese varie" possono indicare gli importi di tali
spese che verranno utilizzati per il calcolo degli imponibili.
“Banca documento" indica la banca mediante la quale viene effettuato il
pagamento, verrà utilizzato per la stampa.
"Agente" fa riferimento all'agente che effettua la vendita, potrà essere
utile in seguito per ricavare le provvigioni spettanti all'agente indicato.
"Esenzione IVA" se compilato fa sì che venga utilizzata una particolare
aliquota per la fatturazione e che in stampa venga indicato il "Testo
esenzione IVA".
In ultimo abbiamo le "Note" da utilizzare a piacimento, non ci sono limiti
fisici di spazio ma occorre tenere conto che lo spazio in stampa non è
illimitato.
Cliccando su "Avanti >>" passiamo al "Dettaglio":
• La sezione "dettaglio" da modo di inserire le righe di dettaglio del
documento specificando riga per riga articolo, descrizione, unità di
misura, quantità, prezzo unitario, sconti, e Iva. Ogni articolo viene
identificato da un codice "interno", un codice "fornitore" e un codice
"etichetta", nell'esempio non vediamo il codice "fornitore" perché nella
configurazione del documento in questione si era scelto di non
visualizzarlo.
Digitando il codice "interno", viene cercato in anagrafica l'articolo
corrispondente e se trovato vengono compilati i restanti campi con le
informazioni trovate. Cliccando su "Avanti" passiamo al "Riepilogo":
La schermata di "Riepilogo" presenta tutte le informazioni necessarie
per il completamento della memorizzazione del documento.
E‘ importante verificare la data (viene inserita automaticamente la data
corrente) e il numero del documento (anch'esso proposto in automatico
in base al numeratore documenti). Vengono anche visualizzate le
scadenze generate in automatico e il conteggio dell’Iva accumulata per
aliquota.
Ultimi ma non meno importanti sono gli "Importi documento".E'
possibile anche inserire uno sconto finale in percentuale o in valore e un
acconto che verrà poi defalcato dal totale documento per rigenerare le
scadenze.
Una volta controllati tutti i dati cliccando su "Fine" confermiamo
l'inserimento del documento.