NetConsulting-InfoCamere
Osservatorio sul Documento Digitale
Primo Rapporto
Osservatorio sul Documento Digitale
6 aprile 2006– Slide 0
Milano, 6 aprile 2006
Gestione documentale e documento digitale:
il perimetro di riferimento
Le attività della gestione
documentale
Acquisizione
documenti
e trasformazione
in formato
elettronico
Condivisione
documenti e
gestione
workflow
Archiviazione
sostitutiva
documenti
elettronici
Distribuzione
documenti a
pubblici esterni
Integrazione
con Sistemi Informativi
aziendali
Documento digitale
=
Elemento cardine nella gestione documentale
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6 aprile 2006– Slide 1
Eventuale
gestione
archivio
documenti
cartacei
Principali ambiti di gestione di documenti
digitali
 Archiviazione e conservazione
sostitutiva
 Posta Elettronica Certificata (PEC)
 Fatturazione elettronica
Codice dell’Amministrazione Digitale
 Cedolino stipendi elettronico
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6 aprile 2006– Slide 2
La normativa di riferimento per il documento
digitale
Normativa
Cosa definisce
Deliberazione CNIPA n. 11
Regola la conservazione
del 19/02/2004
sostitutiva dei documenti
informatici. Definisce le regole
tecniche da osservare per la
riproduzione e conservazione dei
documenti necessari a garantirne la
conformità agli originali.
Impatto su gestione
documentale
Rappresenta l’ultimo passo verso la
definitiva de-materializzazione dei
documenti
D.L. 20 febbraio 2004 n. 52
Istituisce la fatturazione
elettronica.
Impatto elevato soprattutto
nell’Industria e nel Commercio
DPR n. 68 del 11/02/2005
Ufficializza la Posta Elettronica
Certificata, sancisce la validità legale
dei messaggi trasmessi tramite PEC
Regole tecniche relative sia alle
modalità di realizzazione e
funzionamento della PEC per privati e
imprese
Decreto Legislativo
Istituisce il Codice
7 Marzo 2005 n. 82
dell’Amministrazione Digitale,
aggiunge alla possibilità di scambiare
documenti in formato elettronico con la
PA, quella di poter effettuare
pagamenti con modalità informatiche
Fonte: NetConsulting, 2006
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6 aprile 2006– Slide 3
Dal 1° gennaio 2006, rappresenta,
per l’intera PA, il punto di
riferimento normativo in tema di
documento digitale.
PA e aziende: tra documento
cartaceo e digitale
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6 aprile 2006– Slide 4
Aree aziendali più critiche ed opportunità
utilizzo documento digitale
Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta
70%
62,1%
60%
50%
Complessità
3,8
3,5
4
Propensione investimento
3,4
3,5
55,2%
3
3,2
2,7
2,5
40%
2,5
34,5%
2,3
2
31,0%
30%
24,1%
1,5
17,2%
20%
1,0
6,9%
10%
3,4%
0%
1
0,5
0
Processi
core
Acquisti
Fonte: NetConsulting, 2006
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6 aprile 2006– Slide 5
Amm.ne
Personale
Customer
Care
Marketing/
vendite
Legale
Logistica
Esigenze di gestione documentale
Valori da 1: poco importante a 5: molto importante
4,3
3,6
3,5
3,1
2,9
2,6
2,3
Riduzione
documenti
cartacei
Gestione documenti digitali
Gestione
documenti
cartacei
e digitali
Acquisizione di
documenti da
formato cartaceo
a formato digitale
a norma e non
Gestione del
workflow
documentale in
azienda
Protocollo
Sicurezza/
Gestione flussi
elettronico con
protezione del
documentali in
conservazione a documento (firma
uscita
norma (ottica
digitale)
sostitutiva)
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6 aprile 2006– Slide 6
Gestione
documenti
cartacei
Archiviazione dei
documenti
cartacei residui
Gestione
documenti
digitali
Pubblicazione
documenti e
contenuti su
Internet
Fonte: NetConsulting, 2006
Analisi per potenziali aree di riduzione dei
flussi cartacei
Potenziali aree di riduzione flussi cartacei
69,2%
Ciclo passivo
Non
prevista
51,8%
Già fatta
31,0%
Non
sa/non
risponde
3,4%
In corso
13,8%
Fonte: NetConsulting, 2006
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6 aprile 2006– Slide 9
Ciclo attivo
30,8%
Gestione HR
30,8%
Gestione delle attività degli
informatori scientifici
7,7%
Acquisizione doc. da clienti
7,7%
Erogazione di circolari
7,7%
Gestione sinistri
7,7%
Comunicazioni ai clienti
7,7%
Gestione negozi associati
7,7%
Gestione documenti tecnici
7,7%
Controllo Qualità
7,7%
I progetti di adozione del
documento digitale
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6 aprile 2006– Slide 10
Progetti di adozione del documento digitale
Aree interessate (progetti conclusi)
64,3%
Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo
28,6%
Processi core
Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo passivo
Concluso
48,3%
14,3%
Personale
7,1%
Marketing/ vendite
7,1%
Logistica
7,1%
Customer Care/gestione reclami
7,1%
Legale
7,1%
Aree interessate (progetti in corso)
Previsto
(entro 1
anno)
3,4%
50,0%
Pocessi core
In corso
48,3%
Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo
passivo
14,3%
Personale
Marketing/ vendite
7,1%
Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo
7,1%
Customer Care/gestione reclami
7,1%
Fonte: NetConsulting, 2006
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6 aprile 2006– Slide 11
42,9%
Obiettivi progetti
69,0%
51,7%
37,9%
31,0%
27,6%
27,6%
20,7%
17,2%
10,3%
3,4%
Riduzione
Riduzione
Migliore
tempi
costi processo condivisione
svolgimento
informazioni
processo
in azienda
Fonte: NetConsulting, 2006
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6 aprile 2006– Slide 12
Riduzione
personale
addetto a
gestione
processo
Riduzione
Sicurezza/ Miglioramento
complessità protezione del relazioni con
processo
documento
fornitori/
partner
Migliore
servizio al
cliente
Riduzione
diffettosità
processo
Riduzione
spazio fisico
di
archiviazione
Gli impatti del documento digitale
sulle aziende e sul Sistema Paese
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6 aprile 2006– Slide 13
I costi e le inefficienze della gestione
documentale tradizionale in Italia nel 2005
Acquisizione
documenti
Stampa/
Produzione
documenti
 115 miliardi di pagine
stampate, di cui 19,5
miliardi inutilizzate
Distribuzione
documenti
 Ogni documento viene
duplicato da 9 a 11 volte =>
costo:
18
euro
per
documento
Costo: 287 milioni di euro
all’anno
Archiviazione
documenti
 1 documento perduto su
20
 3%
dei
documenti
archiviati erroneamente
 Costo per recuperare un
documento non archiviato
correttamente: 120 euro
40%:
Percentuale media del tempo di ogni impiegato
speso in attività di gestione documentale
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006
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6 aprile 2006– Slide 14
I costi e le inefficienze della gestione
documentale tradizionale in Italia nel 2005
Costi gestione documentale tradizionale
Tutte le tipologie di documenti:
peso gestione documentale
tradizionale su PIL: 5%
32%
Personale
Archiviazione
Ricerca documenti
100%
68%
70
Mld di Euro
Documenti contabili-amministrativi:
peso gestione documentale
tradizionale su PIL: 3%
Carta
Stampa
Copia
Costi totali
Costi diretti Costi indiretti
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT e fonti varie, 2006
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6 aprile 2006– Slide 15
42
Mld di Euro
I risparmi ottenibili: fatturazione elettronica e
conservazione sostitutiva
Costo fattura tradizionale
Costo fattura elettronica
Fattura attiva
@ 9 euro
• Costi:
• redazione della fattura
• invio della fattura
• archivio
• gestione degli incassi
• copie “allegate”
• dispute e controversie
Fattura attiva
@ 4 euro
Risparmio
50-60%
Fattura passiva
@ 13 euro
• Costi:
• ricevimento della fattura
• controllo e smistamento
• archivio
• gestione dei pagamenti
• copie “allegate”
• dispute e controversie
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6 aprile 2006– Slide 16
Fattura passiva
@ 9 euro





costi per l’acquisto di carta, buste e
francobolli
Costi di archiviazione
tempo destinato all’archiviazione ed alle
successive ricerche
ritardi e disguidi dall’inoltro cartaceo delle
fatture
costi di distruzione delle fatture
Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001)
I risparmi ottenibili: cedolino elettronico
•
•
Stampa su doppio foglio
di carta a ricalco chimico
•
Imbustamento
•
Spedizione
Invio via eMail
Risparmio:
90%
Fonte: NetConsulting su fonti MIT, 2006
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6 aprile 2006– Slide 17
I risparmi ottenibili: Posta Elettronica
Certificata (PEC)
Raccomandata A/R
Affrancatura
+
Carta
+
Busta
+
Archiviazione
PEC
0,35 €
3,29 €
Risparmio:
90%
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie, 2006
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6 aprile 2006– Slide 18
Indicatori di efficienza dei progetti di
adozione di documenti digitali
Valori in % su totali rispondenti
53,6%
46,4%
42,9%
35,7%
21,4%
17,9%
-34,7%
-42,8%
-29,5%
-71,9%
-73,1%
-79,9%
14,3%
-90,0%
Tempo ricerca
documento
Numero di
persone
dedicate al
processo
Tempo medio di
svolgimento del
processo
Fonte: NetConsulting, 2006
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6 aprile 2006– Slide 19
Numero
documenti
cartacei
stampati e
gestiti all'anno
Aree impattate
% documenti
perduti
Impatto stimato
Difettosità del
processo
Costo medio di
gestione del
documento
Indicatori di efficienza dei progetti: rilevanza e
variazione media per processo / area aziendale
Personale
Acquisti/
ciclo
passivo
Numero documenti cartacei
stampati e gestiti all'anno
Marketing/
vendite
Amministr.
Core
Logistica
/ ciclo
business
attivo
-70%
Customer
Care
-78%
Costo medio di gestione del
documento
-28%
Numero di persone dedicate
al processo (FTE)
-17%
Tempo medio di svolgimento
del processo
-75%
-90%
-75%
-70%
-75%
-50%
-60%
-67%
-54%
Difettosità del processo (%
documenti non corretti)
% documenti perduti
Tempo ricerca documento
Alta
Fonte: NetConsulting, 2006
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6 aprile 2006– Slide 20
-85%
-90%
Medio-Alta
-90%
-67%
Media
Medio-bassa
Bassa
I risparmi potenziali dall’utilizzo del
documento digitale nella PA
Codice
Amministrazione
Digitale
Trasmissione telematica
certificati
Risparmio:
472,5 Mln di €
Posta Elettronica
Certificata
Risparmio:
360 Mln di €
Cedolino elettronico
Risparmio:
882 Mln di €
Risparmio complessivo: 1,6 Miliardi di Euro
Osservatorio sul Documento Digitale
6Fonte:
aprile Elaborazioni
2006– Slide 21
NetConsulting su fonti MIT e CNIPA - 2006
Risparmi complessivi dall’uso di documenti
digitali
PA
PA + aziende
Aziende
PA
Cedolino
elettronico
Trasmissione
telematica
certificati
PEC
Fatturazione
Elettronica e
Conservaz. Sost.
35 milioni
di
certificati cartacei
245 milioni
di raccomandate
A/R
1,4 miliardi
di fatture cartacee
e doc. contabili
3,5 milioni
di cedolini
cartacei al mese
Risparmio:
720 Mln di €
Risparmio:
14 Mld di €
Risparmio:
882 Mln di €
Risparmio:
472,5 Mln di €
Risparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro
Osservatorio sul Documento Digitale
NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006
6Fonte:
aprile Elaborazioni
2006– Slide 22
Conclusioni
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6 aprile 2006– Slide 23
Considerazioni conclusive
 Crescente importanza documento digitale:
 Evoluzione normativa
 Riconoscimento benefici
(risparmi e ottimizzazione processi)
 Costi ed inefficienze gestione documentale a livello sistemaPaese: 42-70 miliardi di Euro
 Potenziali risparmi complessivi da adozione forme più
diffuse di documenti digitali: 16 miliardi di Euro
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6 aprile 2006– Slide 24
La penetrazione attuale delle soluzioni di
gestione documentale
0,8%
55,00%
oltre 500
Circa 4.000
aziende
16,00%
da 101 a 500
da 10 a 100
521.745
da 6 a 9
Universo di
riferimento:
aziende ed enti
con più di 5
dipendenti
0,40%
0,10%
13,0%
Finanza
12,0%
PA
Penetrazione per settore
99,2%
Servizi
0,5%
Aziende/enti con soluzioni gestione documentale
Totale altre aziende/enti
Industria
0,3%
Fonte: elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, Movimprese e survey interne, 2006
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6 aprile 2006– Slide 26
Penetrazione per classe
dimensionale (numero addetti)
Il mercato della gestione documentale (20042006)
Valori in mln di Euro
789,6
3.6%
6.8%
91,5
818,3
3.9%
7.6%
97,7
91,8
2004
Fonte: NetConsulting, 2006
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6 aprile 2006– Slide 27
Software
2.9%
3.0%
1.2%
BPO
documentale
Servizi
437,4
419,2
202,4
105,1
4.3%
3.8%
403,9
850,6
Hardware
208,5
92,9
2005
0.8%
214,5
93,6
2006
Le evoluzioni: da gestione documentale a
Enterprise Content Management
Oggi
Domani
Documenti in diversi formati
Archiviazione
Processi ?
Fonte: NetConsulting, 2006
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6 aprile 2006– Slide 28
Doc.
cartacei
Sicurezza
Documenti elettronici
Ottimizzazione processi
Documenti cartacei
E-mail
Pagine
Web
Record
di DB
Fax
Documenti elettronici
Gestione workflow
Archiviazione
Integrazione con sistemi aziendali
Importanza del documento digitale nelle
aziende e nella PA
Stimoli
Imprese
4,3
Ottimizzazione processi
4,0
Riduzione costi/efficienza
Sicurezza e protezione
patrimonio informativo
3,2
PA
4,0
Ottimizzazione processi
Sicurezza e protezione
patrimonio informativo
3,9
Adempimenti a vincoli normativi
3,3
3,3
Adempimenti a vincoli normativi
2,9
Miglioramento servizio al cliente
2,8
Riduzione costi/efficienza
Miglioramento servizio al cliente
3,1
Vincoli
3,0
Cultura aziendale
Incertezza normativa
1,9
Gestione pregresso
Gestione pregresso
1,8
Scarsa conoscenza offerta
Scarsa conoscenza offerta
1,5
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6 aprile 2006– Slide 29
2,6
Costi
2,6
Vincoli organizzativi
3,9
Cultura
2,8
Costi
4,0
Vincoli organizzativi
Incertezza normativa
Fonte: NetConsulting, 2006
1,7
1,4
1,3
Valori da 1: poco
importante a 5: molto
importante